Ghidul din 2 noiembrie 2007

Capitolul I Introducere

1.1. Generalități

1.1.1. Prezentul ghid de achiziții este un îndrumător pentru aplicarea diverselor metode de achiziții, fiind conform cu procedurile în materie ale Băncii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii împrumuturilor Băncii Internaționale pentru Reconstrucție și Dezvoltare (denumită în cele ce urmează Banca), și anume: "Guidelines-Procurement" ("Ghid de proceduri"- ediția mai 2004) și "Guidelines - Selection and Employment of Consultants" ("Ghid - Selecția și angajarea consultanților" - ediția mai 2004), ce pot fi consultate pe pagina de web - http//www.worldbank.org., aplicabile proiectelor cu finanțare din partea Băncii, și cu următoarele documente:

-

Legea nr. 129/1998

privind înființarea, organizarea și funcționarea Fondului Român de Dezvoltare Socială, republicată, cu modificările ulterioare;

- Acordul de împrumut nr. 4825 - RO dintre România și Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare, destinat finanțării Proiectului privind incluziunea socială, ratificat prin

Legea nr. 40/2007

pentru ratificarea Acordului de împrumut dintre România și Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare, destinat finanțării Proiectului privind incluziunea socială, semnat la București la 4 iulie 2006, prin care Fondul Român de Dezvoltare Socială a fost desemnat ca agenție de implementare a Programului de intervenții prioritare (PIP), componenta I a Proiectului privind incluziunea socială;

- Manualul de operare pentru implementarea Programului de intervenții prioritare, componenta I a Proiectului de incluziune socială, finanțat de către Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare și Guvernul României, aprobat de Consiliul director al Fondului Român de Dezvoltare Socială prin

Hotărârea nr. 2/II/2007 , publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 575 și 575 bis din 22 august 2007.

1.1.2. Procedurile de achiziții ale Fondului Român de Dezvoltare Socială (denumit în cele ce urmează Fondul sau FRDS) sunt obligatorii pentru beneficiarii de granturi. Toate celelalte prevederi ale legilor în vigoare în România sunt aplicabile, dacă nu contravin prevederilor din acordul internațional în baza cărora este implementat Proiectul privind incluziunea socială.

Capitolul II Ghidul de achiziții

2.1. Ghidul de achiziții al Fondului

2.1.1. Scopul principal al acestui îndrumător este de a informa toți beneficiarii de granturi interesați și partenerii de lucru ai acestora sau ai Fondului asupra modului de organizare a achizițiilor de bunuri și de lucrări, precum și de selecție și angajare a consultanților pentru aceste proiecte. Acest îndrumător este, de asemenea, și un instrument de instruire și pregătire a personalului angajat și a colaboratorilor pentru Proiect.

2.1.2. Rolul Fondului este să se asigure, prin rapoartele cu privire la stadiul unui proiect, prin supervizarea fizică pe teren și prin avizările prealabile și cele ulterioare, asupra modului în care s-au efectuat achizițiile de către beneficiarii Proiectului și că fondurile au fost utilizate cu încadrarea în angajamentele inițiale, cu economicitate și eficiență, iar contractele au fost încredințate într-o manieră transparentă și corectă.

Pentru aceasta, Fondul organizează programe de instruire cu reprezentanții beneficiarilor și cu oricare alte persoane interesate să asiste (reprezentanți ai autorităților locale, contractori, parteneri).

2.1.3. Principalele materiale utilizate ca suport pentru elaborarea acestui îndrumător sunt:

* Liniile directoare ale Băncii Mondiale ("WB Guidelines") menționate mai sus și documentele standardizate corespondente;

* Manual privind achizițiile de valori foarte mici derulate în cadrul granturilor mici finanțate de Banca Mondială (ultima versiune, 16 octombrie 2001, revizuit în septembrie 2005);

* Achiziții de lucrări simple, de valoare mică, cu durată scurtă și risc redus (Documente standardizate de ofertare, ediție-pilot, septembrie 2000).

2.1.4. Ghidul încearcă să țină seama de toate aspectele legale privind prevederile în materie de achiziții ale finanțatorului (Banca) și normele de achiziții publice ale cofinanțatorului (Guvernul României), să le ajusteze și să le facă mai simple pentru beneficiarii Fondului, luând în considerare capacitatea lor de a coordona astfel de activități, experiența și practica Fondului, precum și lecțiile învățate în timpul implementării.

2.2. Utilizarea ghidului de achiziții

2.2.1. Ghidul cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri, lucrări și servicii în cadrul granturilor, roluri și responsabilități ale beneficiarilor de granturi, precum și metodele de achiziții aplicabile, descrise pas cu pas.

2.2.2. Banca a acceptat aplicarea acestor proceduri simplificate cu condiția ca obiectivele Proiectului să fie atinse. Pentru aceste proceduri, atât Banca, cât și Fondul au stabilit cerințe procedurale minimale în scopul asigurării economicității și eficienței, cu condiția supervizării periodice și prin verificarea ulterioară a fazelor relevante ale proceselor de achiziții.

2.3. Răspunderile beneficiarului

2.3.1. Beneficiarii de granturi FRDS trebuie să se conformeze procedurilor stabilite, fiind singurii responsabili pentru achizițiile făcute în cadrul unui subproiect.

2.3.2. Prevederile descrise sunt aplicabile atât pentru beneficiari, cât și pentru oricare alte persoane aflate în relații contractuale sau de colaborare cu beneficiarii.

2.3.3. Beneficiarii Fondului vor utiliza modelele de documente și formularele-tip FRDS aplicabile fiecărei proceduri, puse la dispoziție odată cu semnarea acordului de grant.

2.3.4. Beneficiarii Fondului vor putea face modificări minime la modelele de documente furnizate de FRDS, dar numai în urma obținerii acceptului FRDS.

2.3.5. Orice modificare la formulare se face numai sub formă de anexă.

2.3.6. Succesul implementării unui subproiect (proiect) depinde, în principal, de:

* implicarea membrilor comunității/grupului în toate fazele de implementare;

* capacitatea de organizare și conducere a proiectului de către comunitate;

* încrederea oamenilor în ei înșiși și în ceea ce vor să realizeze;

* definirea precisă a proiectului finanțat și a componentelor acestuia;

* finalizarea activităților în termenul prevăzut în Acordul de grant;

* folosirea fondurilor primite numai pentru proiect;

* respectarea angajamentelor privind contribuția comunității la implementarea proiectului;

* folosirea materialelor locale (cu respectarea cerințelor de calitate);

* utilizarea cunoștințelor și a forței de muncă locale, corespunzător standardelor tehnologice;

* verificarea stadiului contractelor, a cantităților cerute și a nivelului calitativ;

* îndeplinirea standardelor de calitate pentru toate activitățile desfășurate.

2.3.7. Beneficiarii vor avea grijă:

* să estimeze costurile pentru toate achizițiile necesare în cadrul fiecărui contract, prin utilizarea bazei de date a Fondului, asigurându-se că aceste costuri nu depășesc bugetul aprobat;

* să întocmească Planul de achiziții;

* să utilizeze pentru fiecare achiziție metoda aplicabilă;

* să pregătească Specificațiile tehnice, Lista cantităților de lucrări, precum și Lista furnizorilor/contractorilor/consultanților, utilizând informații din Baza de date a Fondului;

* să trimită invitațiile, documentele de ofertare și să primească cotațiile/propunerile;

* să evalueze cotațiile/prețurile/propunerile primite, alegând cea mai bună dintre ele, în conformitate cu metoda aplicabilă;

* să încredințeze și să semneze contractul sau să transmită comanda;

* să verifice documentele referitoare la cantitățile și calitatea bunurilor furnizate ori a lucrărilor executate de contractori sau a rapoartelor/serviciilor prestate de consultanți;

* să facă plățile și să pregătească rapoartele periodice către Fond;

* să păstreze (în original) toate documentele proiectului la dispoziția reprezentanților Băncii, ai Guvernului și/sau a auditorilor și coordonatorilor Fondului.

