Instrucțiunile din 12 mai 2010
privind planificarea, organizarea, desfășurarea și evaluarea pregătirii prin exerciții a personalului structurilor Ministerului Administrației și Internelor
prezumat în vigoare
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Scopul prezentei instrucțiuni constă în asigurarea cadrului general de planificare, organizare, desfășurare și evaluare a activităților de pregătire prin exerciții a personalului structurilor Ministerului Administrației și Internelor.
Articolul 2
Obiectivele pregătirii prin exerciții sunt:
a) dezvoltarea capacității de interoperabilitate în sistem integrat, optimizarea și creșterea calității managementului misiunilor specifice prin antrenarea structurilor de conducere;
b) creșterea capacității operaționale a structurilor;
c) verificarea viabilității documentelor de conducere, standardelor și procedurilor operaționale de acțiune pentru gestionarea unor situații cu un grad ridicat de complexitate, testarea capacității de reacție și intervenție;
d) verificarea din punct de vedere cantitativ și calitativ a valorii structurilor de intervenție stabilite prin planurile de acțiune;
e) verificarea disponibilității mijloacelor tehnice de comunicații și a viabilității legăturilor de comunicații operative pentru asigurarea conducerii forțelor proprii și a cooperării intra și interinstituționale;
f) verificarea funcționării, eficienței și compatibilității mijloacelor logistice din dotare stabilite pentru îndeplinirea misiunilor, precum și a modului de gestionare a acestora;
g) exersarea cooperării intra/interinstituționale și/sau internaționale, precum și aplicarea procedurilor comune existente la nivelul UE și NATO în domeniile de competență;
h) perfecționarea standardelor și procedurilor operaționale;
i) exersarea elaborării documentelor de conducere, informare și evaluare.
Articolul 3
Planificarea, organizarea, desfășurarea și evaluarea pregătirii prin exerciții se realizează în baza următoarelor principii:
a) principiul concepției unitare de pregătire a tuturor structurilor Ministerului Administrației și Internelor;
b) principiul alocării eficiente a resurselor umane, materiale și financiare;
c) principiul integrării, prin sincronizarea activităților desfășurate în centrele de conducere cu acțiunile din teren;
d) principiul standardizării, prin elaborarea și aplicarea unor standarde și proceduri comune de planificare, organizare, conducere și executare a misiunilor;
e) principiul ritmicității, prin organizarea periodică a exercițiilor, în funcție de nevoile de pregătire a personalului structurilor;
f) principiul interoperabilității cu structurile similare din state membre NATO și UE, prin întărirea cooperării în cadrul inițiativelor bilaterale sau regionale și cu organizațiile internaționale ce activează în domeniul de competență;
g) principiul libertății de acțiune, prin care fiecare comandant/șef este abilitat ca, pe baza misiunilor stabilite de eșalonul superior și a reglementărilor în domeniu, să aplice concepția de instrucție proprie structurii pe care o comandă/conduce, cu respectarea standardelor și procedurilor operaționale în domeniu;
h) principiul responsabilității, prin care fiecare comandant/șef răspunde de realizarea nivelului de pregătire planificat;
i) principiul transparenței, prin asigurarea informării oportune a publicului și mass-mediei cu privire la activitățile de pregătire organizate de structurile Ministerului Administrației și Internelor și la scopurile acestora, cu respectarea principiului "vocii unice";
j) principiul cooperării, prin corelarea în timp și în spațiu a acțiunilor structurilor Ministerului Administrației și Internelor și ale celorlalte forțe participante la desfășurarea misiunilor stabilite în cadrul exercițiului;
k) principiul previziunii, prin planificarea activităților de pregătire prin exerciții în raport cu tendințele și evoluția situațiilor operative și a celor de urgență ce pot afecta desfășurarea în condiții optime a acțiunilor.
Articolul 4
Exercițiile sunt concepute pe baza unor obiective generale/specifice/operaționale bine definite, care impun participanților desfășurarea unor activități creative, în vederea pregătirii și îndeplinirii misiunilor operative specifice pe plan intern și internațional.
Exercițiile au un caracter intensiv și aplicativ, pentru a asigura acumularea de noi cunoștințe și consolidarea principiilor de acțiune.
Articolul 5
Pentru planificarea, organizarea, desfășurarea și evaluarea exercițiului se constituie, în principiu, următoarele structuri:
a) de conducere, formate din:
1. directorul/coordonatorul principal, în funcție de complexitatea exercițiului;
2. coordonatorul/responsabilul de proiect;
3. grupul de planificare, inclusiv cu specialiști pentru comunicații operative de conducere și cooperare;
4. compartimente: evaluare, simulare și vizitatori-observatori;
b) de execuție, formate din:
1. centre (grupe) operative/dispecerate și centre/puncte de comandă/operaționale;
2. personal sau structuri ce urmează a fi antrenate;
3. punct de informare și comunicare (PIC);
4. punct de consiliere psihologică;
c) de sprijin real, care nu fac parte din structurile antrenate și asigură salvarea și intervenția medicală de primă urgență, logistica, măsurile de pază, ordine publică și altele asemenea, pentru buna desfășurare a exercițiului, formate din:
1. echipaje de ordine publică;
2. echipe de prim ajutor medical, inclusiv sanitar-veterinare;
3. echipe de stingere a incendiilor;
4. echipe de salvare;
5. echipe logistice.
Articolul 6
La exercițiile internaționale/regionale și naționale, crearea și dimensionarea structurilor prevăzute la art. 5 se stabilesc în funcție de obiectivele propuse, amploarea acțiunilor și riscurile la care se pot expune participanții.
