Regulamentul nr. 9/2015

Prezentul regulament are ca obiect reglementarea modului de soluționare a petițiilor de către entitățile reglementate și supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară în baza

Legii nr. 297/2004

privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare

Legea nr. 297/2004 , și a

Legii nr. 74/2015

privind administratorii de fonduri de investiții alternative, denumită în continuare

Legea nr. 74/2015 .

Prezentul regulament pune în aplicare prevederile Ghidului privind tratarea plângerilor în sectorul valorilor mobiliare (ESMA) și în sectorul bancar (EBA).

În înțelesul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a)

entități - participanții pe piețele financiare care furnizează serviciile de investiții autorizate în baza

Legii nr. 297/2004

și a

Legii nr. 74/2015 , după cum urmează:

(i)

societățile de servicii de investiții financiare, denumite în continuare S.S.I.F., astfel cum sunt definite la

art. 6 din Legea nr. 297/2004 ;

(ii)

instituțiile de credit autorizate de Banca Națională a României, care prestează serviciile și activitățile de investiții prevăzute la

art. 5 din Legea nr. 297/2004 ;

(iii)

societățile de administrare a investițiilor, denumite în continuare S.A.I., astfel cum sunt definite la

art. 4 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 32/2012

privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare și societățile de administrare a investițiilor, precum și pentru modificarea și completarea

Legii nr. 297/2004

privind piața de capital, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 10/2015 ;

(iv)

administratorii externi ai fondurilor de investiții alternative, denumiți în continuare A.F.I.A. externi, alții decât S.A.I., astfel cum sunt definiți la

art. 3 pct. 3 din Legea nr. 74/2015 ;

(v)

consultanții de investiții, astfel cum sunt definiți la

art. 35 alin. (1) și (2) din Legea nr. 297/2004 ;

b)

petiție - cererea, reclamația sau sesizarea prin care se aduc la cunoștința entității fapte de natură a aduce atingere drepturilor sau intereselor petentului, formulată în scris și depusă la sediul entității, la sediile secundare ale acesteia ori la sediile distribuitorilor, după caz, transmisă prin poștă sau poșta electronică ori prin sistem on-line, prin intermediul căreia un petent sau împuterniciții legali ai acestuia, care acționează exclusiv în numele petentului și fără un interes comercial propriu, își exprimă nemulțumirea cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza

Legii nr. 297/2004 , la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv (O.P.C.) sau la informațiile furnizate de entitate în urma solicitărilor de informații primite de la petenți;

c)

petent - persoană fizică sau juridică, client/investitor al entității, care depune o petiție către o entitate cu privire la serviciul și activitatea de investiții prestate în baza

Legii nr. 297/2004

ori la prestarea serviciului de administrare a portofoliului de plasament colectiv al organismului de plasament colectiv în valori mobiliare/fondului de investiții alternativ (O.P.C.V.M./F.I.A.);

d)

petiție soluționată favorabil - petiția în legătură cu care au fost dispuse măsuri pentru remedierea situațiilor sesizate;

e)

petiție soluționată nefavorabil - petiția în legătură cu care nu au fost dispuse niciun fel de măsuri.

În vederea soluționării corespunzătoare și în termenul legal a petițiilor care le sunt adresate, entitățile au următoarele obligații:

a)

să dețină proceduri scrise în vederea administrării responsabile și prompte a petițiilor, să păstreze o evidență a înregistrării fiecărei petiții, precum și a măsurilor luate pentru soluționarea acestora. Procedurile trebuie să respecte prevederile prezentului regulament, să conțină informații privind modalitățile de soluționare pe cale amiabilă a litigiilor și să fie făcute disponibile personalului relevant al entității prin utilizarea unor canale interne adecvate. Procedurile sunt aprobate de conducerea entității care este responsabil/(ă) pentru punerea lor în aplicare și monitorizarea respectării acestora;

b)

să furnizeze petentului, la cerere sau la primirea unei petiții, informații scrise privind procesul intern de soluționare a petițiilor;

c)

să facă accesibile publicului la sediul propriu și pe website-ul lor, în mod permanent, procedurile de soluționare a petițiilor, datele de contact necesare în cazul solicitării de informații cu privire la stadiul soluționării petițiilor, precum și modalitățile de soluționare alternativă a litigiilor prevăzute de dispozițiile legale în vigoare;

d)

să dețină și să mențină la sediul social/central un registru unic de petiții în format electronic securizat, pe an calendaristic, cu reînceperea numerotării de la 01 la fiecare început de an, în care să înregistreze cronologic, în ordinea primirii, toate petițiile, inclusiv pe cele primite la sucursale/agenții, indiferent de modalitatea de primire a acestora: prin registratură, prin poștă electronică, prin sistemul on-line. Registrul unic de petiții în format electronic va fi securizat prin implementarea unui mecanism care să garanteze nerepudierea înscrisurilor și va cuprinde în mod obligatoriu cel puțin următoarele informații:

(i)

numărul petiției;

(ii)

data petiției;

(iii)

identitatea petentului, inclusiv adresa, numărul de telefon, e-mail și serviciul/activitatea prestat(ă) la care se referă;

(iv)

numele, prenumele și funcția persoanelor din cadrul entității la adresa cărora s-a formulat petiția sau cărora petentul li s-a adresat pentru prestarea serviciului/activității respectiv(e);

(v)

obiectul petiției;

(vi)

stadiul petiției;

(vii)

data și modul de soluționare a petiției;

(viii)

motivul pentru care petiția nu a fost soluționată favorabil (dacă este cazul);

(ix)

prejudiciul invocat de petent (dacă este cazul);

(x)

observații;

e)

reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcția de conformitate care își desfășoară activitatea într-un sediu secundar al entității are obligația de a transmite lunar, în copie, la sediul social/central, petițiile primite și de a solicita înregistrarea acestora în Registrul unic de petiții;

f)

să răspundă la fiecare petiție primită de la petenți într-un limbaj simplu și ușor de înțeles, în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării acesteia, indiferent dacă soluția este favorabilă sau nefavorabilă. În situația în care aspectele sesizate prin petiție necesită o cercetare mai amănunțită, entitatea trebuie să informeze petentul cu privire la cauzele întârzierii și să precizeze termenul în care va fi soluționată petiția care nu poate depăși cu mai mult de 15 zile termenul de 30 de zile de la înregistrarea petiției.

Informațiile furnizate conform

alin. (1) lit. b)

și

c)

trebuie să fie clare și actuale și să conțină detalii privind:

a)

modalitatea de transmitere a petițiilor (tipul de informații pe care trebuie să le furnizeze petentul, precum calitatea în care formulează petiția, interesul în cauză etc.), identitatea și datele de contact ale persoanei/persoanelor către care trebuie să fie transmise petițiile, precum adresa de e-mail, numărul de telefon etc.;

b)

procesul ce va fi urmat în vederea administrării petiției (informații privind termenul de soluționare a petiției, posibilitatea adresării către o autoritate competentă sau utilizării unui mecanism de soluționare a litigiilor etc.);

c)

informarea petentului cu privire la stadiul de soluționare a petițiilor.

Toate înregistrările în Registrul unic de petiții dintr-un an calendaristic și totalul centralizat al acestora se vor păstra de către entități pentru o perioadă de 5 ani de la momentul depunerii petiției inițiale.

În scopul apărării drepturilor investitorilor, Autoritatea de Supraveghere Financiară verifică modul de aplicare și de respectare a prevederilor prezentului regulament și poate verifica modul de soluționare a petițiilor de către entități. În acest scop, entitățile au obligația de a transmite trimestrial Autorității de Supraveghere Financiară o copie în format electronic a Registrului unic de petiții întocmit conform modelului prevăzut în

anexa nr. 1 .