Capitolul III Planul de achiziții. Metode aplicabile

3.1. Întocmirea Planului de achiziții
3.1.1. Acesta este rezultatul planificării tuturor activităților necesare pentru implementarea proiectului. Fondul sprijină Beneficiarul să schițeze și să elaboreze un plan de activități și Planul de achiziții, în timpul instruirii inițiale, la negocierea Acordului de grant. Acest plan determină la rândul său Graficul de implementare al proiectului.
Planul de achiziții conține, pentru un tip obișnuit de proiect, o scurtă descriere a pașilor necesari (din punct de vedere legal, tehnic, financiar și al costurilor estimate) și etapele achizițiilor (datele estimative pentru invitare, primire cotații/propuneri, evaluare și contractare).
3.1.2. Costurile pentru deplasări, comunicații, anunțuri, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizații, formulare tipizate pentru contabilitate, organizare de seminarii de lucru etc. pot fi plătite direct, cu condiția respectării principiilor economicității și eficienței.
3.1.3. Planul de achiziții se bazează pe bugetul aprobat și pe:
* ce trebuie achiziționat/contractat în vederea atingerii obiectivului;
* când ar trebui făcută achiziția;
* care sunt principalii pași pentru fiecare achiziție;
* cât va costa fiecare achiziție.
3.1.4. Pentru pregătirea Planului de achiziții trebuie făcuți următorii pași:
* se întocmește lista bunurilor, lucrărilor și serviciilor necesare pentru realizarea proiectului;
* se grupează aceste bunuri în liste și în grupe de contracte, în mod logic;
* se estimează costurile lor pe baza prețurilor din magazine, din cataloage sau din baza de date pentru prețuri unitare a Fondului, estimarea acestor prețuri trebuind să se facă cu maximă grijă;
* se citește cu atenție acest ghid de achiziții pentru a ști care este metoda de achiziție aplicabilă;
* se apreciază durata fiecărui proces de achiziție, respectiv data de începere și de finalizare.
Formatul pentru Planul de achiziții este detaliat la sfârșitul părții I a ghidului.
3.1.5. O achiziție poate fi inițiată numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
- planul de achiziții a fost pregătit conform bugetului aprobat din Acordul de grant;
- finanțarea este asigurată (Acordul de grant a fost semnat de cele două părți);
- toate aprobările, avizele și autorizațiile legale prealabile au fost obținute;
- a fost publicat anunțul privind achizițiile necesare din cadrul grantului (proiectului).
3.2. Metode aplicabile de achiziții
3.2.1. Principiile de bază în aplicarea procedurilor de achiziții cu participare comunitară sunt:
* economicitate și eficiență;
* transparență și competiție liberă;
* tratament egal pentru toți candidații;
* confidențialitate și corectitudine în procesul de evaluare;
* încurajarea contractorilor locali.
3.2.2. Metoda de achiziție aplicabilă reprezintă suma tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/ contractorul/consultantul și pentru a-i încredința comanda/ contractul. Pentru achizițiile efectuate de beneficiarii Fondului este obligatoriu:
- să compare cel puțin 3 (trei) cotații/prețuri obținute de la 3 (trei) furnizori - pentru bunuri;
- să compare cel puțin 3 (trei) cotații/prețuri obținute de la 3 (trei) contractori calificați - pentru lucrări;
- să compare cel puțin 3 (trei) consultanți de specialitate - pentru consultanță individuală;
și este recomandat
- să evalueze cel puțin 3 (trei) consultanți de specialitate - pentru servicii.
3.2.3. Metodele aplicabile detaliate în acest ghid sunt următoarele:
* pentru achiziții de bunuri - metoda aplicabilă este:
- "Compararea prețurilor pentru bunuri" (CPB) pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent;
- "Procurare bunuri" (PB) pentru achiziții cu valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent;
* pentru achiziții de lucrări - metoda aplicabilă este:
- "Compararea prețurilor pentru lucrări" (CPL) pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent.
- "Procurare lucrări" (PL) pentru achiziții cu valori egale sau mai mari de 8 000 euro echivalent;
* pentru servicii de consultanță prestate de o firmă - metoda aplicabilă este "Selecția la prețul cel mai mic" (SPM).
* pentru angajarea consultanților individuali, precum: inspector/contabil/expert/asistent instructor/îndrumător - metoda aplicabilă este "Selecția consultanților individuali" (SCI).
Tabelul următor conține metodele aplicabile în funcție de tipul de achiziție.
┌─────────────────────────┬──────────────┬─────┬─────┬─────┬────┬─────┬─────┐
│
Tip achiziție
│
Metodă │ CPB │ PB
│ CPL │ PL │ SPM │ SCI │
│
│Valoare
│
│
│
│
│
│
│
├─────────────────────────┼──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│Bunuri
│< 8.000 euro
│ DA
│
│
│
│
│
│
│
├──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│
│≥ 8.000 euro
│
│ DA
│
│
│
│
│
├─────────────────────────┼──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│Lucrări
│< 8.000 euro
│
│
│ DA
│
│
│
│
│
├──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│
│≥ 8.000 euro
│
│
│
│ DA │
│
│
├─────────────────────────┼──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│Servicii
│
│
│
│
│
│
│
│
│- consultanță firme
│
-
│
│
│
│
│ DA
│
│
│
├──────────────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤
│- consultanță individuală│
-
│
│
│
│
│
│ DA
│
└─────────────────────────┴──────────────┴─────┴─────┴─────┴────┴─────┴─────┘

Capitolul IV Metodele de achiziții. Pașii

4.1. Pentru bunuri

4.1.1. Compararea prețurilor pentru bunuri (CPB - pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent)

Această metodă va fi utilizată pentru achiziția "de pe raft" (din magazine) a unor bunuri sau produse standardizate, disponibile la câțiva furnizori din țară ori importate (numai din țări eligibile ale Băncii Mondiale) și livrate de către furnizori locali.

Este obligatoriu să se compare cel puțin 3 (trei) cotații/ prețuri corespunzătoare acelorași bunuri sau aceleiași liste de bunuri.

Va fi selectat furnizorul având prețul total evaluat cel mai mic*1) dacă a răspuns substanțial cerințelor.

------------

*1)Compararea prețurilor se face exclusiv TVA.

Metoda presupune următorii pași:

- se stabilesc tipul, unitatea de măsură și termenul de livrare pentru fiecare bun solicitat;

- se pregătește o listă de furnizori disponibili, suficient de mare (conform pct. 5.6.1) pentru a realiza o bună competiție și pentru a asigura primirea a cel puțin 3 (trei) cotații/prețuri;

- se obțin și se înregistrează informații în legătură cu posibilitatea achiziționării acestor bunuri (studiind magazinele din zonă);

- se obțin broșuri/cataloage și liste de prețuri de la furnizori, fie personal, fie telefonic;

- se iau în considerare calitatea bunurilor, dacă acestea sunt în stoc și costurile finale;

- se compară prețurile;

- prețurile pot fi chiar negociate dacă se constată că acestea sunt mai mari decât prețurile unitare de referință din Baza de date a FRDS sau decât prețurile de pe piață;

- se pregătește un scurt raport de evaluare*2), arătându-se numele furnizorilor și prețurile obținute de la ei, justificându-se alegerea furnizorului;

-------------

*2)Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează și compară cotațiile primite, verifică încadrarea substanțială în cerințe și face clasamentul prețurilor, în ordine crescătoare.

