Acordul din 10 octombrie 2013

Articolul II.1

Angajamente luate de partener

Prin consimțirea planului operațional sau a altui plan similar pentru o activitate prevăzută, Partenerul acceptă să respecte și prevederile oricăror condiții specifice adoptate de directorul executiv sau de Consiliul director Frontex și care sunt legate de activitatea în cauză.

Articolul II.2

Responsabilitatea

1. Prezentele condiții generale sau orice condiții specifice nu afectează unica responsabilitate a Partenerului de a respecta orice obligații juridice care îi incumbă.

2. Frontex nu poate în niciun caz sau din niciun motiv să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau proprietatea Partenerului în timpul desfășurării activității sau ca o consecință a activității. De aceea, Frontex nu poate accepta nicio solicitare de despăgubire sau majorare a plății în legătură cu o astfel de pagubă sau daună.

3. Exceptând cazurile de forță majoră, Partenerul remediază orice pagubă suferită de echipamentul aflat în proprietatea Frontex ca rezultat al executării sau al executării deficitare a unei acțiuni.

4. Partenerul își asumă răspunderea unică față de terți, inclusiv răspunderea față de orice pagubă sau daună de orice fel provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activitățile operaționale. Partenerul absolvă Frontex de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau activități întreprinse ca rezultat al încălcării de către Partener ori de angajații Partenerului sau de către alte persoane pentru care Partenerul ori un angajat individual al Partenerului este responsabil.

Articolul II.3

Conflicte de interes

1. Partenerul se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a preveni orice risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparțială și obiectivă a deciziei de finanțare specifică și informează Frontex, fără întârziere, de orice situație care constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen.

2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparțială sau obiectivă a funcțiilor oricărei persoane în baza acordului-cadru este compromisă din motive care privesc familia, viața afectivă, afinitatea politică ori națională, interesul economic sau oricare alt interes împărtășit cu o altă parte.

Articolul II.4

Proprietatea/utilizarea rezultatelor

1. Cu excepția cazurilor când se stipulează altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activități desfășurate în baza unui acord-cadru Frontex, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală și de proprietate asupra rapoartelor și a altor documente legate de aceasta, aparține Frontex.

2. Fără a prejudicia prevederile alineatului 1, Frontex acordă Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei activități operaționale, după cum consideră potrivit, cu condiția ca prin aceasta să nu încalce obligațiile sale de confidențialitate sau drepturile existente de proprietate industrială și intelectuală.

Articolul II.5

Confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal

1. Schimbul de date și informații se realizează în conformitate cu legislația Uniunii Europene și națională existentă.

2. Frontex și Partenerul se obligă să păstreze confidențialitatea oricărui document, a informațiilor sau a altui material legat direct de obiectul acordului-cadru, care este în mod corespunzător clasat ca fiind confidențial, dacă divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte părți. Părțile respectă această obligație și după data expirării prezentului acord-cadru.

3. Orice dată cu caracter personal cuprinsă în acordul-cadru și în deciziile de finanțare specifică sau legată de aceste documente trebuie prelucrată în conformitate cu

Regulamentul (CE) nr. 45/2001

*5). Astfel de date sunt procesate doar în legătură cu activitatea de implementare și de continuare a acordului-cadru și a deciziilor de finanțare specifică, fără a prejudicia posibilitatea de a transmite datele către Serviciul de Audit Intern, către Curtea Europeană de Conturi, către Grupul pentru Nereguli Financiare și/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii.

___________

*5)

Regulamentul (CE) nr. 45/2001

al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (JO L 8, 12 ianuarie 2001, p. 1).

4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, să obțină acces la datele sale cu caracter personal și să corecteze orice informație care este inexactă sau incompletă. Partenerul ar trebui să adreseze orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale cu caracter personal ofițerului pentru protecția datelor din cadrul Frontex. Beneficiarii pot oricând depune o plângere împotriva prelucrării datelor lor personale la Autoritatea Europeană de Supervizare a Protecției Datelor.

