Metodologia din 3 august 2023

Prezenta metodologie reglementează organizarea de proiecte de tineret proprii prin compartimentele cu atribuții în domeniul tineretului din cadrul aparatului central al Ministerul Familiei, Tineretului și Egalității de Șanse, denumit în continuare MFTES.

Cadrul legislativ aplicabil:

a)

Legea Tinerilor nr. 350/2006 , cu modificările și completările ulterioare;

b)

Legea nr. 98/2016

privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare;

c)

Hotărârea Guvernului nr. 22/2022

privind organizarea și funcționarea Ministerului Familiei, Tineretului și Egalității de Șanse, cu modificările și completările ulterioare;

d)

Hotărârea Guvernului nr. 259/2006

privind aprobarea

Normelor de cheltuieli

pentru realizarea programelor Ministerului Tineretului și Sportului în domeniul activității de tineret, cu modificările și completările ulterioare;

e)

Hotărârea Guvernului nr. 264/2003

privind stabilirea acțiunilor și categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor și limitelor pentru efectuarea de plăți în avans din fonduri publice, modificată de

Hotărârea Guvernului nr. 621/2018 ;

f)

Hotărârea Guvernului nr. 125/2020

pentru aprobarea modului de repartizare și de utilizare a sumelor prevăzute la lit. c) și d) din anexa nr. 3/13/02a la

Legea bugetului de stat pe anul 2020 nr. 5/2020 ;

g)

Hotărârea Guvernului nr. 714/2018

privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului.

h)

Legea nr. 190/2018

privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Definiții

În înțelesul prezentei metodologii, termenii și expresiile de mai jos au următoarea semnificație:

Beneficiarii proiectului sunt acele persoane care provin din grupul țintă al proiectului a căror situație sau nevoie se va ameliora, îmbunătăți sau rezolva în urma implementării proiectului.

Categoria beneficiarilor poate fi clasificată, în funcție de modul în care beneficiază de rezultatele proiectului, în beneficiari direcți și beneficiari indirecți:

a)

Beneficiari direcți reprezintă acele persoane care beneficiază nemijlocit de rezultatele proiectului.

b)

Beneficiari indirecți reprezintă acele persoane care beneficiază mijlocit de rezultatele proiectului sau ca urmare a efectului multiplicativ.

Cheltuieli eligibile - cheltuieli așa cum sunt prevăzute în

Hotărârea Guvernului nr. 259/2006

privind aprobarea

Normelor de cheltuieli

pentru realizarea programelor Ministerului Tineretului și Sportului în domeniul activității de tineret, cu modificările ulterioare.

Grupul țintă al proiectului este alcătuit din persoane cărora li se adresează proiectul și care au în comun aceeași nevoie sau problemă.

Proiect propriu de tineret - proiect organizat de către MFTES în vederea realizării obiectivelor din domeniul politicilor de tineret.

Parteneriat - relație de colaborare cu persoane juridice, statuată printr-un Protocol de colaborare care precizează responsabilitățile fiecărui partener în realizarea proiectului. În cazul parteneriatelor, MFTES nu are obligații financiare față de partener.

Referat - document elaborat de compartimentul cu atribuții în domeniul tineretului care precizează elementele și bugetul proiectului.

Responsabil proiect - funcționar public sau personal contractual desemnat din cadrul compartimentului cu atribuții în domeniul tineretului care asigură implementarea proiectului.

Proiectele de tineret proprii sunt proiecte organizate de către MFTES prin compartimentele cu atribuții în domeniul tineretului.

Prioritățile și măsurile sunt stabilite anual de către Ministerul Familiei, Tineretului și Egalității de Șanse, în concordanță cu prevederile Programul de Guvernare și cu alte documente de politici publice în domeniul tineretului și sunt publicate pe site-ul MFTES - www.mfamilie.gov.ro.

În cadrul proiectelor de tineret proprii se pot organiza:

a)

Activități de tipul: curs, seminar, atelier/ întâlnire de lucru, dezbatere, conferință, simpozion, tabără, școală de vară, consiliere, concurs, campanie de informare/ promovare/ conștientizare/ ecologizare, caravană, schimb de experiență, eveniment de tineret, eveniment sportiv, expoziție, târg, festival, spectacol, concert, mentorat, participare/ monitorizare/ evaluare la evenimente de tineret, alte activități asemănătoare sau conexe, care se încadrează în următoarele domenii de activitate: educație nonformală, cultural - artistic, incluziune socială, social - civic, ocupare și antreprenoriat, voluntariat, sport, formare și inserție profesională, dezvoltare durabilă, digitalizare, timp liber și stil de viață sănătos.

b)

Studii, cercetări, analize, focus grupuri și prognoze privind tineretul, în cazul lucrărilor de cercetare realizate de MFTES.

Proiectele de tineret proprii se pot desfășura în format fizic, format online sau format mixt.

Grupul țintă este format majoritar din tineri cu vârsta cuprinsă între 14 - 35 ani, studenți, lucrători de tineret sau copii și însoțitori ai acestora, după caz;

Proiectele de tineret proprii pot fi organizate și în colaborare cu autorități, instituții, agenții naționale, organizații, organisme naționale și internaționale, entități private, denumite în continuare parteneri, astfel:

a)

În cazul proiectelor de tineret proprii organizate în colaborare cu partenerii mai sus menționați, cu excepția organizațiilor neguvernamentale, parteneriatul se formalizează în baza unei scrisori de intenție/ invitații din partea MFTES și a unui protocol de colaborare, conform

Formularului nr. 1 , în care se stipulează obligațiile și drepturile părților.

b)

În cazul structurilor neguvernamentale de și pentru tineret, alegerea partenerului se face prin procedură de selecție publică și se realizează în baza unui protocol de colaborare, conform

Formularului nr. 1 .

În vederea finanțării proiectelor de tineret proprii, desfășurate pe teritoriul României, fără componentă internațională, sunt necesare:

a)

Notă de fundamentare privind aprobarea calendarului, întocmită la nivelul MFTES.

b)

Calendarul de proiecte de tineret al compartimentelor cu atribuții în domeniul tineretului din cadrul MFTES, aprobat de ordonatorul de credite.

c)

Scrisoarea de intenție/ invitația MFTES pentru partenerii menționați la

Art. 4, alin. (6), lit. a)

sau procedură de selecție publică pentru organizațiile neguvernamentale menționate la

Art. 4, alin. (6), lit. b) , în cazul proiectelor desfășurate în parteneriat.

d)

Protocolul de colaborare, dacă este cazul.

e)

Referat, întocmit pe baza modelului din

Formularul nr. 2 ; pentru proiectele menționate la

Art. 4, alin (3), lit. b) , referatul se întocmește fără a se respecta

Formularul nr. 2 .

f)

Contract sau notă de comandă, dacă este cazul.

g)

Documente de achiziție publică, dacă este cazul.

h)

Propunere de angajare și angajament bugetar.

i)

Decont de cheltuieli.

j)

Ordonanțare de plată.

În vederea finanțării proiectelor de tineret proprii, cu componentă internațională, sunt necesare:

a)

Documentele menționate la

alin. (1) .

b)

Invitație din partea organizatorilor redactată într-o limbă de circulație internațională, însoțită de traducerea neoficială în limba română, realizată de către compartimentul de relații internaționale din cadrul MFTES; invitația trebuie să includă condițiile financiare în care urmează a se derula proiectul, pentru proiectele desfășurate în alte țări.

c)

Lista de participanți, cu menționarea vârstei și a apartenenței la organizația neguvernamentală/ instituția, pentru proiectele desfășurate în România.

Compartimentele cu atribuții în domeniul tineretului din cadrul MFTES întocmesc un calendar de proiecte în baza unei note de fundamentare, care se aprobă de către ordonatorul de credite.

Modificarea calendarului de proiecte se poate efectua la inițiativa compartimentelor menționate la

alin. (3)

în baza unei note de fundamentare, cu încadrarea în limitele de credite bugetare aprobate. Calendarele de proiecte modificate se aprobă de către ordonatorul de credite.

Criteriile minimale obligatorii pentru inițierea unor propuneri de colaborare de către MFTES sunt:

a)

Tipul de proiect este prevăzut în atribuțiile/scopul/obiectivele/activitățile structurii căreia MFTES îi propune colaborarea;

b)

Partenerul are capacitatea de implementare a proiectului propus pentru colaborare (resurse, experiență în domeniu).

c)

Partenerul cu care MFTES colaborează a respectat obligațiile prevăzute în convenții/protocoale/contracte de finanțare încheiate cu MFTES în ultimul an, dacă este cazul.

Inițiativa colaborării aparține MFTES și se formalizează printr-o scrisoare de intenție/invitație și un protocol de colaborare.

Criteriile minimale de selecție se aplică doar partenerilor organizații neguvernamentale și sunt precizate în anunțul public.

Pentru justificarea cheltuielilor în cadrul proiectelor, organizatorul trebuie să prezinte următoarele:

a)

Decontul de cheltuieli întocmit conform

Formularului nr. 3 .

b)

Documente justificative: facturi fiscale, bonuri fiscale, bonuri de consum, NIR, raport de implementare, alte documente, în original.

c)

Documente privind achiziții publice, inclusiv contractul de achiziție/comanda.

d)

Lista de participanți, conform

Formularului nr. 4 , în original. Lista de participanți cuprinde persoanele pentru care se fac cheltuieli și se întocmește pentru participanții la proiectele menționate la

Art. 4, alin (3), pct. a) , cu excepția celor menționate la

Art. 4, alin (3), pct. b) . Lista de participanți este însoțită de tabelul centralizator cu participanții la proiect prevăzut în

Formularul nr. 4.1 , întocmit pe baza declarațiilor din

Formularul nr. 4.2

și

Formularul nr. 4.2.1 . Lista de participanți și tabelul, prevăzute în

Formularul nr. 4.1 , se întocmesc după ce fiecare participant a completat declarația cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

e)

Raportul de implementare, semnat de către responsabilul de proiect din cadrul MFTES și avizat de către conducătorul direcției, se întocmește conform

Formularului nr. 5

- se întocmește doar pentru proiectele menționate la

Art. 4, alin (3), pct. a) .

f)

Pentru proiectele menționate la

Art. 4, alin (3), pct. b)

se întocmește proces verbal de recepție.

În cazul proiectelor interne și internaționale, a celor cuprinse în programele de cooperare bilaterală și regională, negociate și semnate de către MFTES, atunci când participă și persoane la nivel înalt, miniștri, secretari de stat, șefi de departamente, directori generali, reprezentanți ai țărilor oaspete în organismele internaționale, continentale și regionale, membri ai reprezentanțelor diplomatice străine acreditate la București și membri ai corpului diplomatic român, lista de participanți și pontajul de masă nu se semnează nominal de către cei menționați anterior, ci doar de către responsabilul de proiect.

În cazul în care proiectul se desfășoară online, lista nu se semnează de către participanți dar este asumată de către responsabilul de proiect și de către prestatorul de servicii, după caz. Lista de participanți se însoțește de livrabile care atestă desfășurarea proiectului, respectiv: înregistrarea integrală audio, video a activităților principale din cadrul proiectului, de unde trebuie să reiasă, vizibil, participarea tuturor beneficiarilor și a facilitatorilor. În acest caz, participanții semnează o declarație pe propria răspundere privind participarea la proiect, conform modelului din

Formularul nr. 4.3 . Declarațiile se colectează de către organizator, care are obligația să le gestioneze, pe propria răspundere, în condițiile legii".

În cazul proiectelor organizate în parteneriat, iar partenerul are ca responsabilitate selecția participanților, datele cu caracter personal și tabelul centralizator menționate la

alin. (1), lit. d)

sunt colectate și păstrate de către aceștia.

Toate cheltuielile se decontează pe bază de documente justificative în condițiile prevăzute de dispozițiile legale în vigoare și în limita creditelor bugetare aprobate în acest sens.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind alocația de masa, masă servită sau alimente, sunt:

a)

Factura fiscală detaliată, conform contractului/ notei de comandă, pentru masă servită.

b)

Facturi sau bonuri fiscale până la valoarea stabilită de lege, pentru alimente.

c)

Pontajul de masă, în original, întocmit conform

Formularului nr. 6 . În cazul achiziționării de alimente nu se va trece unitatea prestatoare de servicii, iar pontajul va fi semnat doar de responsabilul de proiect.

d)

Proces verbal de recepție a serviciilor pentru masă servită.

Cuantumul concret al alocației de masă se stabilește de către ordonatorul de credite, în limita creditelor bugetare aprobate, cu respectarea prevederilor legale în vigoare în limita creditelor bugetare aprobate în acest sens.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind cazarea participanților sunt:

a)

Factura fiscală detaliată, conform contractului/ notei de comandă.

b)

Diagrama de cazare, în original, conform modelului prezentat în

Formularului nr. 7 .

c)

Proces verbal de recepție a serviciilor.

La stabilirea cheltuielilor de cazare care se decontează se iau în considerare taxa de parcare hotelieră, taxa de stațiune și alte taxe prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind transportul sunt:

a)

Bilete de tren pentru transportul pe calea ferată, în condițiile prevăzute de dispozițiile legale, fără a putea depăși drepturile de această natură care se pot acorda salariaților instituțiilor publice și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform

Formularului nr. 8 .

b)

Bilete pentru transportul cu mijloace de transport auto în comun, la tarifele stabilite pentru aceste mijloace și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform

Formularului nr. 8 .

c)

Bilete și tichete de îmbarcare pentru transportul cu avionul și bilete pentru transportul pe căile de navigație fluvială, transport efectuat cu aprobarea prealabilă a ordonatorului de credite, potrivit dispozițiilor legale și un tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform

Formularului nr. 8 .

d)

Factura fiscală detaliată și foaia de parcurs/scrisoarea de transport în copie, cu mențiunea "copie conform cu originalul", pentru transportul cu mijloace de transport auto închiriate, potrivit dispozițiilor legale.

Se decontează drept cheltuieli de transport și:

a)

Taxele pentru trecerea podurilor.

b)

Taxele de traversare cu bacul.

c)

Alte taxe privind circulația pe drumurile publice, prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Toate documentele menționate la

alin. (1) lit. a) - c)

și la

alin. (2)

al prezentului articol, precum și documentele menționate la art. 10 vor fi centralizate în cadrul aceluiași tabel, întocmit conform modelului prevăzut în

Formularul nr. 8 .

În cazul efectuării deplasărilor internaționale cu avionul, participanții vor face deplasarea dus-întors, de la localitatea de domiciliu până la destinația menționată în invitație, sau în localitatea cea mai apropiată de locul de desfășurare al proiectului. Perioada deplasării trebuie să corespundă cu perioada de desfășurare a proiectului, cu o marjă de timp rezonabilă în funcție de orarul de zbor sau distanța de la aeroport la locul de desfășurare al proiectului.

Documentele justificative privind decontarea cheltuielilor pentru tratații - cafea, ceai, apă plată și minerală, băuturi răcoritoare, nuci, produse de patiserie, biscuiți, alte produse, sunt: factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege.

Suma alocată pentru fiecare participant este în cuantum de maximum 6,5 lei/zi.

Documentele justificative pentru decontarea premiilor acordate de MFTES, conform

Art. 14 din Normele de cheltuieli

pentru realizarea programelor Ministerului Tineretului și Sportului aprobate prin

Hotărârea Guvernului nr. 259/ 2006 , cu modificările ulterioare, sunt:

Pentru decontarea premiilor în obiecte:

a)

Contract sau notă de comandă.

b)

Factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege.

c)

Proces verbal de recepție a bunurilor achiziționate.

d)

Proces verbal de acordare a premiilor conform

Formularului nr. 9 .

Pentru decontarea premiilor în bani:

a)

Proces verbal de acordare a premiilor, conform

Formularului nr. 9 .

b)

Dovada plății către beneficiari.

Achizițiile publice se efectuează în conformitate cu legislația în vigoare.

În vederea realizării achiziției publice, organizatorul proiectului va transmite structurii cu atribuții în achizițiile publice referatul de necesitate aprobat, în copie, însoțit de caracteristicile specifice pentru fiecare categorie de achiziție.

În situația în care bunurile și serviciile sunt puse la dispoziție de către unitățile subordonate, procedura de achiziție publică se realizează de către organizatorul proiectului.

În situația în care, în urma realizării unor proiecte, au rămas sume de bani necheltuite pentru anumite categorii de cheltuieli incluse în planul anual de achiziții publice, realizarea de noi proiecte care presupun aceleași categorii de cheltuieli, prin introducerea ulterioară în calendarul de proiecte cu respectarea

art. 4 alin. (3) , se va face fără a fi necesară modificarea planului anual de achiziție publică, în limita sumelor programate. În referat se va menționa explicit acest aspect.

Documentele necesare decontării cheltuielilor pentru proiectele MFTES se întocmesc de către responsabilul de proiect și se transmit către compartimentul de specialitate care realizează plățile aferente.

Decontarea proiectelor se poate realiza și parțial, în tranșe, în baza documentelor justificative legal întocmite.

OBLIGAȚIILE ȘI DREPTURILE PĂRȚILOR

OBLIGAȚIILE ȘI DREPTURILE MFTES:

a)

în implementarea proiectului, MFTES nu suportă decât cheltuielile generate de activitatea proprie.

b)

c)

OBLIGAȚIILE ȘI DREPTURILE PARTENERULUI

a)

în implementarea proiectului, partenerul suportă toate cheltuielile generate de activitatea proprie din surse proprii sau din surse atrase în bani și/sau în natură.

b)

c)

MODIFICAREA ȘI ÎNCETAREA PROTOCOLULUI DE COLABORARE

Prezentul protocol de colaborare poate fi modificat doar prin Act adițional semnat și ștampilat de ambele părți.

Prezentul protocol de colaborare poate înceta în următoarele cazuri:

a)

prin ajungerea la termen;

b)

prin acordul părților- cu menționarea în scris a datei încetării prezentului protocol de colaborare;

c)

în cazul în care una dintre părți nu respectă obligațiile asumate prin protocolul de colaborare, cealaltă parte, printr-o notificare scrisă, poate rezilia protocolul de colaborare, rezilierea producând efecte de plin drept.

LITIGII

Litigiile ce pot apărea ca urmare a aplicării și interpretării prevederilor prezentului protocol de colaborare se vor soluționa pe cale amiabilă.

În cazul în care nu este posibilă rezolvarea litigiilor pe cale amiabilă, părțile se vor adresa instanțelor judecătorești competente.

DISPOZIȚII FINALE

Curtea de Conturi exercită controlul financiar asupra derulării activității finanțate din fondurile publice.

Prezentul protocol de colaborare reprezintă voința părților și înlătură orice altă înțelegere verbală între acestea, anterioară încheierii sale.

Prezentul protocol de colaborare a fost încheiată în 2 (două) exemplare, în original, câte unul pentru fiecare parte.

MFTES

PARTENER

Nume, prenume reprezentant legal

Nume, prenume reprezentant legal

Semnătura ……………………………………

Semnătura …………………………………..

Data ……………………………………………..

Data …………………………………………….