- Comisia de evaluare predă reprezentantului Beneficiarului raportul de evaluare, recomandând cel mai bun furnizor;

- reprezentantul Beneficiarului recepționează bunurile de la furnizor, preia chitanța și factura;

- toate documentele achiziției se păstrează în dosar.

4.1.2. Procurare bunuri (PB - bunuri sau pachete de bunuri cu valoare egală sau mai mare de 8.000 euro echivalent)

Această metodă se aplică în cazul unui bun sau al unui pachet de bunuri necesare a se achiziționa de la diverși furnizori, dacă valoarea totală a acestora este egală cu sau depășește echivalentul a 8.000 euro. Este obligatoriu să se compare cel puțin 3 (trei) cotații corespunzătoare. Furnizorul care are prețul total evaluat cel mai mic*3) și asigură livrarea bunului sau a întregului pachet de bunuri, răspunzând substanțial termenelor și condițiilor cerute, va fi selectat.

-------------

*3)Compararea prețurilor se face exclusiv TVA.

Metoda presupune următorii pași:

- se pregătesc "Specificațiile tehnice", sub îndrumarea unui specialist (dacă este cazul);

- se pregătește o listă de furnizori disponibili, suficient de mare (conform pct. 5.6.1.) pentru a realiza o bună competiție și pentru a asigura primirea a cel puțin 3 (trei) cotații/ prețuri;

- se stabilesc termenul limită de livrare a bunurilor și condițiile de livrare;

- se pregătește "Invitația la cotație"*4);

-------------

*4)Setul de documente - modele FRDS - se regăsește în partea a 2-a a ghidului, secțiunea I.

- se transmite furnizorilor "Invitația la cotație", cu asigurarea confirmării participării a cel puțin 3 (trei);

- se primesc și se înregistrează cotațiile primite, la un termen limită;

- se întocmește Raportul de evaluare*5) și se face recomandarea de încredințare a contractului care se predă Beneficiarului;

------------------

*5)Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează și compară cotațiile primite, verifică încadrarea substanțială în cerințele invitației la cotație și face clasamentul prețurilor, în ordine crescătoare.

- reprezentantul Beneficiarului întocmește formularul de comandă și îl transmite furnizorului selectat;

- până la încredințarea comenzii procesul de evaluare rămâne confidențial;

- bunurile primite se recepționează*6), plata făcându-se conform comenzii;

------------

*6)Recepția și punerea în funcțiune pentru echipamente sau utilaje se vor face în prezența unui specialist.

- toate documentele achiziției se păstrează în dosar.

4.2. Pentru lucrări

4.2.1. Compararea prețurilor pentru lucrări (CPL pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent)

Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări simple și de volum redus*7), precum micile reparații/accesorii la construcții sau instalații.

--------------

*7)Se interzice împărțirea unor lucrări în contracte de valori mai mici cu scopul aplicării unei proceduri mai simple.

Este obligatoriu a se evalua și compara cel puțin 3 (trei) prețuri obținute de la 3 (trei) ofertanți specializați.

Firma care solicită prețul total*8) evaluat cel mai mic pentru întreaga listă a cantităților de lucrări va fi selectată.

---------------

*8)Compararea prețurilor se face exclusiv TVA.

Metoda presupune următorii pași:

- se pregătesc "Lista cantităților de lucrări" (precum și desenele și specificațiile tehnice) și un "Grafic de activități"*9) corespunzător, sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;

---------------

*9)Se grupează lucrările pe categorii mari (activități), într-o ordine cronologică, care pot fi executate și recepționate parțial.

- se stabilește termenul de finalizare a lucrărilor;

- se pregătesc o listă de contractori specializați și "Invitația la cotație"*10);

-----------------

*10)Setul de documente - modele tip FRDS - se pune la dispoziție odată su semnarea acordului de grant.

- se transmite "Invitația la cotație" câtorva contractori, astfel încât să existe confirmarea participării a cel puțin 3 (trei);

- se vizitează amplasamentul investiției împreună cu contractorii;

- se primesc și se înregistrează cotațiile primite, la un termen limită;

- Comisia de evaluare verifică eligibilitatea și calificarea ofertanților, compară prețurile și determină cel mai mic cost;

- se poate utiliza Baza de date (prețuri unitare) a FRDS pentru compararea și verificarea cotațiilor primite;

- se pregătește raportul de evaluare*11), arătându-se numele contractorilor, clasamentul prețurilor, termenul de finalizare și justificându-se alegerea câștigătorului;

--------------

*11)Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, îndeplinirea condițiilor de calificare a ofertanților, evaluează și compară cotațiile primite, verifică încadrarea în cerințele invitației și face clasamentul prețurilor, în ordine crescătoare.

- se predă Beneficiarului Raportul de evaluare;

- reprezentanții Beneficiarului semnează "Contractul de execuție lucrări - sumă fixă" (contract tip FRDS) cu firma selectată;

- se plătesc numai lucrările executate, certificate corespunzător, conform cu graficul de activități;

- toate documentele achiziției se păstrează în dosar.

4.2.2. Procurare lucrări (PL pentru achiziții cu valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent)

Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări noi de construcții ori de instalații sau pentru reabilitarea unora existente.

Este obligatoriu a se compara cel puțin 3 (trei) prețuri obținute de la 3 (trei) ofertanți specializați. Firma care are prețul total evaluat*12) cel mai mic va fi selectată.

--------------

*12)Compararea prețurilor se face luându-se în considerare toate cantitățile de lucrări, costurile directe și alte costuri (în)directe, exclusiv TVA.

Metoda presupune următorii pași:

- se pregătesc "Lista cantităților de lucrări" (precum și specificațiile tehnice și desenele*13)), sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;

---------------

*13)În conformitate cu conținutul-cadru al Proiectului tehnic ( Ordinul MFP/MLPTL nr. 1.014/874/2001 ).

- se pregătește o listă de contractori specializați, cel puțin 7 (șapte), din Baza de date a FRDS (lista contractorilor*14));

-------------

*14)Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativă, putând fi invitați și contractori (executanți) care și-au exprimat interesul, numai după ce se verifică eligibilitatea, activitatea și notorietatea acestora.

- se pregătesc "Invitația la cotație" și "Documentele de ofertare"*15);

-------------

*15)Setul de documente - formulare tip FRDS - se pune la dispoziție odată cu semnarea acordului de grant.

- se transmite "Invitația la cotație" contractorilor din listă, cu confirmare de participare, asigurându-se depunerea a cel puțin 3 (trei) oferte;

- se vizitează amplasamentul lucrării împreună cu contractorii;

- se înregistrează ofertele, la un termen limită (dată și oră) și se face deschiderea publică a acestora la data, ora și adresa indicate în invitație;

- se completează și se înregistrează "Minuta la deschidere";

- se pregătește Raportul de evaluare*16), făcându-se recomandarea de încredințare a contractului;

--------------

*16)Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, îndeplinirea condițiilor de calificare a ofertanților, evaluează și compară cotațiile primite, verifică încadrarea în cerințele invitației la cotație, evaluează prețurile (utilizând pentru comparație prețurile unitare din Baza de date a FRDS) și face clasamentul prețurilor, în ordine crescătoare.

