Condiții Și Proceduri din 8 iulie 2002

Ridicarea de probe poate fi efectuată de sondatori angajați ai agenților economici înregistrați pentru producerea și/sau prelucrarea semințelor, acreditați în acest scop de autoritatea oficială.

Sondatorii trebuie să îndeplinească următoarele condiții pentru a putea fi acreditați:

a) să fie independenți în activitatea de sondare;

b) sa nu aibă interese personale în luarea măsurilor ce se impun;

c) sa nu obțină nici un profit personal din ridicarea de probe;

d) să aibă experienta și pregătirea corespunzătoare (cel puțin studii medii);

e) sa lucreze în concordanta cu regulile și normele în vigoare;

f) sa posede echipament adecvat de sondare;

g) să își demonstreze competența în:

(i) înțelegerea termenului lot de semințe și a factorilor care afectează uniformitatea lotului;

(îi) înțelegerea importantei preciziei operațiunii de ridicare a probelor;

(iii) capacitatea de ridicare a probelor, folosind tehnici, proceduri și echipamente corecte;

(iv) întocmirea corecta a documentului oficial de ridicare și însoțire a probelor (proces-verbal).

Agentul economic înregistrat trebuie să depună la ITCSMS sau LCCSMS în a cărui zona teritorială își desfășoară activitatea specifică o cerere-tip împreună cu toate documentele prevăzute, în doua exemplare, conform modelului prezentat în anexa nr. 1 la prezentele condiții și proceduri, prin care să solicite acreditarea sondatorului. Înscrierea la acreditare va fi acceptată numai după verificarea și acceptarea documentației depuse.

Documentele solicitate la înscrierea pentru acreditare sunt:

a) copie xerox de pe autorizația de producere și/sau de prelucrare a semințelor, vizata pentru anul în curs;

b) copie xerox de pe statutul agentului economic înregistrat, cu specificarea obiectului de activitate;

c) copie xerox de pe certificatul de înmatriculare eliberat de oficiul registrului comerțului de pe lângă camera de comerț și industrie;

d) copie xerox de pe codul fiscal;

e) dosarul de prezentare a personalului angajat care urmează să se ocupe de ridicarea de probe în vederea efectuării testelor de laborator, care va cuprinde:

(i) copie de pe diploma de studii;

(îi) curriculum vitae;

(iii) copie de pe carnetul de muncă sau contractul de colaborare.

Contravaloarea prestației de acreditare va fi achitată de agentul economic înregistrat, la acceptarea cererii și înregistrarea acesteia.

Sondatorul acreditat este o persoană angajata de persoane fizice sau juridice ale căror activități implica condiționarea, formarea loturilor și/sau ambalarea, închiderea, etichetarea și sigilarea ambalajelor.

Angajatorul va asigura autoritatea oficială ca sondatorul acreditat este liber de orice presiune în desfășurarea activității de sondare și va achită autorității oficiale contravaloarea serviciilor de acreditare prestate, precum și a celor de supraveghere și monitorizare a activității de ridicare a probelor.

Sondatorul acreditat poate realiza ridicari de probe din loturi de samanta proprietate a angajatorului sau, ambalate, închise, etichetate și sigilate, în afară cazului în care exista un alt acord între angajatorul sau, solicitantul de certificare a semințelor și autoritatea oficială.

Sondatorii care candidează la acreditare vor avea calificarea tehnica necesară, obținută în cadrul instruirilor organizate în condițiile aplicate sondatorilor de semințe oficiali, confirmati prin examinare oficială, și vor efectua ridicarea probelor în concordanta cu metodele internaționale în vigoare.

Autoritatea oficială va verifica cunoștințele candidaților la acreditare, prin:

a) testare scrisă și interviu privind cunoașterea regulilor și a normelor tehnice în vigoare, la care candidatul trebuie să obțină minimum nota 8 la fiecare proba;

b) proba practica privind sondarea loturilor de semințe consta în ridicarea a cel puțin 20 de probe. Aceste probe sunt ridicate atât de candidat, cat și de sondatorul oficial, din aceleași loturi de semințe, în termen cat mai apropiat posibil, iar rezultatele analizelor oficiale ale probelor din același lot se compara pentru a se stabili încadrarea în toleranta. Candidatul se considera admis la proba practica dacă rezultatele comparate se încadrează în limitele de toleranta la minimum 90% din probe.

În ceea ce privește responsabilitățile față de autoritatea oficială, sondatorii acreditați vor fi asimilați cu sondatorii oficiali.