Articolul II.6

Publicitatea

Cu excepția cazului în care Frontex solicită altfel, orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Partener cu privire la o activitate operațională, inclusiv conferințe sau seminare, va indica faptul că acea activitate a primit finanțare de la Uniune și a fost coordonată de Frontex. Orice comunicare sau aducere la cunoștința opiniei publice de către Partener, în orice formă și prin orice mijloace, trebuie să indice faptul că responsabilitatea aparține numai autorului și că Frontex nu este responsabilă pentru nicio utilizare posibilă a informațiilor conținute.

Articolul II.7

Evaluarea

Ori de câte ori Frontex efectuează o evaluare intermediară sau finală a impactului activităților operaționale, măsurat în funcție de obiectivele programului anual de lucru al Frontex, Partenerul se obligă să pună la dispoziția Frontex și/sau a persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informațiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea să se încheie cu succes.

Articolul II.8

Suspendarea

1. Partenerul și/sau Frontex pot/poate suspenda implementarea unei activități operaționale dacă circumstanțe de natură excepțională fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în situațiile de forță majoră. Acestea se vor informa reciproc fără întârziere, oferind toate motivele și detaliile necesare, precum și data prevăzută pentru reluarea activității.

2. Dacă Frontex nu denunță acordul-cadru conform articolului I.4, Partenerul reia implementarea de îndată ce circumstanțele permit acest lucru și informează Frontex în mod corespunzător. Durata activității operaționale este prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării.

Articolul II.9

Atribuirea contractelor

Dacă Partenerul încheie contracte în scopul desfășurării unei activități prevăzute în decizia de finanțare specifică, Partenerul respectă prevederile și principiile normelor relevante privind achizițiile publice, principiile de bună gestionare financiară, precum și prevederile REM.

Articolul II.10

Forța majoră

Forța majoră înseamnă orice situație excepțională imposibil de anticipat sau eveniment care depășește controlul părților, care le împiedică pe oricare dintre acestea să își îndeplinească oricare dintre obligațiile lor care decurg din acordul-cadru, care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenței părților și care se dovedește insurmontabilă în ciuda tuturor precauțiilor adecvate. Defectele echipamentului sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziție, conflictele de muncă, grevele sau dificultățile financiare nu pot fi invocate drept situații de forță majoră de către partea care nu își poate îndeplini obligațiile.

Articolul II.11

Atribuirea

1. Solicitările către Frontex nu pot fi transferate.

2. În situații excepționale, atunci când situația o justifică, Frontex poate autoriza atribuirea către o parte terță a unei decizii de finanțare specifică și a oricăror plăți care decurg din aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, indicând motivele din partea Partenerului. Dacă Frontex este de acord, trebuie să facă cunoscut acest acord în scris înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absența autorizării mai sus menționate sau în situația nerespectării termenilor, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare împotriva Frontex și nu va produce niciun fel de efecte asupra sa. În niciun caz o astfel de atribuire nu eliberează Partenerul de obligațiile sale față de Frontex.

Articolul II.12

Denunțarea, suspendarea și reducerea finanțării

II.12.1 - De către Partener

1. În cazurile justificate corespunzător, Partenerul poate renunța la finanțare în orice moment, prin transmiterea către Frontex a unui preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se consideră că activitatea operațională pentru care a fost acordată finanțarea este imposibil de realizat, fără a fi obligată să acorde vreo despăgubire din acest motiv.

2. Dacă nu sunt oferite motive sau dacă Frontex nu acceptă motivele, Frontex poate solicita rambursarea parțială sau totală a sumelor deja plătite conform deciziei de finanțare specifică în baza rapoartelor de implementare tehnică și a declarațiilor financiare aprobate de Frontex, proporțional cu gravitatea eșecurilor în cauză și după ce a permis Partenerului să își prezinte observațiile.

II.12.2 - De către Frontex

1. Frontex poate hotărî denunțarea, suspendarea sau reducerea finanțării, fără nicio obligație din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situații:

a) în cazul unei schimbări a situației juridice, financiare, tehnice, organizaționale sau de proprietate a Partenerului care este de natură să afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau de natură să pună la îndoială decizia de acordare a finanțării;

b) dacă Partenerul nu reușește să își îndeplinească o obligație importantă care îi revine în conformitate cu acordul-cadru și cu decizia de finanțare specifică, inclusiv anexele acestora;

c) dacă activitatea operațională a fost suspendată ca rezultat al unor situații excepționale;

d) dacă Partenerul se face răspunzător de o gravă abatere profesională dovedită prin orice mijloace;

e) dacă Partenerul nu și-a îndeplinit obligațiile cu privire la plata contribuțiilor la asigurările sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile legale ale țării în care este stabilit;

f) dacă Partenerul face obiectul unei hotărâri judecătorești care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupție, implicare într-o organizație criminală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii;

g) dacă Partenerul a dat declarații false sau a transmis rapoarte care nu corespund realității în scopul obținerii finanțării prevăzute în decizia de finanțare specifică;

h) dacă activitatea operațională a fost suspendată sau denunțată ca rezultat al unei încălcări grave ori persistente a drepturilor fundamentale

II.12.3 - Procedura de denunțare

1. Procedura este inițiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent.

2. În cazurile menționate la articolul II.12.2 alineatul 1 punctele a) și b) de mai sus, Partenerul are 30 de zile pentru ași prezenta observațiile și pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligațiilor sale conform deciziei de finanțare specifică. În cazul în care Frontex nu confirmă acceptarea acestor observații prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuă să se desfășoare.

3. În cazul în care notificarea este transmisă, denunțarea produce efecte la sfârșitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunțare a finanțării.

4. Dacă notificarea nu este transmisă pentru situațiile prevăzute la articolul II.12.2 alineatul 1 punctele c), d), e), f), g) și h) de mai sus, denunțarea produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunțare a finanțării.

II.12.4 - Efectele denunțării

1. În cazul denunțării, plățile efectuate de Frontex sunt limitate la costurile eligibile suportate efectiv de Partener până la data la care denunțarea produce efecte, în conformitate cu decizia de finanțare specifică. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunțare, nu vor fi luate în considerare.

2. Partenerul are la dispoziție 60 de zile de la data la care denunțarea produce efecte, după cum a fost notificat de Frontex, ca să redacteze o cerere pentru plata finală în conformitate cu decizia de finanțare specifică. Dacă nu este primită nicio cerere de plată finală în acest termen-limită, Frontex nu rambursează cheltuielile suportate de Partener până la data denunțării și recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare tehnică și nici de declarații financiare aprobate de Frontex.

3. În mod excepțional, la sfârșitul perioadei de notificare menționate mai sus, atunci când Frontex termină finanțarea pe motiv că Partenerul nu a reușit să realizeze raportul final de implementare tehnică și declarația financiară în termenul-limită stipulat în decizia de finanțare specifică, iar Partenerul încă nu a respectat această obligație în 60 de zile (după înștiințarea scrisă trimisă de Frontex printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent al acesteia), Frontex nu va rambursa cheltuielile suportate de Partener până la data la care s-a încheiat acțiunea. De asemenea, Frontex va recupera orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoartele de implementare tehnică și de declarații financiare aprobate de aceasta.

Articolul II.13

Penalități financiare

Se vor aplica prevederile articolului 145, așa cum este menționat în articolul 200 din Regulile de implementare*6) a Regulamentului general financiar*7).

____________

*6)

Regulamentul delegat (UE) nr. 1.268/2012

al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a

Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012

al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii.

*7)

Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012

al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului.