- Comisia de evaluare predă Beneficiarului Raportul de evaluare;

- până la încredințarea contractului, procesul de evaluare rămâne confidențial;

- reprezentanții Beneficiarului semnează "Contractul de execuție lucrări cu prețuri unitare fixe", numai după obținerea avizului prealabil de la FRDS;

- contractorul va fi sprijinit să demareze lucrările;

- plata contractorului se face pe baza situațiilor de plată certificate*17), după primirea facturii;

-------------

*17)Atașamentele și situațiile pentru lucrările executate corespunzător Proiectului tehnic și conform condițiilor de calitate se certifică din punct de vedere cantitativ și calitativ de către un inspector de șantier angajat de către Beneficiar.

- toate documentele achiziției se păstrează în dosar.

4.3. Servicii de consultanță

4.3.1. Selecția la prețul cel mai mic (SPM)

Metoda se aplică pentru angajarea unor servicii de consultanță care pot fi prestate de o firmă sau de o asociere dintre consultanți individuali cu o firmă privată, servicii care nu pot fi realizate de un singur specialist.

Este recomandat să se evalueze cel puțin 3 (trei) propuneri.

Firma/Asocierea care are prețul total evaluat*18) cel mai mic și care a obținut cel puțin scorul tehnic minim va fi selectată.

-------------

*18)Compararea prețurilor se face exclusiv TVA, luându-se în considerare toate activitățile (serviciile) cerute.

Metoda se utilizează pentru selectarea unei echipe de specialiști care să presteze servicii de consultanță de rutină pentru care există norme și standarde în vigoare și practici curente (proiectare interdisciplinară pentru lucrări inginerești fără grad mare de complexitate), cu valoare mică de contract.

Aceste servicii sunt executate de mai mulți specialiști astfel că pentru elaborarea unui proiect tehnic cu caracter civil, construirea unei clădiri, a unui drum, a unui pod, a unui mic sistem de alimentare cu apă sau reabilitarea unor astfel de construcții, echipa poate fi formată din: arhitect, inginer proiectant construcții civile, inginer proiectant instalații (specific unor subproiecte SSC sau MIR), inginer proiectant de specialitate (construcții civile; drumuri și poduri; instalații sau construcții edilitar-gospodărești sau hidrotehnice etc.), topometrist sau/și alți specialiști necesari pentru elaborarea unor studii de bază obligatorii ( geotehnician; hidrogeolog, expert tehnic, expert de mediu etc.), în funcție de tipul și de complexitatea Proiectului.

Metoda presupune următorii pași:

- se pregătesc "Termenii de referință și scopul serviciilor" și "Cerere de propuneri"*19);

---------------

*19)Setul de documente - formulare tip FRDS - se pune la dispoziție odată cu semnarea acordului de grant.

- se pregătește o listă scurtă cuprinzând între 3 (trei) și 6 (șase) firme, din Baza de date*20) a Fondului (Lista proiectanților), care se supune aprobării Fondului;

-------------

*20)Lista firmelor recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativă, putând fi invitați și alți consultanți care și-au exprimat interesul, caz în care este necesară verificarea calificării și notorietății acestora.

- se transmite "Scrisoarea de invitație" și "Cererea de propuneri" consultanților din Lista scurtă, cu confirmare de participare, urmându-se recomandarea ca cel puțin 3 (trei) propuneri să fie primite;

- se primesc și se înregistrează propunerile tehnice și financiare, la un termen limită, și se deschid propunerile tehnice, păstrându-se propunerile financiare nedeschise;

- se evaluează*21) propunerile tehnice, stabilindu-se firmele calificate tehnic (care au obținut cel puțin scorul tehnic minim;

--------------

*21)Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, verifică îndeplinirea Termenilor de referință și notează fiecare propunere, conform cu criteriile și punctajul comunicat prin Cererea de propunere.

- se pregătește Raportul de evaluare tehnică, făcându-se recomandarea de invitare a firmelor calificate pentru deschiderea publică a propunerilor lor financiare;

- se predă Raportul de evaluare tehnică atât Beneficiarului, cât și reprezentantului Fondului, pentru aviz prealabil;

- se invită firmele calificate pentru a participa la deschiderea publică a propunerilor lor financiare, indicându-le data, ora și locul de desfășurare, numai după avizul prealabil al Fondului;

- se deschid public propunerile financiare și se înregistrează "Minuta la deschidere";

- se evaluează propunerile financiare și se predă Beneficiarului raportul de evaluare finală, cu recomandarea de încredințare a contractului;

- până la încredințarea contractului, procesul de evaluare este confidențial;

- reprezentanții Beneficiarului semnează contractul (formular FRDS) numai după avizul prealabil al Fondului;

- consultantul va fi sprijinit să înceapă activitățile;

- toate documentele achiziției se păstrează în dosar.

Plata consultantului se va face după acceptarea documentelor și rapoartelor și numai după primirea facturii.

4.3.2. Selecția consultanților individuali (SCI)

Metoda se aplică pentru a angaja un consultant individual.

Este obligatoriu să se compare și să se evalueze cel puțin 3 (trei) consultanți de specialitate.

Consultantul cel mai bine calificat pentru îndeplinirea sarcinilor va fi selectat și invitat la negociere.

Metoda presupune următorii pași:

- se pregătește fișa postului ("Termenii de referință și scopul serviciilor"), solicitând avizul prealabil al Fondului;

- se pregătește o listă a potențialilor specialiști, cel puțin 3 (trei) consultanți din domeniul respectiv;

- aceștia sunt invitați*22) să își exprime interesul și să prezinte informații în legătură cu specializarea/calificarea lor profesională și cu experiența anterioară, la termen flexibil (dar nu mai devreme de 10 zile de la invitare);

-------------

*22)Setul de documente - modele tip FRDS - se pune la dispoziție odată cu semnarea acordului de grant.

- se selectează consultantul cel mai bine calificat pentru sarcinile de serviciu necesare;

- se negociază termenele și condițiile, se înregistrează "Minuta de negociere";

- se semnează contractul;

- consultantul este sprijinit să înceapă activitățile;

- toate documentele selecției se păstrează în dosar.

Plata consultantului se face pe baza rapoartelor acceptate și numai după primirea facturii.

4.4. Cumpărare/contractare/angajare directă

4.4.1. Metoda cumpărării, contractării sau angajării directe, fără parcurgerea unui proces de selecție, poate fi aplicată numai în situații bine justificate, cu aprobarea prealabilă a FRDS și a BM, astfel:

* pentru achiziții directe de bunuri sau de lucrări estimate să coste mai puțin decât echivalentul a 8.000 euro - cu acordul prealabil al FRDS;

* pentru achiziții directe de bunuri sau de lucrări al căror cost estimat este egal sau depășește echivalentul a 8.000 euro este necesară de asemenea și aprobarea prealabilă a BM;

* contractele de consultanță pot fi încredințate unui singur consultant (sursă unică) numai cu acordul prealabil al FRDS și al BM.