Pentru exercițiile interne, crearea și dimensionarea structurilor prevăzute la art. 5 se realizează în baza analizei directorului/coordonatorului principal de proiect cu privire la necesarul de specialiști și structuri ce vor fi implicate în planificarea, organizarea și desfășurarea acestora.
Dotarea de principiu a structurilor organizate în cadrul exercițiului este prezentată în anexa nr. 1.
Capitolul II Nivelurile, tipurile de exerciții și definirea acestora
Articolul 7
În scopul realizării obiectivelor de pregătire, structurile Ministerului Administrației și Internelor planifică, organizează, desfășoară și evaluează exerciții la nivel internațional/regional, național și intern.
Articolul 8
Exercițiile internaționale/regionale reprezintă activitățile de pregătire a personalului, planificate și organizate de structurile Ministerului Administrației și Internelor la care sunt invitate instituțiile similare din alte state să participe cu reprezentanți sau forțe și mijloace.
Exercițiile naționale reprezintă activitățile de pregătire, planificate și organizate de inspectoratele generale/similare cu structurile subordonate din două sau mai multe unități administrativ-teritoriale de la nivel județean, inclusiv din municipiul București, la care sunt invitate să participe cu reprezentanți sau forțe și mijloace autoritățile administrației publice centrale și instituțiile publice cu atribuții în domeniu.
Exercițiile interne reprezintă activitățile planificate și organizate de unitățile aparatului central al Ministerului Administrației și Internelor, instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pentru pregătirea personalului propriu sau al componentelor subordonate dintr-o unitate administrativ-teritorială de la nivel județean/din municipiul București, precum și de către inspectoratele județene/similare cu structurile subordonate dispuse în localitățile din zona de competență.
Articolul 9
Conducerea și coordonarea activităților de planificare și desfășurare a exercițiilor reprezintă atributul conducerii/comenzii structurii inițiatoare.
La activitățile de pregătire internaționale/regionale și naționale organizate de Inspectoratul General pentru Situații de Urgență, în care sunt implicate două sau mai multe structuri ale Departamentului ordine și siguranță publică, coordonarea participării acestora la procesul de planificare și desfășurare a exercițiilor se realizează de către Direcția generală management operațional.
La activitățile de pregătire internaționale/regionale și naționale organizate de structurile Departamentului ordine și siguranță publică, la solicitarea acestora, reprezentanții Direcției generale management operațional participă la planificarea și desfășurarea exercițiilor.
Documentele de conducere a exercițiilor internaționale/regionale și naționale sunt înaintate Direcției generale management operațional, pentru avizare, cu 30 de zile înainte de data începerii activității.
Documentele de conducere a exercițiilor interne, planificate și organizate de către inspectoratele generale/similare cu instituțiile subordonate dintr-o unitate administrativ-teritorială de la nivel județean/din municipiul București, se elaborează și se aprobă la inspectoratele generale.
Articolul 10
Structurile Ministerului Administrației și Internelor planifică și organizează următoarele tipuri de exerciții:
a) de conducere, fără acțiune în teren (EXCON);
b) de pregătire prin simulare asistată de calculator (EXSIM);
c) cu forțe în teren (EXFT);
d) combinate (EXCOM).
Articolul 11
EXCON se planifică și se execută în scopul antrenării structurilor de management, cu sau fără utilizarea reală a sistemelor de comunicații.
EXCON sunt destinate, de regulă, pregătirii structurilor de coordonare-conducere și se desfășoară fără implicarea unor forțe sau mijloace de intervenție reale, în teren.
Articolul 12
EXSIM se execută în scopul antrenării structurilor de management în planificarea, organizarea și conducerea acțiunilor și presupun rezolvarea unor situații operative într-un mediu virtual, creat prin sisteme informatice, programe și tehnologii care simulează o misiune operativă, unde forțele sunt generate, desfășurate și deplasate prin mijloace electronice, conform deciziilor adoptate de către participanți.
EXSIM asigură aplicarea tehnicilor și procedeelor de acțiune prevăzute în planurile operative și permit flexibilitate în concepere și organizare.
Articolul 13
EXFT se desfășoară la nivelul tuturor structurilor, pe baza unui scenariu ipotetic, în scopul antrenării personalului structurilor de management și operative, pentru îndeplinirea misiunilor specifice în condiții complexe, creșterea coeziunii și realizării cooperării.
EXFT se desfășoară cu planificarea, organizarea și utilizarea comunicațiilor operative de conducere și cooperare pe suportul Sistemului integrat de comunicații și informatică (SICI) al Ministerului Administrației și Internelor.
Articolul 14
EXCOM se planifică și se desfășoară prin îmbinarea/utilizarea a cel puțin două exerciții dintre cele prevăzute la art. 10 lit. a)-c).
Articolul 15
La stabilirea tipului de exercițiu șefii/comandanții structurilor inițiatoare au în vedere următoarele elemente:
a) nivelul la care se organizează exercițiul;
b) structurile ce se dorește a fi antrenate/pregătite;
c) obiectivele stabilite a fi îndeplinite;
d) tipurile de misiuni pentru care urmează să fie antrenat personalul;
e) locurile de desfășurare a exercițiului și facilitățile acestora;
f) resursele logistice și financiare pe care le au la dispoziție;
g) situația operativă din zona de responsabilitate a structurii, preconizată pentru perioada de desfășurare a exercițiului.
