Procedura din 5 iulie 2006

Inspecția în câmp a culturilor semincere poate fi efectuată de către:

a) inspectori în câmp, angajați de persoane fizice sau juridice înregistrate pentru producerea, prelucrarea sau comercializarea semințelor, acreditați în acest scop de autoritatea oficială și sub supravegherea acesteia;

b) inspectori în câmp, angajați de persoane fizice sau juridice a căror activitate este de a presta servicii tehnice independente către producătorii, prelucrătorii sau comercianții de sămânță, acreditați în acest scop de autoritatea oficială și sub supravegherea acesteia;

c) inspectori în câmp care sunt persoane fizice independente, acreditați în acest scop de autoritatea oficială și sub supravegherea acesteia.

Inspectorii în câmp trebuie să îndeplinească următoarele condiții pentru a putea fi acreditați:

a) să aibă pregătire corespunzătoare în domeniu, cel puțin 3 ani experiență în producerea, controlul și certificarea semințelor, ameliorarea soiurilor de plante și suficiente cunoștințe pentru desfășurarea activității în bune condiții;

b) să aibă calificările tehnice necesare;

c) să fie independenți în activitatea pe care o desfășoară;

d) să nu aibă interese personale în luarea măsurilor ce se impun;

e) să nu obțină niciun profit personal necuvenit ca urmare a deciziilor sau măsurilor luate în urma efectuării inspecțiilor în câmp;

f) să lucreze în conformitate cu metodele, regulile și normele în vigoare aplicabile inspecțiilor oficiale;

g) să demonstreze competență și cunoștințe privind:

(i) înțelegerea termenilor inspecție în câmp și distinctivitate, uniformitate și stabilitate, respectiv caracterele morfologice și fiziologice ale soiurilor și modul de notare în descrierea soiurilor;

(îi) înțelegerea importanței preciziei operațiunii de inspecție în câmp;

(iii) întocmirea corectă a documentelor oficiale.

Operatorul economic angajator sau persoana fizică independentă trebuie să depună la ITCSMS sau LCCSMS în a cărui zonă teritorială își desfășoară activitatea specifică o cerere-tip, conform modelului prezentat în anexa nr. 1, în două exemplare, din care unul se restituie solicitantului după terminarea procedurilor de acreditare, împreună cu toate documentele prevăzute.

Documentele solicitate pentru înscrierea candidatului la acreditare sunt:

a) copie xerox de pe autorizația de producere, prelucrare sau comercializare a semințelor, vizată pe anul în curs, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. c);

b) copie xerox de pe statutul operatorului economic înregistrat, cu specificarea obiectului de activitate, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

c) copie xerox de pe certificatul de înmatriculare eliberat de oficiul registrului comerțului de pe lângă camera de comerț și industrie, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

d) copie xerox de pe certificatul de înregistrare fiscală, în cazul persoanelor fizice sau juridice angajatoare prevăzute la art. 1 alin. (1) lit. b) și c);

e) dosarul de prezentare a persoanei angajate sau a persoanei fizice independente care urmează să fie acreditată pentru inspecția în câmp, care cuprinde cel puțin:

(i) copie de pe diploma de studii;

(îi) curriculum vitae;

(iii) copie de pe carnetul de muncă sau contractul temporar;

(iv) angajamentul scris al persoanei și angajatorului său ori al persoanei fizice, după caz, de a se conforma regulilor care guvernează inspecțiile oficiale în câmp.

Înscrierea pentru acreditare oficială este acceptată numai dacă documentația este corect întocmită, în conformitate cu prezentele proceduri, condiții și reguli.

Contravaloarea prestației de acreditare este achitată de operatorul economic angajator sau de persoana fizică independentă, la acceptarea cererii și înregistrarea acesteia.

Inspectorii în câmp candidați la acreditarea oficială vor avea calificarea tehnică necesară, obținută în cadrul instruirilor organizate în condițiile aplicabile inspectorilor în câmp oficiali, confirmați prin examinare oficială. Inspecțiile în câmp se efectuează în conformitate cu legislația în vigoare.

Candidatul la acreditare trebuie să aibă cunoștințe privind:

a) metodele OCDE pentru inspecția culturilor în câmp;

b) metodele și cerințele specifice de inspecție în câmp la culturile pentru care a solicitat acreditarea;

c) condițiile pe care trebuie să le îndeplinească cultura în conformitate cu regulile și normele în vigoare;

d) caracteristicile speciilor și soiurilor pentru care a solicitat acreditarea, eventualele plante atipice și din alte specii;

e) organismele dăunătoare ale diferitelor specii și simptomele acestora, precum și diferitele categorii de buruieni și identificarea lor;

f) orice anomalie datorată toxicității pesticidelor, problemelor de nutriție, umiditate și temperatură;

g) determinarea identității și purității soiului prin identificarea morfologică și fiziologică;

h) detectarea, caracterizarea și cuantificarea impurităților în cultura seminceră;

i) interpretarea corectă a rezultatelor.

