Ordinul nr. 636/2009

Prezentul ordin reglementează categoriile de cheltuieli eligibile finanțate din bugetul de asistență tehnică, efectuate în cadrul proiectelor de asistență tehnică ale beneficiarilor români din cadrul Programului de cooperare transfrontalieră Ungaria - România, denumit în continuare Programul.

Beneficiarii români ai axei de asistență tehnică în cadrul Programului sunt următorii:

a) Autoritatea Națională pentru Programul de cooperare transfrontalieră Ungaria-România, denumită în continuare Autoritatea Națională din România, constituită în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Locuinței, precum și persoanele din cadrul Autorității Naționale din România care sunt membri sau observatori și invitații lor în cadrul comitetelor de monitorizare și selecție ale Programului;

b) Punctul de informare din cadrul Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Oradea, denumit în continuare BRECO Oradea;

c) Controlul național de prim nivel din cadrul BRECO Oradea.

Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul Proiectului de asistență tehnică se respectă prevederile legislației naționale în vigoare, precum și prevederile Manualului de asistență tehnică aprobat la nivelul Programului.

Cheltuielile deja finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

Pentru cheltuielile privind achizițiile publice se va respecta legislația națională în vigoare.

Sunt considerate eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, certificate și identificate.

În vederea certificării conformității cu originalul, beneficiarul Proiectului de asistență tehnică va prezenta controlorului de prim nivel copiile documentelor justificative ștampilate și purtând mențiunea "conform cu originalul", precum și toate documentele originale, păstrate, după caz, în cadrul direcțiilor care au atribuții în îndeplinirea formalităților privind implementarea activităților.

Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajator, ale personalului de conducere și de execuție încadrat cu contract individual de muncă sau numit prin act administrativ de numire în funcția publică, pe durată determinată sau nedeterminată, cu normă parțială sau întreagă de lucru, având atribuții specifice în procesul de gestionare și implementare a Programului, așa cum sunt descrise în Proiectul de asistență tehnică, în Manualul de asistență tehnică și în Planul anual de activități ale beneficiarilor români de asistență tehnică.

În cazul în care Autoritatea Națională din România este beneficiar de asistență tehnică, cheltuielile salariale sunt eligibile pentru persoana încadrată cu contract individual de muncă, direct implicată în gestionarea Programului în calitate de ofițer de implementare, și includ salariul tarifar/salariul de bază și sporurile permanente, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajator, prevăzute în contractul individual de muncă/actul adițional la contractul de muncă pentru atribuțiile specifice în gestionarea și implementarea Programului. Cheltuielile de personal se decontează pe baza fișelor de pontaj, pentru timpul efectiv lucrat, alocat atribuțiilor specifice, prevăzute în Proiectul de asistență tehnică aprobat, în Planul anual de activități și înglobate în fișa postului.

În cazurile în care Controlul național de prim nivel și Punctul de informare din România sunt beneficiari, cheltuielile de personal sunt considerate eligibile pentru personalul angajat cu atribuții specifice în procesul de gestionare și implementare a Programului, conform activităților prevăzute în Proiectul de asistență tehnică aprobat și în Planul anual de activități.

Linia bugetară privind cheltuielile de personal pentru persoanele prevăzute la alin. (3) include:

a) salariul tarifar/salariul de bază și sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiționale aferente;

b) contribuțiile aferente salariilor suportate de către angajator, cu personalul din cadrul Controlului național de prim nivel și al Punctului de informare;

c) cheltuielile de personal vor fi decontate pentru timpul efectiv lucrat în baza contractului de muncă și a foilor de pontaj și vor fi susținute de fișele de post, statele de salarii, ordinele de plată, extrasele de cont, declarația salariatului pentru timpul lucrat și alte documente justificative, după caz.

Timpul de muncă alocat implementării activităților cuprinse în Proiectul de asistență tehnică aprobat și Planul anual de activități nu poate depăși durata normală de lucru, conform prevederilor legislației naționale în vigoare.

Orele suplimentare sunt considerate eligibile dacă sunt respectate prevederile legislației naționale în vigoare.

Sunt eligibile primele, bonificațiile, bonurile de masă acordate în baza contractului de muncă și pe baza îndeplinirii indicatorilor de performanță în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare.

Sunt eligibile cheltuielile determinate de dezvoltarea și perfecționarea capacității profesionale, sub forma instruirilor, seminariilor de informare și pregătire etc.

Pentru beneficiarii de asistență tehnică din cadrul Programului, care efectuează deplasări în vederea implementării activităților cuprinse în proiectele de asistență tehnică, sunt considerate eligibile cheltuielile pentru transportul internațional, inclusiv taxe de aeroport, autostradă, pentru transportul național și transportul local, precum și cazarea și diurna/indemnizația zilnică de delegare, în conformitate cu baremele stabilite prin legislația națională în vigoare.

Autoritatea Națională din România, prin Direcția cooperare teritorială internațională, ca unitate operațională, decontează cheltuielile de transport, cazare și diurnă prevăzute la alin. (1), pentru personalul direct implicat în gestionarea și implementarea Programului, pentru persoanele din cadrul Autorității Naționale din România care sunt membri sau observatori, precum și pentru invitații lor în cadrul comitetelor de monitorizare și selecție ale Programului, care efectuează deplasări pentru participarea la întâlniri, seminarii, comitete, conferințe ce au loc pe teritoriul în care se derulează Programul. Cheltuielile de transport și cazare efectuate pentru deplasări în afara ariei de derulare a Programului pot fi eligibile dacă sunt justificate.

