Memorandumul din 21 mai 2004

Secțiunea II Angajamente

(1)

Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiară.

Totuși, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri:

(a)

angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală și sub rezerva punctului

(b),

să fie efectuate

în

rate anuale.

Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finanțare referitor la măsură.

Acest angajament nu va depăși totalul plății în avans, prevăzută la secțiunea a III-a (2) de

mai jos, și al asistenței pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare.

'

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanțare inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuție, cu condiția ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice și că progresul lucrărilor demonstrează că proiectul avansează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(b)

Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani și pentru care asistența comunității nu de pășește 20 milioane euro, un prim angajament de până 80

%

din totalul asistenței acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Diferența va fi angajată în condițiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare .

(2)

Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanțare referitor la măsură, va fi anulată.

În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiară și autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.

Secțiunea III

Plăți

(1)

Plățile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăți intermediare sau a diferenței finale.

Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

(2)

Plățile în avans

Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenței acordată prin ISPA, așa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate așa cum este definită la punctul (9).

Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri:

-

o primă tranșă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiară semnează memorandumul de finantare;

'

-

diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de

lucrări.

Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finantare referitor la măsură.

'

Întregul avans sau părți din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menționată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea

asistentei acordată de către Comunitate.

'

(3)

Plătile intremediare

Plătile intermediare sunt efectuate' de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea

aces '

teia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare și vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate și certificate , sub rezerva următoarelor condiții:

-

țara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice atașate asistenței;

-

s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspectie nationale și/ sau comunitare;

-

au fost '

indic '

ate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, fi ' nanciare și

legale care au apărut;

-

a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar inițial;

-

au fost descriși pașii urmați pentru publicitatea măsurii.

Țara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condițiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată și pentru rapoartele de progres fizic și financiar.

(4)

Țările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.

(5)

Suma totală a plăților efectuate conform punctelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80

%

din totalul asistenței acordate. Comisia poate crește acest procent până la 90

%

în cazuri justificate.

(6)

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate.

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi facută dacă:

-

măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;

-

măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, cum sunt menționate

în

memorandumul de finantare;

-

rapor ' tul final menționat în secțiunea a V-a a · fost înaintat Comisiei;

-

autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;

-

țara beneficiară certifică Comisiei că informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;

-

tara beneficiară a transmis Comisiei declaratia mentionată în anexa nr. III.4.C.

-

t '

oate măsurile de informare și publicitate '

stabilite '

de Comisie în anexa nr. III.6 au fost

implementate;

-

când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agențiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și că au fost respectate toate condițiile specificate în memorandumul de finanțare.

(7)

Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor și de efectuare a plăților, așa cum este specificată în memorandumul de finanțare, partea de asistență care reprezintă diferența finală pentru acea măsură va fi anulată.

(8)

Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finală prezentate de către țara beneficiară sunt însoțite de o declarație a responsabilului național cu autorizarea care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă și care sunt conforme cu prevederile

care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, așa cum sunt specificate în anexa nr. III.2.

(9)

Toate plățile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanțare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Național, desemnat de țara beneficiară să primescă asemenea plăți. Ca regulă generală, plățile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide și complete de plată. Fondul Național trebuie să transfere cât de repede posibil și

în

totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.

(10)

Fondul Național, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul țării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.

Responsabilitățile responsabilului național cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.

Secțiunea IV Folosirea euro

(1)

Sumele din cererile de asistență, împreună cu planul de finanțare relevant, vor fi exprimate în euro.

(2)

Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate

în

euro.

(3)

Declarațiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate

în

euro .

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna

în

care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menționate

în

articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM)

nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabilește regulile detaliate de implementare a unor prevederi

lț

regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunității Europene. Rata de schimb este rata

din

penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la această rată 1

.

(4)

Plățile asistenței financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de țara beneficiară

în

acest sens.

Secțiunea V Raportul final

Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:

1

http://europa.eu.int/comm/ dg19/infoeuro/fr/index.htm

(a)

o descriere a lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe

categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistentei;

'

(b)

certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței;

(c)

o primă evaluare de îndeplinire a asistenței, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la:

-

data efectivă de implementare a măsurii;

-

o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare;

-

confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare și veniturile așteptate;

-

confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile și beneficiile așteptate;

-

o indicare a acțiunilor luate pentru a asigura protecția mediului și costurile acestora inclusiv concordanța cu principiul poluatorul plătește;

-

data la care măsura asistată devine operațională.

(d)

informații referitoare la acțiunile de publicitate.

Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare

(1)

Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată initial, asistenta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu tre ' buie să depă '

șească suma maximă stabilită în memorandumul de finanțare.

O schimbare a ratei asistentei comunitătii fată de rata acordată initial sau fată de asistenta

maximă va necesita o mod ' ificare a me ' mora '

ndumului de finanțare '

conform '

procedurilo '

r descrise în paragraful (3).

(2)

Dacă atunci când planul de finanțare al unui proiect este amendat, angajamentele

și/

sau plățile comunității depășesc deja sumele ,menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ținând ' cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operație financiară (angajare sau plată) după acel amendament.

(3)

Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:

(a)

amendamentele care impun o modificare substanțială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanțială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanțare, ca răspuns la solicitarea țării beneficiare sau la init , iativa Comisiei după consultarea cu t , ara beneficiară'. Definit , ia modificării "substanțiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor.

(b)

în cazul unor altor amendamente, țara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observat , iile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente.

(c)

orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanțială a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.

Secțiunea VII Managementul și controlul financiar

(1)

Statele beneficiare trebuie:

(a)

să stabilească de la 1 ianuarie 2000 și în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management și control care să asigure:

-

implementarea adecvată a asistenței acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid,

-

separarea funcțiilor de management și control,

-

că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări;

(b)

să verifice periodic că măsurile finanțate de comunitate sunt derulate în mod adecvat;

(c)

să prevină iregularitățile și să acționeze împotriva lor;

(d)

să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităților sau neglijenței.

(2)

Controale interne și externe adecvate trebuie derulate

în

conformitate cu standardele internațional acceptate de audit, de către organele n ționale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcție. In fiecare an un plan de audit și un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziția Comisiei.

(3)

Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Contu.t;( pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanti autorizati, să efectueze audituri financiare și tehnice la fata locului, inclusiv

verificări pri ' n sondaj ș ' i audituri finale.

'

(4)

Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții săi autorizați sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul

de

a inspecta,

la

fața locului

toată

documentația

relevantă

și conturile

corespunzătoare articolelor finantate în conformitate cu memorandumul de finantare. Statele beneficiare trebuie să spriji ' ne serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Con '

turi

în

derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISP A.

Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la fața locului.

(5)

Prevederile detaliate asupra controlului și managementului financiar sunt stabilite

în

anexa nr. III.4.

Secțiunea VIII Monitorizarea

Țările beneficiare și Comisia trebuie vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1)

Înființarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiară, Comisie și, unde este cazul, BEI și/ sau alte instituții cofinanțatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.

(2)

Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului și la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți în așa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și obiectivele propuse inițial, și progresul realizat

în

domeniul managementului și în alte probleme legate de acesta.

(3)

(a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârșitul fiecărui an intreg de implementare.

(b)

Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate.

(4)

Pe baza rezultatelor monitorizării și ținând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, ca și planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea țărilor beneficiare.

Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și importanța lor.

Secțiunea IX Transparență în adjudecarea contractelor

(1)

Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziții sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acțiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene.

(2)

(a) Participarea la procedurile de licitație trebuie să fie deschisă și pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul și tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările beneficiare ISPA și din Cipru, Malta și Turcia;

Prin urmare se va cere ofertanților să își declare naționalitatea și să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislație.

(b)

În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanțarea de la IFI și după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naționalilor unor terțe țări să participe la licitația pentru contracte.

(3)

(a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta și când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitației de participare la licitație, în Jurnalul Oficial al Comunității Europene și în "Monitorul Oficial" din țările beneficiare.

(b)

Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii și specificații tehnice care pot să

limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările membre sau din tările beneficiare.

'

(c)

În plus, informația trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă.

(4)

Procedurile detaliate privind licitațiile

și

contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA și SAPARD.

Secțiunea X

Transparență în contabilitate și în rapoartele proiectelor

Țara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru

· măsura la care se referă memorandumul de finanțare, toate organismele publice sau private implicate în managementul și implementarea operațiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului

în

cauză.

Autoritățile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăți pentru proiectul respectiv.

Secțiunea XI Evaluarea ex-post

Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât și randamentul și eficiența asistenței și a impactului său, ca

și

factorii ce contribuie la succesul sau eșecul implementării măsurilor și a realizărilor și rezultatelor.

După finalizarea măsurilor, Comisia și țările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul și eficiența utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor

Comunitătii în domeniul mediului sau contributia acestora la politicile privind reteaua Trans -

Europeană '

extinsă și transportul în comun. De

'

asemenea, ele vor evalua și impac '

tul măsurilor

asupra mediului.

Secțiunea II Definiții și concepte de bază

(1)

Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupurile de proiecte

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:

a)

Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat.

b)

O "etapă independentă tehnic și financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operațională în întregul său.

O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect.

c)

Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:

2

Decizi a

nr. 1692 / 96 /

CE

a

Parlamentului European și a C o n s iliului din 23 iulie 1996 privind directivele comunității pentrn de z v o lt a ra rețelei de transport trans -e uropean

trebuie să fie localizate în același curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;

trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul,

în

scopuri bine identificate;

trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea și monitorizarea grupului de

proiecte în cazurile în care proiectele

sunt derulate

de autorități competente diferite.

(2)

"Autoritatea responsabilă cu implementarea"

(a)

Pentru proiectele finanțate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Acest organism este specificat în anexa nr .

I, punctul 3, a Memorandumului de finanțare.

Ca o consecință, orice schimbare a "autorității responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanțare.

În mod normal prin acest organism se înțelege beneficiarul final al asistenței acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile.

(b)

Totuși, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse și trebuie să primescă o copie a documentelor relevante.

(3)

Conceptul de "administrație publică"

Administrația publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ :

-

organisme de guvernare centrale (nivel național);

-

organisme de guvernare regionale;

-

organisme de guvernare locale:

În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.

(4)

Implementarea și perioada de implementare a unui proiect

(a)

Implementarea

unui proiect cuprinde

toate etapele de la planificarea

preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat;

(b)

Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate;

'

(c)

Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menționate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operațional și la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanțare a fost finalizat/ definitivat.

(5)

Evidența documentelor și transparența

Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/ sau pe documente. Este imperativă existența unei evidențe documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul Comisiei și/ sau al autorității naționale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare țară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidență contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanțare .

(6)

Cheltuieli

Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susținute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secțiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată și corectă a tranzacțiilor reale implicate, în concordanță cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

Secțiunea III

Principalele categorii de cheltuieli eligibile

Ca regulă generală cheltuielile legate de: studiile de fezabilitate;

-

planificare și proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului;

-

pregătirea terenului;

-

construcții;

-

utilaje și instalații implicate permanent în proiect;

-

testare și instruire;

-

managementul proiectului;

-

măsuri compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;

-

alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;

-

măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.

Secțiunea IV

Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului

(1)

Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor

(a)

Cheltuiehle legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și aprobate

în

mod special printr-un Memorandumul de finanțare;

(b)

În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr același contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcțiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului).

(2)

Implicarea administrației publice

În

acele

cazuri în

care

funcționarii

din administrația

publică

sunt implicați

în

activitățile menționate la punctul 1(a) al acestei Secțiuni, cheltuiehle pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie,

în

cazuri clar justificate și

în

concordanță cu următoarele criterii:

-

funcționarul a renunțat temporar la statutul său de funcționar

în

administrația publică;

-

cheltuiehle trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate;

în

cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într­ un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp);

-

cheltuiehle trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute

în

vedere;

-

contractul trebuie să fie limitat

în

timp și nu trebuie să depășească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului;

-

sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, ca cele specificate în Secțiunea VIII, punctul 1;

-

dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale Comunitătii.

'

Secțiunea V Pregătirea terenului și construcțiile

(1)

În acele cazuri

111

care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți

din

acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate

printr-un

sistem contabil separat și transparent

al proiectului

bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă.

În cazul în care sunt implicați funcționari

a.t

administrației publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secțiunea a IV-a.

(2)

Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secțiunea a X-a, și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii:

-

costuri privind munca (salarii brute și nete)

-

cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcțiilor;

-

costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;

-

costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt

în

mod specific justificate; acestea trebuie alocate

în

mod echitabil, în concordanță cu standardele contabile general recunoscute;

-

cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menționată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administrația publică.

(3)

Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieței.

Secțiunea VI

Achiziții, închirieri de echipamente și active necorporale

(1)

Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului

(a)

Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor fi permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secțiunea a II-a și sunt considerate ca și cheltuieli de capital, în concordanță cu

conventiile standard de contabilitate;

'

(b)

Fără a prejudicia punctul (3) din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibilă.

(2)

Achizițiile de active acorporale

Achizițiile și utilizarea activelor, acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

(3)

Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului

(a)

În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile

sau

producția

echipamentelor care

sunt

angajate

pe perioada

fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile.

(b)

Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosință și dacă sunt specificate

în

memorandumul de

finantare.

'

(4)

Echipamentele durabile utilizate de administrația publică

(a)

Cheltuielile privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.

(b)

Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.

Secțiunea VII

Achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaugată

Cehltuielile cu achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaug a t ă

(TVA) nu sunt eligibile.

Secțiunea VIII Cheltuieli administrative

(1)

Principii generale

Ca regulă generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local nu sunt eligibile pentru asistență (inclusiv asistență tehnică), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare și fizice, evaluării și prevenirii neregulilor și cheltuielile care intră sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul sunt eligibile prin măsuri de asistență tehnică așa cum sunt definite la punctul (3) din secțiunea I.

'

Echipamentului pentru monitoriza;ț poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistentă tehnică mentionată în memorandumul de finantare.

