Normele din 6 octombrie 2004

ANEXĂ

privind exercitarea auditului public intern în cadrul Casei Naționale de Asigurări de Sănătate

și al caselor de asigurări de sănătate

2.

Tipuri de audit

Legea privind auditul public intern definește urmatoarele tipuri de audit:

a)

Auditul de sistem

- reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b)

Auditul performanței

- examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c)

Auditul de regularitate

- reprezintă examinarea acțiunilor asupra

efectelor financiare

pe seama fondurilor

publice sau a patrimoniului

public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice, conform normelor legale.

B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMANIA SI IN CADRUL SISTEMULUI DE ASIGURĂRI SOCIALE DE SĂNĂTATE

3.

Organizarea auditului public intern

În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel:

a)

UCAAPI

- structură

distinctă în cadrul

Ministerului

Finanțelor

Publice, constituită

din

compartimente

de

specialitate,

în

directa

subordonare

a ministrului finanțelor publice, având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză în domeniul activității de audit public intern la nivel național, care efectuează și

m1smni

de

audit

public

intern

de

interes

național

cu

implicații multisectoriale. UCAAPI este condusă de un director

general, numit de ministrul finantelor publice, cu avizul CAPI;

b)

CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialiști din

afara

Ministerului

Finantelor

Publice,

condus

de

un

președinte. CAPisprijină UCAAPI în definirea strategiei și îmbunătățirii activității de audit public intern în sectorul public;

c)

Compartimentele de audit public intern •

din entitățile publice -

structuri funcționale de bază în domeniul auditului public intern, care exercită efectiv funcția de audit public intern.

3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul Casei Naționale de Asigurări de Sănătate și al caselor de asigurări de sănătate

Auditul public intern la nivelul sistemului de asigurări sociale de sănătate reprezintă o activitate funcțional independentă și obiectivă, organizată la nivelul CNAS, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor

publice,

perfecționând

activitățile

desfășurate

în

cadrul

sistemului asigurărilor sociale de sănătate. Ajută CNAS și casele de asigurări de sănătate să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește

eficiența și eficacitatea sistemului

de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

Casa Națională de Asigurări de Sănătate este organizată și funcționează în

conformitate cu prevederile Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 150/2002.

La nivelul CNAS activitatea de audit public intern este asigurată de Direcția Audit Public Intern.

Direcția Audit Public Intern funcționează în subordinea directă a președintelui Casei Naționale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Prin atribuțiile sale, Direcția Audit Public Intern a CNAS nu trebuie să fie implicată în vreun fel în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern din cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate.

La casele de asigurări de sănătate aflate în subordinea CNAS auditul este organizat sub formă de compartimente, birouri sau servicii, ca urmare a aplicării prevederilor Legii nr. 161/2003.

3.2

Obiectivele auditului public intern în cadrul CNAS și CAS

3.2.1

Obiectivele auditului public intern desfășurat în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate sunt:

a)

Asigurarea obiectivă și consilierea, destinate să îmbunătățească sistemele ș1 activitățile desfășurate de CNAS și casele de asigurări de sănătate;

b)

Sprijinirea îndeplinirii obiectivelor instituției publice printr-o abordare sistematică și metodică, prin care se evaluează și se îmbunătățește eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare;

c)

Sprijinirea conducerii CNAS în ansamblul său și a conducerilor caselor de asigurări

prin

intermediul

opiniilor

și

recomandărilor

formulate

în

timpul

auditărilor, urmărindu-se gestionarea mai bmiă a riscurilor, asigurarea unei mai bune

administrări

și

păstrări

a

patrimoniului,

asigurarea

unei

mai

bune monitorizări a conformității cu regulile și procedurile existente, asigurarea unei evidențe contabile corecte, conforme cu legislația în vigoare și un

management informatic fiabil și coerent, îmbunătățirea calității managementului, a controlului și auditului intern, precum și îmbunătățirea eficienței și eficacității operațiilor.

3.2.2

Obiectivele misiunii de audit public intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui două obiective principale:

-

asigurarea conformității procedurilor și a operațiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

-

evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite și examinarea impactului efectiv - auditul de performanță.

3.3

Exercitarea misiunii de audit

1.

La nivelul CNAS fac obiectul auditului, conform prevederilor Legii nr. 672/2002, procesele și activitățile desfășurate la nivelul întregii structuri organizatorice.

2.

La nivelul caselor de asigurări de sănătate aflate în subordonarea CNAS fac obiectul activității de audit toate procesele și activitățile desfășurate la nivelul structurilor organizatorice ale acestor instituții.

4.

Atributiile compartimentului de audit public intern

În

conformitate

cu

art.11

din

Legea

auditului

public

intern,

atribuțiile compartimentului de audit public intern sunt:

a)

elaborează norme metodologice specifice entității publice care, după aprobare de Președintele CNAS, se înaintează structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății pentru avizare;

b)

elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Precizările referitoare la atribuțiile de la literele a) si b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1 din prezentele norme.

c)

efectuează activități de audit

public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale entității publice sunt transparente și sunt

conforme

cu

normele

de

legalitate,

regularitate,

economicitate,

eficiență

și eficacitate;

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate în CNAS, inclusiv din entitățile subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

-

angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de

plată, inclusiv din fondurile comunitare;

-

plățile asumate prin angajamente bugetare și legale, inclusiv din

fondurile comunitare;

-

vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri;

-

constituirea veniturilor publice;

-

alocarea creditelor bugetare;

-

sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

-

sistemul de luare a deciziilor;

-

sistemele de conducere și control precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

-

sistemele informatice.

d)

DAPI informează structura de audit public intern din Ministerul Sănătății despre recomandările neînsușite de către conducătorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

Structurile de audit public intern de la casele de asigurări vor transmite trimestrial Direcției Audit Public Intern sinteze ale recomandărilor neînsușite de către conducătorul casei de asigurări și consecințele neimplementării acestora, însoțite de documentația relevantă, după cum urmează:

-

entitățile publice subordonate transmit către DAPI sinteza, trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului;

-

DAPI transmite sinteza, trimestrial la structura de audit public intern din Ministerul Sănătății, în termen de 1O zile de la încheierea trimestrului.

e)

raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

Structurile de audit public intern transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz,

la cererea acestora, rapoarte periodice privind constatările, concluziile și recomandările rezultate din activitătile lor de audit.

'

f)

elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii

și recomandări

rezultate

din activitatea

de audit, progresele înregistrate

prin

implementarea

recomandărilor,

eventualele

iregularități/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum și informații referitoare la pregătirea profesională și riscuri identificate.

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, conform următorului calendar:

-

Casele de asigurări de sănătate transmit rapoartele anuale la DAPI până la 1O ianuarie;

-

DAPI transmite raportul anual la Ministerul Sănătății, până la 15 ianuarie.

g)

in cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entitătii publice și structurii de control intern abilitate.

care

' In situația în

în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de

la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activității/operațiunii

auditate,

auditorii

interni

trebuie

să

înștiințeze conducătorul entității publice și structura de inspecție sau o altă structură de control intern stabilită de conducatorul entității publice, în termen de 3 zile.

Cazurile de identificare a iregularităților și fraudelor sunt prezentate în capitolul referitor la raportările periodice și anuale.

În cazul identificării unor iregularități majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entității care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale auditării se estimează că, prin continuarea acesteia, nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informații insuficiente, etc.).

C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ȘI AUDITORILOR INTERNI

5.

Norme de calificare

5.1.

Carta auditului intern și Codul privind conduita etică a auditorului intern

5.1.1.

Carta auditului intern definește obiectivele, drepturile și obligațiile auditului intern și este elaborată de către fiecare șef al structurii de audit public intern și aprobată de conducătorul entității publice. Carta auditului intern

informează despre obiectivele și

metodele de audit, clarifică misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor și auditat și promovează regulile de conduită.

5.1.2.

Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etică a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etică a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii inte1ni trebuie sa le respecte în exercitarea atributiilor.

5.2.

Independența și obiectivitate

5.2.J. Independențta organizatorică

Direcția Audit Public Intern funcționează în subordinea directă a președintelui Casei Naționale de Asigurări de Sănătate, exercitând o funcție distinctă și independentă de activitățile entității publice. Prin atribuțiile sale, structura de audit public intern nu trebuie să fie implicată în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerințelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor și până la comunicarea rezultatelor acesteia.

.

5.2.2. Obiectivitate individuală

Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparțială, să nu aibă prejudecăți și să evite conflictele de interese.

Auditorii

interni

trebuie să-și îndeplinească

atribuțiile

în mod obiectiv

și independent, cu profesionalism și integritate, potrivit normelor și procedurilor specifice activității de audit public intern.

5.2.2.1

Numirea/destituirea șefului compartimentului de audit public intern

Șeful structurii de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entității publice, cu avizul DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății, astfel:

a)

Numirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al șefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătății,

în

conformitate cu procedura stabilită de aceasta.