Autoritatea Națională din România, prin Direcția generală autorizare și plăți programe, ca unitate financiară, decontează cheltuielile de transport, cazare și diurnă prevăzute la alin. (1), pentru personalul care autorizează cheltuielile validate în vederea rambursării și care efectuează deplasări la fața locului pentru verificarea controlului de prim nivel, la seminarii, întâlniri, dacă sunt necesare și au legătură cu implementarea eficientă a Programului.

Autoritatea Națională din România, prin Direcția de comunicare, ca direcție implicată în implementarea activităților de informare și comunicare, decontează cheltuielile de transport, cazare și diurnă prevăzute la alin. (1), pentru personalul desemnat să efectueze deplasări la seminarii și evenimente de informare și promovare, dacă sunt necesare și în legătură cu implementarea Programului.

Pentru asigurarea transportului, cazării și diurnei trebuie să se respecte prevederile din legislația națională în vigoare.

Pentru asigurarea transportului și cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.

În cazul transportului, pentru distanțe de minimum 500 km, transportul cu avionul, cu cheltuielile aferente, este eligibil.

Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu pot fi incluse în altă linie bugetară.

Pentru asigurarea implementării eficiente la nivel național a Programului sunt considerate eligibile cheltuielile pentru următoarele servicii:

a) anunțuri publicitare, licitații, activități conexe ale procesului de evaluare a proiectelor;

b) consultanță financiară, juridică, traduceri, servicii de interpretariat, audit extern, studii, statistici, analize;

c) organizarea de întâlniri ale Comitetului comun de monitorizare și ale Comitetului comun de selecție;

d) organizarea de întâlniri tehnice, seminarii, sesiuni de informare și de instruire, evenimente tematice, conferințe de lansare, promovare a cooperării teritoriale europene și de încheiere a Programului;

e) informare și publicitate, respectiv editare de publicații, materiale informative și promoționale, tipărite și electronice, campanii media;

f) servicii pentru întreținerea paginii de internet;

g) servicii de protocol și catering;

h) servicii financiare.

Serviciile financiare sunt cheltuieli eligibile și includ:

a) taxe bancare la deschiderea și administrarea conturilor separate necesare pe perioada implementării Programului;

b) taxe bancare aferente transferurilor bancare transnaționale;

c) taxe notariale, dacă acestea sunt efectuate în legătură directă cu operațiunea și sunt necesare pentru implementarea activităților eligibile ale Programului;

d) taxe aferente participării personalului implicat în gestionarea și implementarea Programului la seminarii/sesiuni de instruire și evenimente direct legate de Program;

e) costuri cu garanțiile oferite de o bancă sau orice altă instituție financiară, în măsura în care aceste garanții sunt cerute de legislația națională sau comunitară.

Aceste cheltuieli vor fi plătite în baza unor contracte și facturi emise de către furnizori. Selecția experților externi și a furnizorilor de servicii se va face conform art. 2 alin. (3).

Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziționarea următoarelor echipamente:

a) echipamente de birou și IT, în cazul în care Autoritatea Națională din România este beneficiar;

b) autoturism, echipamente de birou și IT, precum calculatoare, laptop, proiector, printer/copiator color, fax, mobilier etc., și de înlocuire a echipamentelor IT, în cazul în care Controlul național de prim nivel este beneficiar;

c) autoturism, echipamente de birou și IT, precum calculatoare, laptop, proiector, printer/copiator color, scanner, aparat foto-video, mobilier etc., și de înlocuire a echipamentelor IT, în cazul în care Punctul de informare este beneficiar.

Aceste cheltuieli vor fi plătite în baza unor contracte și facturi emise de către furnizori, selectați în conformitate cu prevederile legislației naționale în vigoare.

Sunt considerate eligibile cheltuielile generale de administrație care privesc:

a) asigurarea pentru răspundere civilă obligatorie a autoturismelor;

b) plata utilităților - energie termică, energie electrică, apă, canalizare, salubritate, gaze naturale, telefon/mobil, fax, internet;

c) achiziționarea materialelor și serviciilor de întreținere a sediului;

d) întreținerea și repararea echipamentelor și autoturismelor achiziționate în cadrul Programului;

e) achiziționarea de materiale și consumabile.

Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile generale de administrație trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

a) să nu depășească 25% din valoarea totală a cheltuielilor de personal pentru personalul direct implicat în implementarea Proiectului de asistență tehnică, indiferent de posibilitatea legală de a declara cheltuielile cu salariile acestuia ca fiind eligibile;

b) calculul cheltuielilor trebuie să fie bine justificat, bazat pe documente și revizuit periodic;

c) ratele costurilor utilizate trebuie să se bazeze pe cheltuieli efectuate, care să se reflecte atât în calculul costurilor, cât și în contabilitate; acestea trebuie să fie verificabile;

d) să nu fi fost deja incluse și în alte costuri sau alte linii bugetare ale Proiectului de asistență tehnică.