Autoritatea oficială verifică cunoștințele candidatului la acreditare prin:

a) testare scrisă și interviu privind cunoașterea regulilor, normelor și standardelor în vigoare, principiilor și procedurilor de control în câmp, la care candidatul la acreditare trebuie să obțină minimum nota 8 pentru a putea intra la proba practică;

b) proba practică privind aptitudinile necesare pentru inspecția în câmp prin examinarea a minimum 3 parcele pentru fiecare specie. Rezultatele probei practice se interpretează astfel:

(i) candidatul la acreditare este considerat admis dacă rezultatele obținute de acesta sunt apropiate de cele obținute de inspectorul în câmp oficial, cu o toleranță de ±0,1% pentru speciile cu determinarea procentuală a componentelor culturii și o bucată plantă atipică pentru speciile cu determinare numerică a componentelor culturii, la toate cele 3 parcele examinate;

(îi) dacă rezultatele determinărilor la una dintre parcele nu se încadrează în limitele de toleranță, proba practică se suplimentează cu examinarea unei noi parcele; dacă aceasta se încadrează în limitele de toleranță, candidatul la acreditare se consideră admis, iar dacă nu se încadrează în limitele de toleranță se aplică prevederile pct. (iii);

(iii) dacă rezultatele determinărilor la două dintre parcele nu se încadrează în limitele de toleranță, candidatul la acreditare va efectua inspecția în câmp împreună cu un inspector în câmp oficial, aceasta desfășurându-se pe perioada unui sezon de inspecție în câmp pentru specia respectivă. După perioada de instruire practică se face reverificarea cunoștințelor practice ale candidatului la acreditare;

(iv) dacă rezultatele determinărilor la toate cele 3 parcele nu se încadrează în limitele de toleranță, candidatul la acreditare se consideră respins de la acreditare.

Auditul efectuat de autoritatea oficială în vederea acreditării inspectorilor în câmp trebuie să constate dacă se respectă cerințele specifice din legislația în vigoare. În urma efectuării auditului în vederea acreditării, echipa de auditori eliberează un raport de audit.

Raportul de audit se transmite în scris operatorului economic angajator sau persoanei fizice independente care a cerut acreditarea, în termen de 20 de zile, astfel:

a) dacă raportul de audit este favorabil, se stabilește data la care urmează să se semneze contractul de acreditare oficială și să se elibereze certificatul de acreditare oficială;

b) în cazul unui raport de audit nefavorabil, operatorul economic angajator care a cerut acreditarea sau persoana fizică independentă este informată despre respingerea acreditării. În termen de 30 de zile de la data comunicării deciziei de respingere a acreditării, operatorul economic angajator sau persoana fizică independentă anunță autoritatea oficială dacă:

(i) renunță la cererea pentru acreditare, caz în care dosarul este clasat;

(îi) menține cererea de acreditare, caz în care se depune cerere cu documentația reactualizată pentru începerea unui al doilea audit;

(iii) face contestație la INCS împotriva deciziei de respingere a acreditării.

În ceea ce privește responsabilitățile față de autoritatea oficială, inspectorii în câmp acreditați oficial sunt asimilați cu inspectorii în câmp oficiali.

Inspectorii în câmp acreditați oficial efectuează inspecția în câmp sub supraveghere oficială în conformitate cu regulile și normele în vigoare aplicabile inspecțiilor oficiale pentru speciile de semințe pentru care au fost acreditați.

Inspectorii în câmp acreditați oficial trebuie să își mențină un nivel ridicat de pregătire teoretică și practică prin:

a) efectuarea permanentă a activității de inspecție în câmp a culturilor semincere, fără întreruperi, iar în cazul unei întreruperi justificate pe o perioadă mai mare de un an, se face retestarea persoanei acreditate;

b) participarea la instruirile periodice;

c) cunoașterea modificărilor apărute în normele în vigoare și metodelor de inspecție a culturilor în câmp, însușindu-și orice schimbare.

Inspectorii în câmp acreditați oficial trebuie să fie instruiți și testați sau retestați prin cursuri de pregătire organizate în condițiile aplicabile inspectorilor în câmp oficiali și confirmați prin examinări oficiale.

Operatorul economic angajator sau inspectorul în câmp acreditat oficial independent, după caz, achită autorității oficiale contravaloarea serviciilor de acreditare/reacreditare prestate, precum și a celor de supraveghere și monitorizare a activității de control în câmp.