Capitolul III Planificarea și desfășurarea exercițiilor
Secțiunea 1 Planificarea exercițiilor
Articolul 16
Planificarea reprezintă totalitatea activităților premergătoare, prin care exercițiul este programat, conceput, aprobat, finanțat și organizat.
Exercițiile internaționale/regionale se prevăd în planurile de relații internaționale și în planurile cu principalele activități ale structurilor organizatoare și participante.
Exercițiile naționale și interne se prevăd în planurile cu principalele activități ale structurilor organizatoare și participante.
Activitățile care privesc realizarea exercițiilor internaționale/regionale și naționale se comunică secretariatelor tehnice permanente pentru a fi incluse în planurile anuale cu principalele activități ale:
a) Centrului Național de Conducere a Acțiunilor de Ordine Publică - pentru activitățile în domeniul ordinii publice;
b) Comitetului Național pentru Situații de Urgență - pentru activitățile în domeniul situațiilor de urgență.
Activitățile prevăzute la alin. (4) lit. b) se transmit spre informare Centrului Național de Conducere a Acțiunilor de Ordine Publică, pentru aprobarea participării structurilor Departamentului ordine și siguranță publică la realizarea funcțiilor de sprijin.
Structura organizatoare inițiază demersurile pentru includerea exercițiilor în Planul de relații internaționale și/sau în Planul cu principalele activități și stabilește în mod corespunzător responsabilități concrete din punct de vedere administrativ, tehnic, logistic, financiar etc. pentru componentele subordonate participante la exercițiu.
Articolul 17
Programarea exercițiilor organizate la nivel internațional/regional și național se realizează pentru o perioadă de 2 ani și se transmite anual, până la data de 15 decembrie, Direcției generale management operațional, prin inspectoratele generale/similare.
Direcția generală management operațional elaborează în luna decembrie a fiecărui an centralizatorul cu activitățile de pregătire în domeniul ordinii publice organizate în anul următor la nivel internațional/regional și național. Documentul se avizează de către directorul general al Direcției generale management operațional și se aprobă de secretarul de stat șef al Departamentului ordine și siguranță publică.
După aprobare, un extras al centralizatorului cu principalele exerciții planificate a se desfășura cu implicarea SICI al Ministerului Administrației și Internelor se transmite Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației.
Articolul 18
Programarea exercițiilor interne se realizează anual și se transmite eșalonului superior până la data de 15 decembrie a anului anterior.
Articolul 19
Stabilirea periodicității exercițiilor este atributul conducerii/comenzii structurilor ministerului și este determinată de necesitățile de pregătire a personalului pentru îndeplinirea misiunilor ce le revin, conform legislației în vigoare, precum și de resursele logistice și financiare pe care le au la dispoziție.
Articolul 20
Planificarea unui exercițiu presupune derularea următoarelor etape principale:
a) programarea exercițiului;
b) inițierea elaborării documentelor de planificare și conducere;
c) organizarea și desfășurarea conferințelor de planificare în cazul exercițiilor prevăzute la art. 8 alin. (1) și (2), respectiv a instructajelor premergătoare în cazul exercițiilor prevăzute la art. 8 alin. (3).
Articolul 21
Șeful/Comandantul structurii care organizează exercițiul desemnează:
a) directorul/coordonatorul principal al exercițiului din cadrul conducerii/comenzii structurii;
b) coordonatorul/responsabilul de proiect al exercițiului, care se subordonează nemijlocit directorului/coordonatorului principal al exercițiului și are atribuții în coordonarea, elaborarea și distribuirea documentelor;
c) grupul de planificare, din care fac parte, de regulă, reprezentanți ai conducerii și structurilor participante la exercițiu și care se subordonează nemijlocit directorului/coordonatorului principal al exercițiului, răspunzând, în domeniul de competență, de planificarea detaliată și de desfășurarea exercițiului.
Persoanele desemnate potrivit alin. (1) trebuie să fie specialiști care, prin experiența, funcțiile pe care le îndeplinesc și cunoașterea temeinică a reglementărilor în vigoare, pot realiza proiectarea, coordonarea activităților, controlul și sprijinul exercițiului.
Articolul 22
Pe durata procesului de planificare a exercițiului și de elaborare a documentelor de conducere specialiștii desemnați conform art. 21 alin. (1) desfășoară următoarele activități:
a) directorul/coordonatorul principal:
1. aprobă structurile de execuție și de sprijin real necesare pentru îndeplinirea obiectivelor;
2. asigură comanda și coordonarea forțelor participante;
3. emite ordine corespunzătoare pentru forțele aflate sub comanda și controlul său;
4. asigură mijloacele necesare desfășurării exercițiului;
5. stabilește locul de desfășurare (raionul, zona și altele asemenea);
6. coordonează activitățile de planificare, evaluare și raportare;
7. asigură efectuarea instructajului de protecție a muncii, premergător începerii exercițiului;
8. asigură conducerea, coordonarea și controlul exercițiului;
9. stabilește și precizează situațiile în care desfășurarea exercițiului poate fi oprită parțial sau total;
b) coordonatorul/responsabilul de proiect:
1. conduce procesul de planificare și coordonează activitatea grupului de planificare;
2. asigură elaborarea documentelor asociate, în conformitate cu scenariul exercițiului și dispozițiile/ordinele emise;
3. participă împreună cu directorul/coordonatorul principal și grupul de planificare la conducerea operativă a exercițiului;
c) grupul de planificare:
1. planifică și organizează comunicațiile operative intra și interinstituționale pentru structurile Ministerului Administrației și Internelor participante;
2. participă la conducerea operativă a exercițiului;
3. urmărește îndeplinirea obiectivelor de pregătire;
4. planifică procesul de colectare a observațiilor privind derularea exercițiului și identificarea lecțiilor învățate;
5. stabilește structurile, forțele și mijloacele care sunt necesare pentru îndeplinirea obiectivelor;
6. elaborează scenariul acceptabil și fezabil, în baza misiunilor, sarcinilor și condițiilor de desfășurare a exercițiului;
7. elaborează variantele de secvențe ale activităților majore, identifică și recunoaște locațiile de desfășurare și stabilește formele de instruire pentru îndeplinirea sarcinilor esențiale ale misiunii;
8. stabilește variantele pentru locațiile exercițiului și distribuția pe acestea, ținând cont de factorul cost/beneficiu;
9. stabilește nivelul optim de participare a structurilor implicate;
10. determină cerințele de protecție și securitate a documentelor, luând în considerare: ordinea și coordonarea tuturor elementelor fizice; personalul implicat; securitatea informațională și electronică; clasificarea documentelor; cerințele de lucru și editare; identificarea și autentificarea/controlul accesului; identificarea autorității de publicare; cerințe privind modul de operare la multiplele nivele;
11. stabilește costurile pe baza amplorii exercițiului și a nivelului de participare și asigură actualizarea permanentă a acestora;
12. prezintă directorului/coordonatorului principal al exercițiului variantele în vederea luării deciziei;
13. elaborează documentele de planificare și conducere a exercițiului prevăzute la art. 43;
14. asigură, prin structurile de sprijin real, suportul logistic al exercițiului din sursele destinate de către inspectoratele generale/similare.
Articolul 23
Procesul de organizare pentru exercițiile de nivel internațional/regional și național începe, în principiu, cu un an înaintea executării acestora și se desfășoară, de regulă, pe parcursul a 4 conferințe de planificare și a 1-3 ateliere de lucru, în funcție de amploarea, scopul și necesitățile de coordonare.
Conferințele prevăzute la alin. (1) sunt:
a) conferința preinițială de planificare - CPIP;
b) conferința inițială de planificare - CIP;
c) conferința principală de planificare - CPP; și
d) conferința finală de planificare - CFP.
La CPP și CFP participă și reprezentanții structurilor care și-au asumat responsabilitatea implicării cu forțe și/sau mijloace la exercițiu.
Articolul 24
CPIP reprezintă activitatea la care participă coordonatorul/responsabilul de proiect și membrii grupului de planificare.
În cadrul CPIP sunt analizate și discutate următoarele aspecte: stadiul planificării preliminare și elementele referitoare la pregătirea anterioară a proiectului exercițiului, cadrul general al exercițiului, perioadele de desfășurare a procesului de planificare, rolurile și responsabilitățile privind planificarea activităților următoare și punctele de contact ale structurilor implicate, întocmindu-se o listă a participanților pentru corespondență și difuzarea documentelor.
CPIP se planifică și se execută, de regulă, cu 12 luni înainte de data începerii exercițiului.
Articolul 25
CIP reprezintă activitatea la care participă aceleași persoane ca la CPIP, în scopul punerii de acord și al actualizării documentelor de planificare.
În cadrul CIP se finalizează, în principal, următoarele aspecte: etapizarea organizării exercițiului, scenariul, forțele și mijloacele participante, obiectivele și alte probleme care se consideră necesare, compunerea echipei de proiectare și participanții la următoarele conferințe de planificare.
CIP se planifică și se execută, de regulă, cu 9 luni înainte de data începerii exercițiului.
Articolul 26
CPP reprezintă activitatea la care participă coordonatorul/responsabilul de proiect, membrii grupului de planificare și reprezentanții structurilor implicate.
În cadrul CPP se prezintă și se analizează stadiul elaborării documentelor exercițiului, dezbătându-se în continuare, pe grupuri de lucru, probleme specifice referitoare la: procedurile standard de operare, misiunile ce vor fi îndeplinite, detaliile, propunerile și observațiile primite, se aprobă stadiul desfășurării procesului de planificare, se stabilesc activitățile ce trebuie continuate, se stabilesc și se organizează recunoașterile în teren (obiectiv), activitățile de control, evaluare și raportare, de logistică și alte aspecte necesare desfășurării exercițiului.
CPP se planifică și se execută, de regulă, cu 6 luni înainte de data începerii exercițiului.
Articolul 27
CFP reprezintă activitatea la care participă aceleași persoane ca la CPP.
În cadrul CFP se analizează stadiul realizării tuturor documentelor și se asigură finalizarea acestora, în vederea aprobării de către eșaloanele superioare.
CFP se planifică și se execută, de regulă, cu 2-3 luni înainte de data începerii exercițiului.
Articolul 28
Atelierele de lucru se organizează, de regulă, între conferințele de planificare, pentru rezolvarea problemelor de cooperare, întocmirea documentelor necesare conducerii și desfășurării exercițiului, stabilirea procedurilor standard de operare sau punerii de acord asupra situațiilor care trebuie rezolvate până la următoarea conferință de planificare.
Articolul 29
La terminarea fiecărei conferințe de planificare sau fiecărui atelier de lucru se încheie o minută cu aspectele discutate/analizate, angajamentele participanților la exercițiu, activitățile și termenele de rezolvare etc.
Articolul 30
Pentru organizarea exercițiilor interne nu este necesară desfășurarea conferințelor de planificare și a atelierelor de lucru.