Articolul II.14

Decizii suplimentare

1. Orice amendament la decizia de finanțare specifică, inclusiv durata activității operaționale, trebuie să facă obiectul unei decizii de finanțare specifică suplimentare care o modifică pe cea anterioară. Nici o decizie verbală nu poate angaja părțile în acest sens.

2. Decizia de finanțare specifică suplimentară nu poate avea ca scop sau ca efect operarea de schimbări care pun la îndoială justificarea inițială pentru acordarea finanțării specifice sau care poate duce la tratament inegal.

3. Dacă solicitarea de modificare este formulată de Partener, acesta trebuie să o trimită către Frontex în 15 zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte și cu 10 zile lucrătoare înainte de data încetării acțiunii, cu excepția cazurilor fundamentate corespunzător de către Partener și acceptate de Frontex.

4. Prin derogare de la prevederile de mai sus, Partenerul poate, atunci când desfășoară activitatea operațională, să ajusteze bugetul estimat prin transferuri între articole*8) de costuri eligibile, cu condiția ca această ajustare a cheltuielilor să nu afecteze implementarea activității operaționale și transferul dintre titluri să nu depășească 10% din valoarea fiecărui titlu de costuri eligibile estimate către care este destinat transferul și fără să depășească costurile totale eligibile menționate în articolul 3 alineatul 3 din decizia de finanțare specifică.

____________

*8) "Items" în acest context trebuie înțeles ca "articole".

Articolul II.15

Soluționarea diferendelor

În cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate în articolul II.1 de mai sus, precum și a activităților operaționale în conformitate cu decizia de finanțare specifică, Partenerul și Frontex vor depune toate eforturile în vederea soluționării unui astfel de diferend pe cale amiabilă.

Articolul II.16

Costuri eligibile

1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale activității operaționale, costurile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale:

- trebuie să aibă legătură cu obiectul deciziei de finanțare specifică și trebuie să fie prevăzute în bugetul estimat (și în formularele REM atunci când se folosesc) anexat la aceasta;

- trebuie să fie necesare pentru desfășurarea activității operaționale acoperite de decizia de finanțare specifică;

- trebuie să fie rezonabile și justificate și trebuie să fie conforme cu principiile managementului financiar eficient, în special din punctul de vedere al valorii pentru bani și eficiența costurilor;

- trebuie să fie legate de activitățile implementate în perioada de eligibilitate după cum a fost prevăzut în decizia de finanțare specifică;

- trebuie realizate de fapt de Partener, să fie înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile și să fie declarate în conformitate cu solicitările legislației aplicabile din domeniul fiscal și social;

- trebuie să poată fi identificate și verificate;

- procedurile interne de contabilitate și audit ale Partenerului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor și venitului declarat în legătură cu activitatea, prin declarațiile contabile și prin documentele justificative corespunzătoare. De asemenea, aceasta se aplică și pentru cheltuieli curente cu mijloace tehnice (CCMT).

2. Finanțarea costurilor eligibile poate lua următoarele forme, în conformitate cu categoriile de costuri și cu prevederile stipulate în decizia de finanțare specifică:

- rambursarea unui procent specificat al costurilor eligibile suportate de fapt;

- rambursarea în baza costurilor unitare;

- sume forfetare;

- finanțare globală.

3. Costurile eligibile directe pentru activitatea operațională sunt acele costuri care, luând în considerare condițiile de eligibilitate stabilite la alineatul 1, sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de desfășurarea activității operaționale și care, prin urmare, pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. În special, următoarele costuri directe sunt eligibile cu condiția ca acestea să îndeplinească criteriile stabilite în alineatul 1:

- costurile de personal (costuri de călătorie, diurne, cazare, vaccinare, asigurare specială, servicii medicale);

- CCMT;

- alte costuri eligibile directe.

Costurile legate de diurnă și cazare nu trebuie să depășească plafoanele aprobate anual de către Comisie în conformitate cu regulamentele cu privire la personal.

Costurile legate de cooperarea în domeniul returnărilor sunt finanțate în conformitate cu decizia directorului executiv relevantă în vigoare și fac obiectul respectării depline a Cartei drepturilor fundamentale.

4. Finanțarea totală a tuturor costurilor eligibile specificate în articolul II.16.3 se aplică fie când echipamentul detașat face parte din OMNTE, fie când ofițerii detașați fac parte din echipele europene de polițiști de frontieră*9). În toate celelalte cazuri, Frontex poate cofinanța până la 100% costurile eligibile directe menționate în articolul II.16.3. Cofinanțarea de către Partener nu poate fi asigurată din alte resurse finanțate de UE.

____________

*9) Ofițerii din statele membre gazdă, Regatul Unit, Irlanda și ofițerii care participă în operațiuni de returnare nu fac parte din echipele europene de polițiști de frontieră.

5. Statul membru gazdă este de asemenea eligibil pentru cofinanțarea pentru costurile eligibile așa cum sunt definite în alineatele 3 și 4 de mai sus pentru mijloacele suplimentare și personalul detașate/folosite pentru o anumită activitate operațională, cu condiția ca aceștia să poată arăta și demonstra că mijloacele și personalul sunt de fapt detașate suplimentar pentru o anumită activitate operațională. Cofinanțarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanțate de UE.

6. Costurile eligibile indirecte pentru activitatea operațională sunt acele costuri care, în conformitate cu condițiile de eligibilitate descrise în articolul II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de prestarea activității operaționale și care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate și justificate de către Partener folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile eligibile directe pentru activitatea operațională. Acestea nu pot include niciun fel de costuri eligibile directe.

7. Prin derogare de la articolul II.16.1, costurile indirecte realizate în desfășurarea activității operaționale pot fi eligibile pentru finanțarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile eligibile directe totale. Dacă costul eligibil total depășește suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie redus la nivelul stabilit între părți. Nivelul stabilit al costurilor indirecte trebuie specificat în decizia de finanțare specifică. Dacă decizia de finanțare specifică prevede o finanțare la rata fixă cu privire la costurile indirecte, ele nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile.

8. Ca regulă generală, TVA-ul plătit de organismele publice nu este un cost eligibil în conformitate cu Regulamentul general financiar.

Articolul II.17

Plăți de prefinanțare

1. Una sau mai multe plăți pot fi efectuate ca prefinanțare. Suma totală acumulată a prefinanțării nu va depăși 50% din suma totală de finanțare specificată în decizia de finanțare specifică.

2. Prefinanțarea are ca scop acoperirea cheltuielilor Partenerului legate de activitatea operațională aprobată. Prefinanțarea va fi plătită în termen de 20 de zile de la data primirii solicitării de prefinanțare.

Articolul II.18

Plăți intermediare

1. Plățile intermediare au ca scop rambursarea Partenerului în baza unei declarații detaliate a costurilor suportate, odată ce activitatea a ajuns la un anumit nivel de finalizare. Acestea pot achita total sau parțial orice prefinanțare.

2. În niciun caz plata intermediară nu poate depăși 25 de procente din suma maximă de cofinanțare specificată în articolul 3(5) din decizia de finanțare specifică. O solicitare de plată interimară poate fi înaintată atunci când cel puțin 70 de procente din plata prefinanțării a fost consumată.

3. O solicitare pentru o plată intermediară este admisă doar pentru deciziile de finanțare specifică a căror durată este de minimum 90 de zile. Trebuie să fie înaintată cu cel puțin o lună înainte de data finalizării activității și trebuie să fie însoțită de următoarele documente:

a) un raport intermediar privind implementarea activității;

b) o declarație financiară intermediară a costurilor eligibile suportate efectiv, urmând structura bugetului estimat.

4. Documentele care însoțesc solicitarea de plată sunt întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale deciziei de finanțare specifică, incluzând acolo unde este necesar anexele acestora. Însuși Partenerul certifică faptul că documentele financiare transmise către Frontex respectă prevederile financiare ale deciziei de finanțare specifică, că aceste costuri declarate sunt costurile reale și că toate încasările au fost declarate și că solicitarea de plată este fundamentată de documente justificative corespunzătoare care pot fi verificate.

5. După primirea documentelor menționate în articolul II.19.4, Frontex:

- va aproba raportul intermediar privind implementarea activităților operaționale;

- va solicita Partenerului documentele justificative sau orice informație suplimentară pe care le consideră necesare pentru aprobarea raportului;

- va respinge raportul și va solicita prezentarea unui nou raport.

6. Dacă Frontex nu transmite un răspuns în scris în termen de 20 de zile, se consideră că documentația a fost suficientă. Aprobarea documentelor care însoțesc solicitarea de plată nu implică recunoașterea regularității sau a autenticității, a caracterului complet și corectitudinii declarațiilor și informațiilor pe care acestea le conțin.

7. Solicitările de informații suplimentare sau ale unui nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul are la dispoziție perioada stabilită în decizia de finanțare specifică pentru a transmite informațiile sau noile documente solicitate. Dacă se solicită informații suplimentare, termenul-limită pentru verificare este extins cu perioada necesară obținerii acestor informații. Dacă se respinge un raport și se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare descrisă mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, Frontex își rezervă dreptul de a rezilia finanțarea.

8. Plata intermediară se va efectua în termen de 30 de zile de la primirea solicitării de plată intermediară, fără a ține seama de nicio perioadă de suspendare datorată informațiilor incomplete sau incorecte furnizate de Partener.

Articolul II.19

Plata soldului

1. Plata soldului, care nu poate fi repetată, se efectuează după încheierea activității operaționale în baza costurilor eligibile suportate efectiv pentru desfășurarea activității operaționale. Poate lua forma unui ordin de recuperare, dacă plățile anterioare depășesc suma finanțării totale stabilite în conformitate cu decizia de finanțare specifică.

2. Pentru plata soldului, următoarele rapoarte și documente sunt trimise în termen de 75 de zile de la încheierea activității:

- solicitare pentru plata finală;

- raportul privind implementarea activității operaționale elaborat din punctul de vedere al Partenerului;

- declarația financiară finală a costurilor eligibile efective, urmând structura bugetului estimat;

- dacă este solicitat de prevederile deciziei de finanțare specifică privind plata soldului, un certificat privind declarațiile financiare ale activității și conturile aferente, întocmite de un funcționar competent și independent. Certificatul va atesta, în conformitate cu standardele internaționale de contabilitate recunoscute, că costurile declarate de Partener în declarațiile financiare pe care se bazează solicitarea de plată sunt reale, înregistrate corect și că toate încasările au fost declarate conform deciziei de finanțare specifică.

3. Documentele care însoțesc solicitarea de plată sunt întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale deciziei de finanțare specifică, incluzând anexele, acolo unde este necesar. Însuși Partenerul certifică faptul că documentele financiare transmise către Frontex sunt în conformitate cu prevederile financiare ale deciziei de finanțare specifică, că costurile declarate sunt costurile reale și că toate încasările au fost declarate și că solicitarea de plată este fundamentată de documente justificative adecvate care pot fi verificate.

4. La primirea documentelor menționate în articolul II.19.2, Frontex:

- aprobă raportul final privind implementarea activităților operaționale;

- solicită Partenerului documente justificative sau orice informație suplimentară considerată necesară pentru aprobarea raportului;

- respinge raportul și solicită înaintarea unui nou raport.

5. Dacă Frontex nu transmite un răspuns în scris în termen de 45 de zile, documentația se consideră a fi suficientă. Aprobarea documentelor care însoțesc solicitarea de plată nu implică recunoașterea regularității sau a autenticității, a deplinătății și corectitudinii declarațiilor și informațiilor pe care le conțin.