'

'

(2)

Organizarea Comitetelor de monitorizare

(a)

Fără

a

prejudicia

punctul

(1)

de

mai sus, cheltuielile

apărute

în

orgamzarea procesului

de

monitorizare

sunt

eligibile

prin

prezentarea

unor

documente justificative;

(b)

Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii:

servicii de traducere;

închirierea de săli de conferință și aranjamentele auxiliare;

închirierea de echipamente audio-video și alte echipamente electronice necesare;

procurarea documentației și facilităților aferente; taxe pentru participarea experților;

cheltuieli pentru călătorii.

(c)

Salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică intervenite în acest context nu sunt eligibile.

(3)

Întâlniri la cererea Comisiei

Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli

(1)

Managementul și supervizarea proiectului

Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) și (2) din secțiunea a IV-a.

(2)

Costuri financiare

Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanție, etc.

Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

(3)

Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii

Fără a prejudicia prevederile punc;tului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate și aprobate

în

memorandumul de finanțare.

Țările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directă a unor bunuri.

(4)

Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate

(a)

Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile;

(b)

Ca excepție de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru

pregătirea personalului pentru operare

și

testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca și cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită

în

memorandumul de finantare.

'

(c)

Principiile definite la punctele (a) și

(b)

menționate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.

(5)

Măsuri de publicitate și informare

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.

Secțiunea X Perioada de eligibilitate

(1)

Limita inițială de timp privind eligibilitatea

Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat în conformitate cu următoarele situații:

(a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care memorandumul de finanțare al proiectului este semnat de Comisie.

În caz exceptional, când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la BEI fie de la alta instituție finanțatoare și grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituție finanțatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiții:

Lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finantare;

'

BEI sau altă instituție finanțatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 și 168

(1)

ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 și art. 239

și

240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002.

În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168

(2)

din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.

(b)

După decizia Comisiei de a acorda sprijin agențiilor de implementare ale țărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care aplicația ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiția ca aplicația să poată fi considerată completă.

3

Ve z i Articolul 12.(1), Regulamentul Consiliului (CE) nr .

1266 / 99 din 21 iunie 1999

4

V ez i Articolul 12.(2), Regulamentul Consiliului (CE) nr .

1266 / 99 din 21 iuni e

1999

Plățile făcute înainte de data specificată la punctele (a) ș1

(b)

de mai sus sunt neeligibile.

(2)

Modificări ale proiectelor

(a)

Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanțială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea

tratate ca fiind

"substantiale".

'

Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică ș1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus.

(b)

Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA).

©

cererea pentru modificări și informatiile relevante atașate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii și a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii.

(3)

Timpul limită final privind eligibilitatea

(a)

Data finală a eligibilității este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare.

'

(b)

Data

finală

depinde

de

plățile

făcute

de către

autoritatea

responsabilă

cu implementarea.

(c)

Data finală a eligibilității este prevazută în memorandumul de finanțare respectiv. După ce această dată a .

expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de șase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final și o notificare, așa cum este prevăzut în paragraful (6) din secțiunea a III-a din anexa nr.

III.1 și în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanțare.

(d)

Comisia nu poate extinde această perioadă de șase luni.

Secțiunea XI Solicitările de plată

Solicitările de plată prezentate Comisiei de către țările beneficiare au la bază facturile deja plătite, așa cum sunt definite la punctul (6) din secțiunea a II-a.

În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.

Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate și certificate de către responsabilul național cu autorizarea finanțării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegației Comisiei Europene.

Secțiunea XII

Alte elemente nespecificate în detaliu

(1)

Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii și cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune.

(2)

În cazul conflictelor între aceste principii și regulile naționale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.

Secțiunea 1

Această anexă stabilește reguli detaliate privind sistemele de management și control a

asistenței nerambursabile acordate de ISPA și în ceea ce privește procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.

'

'

Secțiunea 2

Sisteme de management și control

1.

Fiecare stat beneficiar va asigura că:

(i)

coordonatorul național ISPA,

(ii)

Fondul Național și responsabilul național cu autorizarea,

(iii)

agențiile de implementare și responsabilii sectoriali cu autorizarea și

(iv)

beneficiarii finali

așa cum sunt definiți În Memorandumul de înțelegere ISPA asupra utilizării Fondului Național pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management și control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile și standardele general acceptate, și în special pentru asigurarea corectitudinii, regularității și eligibilității solicitărilor pentru asistență ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

2.

Pentru obiectivele acestei anexe,

agen,tiile de implementare

vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenția de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare

organe delegate),

implementarea măsurilor finanțate de ISPA.

3.

Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepția cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful

(1)

din secțiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanțare.

Secțiunea 3

Sistemele de management și control ale coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare, organelor delegate și beneficiarilor finali, vor prevedea,

cu

respectarea

proporționalității

în

raport

cu

volumul

asistenței administrate:

(a)

o definiție clară, o alocare clară și, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcțiilor în cadrul organizației implicate;

(b)

sisteme eficace pentru a asigura că funcțiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare;

(c)

în cazul organelor delegate și beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor și mijloacele folosite.

Secțiunea 4

1.

Sistemele de management și control la care se face referire în secțiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticității cheltuielilor reclamate și execuția măsurii, începând de la etapa pregătiroare până la intrarea în serviciu a investiției finanțate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii și cu regulile naționale și comunitare aplicabile

în

ceea ce privește,

în

special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecția mediului, transporturile (inclusiv rețele transeuropene), concurența și adjudecarea contractelor publice.

Verificările vor

acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenței angajate.

b~

'

2.

Procedurile

vor

necesita

înre01strarea

verificării

măsurilor

la

fata

locului.

A

Inregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării și măsurile luate luate în ceea ce privește discrepanțele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eșantion de lucrări și tranzacții, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacțiile selectate și vor descrie metoda de selectare.

Secțiunea 5

1.

Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3

luni

de la intrarea

în

vigoare a memorandumului de finanțare, asupra organizării coordonatorului național ISPA, Fondului

. Național, agențiilor de implementare și organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, așa cum au fost identificate în secțiunea a 2-a, asupra sistemelor de management și control existente în cadrul acestor autorități sau organe și asupra îmbunătățirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secțiunea a 2-a.

2.

Comunicarea va cantine următoarele informatii în legătură cu coordonatorul național ISPA, Fondul '

Național, agențiile de imp ' lementare și organele delegate:

(a)

funcțiile create în cadrul acestora,

(b)

alocările de funcții între sau

în

departamentele componente,

(c)

procedurile de inspecție și recepție a lucrărilor și cele prin care sunt primite, verificate și validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum și procedurile

sunt

autorizate,

executate

și

contabilizate

plățile

către beneficiari, și

(d)

prevederile pentru auditul sistemelor de management și control.

3.

Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management și control prezentate în paragrafele (1) și (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, și va face cunoscut orice impediment în ceea ce privește transparența verificărilor asupra operațiilor ISPA și descărcarea de responsabilități a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.

Secțiunea 6

1.

Sistemele de management și control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător.

2.

Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite:

(a)

reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale

și

documentele

justificative

deținute

la

diferite

nivele administrative, de către agențiile de implementare și beneficiarii finali;

(b)

verificarea alocării și transferului fondurilor comunitare și naționale disponibile;

(c)

verificarea corectitudinii inform 4 țiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se oferă asistența și obiectivele stabilite pentru măsură.

3.

O descriere indicativă a necesarului de informații pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. 111.4.

4.

Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor:

(a)

că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plățile făcute, lucrările realizate

și

verificările acestora, făcute în legătură cu măsura

și

care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deținute în conformitate cu

prevederile menționate la secțiunea a X-a din anexa nr. 111.1, precum și cu prevederile menționate la apendicele A din anexa nr. 111.4;

(b)

că o înregistrare este menținută de organul care o deține și localizarea sa;

(c)

că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele

care au în

mod

normal

dreptul

de a inspecta

asemenea documente.

5.

Persoanele și organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi:

(a)

personalul coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare și al organelor delegate care operează solicitările de plată;

(b)

serviciile care auditează sistemele de management și control;

(c)

responsabilul

național cu autorizarea finanțării, în calitate de persoană responsabilă

cu certificarea solicitărilor de plată intermediare și finale, conform prevderilor menționate la paragraful (8) din secțiunea a III-a

din anexa nr. 111.1

și

persoana sau departamentul care emite declarațiile de finalizare a măsurilor, așa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. 111.4;

(d)

oficiali mandatați ai instituțiilor naționale de audit și ai Comunității.

Ei pot

solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.

Secțiunea 7

Fondul Național va ține un registru al sumelor recuperabile din plățile deja făcute în cadrul asistenței ISPA și se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primit în contul plății întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declarație de cheltuială și cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.

Fondul Național va transmite Comisiei anual, în anexă la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.5, o declarație asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al inițierii procedurilor de recuperare.

Secțiunea 8 Certificarea cheltuielilor

1.

Certificatele și declarația cheltuielilor intermediare și finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum și la paragraful (8), ambele din secțiunea a III-a din anexa nr. 111.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. 111.4.B de către responsabilul național cu autorizarea finanțării, care este independent din punct de vedere funcțional de orice serviciu care aprobă solicitările.

2.

Înainte de certificarea

unei declarații de cheltuieli, responsabilul

național cu autorizarea finanțării se va convinge că următoarele condiții sunt îndeplinite:

(a)

Cordonatorul național ISPA, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali au îndeplinit cerințele de la paragraful (3) și (6) din secțiunea a III-a și cele de la secțiunea a VII-a din anexei nr. 111.1 și au respectat termenii

memorandumului de finantare;

'

(b)

Declarația de cheltuiele include numai cheltuielile:

(i)

Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanțare prin care se acordă asistența și care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă;

(ii)

Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate

la

data când aplicația pentru asistență a fost depusă;

(iii)

Care

sunt

justificate

prin

progresele

sau

încheierea

măsurii,

în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se acordă asistența și cu obiectivele atribuite măsurii.

3.

Pentru ca eficiența sistemelor de control și auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declarație de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Național să fie ținut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul național ISPA, agențiile de implementare și organele delegate, pentru:

(a)

A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate și executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare ș1 obiectivele atribuite măsurii;

(b)

A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; și

(c)

A menține sistemul de audit.

Sec ți unea a 9-a Verificarea selectivă

1.

Statul beneficiar va orgat;1iza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul:

(a)

De a verifica eficiența sistemelor de management și control existente;

(b)

De

a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declarațiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate.

2.

Verificările efectuate pe perioada derulării asistenței ISPA vor acoperi cel puțin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporțional cu cheltuielile realizate înainte de

1

ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eșantion reprezentativ de tranzacții, ținând cont de cerințele paragrafului 3.

Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări și procedurile de implementare sau plată privind măsurile.

3.

Selectarea e antionului de tranzactii ce vor fi verificate va tine cont de:

:i'

'

'

(a)

Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului și dimensiunii;

(b)

Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naționale sau comunitare;

(c)

Necesitatea

de

a

asigura

că

diferitele

tipuri

de

organe

implicate

în managementul și implementarea măsurilor și cele două sectoare de activitate (transport și mediu) sunt verificate în mod corespunzător.

Secțiunea 10

În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:

(a)

aplicarea practică și eficiența sistemelor de management și control;

(b)

executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanțare prin care s-a acordat asistență și cu obiectivele stabilite pentru măsură;

(c)

pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deținute de agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali;

(d)

prezența unui sistem de audit corespunzător;

(e)

pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura și calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare și corespund specificațiilor aprobate ale măsurii și lucrărilor executate în realitate;

(f)

cofinanțarea națională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată;

(g)

că măsurile cofinanțate au fost implementate în conformitate cu regulile și politicile Comunității, conform articolului 5 din memorandumul de finanțare.

Secțiunea 11

Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleași agenții de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situații, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecție și acțiunile preventive necesare.

Suțiunea a 12-a

Fiecare stat beneficiar și Comisia se vor consulta cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel național și comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate și vor ține cont de controalele recente, rapoartele și comunicările autorităților naționale, ala Comisiei și Curții Europene de Conturi.

Secțiunea 13

În conformitate cu secțiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, și pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secțiunilor 9 -

11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent și, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management și control, communicate conform paragrafului (1) din secțiunea a 5-a.

Secțiunea 14 Declarația de finalizare a proiectelor

Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declarații de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcție independentă

de coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali.

Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internațional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali toate informațiile solicitate și va avea acces la înregistrările și documentele justificative necesare pentru elaborarea declarației.

Secțiunea 15

Declarațiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management și control, pe rezultatele verificărilor deja făcute și, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacțiilor și a raportului final elaborat conform secțiunii a V-a din anexa nr. 111.1. Persoana sau departementul ce emite declarația va face toate investigațiile necesare pentru a obține o asigurare rezonabilă că declarația certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacțiile sunt legale și reale și că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

Declarațiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr. IIl.4. și vor fi însoțite de un raport care va include toate informațiile relevante pentru justificarea declarației, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naționale și comunitare, la care declarantul a avut acces.

Secțiunea 16

Dacă prezența unor lipsuri majore în ceea ce privește managementul și controlul, sau frecvența ridicată a iregularităților descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce privește validitatea cererii finale de plată și a certificatului final de cheltuieli, declarația se va referi la aceste circumstanțe și va estima amploarea problemei și impactul financiar

al

acesteia.

Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării și corectării iregularităților într-un interval specificat de timp.

Secțiunea 17

Informațiile contabile ce trebuie deținute și comunicate Comisiei la cerere

1.

Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ținute, pe cât este posibil, în format electronic .

Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor și verificărilor la fața locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secțiunii a X-a din anexa nr. III.1.

2.

La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrătoare de primirea cererii. O perioadă diferită poate fi agreată între Comisie și statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic.

3.

Comisia va asigura ca informațiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecțiilor la fața locului rămân confidențiale și în siguranță.

4.

Cu respectarea legilor naționale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfășurate conform acestei anexe și la datele deținute, inclusiv cele din sistemele computerizate.

Secțiunea 18 Corecții financiare

1.

Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia:

(a)

că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistență acordată,

incluzând

eșecul

îndeplinirii

uneia

din

condițiile

din memorandumul de finanțare prin care se acordă asistență și, în special,

orice

schimbare

semnificativă

afectând

natura

sau

conditiile

de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fos ' t cerută,

sau

(b)

că există o iregularitate cu privire la asistența ISPA și că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare,

Comisia va suspenda asistența în ceea ce privește măsura respectivă și declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp.

Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce privește observațiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părți vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privința observațiilor și concluziilor finale.

2.

La

sfârșitul

perioadei

stabilite

de

către

Comisie,

aceasta,

cu

respectarea procedurilor existente și dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în considerație orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide:

(a)

să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau

(b)

să opereze corecțiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părți din asistența acord tă pentru măsură.

Aceste decizii vor respecta principiul proporționalității .

Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecției, va ține cont de tipul iregularității sau schimbării și de amploarea impactului financiar potențial a oricărei deficiența ale sistemelor de management și control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite.

3.

Orice sumă primită nejustificat și care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secțiunea a 21-a.

Secțiunea 19

1.

Totalul corecțiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secțiunea a 18-a pentru iregularități individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil și practic pe baza dosarelor individuale și va fi egal

cu totalul cheltuielilor atribuite greșit ISPA, ținându-se cont de principiul proporționalității.

2.

Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporționat să se anuleze în întregime cheltuielile respective și Comisia își bazează corecțiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează

(a)

în cazul extrapolării, va folosi un eșantion reprezentativ de tranzacții asemănătoare;

(b)

în cazul ratei fixe, va evalua importanța încălcării regulilor și amploarea și implicațiile financiare ale deficiențelor sistemului de management și control care au condus la iregularitățile stabilite.

3.

Acolo unde Comisia își fundamentează poziția pe datele stabilite de auditori, alții decât cei ai propriilor servicii, aceasta își va elabora propriile concluzii privind consecințele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) și (2) din secțiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr .

III.S și a răspunsurilor statului beneficiar.

Secțiunea 20

1.

Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secțiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale și, unde este cazul, poate face corecții, va fi de două luni, cu excepția cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie.

2.

Acolo unde Comisia propune corecții financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul

unei

examinări

a

dosarelor

respective,

că

amploarea

reală

a iregularităților a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporție adecvată sau un eșantion de dosare.

Cu excepția cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăși o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secțiunea a 18-a.

Comisia va lua în consideratie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în

perioada de timp stabilită.

'

'

)'

3.

Oricând statul beneficiar obiectează fat ' ă de observatiile făcute de Comisie i are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful

(1)

din secțiunea a 18-a,

Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.

Secțiunea 21

1.

Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din sectiunea a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă resp '

onsabilului național cu autorizarea finanțării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.

2.

Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naștere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 și

sfârșind cu data plății efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operațiile sale de refinanțare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade.

3.

O corecție financiară conform paragrafului (2) din secțiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligației statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1.

4.

Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corecțiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniția procedurile de recuperare și va notifica aceasta coordonatorului național ISPA, Fondului Național și agențiilor de implementare .

Sec ți unea a 22-a

Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.

Secțiunea 2

(1)

Țările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finantare:

'

-

prevederile stabilite de lege, reglementările sau acțiunile administrative pentru aplicanții măsurilor asistate prin ISPA;

-

lista autorităților și organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul și funcționarea acestor autorități și organisme și la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2)

Țările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei once amendamente la informațiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1.

(3)

Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către țările beneficiare și trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenționează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secțiuni.

Secțiunea 3

ăIregularitate" trebuie să semnifj.ce orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finant , are, sau a unui act normativ nat , ional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităților datorită unei cheltuieli nejustificate.

Secțiunea 4

(1)

În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul inițierii unor investigații administrative sau judiciare.

Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind:

-

Detalii privind măsura asistată prin ISPA;

-

Prevederile care au fost încălcate, natura și suma cheltuielilor; în cazurile în care nu

s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greșit plătite dacă nu s-ar fi

descoperit nereguhle, cu excepția cazurilor când eroarea sau neglijența este descoperită înaintea plății și nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;

-

Suma totală și distribuția acesteia între diferitele surse de finanțare;

-

Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă;

-

Practicile folosite pentru comiterea neregulii;

-

Felul în care a fost descoperită neregula;

-

Autoritățile naționale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;

-

Consecințele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăților și posibilitățile de recuperare;

-

Data și sursa primei informații care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, și unde este cazul, țara beneficiară și terțele țări implicate;

-

Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile

în

care asemenea informații nu au relevanță în combaterea nereguhlor din cauza caracterului neregulilor în cauză.

(2)

Unde unele din informațiile menționate · 1a paragraful 1,

ș1

m particular cele care privesc practicile folosite în comiterea nereguhlor și maniera

în

care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, țările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informațiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind nereguhle.

(3)

Dacă reglementările naționale prevăd confidențialitatea investigațiilor, comunicarea informațiilor

trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanțe judecătorești competente.

Secțiunea 5

Fiecare țară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei și, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:

Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni

în

afara teritoriului său și/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)

Secțiunea 6

În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secțiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior și a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:

Sumele care au fost sau se așteaptă a fi recuperate;

Măsurile interimare luate de țara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greșit;

Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greșit plătite și pentru impunerea sancțiunilor;

Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;

Orice suspendări a acuzărilor judiciare.

Țările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.

Sec țiunea a 7-a

Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referință, țările beneficiare trebuie să

informeze Comisia despre acest lucru în aceeași limită de timp stabilită la paragraful (1) din sectiunea a 4-a.

'

Secțiunea 8

Atunci când autoritățile competente din țara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să inițieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greșit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze țării beneficiare, total sau parțial, costurile legale și costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.

Secțiunea 9

(1)

Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu țara beneficiară în scopul suplimentării informațiilor fqrnizate despre neregulile la care se face referire în secțiunea a 4-a, la procedurile menționate în secțiunea a 6-a

și,

în particular, la posibilitatea de recuperare.

(2)

Independent de contactele menționate în paragraful

1,

Comisia trebuie să informeze țările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte țări beneficiare.

(3)

Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanții țărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunității, pentru a examina împreună cu aceștia info , rmațiile obținute conform secțiunilor a 4-a, a 5-a

și

a 6-a, și paragrafului

1

din această secțiune, în special cu privire la învățămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire și la procedurile legale.

(4)

La cererea unei țări beneficiare sau a Comisiei, țările beneficiare și Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.

Secțiunea 10

Comisia trebuie să informeze cu regularitate țările beneficiare, în cadrul convenției de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite și despre categoriile de nereguli, împărțite pe tipuri și pe sume (valoric).

Secțiunea 11

(1)

Țările beneficiare și Comisia trebuie să ia toate precauțiile necesare pentru a se asigura că informatiile pe care le schimbă rămân confidentiale.

'

'

(2)

Informațiile la care se face referire în această Înțelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din țările beneficiare sau din cadrul instituțiilor comunitare care au, conform atribuțiilor lor, acces la acestea, decât dacă țările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta.

(3)

Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor țări beneficiare sau instituții comunitare

numai dacă aceasta este necesară

pentru

prevenirea

sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc.

(4)

Informațiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înțelegeri, vor fi supuse confidențialității profesionale și vor fi protejate în același mod în care informații similare sunt protejate de legislația națională a țărilor beneficiare care le primesc și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor comunității.

A

'

În plus, aceste informatii nu pot fi folosite

în

alt scop decât cel prevăzut în prezenta Ințelegere, decât dacă autoritățile care le-au furnizat și-au dat acordul expres, și cu condiția ca prevederile în vigoare în țările beneficiare în care se găsește autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5)

Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acțiune legală sau procedură instituită

ulterior

pentru

neconcordanța

cu

regulile

comunității

în

domeniul ajutoarelor

de

preaderare, a informațiilor

obținute conform acestei Înțelegeri. Autoritatea competentă din țările beneficiare care a furnizat aceste informații trebuie informată dinainte de asemenea folosire.

(6)

Când o tară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui

)

A

'

nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei Ințelegeri, în urma anchetei

A

'

ulterioare, se dovedește a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toti aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Ințelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate,

în

virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula

în

vedere.

Secțiunea 12

Sumele recuperate trebuie distribuite între țările beneficiare și Comisie în conformitate cu ratele de cofinanțare, proporțional cu cheltuielile deja făcute de acestea.

Secțiunea 13

Verificările pe loc și inspecțiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunității împotriva neregulilor, așa cum sunt definite în secțiunea a 3-a, trebuie pregătite și conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autoritățile competente din țările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul și scopul verificărilor și inspecțiilor menționate

în

această anexă, astfel încât autoritățile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii țării beneficiare implicate pot participa la verificările și inspecțiile pe loc.

În plus, dacă țara beneficiară implicată dorește, verificările și inspecțiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie și autoritătile competente ale țării beneficiare.

Secțiunea 14

Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efect:l;late de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naționale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitați.

Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări

și

inspecții, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.

Când este strict necesar pentru a stabili unde și dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări

și

inspecții la alti operatori economici implicați, pentru a avea acces la informațiile pertinente deținute de acești operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor și inspecțiilor pe loc.

Secțiunea 15

(1)

Verificările

și

inspecțiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilității și autorității Comisiei de către oficialii sau alti angajați ai acesteia, împuterniciți corespunzător

în

baza regulamentelor relevante ale Comisiei și numiți de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziția Comisiei de către țara beneficiară ca experți naționali secondanți, pot asista la aceste verificări și inspecții.

Inspectorii Comisiei își vor exercita puterea pe baza unei autorizații care le atestă identitatea și poziția, împreună cu un document care să indice subiectul și scopul verificării și inspecției pe loc.

Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile țării beneficiare implicate.

(2)

Sub rezerva înțelegerii cu țara beneficiară, Comisia poate cere asistența oficialilor din țările beneficiare ca observatori și poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistență tehnică.

Comisia trebuie să se asigure că toți susmenționații oficiali și organisme prezintă toate garanțiile cu privire la competența tehnică, independență și respectarea secretului profesional.

Secțiunea 16

(1)

Inspectorii

Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleași condiții cu inspectorii administrației naționale și

în

conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentațiile despre operațiile implicate, care sunt necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a inspecțiilor pe loc. Aceștia se pot folosi de toate facilitățile de inspecție

ca

și inspectorii

administrației naționale

și pot

copia

în

particular documentele relevante.

Verificările și inspecțiile pe loc pot privi, în particular:

-

Registre și documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene și condiții, scăpări de plată, declarații ale materialelor folosite și ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate;

Sistemele și metodele de producție, ambalare și expediere;

Verificări fizice privind natura și cantitatea bunurilor sau operațiilor finalizate; Prelevarea și verificarea de mostre;

Progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțarea și utilizarea

investitiilor finalizate;

'

Documente contabile și bugetare;

Implementarea tehnică și financiară a proiectelor subsidiare .

(2)

Unde este cazul, este în sarcina țării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauție corespunzătoare, în conformitate cu legislația națională, în special pentru protejarea probelor.

Sec țiunea a 17-a

(1)

Informațiile comunicate sau obținute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional și sunt protejate în același mod

în

care informațiile similare sunt protejate de către legislația națională a țării beneficiare care le primește și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor Comunitare.

Asemenea informații nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituțiile comunitătii sau din țările beneficiare a căror funcție necesită cunoașterea lor și nici nu pot fi folosite de către instituțiile comunității

în

alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecții eficiente a intereselor

financiare ale comunității în toate țările beneficiare. Când o țară beneficiară intenționează să folosescă

în

alte scopuri informațiile obținute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările și inspecțiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea țării beneficiare de unde

informatia respectivă a fost obtinută.

'

'

(2)

Comisia

trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autoritățile competente ale țării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările și inspecțiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecției pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menționata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări și inspecții.

(3)

Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ține seama de cerințele procedurale specificate în legislația națională a țării beneficiare implicate. Documentele materiale și probatoare specificate în secțiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menționate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale țării beneficiare

în

care folosirea lor se dovedește necesară, în același mod și în aceleași condiții ca și raportele întocmite de inspectorii administrației naționale. Acestea trebuie să fie subiectul acelorași reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administrației naționale și vor avea aceeași valoare ca acestea. Când o inspecție este desfașurată împreună, inspectorii naționali care au luat parte la operație vor fi rugați să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.

Secțiunea 18

Când operatorii economici la care se face referire

în

secțiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecții pe loc, ța a beneficiară implicată, acționând în conformitate cu regulile naționale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa își îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecție pe loc.

Este de datoria țării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislația natională.

'

Secțiunea II Angajamente

(1)

Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiară.

Totuși, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri:

(a)

angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebui e , ca regulă generală și sub rezerva punctului

(b),

să fie efectuate în rate anuale.

Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură.

'

Acest angajament nu va depăși totalul plății în avans, prevăzută la secțiunea a III-a (2) de

mai jos, și al asistenței pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finantare.

'

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanțare inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an

financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în disc ,

utie, cu condit ' ia ca cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice și că progresul lucrărilor demonstrează că

proiectul avansează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(b)

Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani și pentru care asistența comunității nu de pășește 20 milioane euro, un prim angajament de până 80

%

din totalul asistenței acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Diferența va fi angajată în condițiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(2)

Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanțare referitor la măsură, va fi anulată.

În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiară și autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.

Secțiunea III Plăți

(1)

Plățile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăți intermediare sau a diferenței finale.

Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

(2)

Plățile în avans

Ca o regulă generală, un avans de până la 20 %

din totalul asistenței acordată prin ISPA, așa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate așa cum este definită la punctul (9).

Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri :

-

o primă tranșă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiară semnează memorandumul de finanțare;

-

diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări.

Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Întregul

avans

sau

părți

din

acesta

trebuie

returnate

de

către

autoritatea

desemnată, menționată în paragraful (2), dacă

nici

o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea

asistentei acordată de către Comunitate.

'

(3)

Plătile intremediare

Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea ace ' steia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare și vor fi făcute pentru a

rambursa cheltuielile efectuate și certificate , sub rezerva următoarelor condiții:

-

țara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice atașate asistenței;

-

s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspecție naționale și/ sau comunitare;

-

au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare și legale care au apărut;

-

a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar inițial;

-

au fost descriși pașii urmați pentru publicitatea măsurii.