Entitatea publică subordonată CNAS solicită acest aviz de la directorul DAPI în baza următoarei proceduri:

-

candidații pentru funcția de șef al structurii de audit public intern din cadrul caselor

de asigurări

de sănătate depun la

DAPI a CNAS

urmatoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de conceptie privind organizarea si exercitarea auditului public intern în entitatea respectivă; o declarație privind respectarea prevederilor art.20, alin.(l) din Legea auditului public intern,

referitoare la incompatibilitățile

auditorilor interni;

-

avizarea candidaților se face în termen de 1O zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora și prin consultări directe;

-

după obținerea avizului favorabil, numirea șefului structurii de audit public intern se face de către conducătorul entității publice respective, în conformitate cu

prevederile

legale

referitoare

la

organizarea

și

desfășurarea concursurilor/examenelor organizate la nivelul CNAS pentru ocuparea acestor funcții;

-

in cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei functii.

b)

Destituirea directorului DAPI a CNAS se face numai cu avizul prealabil al șefului compartimentului de audit public intern al Ministerului Sănătății, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta.

Entitatea publică subordonată CNAS solicită acest aviz

de la directorul DAPI a CNAS, în baza următoarei proceduri:

-

pentru destituirea șefului structurii de audit public intern, conducătorul entității

publice subordonate notifică directorului DAPI a CNAS despre intenția de destituire, precum și despre motivele destituirii;

-

directorul DAPI analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe

cu șeful structurii de audit public intern care este propus

pentru destituire,

după caz, și în termen de 1O zile prezintă

în scris

avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;

-

în cazul obținerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entității publice procedează în conformitate cu prevederile legale;

-

în cazul obținerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibilă.

c)

Candidații pentru ocuparea posturilor de șef serviciu în cadrul DAPI vor depune la directorul direcției documentele prevăzute la punctul 5.2.2.1 pentru obținerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs.

În cazul promovării concursului, numirea șefului de serviciu din structura DAPI se face de către Președintele CNAS.

5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni

Auditorul public intern este acea persoană publică cu studii superioare economice, juridice, medicale sau farmaceutice care, în urma promovării concursului organizat la nivelul CNAS, este desemnată să efectueze auditul public intern la o structură din cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate și care-și asumă responsabilitatea ultimă în legătură cu auditul efectuat.

Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entității publice, numai cu avizul prealabil al sefului structurii de audit public intern, astfel:

a)

Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, seful structurii de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidații pentru ocuparea funcției de auditori interni și poate avea consultări directe cu aceștia, cu 5- 1O zile înainte de data susținerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu

declarațiile candidaților privind respectarea

prevederilor art.20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilitățile auditorilor interni, precum si scrisori de recomandare. În cazul obținerii

unui aviz favorabil, numirea

în funcție se face de către conducătorul entității publice, în conformitate

cu

prevederile

legale

referitoare

la

organizarea

și

desfășurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcții;

b)

Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entității publice înștiințează seful structurii de audit public intern despre intenția de revocare a unui auditor intern și despre motivele acesteia. Seful structurii de audit public intern analizează motivele, efectuează investigații, are consultări directe cu aceștia, după caz, și în termen de 1O zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocarii.

c)

Candidații pentru ocuparea posturilor de auditori în cadrul DAPI vor depune la directorul direcției documentele prevăzute la punctul 5.2.2.2 pentru obținerea avizului de participare la concurs. Dacă avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concurs.

În cazul promovării concursului, numirea auditorilor din structura DAPI se face de către Președintele CNAS.

5.2.3. Pierderea independenței și obiectivității auditorilor interni

Persoanele care sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entității publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiași entități publice. Auditorii interni nu pot fi desemnați să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soți, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv,

cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicați în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care în mod potențial le pot audita și nici în elaborarea și implementarea sistemelor de control intern ale entităților publice.

Auditorii interni care au responsabilități

în derularea

programelor și proiectelor finanțate integral sau parțial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicați în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredințeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceștia au deținut funcții sau au fost implicați în alt mod. Această interdicție se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situațiile prevăzute mai sus, au obligația de a informa de îndată, în scris, conducătorul entității publice și șeful structurii de audit public intern.

5.3.

Competența și conștiința profesională

5.3.1.

Competența

Pregătirea și experiența auditorilor interni constituie un element esențial în atingerea eficacității activității de audit.

Auditorii interni trebuie să posede cunoștințe, îndemânare și alte competențe necesare pentru a-și exercita responsabilitățile individuale, mai ales:

-

competența în vederea aplicării normelor, procedurilor și tehnicilor de audit;

-

competența în ceea ce priveste principiile și tehnicile contabile;

-

cunoașterea principiilor de bază îin economie, în domeniul juridic și în domeniul tehnologiilor informatice;

-

cunoștințe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate și frauda, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;

-

capacitatea de a comunica oral și în scris, de a putea expune clar și eficient obiectivele, constatările și recomandările fiecarei misiuni de audit public intern.

Structura de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competența și experiența necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredințate acelor persoane cu o pregătire și experiență corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcmu.

Structura de audit public intern trebuie să dispună de metodologii și sisteme IT modeme, de metode de analiză analitică, eșantioane statistice și instrumente de control a sistemelor informatice.

Seful structurii de

audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru

fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnati poseda cunostintele, indemanarea si competentele necesare pentru desfasurarea corecta a misiunii.

Pentru cunostinte

de stricta specialitate pot fi contractate

servicii de expertiza/ consultanta din afara entitatii publice.

5.3.2.

Conștiința profesională

Auditorul intern trebuie să depună toate eforturile în decursul exercitării funcției sale și să ia in considerație urmatoarele elemente:

-

perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;

-

complexitatea și importanța domeniilor auditate;

-

pertinența și eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor și de control; probabilitatea

existenței

erorilor,

iregularităților

și

a

unor

disfuncționalități semnificative;

-

costurile

implementării

unor

controale

suplimentare

în

raport

cu

avantajele preconizate.

Fiind conștient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie să dea dovadă de o vigilență sporită în ceea ce privește riscurile semnificative susceptibile să afecteze obiectivele, activitățile și resursele entității publice.

5.3.3.

Pregatirea profesională continuă

Auditorii interni trebuie să-și îmbunatățească cunoștințele și practica profesională printr-o pregatire continuă.

Șeful structurii de audit public intern, respectiv conducerea entității publice, va asigura condițiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minim 15 zile pe an.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi

contractate servicii de expertiză/consultanță din afara entității publice. Competența

și capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate și lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitantă.

5.4.

Programul de asigurare și îmbunătățire a calității

5.4.1.

De.finire

Șeful structurii de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare și îmbunătățire a calității sub toate aspectele activității de audit public intern. Programul trebuie să

asigure că normele, instrucțiunile și codul etic sunt respectate de auditorii interni.

5.4.2.

Evaluarea programului de calitate

Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permita evaluari interne si externe.

5.4.2.1.

Evaluarea internă

Evaluarea internă presupune efectuarea de controale permanente, prin care șeful structurii de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calității misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest cadru, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficiențelor, inițierea îmbunătățirilor necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern și planificarea activităților de perfecționare profesională.

5.4.2.2.

Evaluarea externă

prm:

Evaluarea externă este efectuată de către DAPI/Ministerul Sănătății, după caz,

-

verificarea respectării normelor, instrucțiunilor și a Codului privind conduita etică a auditorului intern, cel puțin o dată la cinci ani, inițiindu-se măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entității publice în cauză;

-

avizarea numirii/ destituirii șefilor structurilor de audit public intern din entitățile publice.

6.

Norme de funcționare a auditului public intern

6.1.

Cerințe privind funcționarea compartimentului de audit public intern

Directorul Direcției Audit Public Intern și șeful structurii de audit public intern de la casele de asigurări sunt responsabili pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit public intern.

6.1.1.

Planificarea activitatii de audit public intern bazata pe analiza riscurilor

6.1.1.1.

Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern se întocmește anual de către DAPI și de către structurile de audit public intern din cadrul caselor de asigurări de sănătate.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a)

Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;

b)

Criteriile

semnal/sugestiile conducătorului entității

publice,

respectiv:

deficiențe constatate anterior în rapoartele de audit; deficiențe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi; alte informații și indicii referitoare la disfuncționalități sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem;analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului;

evaluarea

impactului

unor modificări

petrecute

în mediul

în care evoluează sistemul auditat;

c)

Temele defalcate din planul anual al DAPI/Ministerului Sănătății. Conducătorii entităților publice sunt obligați să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de DAPI/Ministerul Sănătății să fie introduse în planul anual de audit public intern al entității publice, să fie realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat;

d)

Numărul entităților publice subordonate;

e)

Respectarea periodicității în auditare, cel puțin o data la 3 ani;

f)

Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g)

Recomandările Curții de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul CNAS este intocmit de DAPI până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Președintele CNAS aprobă proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent.

Proiectul planului anual de audit public intern la nivelul caselor de asigurări este întocmit de structurile de audit public intern până la data de 1O decembrie a anului

precedent, se avizează de Președintele - Director Gerteral al casei de asigurări, după care se înaintează directorului DAPI, în vederea aprobării, însoțit de referatul de justificare.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

6.1.1.2.

Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este însoțit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexă la referatul de justificare), criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

6.1.1.3.