4.4.2. Achizițiile de bunuri, lucrări sau servicii adjudecate în conformitate cu procedurile FRDS și cu ghidul de achiziții pot fi suplimentate cu până la 15% din valoarea inițială contractată, numai cu acordul prealabil al FRDS și cu luarea în considerare a planului de achiziții aprobat, a resurselor financiare disponibile și cu respectarea condițiilor Acordului de grant și a prevederilor Manualului de operare.

4.4.3. Fondul (și Banca) vor accepta aceste situații dacă se dovedește că prin organizarea unei noi competiții nu s-ar putea obține niciun avantaj și că prețurile sunt rezonabile.

4.4.4. Serviciile oferite de un singur consultant pot fi angajate numai dacă se dovedește clar că angajarea acestuia este mai avantajoasă decât organizarea unei competiții, de exemplu:

a) pentru activități care reprezintă o continuare a unor servicii angajate și prestate anterior de consultant (Beneficiarul trebuie să solicite firmei pregătirea unei propuneri tehnice și financiare pe baza Termenilor de referință noi, care vor fi negociați);

b) atunci când este esențială o selecție rapidă (în cazuri de urgență);

c) pentru contracte de valori foarte mici;

d) când numai o singură entitate (firmă sau consultant individual) este calificată sau are experiență deosebit de relevantă pentru îndeplinirea angajamentului respectiv.

4.4.5. Serviciile oferite de un singur consultant pot fi angajate și în cazurile când se dovedește clar că:

a) există doar un singur furnizor/contractor/consultant în zona proiectului finanțat și în zonele vecine și s-a constatat că obținerea unor cotații din alte localități ar adăuga sume care ar conduce la costuri mai mari;

b) cu toate că Beneficiarul a parcurs toți pașii ceruți, făcând publicitate și/sau transmițând multe invitații, nu s-au obținut cel puțin 3 (trei) cotații/ propuneri.

4.4.6. Justificarea pentru selecția de la o singură sursă va fi examinată de Fond (și, după caz, de Bancă) în contextul urmăririi tuturor intereselor Proiectului.

4.4.7. Solicitarea de contractare directă va fi expediată Fondului pentru analiză. Fondul va examina toate documentele și justificările și va solicita, după caz, analiza prealabilă a Băncii în conformitate cu prevederile Proiectului.

Trebuie urmați următorii pași:

- se întocmesc documentele și justificările care determină utilizarea acestei metode;

- prețul cerut de furnizor/contractor/consultant trebuie să fie certificat de acesta;

- Beneficiarul de grant transmite Fondului cererea pentru aprobare.

4.4.8. Dacă argumentele sunt bine fundamentate (dovedind că Beneficiarul a întreprins toate demersurile posibile), iar costurile sunt comparabile cu prețurile/tarifele medii corespondente din Baza de date a Fondului, aplicarea acestei metode poate fi acceptată.

4.4.9. Niciun contract de angajare directă nu se va semna fără avizul prealabil al Fondului și, după caz, al Băncii, conform pct. 4.4.1.

Capitolul V Despre achiziții - pas cu pas

5.1. Stabilirea tipului de achiziție

Un proiect finanțat de Fond presupune achiziția uneia dintre următoarele categorii:

a) bunuri;

b) lucrări;

c) servicii de consultanță (servicii).

a) Bunuri - sunt definite astfel materialele, produsele, bunurile standard, echipamentele de scurtă sau îndelungată folosință, consumabilele etc., care pot fi aprovizionate direct de la producători sau de la comercianți.

b) Lucrări - sunt definite astfel toate operațiunile tehnologice necesare pentru edificarea unei construcții noi sau a unui sistem de instalații nou ori pentru repararea unei construcții existente, pentru consolidarea unui teren, regularizarea unui curs de apă, reabilitarea unui drum sau a unui pod, fiind incluse și consumurile de materiale, necesarul de forță de muncă, transporturile și utilajele aferente și care, datorită complexității lor, nu pot fi executate decât de către o firmă specializată.

c) Servicii de consultanță (servicii) - sunt definite astfel asistența și instruirea acordată de specialiști și/sau prestațiile complexe efectuate de echipe mixte de specialiști, fiecare cu experiență într-un domeniu specific, cu studii și cunoștințe profesionale corespunzătoare.

5.2. Stabilirea metodei aplicabile

5.2.1. Ghidul descrie metodele și procedurile de achiziții pentru proiectele integrate din cadrul PIP. Pentru o anume achiziție este aplicabilă o anume metodă, care va fi precizată în Planul de achiziții al fiecărui proiect în parte.

5.2.2. Beneficiarii de granturi vor utiliza, pentru fiecare achiziție, numai una dintre metode, în funcție de tipul achiziției (bunuri/lucrări/servicii) și valoarea contractului (cost estimat), conform pct. 3.2.3.

5.3. Stabilirea Comisiei de evaluare

5.3.1. Pentru derularea corectă a procesului de achiziție, Beneficiarul va numi, prin decizie, Comisia de evaluare formată de regulă din 3 sau 5 membri, astfel:

a) 3 (trei) membri, pentru evaluarea cotațiilor de bunuri sau lucrări a căror valoare de contract nu depășește 8.000 euro echivalent, cu recomandarea ca specialistul care a pregătit specificațiile tehnice să participe la procesul de evaluare;

b) 3 (trei) membri pentru selecția consultanților individuali, cu recomandarea ca cel puțin 2 să fie foarte bine informați în domeniu;

c) 5 (cinci) membri pentru selecția serviciilor de consultanță prestate de firme, cu recomandarea ca cel puțin 2 să fie bine pregătiți în domeniu;

d) 5 (cinci) membri pentru evaluarea cotațiilor de bunuri sau lucrări a căror valoare este egală sau mai mare de 8.000 euro echivalent, cu recomandarea ca specialiștii care au pregătit specificațiile tehnice și inspectorul de șantier să participe la procesul de evaluare.

5.3.2. Pentru valori foarte mari sau pentru servicii importante, beneficiarul poate solicita asistență din partea Fondului în timpul procesului de evaluare.

5.3.3. Principalele responsabilități ale membrilor Comisiei de evaluare, în timpul procesului de evaluare, așa cum sunt precizate și în regulamentele românești, sunt:

- să își organizeze propriile întâlniri;

- să primească toate cotațiile/propunerile de la persoana însărcinată cu organizarea achizițiilor;

- să returneze ofertanților, nedeschise, cotațiile primite după termenul limită;

- să deschidă ofertele primite la termen și să le înregistreze în Minuta la deschidere, în prezența ofertanților care doresc să asiste (dacă este prevăzută deschidere publică), un membru al Comisiei de evaluare completând minuta cu toate datele prezentate și cu orice alte informații considerate importante;

- să efectueze evaluarea în conformitate cu condițiile referitoare la confidențialitate, obiectivitate și imparțialitate și cu respectarea restricțiilor privind conflictul de interese*23);

--------------

*23)Fiecare membru al Comisiei de evaluare va semna, pe propria răspundere, o declarație de confidențialitate și imparțialitate.

- să verifice conținutul ofertelor (dacă acestea sunt complete sau nu);

- să determine dacă fiecare dintre cotațiile primite răspunde cerințelor și să stabilească care sunt clarificările (informații sau documente adiționale) necesar a fi solicitate, astfel încât cotațiile să poată răspunde substanțial cerințelor;

- să examineze mai întâi documentele privind eligibilitatea ofertanților;

- să examineze apoi documentele referitoare la cerințele de calificare;

- să examineze toate prețurile unitare, prețurile totale (verificând calculele și stabilind eventualele corecții aritmetice), stabilind prețul total evaluat al fiecărei cotații și solicitând ofertanților acceptarea eventualelor corecții;

- să stabilească clasamentul final, alegând câștigătorul în conformitate cu metoda aplicabilă;

- să se asigure că valoarea contractului nu depășește costul estimat;

- să recomande Beneficiarului ofertantul cel mai bine clasat căruia i se poate încredința contractul. Membrii Comisiei de evaluare își vor însuși și vor respecta procedurile din acest ghid.