Țara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condițiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată și pentru rapoartele de progres fizic și financiar.

(4)

Țările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.

(5)

Suma totală a plăților efectuate conform punctelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80 % din totalul asistenței acordate. Comisia poate crește acest procent până la 90

%

în cazuri justificate.

(6)

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate.

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă:

-

măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;

-

măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, cum sunt menționate în memorandumul de finanțare;

-

raportul final menționat în secțiunea a V-a a fost înaintat Comisiei;

-

autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;

-

țara beneficiară certifică Comisiei că informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;

,..

-

tara beneficiară a transmis Comisiei declaratia mentionată în anexa nr. III.4.C.

'

'

-

toate măsurile de informare și publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. III.6 au fost

implementate;

-

când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agențiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite,

în

special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și că au fost respectate toate condițiile specificate

în

memorandumul de finanțare.

(7)

Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor și de efectuare a plăților, așa cum este specificată

în

memorandumul de finanțare, partea de asistență care reprezintă diferența finală pentru acea măsură va fi anulată.

(8)

Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finală prezentate de către țara beneficiară sunt însoțite de o declarație a responsabilului național cu autorizarea care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă și care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, așa cum sunt specificate în anexa nr. III.2.

(9)

Toate plățile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanțare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Național, desemnat de țara beneficiară să primescă asemenea plăți. Ca regulă generală, plățile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide și complete de plată. Fondul Național trebuie să transfere cât de repede posibil și în totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.

(10)

Fondul Național, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul țării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.

Responsabilitățile responsabilului național cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.

Secțiunea IV Folosirea euro

(1)

Sumele din cererile de asistență, împreună cu planul de finanțare relevant, vor fi exprimate în euro.

(2)

Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro.

(3)

Declarațiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro.

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menționate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM)

nr. 2342/2002 din decembrie 2002 care stabilește

regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunității Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la această rată1.

(4)

Plățile asistenței financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens.

'

Secțiunea V Raportul final

Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:

1

http:// europ a

eu int/co=/ d g 19/infoeuro /

fr/index htm

(a)

o descriere a lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistent , ei;

(b)

certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței;

(c)

o primă evaluare de îndeplinire a asistenței, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la:

-

data efectivă de implementare a măsurii;

-

o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare;

-

confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare și veniturile așteptate;

-

confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile și beneficiile așteptate;

-

o indicare a acțiunilor luate pentru a asigura protecția mediului și costurile acestora inclusiv concordanța cu principiul poluatorul plătește;

-

data la care măsura asistată devine operațională.

(d)

informații referitoare la acțiunile de publicitate.

Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare

(1)

Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată i , nitial, asisten ' ta acordată de Comunitate va

fi

modificată luându-se în calcul aceasta dar nu

trebuie să depășească suma maximă stabilită în memorandumul de finanțare.

O schimbare a ratei asistenței comunității față de rata acordată inițial sau față de asistența maximă va necesita o modificare a memorandumului de finanțare conform procedurilor descrise în paragraful (3).

(2)

Dacă atunci când planul de finanțare al unui proiect este amendat, angajamentele și/ sau plățile comunității depășesc deja sumele menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustările necesare

ținând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operație financiară (angajare sau plată) după acel amendament.

(3)

Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:

(a)

amendamentele care impun o modificare substanțială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanțială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un memorandum de finanțare, ca răspuns la solicitarea țării beneficiare sau la inițiativa Comisiei după consultarea cu țara beneficiară. Definiția modificării "substanțiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor.

(b)

în cazul unor altor amendamente, țara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observat , iile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente.

(c)

orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25

%

din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanțială a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.

Secțiunea VII Managementul și controlul financiar

(1)

Statele beneficiare trebuie:

(a)

să stabilească de la 1 ianuarie 2000 și în nici un caz mai târziu de 1 ianuarie 2002, sisteme de management și control care să asigure:

-

implementarea

adecvată

a asistenței acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid,

-

separarea funcțiilor de management și control,

-

că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări;

(b)

să verifice periodic că măsurile finanțate de comunitate sunt derulate în mod adecvat;

(c)

să prevină iregularitățile și să acționeze împotriva lor;

(d)

să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităților sau neglijenței.

(2)

Controale interne și externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internațional acceptate de audit, de către organele n ționale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcție. In fiecare an un plan de audit și un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziția Comisiei.

(3)

Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanți autorizați, să efectueze audituri financiare și tehnice la fața locului, inclusiv verificări prin sondaj și audituri finale.

(4)

Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții săi autorizați sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul

de

a inspecta, la fața locului toată

documentația

relevantă

și conturile

corespunzătoare articolelor fina ,

ntate în conformitate cu memorandumul de finan ' tare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi

în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISPA. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la fața locului.

(5)

Prevederile detaliate asupra controlului și managementului financiar sunt stabilite în anexa nr. III.4.

Secțiunea VIII Monitorizarea

Țările beneficiare și Comisia trebuie vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1)

Înființarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiară, Comisie și, unde este cazul, BEI și/ sau alte instituții cofinanțatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.

(2)

Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite

în

comun, verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului și la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți în așa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și obiectivele propuse inițial, și progresul realizat în domeniul managementului și în alte probleme legate de acesta.

(3)

(a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârșitul fiecărui an intreg de implementare.

(b)

Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate.

(4)

Pe baza rezultatelor monitorizării și ținând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, ca și planul financiar prevăzut, dacă este necesar,

la

propunerea țărilor beneficiare.

Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și importanța lor.

Secțiunea IX Transparență în adjudecarea contractelor

(1)

Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziții sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acțiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene.

(2)

(a) Participarea la procedurile de licitație trebuie să fie deschisă și pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul și tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările beneficiare ISPA și din Cipru, Malta și Turcia;

Prin urmare se va cere ofertanților să își declare naționalitatea și să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislație.

(b)

În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanțarea de la IFI și după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naționalilor unor terțe țări să participe la licitația pentru contracte.

(3)

(a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta și când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitației de participare

la

licitație,

în

Jurnalul Oficial al Comunității Europene și în "Monitorul Oficial" din țările beneficiare.

(b)

Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii și specificații tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările membre sau din țările beneficiare.

(c)

În plus, informația trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă.

(4)

Procedurile detaliate privind licitațiile și contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA și SAPARD.

Secțiunea X

Transparență în contabilitate și în rapoartele proiectelor

Țara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanțare, toate organismele publice sau private implicate în managementul și implementarea operațiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului

în

cauză.

Autoritățile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăți pentru proiectul respectiv.

Secțiunea XI Evaluarea ex-post

Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât și randamentul și eficiența asistenței și a impactului său, ca și factorii ce contribuie la succesul sau eșecul implementării măsurilor și a realizărilor și rezultatelor.

După finalizarea măsurilor, Comisia și țările beneficiare vor evalua apoi modul

în

care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul și eficiența utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor Comunității în domeniul mediului sau contribuția acestora la politicile privind rețeaua Trans - Europeană extinsă și transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua și impactul măsurilor asupra mediului.

Secțiunea I Domeniul cheltuielilor

ISPA acordă asistență pentru următoarele măsuri:

(1)

Proiecte de mediu care dau posibilitatea țărilor beneficiare să se alinieze la cerințele legilor comunității privind protecția mediului și cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare;

(2)

Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susținută ș1, m particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2

și acelea care permit

țărilor beneficiare

să se conformeze

obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea și interoperabilitatea rețelelor naționale ca și rețelele trans-europene împreună cu accesul la aceste rețele;

(3)

Studii preliminare, evaluări și măsuri de asistență tehnică inclusiv acțiunile de informare și publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistență tehnică și administrativă în beneficiul mutual al Comisiei și al țărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administrației

publice

naționale,

acoperind

identificarea,

pregătirea,

managementul, monitorizarea, auditul și supervizarea proiectelor.

Regulile specificate în secțiunile de la a II-a la a XII-a de mai jos referitoare

la

proiectele listate la punctele 1 și 2 de mai sus sunt totuși aplicate prin analogie și deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3.

Secțiunea II Definiții și '

concepte de bază

(1)

Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupurile de proiecte

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:

a)

Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat.

b)

O "etapă independentă tehnic și financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operațională în întregul său.

O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect.

c)

Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:

2

D e cizia nr .

1692 / 96 / CE a Parlam e ntului European și a Consiliului din 23 iuli e

1996 privind dir e ctiv e l e

c o munității pentru dezvoltam reț e lei de transport trans-eumpean

trebuie să fie localizate în același curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;

trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate;

trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea și monitorizarea grupului de

proiecte în cazurile în care proiectele

sunt derulate de autorități competente diferite.

(2)

"Autoritatea responsabilă cu implementarea"

(a)

Pentru proiectele finanțate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanțare.

Ca o consecință, orice schimbare a "autorității responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanțare.

În mod normal prin acest organism se înțelege beneficiarul final al asistenței acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile.

(b)

Totuși, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse și trebuie să primescă o copie a documentelor relevante.

(3)

Conceptul de "administrație publică"

Administrația publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ :

-

organisme de guvernare centrale (nivel național) ;

-

organisme de guvernare regionale;

-

organisme de guvernare locale.

În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.

(4)

Implementarea și perioada de implementare a unui proiect

(a)

Implementarea

unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea

preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și la măsurile de publicitate pentru un proiect asistat;

(b)

Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate;

'

(c)

Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menționate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operațional și la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanțare a fost finalizat/ definitivat.

(5)

Evidența documentelor și transparența

Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/ sau pe documente. Este imperativă existența unei evidențe documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul Comisiei și/ sau al autorității naționale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare țară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidență contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanțare.

(6)

Cheltuieli

Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susținute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită

la

punctul 2 al acestei Secțiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată și corectă a tranzacțiilor reale implicate, în concordanță cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

Secțiunea III

Principalele categ '

orii de cheltuieli eligibile

Ca regulă generală cheltuielile legate de: studiile de fezabilitate;

-

planificare și proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului;

-

pregătirea terenului;

-

construcții;

-

utilaje și instalații implicate permanent în proiect;

-

testare și instruire;

-

managementul proiectului;

-

măsuri compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;

-

alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;

-

măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competentele prezentate mai jos.

Secțiunea IV

Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului

(1)

Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor

(a)

Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și aprobate

în

mod special printr-un Memorandumul de finanțare;

(b)

În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr același contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcțiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului).

(2)

Implicarea administrației publice

În

acele

cazuri în

care

funcționarii

din administrația

publică

sunt implicați

în

activitățile menționate la punctul 1(a) al acestei Secțiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie, în cazuri clar justificate și

în

concordanță cu următoarele criterii :

-

funcționarul a renunțat temporar la statutul său de funcționar

în

administrația publică;

-

cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într­ un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp);

-

cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute

în

vedere;

-

contractul trebuie să fie limitat în timp și nu trebuie să depășească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului;

-

sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, ca cele specificate în Secțiunea VIII, punctul 1;

-

dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale Comunitătii.

'

Secțiunea V Pregătirea terenului și construcțiile

(1)

În acele cazuri

în

care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți

din

acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate

printr-un

sistem contabil separat și transparent

al proiectului bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă.

În cazul în care sunt implicați funcționari al administrației publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secțiunea a IV-a.

(2)

Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul 1 din secțiunea a X-a, și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii:

-

costuri privind munca (salarii brute și nete)

-

cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcțiilor;

-

costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;

-

costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanță cu standardele contabile general recunoscute;

-

cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menționată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administrația publică.

(3)

Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieței.

Secțiunea VI

Achiziții, închirieri de ec '

hipamente și active necorporale

(1)

Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului

(a)

Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor

fi

permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secțiunea a II-a și sunt considerate ca și cheltuieli de capital, în concordanță cu convențiile standard de contabilitate;

(b)

Fără a prejudicia punctul (3) din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibilă.

(2)

Achizițiile de active acorporale

Achizițiile și utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

(3)

Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului

(a)

În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile

sau

producția

echipamentelor care sunt angajate

pe

perioada

fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile.

(b)

Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot

fi

considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosință și dacă sunt specificate în memorandumul de finanțare.

(4)

Echipamentele durabile utilizate de administrația publică

(a)

Cheltuielile

privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.

(b)

Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.

Secțiunea VII

Achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaugată

Cehltuielile cu achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaugată

(TV A) nu sunt eligibile.

Secțiunea VIII Cheltuieli administrative

(1)

Principii generale

Ca regulă generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local nu sunt eligibile pentru asistență (inclusiv asistență tehnică), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare și fizice, evaluării și prevenirii neregulilor și cheltuielile care intră sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul sunt eligibile prin măsuri de asistență tehnică așa cum sunt definite la punctul (3) din secțiunea I.

'

Echipamentului pentru monitorizare poate

fi

eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistentă tehnică mentionată în memorandumul de finanțare.

)

(2)

Organizarea Comitetelor de monitorizare

(a)

Fără

a

prejudicia

punctul

(1)

de

mai sus, cheltuielile

apărute

în

orgamzarea procesului

de

monitorizare

sunt

eligibile

prin

prezentarea

unor

documente justificative;

(b)

Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii:

servicii de traducere;

închirierea de săli de conferință și aranjamentele auxiliare;

închirierea de echipamente audio-video și alte echipamente electronice necesare;

procurarea documentației și facilităților aferente; taxe pentru participarea experților;

cheltuieli pentru călătorii.

(c)

Salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică intervenite în acest context nu sunt eligibile.

(3)

Întâlniri la cererea Comisiei

Regulile prevăzute

la

punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli

(1)

Managementul și supervizarea proiectului

Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele

(1)

și (2) din secțiunea a IV-a.

(2)

Costuri financiare

Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanție, etc.

Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

(3)

Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii

Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate și aprobate în memorandumul de finanțare.

Țările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directă a unor bunuri.

(4)

Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate

(a)

Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile;

(b)

Ca excepție de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru

pregătirea personalului pentru operare și testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca și cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită în memorandumul de finant , are.