Structura planului de audit public intern

Planul anual de audit intern are următoarea structură:

-

scopul acțiunii de auditare;

-

obiectivele acțiunii de auditare;

-

identificarea/descrierea activității/operațiunii supuse auditului public intern;

-

identificarea/descrierea entității/entităților sau a structurilor

organizatorice la care se va desfășura acțiunea de auditare;

-

durata acțiunii de auditare;

-

perioada supusă auditării;

-

numărul de auditori proprii antrenați în acțiunea de auditare;

-

precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanță (dacă este cazul);

-

numărul de auditori care urmează să fie atrași în acțiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

6.1.1.4.

Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face în funcție de:

-

Modificările legislative sau organizatorice, care schimbă gradul de semnificație a auditării anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;

-

Solicitarile DAPI/Ministerului Sănătăt , ii de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entității publice.

6.1.2.

Gestiunea resurselor umane

Șeful structurii de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfășurarea activităților de audit public intern și trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

6.1.3.

Reglementarea activității de audit public intern în cadrul sistemului de asigurări sociale de sănătate

Direcția Audit Public Intern a CNAS elaborează norme metodologice specifice întregului sistem de asigurări sociale de sănătate, norme care se vor înainta spre avizare la Ministerul Sănătății, după aprobarea acestora de către președintele CNAS.

6.1.4.

Raportarea activității de audit public intern

Raportul

de audit public intern finalizat, împreună

cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entității publice care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare

Structura de audit public intern asigură:

a)

raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

b)

elaborarea raportului anual al activității de audit public intern;

c)

în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, se raporteaza imediat conducătorului entității publice și structurii de control intern abilitate;

d)

informarea DAPI/structurii de audit public intern din Ministerul Sănătății, după caz, despre recomandările neînsușite de către conducatorul entității publice auditate, precum și despre consecințele acestora;

e)

verificarea și raportarea la DAPI/Ministerului Sănătății, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

6.2.

Obiective aferente unei activități de audit public intern în cadrul sistemului asigurărilor sociale de sănătate

6.2.1.

Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entității publice în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze și să evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entității publice, privind:

-

fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale;

-

eficacitatea și eficienta operațiilor;

-

protejarea patrimoniului;

-

respectarea legilor, reglementărilor și contractelor.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv

cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

6.2.2.

Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern

ajută entitatea publică

să mențină un

sistem de control adecvat prin evaluarea eficacității și eficienței acestuia, contribuind la îmbunatățirea lui continuă.

Evaluarea pertinenței și eficacității sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor și va viza operațiile și sistemele informatice ale entității publice din următoarele puncte de vedere:

-

fiabilității și integrității informațiilor financiare și operaționale;

-

eficacității și eficienței operațiilor;

-

protejării patrimoniului;

-

respectării legilor, reglementărilor și procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor

deficiențelor semnificative ale acestora.

Auditorii interni trebuie să analizeze operațiile și activitățile și să determine masura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite și dacă operațiile/activitățile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine masura în care conducătorul entităt , ii publice a definit criterii adecvate de apreciere și dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate și de auditorii interni

în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreuna cu conducerea entitatii publice, să elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.

Aceasta parte prezintă metodele și instrumentele utilizate în derularea unei misiuni de audit public intern.

7.

Schema generală privind derularea misiunii de audit public intern

Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. În partea stângă a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar în partea dreaptă rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunzătoare.

În

Ghidul

procedural

sunt

descrise

procedurile

și

modelele

standard

ale documentelor utilizate.

Derularea misiunii de audit public intern

Ordinul de serviciu Declarația de independență

Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

A-Ol A-02

B-01

Initicrea auditului

PO I, P02, P03

,

- ț'.•

Analiza riscurilor P05

Elaborare programului de audit ] public intern P06

Deschiderea sedintci P07

-·->·

Minuta sedintei de deschidere

B-02

."'

j,

Cokctarea dovezilor

., ' POS

Teste

A-04

Formularele constatarilor de audit

A-05

--------',,----

Interventia la fata locului

l o"""""'

și

raro""""

iregularitatilor P09

Formular de constatare și raportare a iregularităților

A-06

-.

'\\

:_

0

-vi-z-ui-re_a_d_o_c_u_m_e_nt_e_lo_r_d_e_lL_,c

_

n_ ,

r_u_ :_ '_c_e_nt_ra_liz:::: --do_c_u_ff_,e_n_t,:-lo_r_d_ _-_0 2

<p1chiderca sedintei P1 1

1--}>

Minuta ședinței de închidere B-03•

a_u_d_it_P_1_2

--l>·

I

Proiect de raport A07-l Transmiterea proiectului de Raport

P13

Elaborarea proiectului de raport de

Reuniunea de conciliere P14

Minuta Reuniunii

de

conciliere B-04

R_,_'P_o_rt_u_l1_1,_1a_1_r_1_s

, >

I

Raportul final

A07-2

Supervizarea P16

I

Unni\rirea rcconrnndnrilor Pl8

Fișa de urn1i\rire n

-,';,, Recom,mdilrik1r A-OS

Prcgatirea misiunii de audit

Dililzareu Raportului de audit public intern PI 7

Programul de audit A03

Programul preliminar al interventiilor la fata locului A03--1

Tabelul «puncte tari si puncte slabe» C-01

Colectarea și prelucrarea informatiilor P04

Etape

:Proceduri

Documente

Raportul de auclit public

intern

Urmarirea

recomanclari lor

8.

Pregătirea misiunii de audit public intern

8.1.

Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se întocmește de șeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de către compartimentul de audit public intern.

Ordinul de serviciu repartizează sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât

aceștia să poată demara misiunea de audit.

8.2.

Declarația de independență

Independența auditorilor interni selectați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarată. În acest sens fiecare auditor intern trebuie să întocmească o declarație de independență.

8.3.

Notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul că, pe parcursul

misiunii, vor avea loc intervenții la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

8.4.

Colectarea și prelucrarea informațiilor

8.4.1.

Colectarea informațiilor

În această etapă auditorii interni solicită și colectează informații cu caracter general despre entitatea/structura auditată. Aceste informații trebuie să fie pertinente și utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:

a)

identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;

b)

cunoașterea organizării entității/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

c)

identificarea punctelor cheie ale funcționării entitatii/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

d)

identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

e)

identificarea

informațiilor

probante

necesare

pentru

atingerea

obiectivelor controlului și selecționării tehnicilor de investigare adecvate.

8.4.2.

Prelucrarea informațiilor

Prelucrarea informatiilor constă în :

a)

analiza structurii/ent '

ității auditate și activității sale (organigrama, regulamente de funcționare, fișe ale posturilor, circuitul documentelor);

b)

analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;

c)

analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

d)

analiza rezultatelor controalelor precedente;

e)

analiza informațiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

8.5.

Identificarea obiectelor auditabile

8.5.1 Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practică.

8.5.2. Etapele identificării obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 etape:

a)

detalierea

fiecărei

activități

în operații

succesive

descriind

procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b)

definirea

pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

c)

determinarea modalităților de funcționare necesare pentru ca entitatea să atingă obiectivul și să elimine riscul.

8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice și ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

8.6.

Analiza riscurilor

8.6.1.

Definirea riscului

Riscul reprezinta orice eveniment, acțiune, situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entității publice de a realiza obiectivele.

8.6.1.1.

Categorii de riscuri

Categorii de riscuri:

a)

Riscuri de organizare

(neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilități precise;

insuficienta

organizare

a

resurselor

umane;

documentația

insuficientă, neactualizată;

b)

Riscuri

operationale:

neînregistrarea

îin

evidențele

contabile;

arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operațiilor cu risc ridicat;

c)

Riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar;

d)

Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.

8.6.1.2.

Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

-

probabilitatea de apariție;

-

nivelul impactului, respectiv gravitatea consecințelor și durata acestora.

8.6.2.

Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri:

a)

să identifice pericolele din entitatea/structura auditată;

b)

să identifice dacă controalele interne sau procedurile entității/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c)

să evalueze structura/evoluția controlului intern al entității/structurii auditate.

8.6.3.

Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele :

a)

analiza activității entității/structurii auditate;

b)

identificarea și evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativă

a

activităților

entității/structurii auditate,

cu

incidență

asupra operațiilor financiare;

c)

verificarea existenței controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum și evaluarea acestora;

d)

evaluarea punctelor slabe, cuantificarea și împărțirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare și

evaluare a riscurilor semnificative și pe cele depistate în cursul altor misiuni.

8.6.4.

Măsurarea riscurilor

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariție a riscului și de gravitatea consecințelor evenimentului. Pentru realizarea masurării riscurilor se utilizează drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere .

8.6.4.1.

Măsurarea probabilității

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilității de apariție a riscului sunt:

a)

aprecierea vulnerabilității entității;

b)

aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariție a riscului variază de la imposibilitate la certitudine și este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele:

-

probabilitate mică;

-

probabilitate medie;

-

probabilitate mare.

a)

Aprecierea vulnerabilității entității

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toți factorii cu incidență asupra vulnerabilității domeniului auditabil, cum ar fi:

-

resursele umane;

-

complexitatea prelucrării operațiilor;

-

mijloacele tehnice existente .

Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:

-

vulnerabilitate redusă;

-

vulnerabilitate medie;

-

vulnerabilitate mare.

b)

Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize al entității, pe trei nivele:

-

control intern corespunzător;

-

control intern insuficient;

-

control intern cu lipsuri grave.

a calitătii controlului intern

'

8.6.4.2.

Măsurarea gravității consecințelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scară valorică, pe trei nivele:

-

impact scăzut;

-

impact moderat;

-

impact ridicat. Probabilitate

mare

medie

mică

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

mpact

scăzut

moderat

ridicat

8.6.5.

Metoda

-

model de analiză a riscurilor

Prezentele norme metodologice exemplifică efectuarea analizei riscurilor pnn parcurgerea următorilor pași:

a)

identificarea

(listarea) operațiilor/activitățiilor auditabile,

respectiv a obiectelor

auditabile. În această fază se analizează si se identifica activitățile/operațiile precum și interdependențele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiză;

b)

identificarea amenințărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operațiuni/ activități, prin determinarea impactului financiar al acestora;

c)

stabilirea criteriilor de analiză a riscului. Recomandăm

utilizarea criteriilor

: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă și aprecierea calitativă;

d)

stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel :

d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern

corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave

-

nivel 3;

d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu- nivel 2; impact financiar important- nivel 3;

d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie -nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.

e)

stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate și un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operație/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operației/activității respective. Punctajul total al riscului se obține utilizând formulele:

i

=

1

Unde:

sau

Pi= ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

T = Nl x N2 x

x Ni, unde

N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

f)

clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obținute anterior, în:

risc mic, nsc mediu, risc mare;

g)

ierahizarea/operațiunilor activitățiilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe. Tabelul punctelor tari și punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluarii fiecărei activități/operațiuni/teme analizate și permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activității de audit public intern,

respectiv stabilirea

tematicii în detaliu. Tabelul prezinta în partea stângă rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori și indici), iar în partea dreaptă opinia și comentariile auditorului intern.

Domeniu

Obiective

Riscuri

Opinie

Comentariu

T/S

Consecinte

'

Gradul de încredere

Notă: T - tare

S - slab

8.

7.

Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de șeful compartimentului de audit public intern si adusă la cunostința principalilor responsabili ai entității/structurii auditate în cadrul ședinței de deschidere.

8.7.1.

Programul de audit public intern

Programul

de

audit

public

intern

este

un

document

intern

de

lucru

al compartimentului de audit public intern, care se intocmește in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

a)

asigură șeful compartimentului de audit public intern

că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b)

asigură repartizarea sarcinilor si planificarea activităților, de catre supervizor.

8.7.2 Programul preliminar al intervențiilor la fața locului

Programul preliminar

al intervențiilor la fața locului se intocmeste in baza programului de audit public intern si prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.

8.8.

Deschiderea intervenției la fața locului

8.8.1.

Ședința de deschidere

Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se derulează la unitatea auditată, cu participarea auditoriilor interni și a personalului entității/structurii auditate.

Ordinea de zi a ședinței de deschidere trebuie să cuprindă :

a)

prezentarea auditorilor interni;

b)

prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c)

stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

d)

prezentarea tematicii în detaliu;

e)

acceptarea calendarului întâlnirilor;

f)

asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanțe). Amânarea trebuie discutată cu compartimentul de audit public intern și notificată la conducătorul entității publice.

8.8.2.

Minuta ședinței de deschidere

Data ședinței de deschidere, participanții, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedintei de deschidere.

'

8.9.

Notificarea privind realizarea intervențiilor la fața locului

Compartimentul de audit public intern trebuie să notifice entitatea/structura auditată despre programul verificărilor la fața locului, inclusiv perioadele de desfășurare. Odată cu această notificare trebuie să se transmită și Carta auditului intern.

9.

Intervenția la fața locului (munca de teren)

9.1.

Definire și etape

Intervenția la fața locului constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora.

Intervenția la fața locului cuprinde următoarele etape:

a)

cunoașterea activității/sistemului/procesului supus verificării și studierea procedurilor aferente;

b)

intervievarea personalului auditat;

c)

verificarea înregistrărilor contabile;

d)

analiza datelor și informațiilor;

e)

evaluarea eficienței și eficacității controalelor interne;

f)

realizarea de testări;

g)

verificarea modului de realizare a corectării acțiunilor menționate în auditările precedente (verificarea realizării corectării)

9.2.

Tehnici si instrumente de audit intern

9.2.1.

Principalele tehnici de audit intern

9.2.1.1.

Verificarea

-

asigură

validarea,

confirmarea,

acuratețea

înregistrărilor, documentelor,

declarațiilor,

concordanța

cu

legile

și

regulamentele, precum

și eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a)

Comparația:

confirmă identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

b)

Examinarea:

presupune

urmărirea

în

special

a

detectării

erorilor

sau

a iregularităților;

c)

Recalcularea:

verificarea calculelor matematice;

d)

Confirmarea:

solicitarea informației din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul validării acesteia;

e)

Punerea de acord:

procesul de potrivire a două categorii diferite de îmegistrări;

f)

Garantarea:

verificarea

realității

tranzacțiilor

înregistrate

prin

examinarea documentelor, de la articolul îmegistrat spre documentele justificative;

g)

Urmărirea:

reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul îmegistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost îmegistrate.

9.2.1.2.

Observarea fizică

reprezintă modul prin care auditorii interni își formeaza o părere proprie.

9.2.1.3 Interviul

se realizează de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informațiile primite trebuie confirmate cu documente.

9.2.1.4. Analiza

constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

9.2.2.

Principalele instrumente de audit intern

9.2.2.1.

Chestionarul

cuprinde întrebările pe care le formulează

auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt:

a)

chestionarul de luare la cunoștiință (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul

socio-economic, organizarea internă, funcționarea entitătii/structurii auditate;

b)

chestionarul de control intern (CCI) - ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestor disfuncții;

c)

chestionarul-listă de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind

obiectivele definite, responsabilitățile și metodele mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente.

9.2.2.2.

Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit),

care permite:

-

stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor si responsabilităților referitoare la acestea;

-

stabilirea documentației justificative complete;

-

reconstituirea operațiunilor de la suma totală până la detalii individuale și mvers.

9.2.2.3.

Formularele constatărilor de audit public intern

- se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern.

a)

Fișa de identificare și analiză a problemelor (FIAP)

- se întocmește pentru fiecare disfuncționalitate constatată. Prezintă rezumatul

acesteia, cauzele și

consecințele, precum și recomandările

pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul

misiunii,

confirmată

de reprezentanții

entității/structurii auditate

și supervizată de șeful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul acestuia).

b)

Formularul de constatare și raportare a iregularităților

- se întocmește în cazul în care auditorii interni constată existența sau posibilitatea producerii unor iregularități. Se transmite imediat șefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.

9.3.

Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern - prin informațiile conținute asigură legătura între sarcina de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

a)

Dosarul permanent

cuprinde următoarele secțiuni :

Secțiunea A - Raportul de audit public intern și anexele acestuia:

-

ordinul de serviciu;

-

declarația de independență;

rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandărilor);

-

fișele de identificare și analiză a problemelor (FIAP);

-

formularele de constatare a iregularităților; programul de audit.

Sectiunea B - Administrativă:

-

no ' tificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;

minuta ședinței de deschidere;

-

minuta reuniunii de conciliere;

-

minuta ședinței de închidere;

-

corespondență cu entitatea/structura auditată.

Secțiunea C - Documentația misiunii de audit public intern

:

-

strategii interne;

-

reguli, regulamente și legi aplicabile;

-

proceduri de lucru;

-

materiale despre entitatea/structura auditată (îndatoriri, responsabilități, număr de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);

-

informații financiare;

-

rapoarte de audit public intern anterioare și externe

-

informații privind posturile cheie/fluxuri de operații;

-

documentatia analizei riscului.

'

Secțiunea D

-

Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia:

-

revizuirea raportului de audit public intern;

-

răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b)

Dosarul

documentelor

de lucru

-

cuprinde

copii xerox

a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G, . ..) pentru

fiecare

secțiune/obiectiv de

audit

din

cadrul

Programului

de

audit. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.

9.4.

Revizuirea

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern,

pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.

9.5.

Păstrarea și arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entității publice care a dispus auditarea și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din '

raportul

de

audit

public

intern,

după

care

se

arhivează

în

concordanță

cu reglementările legale privind arhivarea.

9.6.

Ședința de închidere a intervenției la fața locului

are

drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni ,

a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern și a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmește o minută a ședinței de închidere.

10.

Raportul de audit public intern

10.1.

Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)

În elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerințe:

a)

constatările trebuie să aparțină domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern și să fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;

b)

recomandările trebuie să fie în concordanță cu constatările și să determine reducerea riscurilor potențiale;

c)

proiectul de raport trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate;

d)

se întocmește pe baza FIAP-urilor.

În redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:

a)

constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă și incontestabilă;

b)

evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c)

promovarea unui limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret;

d)

evitarea tonului polemic, jignitor, tendențios;

e)

ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteză sau la concluzii);

f)

evidențierea aspectelor pozitive și a îmbunătățirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

I

0.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul

Raportului

de audit public intern

trebuie

să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a)

scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;

b)

date de identificare a misiunii de audit public

intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată);

c)

modul de desfășurare a acțiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern);

d)

constatări efectuate;

e)

concluzii și recomandări;

f)

documentația-anexă (notele explicative; note de relații; situații, acte, documente și orice alt material probant sau justificativ).

10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditată, iar aceasta trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.

10.4. Reuniunea de conciliere

În termen de 1O zile de la pnmirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată în cadrul căreia se analizează constatările și concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmește o minută privind desfășurarea reuniunii de conciliere.

1O. 5.

Elaborarea Raportului de audit public intern

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoțit de o sinteză a principalelor constatări și recomandări.

Raportul de audit public intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit pe fiecare pagină a acestuia ,

iar ultima pagină este semnată și de către șeful structurii de audit public intern.

Șeful compartimentului de audit public intern trebuie să

informeze DAPI sau Ministerul

Sănătății, după caz, despre recomandările

care nu au fost avizate de conducătorul entității publice. Aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de

sustinere.

'

1O.6. Difuzarea Raportului de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern,

finalizat,

împreună

cu

rezultatele

concilierii

și

punctul

de

vedere

al entității/structurii

auditate

conducătorului entității publice care a aprobat misiunea ,

pentru analiză si avizare.

Pentru instituția publică mică, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

Accesul altor instituții abilitate la raportul de audit public intern și la dosarele de lucru se face numai cu acordul Președintelui CNAS.

Când accesul este permis, se transmit solicitantului doar copii ale documetelor respective.

11.

Urmărirea recomandărilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea că recomandările menționate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace și că, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Structura auditată trebuie să informeaze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor.

11.1.

Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în : elaborarea unui plan de acțiune, însoțit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea în practică a recomandărilor;

comunicarea periodică a stadiului progresului îndeplinirii recomandărilor; evaluarea rezultatelor obținute.

I 1.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifică și raportează DAPI sau Ministerului Sănătății, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Compartimentul de audit public intern va comunica conducătorului entității publice stadiul implementării recomandărilor.

12.

Supervizarea misiunii de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfășurare a misiunii de audit public intern.

Scopul acțiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate, astfel :

a)

ofera instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit;

b)

verifică executarea corectă a programului misiunii de audit;

c)

verifică existența elementelor probante;

d)

verifică dacă redactarea raportului de audit public intern, atât cel intermediar cât și cel final, este exactă, clară, concisă și se efectuează în termenele fixate.

În cazul în care șeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurată de un auditor intern desemnat de acesta.

13.

PROCEDURA P

-

01 ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit public intern.

Premise:

Ordinul

de

serv1cm

reprezintă

mandatul

de

interventie

dat

de

către compartimentul de audit public intern și se întocmește de către șeful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern.

Procedura:

Șeful Compartimentului de audit public intern

serv1cm

fiecare auditor în parte;

Personalul de secretariat

Auditorii

5. Iau la cunoștință de Ordinul de serviciu și de sarcinile repartizate.

1.

Repartizează

sarcinile de

..

pe

2.

Întocmește Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.

3.

Alocă un număr Ordinului de serviciu;

4.

Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.

Exemplu

Entitatea publica Nr.......Data.........

Model A-Ol

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile .......și cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la...........în perioada

Scopul

misiunii de audit este........, iar obiectivele acesteia sunt........ Mentionăm că se va efectua un audit de........

Echip '

a de audit public intern este formată din următorii auditori.....

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

14.

PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENT ,

EI

Scopul:

De a demonstra independența auditorilor față de entitatea/structura auditată.

Premise:

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind fumizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligați să informeze de urgență conducerea.

Procedura:

Auditorii

1. Completează Declarația de Independență - Model A02;

Șeful structurii de audit

Auditorii

2.

Verifică Declarația de Independență;

3.

Identifică incompatibilitatea semnalată de catre auditori și stabilește modalitatea în care aceasta poate fi atenuată;

4.

Aprobă Declarațiile de Independență;

5.

lndosariază Declarația de independentă în dosarul de audit;

6.

Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupusă, informează de urgență conducerea.

DECLARAT/A DE INDEPENDENTĂ-Model A-02

Entitatea publică........

A fi completat de către auditori, inclusiv consultanții: Numele ... . ............ . .......... . .............................

Data ...........

Misiunea de audit public intern ...........................................

Incompatibilități

În legatura cu entitatea/structura auditată ........

Da

Nu

Ați avut/aveți vreo relație oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteți să vă interesați, să

descoperiți sau să constatati slăbiciuni de audit în orice fel?

Aveți idei preconcepute față de persoane, grupuri, organizații sau obiective care ar putea să vă influenteze în misiunea de audit?

Ati avut/aveți funcții sau ați fost/sunteți implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un

alt mod în activitatea entității/structurii ce va fi auditată?

Aveți responsabilități în derularea programelor și proiectelor finanțate integral sau partial de Uniunea Europeană?

Ați fost implicat în elaborarea și implementarea sistemelor de control ale entității/structurii ce urmează a fi auditată?

Sunteți soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entității/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului

de conducere colectivă?

Aveți vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevențe de la vreun grup anume, sau organizație sau

nivel guvernamental?

Ați aprobat înainte facturi, ordine de plata, și alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incomptibilitate personală, externă sau organizațională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra și a face rapoartele de audit imparțiale, notificați șeful

Compartimentului de audit public intern de urgentă?

Auditor,

Conducător Compartiment de audit public intern,

ModeIA-02 Entitatea publică

Se completează de către Șeful de serviciu

I.

Incompatibilități personale (a se trece din pagina anterioară)

2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitățile? Dacă da, explicați cum anume

Data și semnatura

15.

PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul:

Să informeze entitatea/structura auditată de declanșarea misiunii de audit public intern.

Premise:

Se intenționează ca prin notificarea entitații/structurii auditate să se asigure desfășurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura:

Auditorii

I

. Pregătesc adresa de notificare către părțile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit

Personalul de secretariat

4. Alocă un număr adresei de notificare și o transmite entitătii/structurii auditate;

Auditorii

2.

Verifică adresa de notificare;

3.

Semnează adresa de notificare;

5.

Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul de audit;

6.

Îndosarieaza copia adresei de notificare în dosarul permanent.

Model B-01 Entitatea publica

Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre

Părtile interesate

'

De la

Conducătorul Compartimentului de audit public intern Ref

Denumirea misiunii de audit public intern Stimate(ă)..........................

In conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează

ca în perioada de........... să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema

la

(numele entității/structurii auditate).

Auditul

va

examina

responsabilitățile

asumate

de

catre

(numele entității/structurii

auditate)

și

va

determina

dacă

aceasta

își

îndeplinește obligațiile sale într-un mod eficient și efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea

discutarii diverselor

aspecte ale misiunii

de audit, cuprinzand:

-

prezentarea auditorilor;

-

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

-

programul intervenției la fața locului;

-

scopul misiunii de audit public intern;

-

alte aspecte .

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară: .....................

Dacă aveți unele întrebări privind această acțiune, vă rog să contactați pe (numele auditorului) sau pe mine.

Cu stimă

Data

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

16.

PROCEDURA P-04 COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR

Scopul:

Cunoașterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată .

Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiză de risc și cele de verificare.

Premise:

Colectarea este, în fapt, pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, fiabile, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informațiilor presupune:

-

identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio­ economic în care entitatea/structura auditatș își desfășoara activitatea;

-

analiza cadrului normativ ce reglementeazș activitatea entității/structurii auditate;

-

analiza

entității/structurii auditate

și activitățiile

sale (organigrama, regulamente de funcționare, fișe ale posturilor, procedurile scrise);

-

analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

-

identificarea punctelor cheie ale funcționării entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

-

să identifice constatările semnificative și recomandările din rapoartele de audit precedente care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

-

identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

-

să identifice surse potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului și să considere validitatea și credibilitatea acestor informatii.

'

Procedura:

Auditorii

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

<lupa caz.

1.

Identifică legile ș1 regulamentele aplicabile entității/structurii auditate;

2.

Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fișe ale posturilor, proceduri scrise ale entității/structurii auditate;

3.

Identifică personalul responsabil;

4.

Identifică circuitul documentelor;

5.

Obțin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;

6.

Adună date statistice asupra performanței pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului;

7.

Se familiarizează cu activitatea entității/structurii auditate;

8.

Revede documentația;

9.

Organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor auditabile și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei,

17.

PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR

Scopul:

Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are

drept

scopuri:

identificarea

pericolelor

din

entitatea/structura

auditată,

dacă controalele interne sau procedurile entității/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluției controlului intern al entității/structurii auditate.

Premise:

Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului ăpuncte tari și puncte slabe".

Aprecierea unui risc are la bază doua estimări:

-

gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului (sau al consecințelor directe și indirecte);

-

probabilitatea ca riscul să revină (noțiune cuantificată formal).

Riscurile potențiale se pot concretiza în recomandări de audit, aceastea depinzând de rezultatele de la controalele, testările și verificările anterioare.

Punctele tari și punctele slabe se exprimă calitativ și cantitativ în funcție de rezultatele așteptate și de condițiile de obținere a acestora.

