Procedura din 17 august 2011

Organizațiile care se înregistrează pentru prima dată în EMAS trebuie să îndeplinească, conform prevederilor art. 4 din Regulament, următoarele cerințe:

a) efectuarea analizei de mediu;

b) elaborarea și punerea în aplicare a unui sistem de management de mediu;

c) efectuarea auditului intern;

d) elaborarea declarației de mediu;

e) verificarea de către un verificator de mediu acreditat sau autorizat a analizei de mediu, a sistemului de management de mediu și a procedurii de audit și punerea sa în aplicare, precum și validarea declarației de mediu de către acesta;

f) procurarea dovezilor privind respectarea tuturor cerințelor legale aplicabile din domeniul protecției mediului și prezentarea actelor de reglementare pentru acele activități care se supun procedurilor de autorizare.

Organizațiile se pot adresa Biroului EMAS din cadrul Agenției Naționale pentru Protecția Mediului pentru a solicita acordare de asistență și de informații cu privire la cerințele legale din domeniul protecției mediului, aplicabile organizațiilor în cauză.

Fiecare solicitare de acordare de asistență și de furnizare de informații adresată de către o organizație este supusă plății unei sume ce reprezintă tariful pentru procesarea solicitării respective, prevăzut în anexa nr. 1, cu respectarea reglementărilor în vigoare.

Tariful prevăzut la alin. (3) nu se percepe în cazul organizațiilor mici.

În vederea obținerii înregistrării în EMAS, organizația înaintează Biroului EMAS următoarele:

a) cererea de înregistrare în EMAS, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 2;

b) documentele de susținere a cererii de înregistrare în EMAS, prevăzute la art. 5 alin. (2) din Regulament.

Documentele prevăzute la alin. (1) se depun în două exemplare pe suport hârtie și într-un exemplar pe suport electronic.

La data depunerii cererii de înregistrare în EMAS, data validării declarației de mediu nu trebuie să depășească 8 luni.

Biroul EMAS efectuează o analiză preliminară a documentelor solicitării înregistrării în EMAS.

Biroul EMAS verifică dacă:

a) toate secțiunile din cererea de înregistrare în EMAS sunt completate corect;

b) au fost depuse toate documentele de susținere a cererii de înregistrare în EMAS;

c) verificatorul de mediu care a condus verificarea și validarea informațiilor din declarația de mediu a organizației este acreditat sau autorizat pentru domeniul de activitate al organizației pentru care se solicită înregistrarea în EMAS.

Dacă cerințele prevăzute la art. 7 nu sunt îndeplinite, Biroul EMAS solicită în scris conducerii organizației completări sau clarificări la documentele depuse, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea documentelor.

Organizația are obligația să transmită completările sau clarificările la documentele depuse în termen de 10 zile de la primirea solicitării.

Dacă cerințele prevăzute la art. 7 sunt îndeplinite, Biroul EMAS realizează, în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea documentelor, următoarele:

a) informează în scris conducerea organizației cu privire la începerea procedurii de înregistrare în EMAS;

b) înștiințează în scris organismul competent în legătură cu rezultatul analizei preliminare;

c) dispune afișarea informației privind depunerea cererii de înregistrare în EMAS a organizației pe pagina web a Agenției Naționale pentru Protecția Mediului și a agenției teritoriale pentru protecția mediului în a cărei rază de competență se află organizația sau acea parte a organizației pentru care se solicită înregistrarea în EMAS;

d) solicită agenției teritoriale pentru protecția mediului și comisariatului teritorial al Gărzii Naționale de Mediu în a cărui rază de competență se află organizația sau acea parte a organizației pentru care se solicită obținerea înregistrării în EMAS situația respectării în ultimii 2 ani de la data depunerii cererii a cerințelor legale din domeniul protecției mediului aplicabile activității acesteia și fixează un termen de 10 zile pentru primirea informațiilor solicitate.

În cazul în care Biroul EMAS constată că în ultimii 2 ani de la data solicitării obținerii înregistrării în EMAS organizația a încălcat cerințele legale din domeniul protecției mediului și a produs un prejudiciu asupra mediului, solicită conducătorului organizației o declarație, care să ateste faptul că daunele care au adus prejudiciul asupra mediului au fost reparate și că s-au luat toate măsurile pentru a preveni apariția altor situații similare și fixează un termen de 5 zile pentru primirea acesteia.