(c)

Principiile definite la punctele (a)

și

(b)

menționate mai sus sunt valabile de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.

(5)

Măsuri de publicitate și informare

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.

Secțiunea X Perioada de eligibilitate

(1)

Limita inițială de timp privind eligibilitatea

Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat în conformitate cu următoarele situatii:

'

(a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care memorandumul de finanțare al proiectului este semnat de Comisie.

În caz exceptional, când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la BEI fie de la alta instituție finanțatoare

și

grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituție finanțatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiții:

Lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanțare;

BEI sau altă instituție finanțatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 și 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 și art. 239 și 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002.

În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168

(2)

din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.

(b)

După decizia Comisiei de a acorda sprijin agențiilor de implementare ale țărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care aplicația ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiția ca aplicația să poată fi considerată completă.

Plățile făcute înainte de data specificată la punctele (a)

și

(b)

de mai sus sunt neeligibile.

3

Vezi Articolul 12 (1), Regulamentul Consiliului (CE) nr 1266/99 din 21 iunie 1999

4

Vezi Articolul 12 (2), Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999

(2)

Modificări ale proiectelor

(a)

Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanțială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt de asemenea tratate ca fiind

"substantiale".

'

Regulile stabilite la paragraful

(1),

se aplică ș1 pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificarile de mai sus.

(b)

Pentru orice altă modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA).

©

cererea pentru modificări și informatiile relevante atașate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii și a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii.

(3)

Timpul limită final privind eligibilitatea

(a)

Data finală a eligibilității este specificată, ca regulă generală, în articolul 4, paragraful 3 din memorandumul de finantare.

'

(b)

Data

finală

depinde

de plățile

făcute

de către autoritatea

responsabilă

cu implementarea.

(c)

Data finală a eligibilității este prevazută în memorandumul de finanțare respectiv. După ce această dată a expirat, beneficiarul dispune de o perioadă de șase luni pentru a supune Comisiei solicitarea de plată finală împreună cu raportul final și o notificare, așa cum este prevăzut în paragraful (6) din secțiunea a III-a din anexa nr.

III.1 și în apendicele C din anexa nr. III.4. la memorandumul de finanțare.

(d)

Comisia nu poate extinde această perioadă de șase luni.

Secțiunea XI Solicitările de plată

Solicitările de plată prezentate Comisiei de către țările beneficiare au la bază facturile deja plătite, așa cum sunt definite la punctul (6) din secțiunea a II-a.

În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.

Solicitările de plată trebuie să fie înregistrate și certificate de către responsabilul național cu autorizarea finanțării. Solicitările sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegației Comisiei Europene.

Secțiunea XII

Alte elemente nespecificate în detaliu

(1)

Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanțate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii și cu referire la principiile stabilite pentru Fondurile de coeziune .

(2)

În cazul conflictelor între aceste principii și regulile naționale de eligibilitate, principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.

Secțiunea 1

Această anexă stabilește reguli detaliate privind sistemele de management și control a

asistenței nerambursabile acordate de ISPA și în ceea ce privește procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.

'

'

Secțiunea 2

Sisteme de management și control

1.

Fiecare stat beneficiar

v a asigura că :

(i)

coordonatorul național ISPA,

(ii)

Fondul Național și responsabilul național cu autorizarea,

(iii)

agențiile de implementare și responsabilii sectoriali cu autorizarea și

(iv)

beneficiarii finali

așa cum sunt definiți în Memorandumul de înțelegere ISPA asupra utilizării Fondului Național pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management și control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile și standardele general acceptate, și în special pentru asigurarea corectitudinii, regularității și eligibilității solicitărilor pentru asistență ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

2.

Pentru obiectivele acestei anexe,

agențiile de implementare

vor include organe, altele decât beneficiarii finali cărora le este delegată, de către agenția de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare

organe delegate),

implementarea măsurilor finanțate de ISP A.

3.

Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepția cazurilor în care măsurile înseamnă proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regăsesc la paragraful (1) din secțiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanțare.

Secțiunea 3

•

Sistemele de management și control ale coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare, organelor delegate și beneficiarilor finali, vor prevedea,

cu

respectarea

proporționalității

în

raport

cu

volumul

asistenței administrate:

(a)

o definiție clară, o alocare clară și, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcțiilor în cadrul organizației implicate;

(b)

sisteme eficace pentru a asigura că funcțiile sunt îndeplinite de o manieră satisfăcătoare;

(c)

în cazul organelor delegate și beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor și mijloacele folosite.

Sec țiunea a 4-a

1.

Sistemele de management și control la care se face referire în secțiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticității cheltuielilor reclamate și execuția măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiției

finantate, în conformitate cu termenii memorandumului de finantare relevant, cu obiec ' tivele stabilite ale măsurii

și

cu regulile naționale și comunit ' are aplicabile

în

ceea ce privește,

în

special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecția mediului, transporturile (inclusiv rețele transeuropene), concurența și adjudecarea contractelor publice.

Verificările vor acoperi toate aspectele, de natură financiară, tehnică, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenței angajate.

2.

Procedurile

vor

necesita

înregistrarea

verificării

măsurilor

la

fata

locului.

A

)

Inregistrările vor atesta lucrările executate, rezultatele verificării și măsurile luate

luate în ceea ce privește discrepanțele descoperite. Acolo unde verificările administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un eșantion de lucrări și tranzacții, înregistrările vor identifica lucrările sau tranzacțiile selectate și vor descrie metoda de selectare.

Secțiunea 5

'

1.

Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea

în

vigoare a memorandumului de finanțare, asupra organizării coordonatorului național ISPA, Fondului

Național, agențiilor

de implementare

și organelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, așa cum au fost identificate

în

secțiunea a 2-a, asupra sistemelor de management și control existente în cadrul acestor autorități sau organe și asupra îmbunătățirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful

(1)

din secțiunea a 2-a .

2.

Comunicarea va contine următoarele informatii în legătură cu coordonatorul național ISPA, Fondul '

Național, agențiile de imp ' lementare și organele delegate:

(a)

funcțiile create în cadrul acestora,

(b)

alocările de funcții între sau

în

departamentele componente,

(c)

procedurile de inspecție și recepție a lucrărilor și cele prin care sunt primite, verificate și validate solicitările de rambursare a cheltuielilor, precum și

procedurile

sunt

autorizate,

executate

ș1 contabilizate

plățile

către beneficiari, și

(d)

prevederile pentru auditul sistemelor de management și control.

3.

Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge că sistemele de management și control prezentate în paragrafele (1) și (2) îndeplinesc standardele stabilite de această anexă, și va face cunoscut orice impediment în ceea ce privește transparența verificărilor asupra operațiilor ISPA și descărcarea de responsabilități a Comisiei. Revederi ale operării sistemelor se vor realiza periodic.

Secțiunea 6

1.

Sistemele de management și control pentru măsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzător.

2.

Un sistem de audit va fi considerat corespunzător atunci când permite:

(a)

reconcilierea sumelor certificate către Comisie cu înregistrările cheltuielor individuale

și

documentele

justificative

deținute

la

diferite

nivele administrative, de către agențiile de implementare și beneficiarii finali;

(b)

verificarea alocării și transferului fondurilor comunitare și naționale disponibile;

(c)

verificarea corectitudinii informațiilor furnizate asupra executării măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se oferă asistența și obiectivele stabilite pentru măsură.

3.

O

descriere indicativă a necesarului de informații pentru un sistem de audit corespunzător este prezentată în apendicele A la anexa nr. III.4.

4.

Statul beneficiar se va convinge asupra următoarelor:

(a)

că există proceduri pentru a se asigura că documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile

realizate, plățile făcute, lucrările realizate și verificările acestora, făcute în legătură cu măsura și care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzător, sunt deținute în

conformitate cu prevederile mentionate la sectiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum și cu prevederile me '

nționate la a ' pendicele A din anexa nr.

III.4;

(b)

că o înregistrare este menținută de organul care o deține și localizarea sa;

(c)

că documentele sunt disponibile pentru inspectarea de către persoanele sau organele

care au în mod

normal

dreptul

de a inspecta

asemenea documente.

5.

Persoanele și organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi:

(a)

personalul coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare și al organelor delegate care operează solicitările de plată;

(b)

serviciile care auditează sistemele de management și control;

(c)

responsabilul național cu autorizarea

finanțării, în calitate de persoană responsabilă

cu certificarea

solicitărilor

de plată intermediare

și finale, conform prevderilor menționate la paragraful

(8)

din secțiunea a III-a

din anexa nr. III.1 și persoana sau departamentul care emite declarațiile de finalizare a măsurilor, așa cum sunt prevăzute în apendicele C din anexa nr. III.4;

(d)

oficiali mandatați

ai

instituțiilor naționale de audit și

ai

Comunității .

Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful

4.

Secțiunea 7

Fondul Național va ține un registru al sumelor recuperabile din plățile deja făcute

în

cadrul asistenței ISPA și se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, înpreună cu dobânda primită în contul plății întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declarație de cheltuială și cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să

îi

fie înapoiate.

Fondul Național va transmite Comisiei anual, în anexă

la

cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperărilor realizate conform anexei nr. III.S, o declarație asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea dată, clasificate pe an al inițierii procedurilor de recuperare.

Secțiunea 8 Certificarea cheltuielilor

1.

Certificatele și declarația cheltuielilor intermediare și finale la care se face referire la aliniatul

5

de la paragraful

(6),

precum și la paragraful

(8),

ambele din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către responsabilul național cu autorizarea finanțării, care este independent din punct de vedere funcțional de orice serviciu care aprobă solicitările.

2.

Înainte de certificarea

unei declarații de cheltuieli, responsabilul

național cu autorizarea finanțării se va convinge că următoarele condiții sunt îndeplinite:

(a)

Cordonatorul național ISPA, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali au îndeplinit cerințele de la paragraful (3) și (6) din secțiunea a III-a și cele de la secțiunea a VII-a din anexei nr. III.1 și au respectat termenii

memorandumului de finantare;

'

(b)

Declarația de cheltuiele include numai cheltuielile:

(i)

Care au fost efectiv făcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanțare prin care se acordă asistența și care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă;

(ii)

Legate de lucrările care nu fuseseră încheiate la data când aplicația pentru asistență a fost depusă;

(iii)

Care

sunt

justificate

prin

progresele

sau

încheierea

măsurii,

în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare prin care se acordă asistența și cu obiectivele atribuite măsurii.

3.

Pentru ca eficiența sistemelor de control și auditul să poată fi luată întotdeauna în considerare înainte ca o declarație de cheltuieli să fie prezentată Comisiei, statul beneficiar se va asigura că Fondul Național să fie ținut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul național ISPA, agențiile de implementare și organele delegate, pentru:

(a)

A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate și executarea măsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare ș1 obiectivele atribuite măsurii;

(b)

A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; și

(c)

A menține sistemul de audit.

Secțiunea 9 Verificarea selectivă

1.

Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o bază selectivă adecvată, cu scopul:

(a)

De a verifica eficiența sistemelor de management și control existente;

(b)

De

a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declarațiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate.

2.

Verificările efectuate pe perioada derulării asistenței ISPA vor acoperi cel puțin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul măsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporțional cu cheltuielile realizate

înainte de

1

ianuarie 2003. Verificările se vor baza pe un eșantion reprezentativ de tranzactii, tinând cont de cerintele paragrafului 3.

'

'

'

Statul beneficiar va încerca să extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectivă. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări și procedurile de implementare sau plată privind măsurile.

3.

Selectarea eșantionului de tranzactii ce vor fi verificate va tine cont de:

'

'

(a)

Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de măsuri, din punct de vedere al tipului și dimensiunii;

(b)

Orice factor de risc identificat cu ocazia verificărilor naționale sau comunitare;

(c)

Necesitatea

de

a

asigura

că

diferitele

tipuri

de

organe

implicate

în managementul și implementarea măsurilor și cele două sectoare de activitate (transport și mediu) sunt verificate în mod corespunzător.

Secțiunea 10

În cadrul controalelor statul beneficiar va încerca să verifice următoarele:

(a)

aplicarea practică și eficiența sistemelor de management și control;

(b)

executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanțare prin care s-a acordat asistență și cu obiectivele stabilite pentru măsură;

(c)

pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deținute de agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali;

(d)

prezența unui sistem de audit corespunzător;

(e)

pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, că natura și calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare și corespund specificațiilor aprobate ale măsurii și lucrărilor executate în realitate;

(f)

cofinanțarea națională corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizată;

(g)

că măsurile cofinanțate au fost implementate în conformitate cu regulile și politicile Comunității, conform articolului 5 din memorandumul de finanțare.

Secțiunea 11

Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleași agenții de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor

asemenea situații, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecție și acțiunile preventive necesare.

Sec , tiunea a 12-a

Fiecare stat beneficiar

și

Comisia se vor consulta cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel național și comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate și vor ține cont de controalele recente, rapoartele și comunicările autorităților naționale, ala Comisiei și Curții Europene de Conturi.

Secțiunea 13

În conformitate cu secțiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, și pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secțiunilor 9 -

11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent

și,

în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management

și

control, communicate conform paragrafului

(1)

din secțiunea a 5-a.

Secțiunea 14 Declarația de

' finalizare a proiectelor

Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declarații de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcție independentă de coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali.

Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internațional acceptate. I se vor furniza de către coordonatorul național ISPA, responsabilul național cu autorizarea finanțării, Fondul Național, agențiile de implementare, organele delegate și beneficiarii finali toate informațiile solicitate și va avea acces la înregistrările

și

documentele justificative necesare pentru elaborarea declarației.

Secțiunea 15

Declarațiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management și control, pe rezultatele verificărilor deja făcute și, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacțiilor

și

a raportului final elaborat conform secțiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departementul ce emite declarația va face toate investigațiile necesare pentru a obține o asigurare rezonabilă că declarația certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacțiile sunt legale și reale și că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

Declarațiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr.

III.4. și vor fi însoțite de un raport care va include toate informațiile relevante pentru

justificarea declarației, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organele naționale și comunitare, la care declarantul a avut acces.

