Ghidul din 18 decembrie 2023

Cuprins

I.

Domeniu de aplicare

Referințe legislative, abrevieri și definiții

II.

Scop

III.

Obligații de conformare și raportare

IV.

Ghid cu privire la anumite aspecte ale cerințelor MiFID II privind funcția de asigurare a conformității

1.

Responsabilitățile funcției de asigurare a conformității

2.

Orientări cu privire la cerințele organizatorice ale funcției de asigurare a conformității ..

3.

Evaluarea funcției de asigurare a conformității de către autoritatea competentă

VI.

Tabel de corespondență între ghidul din 2020 și ghidul din 2012

I.

Domeniu de aplicare

Cui i se aplică?

1.

Prezentul ghid se aplică autorităților competente și următorilor participanți la piața financiară:

(i)

firmele de investiții, atunci când acestea furnizează servicii de investiții sau activități de investiții sau când le vând clienților depozite structurate sau le furnizează consultanță cu privire la acestea;

(ii)

instituțiile de credit, atunci când acestea furnizează servicii de investiții sau activități de investiții sau când le vând clienților depozite structurate sau le furnizează consultanță cu privire la acestea;

(iii)

societățile de administrare a organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare (OPCVM), atunci când acestea furnizează serviciile menționate la articolul 6 alineatul (3) din Directiva OPCVM, în conformitate cu articolul 6 alineatul (4) din directiva respectivă; precum și

(iv)

administratorii de fonduri de investiții alternative (AFIA), atunci când aceștia furnizează serviciile menționate la articolul 6 alineatul (4) din DAFIA, în conformitate cu articolul 6 alineatul (6) din directiva respectivă.

Ce se aplică?

2.

Prezentul ghid se aplică în raport cu articolul 16 alineatul (2) din MiFID II și cu articolul 22 din Regulamentul delegat MiFID II.

Când se aplică?

3.

Prezentul ghid se aplică după două luni de la data publicării sale pe site-ul ESMA în toate limbile oficiale ale UE.

4.

Documentul intitulat "Orientări cu privire la anumite aspecte ale cerințelor MiFID privind funcția de asigurare a conformității"*1 elaborat în temeiul MiFID I încetează să mai fie valabil la aceeași dată.

*1 ESMA/2012/388.

Referințe legislative, abrevieri și definiții

Referințe legislative DAFIA Directiva 2011/61/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 8 iunie 2011 privind administratorii fondurilor de investiții alternative și de modificare a Directivelor 2003/41/CE și 2009/65/CE și a Regulamentelor (CE) nr. 1060/2009 și (UE) nr. 1095/2010*2

*2 JO L 174, 1.7.2011, p. 1.

CRD Directiva 2013/36/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 iunie 2013 cu privire la accesul la activitatea instituțiilor de credit și supravegherea prudențială a instituțiilor de credit și a firmelor de investiții, de modificare a Directivei 2002/87/CE și de abrogare a Directivelor 2006/48/CE și 2006/49/CE*3

*3 JO L 176, 27.6.2013, p. 338-436.

CRR Regulamentul (UE) nr. 575/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 26 iunie 2013 privind cerințele prudențiale pentru instituțiile de credit și societățile de investiții și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012*4

*4JO L 176, 27.6.2013, p. 1-.

Regulamentul ESMA Regulamentul (UE) nr. 1095/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 24 noiembrie 2010 de instituire a Autorității europene de supraveghere (Autoritatea europeană pentru valori mobiliare și piețe), de modificare a Deciziei nr. 716/2009/CE și de abrogare a Deciziei 2009/77/CE a Comisiei*5

*5 JO L 331, 15.12.2010, p. 84.

MiFID I Directiva 2004/39/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 21 aprilie 2004 privind piețele instrumentelor financiare, de modificare a Directivelor 85/611/CEE și 93/6/CEE ale Consiliului și a Directivei 2000/12/CE a Parlamentului European și a Consiliului și de abrogare a Directivei 93/22/CEE a Consiliului*6

*6 JO L 145, 30.4.2004, p. 1.

MiFID II Directiva 2014/65/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 15 mai 2014 privind piețele instrumentelor financiare și de modificare a Directivei 2002/92/CE și a Directivei 2011/61/UE*7

*7 JO L 173, 12.6.2014, p. 349.