Autoritatea oficială trebuie să dispună de personal calificat, specializat, de echipamente și alte facilități necesare pentru a realiza expertize tehnice privind acreditarea oficială și supravegherea inspectorului în câmp acreditat oficial.

Autoritatea oficială comunică acceptul pentru înscrierea la acreditare sau motivele pentru care înscrierea nu poate fi acceptată, în decurs de 5 zile lucrătoare de la data depunerii solicitării și a întregii documentații solicitate.

Autoritatea oficială asigură accesul la informații, documentație și îndrumă inspectorul în câmp înainte și după acreditare.

Autoritatea oficială poate acorda dreptul de inspecție sub supraveghere oficială numai pentru culturile semincere realizate din sămânță verificată în postcontrol oficial și ale cărei rezultate au fost satisfăcătoare.

Autoritatea oficială trebuie:

a) să furnizeze proceduri relevante cu privire la schemele OCDE pentru inspecția în câmp a culturilor semincere;

b) să organizeze instruiri și aplicații practice pe probleme de inspecție în câmp a culturilor semincere;

c) să testeze candidatul la acreditare și să retesteze inspectorul în câmp acreditat oficial;

d) să aducă la cunoștință candidatului la acreditare rezultatul testării în termen de 24 de ore de la obținerea rezultatelor verificării fiecărei probe;

e) să încheie un contract de acreditare oficială cu operatorul economic angajator și inspectorul în câmp acreditat oficial sau cu inspectorul în câmp acreditat oficial independent, după caz, care a trecut probele de verificare în vederea acreditării, și să elibereze certificatul de acreditare oficială pentru inspectorul în câmp acreditat oficial;

f) să organizeze audituri, să supravegheze și să monitorizeze activitatea de inspecție în câmp, ceea ce presupune:

(i) verificarea cunoștințelor inspectorului în câmp acreditat oficial în anumite perioade critice;

(îi) verificarea metodelor aplicate în efectuarea determinărilor în câmp;

(iii) verificarea aplicării corecte a normelor în vigoare, a procedurilor și instrucțiunilor de lucru;

(iv) inițierea de acțiuni preventive în scopul eliminării unor posibile neconformități sau a altor situații nedorite;

(v) inițierea de acțiuni corective sau retragerea acreditării dacă acțiunile corective nu sunt întreprinse;

(vi) identificarea inspectorului în câmp acreditat oficial printr-un număr unic și o ștampilă personală;

(vii) identificarea culturilor inspectate de inspectorul în câmp acreditat oficial și a loturilor de semințe rezultate, care să permită monitorizarea semințelor pe tot parcursul circulației și folosirii lor.

Pe tot parcursul activității de acreditare se va menține confidențialitatea informațiilor obținute la toate nivelurile.

Autoritatea oficială trebuie să se asigure că inspectorul în câmp acreditat oficial:

a) este independent în luarea deciziilor;

b) este imparțial când efectuează inspecția în câmp a culturilor semincere;

c) nu obține niciun profit personal necuvenit, în urma deciziilor sau a măsurilor luate, din activitatea de inspecție în câmp a culturilor semincere.

Autoritatea oficială trebuie să aibă certitudinea că inspectorul în câmp acreditat oficial respectă în totalitate regulile și normele în vigoare, iar activitatea pe care o desfășoară acesta este adecvată și eficientă pentru scopul propus. Această certitudine poate fi obținută în mod obiectiv prin intermediul unui audit.

Auditorii care efectuează auditul inspectorului în câmp acreditat oficial sunt inspectori oficiali ai LCCSMS sau ITCSMS, recunoscuți de INCS. Auditorii vor fi instruiți anual de LCCSMS sau de alte autorități similare pe plan internațional.

Autoritatea oficială ia în calcul, în cazul inspectorului în câmp acreditat oficial:

a) un sistem de control al întregii documentații referitoare la activitatea acestuia;

b) reactualizarea documentației necesare;

c) verificarea documentelor eliberate, asigurarea că amendamentele sau schimbările aduse unor documente sunt autorizate, procesate și implementate într-o manieră eficientă;

d) reexaminarea cunoștințelor acestuia în ceea ce privește toate schimbările publicate în documentația de specialitate;

e) rezultatele supravegherii și monitorizării acestuia.

Auditul se efectuează la fiecare 3 ani pentru prelungirea acreditării în vederea reacreditării, la cererea operatorului economic angajator sau a inspectorului în câmp acreditat oficial independent, iar în cazul în care s-au identificat neconformități, frecvența auditurilor este sporită. Perioada de 3 ani începe de la data acreditării.

Documentele pe care trebuie să le depună operatorul economic angajator sau inspectorul în câmp acreditat oficial independent în vederea reacreditării sunt:

a) cererea de reacreditare, care se depune la autoritatea oficială, în două exemplare, cu cel puțin 3 luni înainte de data expirării valabilității certificatului de acreditare oficială;

b) documentația necesară la acreditare, reactualizată;

c) alte documente solicitate, după caz, de autoritatea oficială.