Articolul 31
Conducerea operațională a exercițiului se realizează de către directorul/coordonatorul principal, coordonatorul/responsabilul de proiect și grupul de planificare și reprezintă ansamblul de activități desfășurate pentru îndeplinirea scopului și obiectivelor stabilite, participarea forțelor și mijloacelor de execuție și sprijin real.
Articolul 32
Analiza și raportarea rezultatelor se realizează de către compartimentul evaluare și include: analiza zilnică (briefing); raportul cu primele concluzii (FIR) la încheierea exercițiului și analiza postacțiune (AAR), elaborată la un interval de 30 de zile după desfășurarea activității de pregătire.
Secțiunea 2 Desfășurarea exercițiului
Articolul 33
Exercițiul debutează prin transmiterea, la ordinul directorului/coordonatorului principal, a mesajului "ÎNCEPEREA EXERCIȚIULUI", comunicat tuturor participanților de către Compartimentul simulare.
Articolul 34
Exercițiul începe prin înmânarea documentelor referitoare la situația operativă inițială, misiunea ce trebuie executată, repartizarea sarcinilor și sprijinul care trebuie acordat, în scopul asigurării pentru toți participanții a elementelor necesare desfășurării activităților în condiții optime.
Documentele transmise participanților includ numai acele detalii care le sunt necesare în elaborarea propriilor dispoziții/ordine și asigurarea coordonării acțiunilor. Detaliile privind modalitatea în care aceștia își îndeplinesc misiunile trebuie să reiasă din documentele de planificare și conducere elaborate pe timpul exercițiului.
Pe timpul exercițiului executanții trec succesiv la rezolvarea situațiilor operative create prin lista de evenimente stabilită pe timpul procesului de planificare.
În scopul eliminării apariției unor confuzii, toate documentele întocmite pe timpul exercițiului au înscrise în antetul și subsolul paginii cuvântul "EXERCIȚIU!", iar în cazul utilizării comunicațiilor radio, transmiterea oricărui mesaj începe și se finalizează prin utilizarea aceluiași cuvânt.
Articolul 35
Dinamica acțiunilor (activităților) desfășurate poate fi:
a) continuă, atunci când timpul operativ coincide cu cel astronomic; sau
b) discontinuă, atunci când se realizează prin salturi operative, în care situația nou-creată este o continuare a celei anterioare, dar se desfășoară la un interval de timp determinat.
Situațiile create pe timpul desfășurării exercițiului se rezolvă dinamic, nu se intervine asupra deciziilor luate de către executanți atunci când acestea sunt regulamentare și justificate, chiar dacă ele sunt diferite de soluția conducerii exercițiului. În cazul în care necesitatea atingerii obiectivelor planificate sau desfășurarea ulterioară a exercițiului o impune, după fiecare soluție adoptată se poate înmâna executanților o variantă optimă a conducerii.
După fiecare etapă se planifică și se desfășoară de către conducerea exercițiului o scurtă analiză (briefing) a activității executanților.
Articolul 36
În situația în care se cooperează cu alte structuri și se realizează marcarea focului sau în cazul exercițiilor care presupun trageri reale, se vor respecta prevederile regulamentelor, instrucțiunilor de specialitate, ordinelor emise pe această linie, precum și precizările specifice menționate în documentele de conducere a exercițiului.
Articolul 37
Punctul de informare și comunicare (PIC), componentă a structurii de execuție, se realizează, de regulă, la sediul structurii care organizează exercițiul.
Fiecare structură participantă asigură câte un reprezentant în PIC, care îl va consilia, în domeniul său de activitate, pe șeful PIC.
Articolul 38
Funcțiile PIC sunt următoarele:
a) furnizarea informațiilor și sprijinirea presei;
b) soluționarea solicitărilor primite din partea publicului și mass-mediei;
c) monitorizarea și analizarea informațiilor apărute în presă;
d) coordonarea comunicării și informării;
e) asigurarea legăturii structurii de conducere cu massmedia;
f) administrarea paginii de internet destinate informării publicului;
g) elaborarea Planului de informații publice (PIP).
Articolul 39
PIC este constituit, de regulă, din 3 compartimente:
a) Structura de monitorizare, analiză și sinteză - analizează informațiile apărute în presă sau provenite din alte surse și realizează materialele ce vor fi utilizate ca bază pentru relația ulterioară cu mass-media;
b) Structura de informare și comunicare - lucrează direct cu publicul și cu mass-media, primește întrebări, furnizează răspunsuri și actualizează informația pe pagina de internet;
c) Structura de acreditare și contact - instruiește, acreditează și însoțește reprezentanții mass-mediei sau alte persoane care participă la locul exercițiului ori vizitează zona de desfășurare a acestuia.
Articolul 40
Compartimentul simulare are ca atribuție principală introducerea incidentelor stabilite prin lista de evenimente, în scopul asigurării datelor și informațiilor referitoare la evoluția situației operative.
Articolul 41
Încheierea exercițiului se realizează de către Compartimentul simulare, care va transmite participanților, la ordinul directorului/coordonatorului principal al exercițiului, mesajul "TERMINAREA EXERCIȚIULUI".
Articolul 42
Premergător începerii exercițiului se desfășoară cu personalul structurilor participante instructajul privind protecția muncii și normele de protecție a mediului ce trebuie respectate pe durata desfășurării activităților.
Secțiunea 3 Documentele elaborate pentru planificarea și conducerea exercițiului
Articolul 43
Documentele de planificare și conducere a exercițiului sunt:
a) scenariul exercițiului;
b) concepția și planul de desfășurare;
c) statul de organizare;
d) lista de evenimente;
e) raportul de aprobare a desfășurării exercițiului;
f) alte documente necesare desfășurării exercițiului.