Regulamentul delegat MiFID II Regulamentul delegat (UE) 2017/565 al Comisiei din 25 aprilie 2016 de completare a Directivei 2014/65/UE a Parlamentului European și a Consiliului în ceea ce privește cerințele organizatorice și condițiile de funcționare aplicabile firmelor de investiții și termenii definiți în sensul directivei menționate*8

*8 JO L 87, 31.3.2017, p. 1.

Directiva delegată MiFID II Directiva delegată (UE) 2017/593 a Comisiei din 7 aprilie 2016 de completare a Directivei 2014/65/UE a Parlamentului European și a Consiliului în ceea ce privește protejarea instrumentelor financiare și a fondurilor care aparțin clienților, obligațiile de guvernanță a produsului și normele aplicabile la acordarea sau primirea de onorarii, comisioane sau alte tipuri de beneficii pecuniare sau nepecuniare*9

*9 JO L 87, 31.3.2017, p. 500.

Directiva OPCVM Directiva 2009/65/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 iulie 2009 de coordonare a actelor cu putere de lege și a actelor administrative privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare (OPCVM)*10

*10 JO L 302, 17.11.2009, p. 32.

DAFIA Directiva 2011/61/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 8 iunie 2011 privind administratorii fondurilor de investiții alternative și de modificare a Directivelor 2003/41/CE și 2009/65/CE și a Regulamentelor (CE) nr. 1060/2009 și (UE) nr. 1095/2010*11

*11 JO L 174, 1.7.2011, p. 1.

Abrevieri

ESMA

Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare și Piețe

Definiții

firme

Firmele de investiții [astfel cum sunt definite la articolul 4 alineatul (1) punctul (1) din MiFID II], atunci când acestea furnizează servicii de investiții sau activități de investiții sau când vând depozite structurate sau le furnizează clienților consiliere cu privire la depozite structurate; instituțiile de credit [astfel cum sunt definite la articolul 4 alineatul (1) punctul (1) din CRR], atunci când acestea furnizează servicii de investiții sau activități de investiții sau când le vând clienților depozite structurate sau le furnizează consiliere cu privire la acestea; societățile de administrare a OPCVM [astfel cum sunt definite la articolul 2 alineatul (1) litera (b) din Directiva OPCVM], atunci când acestea furnizează serviciile menționate la articolul 6 alineatul (3) din Directiva OPCVM, în conformitate cu articolul 6 alineatul (4) din directiva respectivă; și AFIA [astfel cum sunt definite la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din DAFIA] care sunt AFIA externe atunci când acestea furnizează serviciile menționate la articolul 6 alineatul (4) din DAFIA, în conformitate cu articolul 6 alineatul (6) din directiva respectivă.

II.

Scop

5.

Prezentul ghid este elaborat în temeiul articolului 16 alineatul (1) din Regulamentul ESMA. Obiectivele prezentului ghid sunt de a stabili practici de supraveghere consecvente, eficiente și eficace în cadrul SESF și de a asigura aplicarea comună, uniformă și consecventă a anumitor aspecte ale funcției de asigurare a conformității prevăzute în MiFID II în raport cu cerințele menționate la punctul 2.

6.

ESMA se așteaptă, de asemenea, ca prezentul ghid să promoveze o mai mare convergență în ceea ce privește interpretarea și abordările în materie de supraveghere ale cerințelor MiFID II privind funcția de asigurare a conformității, axându-se pe o serie de aspecte importante și sporind astfel valoarea standardelor existente. Contribuind la garantarea respectării de către firme a standardelor uniforme de reglementare, ESMA anticipează o consolidare corespunzătoare a protecției investitorilor.

III.

Obligații de conformare și raportare

Statutul ghidului

7.

În conformitate cu articolul 16 alineatul (3) din Regulamentul ESMA, autoritățile competente și firmele trebuie să depună toate eforturile necesare pentru a respecta prezentul ghid.

8.

Autoritățile competente cărora li se aplică prezentul ghid trebuie să se conformeze prin includerea acestuia în cadrele lor juridice și/sau de supraveghere naționale, după caz, inclusiv în cazul în care anumite orientări specifice vizează, în principal, firmele. În acest caz, autoritățile competente trebuie să asigure, prin activități de supraveghere, respectarea ghidului de către firme.