5.4. Pregătirea anunțului publicitar

5.4.1. Beneficiarul va publică într-un ziar de largă circulație din regiune (sau din țară) un anunț privind achizițiile pe care urmează să le facă dacă valoarea acestora este mai mare decât echivalentul a 20.000 euro. Scrisorile de intenție*24) primite la Beneficiar, în urma anunțului, vor fi aduse la cunoștință reprezentanților Fondului și vor completa Listele furnizorilor/contractorilor din Baza de date a Fondului.

--------------

*24)Scrisorile de intenție demonstrează interesul firmelor, de aceea, după o atentă verificare a informațiilor furnizate, acestea vor fi luate în considerare cu prioritate.

5.4.2. Fondul anunță periodic, într-o gazetă cu circulație la nivel național*25), proiectele aprobate spre finanțare, beneficiarii de granturi, locația și tipul proiectului.

--------------

*25)De regulă, în "România Liberă" și pe site-ul www.frds.ro.

5.4.3. Fondul va publică trimestrial pe site-ul FRDS (www.frds.ro) lista contractelor atribuite de către beneficiarii de granturi.

5.5. Pregătirea invitației la cotație/documentelor de ofertare/cererii de propuneri

5.5.1. Pentru pregătirea acestor documente, în partea a 2-a a ghidului de achiziții se găsesc formularele-tip ale Fondului care trebuie utilizate:

* modele*26) de Invitație la cotație, Comandă, Contract, Termene și condiții de livrare, Notă de recepție a bunurilor, precum și formular de Raport de evaluare, pentru achiziția de bunuri;

--------------

*26)Un model poate fi adaptat situației și caracteristicilor specifice achiziției, cu acceptul FRDS.

* formulare*27) pentru Invitație la cotație, Documente de ofertare, Contract și Raport de evaluare, pentru achiziția de lucrări;

---------------

*27)Un formular trebuie completat cu toate datele Proiectului, dar nu poate fi modificat decât cu avizul prealabil al Fondului și numai prin anexă.

* formulare pentru Scrisoare de invitație, Cerere de propuneri, Contract, Raport de evaluare și Termeni de referință, pentru servicii de proiectare;

* Termeni de referință pentru două tipuri frecvente de consultanță (contabil, inspector de șantier); Termeni de referință - model general pentru alte tipuri de consultanță.

5.5.2. Beneficiarul va încuraja candidații să viziteze amplasamentul proiectului (zona șantierului/condițiile de lucru la sediu) înainte ca aceștia să depună oferta/propunerea.

5.5.3. Beneficiarul va face toate demersurile pentru a se convinge că firmele invitate au o bună reputație și sunt autorizate legal pentru livrarea de bunuri, execuția de lucrări sau prestarea de servicii, acestea fiind obiect curent de activitate al lor.

5.5.4. În cazul în care Beneficiarul primește o cotație/propunere de la o firmă neinvitată, aceasta poate fi acceptată în evaluare și pot fi făcute demersuri suplimentare de verificare a activității curente și a reputației firmei.

5.6. Trimiterea invitațiilor. Primirea cotațiilor/propunerilor

5.6.1. Pentru ca beneficiarii să fie siguri că vor primi cel puțin 3 (trei) cotații/propuneri astfel încât să se asigure o competiție corespunzătoare, este necesar să trimită invitații*28) astfel:

-------------

*28)Beneficiarul va solicita de la invitați "confirmare de primire" a invitației (sub semnătura reprezentantului firmei).

* cel puțin 3 (trei) invitații la cotație, în cazul metodei "Compararea prețurilor pentru bunuri" pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent, transmise unor furnizori eligibili care au bunurile necesare, iar acestea îndeplinesc cerințele de calitate și performanță necesare;

* cel puțin 7 (șapte) invitații la cotație, în cazul metodei "Compararea prețurilor pentru lucrări" pentru achiziții cu valori sub 8.000 euro echivalent sau "Procurare lucrări" pentru achiziții cu valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent, transmise contractorilor specializați din regiune, care au capabilitate tehnică, financiară și profesională pentru a executa lucrările și care au executat cel puțin un contract similar, aceștia putând fi selectați de către Beneficiar din Lista contractorilor (Baza de date a Fondului);

* de la 3 (trei) până la 6 (șase) cereri de propuneri, în cazul metodei "Selecție la prețul cel mai mic", transmise firmelor din Lista scurtă, selectate de către Beneficiar din Lista proiectanților (Baza de date a Fondului);

* cel puțin 3 (trei) Cereri de exprimare a interesului, în cazul metodei "Selecția consultanților individuali", transmise persoanelor care au specializarea și experiența necesară;

* cel puțin 5 (cinci) invitații la cotație, în cazul metodei "Procurare bunuri" pentru achiziții cu valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent, transmise unor furnizori eligibili care au bunurile necesare, iar acestea îndeplinesc cerințele de calitate și performanță necesare.

5.6.2. Toate ofertele primite, la timp sau cu întârziere, se înregistrează și se păstrează în condiții de siguranță până la momentul "deschiderii" sau începerii evaluării.

5.7. Deschiderea ofertelor

5.7.1. Comisia de evaluare va deschide ofertele (dacă acestea s-au primit în plic închis), va citi și va verifica cu mare atenție: invitația la cotație/documentele de ofertare/cererea de propuneri; termenele de ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecărei cotații/propuneri primite; înregistrarea lor; modificări (după caz); cotațiile/prețurile și orice alte documente în legătură cu acestea; costul estimat din Planul de achiziții.

5.7.2. Dacă este prevăzută deschidere publică, Comisia de evaluare va invita ofertanții/consultanții care doresc să asiste, în camera în care va avea loc "deschiderea". Plicurile primite după termenul limită nu vor fi deschise, ci vor fi returnate ofertantului în forma prezentată. Plicurile primite la termen vor fi deschise. Se va citi cu voce tare și se vor consemna în Minuta la deschidere numele ofertantului/consultantului și prețul înscris de acesta în ofertă. Originalul minutei va fi păstrat în dosarul achiziției.

5.8. Evaluarea cotațiilor

5.8.1. Toți membrii Comisiei de evaluare sunt pe deplin responsabili pentru corectitudinea evaluării în cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai în prezența membrilor comisiei (sunt exceptați de la această regulă reprezentanții Fondului - supervizor/coordonator - care pot fi prezenți în calitate de consultanți, fără drept de participare la adoptarea deciziilor).

5.8.2. Evaluarea cotațiilor/propunerilor trebuie să se facă conform metodelor și procedurilor de achiziții descrise în acest ghid. Membrii Comisiei de evaluare trebuie de asemenea să întocmească, la sfârșitul activității, rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a ghidului, precum și o scurtă descriere a modului în care s-a desfășurat procesul de evaluare, justificând decizia adoptată.

