Procedura din 11 aprilie 2023
pentru înregistrarea audio-video a probelor de concurs ale proiectului-pilot al concursului de ocupare a unor funcții publice vacante, accesul la înregistrarea probelor de concurs și stocarea înregistrării
prezumat în vigoare
ORDINUL nr. 351 din 11 aprilie 2023 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 332 din 20 aprilie 2023.
Aprobate prin
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Prezenta procedură și condițiile tehnice pentru înregistrarea audio-video a probelor de concurs ale proiectului-pilot al concursului de ocupare a unor funcții publice vacante, accesul la înregistrarea probelor de concurs și stocarea înregistrării au scopul de a asigura o reglementare unitară aplicabilă activității de înregistrare audio-video a probelor de concurs ale proiectului-pilot al concursului de ocupare a unor funcții publice vacante, prevăzut la
art. 619 alin. (1)
și
(2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ,
cu modificările și completările ulterioare, precum și accesului la înregistrarea probelor de concurs și stocării înregistrării.
Articolul 2
Prezenta procedură se aplică:
a)
Agenției Naționale a Funcționarilor Publici, în organizarea și desfășurarea etapei de recrutare a proiectului-pilot al concursului de ocupare a unor funcții publice vacante, denumit în continuare proiect-pilot;
b)
autorităților și instituțiilor publice, în organizarea și desfășurarea etapei de selecție a proiectului-pilot;
c)
candidaților la etapa de recrutare și la etapa de selecție ale proiectului-pilot;
d)
membrilor comisiilor de concurs prevăzute la
art. 13 alin. (1)
și
art. 63 alin. (1)
și
(2) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
e)
membrilor comisiei de concurs pentru înalții funcționari publici;
f)
membrilor comisiilor de soluționare a contestațiilor prevăzute la
art. 13 alin. (1)
și
art. 63 alin. (2) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
g)
reprezentanților centrului de evaluare, definit conform prevederilor
art. 2 lit. e) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
h)
reprezentanților centrului de testare, definit conform prevederilor
art. 2 lit. f) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
i)
secretarilor comisiilor de concurs și ai comisiilor de soluționare a contestațiilor prevăzute la
art. 13 alin. (3)
și
art. 63 alin. (1)
și
(2) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
j)
experților care gestionează probele suplimentare;
k)
persoanelor responsabile cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video, desemnate în condițiile prevăzute de
art. 113 alin. (5) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare.
Articolul 3
În sensul prezentei proceduri, se definesc următorii termeni:
a)
sală supravegheată audio-video - sala în care se desfășoară activități aferente probelor de concurs în etapa de recrutare a proiectului-pilot, în centrul de evaluare și centrul de testare, precum și în etapa de selecție a proiectului-pilot;
b)
sistem de supraveghere audio-video - ansamblu tehnologic care cuprinde: calculator, cameră de supraveghere audio-video, microfon și program de captură audio-video sau sisteme centralizate de supraveghere audio-video formate din camere de supraveghere, rețea IP/CATV cu circuit închis și server de înregistrare/unitate de înregistrare, care asigură înregistrarea audio-video a activităților aferente probelor de concurs în etapa de recrutare și etapa de selecție ale proiectului-pilot, desfășurate în sălile supravegheate audio-video;
c)
suport extern - suport de stocare pe mediu extern sistemului de supraveghere audio-video, de capacitate mare, cum ar fi DVD, memory stick, memorie flash, HDD extern și alte modalități care permit stocarea și depozitarea în condiții de siguranță și pe timp îndelungat a datelor transferate pe acesta și care, după inscripționarea cu înregistrările realizate de sistemul de supraveghere audio-video, sunt păstrate o perioadă de minimum un an și maximum un an și trei luni împreună cu documentele referitoare la organizarea probelor de concurs în etapa de recrutare și etapa de selecție ale proiectului-pilot;
d)
securitatea sistemului - reprezintă securitatea fizică a tuturor componentelor sistemului și integritatea acestuia, adică protecția împotriva interferențelor intenționate și neintenționate în funcționarea sa obișnuită și reziliența față de acestea, precum și controlul accesului;
e)
securitatea datelor - reprezintă confidențialitatea datelor care sunt accesibile doar persoanelor cărora li s-a acordat acces, integritatea reprezentând prevenirea pierderilor de date sau a manipulării datelor și disponibilitatea datelor care pot fi accesate atunci când este necesar;
f)
securitatea fizică - reprezintă o parte esențială a protecției datelor și prima linie de apărare, deoarece protejează echipamentele de furt, vandalism, catastrofe naturale, catastrofe provocate de om și daune accidentale. În cazul sistemelor de tip analog, securitatea fizică are rol principal în protecția lor;
g)
securitatea sistemului și a datelor - reprezintă protecția împotriva interferențelor intenționate și neintenționate în funcționarea sa obișnuită și poate include:
1.
protecția întregii infrastructuri (inclusiv camerele de la distanță, cablarea și alimentarea cu energie electrică) împotriva manipulării fizice frauduloase și a furtului fizic;
2.
protecția transmiterii înregistrărilor împotriva interceptării prin canale de comunicare sigure;
3.
criptarea datelor cu asigurarea decriptării ulterioare;
4.
utilizarea de soluții bazate pe hardware și software, cum ar fi sisteme firewall, antivirus sau de detectare a intruziunilor împotriva atacurilor cibernetice;
5.
detectarea disfuncționalităților la nivel de componente, software și interconectări;
6.
mijloace de restabilire a disponibilității și a accesului la sistem în cazul unui incident fizic sau tehnic;
h)
controlul accesului - înseamnă că numai persoanele autorizate pot accesa sistemul și datele. Măsurile care sprijină controlul accesului fizic și logistic cuprind:
1.
garantarea faptului că toate spațiile în care se realizează monitorizarea prin supraveghere video și în care sunt stocate înregistrările video sunt asigurate împotriva accesului nesupravegheat al terților;
2.
poziționarea monitoarelor astfel încât numai operatorii autorizați să le poată vizualiza;
3.
definirea și aplicarea de proceduri de acordare, schimbare și revocare a accesului fizic și logistic;
4.
punerea în aplicare de metode și mijloace de autentificare și autorizare a utilizatorilor, inclusiv lungimea parolelor și frecvența schimbării acestora;
5.
înregistrarea acțiunilor efectuate de utilizatori în registrul de acces la înregistrările audio-video și analiza periodică a acestora;
6.
monitorizarea și detectarea tentativelor nereușite de acces care se desfășoară permanent, punctele slabe fiind identificate cât mai curând;
i)
persoana responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video - persoana desemnată în condițiile prevăzute la
art. 113 alin. (5) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare, în vederea verificării și monitorizării procesului de înregistrare a probelor de concurs audio-video din cadrul proiectului-pilot.
Articolul 4
Probele de concurs din etapa de recrutare a proiectului-pilot, cu excepția probei de verificare a eligibilității candidaților, se înregistrează audio-video.
În situația în care autoritatea sau instituția publică organizatoare a etapei de selecție a proiectului-pilot înregistrează desfășurarea probelor de concurs, inclusiv a probelor suplimentare, cu excepția probei de verificare a eligibilității candidaților, aceasta are obligația de a aplica în mod corespunzător prevederile prezentului ordin, în conformitate cu
art. 113 alin. (2)-(4)
și
alin. (6)-(10) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare.
Președintele Agenției Naționale a Funcționarilor Publici, respectiv conducătorul autorității sau instituției publice organizatoare a etapei de selecție a proiectului-pilot, desemnează o persoană din cadrul acesteia responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video în sala/sălile de concurs.
Articolul 5
Înregistrarea audio-video se realizează în temeiul prevederilor
art. 113 din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare, și art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul (UE) 2016/679.
Candidații sunt informați despre prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile art. 12-14 din Regulamentul (UE) 2016/679, cu privire la următoarele:
a)
identitatea și datele de contact ale operatorului, respectiv Agenția Națională a Funcționarilor Publici, pentru etapa de recrutare a proiectului-pilot, și autoritățile și instituțiile publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot;
b)
scopul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, respectiv organizarea și desfășurarea proiectului-pilot al concursului de ocupare a unor funcții publice vacante, conform
anexei nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
c)
tipul de date care vor fi colectate și utilizate, respectiv datele cu caracter personal care se regăsesc în documentele prevăzute la
art. 28 alin. (2)
și
, precum și cele de la
art. 81 alin. (2) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare;
d)
destinatarii categoriilor de date, respectiv membrii comisiei de concurs și ai comisiei de soluționare a contestațiilor, secretarii comisiei de concurs și ai comisiei de soluționare a contestațiilor, experții care gestionează probele suplimentare, reprezentanții centrului de testare și ai centrului de evaluare, precum și persoana desemnată ca fiind responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video care prelucrează date cu caracter personal pentru Agenția Națională a Funcționarilor Publici în etapa de recrutare a proiectului-pilot și pentru autoritățile și instituțiile publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot în calitate de operatori definiți conform prevederilor art. 2 din prezenta anexă;
e)
termenul minim de stocare a datelor cu caracter personal este de un an de la data afișării rezultatelor finale ale etapei de recrutare a proiectului-pilot de către Agenția Națională a Funcționarilor Publici, respectiv ale etapei de selecție a proiectului-pilot de către instituția sau autoritatea publică organizatoare, iar termenul maxim de stocare a datelor cu caracter personal este de un an și trei luni de la data afișării rezultatelor finale ale etapei de recrutare și etapei de selecție ale proiectului-pilot;
f)
modalitatea de contestare a eventualelor nereguli se realizează prin efectuarea unei plângeri la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
(3)
Termenul minim de stocare a datelor cu caracter personal este de un an de la data afișării rezultatelor finale ale etapei de recrutare a proiectului-pilot de către Agenția Națională a Funcționarilor Publici, respectiv ale etapei de selecție a proiectului-pilot de către instituția sau autoritatea publică organizatoare, iar termenul maxim de stocare a datelor cu caracter personal este de un an și trei luni de la data afișării rezultatelor finale ale etapei de recrutare și etapei de selecție ale proiectului-pilot.
Informarea candidaților cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prevăzute la
alin. (2)
se publică pe pagina de internet a Agenției Naționale a Funcționarilor Publici, precum și pe pagina de internet a autorităților și instituțiilor publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot.
Capitolul II Descrierea procedurii și a condițiilor tehnice
pentru înregistrarea audio-video a probelor de concurs ale proiectului-pilot, accesul la înregistrarea probelor
de concurs și stocarea înregistrării
Articolul 6
Membrii comisiei de concurs și ai comisiei de soluționare a contestațiilor, membrii comisiei de concurs pentru înalții funcționari publici și ai comisiei de soluționare a contestațiilor pentru înalții funcționari publici, secretarii comisiei de concurs, secretarii comisiei de soluționare a contestațiilor, experții care gestionează probele suplimentare, reprezentanții centrului de testare și ai centrului de evaluare, precum și persoana desemnată ca fiind responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video, care prelucrează date cu caracter personal pentru Agenția Națională a Funcționarilor Publici în calitate de operator, definiți conform prevederilor
art. 2 din prezenta anexă , au calitatea de persoane care acționează sub autoritatea operatorului, în conformitate cu prevederile art. 29 din Regulamentul (UE) 2016/679.
Membrii comisiei de concurs, membrii comisiei de soluționare a contestațiilor, secretarii comisiei de concurs și ai comisiei de soluționare a contestațiilor, experții care gestionează probele suplimentare, precum și persoana desemnată ca fiind responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video, care prelucrează date cu caracter personal pentru autoritățile și instituțiile publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot în calitate de operatori, definiți conform prevederilor
art. 2 din prezenta anexă , au calitatea de persoane care acționează sub autoritatea operatorului, în conformitate cu prevederile art. 29 din Regulamentul (UE) 2016/679.