Raportarea prevăzută la

alin. (1)

se transmite până în ultima zi a lunii următoare trimestrului pentru care se face raportarea, atât în format electronic, prin încărcarea datelor în aplicația de raportări electronice, cât și în scris, și este semnată de conducerea entității/conducătorii structurilor organizatorice aferente operațiunilor pe piața de capital din cadrul instituțiilor de credit și de reprezentantul compartimentului de control intern/responsabilul cu funcția de conformitate.

În aplicarea prevederilor

alin. (1)

entitățile au obligația de a transmite, pentru fiecare solicitare primită de la Autoritatea de Supraveghere Financiară în legătură cu modalitatea de soluționare a unei petiții, în termen de maximum 5 zile de la primirea solicitării sau în termenul precizat în mod expres în aceasta, o notă de fundamentare, precum și toate informațiile și documentele avute la dispoziție, pentru verificarea modalității de soluționare a respectivei petiții.

În cazul în care, din analiza documentației prevăzute la

alin. (3)

transmise Autorității de Supraveghere Financiară, rezultă că prin soluția adoptată sunt încălcate drepturile petenților, Autoritatea de Supraveghere Financiară comunică entităților în cauză punctul său de vedere privind soluționarea aspectelor semnalate în petiții și dispune reanalizarea, în regim de urgență, în conformitate cu dispozițiile legale, a soluției comunicate petentului.

Pentru asigurarea transparenței modului de înregistrare și soluționare a petițiilor, entitățile au obligația de a transmite Autorității de Supraveghere Financiară rapoartele prevăzute în

anexele nr. 2

și

3 .

Raportul prevăzut în

anexa nr. 2

conține informații cu privire la situația generală a petițiilor, după cum urmează:

a)

numărul total de petiții înregistrate pe lună și pe an;

b)

numărul total de petiții soluționate favorabil pe lună și pe an;

c)

numărul total de petiții soluționate nefavorabil pe lună și pe an;

d)

numărul de petiții în curs de soluționare pe lună și pe an.

Rapoartele prevăzute la

alin. (1)

vor fi transmise, în format Excel, semnate electronic cu semnătură electronică extinsă validă, pe adresa de e-mail: raportariESMAarticol9@asfromania.ro

Macheta standard în format Excel a rapoartelor prevăzute la

alin. (1)

poate fi descărcată de pe site-ul Autorității de Supraveghere Financiară (www.asfromania.ro), secțiunea Supraveghere/Piață de capital/Raportări ReSE 3.

Rapoartele menționate la

alin. (1)

vor fi transmise Autorității de Supraveghere Financiară trimestrial și anual, până în ultima zi a lunii următoare trimestrului, respectiv anului pentru care se face raportarea.

Entitățile au obligația de punere în aplicare a prevederilor prezentului regulament în termen de maximum 60 de zile de la intrarea sa în vigoare.

Ulterior termenului prevăzut la

alin. (1) , entitățile au obligația de a actualiza și de a transmite Autorității de Supraveghere Financiară trimestrial și anual informațiile cuprinse în rapoartele prevăzute la

art. 7 alin. (1) , până în ultima zi a lunii următoare trimestrului, respectiv anului pentru care se face raportarea.

Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării acestuia.

La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă:

a)

art. 77 și pct. 25 și 26 din anexa nr. 10 la

Regulamentul nr. 32/2006

privind serviciile de investiții financiare, aprobat prin

Ordinul Comisiei Naționale a Valorilor Mobiliare nr. 121/2006 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 103 și 103 bis din 12 februarie 2007, cu modificările și completările ulterioare;

b)

art. 42 din Regulamentul Autorității de Supraveghere Financiară nr. 9/2014

privind autorizarea și funcționarea societăților de administrare a investițiilor, a organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare și a depozitarilor organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 436 din 16 iunie 2014;

c)

Instrucțiunea nr. 7/2012

privind transmiterea de rapoarte referitoare la reclamațiile primite de la clienți și stadiul rezolvării acestora, aprobată prin

Ordinul Comisiei Naționale a Valorilor Mobiliare nr. 143/2012 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1 din 3 ianuarie 2013.