5.8.3. Beneficiarul trebuie să verifice dacă membrii Comisiei de evaluare și-au îndeplinit corect sarcina atribuită. Încredințarea contractului/comenzii numai pe baza recomandării făcute de Comisia de evaluare nu absolvă Beneficiarul de responsabilitatea contractării. De aceea, se recomandă fiecărui beneficiar de grant să solicite ori de cate ori apar probleme dificile opinia reprezentantului Fondului sau a specialiștilor în achiziții ai Fondului.

5.9. Trimiterea notificărilor. Contestații

5.9.1. Rezultatele selecției (numele câștigătorului și valoarea contractului/comenzii) vor fi notificate tuturor participanților*29). Câștigătorului i se va transmite o scrisoare de acceptare prin care i se vor comunică termenul limită și locul unde se va perfecta negocierea contractului.

-------------

*29)Beneficiarul se va asigura că toți participanții au primit notificările, solicitând "confirmare de primire" (sub semnătură).

5.9.2. Contestații (dacă este cazul). Dacă un ofertant solicită în scris informații în legătură cu motivele pentru care nu a fost ales, Beneficiarul trebuie să întocmească un răspuns. În cazul în care se constată că motivele invocate în contestație nu sunt justificate sau sunt neserioase, Beneficiarul poate respinge contestația, răspunzând în consecință. Dacă, dimpotrivă, se descoperă că motivele invocate sunt întemeiate, Comisia de evaluare își poate reconsidera decizia inițială. Răspunsul se trimite în scris contestatarului imediat după ce au fost trasate concluziile, iar dacă decizia comisiei a fost modificată, vor fi înștiințați toți candidații.

5.9.3. În cazul în care un ofertant înaintează contestația la Fond (sau la Bancă), Beneficiarul trebuie să transmită acestora toate documentele legate de procesul de achiziție (în copie). Fondul (sau Banca) va revizui și va examina procesul de achiziție, făcând comentariile care se impun sau adoptând o decizie asupra sancțiunilor aplicabile.

5.9.4. Până când se transmite un răspuns contestatarului, iar contestația va fi rezolvată, semnarea contractului de către Beneficiar se amână.

5.10. Negocierea și semnarea contractului/comenzii

Reprezentanții Beneficiarului pot semna contractul/comanda numai după ce acest document a fost semnat de către ofertant și numai după ce reprezentantul Fondului a revizuit procedura, iar comunitatea a fost informată asupra rezultatelor selecției. Dacă evaluarea și selecția au avut la bază o metodă de achiziție prin care câștigătorul a fost determinat pe criteriul "preț", valoarea totală evaluată nu poate fi negociată. Pot fi negociate numai condițiile și termenele contractuale (în legătură cu: data de începere, facilități pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordării avansului și garantarea acestuia, organizarea activităților comune etc.).

5.11. Registrul de corespondență. Registrul contractelor

Toate documentele, invitațiile, notificările, cotațiile/ propunerile, solicitările de clarificare și clarificările/răspunsurile etc., referitoare la achiziții, vor fi înregistrate în Registrul de corespondență. Pentru toate corespondențele prin poștă se vor păstra confirmările de primire. Toate contractele/comenzile vor fi înregistrate în Registrul de contracte în ordinea în care au fost semnate, primul contract înregistrat fiind Acordul de grant.

5.12. Dosarul de achiziție

5.12.1. Grupul de coordonare a Proiectului, după caz, trebuie să întocmească dosarul fiecărei achiziții. Următoarele documente, în original, vor fi păstrate în dosarul respectiv:

- anunțul publicitar (ziarul);

- decizia privind numirea Comisiei de evaluare;

- lista bunurilor/lista cantităților de lucrări, desenele și specificațiile tehnice/cererea de propuneri, termenii de referință;

- invitațiile la cotație/scrisorile de invitație și confirmările, clarificările, modificările;

- cotațiile/propunerile primite și înregistrările acestora (se vor păstra de asemenea și plicurile în care au fost primite ofertele);

- minuta la deschidere, unde este cazul;

- raportul de evaluare și documentele adiționale anexate;

- notificările, contestațiile și răspunsurile (unde este cazul);

- contractul semnat;

- facturile, documentele de preluare și acceptare, bonurile, ordinele de plată, statele de plată.

Toate aceste documente vor fi păstrate în dosarul Proiectului timp de 10 (zece) ani după data la care s-a finalizat Proiectul.

Capitolul VI Coordonarea contractelor. Plățile

6.1. Coordonatorul de contract. Comisia de recepție

6.1.1. Pentru fiecare contract în parte, Beneficiarul va desemna o persoană care va fi coordonator de contract. Coordonatorul va urmări:

- recepționarea tuturor bunurilor/executarea lucrărilor/ prestarea serviciilor;

- respectarea termenelor contractuale și a condițiilor de plată;

- respectarea prețurilor și tarifelor care au determinat valoarea contractului.

6.1.2. Toate plățile se fac în contul furnizorului/contractorului, înscris de acesta în contract, numai după ce Beneficiarul a primit documentele justificative (bon fiscal, factură fiscală, chitanță).

6.1.3. Beneficiarul va acorda o atenție deosebită depozitului bancar în care sunt primite fondurile. Se recomandă ca suma din acest depozit (de cont curent) să fie permanent suficient de mare pentru acoperirea plăților datorate. Echipa de conducere a proiectului va verifica periodic suma din cont și va solicita în timp util următoarea tranșă. Dacă plata datorată este mai mare decât soldul, Beneficiarul poate solicita furnizorului/ contractorului să întârzie execuția sau să amâne depunerea facturii până la primirea tranșei următoare. Termenele contractuale și condițiile de plată vor fi de asemenea respectate.

6.2. Plata pentru bunuri

După consemnarea primirii produsului/bunurilor prin Nota de recepție și punere în funcțiune a bunurilor, însoțită de un certificat de calitate și/sau Agrementul tehnic al acestuia, de Certificatul de origine a produsului (țara de origine - de fabricație), precum și de Certificatul de garanție, furnizorul poate emite factura, care va fi certificată de coordonatorul contractului și plata poate fi făcută.

Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec testele de funcționare nu vor fi acceptate.

Plățile se vor face în conformitate cu cotațiile primite.

6.3. Plata lucrărilor

După consemnarea periodică a lucrărilor executate prin Nota de recepție a lucrărilor, însoțită de toate documentele de certificare a calității și a rezultatelor testelor, contractorul poate emite factura, care va fi certificată de coordonatorul contractului și plata poate fi făcută.

Plățile se vor face în conformitate cu condițiile contractului, astfel:

a) pentru contractele cu prețuri unitare fixe, conform cu prețurile unitare și cu cantitățile de lucrări executate;

b) pentru contractele cu suma fixă, conform cu suma fixă alocată activității finalizate din grafic.

Ultima plată va fi făcută numai după terminarea integrală a lucrărilor, eveniment consemnat prin procesul-verbal de recepție la terminare*30) și după executarea remedierilor constatate cu această ocazie.

-------------

*30)Beneficiarul va numi o comisie de recepție și va anunța despre acest eveniment întreaga comunitate, Fondul, autoritatea locală, toate instituțiile locale interesate, pe alți colaboratori ai săi.

6.4. Plata serviciilor

Pentru unele servicii de consultanță care pot fi materializate (desene, specificații tehnice, autorizații și avize) plata poate fi făcută după primirea și acceptarea acestor documente în formă finală.

Se va întocmi Nota de recepție a serviciilor, iar consultantul va putea emite factura.

Pentru acele servicii care nu pot fi materializate (contabilitate, dirigenție de șantier) plățile pot fi făcute pentru luna precedentă numai dacă consultantul și-a îndeplinit corespunzător sarcinile în luna respectivă. Plata acestor servicii se face numai pe baza unui document justificativ (factură sau stat de plată).

6.5. Plata avansului

Nicio plată nu se face în avans la contracte cu valori mici și în niciun caz fără o scrisoare de garanție bancară în favoarea Beneficiarului.

Avansul se poate acorda numai dacă este necesar, la contracte cu valori mari (peste 50.000 euro), în limita a 10% din valoarea contractului.

Pentru a putea încasa avansul, Contractorul va prezenta Beneficiarului o scrisoare de garanție bancară, cu valoare egală cu avansul, Beneficiarul reținând scrisoarea până în momentul în care se execută și se recepționează lucrări de valoare echivalentă cu avansul.

Capitolul VII Rapoartele privind achizițiile

7.1. Raport asupra stadiului achizițiilor
Beneficiarul va raporta la Fond despre stadiul achizițiilor înainte de solicitarea fiecărei tranșe următoare. Raportul se prezintă în formatul cerut și va fi certificat de către supervizorul Fondului. În acest raport Beneficiarul va completa Planul de achiziții cu achizițiile efectuate, precizând tipul de achiziție, stadiul procesului, valoarea contractelor semnate și plățile efectuate.
7.2. Raport final privind achizițiile
După ce proiectul se finalizează, Beneficiarul va face un raport asupra cheltuielilor finale. Înainte de închiderea proiectului, Beneficiarul va face o scurtă prezentare cu privire la rezultatele proiectului, metodele și activitățile derulate, problemele pe care le-a avut și soluțiile adoptate, rezultatele privind obiectivele proiectului, cunoștințele dobândite și impactul proiectului asupra beneficiarilor și va face sugestii pentru viitoarele proiecte.
Formularele pentru Plan de achiziții, Raport privind stadiul achizițiilor și Raport final privind achizițiile sunt prezentate în continuare.
Plan de achiziții
┌──────────────────────┬────────────┬───────────────┬────────┬────────┬────────┐
│Pachete de contracte
│Cost estimat│
│Semnare │ Dată
│Dată
│
│
├─────┬──────┤
Metoda de
│contract│începere│finală
│
│
│ lei │euro
│
achiziție
│
│
│
│
├──────────────────────┴─────┴──────┴───────────────┴────────┴────────┴────────┤
│
1. Bunuri
│
├──────────────────────┬─────┬──────┬───────────────┬────────┬────────┬────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
│Total bunuri
│
│
│░░░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│
├──────────────────────┴─────┴──────┴───────────────┴────────┴────────┴────────┤
│
2. Lucrări
│
├──────────────────────┬─────┬──────┬───────────────┬────────┬────────┬────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
│Total lucrări
│
│
│░░░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│
├──────────────────────┴─────┴──────┴───────────────┴────────┴────────┴────────┤
│
3. Servicii
│
├──────────────────────┬─────┬──────┬───────────────┬────────┬────────┬────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
│Total servicii
│
│
│░░░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│
├──────────────────────┴─────┴──────┴───────────────┴────────┴────────┴────────┤
│
4. Alte costuri
│
├──────────────────────┬─────┬──────┬───────────────┬────────┬────────┬────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
│Total alte costuri
│
│
│░░░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│
├──────────────────────┼─────┼──────┼───────────────┼────────┼────────┼────────┤
│Total general(1+2+3+4)│
│
│░░░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│░░░░░░░░│
└──────────────────────┴─────┴──────┴───────────────┴────────┴────────┴────────┘
Raport privind stadiul achizițiilor
*Font 9*
┌──────────────────────┬───────────────┬─────────┬──────────┬─────────────────────────────┐
│
Descrierea
│Cost estimat*i)│Metoda de│ Stadiu
│Contracte (comenzi) semnate
│
│
pachetelor
├───────────────┤achiziție│(invitare/├────────┬────────┬───────────┤
│
de
│ Cheltuieli*îi)│aplicată │ofertare/ │Valoare │Data de │Data de
│
│
contracte
├──────┬────────┤
│evaluare) │contract│început │terminare
│
│
│
lei │
euro
│
│
│ (lei)
│
│
│
├──────────────────────┴──────┴────────┴─────────┴──────────┴────────┴────────┴───────────┤
│
1.Bunuri
│
├──────────────────────┬──────┬────────┬─────────┬──────────┬────────┬────────┬───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
│Total cheltuieli
│
│
│
│
│
│
│
│
│pentru bunuri
│
│
│
│
│
│
│
│
├──────────────────────┴──────┴────────┴─────────┴──────────┴────────┴────────┴───────────┤
│
2.Lucrări
│
├──────────────────────┬──────┬────────┬─────────┬──────────┬────────┬────────┬───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
│Total cheltuieli
│
│
│
│
│
│
│
│
│pentru lucrări
│
│
│
│
│
│
│
│
├──────────────────────┴──────┴────────┴─────────┴──────────┴────────┴────────┴───────────┤
│
3.Servicii
│
├──────────────────────┬──────┬────────┬─────────┬──────────┬────────┬────────┬───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
│Total cheltuieli
│
│
│
│
│
│
│
│
│pentru servicii
│
│
│
│
│
│
│
│
├──────────────────────┴──────┴────────┴─────────┴──────────┴────────┴────────┴───────────┤
│
4.Alte costuri
│
├──────────────────────┬──────┬────────┬─────────┬──────────┬────────┬────────┬───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
│Total cheltuieli
│
│
│
│
│
│
│
│
│pentru alte costuri
│
│
│
│
│
│
│
│
├──────────────────────┼──────┼────────┼─────────┼──────────┼────────┼────────┼───────────┤
│Total general
│
│
│
│
│
│
│
│
│cheltuieli
│
│
│
│
│
│
│
│
└──────────────────────┴──────┴────────┴─────────┴──────────┴────────┴────────┴───────────┘
----------------
*i) Se completează cu valorile înscrise în Planul de achiziții.
*îi) Se completează cu valorile plăților efectuate.
Raport final privind achizițiile
┌──────────────────────┬────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│
│Costuri estimate│ Cheltuieli la contracte
│
│
│
│
(lei)
│
│
Contracte
├───────┬────────┼───────────┬──────┬────────┬──────────┤
│
│ lei
│
euro
│Valori
│Plăți │Valori
│ Valori
│
│
│
│
│totale
│finale│economii│adăugate
│
│
│
│
│contractate│
│
(-)
│
(+)
│
├──────────────────────┴───────┴────────┴───────────┴──────┴────────┴──────────┤
│
1. Bunuri
│
├──────────────────────┬───────┬────────┬───────────┬──────┬────────┬──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┴───────┴────────┴───────────┴──────┴────────┴──────────┤
│
2. Lucrări
│
├──────────────────────┬───────┬────────┬───────────┬──────┬────────┬──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┴───────┴────────┴───────────┴──────┴────────┴──────────┤
│
3. Servicii
│
├──────────────────────┬───────┬────────┬───────────┬──────┬────────┬──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┴───────┴────────┴───────────┴──────┴────────┴──────────┤
│
4. Alte costuri
│
├──────────────────────┬───────┬────────┬───────────┬──────┬────────┬──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
├──────────────────────┼───────┼────────┼───────────┼──────┼────────┼──────────┤
│Total buget cheltuieli│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
└──────────────────────┴───────┴────────┴───────────┴──────┴────────┴──────────┘
-----------