Un punct tare sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcție de un obiectiv de

control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcționare a entității/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:

Auditorii

constatările făcute către conducătorul Compartimentului de

audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

1 O.

Organizează o sedință pentru identificarea obiectivelor de audit și a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei, după caz;

11. Avizează Tabelul puncte tari și puncte slabe și Fișele de Constatare și Analiză a Problemelor inițiate pentru fiecare control potențial.

Auditorii

12. Îndosariază Tabelul puncte tari și puncte slabe în dosarul

permanent, secțiunea C.

1.

Din activitatea desfășurată în timpul colectării

ȘI

prelucrării informațiilor, pregătesc o listă centralizatoare a obiectelor auditabile;

2.

Identifică amenințările (riscurile) asociate acestor operațiuni/activități;

3.

Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;

4.

Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;

5.

Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

6.

Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

7.

Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute;

8.

Ierarhizează operațiunile activitățiilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari și puncte slabe;

9.

Transmit

Tabelul

puncte

tari

ȘI

puncte

slabe

ȘI

Exemplu Entitatea publică

Model C-01 Tabelul ăPUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE"

Denumirea misiunii de audit..........

Perioada supusă auditului

Întocmit de ... .. ... .

Data.........

Aprobat de..........

Data.........

Dome- niul

Obiective

Riscuri

Opinie

Comenta- nu

T/

s

Conse cinte

Gradul de încre-dere

Ghidul de Evaluare al controlului intern

Controlul intern este

Dacă

SLAB

POTRIVIT

PUTERNIC

•

conducerea și/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă

ȘI

nepasătoare cu pnvire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau reviziile externe.

•

auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.

•

analiza dezvaluie că nu sunt în functiune tehnici de control adecvate și suficiente.

'

•

procedurile de control intern lipsesc sau sunt putin utilizate.

•

conducerea și personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor și reviziilor externe.

•

Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remedire și a raspuns satisfacător la recomandările auditului.

•

analiza arată că sunt în funcțiune tehnici de control adecvate și suficiente.

•

conducerea

ȘI

personalul demonstrează o atitudine constructiva, existând preocuparea de a anticipa și înlătura

problemele.

•

auditurile anterioare și studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.

•

analiza arată că sunt în funcțiune numeroase și eficiente tehnici de control intern.

•

procedurile sunt bine susținute de documente.

18.

PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul:

Asigură conducătorul Compartimentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern și asigură repartizarea sarcinilor și planificarea activitățiilor, de către supervizor.

Premise:

Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al intervențiilor la fața locului se întocmește în baza Programului de audit public intern și prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni își propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante și perioadele în care se realizează aceste verificări la fața locului.

Procedura:

Auditorii

I.Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele elemente:

Conducătorul Compartimentului de audit

Auditorii

-

obiectivele auditului;

-

testările care se vor efectua;

-

alte proceduri de audit și teste, după caz.

2.

Pregatesc o Notă cu următoarele anexe:

-

colectarea si prelucrarea datelor;

-

tabelul ăPuncte tari si puncte slabe";

-

programul preliminar al intervențiilor la fața locului.

3.

Organizează ședința de analiză.

4.

Verifică Nota și anexele acesteia.

5.

Analizează și modifică după caz documentele prezentate.

6.

Aprobă Nota și anexele.

7.

Îndosariază programul de audit -Model A-03.

8.

Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.

Exemplu Model A-03

Entitatea publică

A.

PROGRAMUL DE AUDIT

Denumirea misiunii de audit..........

Perioada

supusă auditului .....

Întocmit de....

Data.. ..

Aprobat de......

Data.. .

OBIECTIVE

Activităt , i

Durata

Persoanele implicate

Locul desfășurării

Tema generală

.........

Obiective:

A. Enunt , area

obiectivului (A)

B. Enunțarea obiectivului (B)

1. Ordinul de

..

serv1cm

Conducătorul Compartimen tului de audit public intern

Entitatea publică

2.Declarat , ia de independență

Auditorii

Entitatea publică

3. Notificarea

Auditorii

Entitatea publică

Obiectivul A

Colectarea și prelucrarea informațiilor

Auditorii

Entitatea publică/ Entitatea auditată

-testul 1

- testul 2

......

Prelucrarea

testelor

Auditorii

Entitatea publică/

Entitatea auditată

Elaborarea FIAP-urilor

adunarea dovezilor

Constatarea și raportarea iregularităților

Auditorii

Entitatea publică

Întocmirea Formularului de constatare și raportare a

iregularităților

Revizuirea documentelor

Auditorii

Entitatea publică

Indosarierea

Auditorii

Entitatea publică

Obiectivul B

Colectarea și

prelucrarea informatiilor

Auditorii

Entitatea publică/ Entitatea auditată

-testul 1

- testul 2

. .....

Prelucrarea testelor

Auditorii

Entitatea publică/ Entitatea auditată

elaborarea FIAP-urilor

adunarea

dovezilor

Constatarea și raportarea iregularitătilor

Auditorii

Entitatea publică

Intocmirea Formularului de constatare și raportare a

iregularităților

Revizuirea documentelor

Auditorii

Entitatea publică

Îndosarierea

Auditorii

Entitatea publică

4. Ședința de închidere

Auditorii

Entitatea publică/ Entitatea auditată

5. Elaborarea Proiectului de

raport

Auditorii

Entitatea publică

6 .

Transmiterea Proiectului de raport

Conducătorul Compartimen tului de audit

public intern

Entitatea publică

7. Reuniunea de conciliere

Auditorii

Entitatea publică/ Entitatea auditată

8. Raportul de audit final

Auditorii

Entitatea publică

9. Difuzarea Raportului de audit

Auditorii

Entitatea publică

1O. Urmarirea recomandărilor

Auditorii

Entitatea publică

Model A03-l

B.

PROGRAMUL INTERVENTIEI I:A FATA LOCULUI

'

'

Denumirea misiunii de audit..........

Perioada supusă auditului .............

Întocmit de .... .. .. .

Data.........

Aprobat de..........

Data.........

Obiectivele

Tipul verificării

Locul testării

Durata testării

Auditorii

19.

PROCEDURA P - 07 SEDINTA DE DESCHIDERE

'

Scopul:

Să efectueze o ședință de deschidere cu reprezentanții (denumirea entitătii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitățile de lucru privind auditul.

Premise:

Ședința de deschidere servește ca întilnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi a ședinței de deschidere va cuprinde:

-

prezentarea auditorilor;

-

prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

-

stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

-

prezentarea în detaliu a tematicii;

-

acceptarea calendarului întâlnirilor;

-

analiza și acceptul cartei auditorului;

-

asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

Auditorii

1.Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii Reprezentanții

entității/structurii auditate

2. Participă la desfășurarea ședinței de deschidere.

Auditorii

3.Întocmesc Minuta ședinței de deschidere (Model B-02) cu următoarea structură:

A.

Mențiuni generale

B.Stenograma Ședinței de deschidere:

- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Ședinței de deschidere.

4. Îndosariază Minuta Ședinței de deschidere în dosarul

permanent - Model B-02

-

tema misiunii de audit public intern;

-

perioada auditată;

-

numele celor care întocmesc Minuta ședinței de deschidere;

-

numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei ședinței de deschidere conform prezentei proceduri;

-

lista participanților la ședința de deschidere cu menționarea numelui, funcției, direcției și a numărului de telefon.

Exemplu

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Model B-02 Entitatea publică

A. Mentiuni generale

Tema misiunii de audit: Auditul............... Perioada auditată..... - ....

Întocmit de.........

Data.........

Verificat de............

Data.........

Lista participanților:

Numele

Functia

Direcția

'

B. Stenograma Ședinței de deschidere

/ Serviciul

Nr. telefon

20.

PROCEDURA P- 08 COLECTAREA INFORMAT ,

IILOR

Scopul:

Informațiile colectate asigură o evidență suficientă, competentă și relevantă și oferă o bază rezonabilă pentru constatările și concluziile auditorilor.

Premise:

În timpul fazei de colectare și prelucrare a informațiilor, auditorii efectuează testări în concordanță cu Programul de Audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii și recomandări.

Procedura:

Auditorii

I.Efectuează testările și procedurile stabilite în programul de audit;

Conducătorul Compartimentului

de audit

9. Analizează și aprobă testele - Model A-04; IO.Revede și aprobă Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor - Model A-05;

Auditorii

I I.Etichetează, numerotează și îndosariază testele - Model A-

04 și Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor - Model A05- în dosarul permanent;

2.

Apreciază dacă dovezile obținute sunt suficiente, relevante, competente și folositoare;

3.

Colectează documente pentru toată misiunea de audit; 4.Etichetează și numerotează toate documentele; 5.Pregătesc Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor;

6.

La sfăirșitul fazei de colectare a informațiilor, finalizează Fisele de Identificare si Analiza Problemelor;

7.

Transmit Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor șefului compartimentului de audit public intern;

8.

Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.

Exemplu Model A-04

Entitatea publică

CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit..........

Perioada supusă auditului

Întocmit de ....

Data... .

Aprobat de ......

Data.. .