Articolul 44
Scenariul exercițiului cuprinde elemente referitoare la: situația generală (date și informații până la producerea incidentului/evenimentului), situația operativă specială (date referitoare la contextul social, incident/eveniment și teren, condiții hidro-meteorologice și primele măsuri luate etc.) și cerințele conducerii pentru gestionarea situației create.
Articolul 45
Concepția și planul de desfășurare reprezintă documentul de planificare și conducere ce se întocmește în baza scenariului și prezintă modul prin care se realizează îndeplinirea obiectivelor exercițiului. Conținutul trebuie să precizeze: elementele din scenariu, timpul operativ, etapele exercițiului, situația operativă generală și specială, acțiunile structurilor participante, obiectivele și problemele ce se urmăresc, precum și fondurile financiare necesare.
Concepția și planul de desfășurare se constituie ca anexe la raportul de aprobare a exercițiului, document ce se înaintează eșalonului superior al structurii care organizează exercițiul.
Concepția și planul de desfășurare se completează conform modelului prevăzut în anexa nr. 2.
Articolul 46
Statul de organizare al exercițiului este documentul în care sunt incluse persoanele ce încadrează structurile de conducere, execuție și sprijin real participante. Pe baza acestuia se realizează baza de calcul al fondurilor financiare necesare desfășurării exercițiului.
În funcție de poziția în statul de organizare, participanții la exercițiu trebuie să poarte ecusoane pe care vor fi înscrise datele de identificare (gradul, numele și prenumele), structura/compartimentul din care fac parte, perioada de valabilitate, nivelul de acces la documente clasificate, semnătura și ștampila directorului/coordonatorului principal.
Statul de organizare se completează, de principiu, conform modelului prevăzut în anexa nr. 3.
Articolul 47
Lista de evenimente reprezintă documentul cu caracter organizatoric prin care conducerea exercițiului realizează încadrarea în timp a incidentelor și punerea în situație operativă a structurilor de execuție.
Lista de evenimente se completează conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.
Articolul 48
Raportul de aprobare a exercițiului este documentul ce se înaintează eșalonului imediat superior structurii care organizează activitatea, cu cel puțin 30 de zile înainte de începerea acestuia.
Etapele necesare elaborării rapoartelor sunt:
a) colectarea și analiza observațiilor-cheie;
b) dezvoltarea concluziilor și recomandărilor;
c) identificarea lecțiilor învățate;
d) stabilirea direcțiilor de acțiune și a propunerilor pentru perfecționarea activității;
e) elaborarea raportului și promovarea acestuia spre aprobare;
f) transmiterea raportului la participanți.
Capitolul IV Analiza și evaluarea postexercițiu. Lecții învățate
Articolul 49
Analiza și evaluarea postexercițiu se realizează de Compartimentul evaluare din cadrul structurii de conducere a exercițiului.
Compartimentul evaluare desfășoară următoarele activități:
a) controlează celulele de răspuns și, dacă situația o impune, va direcționa, prin structura de planificare, modul de acțiune a acestora în vederea atingerii obiectivelor exercițiului;
b) desfășoară analize zilnice cu personalul de planificare, în care se prezintă deficiențele constatate și se propun soluții în vederea îndeplinirii obiectivelor exercițiului;
c) elaborează și prezintă, la sfârșitul exercițiului, primele concluzii ale evaluării cu privire la: desfășurarea fluxului informațional-decizional, modul de conducere și acțiune a forțelor implicate, dotarea acestora și cooperarea dintre structuri;
d) elaborează și prezintă raportul final al exercițiului.
Articolul 50
Mesajele, briefingurile de luare a deciziei, rapoartele etc. care sunt produse de către participanți pe timpul exercițiului trebuie arhivate, în vederea analizării acestora și întocmirii rapoartelor. Se colectează și arhivează rapoartele oficiale ale structurilor de conducere, ordinele, notele informative, cerințele formulate, deciziile luate, informațiile vizuale și documentațiile privind îndeplinirea misiunilor.
Pentru observarea participanților la exercițiu sau a anumitor aspecte derulate pe timpul acestuia și a efectului produs de acțiunile desfășurate se pot numi observatori în cadrul Compartimentului evaluare. Aspectele semnalate de observatori vor fi colectate, iar rezultatele vor fi înaintate șefului Compartimentului evaluare și conducerii exercițiului, pentru a fi analizate și utilizate la elaborarea raportului final al exercițiului.
Pe timpul desfășurării exercițiului participanții trebuie să colecteze și să proceseze observații, care să conducă la îmbunătățirea activității specifice.
Pentru analiza și evaluarea activității vor fi avute în vedere aspectele referitoare la îndeplinirea sarcinilor participanților și a obiectivelor specifice.
Articolul 51
Lecțiile învățate reprezintă datele din cadrul analizei și evaluării exercițiului care se pot concretiza în direcții de acțiune pentru remedierea neajunsurilor și perfecționarea pregătirii.
Articolul 52
În cadrul etapei de raportare și analiză a exercițiului se elaborează următoarele documente:
a) raportul inițial;
b) raportul final;
c) rapoarte de analiză specifică.
Articolul 53
Raportul inițial se întocmește de fiecare structură participantă la exercițiu și cuprinde evaluarea primară a participanților. Conducerea exercițiului poate recomanda participanților să înscrie în raport aspecte specifice activității acestora. Acest raport se prezintă, de regulă, imediat după finalizarea exercițiului.
