Instrucțiunile din 22 decembrie 2008

Prezentele instrucțiuni au ca obiect reglementarea organizării și desfășurării licitației pentru închirierea unor imobile și bunuri mobile din dotarea acestora, aflate în domeniul public al statului și în administrarea Agenției Naționale pentru Protecția Mediului - Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu.

Închirierea imobilelor și a bunurilor mobile din dotarea acestora se realizează prin licitație publică, conform prevederilor prezentelor instrucțiuni, organizată de Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu.

Închirierea se face în baza unui contract prin care Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu, denumită în continuare locator, transmite, pentru o perioadă de maximum 5 ani, unei alte persoane, denumită în continuare locatar, dreptul de folosință asupra imobilelor și bunurilor mobile din dotarea acestora, în schimbul unei chirii.

Licitația publică, conform prezentelor instrucțiuni, este licitația prin care orice persoană fizică sau juridică de drept privat, română sau străină, poate prezenta o ofertă.

La licitație pot participa persoanele prevăzute la alin. (1) care au cumpărat caietul de sarcini și care au constituit garanția de participare.

Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu elaborează caietul de sarcini.

Caietul de sarcini cuprinde:

a) descrierea imobilelor și bunurilor mobile din dotarea acestora ce fac obiectul procedurii de licitație pentru închiriere;

b) prețul de pornire a licitației pentru fiecare bun;

c) condițiile și regimul de exploatare a bunului închiriat;

d) condițiile privind eligibilitatea, înregistrarea și capacitatea economico-financiară;

e) criteriile de selecție;

f) garanțiile;

g) obligațiile privind protecția mediului;

h) interdicția subînchirierii.

Caietul de sarcini va fi pus în vânzare de către locator, la sediul său și/sau în alte locuri stabilite de către acesta și prevăzute în anunțul publicitar.

Prețul de vânzare al caietului de sarcini se stabilește de către Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu, prin decizie a conducătorului acesteia.

Garanția de participare este obligatorie.

Valoarea garanției de participare la licitația de închiriere va fi de 10% din valoarea de pornire a chiriei anuale pentru imobilul ce face obiectul licitației.

Garanția de participare la licitația de închiriere se restituie în cazul ofertanților a căror ofertă nu a fost declarată câștigătoare, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data semnării contractului de închiriere.

Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu va publică anunțul licitației publice într-un cotidian local și într-unul național, precum și pe site-ul propriu.

Anunțul licitației va conține:

a) denumirea și sediul locatorului;

b) obiectul și durata închirierii;

c) condiții de procurare a caietului de sarcini;

d) data și locul primirii ofertelor;

e) data, ora și locul deschiderii ofertelor;

f) durata pentru care ofertanții rămân angajați prin termenii ofertelor lor.

Termenul de primire a ofertelor este de 20 de zile calendaristice, începând cu data publicării anunțului licitației publice.

Ofertanții transmit ofertele în două plicuri sigilate, unul exterior și unul interior. Ofertele vor fi înregistrate, în ordinea primirii lor, într-un registru special, ținut de locator.

Pe plicul exterior se va indica imobilul propus spre închiriere prin licitație publică pentru care este depusă oferta. Plicul exterior trebuie să conțină următoarele documente:

a) garanția de participare;

b) dovada cumpărării caietului de sarcini;

c) fișa cu informații generale despre ofertant;

d) declarația de participare;

e) documente care dovedesc calitățile și capacitățile ofertanților, conform cerințelor caietului de sarcini.

Pe plicul interior se înscriu denumirea ofertantului, precum și sediul social al acestuia. Acest plic va conține oferta tehnico-economică propriu-zisă.

Nu se admit oferte telefonice, telegrafice, prin fax, e-mail, poștă sau curierat.

Plicurile sigilate vor fi predate comisiei de evaluare în ziua fixată pentru deschiderea lor.

Componența comisiei de evaluare se stabilește de către Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu, prin decizie a conducătorului acesteia.

Comisia de evaluare este formată din 5 membri, dintre care unul este președintele comisiei. De asemenea, vor fi desemnați 2 membri supleanți și un secretar. Secretarul nu are drept de vot.

Membrii comisiei de evaluare care sunt soț/soție, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv cu asociații, cu acționarii, cu administratorii sau cenzorii societăților comerciale ori cu persoana fizică participanți/participantă la licitația publică, nu pot fi membri ai comisiei de evaluare.

Membrii comisiei de evaluare sunt obligați să dea o declarație de compatibilitate, imparțialitate și confidențialitate, pe propria răspundere, după deschiderea plicurilor exterioare, care se va păstra la dosarul închirierii.

În situația în care membrii comisiei de evaluare constată că se află într-una dintre situațiile de incompatibilitate prevăzute la alin. (1), aceștia sunt obligați să-l anunțe imediat pe președintele comisiei de evaluare, care dispune înlocuirea persoanei incompatibile cu unul dintre membrii supleanți.

