Procedura din 19 aprilie 2007
privind cadrul general de desfășurare a misiunilor de audit intern
prezumat în vigoare
1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN Scopul: Întocmirea planului de audit intern în conformitate cu cerințele Standardelor de audit intern Premise: Planul de audit intern reprezintă cadrul de acțiune pentru Departamentul de audit intern și se întocmește de către șeful acestui departament Procedura:
Șeful Departamentului de audit intern 1. întocmește planul anual de audit intern (anexa nr. 1); 2. întocmește referatul cuprinzând criteriile de selectare a misiunilor de audit. Comitetul de audit 3. analizează și aprobă planul anual de audit. Consiliul de administrație 4. analizează și aprobă planul anual de audit. NOTĂ: Planul anual de audit intern poate fi modificat în cursul anului în condițiile reiterării procedurii.
Anexa 1 ─────── la proceduri ──────────── PLAN DE AUDIT INTERN PLAN DE AUDIT INTERN pe anul ....... Nr
crt.
Tema misiunii
de audit
Obiective
Perioada supusă
auditării
Unitatea
auditată
Perioada desfășurării
misiunii de audit
0
1
2
3
4
5
1
Șeful Departamentului de audit intern, ..................................... 2. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE Scopul: Declanșarea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit aprobat Premise: Ordinul de misiune reprezintă mandatul dat de Comitetul de audit Departamentului de audit intern pentru demararea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit intern aprobat. Ordinul de misiune are rolul de a preciza clar obiectivele misiunii de audit intern Procedura: Șeful Departamentului
de audit intern
planul de audit intern.
1. întocmește ordinul de misiune (anexa nr. 2)
în conformitate cu
Comitetul de audit
2. semnează ordinul de misiune întocmit în
conformitate cu planul de audit intern aprobat
de către Consiliul de administrație.
Șeful Departamentului
de audit intern
3. primește ordinul de misiune semnat și inițiază
procedurile de demarare a misiunii de audit intern
Anexa 2 ─────── la proceduri ──────────── ORDIN DE MISIUNE Data ...... ORDIN DE MISIUNE Destinatar
Șeful Departamentului de audit intern
Copie pentru informare
Șeful activității auditate
Obiectul misiunii
Comitetul de audit .................. 3. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU Scopul: Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni, astfel încât să se poată demara misiunea de audit intern Premise: Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de misiune dat de către Departamentul de audit intern și se întocmește de către șeful acestui departament, pe baza planului anual de audit intern și a ordinului de misiune Procedura: Șeful Departamentului
de audit intern
1. numește șeful misiunii de audit intern;
2. repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare
auditor în parte;
3. întocmește ordinul de serviciu (anexa nr. 3)
pe baza planului de audit intern.
Secretariatul
4. alocă un număr ordinului de serviciu;
5. asigură copii ale ordinului de serviciu
fiecărui membru al misiunii de audit intern.
Auditorii interni
6. iau cunoștință de ordinul de serviciu și
sarcinile repartizate.
Anexa 3 ─────── la proceduri ──────────── ORDIN DE SERVICIU Nr. ....... Data .......... ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile Ordinului de misiune nr. ...... și cu planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la ........... (locația, unitatea), în perioada ......... . Scopul misiunii de audit intern este ........., iar obiectivele acesteia sunt .......................... . Menționăm că se va efectua un audit de ................. (se precizează tipul de audit). Echipa misiunii de audit intern este formată din următorii auditori ...... (șeful misiunii), ......................... (auditori). Șeful Departamentului de audit intern, ...................................... 4. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul: Informarea șefului activității ce urmează a fi auditată, în baza ordinului de misiune semnat de Comitetul de audit, cu privire la declanșarea misiunii de audit intern Premise: Prin această notificare se urmărește să se asigure desfășurarea în condiții corespunzătoare a misiunii de audit Procedura: Auditorii
1. pregătesc notificarea (anexa nr. 4) către
serviciul/activitatea ce urmează a fi auditată
în vederea transmiterii acesteia cu 30 de zile
înainte de declanșarea misiunii de audit intern.
Șeful Departamentului
de audit intern
2. verifică notificarea;
3. semnează notificarea.
Auditorii
4. rețin domeniile de interes în vederea
includerii în planul de audit al misiunii,
studiază particularitățile activității în
contextul general al afacerii.
Anexa 4 ─────── la proceduri ───────────── NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Nr. ............ Data ............ NOTIFICARE privind declanșarea misiunii de audit intern Către
................ (conducătorul activității auditate)
De la:
Șeful Departamentului de audit intern
Referințe:
Denumirea misiunii de audit intern
În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada ........... să se efectueze o misiune de audit intern cu tema .............. la (numele activității/structurii auditate). Misiunea de audit se va desfășura sub coordonarea dlui/dnei ....................... . Vă vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o ședință de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, și anume: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern; - programul misiunii de audit; - alte aspecte. Pentru pregătirea misiunii de audit intern, vă rugăm să ne puneți la dispoziție următoarea documentație: ..................................................................... . Dacă aveți întrebări privind această misiune de audit sau aveți domenii care ați dori să facă obiectul investigației noastre, vă rog să mă contactați pe mine sau să luați legătura cu dl/dna ............................. (numele șefului misiunii de audit). Șeful Departamentului de audit intern, ...................................... Data .............. 5. PROCEDURA COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR Scopul: Colectarea de informații privitoare la structura/ activitatea auditată, astfel încât auditorul să se familiarizeze cu domeniul ce urmează a fi auditat, și identificarea factorilor de reușită a misiunii de audit Premise: Colectarea informațiilor în această etapă va permite ulterior divizarea proceselor sau activităților auditate în sarcini elementare, identificarea riscurilor proprii fiecărei sarcini și evaluarea lor. Colectarea informațiilor presupune: - identificarea principalelor elemente ale contextului economic în care entitatea/activitatea auditată își desfășoară activitatea; - cunoașterea cadrului legislativ-normativ care reglementează activitatea entității/activității auditate; - identificarea sistemelor de control pentru o evaluare prealabilă a punctelor forte și slabe; - reținerea constatărilor semnificative și recomandărilor din dosarul permanent și rapoartele de audit intern precedente, relevante pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern; - identificarea și evaluarea riscurilor semnificative; - identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca probe ale auditului. Activități: Auditorii
1. identifică legile, regulamentele și normele aplicabile
structurii/activității auditate;
2. apreciază factorii de reușită a misiunii de audit;
3. obțin în vederea analizei: organigrama, regulamentele
de funcționare, fișe ale posturilor, proceduri scrise ale
structurii/activității auditate etc.;
4. identifică responsabilitățile pe persoane;
5. studiază circuitul informațiilor în cadrul structurii
auditate;
6. realizează proceduri analitice privind performanța
structurii/activității auditate, în vederea analizei
riscurilor și calității managementului (dacă acesta este
unul dintre obiectivele misiunii).
6. PROCEDURA IDENTIFICAREA ȘI ANALIZA RISCURILOR Scopul: Procedura urmărește identificarea riscurilor specifice structurii/activității auditate. Evaluarea controlului intern din cadrul structurii/activității auditate Premise: Aprecierea unui risc se realizează în funcție de: - natura și specificul activității/funcției auditate; - calitatea controlului intern; - gravitatea consecințelor directe și indirecte ale producerii riscului; - probabilitatea producerii riscului. Riscurile potențiale impun recomandări de audit, aceste riscuri fiind identificate pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare. Procedura: Auditorii
1. realizează, pe baza informațiilor culese, lista
activităților auditabile;
2. pentru fiecare activitate auditabilă stabilesc sarcini
elementare;
3. identifică riscurile asociate pentru fiecare sarcină
elementară;
4. precizează criteriile de evaluare a riscurilor;
5. evaluează riscurile identificate;
6. stabilesc obiectivele de auditat ca urmare a riscurilor
identificate;
7. precizează dispozitivele specifice fiecărei sarcini
(obiective, mijloace, sistem informațional);
8. întocmesc tabelul Analiza riscurilor (anexa nr. 5).
Șeful Depar-
tamentului
de audit
intern
9. organizează o ședință de analiză a obiectivelor de
audit, a riscurilor și criteriilor de evaluare a acestora.
După caz, poate dispune reevaluarea obiectivelor și
riscurilor identificate;
10. aprobă tabelul Analiza riscurilor.
Auditorii
11. rețin tabelul Analiza riscurilor în dosarul misiunii
de audit intern.
Anexa 5 ──────── la proceduri ───────────── TABEL ANALIZA RISCURILOR
Risc
Clasificarea
riscului
Proba-
bilitate
Impact
Descrierea
consecinței
Strategia
existentă
Clasifi-
carea
riscului
rezidual
Strategii
necesare
7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT Scopul: Desfășurarea în bune condiții a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor și procedurilor, în vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile și a riscurilor asociate acestora Premise: Programul misiunii de audit este un document de lucru al echipei de audit intern desemnate, întocmit în baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate activitățile concrete de efectuat (studii, cuantificări, teste, controale, analize etc.), precum și repartizarea acestor activități pe membrii echipei de audit intern și perioadele de timp în care respectivele activități vor fi executate Procedura: Șeful Departamentului
de audit intern
1. întocmește programul misiunii de audit intern
(anexa nr. 6);
2. organizează o ședință de analiză a programului
misiunii de audit intern cu toți auditorii desemnați.
Auditorii
3. rețin programul de audit în dosarul misiunii;
4. aplică prevederile programului în efectuarea
misiunii de audit intern.
Anexa 6 ──────── la proceduri ───────────── PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT Componente de bază 1. Definirea obiectivului auditului intern 2. Colectarea și prelucrarea informațiilor cu privire la activitatea auditată 3. Evaluarea riscurilor și ierarhizarea acestora 4. Elaborarea procedurilor de audit 5. Elaborarea chestionarelor 6. Completarea chestionarelor 7. Prelucrarea rezultatelor 8. Elaborarea foii de identificare și analiză a problemei 9. Colectarea probelor de audit 10. Revizuirea documentelor 11. Elaborarea proiectului de raport de audit intern 12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate și soluționarea contradicțiilor 13. Finalizarea raportului de audit intern 14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de audit 15. Urmărirea aplicării recomandărilor 8. PROCEDURA ȘEDINȚA DE DESCHIDERE Scopul: Prezentarea, într-un cadru organizat, a membrilor echipei de audit intern, a scopului misiunii, obiectivelor urmărite și procedurilor de lucru Premise: Participanții la ședința de deschidere sunt membrii echipei de audit și șefii structurii/activității auditate. Locul de desfășurare este locul de desfășurare al activității auditate Procedura: 1. prezentarea echipei de audit intern;
2. prezentarea aprofundată a obiectivelor generale ale auditului
intern;
3. prezentarea tematicii și obiectivelor misiunii de audit,
programului de audit etc.;
4. stabilirea persoanelor cu care auditorii trebuie să lucreze,
fie pentru a efectua teste, fie pentru a lua interviuri și a
culege informații, precum și stabilirea calendarului întâlnirilor;
5. logistica misiunii;
6. prezentarea procedurilor de audit.
9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT Scopul: Asigurarea unei baze documentare relevante și rezonabile pentru formularea constatărilor și concluziilor auditorilor Premise: Colectarea informațiilor și probelor de audit în conformitate cu obiectivele fixate. Se produc astfel probele de audit în baza cărora auditorii vor formula constatări, concluzii și propuneri pentru înlăturarea deficiențelor identificate. Procedura: Auditorii
1. efectuează testările și procedurile stabilite în programul
de audit;
2. apreciază dacă probele obținute sunt suficiente, relevante,
complete;
3. colectează documente care să servească la argumentarea
concluziilor finale;
4. întocmesc foile de lucru [anexa nr. 7a)] și fișele de
identificare și analiză a problemelor - FIAP [anexa nr. 7b)].
Șeful
misiunii
de audit
5. analizează și aprobă testele;
6. revede și aprobă fișele de lucru și fișele de identificare
și analiză a problemelor;
7. în funcție de constatările incluse în FIAP, poate propune
șefului Departamentului de audit intern extinderea
verificărilor și testelor în limita obiectivelor de audit ale
misiunii.
Șeful
Departamen-
tului de
audit intern
8. în cazuri deosebite, dispune extinderea testelor și
verificărilor și orice alte măsuri pe care le consideră
necesare.
Anexa 7 a) ───────── la proceduri ──────────── Foi de lucru Conținut: 1. Scopul 2. Sursa datelor 3. Aria de cuprindere a misiunii 4. Constatări și rezultate 5. Concluzii Secțiuni principale: 1. Referențiere 2. Natura și durata procedurilor 3. Aria de acoperire a procedurilor 4. Judecata profesională aplicată 5. Natura și implicațiile excepțiilor identificate 6. Concluzii
Anexa 7 b) FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI Entitatea/Structura auditată ...................... Tema misiunii de audit intern ..................... Numele auditorului ................................ Data realizării ................................... FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI Nr. .............. 1. Problema
2. Constatări:
3. Cauze:
4. Consecințe:
5. Recomandări și soluții propuse:
Întocmit de Revizuit de ............ .................. 10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul: Pregătirea și organizarea documentelor, astfel încât acestea să reprezinte o bază documentară relevantă, riguroasă și solidă pentru formarea unei opinii privind obiectivele auditate Premise: Auditorii revăd documentele de lucru din punctul de vedere al conținutului și formei, asigurându-se că probele de audit cuprinse în dosarul misiunii de audit intern asigură formarea opiniei. Procedura: 1. revizuirea documentelor din punctul de vedere al conținutului și formei;
2. efectuarea modificărilor necesare în documentele întocmite;
3. întocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru.
11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul: Prezentarea cadrului general, a obiectivelor, constatărilor, concluziilor și recomandărilor făcute de auditorii interni Premise: În elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizează probele de audit consemnate în fișele de identificare și analiză a problemelor și în Formularul de constatare și raportare a iregularităților. Procedura: Auditorii
1. redactează proiectul raportului de audit intern
(anexa nr. 8).
2. precizează pentru fiecare constatare din proiectul
raportului de audit intern proba de audit care susține
respectiva constatare;
3. transmite șefului Departamentului de audit intern
proiectul raportului de audit intern împreună cu
probele de audit.
Șeful
Departamentului
de audit intern
4. analizează proiectul raportului de audit intern;
5. stabilește dacă există constatări în proiectul
de raport de audit intern care trebuie să fie
transmise departamentului juridic pentru revizuire
din punct de vedere juridic.
Auditorii
6. efectuează modificările propuse de șeful
Departamentului de audit intern;
7. includ proiectul raportului de audit intern în
dosarul misiunii de audit intern.
Anexa 8 ─────── la proceduri ──────────── PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN Pagina de titlu și cuprinsul Cuprinde denumirea misiunii de audit intern. Introducere Se precizează denumirea misiunii, tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Se prezintă datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori, structura/activitatea auditată, durata misiunii de audit, perioada auditată, persoanele contactate în timpul misiunii de audit). Se precizează activitatea/activitățile auditată(e) și sunt prezentate informațiile sintetice referitoare la aceasta (acestea). Se prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit și tehnicile de audit utilizate: sondaj/verificări exhaustive, documentare; proceduri și metode utilizate; documente utilizate în cursul misiunii; materiale întocmite în cursul misiunii de audit intern). Sunt sintetizate recomandările misiunilor de audit anterioare și sunt subliniate acele recomandări care, până în momentul derulării prezentei misiuni de audit intern, nu au fost implementate. Precizarea obiectivelor Obiectivele de audit intern prezentate în raportul de audit intern coincid cu cele înscrise în programul de audit. Precizarea elementelor metodologice Sunt precizate: metodologia, tehnicile și instrumentele de audit intern folosite în cadrul misiunii de audit intern. Constatările și recomandările auditorilor Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit intern în ordinea în care sunt înscrise în programul de audit. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele raportului de audit intern unde se află probele de audit reținute. Se prezintă distinct constatările cu caracter pozitiv (în vederea generalizării) de constatările precizând iregularitățile semnalate, pentru care se precizează căile de eliminare a deficiențelor semnalate. Concluziile auditorilor sunt formulate în baza constatărilor făcute și a probelor de audit reținute. Concluziile trebuie să fie pertinente, obiective și nu trebuie să fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează. Constatările care implică răspundere juridică vor fi redactate cu precizarea explicită a actelor normative încălcate și vor fi consemnate în acte constatative bilaterale anexate raportului de audit intern. Aceste cazuri vor fi comunicate imediat atât conducerii, cât și celor ce se ocupă cu guvernanța. 12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI RAPORTULUI DE AUDIT INTERN Scopul: Activitatea/structura auditată să aibă posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit intern și de a formula punctul său de vedere la constatările și recomandările echipei de audit. Premise: Proiectul raportului de audit transmis la activitatea/structura auditată trebuie să fie complet, bine fundamentat pe baza probelor colectate, cuprinzând toate opiniile și recomandările echipei de audit. Procedura: Șeful Departamen
tului de audit
intern
1. transmite proiectul raportului de audit intern la
structura/activitatea auditată.
Structura/entitatea
auditată
2. analizează proiectul raportului de audit intern;
3. solicită, dacă se consideră necesar, o reuniune de
conciliere;
4. transmite contestația sa la proiectul raportului de
audit intern în termen de 7 zile de la data primirii
proiectului raportului de audit intern.
Șeful Departamen-
tului de audit
intern
5. analizează contestația depusă de structura auditată;
6. stabilește dacă se justifică convocarea unei
reuniuni de conciliere;
Auditorii
7. precizează în raportul de audit intern aspectele
reținute din contestația entității auditate, dacă este
cazul;
8. includ în dosarul misiunii de audit intern
contestația structurii auditate.
13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul: Discutarea contestației depuse de conducătorul structurii/activității auditate și a constatărilor și propunerilor formulate în proiectul raportului de audit intern. Stabilirea calendarului de implementare a recomandărilor și a persoanelor responsabile cu implementarea recomandărilor. Premise: Reuniunea de conciliere este pregătită de auditori, care formulează punctele lor de vedere referitoare la contestația depusă de entitatea auditată. Procedura: Auditorii
1. pregătesc, în termen de 15 zile de la primirea
contestației depuse de structura/activitatea auditată,
reuniunea de conciliere;
2. informează conducerea structurii/activității
auditate asupra locului, datei și orei reuniunii de
conciliere.
Auditorii, sefului
Departamentului
de audit intern și
conducerea
structurii/
activității
auditate
3. analizează constatările, concluziile și
recomandările din proiectul raportului de audit intern
în vederea clarificării punctelor de vedere divergente;
stabilesc calendarul de implementare a recomandărilor.
Auditorii
4. întocmesc o minută a reuniunii de conciliere.
14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII Scopul: Asigurarea faptului că în misiunea de audit intern au fost atinse, în condiții de calitate, toate obiectivele stabilite. Premise: Șeful Departamentului de audit intern răspunde de supervizarea misiunii de audit intern. Procedura: Auditorii
1. prezintă șefului Departamentului de audit intern
documentele din dosarul misiunii de audit intern.
Șeful Departamen-
tului de audit
intern
2. stabilește măsurile necesare pentru ca misiunea de
audit să-și realizeze obiectivele;
3. verifică executarea riguroasă a programului de audit
al misiunii;
4. verifică existența și relevanța probelor reținute de
auditori;
5. verifică dacă raportul de audit intern este clar,
riguros, concis și dacă acoperă obiectivele de audit
stabilite etc.;
6. verifică dacă raportul de audit intern a fost
elaborat la termenul fixat.
15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN Scopul: Se urmărește trimiterea raportului de audit intern la persoanele cuprinse în lista de difuzare a raportului. Premise: Raportul de audit intern este trimis conducerii structurii/activității auditate, managementului societății și celor însărcinați cu guvernanța. Procedura: Auditorii
1. transmit raportul de audit intern și planul de
acțiune pentru implementarea recomandărilor șefului
Departamentului de audit intern.
Șeful Departamen-
tului de audit
intern
2. semnează raportul de audit intern și planul de
acțiune pentru implementarea recomandărilor.
Auditorii
3. transmit raportul de audit intern și planul de
acțiune pentru implementarea recomandărilor structurii/
activității auditate, managementului și Comitetului de
audit.
Conducătorul
structurii/
activității
auditate
4. primește raportul de audit intern și planul de
acțiune pentru implementarea recomandărilor.
16. PROCEDURA MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR Scopul: Verificarea măsurii în care recomandările auditorilor au fost implementate Premise: Urmărirea implementării recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea structurii/activității auditate pe baza recomandărilor cuprinse în raportul de audit intern. Procedura: Auditorii
1. întocmesc fișa de urmărire a recomandărilor;
2. verifică implementarea recomandărilor la termenele
stabilite.
Structura/
activitatea
auditată
3. transmite auditorilor, la termenele stabilite, o
notă de informare cu privire la stadiul de implementare
a recomandărilor auditorilor.
Șeful
Departamentului
de audit intern
4. sintetizează notele de informare primite și
raportează periodic celor însărcinați în guvernanța
stadiul de implementare a recomandărilor auditorilor
interni, subliniind cazurile de nerespectare a
termenelor de implementare.
____________
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.