Articolul 54
Raportul final reprezintă documentul cel mai amplu referitor la exercițiu pe care Compartimentul evaluare îl înaintează conducerii structurii care a organizat activitatea și conține evaluarea modului de îndeplinire a obiectivelor exercițiului și informațiile primite de la participanți. Acesta trebuie să cuprindă concluzii, recomandări și, acolo unde lecțiile învățate sunt identificate, măsuri de remediere/soluționare.
Etapele necesare elaborării raportului final sunt:
a) colectarea și analiza observațiilor-cheie;
b) dezvoltarea concluziilor și recomandărilor;
c) identificarea lecțiilor învățate;
d) stabilirea direcțiilor de acțiune și a propunerilor pentru perfecționarea activității;
e) elaborarea raportului și promovarea acestuia spre aprobare;
f) transmiterea raportului la participanți.
Raportul final se prezintă eșalonului ierarhic superior după finalizarea activității, astfel:
a) la exercițiile internaționale/regionale și naționale, în maximum 30 de zile;
b) la exercițiile interne organizate de inspectoratele generale/similare, în maximum 15 zile;
c) la exercițiile interne organizate de structurile subordonate inspectoratelor generale/similare, în maximum 10 zile.
După aprobare, un exemplar al raportului final va fi transmis fiecărei structuri participante la exercițiu, în scopul remedierii neajunsurilor constatate de conducerea exercițiului.
Raportul final se întocmește conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
Articolul 55
Rapoartele de analiză specifică se elaborează de către echipele de evaluare, după modelul din documentele de planificare și materialele de referință, atunci când în documentele exercițiului sunt stipulate solicitări privind analiza unor obiective specifice.
Articolul 56
Inspectoratele generale/similare trebuie să cuprindă în rapoartele de evaluare a pregătirii continue în unități, transmise anual până la data de 15 decembrie Direcției formare inițială și continuă, o sinteză privind exercițiile desfășurate, obiectivele stabilite, deficiențele constatate, măsurile întreprinse pentru remedierea neajunsurilor și creșterea nivelului de pregătire a personalului.
Capitolul V Asigurarea resurselor necesare planificării și desfășurării exercițiilor
Articolul 57
Asigurarea resurselor necesare planificării și desfășurării exercițiilor reprezintă totalitatea activităților desfășurate pentru alocarea fondurilor financiare și materialelor ce sunt utilizate în procesul de planificare și derulare a exercițiului propriu-zis.
Articolul 58
Resursele materiale cuprind totalitatea mijloacelor tehnice, echipamentelor, utilajelor, materialelor, munițiilor, explozivilor, carburanților, lubrifianților, poligoanelor, spațiilor special amenajate, integral sau parțial, pentru planificarea și desfășurarea exercițiului.
Responsabilitatea pentru crearea, întreținerea, dezvoltarea și modernizarea continuă a bazei materiale revine tuturor șefilor/comandanților structurilor Ministerului Administrației și Internelor care o au în înzestrare și o utilizează în cadrul procesului de pregătire.
Resursele materiale și financiare se configurează în funcție de nivelul, tipul și obiectivele exercițiului și sunt stabilite de șefii/comandanții structurilor participante, pe baza propunerilor grupului de planificare.
Articolul 59
Asigurarea financiară a exercițiilor cuprinde ansamblul de măsuri și acțiuni executate de structurile de specialitate, în condițiile prevăzute de lege, pentru fundamentarea, planificarea, solicitarea, repartizarea și utilizarea fondurilor financiare necesare.
Fondurile financiare necesare organizării pregătirii prin exerciții se planifică și se asigură anual, prin planurile cu principalele activități elaborate la nivelul structurilor care inițiază sau participă la activitate.
Structura care organizează exercițiul transmite instituțiilor invitate să participe la activitate, până în luna noiembrie a anului anterior desfășurării acestuia, datele necesare pentru includerea în planurile cu principalele activități și asigurarea fondurilor financiare.
Articolul 60
Alocarea resurselor umane, materiale și financiare pentru acțiunile programate se realizează conform priorităților stabilite prin documentele de planificare, cu încadrarea strictă în bugetul alocat la capitolele și articolele din care sunt finanțate activitățile de pregătire.
Capitolul VI Dispoziții finale
Articolul 61
Structurile Ministerului Administrației și Internelor planifică și organizează pregătirea personalului prin exerciții, în conformitate cu prevederile prezentei instrucțiuni.
Unitățile aparatului central, instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea Ministerului Administrației și Internelor elaborează norme/precizări proprii pentru aplicarea prezentei instrucțiuni, în funcție de specificul domeniului de competență.
Articolul 62
Șefii/Comandanții unităților aparatului central, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea Ministerului Administrației și Internelor întreprind măsurile necesare pentru studierea, însușirea și aplicarea prezentei instrucțiuni.
Articolul 63
Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezenta instrucțiune.
Anexa 1 Dotarea de principiu a structurilor organizate în cadrul exercițiului
Nr. crt.
Structura
Tehnică și mijloace
Documente și materiale
Observații
I. Structuri de conducere
1.
Director/coordonator principal
- autoturism
- mapa documentară a exercițiului
- stație TETRA
2.
Coordonatorul/responsabilul de proiect
- autoturism
- documentele de planificare a exercițiului
- stație TETRA
3.
Grupul de planificare
- 1-2 autoturisme
- documentele de planificare a exercițiului
- stații TETRA
- 1-2 PC
- spațiu de lucru utilat și separat de celelalte structuri de conducere
4.
Compartiment evaluare
- 1-2 autoturisme
- lista de evenimente și fișe de evaluare
Pentru redactarea unor documente se folosește spațiul de lucru al grupului de planificare.