În termen de 5 zile de la data înștiințării prevăzute la art. 9 alin (1) lit. b), organismul competent solicită, în scris:

a) organismului de acreditare sau autorizare, responsabil conform prevederilor art. 23 alin. (1) din Regulament pentru supravegherea activităților verificatorului de mediu care a desfășurat activități de verificare la nivelul organizației, raportul de supraveghere a activității verificatorului de mediu;

b) organismului de acreditare sau autorizare care a acordat acreditarea sau autorizarea verificatorului de mediu care a desfășurat activități de verificare la nivelul organizației referințe cu privire la acreditarea sau autorizarea verificatorului de mediu, în cazul constatării unor neclarități privind acreditarea sau autorizarea acestuia.

Organismul competent fixează un termen de 10 zile pentru primirea răspunsurilor la solicitările prevăzute la alin. (1).

Părțile interesate pot să își facă cunoscută opinia și să transmită Biroului EMAS, în scris, comentariile asupra solicitării de înregistrare în EMAS, în termen de 30 de zile de la data afișării informației prevăzute la art. 9 alin. (1) lit. c).

În termen de 5 zile de la primirea comentariilor din partea părților interesate, Biroul EMAS înștiințează în scris organismul competent și conducătorul organizației despre acestea și fixează un termen de 5 zile pentru primirea răspunsului conducătorului organizației asupra comentariilor primite din partea părților interesate.

Comentariile părților interesate și răspunsul conducătorului organizației, inclusiv informațiile primite conform prevederilor art. 9 alin. (1) lit. d) și alin. (2), precum și ale art. 10 alin. (1) se analizează de către organismul competent și de Comitetul EMAS în cadrul întrunirii de evaluare a documentelor organizației solicitante.

Documentele trebuie să fie complete și corect întocmite și să prezinte organismului competent și Comitetului EMAS toate informațiile necesare pentru luarea deciziei.

Dacă se constată că există neclarități privind documentele și informațiile furnizate de către organizație, organismul competent și Comitetul EMAS, prin Biroul EMAS, solicită organizației informații suplimentare de clarificare asupra secțiunilor respective.

Biroul EMAS fixează un termen de 10 zile pentru primirea informațiilor suplimentare prevăzute la alin. (2).

Reprogramarea întrunirii de evaluare a completărilor la documentația depusă nu trebuie să depășească 30 de zile de la data primirii completărilor solicitate.

Organismul competent, cu avizul Comitetului EMAS, decide refuzul solicitării de înregistrare în EMAS în următoarele cazuri:

a) organizația solicitantă nu transmite la termen documentele suplimentare prevăzute la art. 8 alin. (1), art. 9 alin. (2) și art. 13 alin. (2), nu prezintă toate elementele necesare pentru luarea deciziei și nu face dovada îndeplinirii condițiilor prevăzute la art. 13 alin. (2) din Regulament;

b) pe baza informațiilor primite de la părțile interesate, conform prevederilor art. 11 alin. (1), inclusiv de la autoritatea teritorială pentru protecția mediului și comisariatul teritorial al Gărzii Naționale de Mediu, se constată faptul că organizația solicitantă nu întrunește toate condițiile legale pentru obținerea înregistrării în EMAS, în special în ceea ce privește respectarea cerințelor legale din domeniul protecției mediului aplicabile activității acesteia;

c) se constată cazul prevăzut la art. 13 alin. (5) din Regulament;

d) referințele privind acreditarea sau autorizarea verificatorului de mediu, primite conform art. 10 alin. (1) lit. b), atestă faptul că verificatorul de mediu nu respectă condițiile pentru efectuarea verificării și a validării prevăzute la art. 25 și 26 din Regulament.

Refuzul solicitării înregistrării în EMAS va ține seama de cauzele și de gravitatea abaterii de la cerințele legale pentru obținerea înregistrării în EMAS.

În cazul refuzului solicitării de înregistrare în EMAS, organizația reia procedura de înregistrare în EMAS de la etapa inițială.

În termen de 10 zile lucrătoare de la data întrunirii Comitetului EMAS, Biroul EMAS informează organizația, în scris, asupra motivației refuzului solicitării de înregistrare în EMAS, concomitent cu returnarea documentelor depuse.

Dacă în cadrul întrunirii de evaluare se constată că sunt îndeplinite toate condițiile legale pentru obținerea înregistrării în EMAS prevăzute în art. 13 alin. (2) din Regulament, organismul competent, în baza avizului Comitetului EMAS, decide acordarea înregistrării în EMAS.

În termen de 5 zile de la luarea deciziei de acordare a înregistrării în EMAS, Biroul EMAS realizează următoarele:

a) atribuie un număr de înregistrare și include organizația în Lista organizațiilor înregistrate în EMAS;

b) informează conducătorul organizației asupra acordării înregistrării în EMAS și transmite varianta electronică a siglei EMAS.