Secțiunea 16

Dacă prezența unor lipsuri majore în ceea ce privește managementul și controlul, sau frecvența ridicată a iregularităților descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce privește validitatea cererii finale de plată și a certificatului final de cheltuieli, declarația se va referi la aceste circumstanțe și va estima amploarea problemei și impactul financiar al acesteia.

Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentară în vederea identificării și corectării iregularităților într-un interval specificat de timp.

Secțiunea 17

Informațiile contabile ce trebuie deținute și comunicate Comisiei la cerere

1.

Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ținute, pe cât este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi făcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor și verificărilor

la

fața locului, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secțiunii a X-a din anexa nr. III.1.

2.

La cererea scrisă a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrările la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de

1 O zile lucrătoare de primirea cererii.

O

perioadă diferită poate fi agreată între Comisie și statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrările nu sunt disponibile în format electronic.

3.

Comisia va asigura ca informațiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspecțiilor la fața locului rămân confidențiale și în siguranță.

4.

Cu respectarea legilor naționale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregătite în vederea sau în cursul controalelor desfășurate conform acestei anexe și la datele deținute, inclusiv cele din sistemele computerizate.

Secțiunea 18 Corecții financiare

1.

Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia:

(a)

că implementarea unei măsuri nu justifică o parte sau întreaga asistență acordată,

incluzând

eșecul

îndeplinirii

uneia

din

condițiile

din memorandumul de finanțare prin care se acordă asistență și, în special,

orice

schimbare

semnificativă

afectând

natura

sau

condit , iile

de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau

(b)

că există o iregularitate cu privire la asistența ISPA și că statul beneficiar nu a luat nici măsurile corective necesare,

Comisia va suspenda asistența în ceea ce privește măsura respectivă și declarând motivele, solicită statului beneficiar să expună comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp.

Dacă statul beneficiar obiectează în ceea ce privește observațiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părți vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privința observațiilor și concluziilor finale.

2.

La

sfârșitul

perioadei

stabilite

de

către

Comisie,

aceasta,

cu

respectarea procedurilor existente și dacă nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în considerație orice comentariu făcut de statul beneficiar, va decide:

(a)

să reducă plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secțiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau

(b)

să opereze corecțiile financiare cerute. Aceasta va însemna anularea întregii sau unei părți din asistența acordată pentru măsură.

Aceste decizii vor respecta principiul proporționalității. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corecției, va ține cont de tipul iregularității sau schimbării și de amploarea impactului financiar potențial a oricărei deficiența ale sistemelor de management și control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite.

3.

Orice sumă primită nejustificat și care trebuie recuperată va fi plătită Comisiei. Dobânda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuită în conformitate cu regulile stabilite în secțiunea a 21-a.

Secțiunea 19

1.

Totalul corecțiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secțiunea a 18-a pentru iregularități individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil și practic pe baza dosarelor individuale și va fi egal

cu totalul cheltuielilor atribuite greșit ISPA, ținându-se cont de principiul proporționalității.

2.

Când nu este posibil sau practic să se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproporționat să se anuleze în întregime cheltuielile

respective și Comisia își bazează corecțiile financiare pe o extrapolare sau o rată fixă, va proceda după cum urmează

(a)

în cazul extrapolării, va folosi un eșantion reprezentativ de tranzacții asemănătoare;

(b)

în cazul ratei fixe, va evalua importanța încălcării regulilor și amploarea și implicațiile financiare ale deficiențelor sistemului de management și control care au condus la iregularitățile stabilite.

3.

Acolo unde Comisia își fundamentează poziția pe datele stabilite de auditori, alții decât cei ai propriilor servicii, aceasta își va elabora propriile concluzii privind consecințele financiare, după examinarea măsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) și (2) din secțiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III . 5 și a răspunsurilor statului beneficiar.

Secțiunea 20

'

1.

Perioada de timp

în

care statul beneficiar respectiv poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secțiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale și, unde este cazul, poate face corecții, va fi de două luni, cu excepția cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie.

2.

Acolo unde Comisia propune corecții financiare pe baza extrapolării sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul

unei

examinări

a

dosarelor

respective,

că

amploarea

reală

a iregularităților a fost mai mică decât aceea evaluată de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinării la o proporție adecvată sau un eșantion de dosare.

Cu excepția cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru această examinare nu va depăși o perioadă suplimentară de două luni, după cele două luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinări vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secțiunea a 18-a.

Comisia va lua în consideratie orice dovadă înaintată de statul beneficiar în

perioada de timp stabilită.

'

3.

Oricând statul beneficiar obiectează față de observațiile făcute de Comisie și are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secțiunea a 18-a, Comisia va putea formula o decizie intr-o perioada de trei luni ce va începe să curgă de la data audierii.

Secțiunea 21

1.

Orice rambursare ce trebuie făcută către Comisie, conform paragrafului (3) din sectiunea

a 18-a, va fi efectuată înaiuntea datei indicate în cererea transmisă

'

responsabilului național cu autorizarea finanțării. Această dată va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.

2.

Orice întârziere în efectuarea rambursării va da naștere la dobândă asupra contului de plată cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 și sfârșind cu data plății efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicată de Banca Centrală Europeană în operațiile sale de refinanțare în prima zi lucrătoare a lunii în care data respectivă cade.

3.

O corecție financiară conform paragrafului (2) din secțiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligației statului beneficiar de a urmări recuperarea conform secțiunii a VII-a din anexa nr. III.1.

4.

Atunci când trebuie recuperate sume ca um1are a corecțiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniția procedurile de recuperare și va notifica aceasta coordonatorului național ISPA, Fondului Național și agențiilor de implementare.

Secțiunea 22

Nimic din această anexă nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.

Secțiunea 1

Această înțelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în țara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între țările beneficiare sau între Comisie și țările beneficiare cu privire la problemele penale.

Secțiunea 2

(1)

Țările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finantare:

'

-

prevederile stabilite de lege, reglementările sau acțiunile administrative pentru aplicanții măsurilor asistate prin ISPA;

-

lista autorităților și organismelor responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul și funcționarea acestor autorități și organisme și la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.

(2)

Țările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei once amendamente la informațiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1.

(3)

Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de către țările beneficiare și trebuie să le informeze asupra concluziilor pe care intenționează să le tragă din acest moment. Trebuie să rămână în contact cu acestea cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secțiuni.

Secțiunea 3

ăIregularitate" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finantare, sau a unui act normativ national, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui

operator '

economic, care are, sau ar av ' ea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al

comunităților datorită unei cheltuieli nejustificate.

Secțiunea 4

(1)

În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European anti-fraudă, orice nereguli care au fost subiectul inițierii unor investigații administrative sau judiciare.

Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind:

-

Detalii privind măsura asistată prin ISPA;

-

Prevederile care au fost încălcate, natura și suma cheltuielilor; în cazurile în care nu

s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost greșit plătite dacă nu s-ar fi

descoperit neregulile, cu excepția cazurilor când eroarea sau neglijența este descoperită înaintea plății și nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;

-

Suma totală și distribuția acesteia între diferitele surse de finanțare;

-

Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă;

-

Practicile folosite pentru comiterea neregulii;

-

Felul în care a fost descoperită neregula;

-

Autoritățile naționale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;

Consecințele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăților și posibilitățile de recuperare;

-

Data și sursa primei informații care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, și unde este cazul, țara beneficiară și terțele țări implicate;

-

Identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informații nu au relevanță în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauză.

(2)

Unde unele din informațiile menționate la paragraful 1, și în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor și maniera

în

care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, țările beneficiare trebuie, pe cât posibil, sa furnizeze informațiile lipsă când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile.

(3)

Dacă reglementările naționale prevăd confidențialitatea investigațiilor, comunicarea informațiilor

trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanțe judecătorești competente.

Sec țiunea a 5-a

Fiecare țară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei și, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut că:

Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afara teritoriului său și/ sau Arată că un nou mal-practice a fost implicat (folosit)

Secțiunea 6

În timpul celor 2 luni după sfârșitul fiecărui trimestru, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secțiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior și a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:

Sumele care au fost sau se așteaptă a fi recuperate;

Măsurile interimare luate de țara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greșit;

Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greșit plătite și pentru impunerea sancțiunilor;

Motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;

Orice suspendări a acuzărilor judiciare.

Țările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.

Secțiunea 7

Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referință, țările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeași limită de timp stabilită la paragraful (1) din secțiunea a 4-a.

Secțiunea 8

Atunci când autoritățile competente din țara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să inițieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greșit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze țării beneficiare, total sau parțial, costurile legale și costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.

Sec țiunea a 9-a

(1)

Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu țara beneficiară în scopul suplimentării informațiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secțiunea a 4-a, la procedurile menționate în secțiunea a 6-a și, în particular, la posibilitatea de recuperare.

(2)

Independent de contactele menționate în paragraful 1, Comisia trebuie să informeze țările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea manieră incât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte țări beneficiare.

(3)

Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanții țărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul comunității, pentru a examina împreună cu aceștia infonnațiile obținute conform secțiunilor a 4-a, a S-a și a 6-a, și paragrafului

1

din această secțiune, în special cu privire la învățămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire și la procedurile legale.

(4)

La cererea unei țări beneficiare sau a Comisiei, țările beneficiare și Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei fisuri care prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidentă în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.

Secțiunea 10

Comisia trebuie să informeze cu regularitate țările beneficiare, în cadrul convenției de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite și despre categoriile de nereguli, împărțite pe tipuri și pe sume (valoric).

Secțiunea 11

(1)

Țările beneficiare și Comisia trebuie să ia toate precauțiile necesare pentru a se asigura că informatiile pe care le schimbă rămân confidentiale.

'

'

(2)

Informațiile la care se face referire în această Înțelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din țările beneficiare sau din cadrul instituțiilor comunitare care au, conform atribuțiilor lor, acces la acestea, decât dacă țările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta.

(3)

Numele persoanelor fizice sau juridice p9t fi dezvăluite altor țări beneficiare sau instituții comunitare

numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusă neregulă a avut loc.

(4)

Informațiile comunicate sau obtinute în orice mod, potrivit acestei Înțelegeri, vor fi supuse confidențialității profesionale și vor fi protejate în același mod în care informații similare sunt protejate de legislația națională a țărilor beneficiare care le primesc și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor comunității.

În plus, aceste informatii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta

" Ințelegere, decât dacă

' autoritățile care le-au furnizat și-au dat acordul expres, și cu

condiția ca prevederile în vigoare în țările beneficiare în care se găsește autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.

(5)

Paragrafele de la 1 la 4 nu împiedică folosirea, în orice acțiune legală sau procedură instituită

ulterior

pentru

neconcordanța

cu

regulile

comunității

în

domeniul ajutoarelor

de preaderare, a informațiilor

obținute conform acestei Înțelegeri.

Autoritatea competentă din tările beneficiare care a furnizat aceste informatii trebuie

informată dinainte de asemen '

ea folosire.

'

(6)

Când o tară beneficiară notifică Comisia că o persoană fizică sau juridică, al cărui nume a

' fost comunicat Comisiei conform prezentei I " nțelegeri, în urma anchetei

ulterioare, se dovedește a nu fi fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie în continuare să informeze pe toți aceia cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentei Înțelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.

Secțiunea 12

Sumele recuperate trebuie distribuite între țările beneficiare și Comisie în conformitate cu ratele de cofinanțare, proporțional cu cheltuielile deja făcute de acestea.

Secțiunea 13

Verificările pe loc și inspecțiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunității împotriva neregulilor, așa cum sunt definite în secțiunea a 3-a, trebuie pregătite și conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autoritățile competente din țările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul și scopul verificărilor și inspecțiilor men onate în această anexă, astfel încât autoritățile să poată acorda tot sprijinul necesar. In acest scop, oficialii țării beneficiare implicate pot participa la verificările și inspecțiile pe loc.

În plus, dacă țara beneficiară implicată dorește, verificările și inspecțiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie și autoritătile competente ale țării beneficiare.

Secțiunea 14

Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naționale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise neregularitați.

Pentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări și inspecții, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.

Când este strict necesar pentru a stabili unde și dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări și inspecții la alti operatori economici implicați, pentru a avea acces la informațiile pertinente deținute de acești operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor și inspecțiilor pe loc.

Secțiunea 15

(1)

Verificările și inspecțiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilității și autorității Comisiei de către oficialii sau alti angajați ai acesteia, împuterniciți corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei și numiți de aici înainte "inspectorii Comisiei,,. Persoanele puse la dispoziția Comisiei de către țara beneficiară ca experți naționali secondanți, pot asista la aceste verificări și inspecții.

Inspectorii Comisiei

își

vor exercita puterea pe baza unei autorizații care le atestă identitatea și poziția, împreună cu un document care să indice subiectul și scopul verificării și inspecției pe loc.

Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedură stabilite de legile țării beneficiare implicate.

(2)

Sub rezerva înțelegerii cu țara beneficiară, Comisia poate cere asistența oficialilor din țările beneficiare ca observatori și poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistență tehnică.

Comisia trebuie să se asigure că toți susmenționații oficiali și organisme prezintă toate garanțiile cu privire la competența tehnică, independență și respectarea secretului profesional.

Secțiunea 16

(1)

Inspectorii

Comisiei trebuie

să aibă acces, în aceleași condiții cu inspectorii administrației naționale și

în

conformitate cu legislația națională, la toate informațiile și documentațiile despre operațiile implicate, care sunt necesare pentru desfășurarea corespunzătoare a inspecțiilor pe loc. Aceștia se pot folosi de toate facilitățile de inspecție

ca și inspectorii

administrației naționale

și pot

copia

în

particular documentele relevante.

Verificările și inspecțiile pe loc pot privi, în particular:

-

Registre și documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene și condiții, scăpări de plată, declarații ale materialelor folosite și ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate;

Sistemele și metodele de producție, ambalare și expediere;

Verificări fizice privind natura și cantitatea bunurilor sau operațiilor finalizate; Prelevarea și verificarea de mostre;

Progresul lucrărilor și investițiilor pentru care s-a acordat finanțarea și utilizarea investițiilor finalizate;

Documente contabile și bugetare;

Implementarea tehnică și financiară a proiectelor subsidiare.