6. Solicitările pentru informațiile suplimentare sau pentru un nou raport sunt notificate în scris Partenerului. Partenerul are la dispoziție perioada menționată în decizia de finanțare specifică pentru a transmite informațiile sau noile documente solicitate. Dacă se solicită informații suplimentare, termenul-limită pentru verificare este extins cu perioada necesară obținerii acestor informații. Dacă un raport este respins și se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare descrisă mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, Frontex își rezervă dreptul de a rezilia finanțarea.

7. Soldul finanțării va fi stabilit de Frontex în conformitate cu articolul II.21. Plata soldului se realizează în 60 de zile de la data primirii solicitării de plată finală, fără a ține seama de nicio perioadă de suspendare datorată informațiilor incomplete sau incorecte furnizate de Partener.

Articolul II.20

Prevederi generale privind plățile

1. Plățile se efectuează de către Frontex în euro. Partenerul trimite solicitările de plată, inclusiv declarațiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Partener la rata lunară stabilită de Comisie și publicată pe site-ul web al acesteia din ziua realizării costului*10).

_________

*10) În conformitate cu standardele contabile efective, data la care costul a fost efectuat înseamnă data emiterii documentului justificativ (factura sau orice alt document echivalent).

2. Plățile făcute de Frontex sunt considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul Frontex.

3. Frontex poate suspenda oricând perioada pentru plata indicată în decizia de finanțare specifică, notificându-i Partenerului că solicitarea de plată a acestuia nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este conformă cu prevederile deciziei, fie pentru că trebuie prezentate documentele justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declarația financiară nu sunt eligibile și se realizează verificări suplimentare.

4. Frontex poate, de asemenea, să își suspende plățile oricând, dacă se constată sau se presupune că Partenerul a încălcat prevederile acordului-cadru și ale deciziei de finanțare specifică, în special în urma controalelor și a auditurilor prevăzute în articolul II.23.

5. Frontex informează Partenerul despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare sau printr-un e-mail.

6. Suspendarea intră în vigoare la data transmiterii avizului (scrisoare sau e-mail) de către Frontex. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate, sau la finalul perioadei de suspendare notificate de Frontex.

7. Partenerul are la dispoziție 60 de zile de la data notificării de către Frontex a sumei finale de finanțare ce stabilește suma de plată a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicării datei de primire a plății soldului, solicită informații în scris privind stabilirea finanțării finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această perioadă, astfel de solicitări nu vor mai fi luate în considerare. Frontex se angajează să răspundă în scris, într-o perioadă de 60 de zile după data primirii solicitării de informații, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Partenerului de a contesta decizia luată de Frontex. În conformitate cu legislația Uniunii în acest domeniu, astfel de contestații trebuie să fie depuse în termen de 60 de zile după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, de la data la care solicitantul a aflat despre decizie.

Articolul II.21

Determinarea finanțării finale

1. Fără a aduce prejudiciu informațiilor obținute ulterior în conformitate cu articolul II.23, Frontex adoptă suma plății finale care urmează a fi acordată Partenerului pe baza documentelor menționate la articolul II.19, pe care le-a aprobat.

2. Suma totală plătită de către Frontex Partenerului nu poate depăși, sub nicio formă, suma maximă a finanțării stabilită în decizia de finanțare specifică, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate depășesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat la decizia de finanțare specifică.

3. Dacă aceste costuri eligibile efective realizate la finalul activității operaționale sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuția Frontex se limitează la suma obținută prin aplicarea procentajului specificat în articolul 3(5) din decizia de finanțare specifică la costurile eligibile efective realizate aprobate de Frontex.

4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul că finanțarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările și cheltuielile activității operaționale și că, fără a prejudicia cazurile specificate în articolul 125(4) al Regulamentului financiar general, aceasta nu poate produce profit.

Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de către Partener. În scopul acestui articol, sunt luate în considerare doar costurile eligibile efective ale activității operaționale sau ale bugetului de operare, care se încadrează în categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanțare specifică.

Orice surplus determinat în acest fel duce la o reducere corespunzătoare a sumei de finanțare.

În cazul în care suma totală a plăților deja efectuate depășește suma finanțării finale, Frontex emite un ordin de recuperare pentru surplus.

Articolul II.22

Recuperarea

1. Dacă orice sumă este plătită în mod necorespunzător Partenerului sau dacă recuperarea este justificată în baza deciziei de finanțare specifică, Partenerul se angajează să returneze către Frontex suma respectivă în condițiile și la orice dată pe care o specifică.

2. Dacă Partenerul nu returnează suma până la data scadentă, suma datorată are dobânda la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operațiunilor sale principale de refinanțare, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu trei procente și jumătate. Dobânda se plătește pentru perioada scursă de la data ulterioară expirării termenului de plată până în ziua plătii. Orice plată parțială acoperă mai întâi dobânda.

3. Sumele care vor fi returnate către Frontex pot fi compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, după informarea acestuia în mod corespunzător. Nu este necesar consimțământul în prealabil al Partenerului. Acest fapt nu afectează opțiunea părților de a stabili plata în rate.

4. Taxele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate către Frontex sunt suportate în întregime de Partener.

Articolul II.23

Controale și audituri

1. Partenerul se angajează să furnizeze orice informații detaliate cerute de Frontex sau de orice alt organism din afară autorizat de Frontex pentru a verifica dacă activitățile operaționale și prevederile acordului-cadru și ale deciziei de finanțare specifică sunt implementate în mod corespunzător.

2. Partenerul păstrează la dispoziția Frontex toate documentele originale, în special înregistrările contabile și fiscale, sau, în cazurile excepționale și justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor originale legate de decizia de finanțare specifică pe o perioadă de 3 sau 5 ani, în conformitate cu articolul 136 al Regulamentului general financiar, de la data plății soldului pentru activitatea operațională corespunzătoare.

3. Partenerul este de acord ca Frontex să poată efectua un audit al modului de utilizare a finanțării acordate, fie efectuat direct de personalul propriu al Frontex, fie de orice alt organism din afară autorizat să procedeze astfel în numele Frontex. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a lungul perioadei de implementare a deciziei de finanțare specifică până la plata soldurilor acestora și pe o perioadă de 5 ani de la data plății soldului pentru activitățile operaționale corespunzătoare. Atunci când este adecvat, constatările auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de Frontex.

4. Partenerul se angajează să permită personalului Frontex și personalului extern autorizat de Frontex dreptul corespunzător de acces la locurile și sediile în care se desfășoară activitățile operaționale și la toate informațiile, inclusiv la informațiile în format electronic, necesare pentru efectuarea unor astfel de audituri.

5. În temeiul

Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96

al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor abateri, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 292 din 15 noiembrie 1996 și al

Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999

al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 136 din 31 mai 1999, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate organiza, de asemenea, controale și inspecții la fața locului, în conformitate cu procedurile stipulate de legislația Uniunii pentru protecția intereselor financiare ale Uniunii Europene împotriva fraudelor și altor nereguli. Unde este necesar, constatările inspecției pot duce la decizii de recuperare adoptate de către Frontex.

6. Curtea Europeană de Conturi are aceleași drepturi ca și Frontex, în special drept de acces, în ceea ce privește controalele și auditurile.

Semnături

Pentru Partener,

Radu Stroe,

ministrul afacerilor interne

Semnătura

Pentru Frontex,

Ilkka Laitinen,

director executiv

Semnătura

Semnat la 10 octombrie 2013 la București.

Semnat la 18 octombrie 2013 la Varșovia.

În două exemplare, în limba engleză.