Articolul 7
Sălile în care se desfășoară probele de concurs în etapa de recrutare a proiectului-pilot în centrul de testare și centrul de evaluare, precum și în etapa de selecție a proiectului-pilot trebuie să fie dotate cu un sistem de supraveghere audio-video funcțional și echipate cu logistica necesară desfășurării în bune condiții a probelor de concurs.
Articolul 8
Măsurile organizatorice și tehnice puse în aplicare în conformitate cu prevederile art. 24 și 32 din Regulamentul (UE) 2016/679 sunt proporționale cu riscurile la adresa drepturilor și libertăților persoanelor fizice care sunt generate, în mod accidental sau ilegal, din distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele obținute prin supraveghere audio-video.
În desfășurarea activității de supraveghere audio-video a probelor de concurs din proiectul-pilot, Agenția Națională a Funcționarilor Publici, în organizarea etapei de recrutare a proiectului-pilot, și autoritățile și instituțiile publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot au următoarele obligații:
a)
să asigure informarea persoanelor vizate, în conformitate cu prevederile art. 12-14 din Regulamentul (UE) 2016/679, și să asigure respectarea drepturilor de care beneficiază persoanele vizate, în conformitate cu prevederile art. 12-22 din Regulamentul (UE) 2016/679, prin postarea unui mesaj de informare referitor la faptul că există amplasat un sistem de supraveghere audio-video în interiorul centrului de testare, al centrului de evaluare la sălile unde se desfășoară concursul;
b)
să ia măsurile necesare pentru a asigura securitatea prelucrării datelor cu caracter personal;
c)
să asigure confidențialitatea prelucrării datelor;
d)
să ia măsurile organizatorice necesare și să asigure suportul tehnic adecvat pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, în special dacă prelucrarea respectivă comportă transmisii de date în cadrul unei/unor rețele, precum și împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală a acestor date.
Poziționarea mesajului de informare este realizată într-un loc vizibil, astfel încât persoana vizată să poată recunoaște cu ușurință circumstanțele supravegherii audio-video înainte de a intra în zona respectivă. Informațiile afișate pot fi furnizate în combinație cu o pictogramă pentru a oferi într-un mod ușor vizibil, inteligibil și clar lizibil o imagine de ansamblu semnificativă asupra prelucrării avute în vedere.
Modalitatea prin care se realizează informarea se poate efectua prin afișare la intrarea în centrele de testare, în centrele de evaluare, în fiecare sală supravegheată audio-video, dar și prin alte modalități, cum ar fi postarea pe site-ul Agenției Naționale a Funcționarilor Publici și pe site-urile autorităților și instituțiilor publice organizatoare ale etapei de selecție a proiectului-pilot a următorului text:
ACEST CENTRU/ACEASTĂ SALĂ ESTE PREVĂZUT/Ă CU SISTEM DE SUPRAVEGHERE AUDIO-VIDEO pentru asigurarea corectitudinii desfășurării concursului.
Datele cu caracter personal sunt prelucrate de către Agenția Națională a Funcționarilor Publici în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016. Datele nu vor fi dezvăluite către terți, cu excepția organelor abilitate, conform legii.
Articolul 9
Sistemul de supraveghere audio-video trebuie să fie funcțional înainte de proba de concurs, iar verificarea acestuia trebuie realizată cel mai târziu cu o zi lucrătoare înainte de începerea probei de concurs.
Sistemul de supraveghere audio-video trebuie să dispună de un spațiu de stocare liber care să permită înregistrarea audio-video pe tot parcursul desfășurării activității din sală, începând cu realizarea apelului nominal al candidaților. Sistemul de supraveghere audio-video trebuie să ofere posibilitatea de vizualizare a datelor salvate și exportul datelor salvate, pe suport extern, prin mai multe metode de export.