Cerințe de raportare

9.

În decurs de două luni de la data publicării ghidului pe site-ul ESMA în toate limbile oficiale ale UE, autoritățile competente cărora li se aplică prezentul ghid trebuie să informeze ESMA dacă (i) respectă, (ii) nu respectă, dar intenționează să respecte sau dacă (iii) nu respectă și nu intenționează să respecte ghidul.

10.

În caz de neconformitate, autoritățile competente trebuie, de asemenea, să informeze ESMA, în decurs de două luni de la data publicării ghidului pe site-ul ESMA în toate limbile oficiale ale UE, cu privire la motivele de neconformare cu prezentul ghid.

11.

Pe site-ul ESMA este disponibil un model de notificare. Odată ce a fost completat, modelul va fi transmis către ESMA.

12.

Firmele nu sunt obligate să raporteze dacă respectă sau nu prezentul ghid.

IV.

Ghid cu privire la anumite aspecte ale cerințelor MiFID II privind funcția de asigurare a conformității

13.

Ca parte a responsabilității lor de a asigura respectarea de către firmă a obligațiilor care le revin în temeiul MiFID II, cadrele de conducere de nivel superior trebuie să se asigure că funcția de asigurare a conformității îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 22 din Regulamentul delegat MiFID II.

1.

Responsabilitățile funcției de asigurare a conformității

Orientări cu privire la evaluarea riscului de conformitate

[articolul 22 alineatul (1) și alineatul (2) al doilea paragraf din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 1

14.

În temeiul articolului 22 alineatul (2) din Regulamentul delegat MiFID II, funcția de asigurare a conformității, în cadrul sarcinilor sale, efectuează o evaluare a riscului pentru a se asigura că riscurile de conformitate sunt monitorizate global. Funcția de asigurare a conformității stabilește un program de monitorizare bazat pe riscuri, pornind de la această evaluare a riscului de conformitate, pentru a stabili prioritățile sale și obiectivul activităților de monitorizare, de consultanță și de asistență.

15.

Constatările formulate pe baza evaluării riscului de conformitate trebuie utilizate pentru a stabili programul de lucru al funcției de asigurare a conformității, precum și pentru a aloca în mod eficient resursele aferente funcției. Evaluarea riscului de conformitate trebuie revizuită periodic și, după caz, actualizată în vederea asigurării faptului că obiectivele, scopul și domeniul de aplicare a activităților de monitorizare a conformității și de consiliere rămân valabile.

16.

În ceea ce privește demersurile de identificare a nivelului de risc de conformitate cu care se confruntă firma, articolul 22 alineatul (1) al doilea paragraf din Regulamentul delegat MiFID II prevede obligația ca funcția de asigurare a conformității să țină seama de toate domeniile serviciilor și activităților de investiții, precum și ale serviciilor auxiliare furnizate de firmă. Aceasta trebuie să includă tipurile de instrumente financiare tranzacționate și distribuite, categoriile clienților firmei, canalele de distribuție și, după caz, organizarea internă a grupului.

17.

Evaluarea riscului de conformitate trebuie să ia în considerare obligațiile aplicabile în temeiul MiFID II, normele naționale de punere în aplicare, precum și politicile, procedurile, sistemele și controalele puse în aplicare în cadrul firmei în materie de servicii și de activități de investiții. Evaluarea trebuie să țină seama, de asemenea, de rezultatele unor eventuale activități de monitorizare, precum și de unele posibile constatări relevante ale auditurilor interne sau externe.

18.

Riscurile identificate trebuie revizuite periodic și, după caz, în regim ad hoc, pentru a se asigura că eventualele riscuri emergente sunt luate în considerare (de exemplu, riscurile generate de noile domenii de activitate, alte modificări relevante ale structurii firmei sau ale cadrului de reglementare aplicabil).

Orientări cu privire la obligațiile de monitorizare ale funcției de asigurare a conformității

[articolul 22 alineatul (2) litera (a) și al doilea paragraf din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 2

19.