Obiectivul 1

Să evalueze eficiența și eficacitatea controalelor interne asupra operațiunilor entității/structurii auditate în urmatorul ciclu de operațiuni:

-

plăți

-

contabilitate

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

AUDITORI

PLĂTI

'

1. verificati dacă există proceduri scrise

2. verificați dacă atribuirea

responsabilităților și delegarea competentelor sunt declarate în proceduri

3. controlați dacă angajații sunt informați despre procedurile care se aplică

4. verificați dacă procedurile asigură

separarea sarcinilor

5. verificați dacă procedurile sunt

aprobate

6. verificați dacă procedurile sunt

actualizate

7.verificați dacă operațiile de control sunt însoțite de liste de verificare (check-list)

8. apreciati calitatea listelor de verificare

9. verificati dacă controalele efectuate au

fost forma ' lizate (data, semnatura)

10. controlați conformitatea plății cu procedurile privind cursul de schimb

11. urmariți plățile cu extrasele de cont

12. urmariți plățile în cartea mare asigurându-vă că sunt transcrie corect

13. revizuiți procedurile referitoare la

plățile care nu sunt efectuate

14. verificat , i dacă este stabilită atribuirea responsabilităților

15. verificați dacă procedurile asigură

separarea responsabilităților

16. verificați dacă contabilul principal are

o autoritate adecvată asupra angajaților din compartimentul contabil

17. verificați dacă procedurile stabilesc și explică politica contabilă și procedurile

18. verificați dacă numai persoanele

autorizate pot să modifice sau să stabilească noi politici sau proceduri

19.

controlați ca procedurile de declaratii să includă:

a)

planul de conturi însoțit de explicații ale operațiunilor;

b)

identificarea și descrierea principalelor înregistrări contabile, intrările periodice;

c)

identificarea posturilor care au autoritatea să aprobe că intrările sunt efectuate;

d)

explicații pentru documentele și necesitățile de aprobare pentru diversele tipuri de tranzactii periodice și

neperiodice și intrările în jurnal;

20 .

verificați pregatirea și aprobarea funcțiilor pentru intrările în jurnal pentru a controla că ele sunt separate

21. verificați că toate intrarile în jurnal sunt revăzute și aprobate de către persoanele competente la nivelurile

adecvate

22. toate intrările în jurnal sunt explicate corespunzător și justificate

23. rapoartele financiare sunt pregătite pentru perioadele contabile solicitate

24. revedeți procedurile privind corectarea rapoartelor

25. revizuiți procedurile de închidere

26. verificați dacă fiecare cont bancar corespunde unui cont în registre

27. revizuiți cartea mare pentru a verifica dacă tranzactiile sunt trecute în contul

corect

28. verificați sumele defalcate pe creditori și debitori

29. verificați dacă cecurile din jurnal sunt

trecute în ordine numerică și dacă cele care lipsesc sunt semnalate

Model A-05

Numele auditorului: Data realizării:

Entitatea publică:

....................................

Tema misiunii de audit public intern:............

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr .................

1. Problema:

....................................... . .............

2. Constatări:

.....................................................

3.

Cauze:

..........................................................

4. Consecințe:

....................................................

Recomandări și soluții propuse: ............................

Intocmit de:

Supervizat

Pentru conformitate: Entitatea auditată

1--·-

·--

21.

PROCEDURA P-09 CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITĂTILOR

'

Scopul:

De a fumiza un ghid în cazurile de descoperire de iregularități

Premise:

Câind auditorii ajung la concluzia, bazată pe FIAP-uri, că s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare și raportare a iregularităților.

Procedura:

Auditorii

I.Raportează, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatată prin transmiterea Formularului de constatare și raportare a iregularităților.

Conducătorul

2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entitătii

Compartiemntului

publice și structura de control abilitată pentru continu ' area

de audit public intern

verificărilor.

FORMULAR DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITĂȚILOR

Model A-06 Entitatea publică

Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern

În urma misiunii de audit public intern............................ efectuată la

............................................................ s-au constatat următoarele:

a)

constatarea (abaterea);

b)

actul sau actele normative încălcate;

c)

recomandări ;

d)

anexe.

Auditor ............

Data .. ./.. ./.......

22.

PROCEDURA P

-

10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul:

Să asigure că documentele sunt pregatite în mod corespunzător și că acestea fumizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.

Premise:

Auditorii revăd FIAP-urile și documentele de lucru din punct de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se că dovezile de audit

prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidența. Pentru a trece testul, evidența trebuie să fie suficientă, concludentă și relevantă.

Procedura:

Auditorii

1.

Pe măsură ce auditul progresează, etichetează și numerotează toate documentele.

2.

Apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.

3.

Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conținutului și al formei și apreciază dacă FIAP-urile și documentele de lucru pot trece testul de evidență.

4.

Efectuează modificările necesare la documente.

5.

Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - Model C-02

Model C-02

Entitatea publică

Entitatea auditată

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de audit.............

Perioada auditată ....................

Întocmit de..............Data........

Constatarea

Documentul justificativ

Există

Auditori

Da

Nu

Sectiunea E

•••••••••••••••••

Secțiunea F

...................

Auditori,

23.

PROCEDURA P-11 ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea către entitatea/structura auditată a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Să se asigure că Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv:

-

Clar:să fie ușor de înțeles, evident, să nu permită interpretări;

-

Obiectiv: să nu fie părtinitor;

-

Fundamentat: fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare și să facă trimiteri la textul legal incident;

-

Relevant: aspectele semnalate să ajute conducerea entității/structurii auditate în luarea

Secretariatul

1. Planifică ședinta de închidere

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

Conducătorii entitătii/structurii auditate

'

2. Participă la desfășurarea ședinței de închidere. Conducătorii entității/structurii auditate își declară părerile lor în privința constatărilor auditorilor, ale concluziilor și recomandărilor, precum și a corecțiilor de

efectuat.

Auditorii

3. Fac rezumatul discuțiilor într-o Minută a ședinței de închidere.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

4. Cad de acord asupra modificărilor raportului de audit, dacă este nevoie.

Auditorii

raport de audit.

5.

Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportul de audit.

6.

Îndosariază toate modificările aprobate la raportul de audit, Minuta ședinței de închidere - Model B-03 și revăd Proiectul de

unor decizii manageriale pentru eliminarea deficiențelor constatate. Procedura:

Exemplu

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

Model B-03 Entitatea publică

A. Mențiuni generale

Tema misiunii de audit:

Auditul............... Perioada auditată.........

Întocmit de.. . ... . ..

Data. . .......

Verificat de............

Data.........

Lista participanților:

Numele

Functia

Direcția

/ Serviciul

Nr. telefon

'

B. Concluzii:

24.

PROCEDURA P

-

12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și recomandările auditorilor publici interni.

Premise:

În elaborarea Proiectului de raport de audit public intern, auditorul folosește dovezile de audit raportate în Fișele de Identificare și Analiză a Problemelor și în Formularul de constatare și raportare a iregularităților.

Procedura:

Auditorii

!.Redactează Proiectul raportului de audit utilizând formatul prezentat mai jos;

Proiectul raportului de audit, împreună cu dovezile constatărilor;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;

2.

lndică pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada coerspunzatoare;

3.

Transmite conducătorului Compartimentului de audit public intern

4.

Analizează Proiectul raportului de audit;

5.

Stabilește dacă proiectul în întregime sau doar parți din el,

Auditorii

6.Efectuează schimbările propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern;

?.Îndosariază proiectul de raport de audit - Model A-07, incluzând

corecțiile aprobate de către conducătorul Compartimentului de audit public intern.

Model A-07-1

Entitatea publică

PAGINA DE TITLU ȘI CUPRINSUL

Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Proiectul de raport va conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.

SEMNATURA

Proiectul de raport de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a proiectului de raport de audit este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.

INTRODUCERE

Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată).

Identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern

Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, pană la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în Proiectul de raport de audit coincid cu cele înscrise în programul de audit.

STABILIREA METODOLOGIEI

Explică tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

CONSTATĂRILE ȘI RECOMANDĂRILE AUDITULUI

Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificării căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de alta parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Proiectul de raport de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aiba un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfunctionalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de creștere a performanței de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură:

!)Faptele;

2)

Criteriile, cauzele, efectele;

3)

Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficientă constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiză a Problemelor: majore, medii și minore.

25.

PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul:

Să-i asigure entității/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit și de a formula un punct de vedere la constatările și recomandările auditului.

Premise:

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditată trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor și concluziilor la care se face referire.

Procedura:

Conducătorul

I .Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura

Compartimentului

auditată.

de audit public

intern

Entitatea/ structura auditată

audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.

Auditorii

5. Revăd răspunsurile de la entitatea/structura auditată.

Conducătorul

6. Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de

Compartimentului

conciliere.

de audit public

intern

Auditorii

auditate

2.

Analizează Proiectul de raport de audit.

3.

Solicită, dacă este cazul o Reuniune de conciliere.

4.

Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de

7.

Precizează în Raportul de audit aspectele reținute din punctul de vedere al entității/structurii auditate, dacă este cazul.

8.

Indosariază punctul de vedere al entității/structurii

26.

PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Acceptarea constatărilor și recomandărilor formulate de catre auditori în Proiectul raportului de audit public intern și prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise:

Auditorii

Auditorii

4. Analizează constatările și concluziile din Proiectul

1.