Atribuțiile comisiei de evaluare sunt:

a) selectarea ofertelor pe baza datelor, informațiilor și documentelor cuprinse în plicul exterior;

b) întocmirea listei cuprinzând candidații admiși la prezentarea ofertei tehnico-economice și comunicarea acesteia;

c) analizarea și evaluarea ofertelor tehnico-economice pe baza criteriilor de selecție stabilite prin caietul de sarcini;

d) întocmirea raportului de evaluare;

e) întocmirea proceselor-verbale prevăzute de prezentele instrucțiuni;

f) desemnarea câștigătorului licitației publice.

Secretarul comisiei de evaluare redactează procesele-verbale prevăzute de prezentele instrucțiuni.

Comisia de evaluare este legal întrunită numai în prezența tuturor membrilor. În cazul în care, din motive obiective sau în caz de incompatibilitate, un membru al comisiei nu poate fi prezent, acesta va fi înlocuit cu unul dintre cei 2 membri supleanți.

Deciziile comisiei de evaluare se adoptă cu votul a două treimi din numărul membrilor.

Pentru desfășurarea procedurii licitației publice este obligatorie participarea a cel puțin 2 ofertanți pentru fiecare imobil propus spre închiriere.

La ședința de deschidere a plicurilor exterioare pot participa reprezentanții împuterniciți ai ofertanților imobilului licitat.

După deschiderea plicurilor exterioare, comisia de evaluare elimină ofertele care nu conțin totalitatea documentelor și datelor cerute la art. 7 alin. (2) și întocmește un proces-verbal care va fi semnat de membrii comisiei de evaluare. Acest proces-verbal se face public prin afișare la sediul locatorului, imediat după semnare.

Pentru continuarea desfășurării procedurii de licitație este necesar ca după deschiderea plicurilor exterioare cel puțin două oferte să fie acceptate, în caz contrar procedura de licitație urmând a fi refăcută în condițiile prevăzute la art. 15.

La ședința de deschidere a plicurilor interioare pot participa ofertanții acceptați pentru imobilul licitat.

După deschiderea plicurilor interioare, comisia de evaluare întocmește un proces-verbal, semnat de membrii comisiei de evaluare și de ofertanții prezenți.

Comisia de evaluare analizează ofertele tehnico-economice din plicurile interioare și alege oferta cea mai bună din punctul de vedere al îndeplinirii criteriilor de selecție precizate în caietul de sarcini.

Pe baza evaluării ofertelor, comisia de evaluare întocmește raportul de evaluare, care va cuprinde descrierea procedurii de închiriere și operațiunile de evaluare, elementele esențiale ale ofertelor depuse și motivele alegerii ofertantului câștigător sau, în cazul în care nu a fost desemnat câștigător niciun ofertant, cauzele respingerii.

Comisia de evaluare procedează în termen de maximum două zile la informarea tuturor ofertanților cu privire la rezultatul licitației.

Ofertanții pot face contestație privind eventualele încălcări ale dispozițiilor prezentelor instrucțiuni.

Termenul de depunere a contestațiilor este de maximum două zile de la data primirii înștiințării privind rezultatul licitației publice. Contestațiile se depun la sediul Agenției pentru Protecția Mediului Sibiu.

Contestațiile vor fi soluționate de o comisie compusă din 3 (trei) membri, dintre care unul este președintele comisiei, și un secretar care nu are drept de vot, alții decât cei din comisia de evaluare. Componența comisiei se stabilește de către Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu prin decizie a conducătorului acesteia, în maximum 3 zile de la data transmiterii contestației la sediul Agenției pentru Protecția Mediului Sibiu.

Comisia de soluționare a contestațiilor decide cu privire la oportunitatea suspendării procedurii de atribuire a contractelor de închiriere.

În cazul în care licitația publică nu a condus la desemnarea unui câștigător, se va consemna această situație într-un proces-verbal, iar în termen de 20 de zile se va organiza o nouă licitație.

Dacă în urma organizării unei noi licitații, în condițiile prevăzute la alin. (1), au fost depuse minimum două oferte, dar numai una a fost acceptată, contractul de închiriere se poate încheia cu ofertantul a cărui ofertă a fost acceptată, în condițiile în care oferta tehnico-economică îndeplinește criteriile minime prevăzute în caietul de sarcini.

Contractul de închiriere se semnează în maximum 5 zile de la desemnarea ofertantului câștigător și intră în vigoare la data constituirii garanției de bună execuție, dar nu mai târziu de 10 zile de la data semnării.

Garanția de participare la licitație se pierde în cazul în care nu se perfectează contractul de închiriere din vina ofertantului desemnat câștigător.

În cazul nesemnării contractului de închiriere din vina exclusivă a ofertantului desemnat câștigător sau în cazul neconstituirii garanției de bună execuție în termenul prevăzut la alin. (1), locatorul încheie contractul cu ofertantul clasat pe locul următor.