Sondatorii acreditați efectuează sondarea în următoarele condiții obligatorii:

a) primește comanda scrisă de sondare în care vor fi menționate cel puțin:

(i) specia;

(îi) soiul;

(iii) categoria biologica;

(iv) anul recoltei;

(v) numărul lotului;

(vi) greutatea lotului;

(vii) numărul de ambalaje;

(viii) analizele solicitate;

b) verifica cel puțin:

(i) identitatea lotului conform comenzii de sondare;

(îi) dacă lotul corespunde din punct de vedere al depozitarii, identității, accesibilitatii, marcarii, etichetarii și sigilarii;

c) utilizează echipament standardizat, adecvat pentru sondare;

d) respecta intensitatea de sondare prevăzută în regulile și normele tehnice în vigoare;

e) lotul trebuie să fie omogen;

f) preleveaza probe numai în prezenta responsabilului cu calitatea sau a unui alt reprezentant al deținătorului de semințe.

Proba de laborator obținută prin omogenizarea și divizarea probei compuse va fi ambalata și sigilată astfel încât sa nu fie afectată integritatea ei. Datele de pe eticheta probei de laborator trebuie să asigure corespondenta dintre lot și proba.

Proba va fi însoțită la laboratorul de testare a semințelor de un document oficial de sondare (proces-verbal) care va cuprinde cel puțin datele următoare:

a) specia;

b) soiul;

c) categoria biologica;

d) anul recoltei;

e) numărul lotului;

f) greutatea lotului;

g) numărul de ambalaje;

h) analizele solicitate;

i) data sondarii;

j) tratat, netratat, eventual substanța de tratare;

k) numele, semnatura și ștampila sondatorului acreditat;

l) alte mențiuni.

Persoanele acreditate nu au competența sa ridice probe din loturile de semințe menționate mai jos:

a) loturile de semințe care nu sunt proprietatea angajatorului sau, cu excepția prevederii art. 4 alin. (3);

b) loturile de semințe care fac obiectul unui litigiu;

c) loturile de semințe aflate în stoc mai mult de un an, la care se efectuează testul la rece (cold-test);

d) loturile de semințe din categoriile biologice prebaza și baza;

e) loturile de semințe destinate exportului.

Probele ridicate de persoanele acreditate nu pot fi destinate:

a) verificării oficiale în pre- și postcontrol;

b) pentru analize speciale;

c) supravegherii și monitorizarii.

Persoanele acreditate ale căror rezultate au fost corespunzătoare în urma supravegherii și monitorizarii, în măsura în care autoritatea oficială decide, pot fi împuternicite sa ridice probe din loturile de semințe prevăzute la alin. (1) lit. c), d), e) și în situațiile prevăzute la alin. (2) lit. a) și b).

Sondatorii acreditați trebuie să își mențină un nivel ridicat de pregătire teoretică și practica, prin următoarele:

a) sondarea sa reprezinte o activitate permanenta, fără întreruperi de lungă durata, iar în cazul unei întreruperi justificate pe o perioadă mai mare de 6 luni se va face retestarea persoanei acreditate;

b) sa participe periodic la instruiri;

c) să fie la curent cu modificările apărute în regulile și nomele tehnice în vigoare privind ridicarea de probe din loturile de semințe.

Sondatorul acreditat trebuie să fie instruit, testat sau retestat prin cursuri de pregătire similare celor pentru personalul oficial și trebuie atestat prin examinari oficiale.

Autoritatea oficială trebuie să dispună de personal specializat, echipamente și alte facilități necesare pentru a realiza expertize tehnice privind supravegherea și acreditarea sondatorilor loturilor de semințe.

Autoritatea oficială trebuie să se asigure ca persoana acreditata:

a) este libera de orice presiune ce poate afecta negativ calitatea muncii desfășurate;

b) este independenta în luarea deciziilor;

c) este impartiala când efectuează ridicari de probe;

d) nu obține nici un profit personal din ridicarea de probe.

Autoritatea oficială va comunică acordul pentru înscriere sau motivele pentru care înscrierea nu poate fi acceptată în termen de 5 zile lucrătoare de la data depunerii solicitării de acreditare și a întregii documentații solicitate.

Autoritatea oficială va asigura accesul la informații, documentație și va îndrumă sondatorul înainte și după acreditare.