În termen de 30 de zile de la data obținerii înregistrării în EMAS, organizația trebuie să furnizeze Biroului EMAS informații asupra modului de publicare a declarației de mediu.

În termen de 5 zile de la luarea deciziei de acordare a înregistrării în EMAS, organismul competent emite Certificatul de înregistrare în EMAS.

Certificatul de înregistrare în EMAS este valabil pe o perioadă de 3 ani de la data includerii organizației în Lista organizațiilor înregistrate în EMAS.

În vederea obținerii reînnoirii înregistrării în EMAS, organizația înaintează Biroului EMAS următoarele:

a) cererea de reînnoire a înregistrării în EMAS, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 2;

b) documentele de susținere a cererii de reînnoire a înregistrării în EMAS, prevăzute la art. 14 alin. (1) lit. (a)-(b) din Regulament.

Documentele prevăzute la alin. (1) se depun cu cel puțin 60 de zile înainte de data expirării Certificatului de înregistrare în EMAS existent, în două exemplare pe suport hârtie și într-un exemplar pe suport electronic.

Procedura de reînnoire a înregistrării în EMAS parcurge procedura de înregistrare în EMAS.

În cazul în care organismul competent în baza avizului Comitetului EMAS decide reînnoirea înregistrării în EMAS, acesta emite un nou certificat de înregistrare în EMAS.

În vederea menținerii înregistrării în EMAS, organizația trebuie să îndeplinească anual cerințele prevăzute la art. 6 alin. (2) din Regulament și să înainteze Biroului EMAS documentele prevăzute la art. 6 alin. (2) lit. (c)-(d) din Regulament. Dacă se aplică prevederile art. 7 din Regulament, organizația trebuie să înainteze Biroului EMAS confirmarea verificatorului de mediu care a efectuat verificarea că sunt îndeplinite condițiile prevăzute la art. 7 alin. (1) lit. (a)-(c) din Regulament și declarația de mediu actualizată nevalidată.

În cazul în care organizația planifică introducerea unor modificări substanțiale, aceasta trebuie să îndeplinească cerințele prevăzute la art. 8 din Regulament și să comunice modificările, în scris, Biroului EMAS, conform prevederilor art. 8 alin. (4) din Regulament.

În termen de 5 zile de la data depunerii documentelor prevăzute la art. 21 alin. (1) și, după caz, la alin. (2), Biroul EMAS realizează următoarele:

a) înștiințează organismul competent despre depunerea documentelor;

b) solicită, în scris, agenției teritoriale pentru protecția mediului și, după caz, comisariatului teritorial al Gărzii Naționale de Mediu în a cărui rază de competență se află organizația sau acea parte a organizației informații privind situația respectării cerințelor legale din domeniul protecției mediului aplicabile activității acesteia, modul de îndeplinire a cerințelor menționate în anexa VI la Regulament privind accesul public la declarația de mediu sau la declarația de mediu actualizată, precum și situația respectării cerințelor de utilizare a siglei EMAS, în conformitate cu prevederile art. 10 din Regulament.

Biroul EMAS fixează un termen de 10 lucrătoare pentru primirea informațiilor prevăzute la alin. (1) lit. b).

În termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii înștiințării prevăzute la art. 22 alin. (1) lit. a), organismul competent, prin Biroul EMAS, convoacă întrunirea Comitetului EMAS.

Documentele prevăzute la art. 21 și la art. 22 lit. b) se supun analizei efectuate de organismul competent, împreună cu Comitetul EMAS, în cadrul întrunirii Comitetului EMAS.

Dacă se constată că organizația înregistrată în EMAS se încadrează în cazurile prevăzute la art. 15 alin. (1), (3) și (4) din Regulament, în cadrul întrunirii Comitetului EMAS se stabilește modalitatea și termenul de consultare cu agenția teritorială pentru protecția mediului sau/și comisariatul teritorial al Gărzii Naționale de Mediu în a cărui rază de competență se află organizația sau acea parte a organizației înregistrată în EMAS, precum și cu conducătorul organizației.

Prevederile alin. (3) se aplică și în cazul în care, conform prevederilor art. 15 alin. (2) și (7) din Regulament, organismul competent primește informații scrise, prin care se atestă faptul că activitățile verificatorului de mediu nu s-au realizat într-o manieră corespunzătoare care să garanteze că organizația îndeplinește cerințele necesare menținerii înregistrării în EMAS. În acest caz consultarea se stabilește cu organismul de acreditare sau de autorizare responsabil cu supravegherea activității verificatorului de mediu care a desfășurat activități de verificare la nivelul organizației sau, după caz, cu organismul de acreditare sau de autorizare care a acordat acreditarea sau autorizarea verificatorului de mediu.

După efectuarea consultărilor, în termen de 10 zile, organismul competent, prin Biroul EMAS, convoacă întrunirea Comitetului EMAS, în vederea analizării neconformităților organizației, pe baza dovezilor furnizate de către părțile consultate.

În funcție de natura și amploarea nerespectării cerințelor legale necesare menținerii înregistrării în EMAS, cu luarea în considerare a prevederilor art. 15 alin. (5) și (6) din Regulament și pe baza probelor primite, precum și în urma consultărilor cu părțile interesate, inclusiv cu conducătorul organizației, organismul competent, în baza avizului Comitetului EMAS, decide asupra suspendării înregistrării în EMAS pentru o perioadă de timp determinată, dar nu mai mare de un an, sau asupra radierii înregistrării în EMAS.

În termen de 5 zile de la luarea deciziei, Biroul EMAS comunică organizației decizia de suspendare sau de radiere a înregistrării în EMAS și motivele care au stat la baza acesteia.

După înlăturarea neconformităților care au dus la suspendarea înregistrării în EMAS, dar nu mai târziu de termenul-limită pentru care s-a dispus suspendarea, organizația solicită organismului competent, prin Biroul EMAS, ridicarea suspendării înregistrării EMAS și transmite Biroului EMAS documentele doveditoare privind conformarea.

În termen de 5 zile lucrătoare de la primirea documentelor prevăzute la alin. (1), Biroul EMAS înștiințează organismul competent despre primirea acestora și solicită agenției teritoriale pentru protecția mediului și comisariatului teritorial al Gărzii Naționale de Mediu în a cărui rază de competență se află organizația sau acea parte a organizației în cauză situația conformării cu cerințele prevăzute la art. 21 alin. (1) și fixează un termen de 5 zile pentru primirea răspunsurilor.

În termen de 10 zile de la primirea răspunsurilor, organismul competent, prin Biroul EMAS, convoacă întrunirea Comitetului EMAS. Organismul competent împreună cu Comitetul EMAS analizează solicitarea organizației de ridicare a suspendării și răspunsurile autorităților și decide în consecință.

În termen de două zile de la luarea deciziei, Biroul EMAS informează organizația în legătură cu decizia și, în cazul unei decizii favorabile, înscrie ridicarea suspendării în Registrul EMAS.

Dacă organizația nu a transmis în termenul-limită documentele de justificare care să demonstreze înlăturarea neconformităților pentru care s-a decis suspendarea, Biroul EMAS înștiințează organismul competent asupra acestui fapt.

Organismul competent, în baza avizului Comitetului EMAS, decide radierea înregistrării în EMAS, în termen de 5 zile de la data înștiințării, iar Biroul EMAS informează în termen de 5 zile organizația asupra radierii înregistrării în EMAS.

Organizația căreia i s-a radiat înregistrarea în EMAS poate să solicite o nouă înregistrare în EMAS, în condițiile respectării tuturor condițiilor legale necesare obținerii înregistrării în EMAS și să reia procedura de înregistrare în EMAS de la etapa inițială.

Împotriva deciziei organismului competent privind refuzul înregistrării în EMAS, a deciziei de suspendare sau de radiere a înregistrării în EMAS, organizația poate să depună contestație.

Contestația se motivează în scris și se înaintează Biroului EMAS, în termen de 30 de zile de la data comunicării deciziei.

În termen de 3 zile de la data depunerii contestației, Biroul EMAS înștiințează organismul competent și Comitetul EMAS asupra depunerii acesteia.

La nivelul autorității publice centrale pentru protecția mediului se constituie Comisia pentru contestații, care este alcătuită din 3 membri.

Componența nominală a Comisiei pentru contestații se aprobă prin ordin al conducătorului autorității publice centrale pentru protecția mediului.

Deciziile Comisiei pentru contestații se iau prin votul majorității membrilor săi.

În cazul în care Comisia pentru contestații respinge contestația, organismul competent, prin Biroul EMAS, informează contestatarul, în termen de 5 zile lucrătoare, asupra respingerii contestației.

În cazul în care Comisia pentru contestații admite contestația, această decizie este finală și obligatorie pentru toate părțile implicate și presupune, după caz, acordarea înregistrării în EMAS, anularea suspendării, respectiv revocarea deciziei de radiere a înregistrării în EMAS.

Decizia privind soluționarea contestației se comunică de către Biroul EMAS contestatarului, în scris, în termen de 5 zile de la luarea deciziei.