- stații TETRA
- spațiu de lucru
5.
Compartiment simulare
- autoturism
- lista de evenimente
- stație TETRA
- schema fluxului de transmitere a evenimentelor
- 1-2 telefoane
- fax
- spațiu de lucru utilat și separat de celelalte structuri de conducere
- laptop sau PC
6.
Compartiment vizitatori- observatori
- 1-2 autoturisme sau microbuz
- mapa documentară a exercițiului include și lista de evenimente.
Se organizează conform activității de protocol.
II. Structuri de execuție
1.
Centre (grupe) operative/dispecerate și centre/puncte de comandă/operaționale
- dotarea conform reglementărilor în vigoare
- documentele de conducere și cooperare existente la nivelul structurii
2.
Punct de informare și comunicare
- 1-2 laptopuri sau PC cu acces la INTERNET
- spațiu de lucru utilat și separat de celelalte structuri de execuție
- un autoturism
- 2-3 telefoane
- Planul de informații publice
- lista cu personalul media acreditat.
3.
Punct de consiliere psihologică
- un telefon
- PC
III. Structuri de sprijin real
1.
- Mijloacele și materialele necesare desfășurării exercițiului
- Stații TETRA
NOTĂ:
Crearea și dimensionarea acestor structuri se stabilesc în funcție de amploarea exercițiului și riscurile la care se pot expune participanții.
Anexa 2 - Model -
Aprob De acord, rog aprobați
Concepția și planul de desfășurare a exercițiului (internațional/național/intern)
1. Scenariul (situația operativă generală)
2. Concepția
Timp
Operativ
Astronomic
Etape
I.
II.
III.
Bilanț
Situația operativă specială
3. Planul de desfășurare
Organizatori
Participanți
Se specifică toate structurile implicate.
Loc de desfășurare
Se specifică locul pentru fiecare etapă a exercițiului.
Conducerea exercițiului și grupa de evaluare
Se specifică acțiunile desfășurate în fiecare etapă a exercițiului.
Persoane invitate
Structuri de execuție
(Se trec separat pentru fiecare instituție participantă.)
4. Obiective
5. Probleme de urmărit
6. Costurile exercițiului
Semnătura șefului structurii care organizează exercițiul
...................................................
Anexa 3 - Model -
Statul de organizare a exercițiului
...................
Nr. crt.
Denumirea funcției în cadrul exercițiului
Numele și prenumele
Structura în care este încadrat
Observații
A. Conducerea exercițiului
1.
Director/coordonator principal
2.
Coordonator/responsabil de proiect
3.
Grupul de planificare
4.
A.1. Compartimentul evaluare
5.
Șef compartiment
6.
Evaluatori pe domenii de specialitate
7.
A.2. Compartimentul simulare
8.
Șef compartiment
9.
Simulator
10.
11.
Marcare acțiuni reale
A.3. Punctul de informare și comunicare
12.
Șef compartiment
13.
Responsabil presă reală
14.
Responsabil presă simulată
A.4. Compartimentul vizitatori-observatori
15.
Șef compartiment
16.
Membrii
B. Structuri de execuție
B.1. Centre operaționale la nivel național
17.
Centrul operațional de comandă/Ministerul Administrației și Internelor celulă de răspuns
18.
Centrul operațional național/Inspectoratul General pentru Situații de Urgență celulă de răspuns
19.
Centrul operațional aerian/Inspectoratul General de Aviație celulă de răspuns
B.2. Centre operaționale la nivel regional/județean
20.
Centre operative/centre operaționale aeriene/dispecerate
21.
Reprezentanți ai structurilor antrenate
B.3. Structuri antrenate
22.
Comandant/șef
23.
Personalul structurii antrenate
C. Sprijin real
24.
Comandant/șef
25.
Personalul structurii de sprijin real
NOTĂ:
Punctele B.3 și C se completează pentru fiecare structură în parte.
Anexa 4 - Model -
Aprob Conducătorul exercițiului Lista de evenimente a exercițiului ................ *Font 8* ┌─────────┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬─────────┬────────────┬─────────────┬───────┐ │ Nr. │ Data și ora │ │ │ Cui se │Reacția care│Cine răspunde│ │ │eveniment│ introducerii│ Evenimentul │Cine transmite│transmite│se așteaptă │ de forțele │ Obser-│ │ │evenimentului│ │ │ │ │participante │ vații │ │ │ │ │ │ │ │în executarea│ │ │ │ │ │ │ │ │ simulării │ │ ├─────────┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────┼────────────┼─────────────┼───────┤ │ 1. │ 26.08 ora C │Începerea │Compartiment │ │ │ │ │ │ │ │exercițiului │simulare │ │ │ │ │ ├─────────┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────┼────────────┼─────────────┼───────┤ │ 2. │ │ │ │ │ │ │ │ └─────────┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴─────────┴────────────┴─────────────┴───────┘
Anexa 5 - Model -
De acord, rog aprobați Aprob
RAPORT FINAL
(structura de principiu)
1. Baza legală în temeiul căreia s-a organizat activitatea
2. Obiectivele stabilite
3. Descrierea pe scurt a modului de îndeplinire a fiecărui obiectiv
4. Neajunsuri și deficiențe constatate
5. Resursele alocate și eficiența utilizării acestora
6. Propuneri de perfecționare a activității
NOTĂ:
Pentru o mai bună evaluare a activității raportul poate include anexe necesare detalierii acțiunilor desfășurate și concluziilor rezultate.
---------
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.