Autoritatea oficială trebuie:

a) sa furnizeze celor interesați detalii cu privire la sistemul de acreditare a sondatorilor;

b) sa furnizeze celor interesați proceduri relevante pentru sigilarea, etichetarea și sondarea loturilor de semințe;

c) sa organizeze instruiri și aplicații practice pe probleme de sondare;

d) sa testeze persoana care a solicitat acreditarea și sa retesteze anual sondatorul acreditat;

e) sa aducă la cunoștința candidatului la acreditare rezultatul testarii în termen de 24 de ore de la obținerea rezultatelor verificării de la proba scrisă;

f) sa încheie un contract de acreditare cu angajatorul și sondatorul care a trecut probele de verificare în vederea acreditării și sa elibereze certificatul de acreditare pentru persoana acreditata;

g) sa organizeze audituri și monitorizarea activității de sondare, etichetare și sigilare;

h) sa verifice dacă echipamentele de sondare folosite de sondatorii acreditați sunt cele prevăzute de regulile și normele în vigoare;

i) sa initieze acțiuni corective sau sa retragă acreditarea dacă acțiunile corective nu sunt întreprinse sau nu sunt eficiente;

j) să asigure identificarea sondatorului acreditat printr-un număr unic și o ștampila personală.

Pe tot parcursul activității de acreditare se va menține confidențialitatea informațiilor obținute la toate nivelurile.

Autoritatea oficială trebuie să aibă certitudinea ca sondatorul acreditat respecta în totalitate regulile și normele în vigoare, iar activitatea pe care o desfășoară acesta este adecvată și eficienta pentru scopul propus. Aceasta certitudine poate fi obținută în mod obiectiv prin intermediul unui audit.

Auditorul sau auditorii care efectuează auditul sondatorilor vor fi din rândul auditorilor LCCSMS sau ITCSMS, recunoscuți de INCS. Auditorii vor fi instruiti anual de către LCCSMS sau de alte autorități similare din statele membre ale Comunității Europene și vor primi un certificat de auditor.

În cazul în care este necesar se pot utiliza persoane specializate din afară autorității oficiale. Dacă evaluarea, controlul și supravegherea sunt efectuate de personal din afară autorității oficiale, aceasta trebuie să se asigure ca personalul respectiv corespunde cerințelor impuse, încheindu-se un contract care va cuprinde condițiile ce se impun a fi respectate, inclusiv clauze de confidențialitate.

Auditul trebuie efectuat o dată la 3 ani pentru prelungirea acreditării, la cererea agentului economic, iar în cazul în care s-au identificat neconformități, frecventa auditurilor va fi sporită. Perioada de 3 ani începe de la data acreditării.

În urma auditului auditorul va întocmi un raport de audit în 3 exemplare, dintre care un exemplar rămâne la autoritatea oficială, un exemplar va fi înmânat agentului economic angajator și un exemplar sondatorului acreditat verificat.

În urma auditului, dacă raportul de audit este favorabil, se eliberează un nou certificat de acreditare.

Supravegherea sondatorilor acreditați va fi efectuată anual de autoritatea oficială, prin sondare și testare oficială a probelor, astfel:

a) prin sondarea și testarea, în primul an de la acreditare, a cel puțin 10% din numărul total de probe din loturile sondate de sondatorul acreditat;

b) începând cu al doilea an, dacă rezultatele au fost conforme, fiind respectate regulile și normele în vigoare, prin sondarea și testarea a 5% din loturile sondate de sondatorul acreditat;

c) în cazul în care numărul loturilor agentului economic este sub 100, vor fi sondate și testate oficial minimum 10 loturi în primul an și 5 loturi în următorii ani;

d) dacă numărul loturilor agentului economic depășește 400, vor fi sondate și testate maximum 40 de loturi în primul an și maximum 20 de loturi în următorii ani;

e) probele de verificare se ridica de un sondator oficial, prin alegerea randomizata a loturilor.

Rezultatele obținute în urma determinarilor efectuate pe probele de semințe ridicate oficial vor fi comparate cu rezultatele obținute pe probele de semințe ridicate din același lot de samanta de către sondatorul acreditat. Se va verifica totodată și încadrarea în toleranta a rezultatelor obținute.

Încadrarea în toleranta este obligatorie pentru toate probele prelevate. Atunci când diferența depășește toleranta maxima admisă, autoritatea oficială va stabili unele măsuri corective. În urma aplicării măsurilor corective rezultatele obținute vor fi transmise autorității oficiale. Dacă nici în urma acțiunilor corective rezultatele nu se încadrează în toleranta, acreditarea sondatorului este retrasă.

După încheierea determinarilor autoritatea oficială întocmește un raport în 3 exemplare. Un exemplar va rămâne la autoritatea oficială, un exemplar va fi înmânat agentului economic angajator și un exemplar sondatorului acreditat verificat.

Loturile de semințe din care s-au ridicat probe de către un sondator acreditat vor fi monitorizate prin atribuirea oficială a numerelor de lot care să permită identificarea acestora.

Minimum 5% din probele ridicate de sondatorul acreditat vor fi verificate în încercări comparative în postcontrol.