(2)

Unde este cazul, este în sarcina țării beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauție corespunzătoare,

în

conformitate cu legislația națională,

în

special pentru protejarea probelor.

Secțiunea 17

(1)

Informațiile comunicate sau obținute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional și sunt protejate în același mod

în

care informațiile similare sunt protejate de către legislația națională a țării beneficiare care le primește și de către prevederile corespondente aplicabile instituțiilor Comunitare.

Asemenea informații nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituțiile comunitătii sau din țările beneficiare a căror funcție necesită cunoașterea lor și nici nu pot fi folosite de către instituțiile comunității în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protect , ii eficiente a intereselor financiare ale comunităt , ii în toate t , ările beneficiare. Când o t , ară beneficiară intent , ionează să folosescă în alte scopuri informațiile obținute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările și inspecțiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea țării beneficiare de unde informat , ia respectivă a fost obt , inută.

(2)

Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, către autoritățile competente ale țării pe teritoriul căreia au fost efectuate verificările și inspecțiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau inspecției pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere să informeze mai sus-menționata autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări și inspecții.

(3)

Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se ține seama de cerintele procedurale specificate în legislatia natională a tării beneficiare

implicate. Docum '

entele materiale și probatoare specif ' icate î ' n secțiune ' a a 16-a trebuie

anexate la rapoartele menționate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale țării beneficiare în care folosirea lor se dovedește necesară, în același mod și în aceleași condiții ca și raportele întocmite de inspectorii administrației naționale. Acestea trebuie să fie subiectul acelorași reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administrației naționale și vor avea aceeași valoare ca acestea. Când o inspecție este desfașurată împreună, inspectorii naționali care au luat parte la operație vor

fi rugați să contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei.

Secțiunea 18

Când operatorii economici la care se face referire în secțiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecții pe loc, țara beneficiară implicată, acționând în conformitate cu regulile naționale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa își îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecție pe loc.

Este de datoria t , ării beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislat , ia nat , ională.

Secțiunea II Angajamente

(1)

Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, pe baza memorandumului de finanțare care va fi încheiat între Comisie și țara beneficiară.

Totuși, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistența acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele două moduri:

(a)

angajamentele pentru măsurile finanțate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală și sub rezerva punctului

(b),

să fie efectuate în rate anuale.

Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de către Comisie la semnarea memorandumului de finantare referitor la măsură.

'

Acest angajament nu va depăși totalul plății în avans, prevăzută la secțiunea a III-a (2) de

mai jos, și al asistenței pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat

în

planul de finantare.

'

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanțare inițial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an

financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului

în

discutie, cu conditia ca cheltuielile

preconizate pentru anul viitor să le justifice și că progresu '

l lucrărilor

' demonstrează că

proiectul avansează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(b)

Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani și pentru care asistența comunității nu de pășește 20 milioane euro, un prim angajament de până 80

%

din totalul asistenței acordate poate fi Îacut când Comisia semnează memorandumul de finanțare referitor la măsură.

Diferența va fi angajată în condițiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare și sub rezerva disponibilității resurselor bugetare.

(2)

Cu excepția cazurilor deplin justificate, asistența angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanțare referitor la măsură, va fi anulată.

În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util țara beneficiară și autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări.

Secțiunea III Plăți

(1)

Plățile pot lua forma fie a unui avans, fie a unor plăți intermediare sau a diferenței finale.

Plățile intermediare și plata diferenței finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate și plătite, care trebuie susținute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

(2)

Plățile în avans

Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenței acordată prin ISPA, așa cum a fost inițial decis, va fi plătit autorității desemnate așa cum este definită la punctul (9).

Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri :

-

o primă tranșă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când țara beneficiară semnează memorandumul de finanțare;

-

diferența este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări.

Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanțare referitor la măsură .

Întregul avans sau părți din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menționată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea

asistentei acordată de către Comunitate.

'

(3)

Plătile intremediare

Plătile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea aces '

teia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare și vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate și certificate , sub rezerva următoarelor condiții:

-

țara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici și financiari și conformitatea acesteia cu memorandumul de finanțare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiții specifice atașate asistenței;

-

s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observațiilor și recomandărilor autorităților de inspecție naționale și/ sau comunitare;

-

au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare și legale care au apărut;

-

a fost analizată orice îndepărtare de la planul financiar inițial;

-

au fost descriși pașii urmați pentru publicitatea măsurii.

Țara beneficiară va fi informată de către Comisie dacă nu a indeplinit una din condițiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru solicitările de plată ș1 pentru rapoartele de progres fizic și financiar.

(4)

Țările beneficiare trebuie să se asigure că solicitările de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie și 1 noiembrie cel mai târziu.

(5)

Suma totală a plăților efectuate conform punctelor (2) și (3) nu trebuie să depășească 80

%

din totalul asistenței acordate. Comisia poate crește acest procent până la 90 % în cazuri justificate.

(6)

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate.

Plata diferenței finale din asistența acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate și într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă:

-

măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale;

-

măsura a îndeplinit condițiile sale specifice, cum sunt menționate în memorandumul de finantare;

raportul

' -

final menționat în secțiunea a V-a a fost înaintat Comisiei;

-

autoritatea desemnată sau organismul menționat în paragraful 2 a înaintat către Comisie o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanțare;

-

țara beneficiară certifică Comisiei că informațiile furnizate în cererea de plată și în raport sunt corecte;

-

țara beneficiară a transmis Comisiei declarația menționată în anexa nr. IIl.4.C.

-

toate măsurile de informare și publicitate stabilite de Comisie în anexa nr. IIl.6 au fost implementate;

-

când managementul ajutorului acordat pentru o măsură este conferit agențiilor de implementare din țările beneficiare în sistem descentralizat, țările beneficiare furnizează Comisiei toate informațiile necesare pentru a verifica dacă regulile comunității privind achizițiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunțurilor de licitație și transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor și de adjudecare a contractului, și că au fost respectate toate condițiile specificate în memorandumul de finanțare.

(7)

Dacă raportul final menționat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data finală de terminare a lucrărilor și de efectuare a plăților, așa cum este specificată în memorandumul de finanțare, partea de asistență care reprezintă diferența finală pentru acea măsură va fi anulată.

(8)

Cererile pentru plățile intermediare și pentru plata finală prezentate de către țara beneficiară sunt însoțite de o declarație a responsabilului național cu autorizarea care specifică numai plățile legate de cheltuielile susținute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă și care sunt conforme cu prevederile care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele asistate prin ISPA, așa cum sunt specificate în anexa nr. IIl.2.

(9)

Toate plățile pentru ajutorul acordat de Comisie prin acest memorandum de finanțare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Național, desemnat de țara beneficiară să primescă asemenea plăți. Ca regulă generală, plățile trebuie făcute de către Comisie într-un singur cont bancar desemnat de țara beneficiară, nu mai târziu de 2 luni de la primirea unei cereri valide și complete de plată. Fondul Național trebuie să transfere cât de repede posibil și în totalitate contribuția ISPA către organismele responsabile cu implementarea.

(10)

Fondul Național, condus de responsabilul national cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul țării beneficiare. RNA va fi de asemenea responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat.

Responsabilitățile responsabilului național cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înțelegere încheiat între Comisie și țările beneficiare.

Secțiunea IV Folosirea euro

(1)

Sumele din cererile de asistență, împreună cu planul de finanțare relevant, vor fi exprimate în euro.

(2)

Sumele privind asistența și planurile de finanțare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro.

(3)

Declarațiile de cheltuieli care justifică solicitările de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro.

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declarația de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităților responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menționate în articolul 7 (2) al Regulamentului Comisiei (CE, EURATOM)

nr. 2342/2002 din decembrie

2002 care stabilește

regulile detaliate

de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Eurotom) nr. 1605/2002 asupra regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunității Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autoritățile responsabile cu privire la această rată 1

.

(4)

Plățile asistenței financiare acordate de către Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de tara beneficiară în acest sens.

'

Secțiunea V Raportul final

Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsură trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conține următoarele:

1

http

:// europaeu.int/ comm/ dgl9 / info e uro /

fr/index htm

(a)

o descriere a lucrărilor efectuate, însoțită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe

categorii de lucrări și măsurile luate cu privire la clauzele specifice conținute în decizia de acordare a asistentei;

'

(b)

certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenței;

(c)

o primă evaluare de îndeplinire a asistenței, a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la:

-

data efectivă de implementare a măsurii;

-

o indicare a modului în care măsura va fi administrată după finalizare;

-

confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special cele privind costurile de operare și veniturile așteptate;

-

confirmarea previziunilor socio-economice, în special costurile și beneficiile așteptate;

-

o indicare a acțiunilor luate pentru a asigura protecția mediului

și

costurile acestora inclusiv concordanța cu principiul poluatorul plătește;

-

data la care măsura asistată devine operațională.

(d)

informații referitoare la acțiunile de publicitate.

Secțiunea VI Amendamente la memorandumul de finanțare

(1)

Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată initial, asistenta acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta dar nu tre ' buie să depă '

șească suma maximă stabilită în memorandumul de finanțare.

O schimbare a ratei asistentei comunitătii fată de rata acordată initial sau fată de asistenta

maximă va necesita o mod ' ificare a me ' mora '

ndumului de finanțare '

conform '

procedur , ilor descrise în paragraful (3).

(2)

Dacă atunci când planul de finanțare al unui proiect este amendat, angajamentele și/ sau plățile comunității depășesc deja sumele menționate în planul de finanțare amendat, Comisia va opera ajustările

necesare ținând cont de suma supra-angajată sau supra-plătită, când autorizează prima operație financiară (angajare sau plată) după acel amendament.

(3)

Orice amendament la memorandumul de finanțare se va face în conformitate cu următoarele proceduri:

(a)

amendamentele care impun o modificare substanțială a obiectivelor sau caracteristicilor proiectului sau o schimbare substanțială în planul financiar sau în programul cheltuielilor, trebuie făcute printr-un

memorandum

de finanțare, ca răspuns la solicitarea

țării

beneficiare sau la initiativa Comisiei după consultarea cu tara beneficiară. Definitia modificării "substanțial ' e" este dată în prevederile referitoare la e ' ligibilitatea cheltuielilor.

'

(b)

în cazul unor altor amendamente, țara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observatiile necesare sau va transmite acordul în cel mult 20 de zile

lucrătoare de la primirea propu ' nerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia și-a dat

acordul. Comitetul de Management ISPA va fi informat despre aceste amendamente.

(c)

orice schimbare în cheltuiala anuală, mai mică de 25 % din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect nu va fi considerată o modificare substanțială a planului de finanțare și a programului de cheltuieli.

Secțiunea VII Managementul și controlul financiar

(1)

Statele beneficiare trebuie:

(a)

să stabilească de la 1 ianuarie 2000 și în nici un caz mai târziu de

1

ianuarie 2002, sisteme de management și control care să asigure:

-

implementarea adecvată a asistenței acordate în virtutea acestui memorandum în conformitate cu principiile unui management financiar solid,

-

separarea funcțiilor de management și control,

-

că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și provin de la sisteme de contabilitate fundamentate pe documente justificative deschise oricăror verificări;

(b)

să verifice periodic că măsurile finanțate de comunitate sunt derulate în mod adecvat;

(c)

să prevină iregularitățile și să acționeze împotriva lor;

(d)

să recupereze orice sumă pierdută ca rezultat al iregularităților sau neglijenței.

(2)

Controale interne și externe adecvate trebuie derulate în conformitate cu standardele internațional acceptate de audit, de către organele n ționale competente, care trebuie să fie independente pentru a îndeplini această funcție. In fiecare an un plan de audit și un rezumat al rezultatelor misiunilor de audit derulate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit se vor afla la dispoziția Comisiei.

(3)

Fără a aduce prejudicii verificărilor realizate de statele beneficiare, serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi pot, prin intermediul personalului propriu sau al unor reprezentanți autorizați, să efectueze audituri financiare și tehnice la fața locului, inclusiv verificări prin sondaj și audituri finale.

(4)

Statul beneficiar trebuie să se asigure ca atunci când personalul Comisiei sau reprezentanții săi autorizați sau când Curtea de Conturi efectuează verificări, aceste persoane să aibă dreptul

de a inspecta,

la

fața locului

toată

documentația

relevantă

și conturile corespunzătoare articolelor finanțate în conformitate cu memorandumul de finanțare. Statele beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei și Curtea Europeană de Conturi în derularea auditurilor privind utilizarea fondurilor acordate în cadrul programului ISPA. Prederile anexei nr. III.5 vor fi aplicabile verificărilor efectuate de Comisie la fața locului.

(5)

Prevederile detaliate asupra controlului și managementului financiar sunt stabilite

în

anexa nr. III.4.

Secțiunea VIII Monitorizarea

Țările beneficiare și Comisia trebuie vor asigura implementarea și monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

(1)

Înființarea Comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înțelegeri între țările beneficiare implicate și Comisie. Autoritățile și organismele desemnate de țara beneficiară, Comisie și, unde este cazul, BEI și/ sau altț instituții cofinanțatoare, vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în asemenea comitete și autoritățile regionale sau locale și societățile private, în cazul în care acestea au competența necesară pentru executarea unui proiect și dacă sunt direct implicate în acest proiect.

(2)

Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, verificare prin sondaj și, dacă este necesar, prin înființarea unor comitete ad hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului

și

la obiectivele acestuia. Aceștia vor fi stabiliți în așa fel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relație cu planul și obiectivele propuse inițial, și progresul realizat în domeniul managementului

și

în alte probleme legate de acesta.

(3)

(a) Pentru fiecare măsură, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele de 3 luni până la sfârșitul fiecărui an intreg de implementare.

(b)

Pentru întâlnirile Comitetelor de monitorizare, coordonatorul național ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre

în

posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate

.

(4)

Pe baza rezultatelor monitorizării și ținând cont de comentariile Comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele și condițiile de acordare a asistenței aprobate inițial, ca și planul financiar prevăzut, dacă este necesar, la propunerea țărilor beneficiare .

Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcție de natura și importanța lor .

Secțiunea IX Transparență în adjudecarea contractelor

(1)

Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziții sau servicii, va respecta principiile cheie stabilite în Titlul IV din Reglementarea financiară (acțiuni externe) aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene.

(2)

(a) Participarea la procedurile de licitație trebuie să fie deschisă și pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul și tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările beneficiare ISPA și din Cipru, Malta și Turcia;

Prin urmare se va cere ofertanților să își declare naționalitatea și să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislație.

(b)

În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinanțarea de la IFI și după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naționalilor unor terțe țări să participe la licitația pentru contracte.

(3)

(a) Țările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru aceasta și când este cerută de valoarea contractelor, ele trebuie să asigure publicarea

în

avans a invitației de participare

la

licitație, în Jurnalul Oficial al Comunității Europene și în "Monitorul Oficial" din țările beneficiare.

(b)

Se vor elimina de asemenea orice practici discriminatorii și specificații tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din țările membre sau din țările beneficiare.

(c)

În plus, informația trebuie lansată pe internet într-o formă transparentă.

(4)

Procedurile detaliate privind licitațiile și contractele sunt stabilite în Ghidul Practic pentru Phare, ISPA și SAPARD.

Secțiunea X

Transparență în contabilitate și în rapoartele proiectelor

Țara beneficiară trebuie să se asigure că, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanțare, toate organismele publice sau private implicate

în

managementul și implementarea operațiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacțiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie și de către autoritățile naționale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului

în

cauză.

Autoritățile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani efectuarea ultimei plăți pentru proiectul respectiv.

Secțiunea XI Evaluarea ex-post

Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor cât și randamentul și eficiența asistenței și a impactului său, ca și factorii ce contribuie la succesul sau eșecul implementării măsurilor și a realizărilor și rezultatelor.

După finalizarea măsurilor, Comisia și țările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul și eficiența utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde și impactul real al implementării lor pentru a stabili dacă obiectivele inițiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi și la contribuția măsurilor la implementarea politicilor

Comunitătii în domeniul mediului sau contributia acestora la politicile privind reteaua Trans -

Europeană '

extinsă și transportul în comun. De '

asemenea, ele vor evalua și impac '

tul măsurilor

asupra mediului.

Secțiunea I Domeniul cheltuielilor

ISPA acordă asistență pentru următoarele măsuri:

(1)

Proiecte de mediu care dau posibilitatea țărilor beneficiare să se alinieze la cerințele legilor comunității privind protecția mediului și cu obiectivele Parteneriatului de Preaderare;

(2)

Proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susținută ș1,

1n

particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor deciziei nr. 1692/96/CE 2

și acelea care permit țărilor

beneficiare

să se conformeze

obiectivelor Parteneriatului de Preaderare; acesta include interconectarea și interoperabilitatea rețelelor naționale ca și rețelele trans-europene împreună cu accesul

la

aceste rețele;

(3)

Studii preliminare, evaluări și măsuri de asistență tehnică inclusiv acțiunile de informare și publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea include asistență tehnică și administrativă în beneficiul mutual al Comisiei și

al

țărilor beneficiare, care nu cad în mod normal în sarcina administrației

publice

naționale,

acoperind

identificarea,

pregătirea,

managementul, monitorizarea, auditul și supervizarea proiectelor.

Regulile specificate în secțiunile de

la

a II-a

la

a XII-a de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele

1

și 2 de mai sus sunt totuși aplicate prin analogie și deciziilor pentru proiectele listate la punctul 3.

Secțiunea II Definiții și concepte de bază

(1)

Conceptul de proiect, etape ale proiectului și grupurile de proiecte

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiții:

a)

Un "proiect" reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcții tehnice precise și cu un scop clar identificat.

b)

O "etapă independentă tehnic și financiar" reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operațională în întregul său.

O etapă poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect.

c)

Pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiții:

2

Decizia nr 1692 / 96/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivel e c omunității pentru dezvoltam rețelei de transport trans-europe a n

trebuie să fie localizate în același curs de apă sau arie de captare sau să fie situate de-a lungul aceluiași coridor de transport;

trebuie cuprinse în același plan global privind cursul de apă sau aria de captare sau coridorul, în scopuri bine identificate;

trebuie supervizate de un organism responsabil pentru coordonarea și monitorizarea grupului de proiecte

în cazurile în care proiectele

sunt derulate de autorități competente diferite.

(2)

"Autoritatea responsabilă cu implementarea"

(a)

Pentru proiectele finanțate prin ISPA "autoritatea responsabilă cu implementarea" este organismul responsabil cu licitațiile și contractările. Acest organism este specificat în anexa nr. I, punctul 3, a Memorandumului de finanțare.

Ca o consecință, orice schimbare a "autorității responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un Memorandum de finanțare.

În mod normal prin acest organism se înțelege beneficiarul final al asistenței acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile.

(b)

Totuși, acestă autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegărilor propuse și trebuie să primescă o copie a documentelor relevante.

(3)

Conceptul de "administrație publică"

Administrația publica poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ :

-

organisme de guvernare centrale (nivel național);

-

organisme de guvernare regionale;

-

organisme de guvernare locale.

În plus, acest concept poate include și organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului că sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.

(4)

Implementarea și perioada de implementare a um.ri proiect

(a)

Implementarea

unui proiect cuprinde

toate etapele de la planificarea

preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat și la · măsurile de publicitate pentru un proiect asistat;

(b)

Memorandumul de finanțare se poate aplica uneia sau mai multor etape mai sus mentionate;

'

(c)

Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menționate până la momentul de timp la care proiectul devine complet operațional și la care obiectul fizic descris în Memorandumul de finanțare a fost finalizat/ definitivat.

(5)

Evidența documentelor și transparența

Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înțelegeri legale obligatorii și/ sau pe documente. Este imperativă existența unei evidențe documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenței și pentru a permite controlul Comisiei și/ sau al autorității naționale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare țară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul și implementarea proiectelor a stabilit o evidență contabilă separată privitoare la proiectul descris în Memorandumul de finanțare.

(6)

Cheltuieli

Cheltuielile trebuie raportate la plățile certificate și efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susținute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

ăDocumentul contabil cu valoare probativă echivalentă" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul 2 al acestei Secțiuni pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevarată și corectă a tranzacțiilor reale implicate, în concordanță cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă.

Secțiunea III

Principalele categorii de cheltuieli eligibile

Ca regulă generală cheltuielile legate de:

-

studiile de fezabilitate;

-

planificare și proiectare, inclusiv studiul de impact asupra mediului;

-

pregătirea terenului;

-

construct , ii;

-

utilaje și instalații implicate permanent în proiect;

-

testare și instruire;

-

managementul proiectului;

-

măsuri compensatorii și de reducere a impactului asupra mediului;

-

alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanțare;

-

măsuri luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea și publicitatea. sunt subiecte eligibile pentru competențele prezentate mai jos.

Secțiunea IV

Studii de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectului

(1)

Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea și proiectarea proiectelor

(a)

Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect și proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiția ca aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte și aprobate în mod special printr-un Memorandumul de finanțare;

(b)

În acele cazuri, când mai multe proiecte se derulează printr același contract sau când autoritatea responsabilă cu implementarea exercită funcțiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat și transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu cu ajutorul sistemul de alocare a timpului).

(2)

Implicarea administrației publice

În acele cazuri în care functionarii din administratia publică sunt implicati în activitătile menționate la punctul 1(a) al a '

cestei Secțiuni, cheltuie ' lile pot fi acceptate ca e ' ligibile de că ' tre

Comisie, în cazuri clar justificate și în concordanță cu următoarele criterii:

-

functionarul a renuntat temporar la statutul său de functionar în administratia publică;

'

'

'

'

-

cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate;

în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într­ un mod transparent (de exemplu cu ajutorul programărilor în timp);

-

cheltuielile trebuie să fie direct legate cu unul sau mai multe proiecte individuale avute în vedere;

-

contractul trebuie să fie limitat în timp și nu trebuie să depășească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului;

-

sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuții administrative generale, ca cele specificate în Secțiunea VIII, punctul 1;

-

dispozițiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziții publice ale Comunităt , ii.

Sec ți unea a V-a Pregătirea terenului și construcțiile

(1)

În

acele cazuri

1n

care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție sau părți din acestea, pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate

printr-un

sistem

contabil separat

și transparent

al proiectului

bazat

pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă.

În cazul în care sunt implicați funcționari ai administrației publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secțiunea a IV-a.

(2)

Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la punctul

1

din secțiunea a X-a, și legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele din următoarele categorii:

-

costuri privind munca (salarii brute și nete)

-

cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcțiilor;

-

costuri de producție folosite pentru implementarea proiectului;

-

costuri de funcționare și alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanță cu standardele contabile general recunoscute;

-

cheltuielile de funcționare impuse nu sunt eligibile în cazul în care autoritatea menționată la punctul (1) de mai sus este inclusă în administrația publică.

(3)

Ca regulă generală costurile trebuie să fie evaluate la pretul pieței.

Secțiunea VI

Achiziții, închirieri de echipamente și active necorporale

(1)

Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului

(a)

Cheltuielile privind achizițiile sau producția de utilaje și echipamente care vor fi permanent instalate și fixate în proiect sunt eligibile dacă acestea sunt prinse în inventarul echipamentului durabil de către autoritatea specificată la punctul (2) din secțiunea a II-a și sunt considerate ca și cheltuieli de capital, în concordanță cu convențiile standard de contabilitate;

(b)

Fără a prejudicia punctul (3) din secțiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare și este neeligibilă.

(2)

Achizițiile de active acorporale

Achizițiile și utilizarea activelor acorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

(3)

Echipamente durabile utilizate pentru implementarea proiectului

(a)

În cazul în care autoritatea responsabilă cu implementarea execută pregătirea terenului și lucrările de construcție, sau o parte din acestea, pe cont propriu, cheltuielile privind achizițiile

sau

producția

echipamentelor care sunt angajate

pe

perioada

fazei de implementare a proiectului, nu sunt eligibile.

(b)

Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziționate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori distruse după folosință și dacă sunt specificate în memorandumul de finant , are.

(4)

Echipamentele durabile utilizate de administrația publică

(a)

Cheltuielile

privind achiziția sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administrația publică nu sunt eligibile.

(b)

Fără a prejudicia prevederile punctului (2) sau (3) din secțiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administrația publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea și supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei.

Secțiunea VII

Achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaugată

Cheltuielile cu achiziționarea terenului și taxa pe valoarea adaugată (TVA) nu sunt eligibile.

Secțiunea VIII Cheltuieli administrative

(1)

Principii generale

Ca regulă generală, cheltuielile administrației publice, inclusiv salariile funcționarilor de la nivel național, regional și local nu sunt eligibile pentru asistență (inclusiv asistență tehnică), cu excepția cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligațiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizării financiare și fizice, evaluării și prevenirii neregulilor și cheltuielile care intră sub incidența obligațiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepția Fondului Național, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la inițiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcționari publici, fie proveniți din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea și controlul sunt eligibile prin măsuri de asistență tehnică așa cum sunt definite la punctul (3)

din

secțiunea I.

Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsură de asistență tehnică menționată în memorandumul de finanțare.

(2)

Organizarea Comitetelor de monitorizare

(a)

Fără

a

prejudicia

punctul

(1)

de

mai

sus, cheltuielile

apărute

în

organizarea procesului

de

monitorizare

sunt

eligibile

prin

prezentarea

unor

documente justificative;

(b)

Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre

. următoarele categorii:

servicii de traducere;

închirierea de săli de conferință și aranjamentele auxiliare;

închirierea de echipamente audio-video și alte echipamente electronice necesare;

procurarea documentației și facilităților aferente; taxe pentru participarea experților;

cheltuieli pentru călătorii.

(c)

Salariile și alocațiile pentru funcționarii din administrația publică intervenite în acest context nu sunt eligibile.

(3)

Întâlniri la cererea Comisiei

Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secțiunea IX Alte tipuri de cheltuieli

(1)

Managementul și supervizarea proiectului

Cheltuielile referitoare la managementul și supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la punctele (1) și (2) din secțiunea a IV-a.

(2)

Costuri financiare

Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; aceasta privesc în particular dobânzile pentru finanțarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanție, etc.

Garanțiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanțarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

(3)

Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii

Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate și aprobate

în

memorandumul de finanțare.

Țările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiză a riscurilor, că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziționarea directă a unor bunuri.

(4)

Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor asistate

(a)

Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu sunt eligibile;

(b)

Ca excepție de la prevederile punctului (a) mai sus mentionat, cheltuielile pentru

pregătirea personalului pentru operare și testarea proiectului și a echipamentelor pot fi luate în considerare ca și cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă, definită

în

memorandumul de finantare.

'

(c)

Principiile

definite la punctele

(a)

și

(b)

menționate

mai sus sunt valabile

de asemenea pentru o componentă individuală completă a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar și în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat.

(5)

Măsuri de publicitate și informare

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr .

III.6 privind informarea și publicitatea sunt eligibile.

Secțiunea X Perioada de eligibilitate

(1)

Limita inițială de timp privind eligibilitatea

Limita inițială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferențiat în conformitate cu următoarele situatii:

'

(a) Când selecția proiectului, licitația și contractarea de către țările beneficiare face obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care memorandumul de finanțare al proiectului este semnat de Comisie.

În caz exceptional, când finanțarea proiectului este realizată printr-o combinație fie de la BEI fie

de

la alta instituție finanțatoare și grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data încheierii acordului cu BEI sau cu altă instituție finanțatoare, pentru fiecare proiect în parte. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menționată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiții:

Lucrările și contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finantare;

'

BEI sau altă instituție finanțatoare certifică respectarea prevederile articolelor 167 și 168 (1) ale regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 și art. 239 și 240 ale regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002.

În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea

de

către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168

(2)

din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene.

(b)

După decizia Comisiei de a acorda sprijin agențiilor de implementare ale țărilor candidate pe baze descentralizate4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistență de la data la care aplicația ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiția ca aplicația să poată fi considerată completă.

3