Parametrii de calitate ai înregistrărilor realizate de sistemul de supraveghere audio-video se setează astfel încât, la redarea înregistrărilor, toate persoanele din sala supravegheată audio-video să poată fi identificate vizual, iar calitatea sunetului înregistrat să fie de acuratețe înaltă.
Data și ora calculatoarelor, respectiv ale serverelor/unităților de înregistrare din sistemul de supraveghere audio-video trebuie să fie sincronizate cu un protocol de tip NTP (Network Time Protocol).
Orice problemă referitoare la funcționarea sistemului de supraveghere audio-video se anunță persoanei responsabile cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video și membrilor comisiei de concurs și trebuie rezolvată în cel mai scurt timp posibil.
Camerele sistemului de supraveghere audio-video trebuie instalate astfel încât:
a)
să asigure vizibilitatea tuturor persoanelor din interior, iar aceasta să nu poată fi obturată printr-o anumită poziționare a unor persoane sau obiecte;
b)
să surprindă, cel puțin frontal, toți candidații în timpul susținerii probei de concurs, precum și toate acțiunile și dialogurile persoanelor aflate în sală;
c)
să surprindă monitoarele calculatoarelor folosite de candidați în timpul probei de concurs.
Sistemul de supraveghere audio-video este scos din funcțiune de către persoana responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video numai după ce toate activitățile din sala supravegheată audio-video s-au finalizat și toți membrii au părăsit sala.
Articolul 10
Persoana responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video verifică periodic, în timpul desfășurării probelor de concurs, dacă sistemul funcționează și înregistrează în mod corespunzător.
După terminarea probelor de concurs, persoana responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video inscripționează, pe suport extern, înregistrările din ziua respectivă și are obligația predării acestora, pe baza unui document de predare-primire, secretarului comisiei de concurs.
În scopul arhivării și identificării facile a înregistrărilor stocate pe suporturi externe se notează următoarele informații: centrul de testare, respectiv centrul de evaluare în care s-a susținut proba concursului, data și intervalul orar, numărul de identificare a camerelor din sistemul de supraveghere audio-video pentru care există înregistrări stocate pe respectivul suport extern. Înregistrările care au fost copiate pe suporturi externe se șterg din sistemul de supraveghere audio-video după ce s-a verificat în prealabil dacă procesul de transfer pe suporturile externe s-a desfășurat în totalitate, fără erori, iar fișierele cu imagini și sunet stocate pe acestea pot fi redate. Înregistrările copiate pe suporturi externe se stochează, în condiții de securitate deplină, cu respectarea termenului prevăzut la
art. 5 alin. (3) .
Membrii comisiei de concurs, membrii comisiei de soluționare a contestațiilor, secretarul comisiei de concurs și al comisiei de soluționare a contestațiilor, experții care gestionează probele suplimentare, precum și persoana desemnată ca fiind responsabilă cu derularea și monitorizarea procesului de supraveghere audio-video au obligația respectării datelor cu caracter personal gestionate în cadrul concursului, conform prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679.
Articolul 11
Membrii comisiei de concurs desemnați de președintele Agenției Naționale a Funcționarilor Publici pentru etapa de recrutare a proiectului-pilot, expertul/experții desemnat/desemnați în cadrul comisiei de concurs sau membrii comisiei de concurs pentru etapa de selecție a proiectului-pilot au acces la înregistrarea probei/probelor de concurs respective pe durata derulării testării preliminare din cadrul etapei de recrutare a proiectului-pilot, respectiv a probelor suplimentare și a probei scrise din etapa de selecție a proiectului-pilot, în condițiile prevăzute la
art. 113 alin. (7) din anexa nr. 9 la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 , cu modificările și completările ulterioare.
Sistemul de supraveghere audio-video se utilizează și în situația în care există depuse contestații care urmează a fi soluționate de către comisia de soluționare a contestațiilor.
Înregistrarea audio-video a probelor de concurs se păstrează, în condițiile legii, cu respectarea termenului maxim de stocare a datelor cu caracter personal prevăzut la
art. 5 alin. (3)
din prezenta anexă.
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.