Pregătesc, în termen de 1O zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditată, Reuniunea de conciliere.

2.

Informarea entității/structurii auditate asupra locului și datei Reuniunii de conciliere

3.

Întocmesc o Minută a Reuniunii de conciliere.

Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere. Procedura:

Entitatea/structura

auditată

raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor

formulate

Exemplu

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

Model B-04 Entitatea publică

A. Mentiuni generale

Tema misiunii de audit:

Auditul............... Perioada auditată.........

Intocmit de..........

Data........

Verificat de.............

Data........

Lista participanților:

Numele

Functia

'

B. Rezultatele concilierii:

Directia

'

/ Serviciul

Nr. telefon

27.

PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Să prelucreze raportul de audit pentru redactarea finală și pentru tiparire.

Să constate că raportul de audit este complet, incluzând și punctul de vedere al entitătii/structurii auditate.

'

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului de audit și întocmirea unei liste corecte și complete de difuzare.

I.Constată că toate modificările aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;

2.

Finalizează raportul;

3.

Constată dacă lista de difuzare este completă și corectă.

Auditorii

Procedura:

Model A07-2

ENTITATEA PUBLICA

PAGINA DE TITLU ȘI CUPRINSUL

Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.

SEMNATURA

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.

INTRODUCERE

Descrie tipul de audit și baza lagală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată).

Identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intren, nu au fost implementate.

STABILIREA OBIECTIVELOR

Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit;

Stabilirea metodologiei

Explică tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

CONSTATĂRILE ȘI RECOMANDĂRILE AUDITULUI

Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum și cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificării căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad

de

semnificație

important

în

ceea

ce

privește

efectul

previzibil

asupra entității/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe această bază, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de crestere a performanței

de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după urmatoarea structură:

1)

Faptele;

2)

Criteriile, cauzele, efectele;

3)

Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficientă constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza a Problemelor: majore, medii si minore.

28.

PROCEDURA P - 16 SUPERVIZAREA

Scopul:

De a asigura că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate.

Premise:

Conducătorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

Procedura:

1. Auditorii

1.Prezintă conducătorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public

intern.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

intern este elaborat la termenul fixat.

2.

Oferă instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit public intern;

3.

Verifică executarea corectă a Programului de audit public intern;

4.

Verifică existența elementelor probante;

5.

Supervizează FIAP-urile;

6.

Verifică dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clară, concisă;

7.

Verifica dacă Raportul de audit public

29.

PROCEDURA P

-

17

DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Analizarea și avizarea recomandărilor din Raportul de audit.

Premise:

Raportul de audit final trebuie să contină și o sinteză a constatărilor si recomandărilor. Pentru instituția publică mică, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Proceduri:

Auditorii

!.Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității/structurii auditate la conducătorul Compartimentului de audit care a aprobat misiunea de audit public intern.

2. Pentru instituția publică mică Raportul de audit public intern se

transmite conducătorului acesteia spre avizare.

Conducătorul

3.

Semnează

și

transmite

Raportul

de

audit

public

intern

Compartimentului de

conducătorului entității/structurii care a dispus auditarea.

audit public intern.

Conducătorul

entității/structurii care a dispus auditarea

4. Analizează și avizează Raportul de audit public intern și Sinteza cu principaleleconstatări și recomandări.

Auditorii

ConducătoruI entității/structurii auditate

5.

Transmit entității/structurii auditate recomandările aprobate.

6.

Transmit la DAPI/Ministerul Sănătății, după caz, o informare despre recomandările care nu au fost avizate însoțită de documentația de susținere.

7.

Analizează conținutul sintezei și a recomandărilor aprobate.

8.

Elaborează planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor.

9.

Raportează despre stadiul implementării recomandărilor.

30.

PROCEDURA P

-

18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Scopul:

Este de a urmări dacă scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.

Premise:

Urmarirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Procedura:

Auditorii

I .Întocmesc Fișa de urmărire a recomandărilor;

2.Verifica implementarea recomandărilor la termenele stabilite;

Entitatea/structura auditată

3.Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

4.

Transmite, DAPI/Ministerul Sănătății, după caz,stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor;

5.

Dacă nu sunt respectate termenele de implementare,

informează conducătorul entitații publice.

Exemplu

MODELA-08

Entitatea publică

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Entitatea publică

Direcția/Serviciul

Sfărsit de lună

Entitatea/structura auditată

Misiunea de audit public intern

Raport de Audit nr.

Rec

Recomandarea

Imple­

Partial

Neinple

Data

Nr.

mentat

Imple­

mentat

planificată/

mentat

Data

implement

ării

Instructiuni

I.Introd '

uceți recomandările de audit după cum

Entitatea/structura auditată:

sunt prezentate în Raportul de audit.

2.Verificați coloana corespunzatoare:

Data și semnătura conducătorului

implementat, parțial implementat,

neimplementat

3.Introduceți data planificată pentru

Auditor:

implementare în Raportul de audit și data

implementării

Data și semnatura

Termen

Explicație

Neajunsuri

Printre neajunsurile aduse obiectivitătii individuale și independenței în organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitările ariei auditului, restricțiile de acces la dosare, la bunuri și la personal, precum și

limitările resurselor.

Cauza

Explicația diferenței între ceea ce ar trebui să existe și ceea ce există

efectiv.

..

Carta auditului intern

Document oficial care definește m1s1unea, competențele și responsabilitățile acestei activități. Carta trebuie să:

-

definească poziția auditului intern în cadrul entitătii;

-

autorizeze accesul la documente, la bunuri și la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor;

-

să definească aria de activitate a auditului intern.

Conflictul de interese

Toate relațiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele

entitatii. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de a-și asuma obiectiv obliqatiile și responsabilitățile sale.

Controlul intern

Ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătățirii gestiunii riscului și creșterii probabilității ca scopurile și obiectivele stabilite să fie atinse .

Diagrama circulației documentelor

Prezentarea schematică a circuitului documentelor între diverse posturi de lucru, indicându-se originea și destinația lor și care ofera o viziune completă a traseului informațiilor și a suporturilor ei. Constituie un element în abordarea auditului, care tine cont de riscuri.

Mediul de control

Atitudinea și acțiunile conducerii cu privire la importanța controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul și structura necesară realizarii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control înglobează următoarele elemente:

-

integritatea și valorile etice;

-

concepția și stilul conducerii;

-

structura organizatorică;

-

atribuțiile de competență și de responsabilități;

-

politicile și practicile relativ la resursele umane;

-

competenta personalului.

FIAP

FIAP este un document sintetic care prezintă o disfuncție, indică natura problemei, faptele, cauzele, consecințele și recomandările pentru remediere.

Fișa de procedură

Document scris care analizează fiecare din funcțiile entității și care prezintă la fiecare etapă posturile de lucru, sarcinile (operațiile de executatat, inclusiv controalele și documentele de stabilit, de realizat și de folosit). El constituie de asemenea, un element în abordarea analizei

riscurilor.

Probele/ documentele justificative

Informațiile pe baza cărora se •

fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie:

-

Suficiente ( informații cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să îndeplineasca bine munca și calitativ imparțiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);

-

Pertinente (informațiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);

-

Au un cost de obținere rezonabil ( informațiile au un cost de obținere proporțional cu rezultatul pe care auditorul urmărește să-l obțină).

Obiectivele misiunii

Enunțuri generale elaborate de către auditorii interni și definind ceea ce este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.

Obiectivitate

Atitudinea impartială, care reclamă o independență de spirit și de judecată și implică faptul că auditorii interni nu se subordonează decât propriei lor judecati și nu altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile și pe lucrări incontestabile,

lipsite de prejudecăți.

Ordinul de serviciu

Mandat general acordat de către o autoritate calificată unui auditor în vederea începerii unei misiuni.

Circuitul auditului

înseamnă capacitatea de a identifica o informație și de a urmări parcursul acesteia într-un proces. Permite regăsirea unei informații până la sursă.

Instituțiile comunitare apreciază circuitul ca " suficient" atunci când permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate și notificate la Comisia Europeana, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deținute la diferite niveluri administrative, până la beneficiarii finali, inclusiv în cazul în care aceștia din urmă nu sunt

destinatarii finali ai fondurilor.

Planificarea sau programarea controalelor ăi

auditurilor

Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri și testări destinate să indeplinească obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.

Programul de activitate al misiunii de audit

Un document care enumeră procedurile de urmat în vederea realizării misiunii de audit.

Raportul de audit

Opiniile scrise ale auditorului și alte constatări, care se bazează pe un ansamblu de date financiare certe, rezultând dintr-un audit de regularitate, sau deducții ale auditorului ca urmare a realizarii unui audit

de performantă.

Model de Raport de audit

Cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de audit.

Procedura

Maniera specifică de efectuare a unei activităti sau a unui proces.

Proces

Ansamblul de activități corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în elemente de ieșire.

Recomandare

Propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficientele constatate.

Responsabil pentru auditul

intern

Postul de nivel cel mai înalt în cadrul unei entități, responsabil de activitatea de audit intern. În cazul în care activitățile de audit intern sunt încredințate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului