Normele din 30 noiembrie 2007

Secțiunea 1 Informații despre operatorul economic

1. Se înscriu numele și adresele persoanelor în cauză, prin includerea exclusivă a asociaților care sunt implicați în activitățile sau procesele decizionale curente ale firmei.

Reprezentantul sau reprezentanții legali sunt, în sensul prezentului punct, persoanele responsabile cu reprezentarea operatorului economic în situațiile care implică legislația vamală, cum sunt, spre exemplu, avocați sau juriști angajați direct de operator sau numiți să îl reprezinte pe acesta în probleme vamale legate de operațiunile derulate.

2. Se înscrie o descriere scurtă, cum ar fi, spre exemplu: producător și distribuitor de accesorii auto, casă de expediții, firmă de comenzi prin poștă, exportator de produse farmaceutice.

3. Se înscriu informații privind locațiile și adresa acestora, precum și activitatea desfășurată la fiecare dintre acestea; când numărul locațiilor este mare, se indică numărul total al acestora și se înscriu informații referitoare numai la primele 5 din punctul de vedere al importanței.

Exemplu: Str. Principală nr. 2, sectorul 6, București - sediu social înregistrat, sediu principal birou contabil și informatizare, toate înregistrările vamale, Str. Secundată nr. 3, Ploiești - producție de centrale termice, Str. Terțiară nr. 7 - producție de centrale termice, Str. Repetiției nr. 1, Craiova, - depozit pentru mărfuri, vânzări către clienții din România, Str. Repetiției nr. 2, Craiova - depozit pentru mărfuri, vânzări către clienții din comunitate și din afara comunității; numărul total de sedii: 17.

Informații complete și detaliate privind locațiile și activitățile trebuie puse la dispoziția autorității vamale cu ocazia investigației efectuate în vederea verificării cererii.

4. Informațiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop stabilirea faptului dacă operatorul economic acționează în nume propriu sau în numele altui operator.

Exemplu:

a) deținătorul unui depozit care depozitează numai propriile mărfuri sau un importator care importă mărfuri numai în nume propriu este operator care acționează în nume propriu;

b) deținătorul unui depozit care depozitează propriile mărfuri și ale altor firme sau un importator care importă mărfuri în nume propriu și pentru alte 4 firme este operator care acționează în nume propriu și în numele altei persoane;

c) deținătorul unui depozit care depozitează numai mărfurile altor firme sau un comisionar în vamă ori un reprezentant vamal care acționează ca reprezentant direct este operator care acționează în numele altor firme.

5. Informațiile solicitate prin intermediul acestui punct au ca scop obținerea de informații preliminare privind efectuarea sau neefectuarea de schimburi comerciale cu mărfuri cu alți operatori asociați; informațiile nu se referă la schimburi comerciale cu servicii.

Exemplu: toate achizițiile sunt de la firme legate care își desfășoară activitatea în China sau se efectuează importuri și distribuție în numele a 12 firme asociate din România și 3 din Franța.

Informații complete și detaliate privind acest aspect trebuie puse la dispoziția autorității vamale cu ocazia investigației efectuate în vederea verificării cererii.

6. Se înscriu detalii despre acreditările de standard deținute, care sunt:

a) relevante pentru chestionar;

b) recunoscute independent;

c) recunoscute numai în România.

La rubrica 15 din formularul cererii de autorizare se includ detalii despre standardele recunoscute internațional, potrivit art. 9 din normele tehnice sau din coloana "Standardul de siguranță și securitate avut în vedere" a chestionarului.

7. Documentele menționate pot consta în organigrama generală a întregii firme, care trebuie să includă: diferitele domenii sau departamente ale firmei, funcțiile și responsabilitățile lor, structura ierarhică.

8. Se înscrie numărul aproximativ, cunoscut la momentul depunerii cererii.

9. Se înscriu, spre exemplu, numele directorilor, șefilor de serviciu, contabilului-șef, șefului serviciului financiar, șefului serviciului care se ocupă cu vămuirea.

10. Procedurile la care se referă prezentul punct trebuie să scoată în evidență măsurile ce se aplică în situațiile în care angajați cheie lipsesc pe termen scurt sau lung, cum sunt, spre exemplu, șeful serviciului care se ocupă cu operațiuni de vămuire și funcționarul care se ocupă de import, precum și cum și de către cine sunt îndeplinite responsabilitățile lor curente.

13. În cazul operatorilor economici nou-înființați, care dispun de un număr mai mic de 3 seturi complete de evidențe contabile, se înscriu detalii referitoare numai la cele complete; dacă operatorul nu are o activitate de schimburi comerciale suficient de îndelungată pentru a finaliza seturi complete de evidențe contabile, se înscrie mențiunea "nu este cazul".

14. A se vedea instrucțiunile de la pct. nr. 13.

15. Se înscriu informații referitoare la locațiile deținute de operatorul economic care solicită acordarea statutului AEO sau care aparțin unei persoane terțe, cum este, spre exemplu, un depozit; se indică o cifră aproximativă în metri pătrați sau metri cubi a capacității totale de depozitare din toate locațiile.

Procentul mediu utilizat trebuie să reflecte variațiile sezoniere.

Dacă numărul locațiilor în cauză este mai mic de 5, informațiile menționate mai sus se indică distinct pentru fiecare locație.

17. Se menționează numărul declarațiilor vamale și valoarea mărfurilor aferente acestora pentru fiecare dintre regimurile vamale: punerea în liberă circulație, tranzitul, antrepozitul vamal, perfecționarea activă, transformare sub control vamal, admiterea temporară, perfecționarea pasivă și exportul.

Exemplu:

AN

PUNEREA ÎN LIBERĂ CIRCULAȚIE

EXPORT

TRANZIT

-

Număr

Valoare

Număr

Valoare

Număr

Valoare

2005

2.200

9,6 mil. lei

400

2,6 mil. lei

150

0,8 mil. lei

2006

2.500

10, 3 mil. lei

350

2,6 mil. lei

100

0,4 mil. lei

2007

2.400

10, 2 mil. lei

340

2,1 mil. lei

100

0,5 mil. lei

18. Se menționează suma totală a taxelor plătite pentru operațiunile vamale menționate la pct. 17.

Exemplu:

AN

TAXE VAMALE

ACCIZE

TVA

2005

300 000 mil. lei

0

1,75 mil. lei

2006

400 000 mil. lei

0

1,87 mil. lei

2007

380 000 mil. lei

0

1,85 mil. lei

19. A se vedea instrucțiunile de la pct. 17 și 18.

20. Se înscriu detalii despre un număr de maximum 5 țări terțe cu care operatorul economic derulează operațiuni comerciale, cum sunt, spre exemplu SUA, China, Taiwan, Canada și Egipt.

21. Se înscriu următoarele elemente:

a) numele și funcția angajatului responsabil cu clasificarea mărfurilor sau, în cazul în care această activitate este îndeplinită de o persoană terță, denumirea ori numele acesteia;

b) în cazul în care activitatea de clasificare a mărfurilor este îndeplinită de o persoană terță, procedurile utilizate de operatorul economic pentru a se asigura că activitatea a fost îndeplinită corect și în conformitate cu instrucțiunile transmise;

c) dacă sunt organizate evidențe distincte pe fiecare produs, așa încât fiecare articol să fie legat de un cod de marfă, cu menționarea ratei corespunzătoare a taxei vamale și a TVA;

d) informații privind procedurile utilizate pentru clasificarea mărfurilor sau produselor noi, incluzând informațiile utilizate pentru clasificarea mărfurilor, cum sunt, spre exemplu, tariful vamal sau informațiile furnizate de structura organizatorică responsabilă cu emiterea informațiilor în privința clasificării mărfurilor din cadrul Autorității Naționale a Vămilor;

e) detalii despre avizele de încadrare tarifară obligatorii deținute;

f) informații privind procedurile, persoanele responsabile și frecvența cu care operatorul economic revizuiește clasificările și actualizează dosarul produsului, precum și alte informații privind alte evidențe conexe, inclusiv procedurile de notificare a modificărilor către alte persoane cu atribuții în acest domeniu, cum este, spre exemplu, comisionarul în vamă sau reprezentantul vamal ori personalul de la biroul de achiziții.

Informații complete și detaliate privind acest aspect sunt puse la dispoziția autorității vamale cu ocazia investigației efectuate în vederea verificării cererii; acestea includ:

a) detalii, liste sau dosare ale produselor, codurile de marfă și taxele vamale aferente acestora;

b) resursele și informațiile deținute, cum sunt, spre exemplu, tariful vamal actualizat sau informații tehnice utilizate în mod curent pentru clasificarea mărfurilor.

22. Preferințele tarifare permit acordarea unei rate a taxei vamale reduse sau zero la importurile din țările pentru care acestea sunt acordate. Preferințele tarifare la export permit clienților aflați în anumite țări necomunitare să beneficieze în mod similar de aceste facilități.

23. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic se asigură:

a) că țara de export are dreptul să acorde o preferință și că mărfurile beneficiază de o rată preferențială a taxei vamale;

b) că sunt îndeplinite cerințele privind transportul direct sau lipsa manipulării mărfurilor;

c) că dispune de un certificat valabil și original sau de o declarație pe factură disponibilă în momentul când se solicită preferința;

d) că certificatul sau declarația pe factură este corespunzătoare lotului de mărfuri și sunt respectate regulile de origine;

e) că nu există posibilitatea de a dubla utilizarea certificatului sau declarației pe factură;

f) că tratamentul preferențial este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului sau declarației pe factură;

g) că certificatul sau declarația pe factură este păstrată pentru procesul de audit, în deplină siguranță.

24. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic se asigură:

a) că mărfurile se califică pentru acordarea preferinței la export, ca urmare, spre exemplu, a respectării regulilor de origine;

b) că toate documentele, calculele, costurile și descrierile proceselor ce concură la dovedirea originii preferențiale, precum și certificatul de origine sau declarația pe factură sunt păstrate pentru procesul de audit în deplină siguranță;

c) că documentele corespunzătoare, cum sunt, spre exemplu, certificatul de origine sau declarația pe factură, sunt semnate și emise la timp de către un membru autorizat al personalului;

d) că declarațiile pe factură nu sunt emise pentru transporturile de mărfuri de valoare medie și mare decât dacă autoritatea vamală a aprobat acest lucru;

e) că certificatele de origine nefolosite sunt depozitate în deplină siguranță;

f) că certificatele de origine sunt prezentate, la solicitarea autorității vamale, cu ocazia exportului.

26. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să descrie modalitatea în care operatorul economic:

a) se asigură că mărfurile proprii nu fac obiectul unei măsuri de restricție sau prohibiție;

b) controlează mărfurile cu dublă utilizare;

c) stabilește care este procedura de obținere și cine emite o licență sau un permis necesar;

d) se asigură că obține licența corespunzătoare de la autoritatea emitentă la momentul necesar;

e) se asigură că licența necesară acoperă lotul de mărfuri în cauză, este valabilă și nu este expirată;

f) prezintă, pune la dispoziție și predă, în conformitate cu cerințele autorităților vamale și ale altor autorități abilitate, informațiile solicitate;

g) efectuează înscrierea în evidențe și păstrarea copiilor de pe documente, dacă acestea sunt necesare pentru desfășurarea auditului.

28. Se înscriu, după caz:

a) numele țărilor necomunitare; și/sau

b) numele și adresele fabricanților pentru ale căror mărfuri trebuie plătite taxe anti-dumping și compensatorii.

29. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să descrie:

a) metoda sau metodele utilizate pentru stabilirea valorii în vamă;

b) cum se completează declarațiile de valoare în vamă și cum se anexează la cerere;

c) cum se determină valoarea în vamă și TVA;

d) cum sunt justificate costurile de transport și de asigurare;

e) dacă au fost utilizate decizii emise de autoritatea vamală, privind valoarea în vamă;

f) dacă există o legătură între cumpărător și vânzător, în termenii reglementărilor comunitare, și influența pe care ar putea să o aibă această legătură asupra prețului mărfurilor importate;

g) dacă sunt restricții privind transferul mărfurilor de către cumpărător;

h) dacă vânzarea sau prețul face obiectul unor condiții sau considerații pentru care nu se poate stabili o valoare corespunzătoare a mărfurilor evaluate;

i) dacă există drepturi de autor și drepturi de licență referitoare la mărfurile importate, plătibile direct sau indirect de cumpărător, ca o condiție a vânzării;

j) dacă au fost făcute înțelegeri potrivit cărora o parte a profiturilor provenite din orice revânzare, transfer sau utilizare ulterioară este plătită direct ori indirect vânzătorului;

k) dacă există costuri suportate de cumpărător ce nu sunt incluse în preț, privind comisioanele sau cheltuielile de brokeraj, cu excepția comisioanelor de cumpărare, sau cheltuieli privind containerele ori ambalajul;

l) dacă sunt mărfuri și/sau servicii furnizate de cumpărător gratuit ori la costuri reduse, pentru a fi utilizate în vederea producției și vânzării la export a mărfurilor importate;

m) dacă există alte costuri decât cele asociate cu livrarea mărfurilor importate incluse în prețul de plătit;

n) cum este înștiințată persoana care întocmește declarația cu privire la alte costuri posibile, care nu sunt legate direct de un transport de marfă.

Secțiunea 2 Controlul privind respectarea legislației

Evidența/cazierul operatorului economic trebuie să reflecte înregistrările din ultimii 3 ani anteriori întocmirii cererii de autorizare.

Este obligatoriu ca în perioada menționată să nu fi fost înregistrată nicio încălcare gravă sau repetată a reglementărilor vamale; cazierul este acceptat dacă unele încălcări ale reglementărilor vamale sunt minore ori neglijabile în comparație cu numărul sau cu amploarea operațiunilor ori activităților pe care operatorul economic le desfășoară și care au incidență cu activitatea vamală și nu creează dubii privind nivelul general de respectare a legii.

Persoanele în cazul cărora condiția de mai sus trebuie verificată sunt:

a) operatorul economic ca entitate economică;

b) persoanele responsabile sau care exercită controlul asupra managementului firmei;

c) persoana care reprezintă legal operatorul economic, dacă este cazul;

d) angajatul operatorului economic responsabil cu reprezentarea acestuia față de autoritatea vamală.

Elementele luate în considerare sunt:

a) neregulile sau greșelile, considerate ca întreg, pe bază cumulativă;

b) frecvența acestora, pentru a stabili dacă există o problemă sistematică;

c) dacă a existat o intenție de fraudă sau dacă este vorba de neglijență;

d) dacă operatorul economic a notificat autorității vamale, din proprie inițiativă, informații privind greșelile sau neregulile descoperite;

e) dacă operatorul economic a luat măsuri de remediere pentru a preveni sau a minimiza eventuale greșeli viitoare.

Dacă persoanele care exercită controlul asupra managementului firmei sunt stabilite sau rezidente într-o țară terță, nivelul de respectare a legii de către acestea se apreciază pe baza evidențelor și informațiilor disponibile.

În cazul în care operatorul economic a fost înființat de mai puțin de 3 ani, nivelul de respectare a legii se apreciază pe baza evidențelor și informațiilor disponibile, inclusiv implicarea persoanelor în cauză în activitățile desfășurate anterior.

30. Se menționează autorizațiile emise, suspendate sau cererile de autorizare refuzate de către autoritatea vamală.

Exemplu:

Mai 2005 - cererea de antrepozitare vamală a fost refuzată din cauza lipsei necesității economice.

Iunie 2006 - autorizația pentru utilizarea procedurilor simplificate de vămuire a fost retrasă din cauză că în mod repetat nu au fost depuse declarații suplimentare.

Refuzarea oricărei cereri sau suspendarea, retragerea oricărei autorizații vamale nu conduce în mod automat la respingerea solicitării de acordare a statutului AEO.

31. Neregulile la care se face referire constau în neregulile sau greșelile cu implicații asupra sumelor de bani datorate ori asupra regularizărilor de diferențe, cum sunt, spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizații.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) numirea unei persoane de contact responsabile din firmă, care să comunice neregulile sau greșelile, inclusiv suspiciunile de activitate infracțională, către autoritatea vamală sau către alte instituții guvernamentale;

b) cerințele de efectuare a controalelor, în special cele referitoare la faptul că evidențele au fost înregistrate și păstrate în mod exact, complet și la timp, cum sunt, spre exemplu, declarații sau reveniri către autoritatea vamală și către alte instituții guvernamentale, respectarea condițiilor de aprobare și autorizare, inclusiv frecvența acestor controale;

c) utilizarea resurselor interne de audit pentru testarea procedurilor proprii;

d) modalitatea de înștiințare a personalului despre cerințe sau modificarea acestora;

e) frecvența modificărilor viitoare;

f) controalele de management necesare pentru a se asigura respectarea procedurilor.

32. Informațiile ce trebuie furnizate la acest punct se referă la neregulile și greșelile cu implicații asupra sumelor de bani datorate sau asupra regularizărilor de diferențe, cum sunt, spre exemplu, cele legate de utilizarea unei autorizații.

Exemplu:

- martie-septembrie 2005: utilizarea incorectă a codului monedei de facturare la importurile din China, având ca rezultat declararea unei taxe vamale și TVA mai mari de 5.500 lei;

- decembrie 2006: nu s-a depus cererea de restituire a suspendării trimestriale de drepturi de proprietate intelectuală.

Dacă numărul greșelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscriu numărul total al acestora și un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârșirea acestora.

33. Se menționează măsurile de remediere întreprinse.

Exemplu:

pentru cele două cazuri exemplificate la punctul precedent:

- 6 octombrie 2005: modificarea sistemului informatizat pentru a preveni acordarea liberului de vamă fără o verificare suplimentară a corectitudinii codului monedei de facturare utilizat;

- depunerea cererii de restituire a sumelor restante; procedurile de restituire a suspendării de drepturi de proprietate intelectuală sunt revizuite pentru a include controalele trimestriale ale managementului și pentru a fi transmise personalului implicat.

Aceste informații pot fi detaliate și probate pe parcursul investigării efectuate la sediul nostru.

34. Informațiile cuprinse la acest punct diferă de cele de la pct. 32; se include o enumerare a tuturor greșelilor sau neregulilor săvârșite de operatorul economic care au fost identificate de autoritatea vamală sau de alte instituții guvernamentale, suplimentare față de cele pe care operatorul economic le-a descoperit, legate de declarațiile de import, reexport, export și tranzit, depuse pe parcursul ultimilor 3 ani.

Greșelile sau neregulile menționate sunt cele care ar fi putut avea ca rezultat supraevaluarea sau subevaluarea sumelor datorate ori necesitatea regularizării plății diferențelor în plus sau în minus, cum este, spre exemplu, cazul în care nu s-a obținut și nu s-a declarat o anumită licență.

Dacă numărul greșelilor sau neregulilor este foarte mare, se înscriu numărul total al acestora și un rezumat al principalelor motive ce au determinat săvârșirea acestora.

35. A se vedea explicațiile de la pct. 33.

37. Informații suplimentare privind mărfurile care prezintă riscuri sporite se găsesc și în anexa 44c la

Regulamentul Comisiei (CEE) 2.454/93

, cu modificările ulterioare.

Secțiunea 3 Sistemul de contabilitate și logistic al activității

Este obligatorie deținerea unui sistem contabil care să permită un control vamal bazat pe audit.

Pentru a permite autorității vamale să efectueze controalele necesare, operatorul economic trebuie să permită accesul fizic sau electronic la evidențele proprii; accesul electronic la evidențele proprii nu constituie o condiție preliminară pentru respectarea cerinței menționate.

Este obligatorie deținerea unui sistem sau unor procese de organizare a evidenței care fac distincția dintre mărfurile comunitare și necomunitare; această condiție nu se aplică în cazul unui certificat AEOS, aceasta fiind singura diferență de cerințe dintre un certificat AEOS și un certificat AEOF.

În sensul prezentelor norme tehnice, întrebărilor din chestionar și al instrucțiunilor de completare a acestuia, auditul trebuie înțeles ca o acțiune de verificare a sistemelor informatice ale operatorului economic, din motive de securitate; în cadrul acestei acțiuni se compară fiecare înregistrare contabilă cu sursa ei, pentru a se verifica exactitatea.

Auditul complet permite operatorului economic să își urmărească activitățile operaționale din fluxul de mărfuri și produsele care intră, sunt procesate și ies din firmă.

Un audit complet generează și o evidență completă a istoriei activității, care permite operatorului economic să urmărească orice informație, de la intrarea sa în evidențe până la ieșire.

Sistemul contabil include în mod normal:

a) registrul general;

b) registrul de vânzări;

c) registrul de achiziții;

d) activele firmei;

e) conturi de administrare/management.

Sistemul logistic include în mod normal:

a) întocmirea ordinului de vânzare;

b) întocmirea ordinului de achiziționare;

c) fabricație;

d) inventar - stocare, depozitare;

e) încărcare și transport;

f) furnizor și client.

38. Documentul menționat la acest punct se bazează pe evidențele contabile ale operatorului economic, care trebuie să includă:

a) vânzări;

b) achiziții și ordine de achiziții;

c) verificarea inventarului;

d) stocare și mișcări între locurile de stocare;

e) producție;

f) vânzări și ordine de vânzare;

g) declarațiile și documentația vamală;

h) încărcare;

i) transport;

j) contabilizare, de exemplu, facturare, note de debit și credit, remiteri și plăți.

Când operatorul economic utilizează un calculator pentru a controla sistemele contabile și logistice, acesta furnizează autorității vamale, cu ocazia investigației prealabile autorizării, informații privind:

a) extinderea computerizării;

b) platforma hard disponibilă și sistemul de operare care rulează pe ea;

c) segregarea funcțiilor dintre dezvoltare, testare și operații;

d) segregarea funcțiilor printre utilizatori;

e) cum este controlat accesul la diferitele părți ale sistemului;

f) dacă au fost făcute adaptări la pachetul standard;

g) lista de conturi din registre;

h) dacă sistemul folosește conturi provizorii de verificare;

i) cum sunt înscrise în registru obligațiile referitoare la taxe vamale, accize și TVA;

j) dacă se operează în loturi;

k) dacă evidențele cu privire la stoc și cele financiare sunt conectate între ele.

39. Răspundeți la acest punct prin alegerea uneia dintre următoarele variante:

a) numai pe un calculator independent;

b) prin calculatoare care sunt legate în rețea;

c) prin utilizarea unui sistem bazat pe un server principal;

d) prin alte mijloace.

40. În sensul prezentului punct, prin sistem de operare se înțelege colecția de programe ale calculatorului, care permit acestuia să funcționeze și să execute aplicațiile de software, cum sunt, spre exemplu, Windows, Unix și OS390.

41. Se înscriu numele aplicațiilor folosite, inclusiv modulele corespunzătoare, și se precizează care din următoarele variante este aplicabilă:

a) o soluție de planificare a resurselor întreprinderii integrate complet, cum este, spre exemplu, cea bazată pe programele Oracle E Business;

b) o combinație de aplicații software de contabilitate și logistică;

c) o soluție software pentru afaceri, focalizată pe întreprinderile mici și mijlocii;

d) o soluție software dezvoltată special.

Pe parcursul investigației de verificare a cererii de către autoritatea vamală se furnizează informații detaliate cu privire la orice adaptare survenită la pachetul software standard utilizat, precum și motivele acestei adaptări.

42. Se înscrie numele furnizorului.

45. Se înscrie adresa locației către care sunt dirijate activitățile efectuate prin sistemul informatic al operatorului economic, respectiv către solicitantul statutului de operator economic autorizat sau către o parte terță; când activitățile proprii sunt derulate în mai multe locații, se înscriu informații despre activitățile derulate la fiecare dintre acestea.

Operatorul economic trebuie să dispună de un sistem de control intern care să corespundă tipului și dimensiunii obiectului de activitate, suficient dezvoltat pentru administrarea fluxului de mărfuri și pentru identificarea tranzacțiilor care nu respectă legislația sau creează greșeli ori neregularități.

46. Detalii suplimentare privind ceea ce trebuie inclus în instrucțiunile documentare ce acoperă procesele de control se găsesc în explicațiile de la pct. 49-52; acestea trebuie să acopere toată gama de activități derulate, inclusiv cele aferente transportului și cele proprii activității de casă de expediție.

Pe parcursul investigației de verificare a cererii de către autoritatea vamală se furnizează informații care probează faptul că operatorul economic a revizuit procedurile de control în mod regulat și complet, a motivat prin documente orice schimbări și a informat personalul implicat în astfel de activități cu privire la schimbările aduse.

47. Activitățile de control intern menționate la acest punct fac trimitere la cele detaliate la pct. 46.

Exemple de tipuri de audit pot fi:

a) auditul intern din cadrul operatorului economic sau cel efectuat de către firma-mamă;

b) auditul extern efectuat de către clienți, contabili sau auditori independenți, autoritatea vamală sau alte instituții guvernamentale.

Pe parcursul investigației de verificare a cererii de către autoritatea vamală, operatorul economic trebuie să pună la dispoziția acestei autorități toate rapoartele de audit efectuate, precum și dovezile cu privire la orice acțiune de remediere întreprinsă în scopul corectării oricărei deficiențe identificate.

48. Prin datele din baza de date, în sensul informațiilor de la acest punct, se înțelege informațiile-cheie cu privire la activitatea operatorului economic, cum sunt, spre exemplu, numele și adresele clienților, furnizorii, fișierele pe produs conținând informații cu privire la descrierea mărfurilor, codurile mărfurilor și originea acestora.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă următoarele informații:

a) cum sunt aranjate, menținute, schimbate și arhivate datele relevante pentru autoritatea vamală;

b) cine este persoana sau compartimentul din cadrul operatorului economic, responsabil cu derularea activităților menționate la lit. a);

c) când activitățile menționate la lit. a) sunt efectuate de un alt operator economic, detalii privind activitatea acestuia;

d) cum sunt autorizate modificările la procedura de derulare a activităților menționate la lit. a);

e) cum este controlat accesul la informațiile privind activitățile menționate la lit. a).

În sensul prezentei subsecțiuni, informațiile referitoare la fluxul mărfurilor includ:

a) importuri de mărfuri din statele care nu sunt membre ale Uniunii Europene;

b) importuri de mărfuri din statele care nu sunt membre ale Uniunii Europene, având ca țară de expediție un stat membru al Uniunii Europene, fără ca în acesta din urmă mărfurile să fi fost puse în liberă circulație;

c) transferul de mărfuri care nu provin din Uniunea Europeană, care nu se află în liberă circulație, din alte state membre sau din România.

49. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă următoarele informații:

a) proceduri de comandare a achizițiilor;

b) confirmarea ordinului;

c) expedierea/transportul bunurilor;

d) condiții de livrare Incoterms;

e) aranjamente de vămuire;

f) solicitări de documente susținătoare;

g) transportul mărfurilor de la frontieră la sediul operatorului economic sau al clientului acestuia;

h) recepționarea mărfurilor la sediul clientului operatorului economic;

i) plată/decont;

j) cum, când și de către cine sunt introduse mărfurile în evidențele de stoc;

k) corespondența dintre ordinul de achiziție și mărfurile recepționate;

l) aranjamente pentru returnarea/refuzul mărfurilor;

m) aranjamente pentru contabilizare și raportare a expedierilor rapide și transporturi supraîncărcate;

n) aranjamente pentru identificarea și amendarea intrărilor incorecte în evidențele de stoc;

o) controlul calității;

p) identificarea mărfurilor necomunitare din sistem;

r) folosirea sediului unei părți terțe sau a sediului clientului, de exemplu, antrepozitul vamal de tip A, și proceduri pentru schimbul de informații.

50. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) adresa locației de depozitare a mărfurilor;

b) măsuri luate pentru depozitarea sigură a mărfurilor periculoase sau cu grad ridicat de risc;

c) modalități de înregistrare a stocului în funcție de valoarea și/sau de cantitatea mărfurilor;

d) existența și frecvența prelevărilor din stoc;

e) aranjamente privind corespondența dintre evidențele proprii ale acestuia și cele ale unei părți terțe, când sediul unei părți terțe este folosit pentru depozitarea mărfurilor;

f) utilizarea unei eventuale locații temporare pentru depozitarea mărfurilor;

g) modalități de înregistrare și control al stocului;

h) măsuri luate pentru identificarea mărfurilor ce provin din Uniunea Europeană sau din afara Uniunii Europene, dar nu corespund acordării unui certificat AEOS;

i) mișcarea și înregistrarea mărfurilor între locațiile cu aceleași sedii sau sedii diferite;

j) aranjamente necesare soluționării problemelor care generează stricăciuni, deteriorare sau distrugere a mărfurilor, pierderile și variațiile de stoc;

k) măsuri aplicate pentru controlul calității.

51. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) recepția comenzilor de efectuare a unor lucrări;

b) achiziționarea de articole pentru stoc și livrarea din depozit;

c) procesul de fabricare, responsabilitățile personalului și ținerea evidențelor;

d) coduri ale rețetei de fabricație;

e) înregistrarea produsului și a stocului nefolosit în evidențele de stoc;

f) folosirea în producție a metodelor de fabricare standard;

g) controale de monitorizare și administrare a procesului de fabricație, cum sunt, spre exemplu, ratele de randament;

h) modalități de soluționare a problemelor ce constau în nereguli, variațiile de stoc, deșeurile, produsele derivate și pierderile din procesul de fabricație;

i) verificarea calității mărfurilor fabricate și înregistrarea rezultatelor;

j) măsuri luate pentru depozitarea în siguranță a mărfurilor periculoase.

52. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) primirea comenzii clientului și ridicarea ordinului de lucrări și achiziții;

b) informarea antrepozitului cu privire la ordinul de vânzare/acordarea liberului de vamă pentru mărfuri;

c) instrucțiuni către partea terță în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte;

d) colectarea produselor;

e) proceduri de ambalare;

f) cum, unde și de către cine sunt actualizate evidențele de stoc;

g) controlul calității;

h) note de expediere/colectare;

i) condiții de livrare Incoterms;

j) transportul mărfurilor la clienți sau la frontieră pentru reexportare;

k) ridicarea facturilor de vânzare;

l) instrucțiuni transmise comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pentru reexporturi, ridicarea mărfurilor și controlul documentelor justificative;

m) existența confirmărilor de primire sau a dovezii de expediere a mărfurilor;

n) mărfuri returnate - verificare, numărare, înregistrare în stoc;

o) plata și note de credit;

p) soluționarea neregulilor sau a problemelor ce apar când se impune o expediere rapidă.

53. În sensul prezentului punct, pentru operatorii economici din categoria importatorilor, exportatorilor sau deținătorilor de antrepozit vamal procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) măsurile luate de operator pentru a se asigura că declarațiile vamale întocmite în nume propriu sunt complete, corecte și depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;

b) prezentarea sau disponibilitatea documentației justificative a datelor prezentate;

c) date actualizate privind denumirea și adresa comisionarilor în vamă sau reprezentanților vamali ori părților terțe folosite;

d) modalități de desemnare a comisionarilor sau a reprezentanților vamali, cum sunt, spre exemplu, verificări de credibilitate și disponibilitate a abilităților necesare, pe care operatorul economic le efectuează înainte de desemnare;

e) împrejurările în care sunt folosiți comisionarii sau reprezentanții vamali;

f) responsabilitățile detaliate în contracte, inclusiv tipul de reprezentare de către comisionarul în vamă sau reprezentantul vamal, cum este, spre exemplu, reprezentarea directă sau indirectă;

g) măsurile luate pentru furnizarea unor instrucțiuni clare și lipsite de ambiguitate comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pe care îl folosesc;

h) modalitatea de furnizare a documentelor justificative comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal pe care îl folosesc, incluzând prezentarea sau reținerea/returnarea mărfurilor;

i) acțiunile ce trebuie întreprinse de comisionarul în vamă sau de reprezentantul vamal atunci când acesta apreciază că instrucțiunile sunt neclare;

j) măsuri de control și verificare de către operatorul economic a corectitudinii și punctualității activității comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal;

k) modalitatea de informare a comisionarului în vamă sau reprezentantului vamal folosit cu privire la erorile/amendamentele referitoare la intrările șterse;

l) modalități de rezolvare a neregulilor;

m) modalități de transmitere a erorilor constatate către autoritatea vamală.

În sensul aceluiași punct, pentru operatorii economici care acționează în calitate de comisionar în vamă sau reprezentant vamal, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) responsabilități detaliate în contracte, incluzând tipul de reprezentare ce urmează a fi folosit, cum este, spre exemplu, directă sau indirectă;

b) măsurile luate de operatorul economic pentru a se asigura că declarațiile vamale întocmite sunt complete, corecte și depuse la timp, incluzând efectuarea verificărilor administrative;

c) prezentarea sau disponibilitatea promptă a documentației justificative;

d) modalitatea în care personalul propriu este ținut la curent cu exigențele clienților și cu cele ale contractului;

e) acțiunile întreprinse atunci când se apreciază că instrucțiunile transmise de client sunt neclare sau că detaliile furnizate sunt incorecte;

f) acțiunile întreprinse atunci când se descoperă o eroare sau un amendament cu privire la intrările șterse;

g) modalități de transmitere a erorilor constatate către autoritatea vamală.

54. Operatorii economici trebuie să aibă implementate proceduri satisfăcătoare pentru arhivarea și recuperarea evidențelor și informațiilor proprii, precum și pentru protecția împotriva pierderii de informații.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) perioada de timp în care datele rămân disponibile on-line în forma lor originală;

b) în ce fel și pentru cât timp sunt arhivate datele;

c) pe ce fel de suport media sunt stocate datele;

d) în ce format software sunt stocate datele;

e) dacă datele sunt comprimate și în ce stadiu;

f) măsurile luate de operatorul economic pentru a se asigura în ceea ce privește:

(i) disponibilitatea pe termen lung a calității tehnice a mijloacelor de înregistrare;

(îi) disponibilitatea codului de hardware și al programului;

(iii) descrierea datelor;

(iv) codul programului;

g) dacă există aranjamentele particulare cu părți terțe;

h) frecvența și locația oricărui back-up și oricărei informații arhivate.

55. Operatorii economici trebuie să dispună de măsuri de securitate a sistemelor informatice corespunzătoare, cum sunt, spre exemplu, protecția de tip firewalls și programele antivirus, pentru a proteja sistemul informatic propriu de intruziuni neautorizate și a se putea garanta securitatea documentației.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) un plan de siguranță actualizat care să descrie măsurile implementate care protejează sistemul informatic de accesul neautorizat, precum și de distrugerea sau pierderea deliberată de informații;

b) eventualitatea operării cu mai multe sisteme în site-uri multiple și cum sunt controlate acestea;

c) persoana responsabilă pentru protecția și funcționarea sistemului computerizat al firmei; responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane capabile să-și monitorizeze acțiunile una alteia;

d) modul în care se eliberează autorizația de acces și nivelul de acces la sistemele informatice; accesul la informații sensibile trebuie limitat la personalul autorizat să aplice schimbările/completările la informații;

e) formatul de stabilire a parolelor, frecvența schimbărilor și cine emite parolele;

f) protecția firewall și antivirus;

g) schimbarea, întreținerea și actualizarea detaliilor de utilizator;

h) rezolvarea incidentelor atunci când sistemul a fost compromis;

i) frecvența testării sistemului informatic împotriva accesului neautorizat și înregistrarea rezultatelor;

j) un plan de recuperare a continuității și de evitare a compromiterii activității în caz de incidente;

k) back-up-uri de rutină atunci când sistemul nu funcționează, incluzând restaurarea tuturor programelor și datelor relevante.

56. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) înregistrarea și back-up-ul documentelor, incluzând scanarea și microfilmul, precum și limitarea accesului;

b) un plan de securitate actualizat care să descrie măsurile existente pentru protecția documentelor față de accesul neautorizat, precum și față de distrugerea sau pierderea lor deliberată;

c) stocarea fișierelor în siguranță, incluzând responsabilitățile pentru administrarea lor;

d) rezolvarea incidentelor care compromit siguranța documentelor;

e) testarea sistemului propriu împotriva accesului neautorizat și înregistrarea rezultatelor;

f) un plan de recuperare a continuității și de evitare a compromiterii activității în caz de incidente;

g) acțiunile întreprinse pentru remediere ca rezultat al oricărui incident real;

h) numele membrilor personalului autorizat pentru accesul la documente;

i) numele persoanelor autorizate să schimbe detaliile cu privire la documente;

j) exigențe de securitate solicitate partenerilor și altor contacte, cum sunt, spre exemplu, comisionarii în vamă sau reprezentanții vamali care administrează informațiile sensibile ce le-au fost furnizate.

Secțiunea 4 Solvabilitatea financiară

În sensul chestionarului și al activității de investigare pentru acordarea statutului AEO, prin solvabilitate financiară se înțelege o stare financiară bună, suficientă pentru îndeplinirea de către operator a angajamentelor cu privire la caracteristicile tipului de activitate și se bazează pe înregistrările din ultimii 3 ani anteriori depunerii cererii de autorizare.

Când operatorul economic a funcționat mai puțin de 3 ani, solvabilitatea financiară se analizează pe baza evidențelor și informațiilor disponibile.

Solvabilitatea unui operator economic nu este considerată ca fiind dovedită și cererea de autorizare se respinge când:

a) operatorul economic este menționat în mod curent în evidențele privind insolvabilitatea, preluarea în administrare, starea de lichidare sau faliment;

b) a fost făcută o plângere împotriva garanției constituite de operatorul economic;

c) operatorul economic a făcut o cerere de amânare a taxelor în ultimii 3 ani;

d) operatorul economic a întârziat cu plata banilor pe care îi datorează autorității vamale în ultimii 3 ani, fără a se exclude sumele care nu sunt încă datorate legal sau care sunt în recurs.

Prin excepție de la situațiile de mai sus, condiția privind solvabilitatea financiară se consideră îndeplinită în cazul în care există circumstanțe atenuante acceptabile, cum sunt:

a) operatorul economic a intrat în lichidare voluntară din alte motive decât cele de ordin financiar;

b) operatorul economic nu este la curent cu existența datoriei, deoarece aceasta a fost emisă către o adresă incorectă.

Alte elemente pe care autoritatea vamală le ia în considerare în analiza solvabilității financiare sunt:

a) dacă conturile operatorului economic au fost înregistrate la autoritățile competente în limitele de timp prevăzute de regulamentul firmei;

b) afirmațiile oficiale făcute de către auditori cu privire la continuitatea activității, generată de rentabilitatea afacerii;

c) poziția capitalului curent net;

d) poziția capitalului net și capitalul intangibil extins.

În cadrul investigației efectuate pentru verificarea cererii de acordare a statutului AEO, autoritatea vamală poate accepta faptul că în anumite circumstanțe poate fi normal ca o afacere să dețină un capital net negativ, cum este, spre exemplu, cazul în care un operator economic este înființat de o companie-mamă pentru cercetare și dezvoltare, iar obligațiile financiare pot fi consolidate de un împrumut de la o instituție-mamă sau financiară.

În astfel de circumstanțe, capitalul net negativ poate fi judecat ca nefiind un indicator al incapacității de plată a datoriilor legale; autoritatea vamală poate solicita alte dovezi, cum ar fi, spre exemplu, un angajament de la împrumutător sau o scrisoare de facilități bancare care să satisfacă exigențele sau, în cazul unui asociat unic ori partener, o listă cu orice bun personal folosit ca justificare a solvabilității activității.

57 și 58. A se vedea explicațiile de la lit. a) de mai sus.

Autoritățile vamale pot solicita ca, în scopul analizei solvabilității financiare, să ceară ca prezentarea conturilor anuale ale operatorului economic să fie actualizată și, cu ocazia investigației efectuate la fața locului, să verifice copiile seturilor complete ale conturilor sau extraselor anuale pe ultimii 3 ani; conturile prescurtate nu sunt suficiente.

Când operatorul economic este nou-înființat sau activitatea sa a debutat de curând, solvabilitatea financiară este analizată pe baza evidențelor și informațiilor disponibile la momentul solicitării.

Pe parcursul investigației efectuate de autoritatea vamală la fața locului, operatorul economic trebuie să pună la dispoziție informații privind ultima plată și încasare de numerar, bilanțul și profitul, inclusiv pierderile prevăzute și aprobate de către directori, parteneri sau asociatul unic, după caz.

Dacă activitatea operatorului economic este finanțată dintr-un împrumut de la altă firmă sau instituție financiară, autoritatea vamală poate solicita o copie a înregistrărilor privind istoricul activității, precum și scrisoarea de facilități bancare și dovada că operatorul economic funcționează în cadrul facilității aprobate de sold debitor.

Secțiunea 5 Cerințe de securitate și siguranță

Această secțiune nu se completează în cazul solicitării unui certificat AEOC.

În cazul în care se impune completarea secțiunii, operatorul economic trebuie să demonstreze că dispune de un nivel ridicat de cunoștințe cu privire la măsurile de securitate și siguranță, pe plan intern, dar și în cadrul activității derulate în comun cu clienții, furnizorii și prestatorii de servicii externe.

60. Se înscriu numele persoanelor responsabile pentru coordonarea măsurilor de siguranță și securitate; detaliile referitoare la responsabilitățile stabilite pentru acestea sunt analizate de autoritatea vamală cu ocazia investigării efectuate la fața locului.

61. Pentru susținerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să efectueze sau să aranjeze o evaluare a propriei activități pe parcursul investigației efectuate la fața locului de autoritatea vamală, astfel încât aceasta din urmă să poată stabili dacă există capacitatea administrativă privind îndeplinirea cerințelor de securitate și siguranță AEO.

Cu ocazia evaluării autoritatea vamală va urmări identificarea riscurilor și amenințărilor ce pot apărea în acea parte a lanțului de furnizori în care își desfășoară activitatea operatorul economic, precum și investigarea măsurilor existente pentru a reduce riscurile și amenințările.

Evaluarea are ca subiect următoarele:

a) mărfurile cu care se efectuează schimburi comerciale;

b) sediile și clădirile folosite la stocare, fabricare sau alte activități;

c) componența personalului, inclusiv a celui care urmează să fie recrutat iminent, folosirea personalului temporar, muncă subcontractată;

d) transportul de mărfuri, încărcarea și descărcarea acestora;

e) sistemul computerizat, evidențele și documentele contabile;

62. Pentru susținerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să dezvolte și să confirme prin documente metodele și procedurile de adresare pentru aceste riscuri, cu ocazia investigației efectuate la fața locului de autoritatea vamală.

Procedurile menționate trebuie să includă modul de raportare a incidentelor și frecvența revizuirilor stabilite pentru viitor; autoritatea vamală poate solicita probe privind modalitatea și termenele de informare a personalului propriu și a vizitatorilor despre aceste proceduri.

63. Pentru susținerea datelor înscrise la acest punct, operatorul economic trebuie să dispună de proceduri documentate pentru a permite și a încuraja personalul și vizitatorii să raporteze orice incident privind securitatea, cum sunt, spre exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea personalului neverificat.

Procedurile trebuie să includă modul în care este comunicat incidentul, către cine se face comunicarea și unde sunt localizate punctele de informare, precum și persoanele responsabile cu investigarea, raportarea și recepționarea informațiilor.

Incidentele descoperite pe parcursul investigației efectuate la fața locului trebuie remediate imediat, fără a se aștepta revizuirea procedurilor privind siguranța și securitatea; autoritatea vamală poate solicita probe privind comunicarea ulterioară a măsurilor luate către personal și vizitatori și modul în care aceasta s-a desfășurat.

64 și 65. În sensul acestor puncte, mărfurile avute în vedere sunt, spre exemplu, cele din categoria substanțelor chimice periculoase, mărfurilor cu valoare mare, mărfurilor supuse accizelor, într-o bază exactă sau inexactă, în ultimii 3 ani.

66 și 68. Pentru susținerea datelor înscrise la aceste puncte, autoritatea vamală solicită efectuarea unei evaluări argumentate a amenințărilor, efectuată fie de operator, fie de compania de securitate ale cărei servicii sunt folosite; evaluarea este pusă la dispoziția autorității menționate cu ocazia investigației efectuate la fața locului.

Evaluarea este direct influențată de locația sediilor, cum sunt, spre exemplu, cele aflate în zone cu incidente frecvente de furt, sau de felul mărfurilor cu care se operează,cum sunt, spre exemplu, cele cu valoare mare; informațiile privind solicitările de verificare ale unor astfel de aspecte, inclusiv modalitatea de transmitere a solicitării, sunt prezentate autorității vamale cu ocazia investigației efectuate la fața locului.

Operatorul economic trebuie să ia măsuri astfel încât clădirile să fie construite din materiale care să prevină accesul ilegal și să ofere protecție față de intruziuni.

Măsurile adecvate de control privind accesul trebuie luate astfel încât să prevină accesul neautorizat în sedii, zone de lucru, zone de transport, stații de încărcare, zone cargo și birouri. Asemenea măsuri depind, spre exemplu, de mărimea și de tipul activității sau de felul mărfurilor.

69. Informațiile înscrise la acest punct se referă la localizarea limitelor externe ale sediului, cum sunt, spre exemplu, gardurile și porțile; este obligatoriu ca toate ferestrele, porțile, gardurile interne și externe să fie securizate cu dispozitive de închidere sau monitorizare alternativă a accesului ori măsuri de control, cum sunt, spre exemplu, sistemele de alarmă antispargere interne/externe sau sistemele de circuit închis TV.

70. Informațiile înscrise la acest punct includ accesul oamenilor și vehiculelor la toate ușile principale, porțile, intrările către partea ocupată de operator sau clădiri; când ușile sau porțile de intrare nu sunt închise, acestea trebuie prevăzute cu un sistem alternativ de monitorizare a accesului sau proceduri de control suplimentare, cum sunt, spre exemplu, pază sau recepție.

71. Informațiile înscrise la acest punct se referă la uși și ferestre interioare și exterioare ale clădirii; acestea trebuie închise sau securizate prin utilizarea lacătelor, cartelelor, telecomenzilor sau altor mijloace.

72. În sensul prezentului punct, procedurile menționate se aplică numai personalului autorizat să aibă acces la chei pentru a închide clădiri, birouri, camere, zone de securitate, fișete, vehicule și mașini și trebuie să includă informații privind:

a) locurile special desemnate unde sunt păstrate cheile;

b) persoana responsabilă pentru verificarea și securitatea cheilor;

c) registrul unde este notată persoana care a luat cheile, de ce și când le-a restituit;

d) datele referitoare la pierderea sau lipsa cheilor în momentul restituirii.

73. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să indice cine are acces, la ce zone, clădiri, camere și cum este acest acces controlat, spre exemplu, prin utilizarea telecomenzii sau a unei cartele de intrare; accesul trebuie limitat în zonele unde are loc fabricarea sau încărcarea ori descărcarea, unde sunt păstrate computerele, sumele de bani în numerar sau alte locuri cu destinație specială. Sistemul de securitate trebuie să fie capabil, de asemenea, să identifice tentativele de acces neautorizat.

74. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) modalitatea de control și înregistrare a vizitatorilor cu vehicule particulare care vin la sediul operatorului economic;

b) modalitatea de control al vehiculelor personalului propriu la sediul operatorului economic;

c) zonele de parcare special amenajate pentru vizitatori și personal, care nu sunt aproape de zonele de securitate, cum sunt, spre exemplu, stațiile de încărcare, pentru a evita posibilitatea furturilor, obstrucționare sau inferență;

d) verificările efectuate de operatorul economic pentru a se asigura că solicitările de parcare corespund cerințelor de securitate și siguranță.

75. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind acțiunile întreprinse când accesul neautorizat sau intruziunea a fost descoperită, cum ar fi, spre exemplu, implicarea personalului de securitate internă sau a poliției, și trebuie să includă precizări privind:

a) persoana responsabilă numită pentru a i se raporta incidentele;

b) modalitatea de transmitere a informațiilor în legătură cu ce și cum trebuie raportate incidentele către personalul propriu și vizitatori;

c) numărul de incidente raportate cu care operatorul economic s-a confruntat, respectiv date privind înregistrările efectuate în ceea ce primește anunțarea poliției sau a personalului de conducere;

d) revizuirea și amendarea procedurilor de securitate, dacă acestea au avut loc, și notificarea personalului și vizitatorilor cu privire la modificări.

76. Informațiile înscrise la acest punct au în vedere faptul că operatorul economic trebuie să ia măsuri de verificare periodică a limitelor externe și a clădirilor, fie de o persoană numită special, fie de o parte terță; când partea terță este responsabilă pentru verificarea și mentenanța limitelor externe și a clădirilor, aceasta trebuie să raporteze personalului din cadrul operatorului economic persoana desemnată pentru activitățile de mentenanță și control în ceea ce privește limitele externe și clădirile.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) frecvența verificărilor, de către cine și cum se realizează;

b) modalitatea de înregistrare a rezultatelor verificărilor;

c) modalitatea de revizuire și amendare a procedurilor existente;

d) modalitatea de notificare către personal.

Măsurile luate de operatorul economic pentru manipularea mărfurilor trebuie să includă protejarea împotriva introducerii, schimbului sau pierderii vreunui material și pătrunderii prin efracție în unitățile de transport; unitățile de transport includ containere, cisterne, dube, camioane, vehicule, conducte sau alte mijloace de transport al mărfurilor.

77. În cazul în care unitățile de transport nu aparțin operatorului economic, acesta trebuie să implementeze proceduri adecvate pentru a examina integritatea unității de transport înainte de încărcare; procesul de inspecție menționat la pct. 78 este obligatoriu pentru personal. Informațiile detaliate privind proprietarii sau furnizorii de unități de transport sunt prezentate autorității vamale cu ocazia investigației efectuate la fața locului.

78. Inspecțiile unităților de transport menționate la acest punct se efectuează, în funcție de tipul acestora, la 7 puncte de inspecție, inclusiv la unitatea de tractare:

a) perete din față;

b) perete din stânga;

c) partea dreaptă;

d) podeaua;

e) tavan/acoperiș;

f) uși interioare/exterioare;

g) exterior/tren de aterizare.

79. În sensul informațiilor înscrise la prezentul punct, integritatea unităților de transport trebuie asigurată prin monitorizare permanentă sau prin păstrarea acestora într-o zonă închisă, sigură; numai persoanele autorizate și identificate corespunzător pot avea acces în unitățile de transport.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) modalitatea de control al accesului la zona în care sunt ținute unitățile de transport;

b) măsurile luate pentru ca numai persoanele autorizate să aibă acces;

c) modalitatea de menținere permanentă a monitorizării unităților de transport, cum este, spre exemplu, desemnarea unor persoane și a înlocuitorilor acestora.

80. În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) persoana responsabilă căreia îi sunt raportate incidentele;

b) modalitatea de raportare și înregistrare a incidentelor;

c) acțiunile întreprinse în cazul unui incident, incluzând raportarea la poliție sau personalului de conducere.

d) modalitatea de revizuire și amendare a procedurilor existente;

e) modalitatea de notificare a oricărei schimbări către personal.

81. În sensul informațiilor cuprinse la prezentul punct, operatorul economic trebuie să ia măsuri pentru ca întreținerea și reparația unităților de transport să fie făcute periodic și nu numai în cazuri de distrugere sau incidente; dacă întreținerea și reparația sunt efectuate în exterior, integritatea unităților cargo trebuie inspectată la reîntoarcerea la locațiile operatorului economic, chiar dacă operațiunile de efectuare externe au fost supervizate de personalul propriu.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) solicitările transmise personalului propriu privind verificarea integrității unităților de transport la reîntoarcerea lor;

b) verificările ce trebuie efectuate, când și de către cine;

c) modalitatea de comunicare către personalul propriu a procedurilor;

d) verificări efectuate privind managementul și frecvența acestora, astfel încât operatorul economic să se poată asigura că unitățile de transport sunt reexaminate.

Informațiile din această secțiune acoperă circulația mărfurilor operatorului economic importate și exportate între sedii și frontieră, prin Uniunea Europeană și, în cadrul României, între diferite sedii.

83. Informațiile cuprinse la acest punct se referă, spre exemplu, la camioane cu prelată, cisterne, dube, avion, mijloace de transport pe cale ferată sau maritimă ori alte mijloace de transport.

84. Informațiile indicate la acest punct se completează cu detalii privind contractorii externi, furnizate autorităților vamale cu ocazia investigației efectuate la fața locului.

85. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de necesitatea menționării exprese în contractele de transport extern a solicitărilor operatorului economic în ceea ce privește siguranța și securitatea mărfurilor sale, de la colectare către livrare; este necesar să se prevadă dacă firma contractată pentru transport subcontractează activitatea și, în această situație, cum vor continua să fie întreținute standardele de siguranță și securitate.

Autoritatea vamală nu îl ține responsabil pe operatorul economic pentru siguranța și securitatea mișcărilor de mărfuri, când:

a) contractul de transport pentru mărfurile proprii include livrarea către birourile operatorului economic, iar acesta din urmă nu are niciun control asupra transportului acestora, sau

b) clientul colectează marfa de la sediile operatorului economic și aranjează livrarea, exportul sau reexportul fără nicio implicare a operatorului în livrarea acestora.

În caz contrar față de prevederile punctului precedent, contractele încheiate trebuie să includă următoarele prevederi exprese:

a) contractorul va angaja doar șoferi care sunt verificați din punctul de vedere al siguranței;

b) încărcăturile vor fi securizate tot timpul pentru a preveni accesul neautorizat, cum sunt, spre exemplu, sigiliile și lacătele;

c) inspectarea vehiculelor se face periodic după încetarea călătoriei;

d) șoferul va asigura integritatea încărcăturii în timp ce alte partide de marfă sunt adăugate sau îndepărtate;

e) dacă activitatea este subcontractată de către șofer, iar solicitările și standardele similare sunt menținute;

f) incidentele vor fi raportate prompt;

g) frecvența reînnoirii/revizuirii contractului.

86. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de necesitatea utilizării aceleiași companii de transport conform unei baze periodice verificate ca fiind de încredere și oneste; în situațiile în care acest lucru nu este posibil, este necesară realizarea standardelor de securitate care sunt similare cu cele aplicabile în cazul utilizării contractorilor care nu au fost selectați în mod special. Operatorul economic poate întocmi o listă separată pentru contractorii uzuali folosiți și o listă suplimentară folosită ca rezervă în cazuri rare, dar care trebuie, de asemenea, să respecte aceleași standarde.

87. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de necesitatea realizării securității mărfurilor care urmează să între, fără ca acest fapt să implice în mod obligatoriu sigilarea acestora.

Ca parte a activităților de procesare a mărfurilor de intrare, este necesară efectuarea în mod obișnuit a controalelor de securitate pe timpul transportului și la primirea la locațiile operatorului economic, în vederea asigurării integrității livrării; aceasta presupune verificarea faptului că sigiliile aplicate atât de autoritățile vamale, cât și cele comerciale sunt încă intacte, iar detaliile care le individualizează sunt înregistrate și comparate cu documentele însoțitoare.

Când obligația sigilării mărfurilor intervine, cum este, spre exemplu, efectuarea tranzitului, trebuie să se țină cont de necesitatea ca acele sigilii să fie folosite pentru mărfurile adecvate, să respecte standardele în vigoare și să fie aplicate în conformitate cu cerințele legale.

Pentru sigiliile vamale se stabilesc proceduri privind notificarea promptă a autorităților vamale.

Când sigiliul aplicat inițial nu este intact, procedura menționată la acest punct include, de asemenea, informații privind persoanele care trebuie informate, modalitatea de investigare a ceea ce s-a întâmplat și modalitatea de înregistrare a impactului asupra încărcării.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) nominalizarea personalului responsabil cu primirea șoferului și mărfurilor la sosire;

b) respectarea unui program pentru sosirile așteptate;

c) coordonarea sosirilor neașteptate;

d) înregistrarea documentelor de transport și documentelor vamale ce însoțesc mărfurile;

e) verificarea mărfurilor cu documentele de transport și documentele vamale ce însoțesc mărfurile;

f) verificarea integrității tuturor sigiliilor;

g) înregistrarea rezultatelor și finalizării tuturor verificărilor;

h) informarea autorității vamale despre sosirea mărfurilor, în vederea efectuării controalelor proprii acestei autorități;

i) cântărirea/numărarea și marcarea mărfurilor prin comparație cu lista de împachetare/comanda de achiziție;

j) calitatea testării;

k) dacă mărfurile sunt marcate adecvat înainte de a fi introduse în stoc în vederea identificării;

l) identificarea și raportarea discrepanțelor și testelor nereușite privind controlul calității;

m) informarea departamentului de achiziții și a administrației privind primirea mărfurilor.

88. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că, atunci când există înțelegeri privind măsurile de securitate cu furnizori locali și/sau furnizori din comunitate sau din afara comunității, personalul trebuie avertizat asupra acelor înțelegeri și asupra procedurilor stabilite pentru verificarea respectării lor.

În cazul mărfurilor de risc sau cu valoare mare, înțelegerile pot, spre exemplu, să stabilească ca mărfurile:

a) să sosească în aceeași stare în care au plecat de la furnizor;

b) să fie sigilate în orice moment;

c) să nu fi încălcat nicio cerință de securitate sau siguranță.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații privind:

a) comunicarea unor astfel de înțelegeri personalului responsabil cu primirea mărfurilor, astfel încât acesta să fie avertizat despre ce trebuie să facă pentru fiecare caz, dacă o neregulă este descoperită;

b) revizuirea și actualizarea periodică a acestor proceduri;

c) verificări de management/supervizare pentru a asigura respectarea acestor cerințe de către personal.

89. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că nu trebuie să fie posibilă livrarea mărfurilor către o zonă nesupervizată; operatorul economic trebuie să impună proceduri în vederea evitării situațiilor în care mărfurile rămân nesupravegheate.

În sensul prezentului punct, procedurile menționate trebuie să includă informații despre:

a) posesia unei arii destinate pentru primirea mărfurilor, care să fie sigură și securizată în vederea prevenirii accesului neautorizat la vehicule și mărfuri;

b) faptul că primirea mărfurilor este supravegheată de către personal autorizat.

90. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că operatorul economic trebuie să aducă, în mod regulat, la cunoștință personalului propriu măsurile de siguranță și securitate pentru a fi în permanență avertizat asupra lor; de asemenea, operatorul economic trebuie să respecte obligațiile legale privind starea, siguranța și securitatea mărfurilor manipulate de către personal și să efectueze analize de risc privind recepția mărfurilor.

În sensul prezentului punct, procedurile de siguranță și securitate trebuie documentate și aduse la cunoștință personalului propriu și trebuie să includă mențiuni despre:

a) cum trebuie tratate mărfurile care s-au deplasat în mod periculos în interiorul containerului pe timpul transportului;

b) pierderi;

c) cum trebuie tratate încărcăturile periculoase;

d) cerințe de igienă/alimente contaminate și articole perisabile;

e) infestări descoperite;

f) încărcături neașteptate;

g) frecvența revizuirii procedurilor.

91. Procedurile menționate la acest punct trebuie să includă, suplimentar față de cele menționate la pct. 49:

a) cum și pe baza căror documente, când și de către cine au fost introduse mărfurile primite în baza de date a stocului;

b) verificarea mărfurilor prin comparație cu listele de încărcare și comenzile de achiziție;

c) înregistrarea mărfurilor în baza de date a stocurilor cât mai curând posibil după sosirea acestora.

92. Informațiile înscrise la prezentul punct trebuie să țină cont de necesitatea unei separări a responsabilităților privind comanda mărfurilor - achiziție, recepție și depozitare, intrarea mărfurilor în sistem și administrare, precum și plata facturii, în funcție de mărimea și complexitatea activității.

93. Procedurile menționate la acest punct trebuie să includă, suplimentar față de cele menționate la pct. 50:

a) o suprafață stabilită pentru depozitarea bunurilor care va fi atât securizată și sigură, cât și cunoscută temeinic de către personalul de control;

b) suprafața de depozitare va fi accesibilă numai personalului autorizat;

c) prelevări periodice din stoc;

d) controlul mărfurilor intrate, transferuri către alte locații, înlocuiri permanente sau temporare;

e) acțiuni ce trebuie întreprinse în caz că sunt depistate nereguli, neconcordanțe, pierderi sau furturi;

f) măsuri ce trebuie luate în cazul deteriorării sau distrugerii mărfurilor;

g) manipularea și procesarea mărfurilor și returnarea acestora către stocuri;

h) separarea diferitelor tipuri de mărfuri, cum ar fi, spre exemplu, cele comunitare, necomunitare, mărfuri de valoare mare sau mărfuri periculoase;

i) întreținerea și actualizarea înregistrărilor de stocuri incluzând prompt locația mărfurilor;

j) referirea la toate aspectele menționate la subsecțiunea 5.02 privind securitatea fizică a locațiilor de depozitare;

k) standardele de securitate care depind de tipul mărfurilor și complexitatea activității, astfel încât spațiul de depozitare poate varia de la o singură cameră dintr-un bloc de birouri până la o activitate extinsă în mai multe locații operând în câteva state membre.

94. Procedurile menționate la acest punct trebuie să includă, suplimentar față de cele menționate la pct. 51:

a) o suprafață sau suprafețe stabilite pentru producția de bunuri;

b) când bunurile produse sunt împachetate în alte locații externe, sunt necesare înțelegeri privind securitatea cu persoanele responsabile de acele locații externe în vederea asigurării integrității bunurilor; integritatea acestora trebuie, de asemenea, reverificată dacă aceștia returnează bunurile la locațiile operatorului economic, după încărcare;

c) acces autorizat în suprafețele de producție numai pentru personalul nominalizat și pentru persoanele autorizate în acest scop;

d) supervizarea și monitorizarea procesului de producție de către sisteme și/sau de către personalul propriu;

e) separarea responsabilităților dintre persoanele responsabile cu controlul metodelor de fabricație și persoanele responsabile cu stabilirea metodelor de fabricație;

f) asigurarea calității și inspecția produsului finit pentru a împiedica intervenția necorespunzătoare/neautorizată;

g) referirea la toate aspectele menționate la subsecțiunea 5.02 privind securitatea fizică a locațiilor de producție.

95. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că personalul operatorului economic trebuie să fie însărcinat să supervizeze încărcarea bunurilor pentru a evita încărcarea nesupervizată a acestora sau omiterea lor la încărcare.

Procedurile menționate la acest punct trebuie să includă, suplimentar față de cele menționate la pct. 52:

a) nominalizarea personalului responsabil cu primirea șoferului și cu încărcarea mărfurilor;

b) personalul nominalizat va fi prezent în orice moment;

c) procedura aplicabilă dacă personalul nominalizat nu este disponibil, cum ar fi, spre exemplu, nominalizarea înlocuitorilor;

d) încărcarea va avea loc numai în prezența personalului autorizat;

e) cântărirea, numărarea, etichetarea și marcarea bunurilor;

f) măsuri ce trebuie luate în cazul depistării unor discrepanțe/nereguli;

g) aplicarea de sigilii și înregistrarea în documente/baze de date, asigurându-se că sigiliile au fost folosite pentru bunurile pentru care au fost destinate, cu respectarea standardelor în vigoare și aplicate în conformitate cu cerințele legale;

h) menționarea în baza de date a faptului că bunurile trebuie însoțite de documentele de vamă și transport;

i) verificarea bunurilor cu documentele însoțitoare vamale și de transport;

j) înregistrarea rezultatelor verificărilor și a finalizării acestora;

k) informarea autorităților vamale, pe baza solicitării acestora, la plecarea mărfurilor pentru a le permite acestora efectuarea controalelor proprii;

l) informarea departamentului/administrației despre plecarea mărfurilor;

m) cum, pe baza căror documente, când și de către cine sunt mărfurile încărcate sau înregistrate în baza de date a stocurilor;

n) verificarea mărfurilor cu listele de încărcare și comenzile privind vânzările;

o) înregistrarea mărfurilor ce ies din stoc imediat după plecarea mărfurilor;

p) confirmarea primirii mărfurilor, precum și orice neregulă comisă de către clienți;

r) dovada de export, unde este cazul.

96. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că măsurile de securitate și siguranță sunt aplicabile numai dacă clienții operatorului economic au stabilit cerințe specifice de comun acord cu acesta, cum sunt, spre exemplu, cele potrivit cărora toate mărfurile trebuie să fie sigilate, împachetate și etichetate într-un anume fel, așa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X. În acest caz, personalul trebuie avertizat privind aceste înțelegeri, iar procedurile operatorului economic trebuie să includă verificări de management/supervizare pentru a asigura îndeplinirea acestor cerințe de către personalul propriu; procedurile trebuie revizuite și actualizate periodic.

97. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că operatorul economic trebuie să implementeze măsuri pentru a permite identificarea clară a partenerilor comerciali, în vederea securizării lanțului internațional de livrări. Operatorul economic este responsabil numai pentru partea de activitate proprie din lanțul de livrări și pentru mărfurile pe care le are sub control.

Securitatea lanțului de livrări poate fi asigurată numai pe baza înțelegerilor contractuale dintre parteneri.

Transporturile care nu sunt sau sunt doar parțial acoperite de măsuri de securitate nu pot fi considerate pe deplin sigure și sunt supuse intervenției autorității vamale.

Solicitările adresate de operatorii economici furnizorilor lor pot include, spre exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, împachetate, etichetate într-un anume fel, așa încât să poată fi verificate prin intermediul aparatelor de scanare cu raze X și să respecte toate standardele internaționale.

În cazul existenței unor solicitări de felul celor menționate la alineatul precedent, procedurile operatorilor economici trebuie să includă:

a) vizite regulate, ori de câte ori este posibil, având ca premise activitățile furnizorilor, pentru a se verifica condițiile cerute și posibilitatea de a fi îndeplinite;

b) comunicarea acestor aranjamente personalului propriu pentru a se verifica conformitatea la sosirea mărfurilor;

c) dispoziții privind mijloacele utilizate de personal pentru raportarea neregularităților/incidentelor;

d) management/verificări supervizate pentru a se asigura că personalul respectă aceste cerințe;

e) întreprinderea unei acțiuni de remediere, rezultat al oricărei breșe identificate în aceste aranjamente;

f) trecerea în revistă și aducerea la zi a procedurilor pe o bază regulată.

98. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că politica de angajare a operatorului economic trebuie să reflecte securitatea cerințelor bazate pe evaluările de risc proprii.

Procedurile menționate la acest punct trebuie să includă:

a) efectuarea verificărilor de fond pentru angajații existenți și pentru cei noi care vor lucra sau se vor deplasa în poziții de securitate sensibile;

b) cercetarea sau luarea de referințe asupra recrutării;

c) pentru posturi critice/de securitate, verificări ale cazierului judiciar;

d) luarea de referințe privind posibile implicări în proceduri judiciare, aflate în așteptarea declanșării;

e) modalitățile de predare a accesoriilor computerizate, când personalul lipsește sau este concediat;

f) luarea de referințe privind oricare alte slujbe deținute de angajat.

99. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că angajații operatorului economic trebuie să primească o instruire corespunzătoare cu privire la cerințele de securitate și siguranță, cum sunt, spre exemplu, securitatea protocoalelor de conectare la rețele informatice, detectarea imixtiunii/falsificării și raportarea incidentelor și riscurilor asociate lanțului de furnizori internaționali.

O unitate sau un grup de persoane din cadrul operatorului economic sau din afara acestuia trebuie să fie responsabil pentru instruirea personalului; pregătirea trebuie actualizată atunci când intervin modificări.

100. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de posibilitatea ca operatorul economic să impună cerințe de securitate și siguranță distincte pentru personalul angajat cu titlu temporar.

În acest sens, procedurile menționate la acest punct trebuie să includă:

a) contracte cu agențiile de funcționari, detaliind nivelurile verificărilor de securitate ce urmează a fi aplicate;

b) folosirea doar a agențiilor de funcționari cunoscute, care întrunesc cerințele;

c) standarde similare de securitate pentru personalul temporar și permanent în egală măsură și aplicarea cerințelor procedurale menționate la pct. 98.

Informații privind îndeplinirea acestor cerințe trebuie puse de operatorul economic la dispoziția autorității vamale cu ocazia investigației la fața locului pe care aceasta o efectuează.

101. Informațiile înscrise la acest punct țin cont de faptul că operatorul economic poate opta pentru organizarea activității prin utilizarea de contractanți externi pentru servicii, cum sunt, spre exemplu, transportul, baza de securitate, curățătoria și întreținerea; în această situație este necesară includerea în contractele încheiate a cerințelor procedurale de securitate menționate la pct. 98 și 100.

Operatorul economic trebuie să pună la dispoziția autorității vamale, cu ocazia investigației la fața locului pe care aceasta o efectuează, contractele încheiate pentru serviciile menționate.

102. Baza de date a certificatelor AEO: Detaliile privind cererile de autorizare, emiterea sau respingerea acestora sunt păstrate în evidența autorității vamale române. Aceste informații sunt trimise Comisiei Europene, care păstrează o bază de date conținând toate mesajele din acest domeniu transmise de toate statele membre.

Această bază de date este accesibilă numai administrațiilor vamale ale statelor membre. Comisia Europeană va publică separat o listă a comercianților pentru accesul public la internet. Includerea pe această listă este voluntară.

În cazul în care operatorul economic este de acord să fie inclus în lista menționată, se bifează caseta corespunzătoare.

Semnătura: Chestionarul trebuie semnat de asociatul unic, unul dintre asociați, un director sau acționar majoritar, în măsura în care această persoană reprezintă legal operatorul economic; în situația în care chestionarul este prelucrat electronic, semnătura poate fi adăugată pe parcursul investigației pe care autoritatea vamală o efectuează la fața locului.

Întrebările cuprinse în chestionar se completează de operatorul economic în funcție de tipul de certificat AEO pentru care optează, precum și în funcție de categoria din care face parte operatorul economic care solicită acordarea certificatului, așa cum acestea sunt menționate la art. 10 din normele tehnice.

Operatorul economic poate opta pentru una sau mai multe categorii, în funcție de poziția în care se află în cadrul lanțului logistic internațional; chestionarul se completează corespunzător categoriilor pentru care se optează.

Singura diferență dintre situațiile în care se optează pentru acordarea certificatului AEOS și cele în care se optează pentru acordarea certificatului AEOF constă în răspunsurile de la întrebările subsecțiunii 3.04 "Fluxul mărfurilor" din chestionar, în sensul că pentru obținerea certificatului AEOS, sistemul logistic al operatorului economic nu este solicitat să facă diferența dintre bunurile comunitare și cele necomunitare.

În cazul secțiunilor 1, a 2-a, a 3-a și a 4-a și al subsecțiunii 5.12 din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate, indiferent de tipul de certificat, dar ținând cont de categoria de operator din care face parte solicitantul în cadrul lanțului logistic internațional.

În cazul secțiunii a 5-a din chestionar, răspunsurile trebuie furnizate doar de către solicitanții certificatelor AEOS și AEOF, ținând cont de categoria de operator din care face parte solicitantul în cadrul lanțului logistic internațional.