Obiectivul programului de monitorizare bazat pe riscuri trebuie să fie acela de a aprecia dacă activitatea firmei se desfășoară sau nu cu respectarea obligațiilor care îi revin acesteia în temeiul MiFID II, precum și dacă politicile și procedurile sale interne și măsurile de organizare și de control continuă să fie eficace și adecvate, în vederea asigurării faptului că riscul de conformitate este monitorizat global.

20.

În cazul în care firma face parte dintr-un grup, responsabilitatea pentru funcția de asigurare a conformității îi revine fiecărei firme din cadrul grupului respectiv. Prin urmare, firma trebuie să se asigure că funcția sa de asigurare a conformității continuă să fie responsabilă de monitorizarea propriului risc de conformitate. Acesta include cazurile în care o firmă externalizează sarcinile de conformitate către o altă firmă din cadrul grupului. Cu toate acestea, funcția de asigurare a conformității din cadrul fiecărei firme trebuie să țină seama de grupul din care aceasta face parte, de exemplu colaborând îndeaproape cu personalul departamentelor de audit, juridic, de reglementare și de asigurare a conformității din cadrul altor părți ale grupului.

21.

Abordarea bazată pe riscuri în ceea ce privește asigurarea conformității trebuie să reprezinte baza stabilirii instrumentelor și a metodologiilor corespunzătoare utilizate de funcția de asigurare a conformității, precum și a amplorii programului de monitorizare și a frecvenței activităților de monitorizare efectuate de funcția de asigurare a conformității (care poate fi recurentă, ad-hoc și/sau continuă). Funcția de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să garanteze faptul că activitățile sale de monitorizare nu sunt doar documentare, ci că se verifică, de asemenea, modul în care politicile și procedurile sunt puse în aplicare în practică, de exemplu prin inspecții la fața locului la unitățile de activitate operative. Funcția de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să ia în considerare domeniul de aplicare a revizuirilor care trebuie efectuate.

22.

Exemple de instrumente și metodologii adecvate pentru activitățile de monitorizare care ar putea fi utilizate de funcția de asigurare a conformității includ (dar nu se limitează la) următoarele:

(a)

utilizarea unor măsurători ale riscurilor agregate (de exemplu, indicatori de risc);

(b)

utilizarea unor rapoarte (suplimentare) care impun atenția conducerii, în care sunt prezentate abateri semnificative între evenimentele care au survenit în fapt și preconizări (raport privind excepțiile) sau situații care necesită soluționarea (jurnal de probleme);

(c)

supravegherea țintită a activității de tranzacționare, verificarea respectării procedurilor, verificările documentare, intervievarea personalului relevant și/sau, după caz și la latitudinea funcției de asigurare a conformității, intervievarea unui eșantion relevant de clienți ai firmei;

23.

Programul de monitorizare trebuie să reflecte modificările profilului de risc al firmei, care pot surveni, de exemplu, în urma unor evenimente importante, cum ar fi achiziții la nivel de firmă, schimbări ale sistemului informatic sau reorganizare. Aceasta trebuie să cuprindă, de asemenea, punerea în aplicare și eficacitatea oricăror măsuri de remediere adoptate de firmă ca răspuns la încălcări ale MiFID II, actelor delegate sau de punere în aplicare aferente și/sau dispozițiilor naționale de transpunere din documentele menționate anterior.

24.

Activitățile de monitorizare desfășurate de funcția de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să ia în considerare:

(a)

obligația firmei de a respecta cerințele de reglementare ale domeniului de activitate;

(b)

controalele de nivelul I în domeniile de activitate ale firmei (și anume, controalele unităților operative, spre deosebire de controalele de nivelul II efectuate pentru respectarea conformității); și

(c)

revizuiri realizate de funcția de gestionare a riscurilor, de funcția de audit intern sau de alte funcții de control din domeniul serviciilor și activităților de investiții.

25.

Revizuirile realizate de funcțiile de control trebuie coordonate cu activitățile de monitorizare desfășurate de funcția de asigurare a conformității, respectând totodată independența și mandatul diverselor funcții.

26.

Funcția de asigurare a conformității trebuie să aibă rolul de a supraveghea funcționarea procesului de reclamații și trebuie să considere reclamațiile drept sursă de informații relevante în contextul responsabilităților sale generale de monitorizare. Aceasta nu impune ca funcția de asigurare a conformității să aibă un rol în stabilirea rezultatului reclamațiilor. În această privință, firmele trebuie să acorde funcției de asigurare a conformității acces la toate reclamațiile clienților primite de firmă.

Orientări cu privire la obligațiile de raportare ale funcției de asigurare a conformității

[articolul 16 alineatul (2) din MiFID II, articolul 21 alineatul (1) litera (e), alineatul (2) litera (c) și alineatul (3) litera (b), articolul 25 alineatele (2) și (3) și articolul 26 alineatele (3) și (7) din Regulamentul delegat MiFID II, articolul 9 alineatele (6) și (7) și articolul 10 alineatele (6) și (8) din Directiva delegată MiFID II]

Orientarea 3

27.

În temeiul articolului 22 alineatul (2) litera (c) și alineatul (3) litera (c) și al articolului 25 alineatele (2) și (3) din Regulamentul delegat MiFID II, rapoartele obligatorii privind conformitatea constituie instrumente adecvate care impun neapărat atenția conducerii. Rapoartele obligatorii privind conformitatea trebuie să cuprindă toate unitățile de activitate implicate în furnizarea de servicii și activități de investiții și de servicii auxiliare prestate de o firmă. În cazul în care raportul nu acoperă toate aceste activități și servicii ale firmei, trebuie să se precizeze clar care sunt motivele.

28.

Rapoartele obligatorii privind conformitatea trebuie, printre altele, să conțină informații cu privire la următoarele aspecte, în funcție de relevanța acestora:

(a)

Informații generale:

● informații cu privire la caracterul adecvat și la eficacitatea politicilor și procedurilor firmei menite să asigure faptul că firma și personalul acesteia respectă obligațiile care le revin în temeiul MiFID II;

●

modificările și evoluțiile relevante ale cerințelor aplicabile în decursul perioadei cuprinse în raport;

● un rezumat al structurii funcției de asigurare a conformității, inclusiv numărul total al membrilor personalului angajați, calificările acestora și liniile de raportare, iar în rapoartele ulterioare, eventuale modificări ale aspectelor menționate;

(b)

Modul de realizare a monitorizării și a revizuirii

● modul în care funcția de asigurare a conformității monitorizează elaborarea și revizuirea obligațiilor în temeiul MiFID II și modul în care eventualele riscuri de nerespectare de către firmă sau de personalul acesteia a obligațiilor care le revin sunt identificate într-o etapă timpurie;

● un rezumat al inspecțiilor la fața locului sau al verificărilor documentare desfășurate de funcția de asigurare a conformității;

● un rezumat al activităților de monitorizare planificate pentru revizuirea ulterioară;

(c)

Constatări

● un rezumat al principalelor constatări formulate în urma revizuirii politicilor și procedurii, inclusiv riscurile identificate în ceea ce privește domeniul de aplicare a activităților de monitorizare ale funcției de asigurare a conformității;

● încălcările și deficiențele în ceea ce privește organizarea firmei și procesul de conformitate al acesteia;

● numărul de reclamații primite în decursul perioadei supuse revizuirii, în cazul în care acestea nu au fost deja raportate prin alte surse. În cazul în care, ca urmare a revizuirii reclamațiilor clienților, sunt identificate anumite aspecte specifice referitoare la asigurarea conformității sau la risc în ceea ce privește politicile sau procedurile adoptate de firmă în vederea furnizării de servicii și activități de investiții, aceste aspecte trebuie raportate în mod specific;

(d)

Acțiuni întreprinse

● un rezumat care cuprinde acțiunile întreprinse în vederea abordării riscurilor semnificative de nerespectare de către firmă sau de personalul acesteia a obligațiilor ce le revin în temeiul MiFID II;

● măsurile luate și măsurile care trebuie luate în vederea asigurării conformității cu cerințele aplicabile modificate;

● reacția la reclamațiile primite și orice plăți efectuate în baza reclamației, în cazul în care acestea nu au fost deja raportate prin alte surse. Acțiunile care vizează anumite aspecte specifice referitoare la asigurarea conformității sau la risc identificate în ceea ce privește politicile sau procedurile adoptate de firmă în vederea furnizării de servicii și activități de investiții, ca urmare a revizuirii reclamațiilor clienților;

(e)

Altele

● alte aspecte semnificative în materie de asigurare a conformității care au survenit de la efectuarea ultimului raport;

● o trecere în revistă a corespondenței materiale cu autoritățile competente; și

● informații cu privire la orice abatere a cadrelor de conducere de nivel superior de la recomandările sau evaluările importante emise de funcția de asigurare a conformității;

● informații cu privire la orice abatere de la principiul conform căruia celelalte unități de activitate nu trebuie să emită instrucțiuni sau să influențeze în alt mod personalul care se ocupă de asigurarea conformității și activitățile desfășurate de acesta; și

● în cazul în care o firmă face uz de derogare pentru a evita numirea unui responsabil cu asigurarea conformității a cărui răspundere exclusivă în cadrul firmei să fie funcția de asigurare a conformității, evaluarea faptului dacă măsurile menite să reducă la minim conflictele de interese sunt în continuare adecvate.

29.

În secțiunea raportului care vizează mecanismele de guvernanță a produsului stabilite de firmă, funcția de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să abordeze, acolo unde acest lucru este relevant pentru situația firmei (de exemplu, ținând seama de rolul său în calitate de fabricant și/sau distribuitor de produse), cel puțin următoarele aspecte:

(a)

rolul funcției de asigurare a conformității în ceea ce privește participarea la elaborarea, monitorizarea și revizuirea politicilor și procedurilor firmei în materie de guvernanță a produsului;

(b)

toate subiectele impuse în temeiul articolului 22 alineatul (2) din Regulamentul delegat MiFID II, cu privire la monitorizarea guvernanței produsului în cadrul firmei de către funcția de asigurare a conformității (de exemplu, constatările funcției de asigurare a conformității în ceea ce privește politicile și procedurile firmei în materie de guvernanță a produsului, încălcările și deficiențele, acțiunile întreprinse sau care trebuie întreprinse pentru remedierea celor din urmă).

(c)

în mod sistematic, informațiile cu privire la instrumentele financiare produse/distribuite de firmă, inclusiv informații cu privire la strategia de distribuție în conformitate cu articolul 9 alineatul (6) și articolul 10 alineatul (8) din Directiva delegată MiFID II, și anume cel puțin:

● numărul și natura produselor fabricate sau distribuite (după caz), inclusiv piețele-țintă respective și alte informații din cadrul procesului respectiv de aprobare a produsului necesare pentru a evalua riscul de conformitate al produsului, în special în ceea ce privește politica firmei de guvernanță a produsului (de exemplu, complexitatea produsului, conflictele de interese aferente produsului, îndeosebi date relevante din analiza pe bază de scenarii, ponderea cost-randament), concentrându-se în mod specific asupra noilor tipuri de produse fabricate sau distribuite în decursul perioadei de raportare, precum și asupra celor ale căror caracteristici au fost modificate în proporție semnificativă în cursul perioadei respective.

● (în cazul firmelor producătoare) drept parte din informațiile privind strategia de distribuție respectivă: firmele distribuitoare respective, cu accent specific pe noile firme distribuitoare;

● dacă produsele sunt sau nu sunt distribuite în afara pieței-țintă (pozitive) și în ce măsură, obiectivul fiind acela de a evalua dacă mecanismele de guvernanță a produsului stabilite de firmă funcționează în modul prevăzut. Pentru a realiza acest demers, funcția de asigurare a conformității poate analiza critic activitatea, rapoartele sau metodele funcției sau ale personalului firmei care se ocupă de mecanismele de guvernanță a produsului. Conform principiului proporționalității, în timpul raportării, de exemplu, cu privire la mecanismele de guvernanță a produsului stabilite de firmă, informațiile referitoare la produsele mai simple și mai obișnuite pot fi prezentate cu mai puține amănunte, în timp ce produsele caracterizate prin complexitate sau cele cu caracteristici de risc sau alte caracteristici relevante (cum ar fi, de exemplu, lipsa de lichiditate și inovarea) trebuie descrise mai în amănunt.

30.