Data efectuării auditului în vederea reacreditării va fi stabilită de autoritatea oficială de comun acord cu solicitantul, dar nu mai târziu de 3 luni de la data expirării valabilității certificatului de acreditare oficială.

În termen de 15 zile de la data efectuării auditului în vederea reacreditării, auditorii autorității întocmesc un raport de audit, în 3 exemplare, din care două exemplare rămân la autoritatea oficială, iar un exemplar va fi înmânat operatorului economic angajator sau inspectorului în câmp acreditat oficial independent, după caz. Termenul de 15 zile în care auditorii autorității oficiale întocmesc un raport de audit, în cazul alin. (3), trebuie să se încadreze în termenul prevăzut la acest alineat.

În urma auditului în vederea reacreditării, efectuat de autoritatea oficială, dacă raportul de audit este favorabil, se încheie un nou contract de acreditare oficială și se eliberează un nou certificat de acreditare oficială.

În urma auditului în vederea reacreditării, efectuat de autoritatea oficială, dacă raportul de audit este nefavorabil, se retrage certificatul de acreditare oficială, iar contractul de acreditare oficială se consideră nul. Operatorul economic angajator sau persoana fizică independentă poate să decidă dacă depune cerere cu documentația reactualizată pentru începerea unui alt audit sau face contestație la INCS împotriva deciziei de respingere.

Supravegherea inspectorului în câmp acreditat oficial este efectuată anual de autoritatea oficială astfel:

a) cultura seminceră inspectată în câmp de către inspectorul în câmp acreditat oficial trebuie să provină din sămânța verificată în postcontrol oficial și ale cărei rezultate au fost satisfăcătoare;

b) o proporție de cel puțin 5% din recolta de sămânță provenită din culturile semincere examinate de inspectorul în câmp acreditat oficial trebuie să fie verificată de inspectorii în câmp oficiali;

c) o proporție a eșantioanelor din loturile de semințe certificate, recoltată din culturile semincere examinate de inspectorul în câmp acreditat oficial, trebuie prelevată pentru postcontrol oficial și, după caz, pentru testare în laboratorul oficial privind identitatea și puritatea varietală; eșantioanele sunt prelevate în conformitate cu precizările specificate în legislația în vigoare;

d) la fiecare inspecție de verificare se întocmește un raport care se transmite autorității oficiale. Aceasta trebuie să compare rezultatele inspectorului în câmp oficial cu cele ale inspectorului în câmp acreditat oficial;

e) în cazul existenței unei diferențe clare între cele două rezultate, dar care nu afectează decizia de aprobare în câmp, se întreprind măsuri corective, iar rezultatele obținute sunt transmise autorității oficiale care va opera datele corecte. Dacă nici în urma acțiunilor corective nu se vor obține rezultate corecte, acreditarea inspectorului în câmp este retrasă temporar sau definitiv;

f) în cazul existenței unei diferențe apărute în mod deliberat sau din neglijență, care afectează decizia de aprobare în câmp a unei culturi examinate de inspectorul în câmp acreditat oficial, autoritatea oficială anulează și retrage documentul de inspecție în câmp și blochează partida sau loturile rezultate, iar acreditarea este retrasă temporar. În acest caz autoritatea oficială verifică toate culturile și loturile rezultate în urma activității inspectorului în câmp acreditat oficial respectiv, iar dacă situația de neconformitate majoră se repetă cel puțin o dată, acreditarea este retrasă definitiv;

g) autoritatea oficială poate efectua orice determinări morfologice, fiziologice sau biochimice necesare verificării seminței provenite din culturile examinate de inspectorul în câmp acreditat oficial în pre- sau postcontrol;

h) postcontrolul oficial al loturilor rezultate din culturile examinate în câmp de inspectorul în câmp acreditat oficial este obligatoriu;

i) numerele de identitate ale partidelor de semințe și numerele de referință ale loturilor rezultate sunt acordate de autoritatea oficială în conformitate cu procedurile aplicate partidelor și loturilor certificate oficial, cu precizarea ca acestea să poată fi recunoscute în orice moment ca fiind examinate în câmp de inspectorul în câmp acreditat oficial.

Autoritatea oficială poate lua măsuri suplimentare pentru efectuarea inspecțiilor în câmp sub supraveghere oficială.

După încheierea verificărilor, autoritatea oficială întocmește un raport de supraveghere. Un exemplar va rămâne la autoritatea oficială, un exemplar este înmânat operatorului economic angajator și unul inspectorului în câmp acreditat oficial independent, verificat, după caz.