Sub rezerva principiului proporționalității, firmele trebuie să prefere o organizare în cadrul căreia funcția de asigurare a conformității și funcția de gestionare a reclamațiilor sunt separate în mod corespunzător. În cazul în care funcția firmei de asigurare a conformității are, de asemenea, rolul de funcție de gestionare a reclamațiilor, raportul privind conformitatea trebuie să abordeze orice probleme care decurg din punerea în aplicare a măsurilor pe care le-a instituit firma pentru a evalua, a reduce la minim și a gestiona orice conflicte de interese care apar între cele două funcții, inclusiv, în special, nerespectarea de către firmă a obligațiilor care îi revin în ceea ce privește tratarea reclamațiilor.

31.

Funcția de asigurare a conformității trebuie să țină seama de necesitatea unor linii de raportare suplimentare către orice funcție de asigurare a conformității din cadrul grupului.

32.

Autoritățile competente pot adopta diverse abordări în ceea ce privește supravegherea obligațiilor de raportare ale funcției de asigurare a conformității. De exemplu, unele autorități competente le solicită firmelor să le furnizeze rapoarte privind funcția de asigurare a conformității în regim periodic sau ad hoc, în timp ce altele le solicită, de asemenea, cadrelor de conducere de nivel superior să furnizeze o versiune adnotată a raportului, în care să figureze explicații referitoare la constatările funcției de asigurare a conformității. Aceste practici le furnizează autorităților competente informații directe cu privire la activitățile de asigurare a conformității desfășurate de o firmă, precum și cu privire la orice încălcări ale prevederilor aplicabile.

Orientări cu privire la obligațiile de acordare de consultanță și de asistență ale funcției de asigurare a conformității

[articolul 22 alineatul (2) litera (b) și articolul 27 alineatul (3) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 4

33.

Firmele trebuie să garanteze că funcția de asigurare a conformității își îndeplinește responsabilitățile privind acordarea de consultanță și de asistență, inclusiv oferirea de sprijin pentru instruirea personalului și a conducerii; furnizarea de asistență zilnică pentru personal și pentru conducere și participarea la stabilirea politicilor și procedurilor din cadrul firmei (de exemplu, politica de remunerare a firmei sau politicile și procedurile firmei în materie de guvernanță a produsului).

34.

Firmele trebuie să promoveze și să consolideze o "cultură a conformității" la nivelul întregii firme, demers care trebuie sprijinit de cadrele de conducere de nivel superior. Scopul culturii conformității este nu doar de a stabili mediul general în care sunt tratate aspectele privind conformitatea, ci și de a insufla personalului principiul îmbunătățirii protecției investitorilor, precum și de a contribui la stabilitatea sistemului financiar.

35.

Firma trebuie să se asigure că personalul său este instruit corespunzător*12. Funcția de asigurare a conformității trebuie să sprijine unitățile de activitate implicate în domeniul de furnizare a serviciilor și activităților de investiții (și anume, întregul personal implicat direct sau indirect în furnizarea de servicii și activități de investiții) în desfășurarea oricărui tip de instruire relevant. Instruirea și alte tipuri de sprijin trebuie să se concentreze în special, dar nu exclusiv, pe:

*12 A se consulta Ghidul cu privire la evaluarea cunoștințelor și a competențelor; ESMA71-1154262120-153 EN (rev).

(a)

politicile și procedurile interne ale firmei și pe structura sa organizatorică în domeniul serviciilor și activităților de investiții; și

(b)

MiFID II, actele sale delegate și de punere în aplicare, legislația națională de punere în aplicare, standardele aplicabile, ghidurile și alte orientări elaborate de ESMA și de autoritățile competente, orice alte cerințe de supraveghere și de reglementare care ar putea fi relevante, precum și orice modificări ale acestora.

36.

Instruirea trebuie desfășurată periodic, iar o instruire bazată pe nevoile de formare trebuie desfășurată atunci când este necesar. Instruirea trebuie furnizată după caz - de exemplu, întregului personal al firmei în ansamblu, unor unități de activitate specifice sau unei anumite persoane.

37.

Instruirea trebuie elaborată permanent, astfel încât să ia în considerare toate modificările relevante (de exemplu, noua legislație, standardele sau ghidurile emise de ESMA și de autoritățile competente, precum și modificările modelului de afaceri al firmei).

38.

Prin cooperare cu echipa de conducere, care deține responsabilitatea executivă în ultimă instanță, funcția de asigurare a conformității trebuie să monitorizeze măsura în care personalul din domeniul serviciilor și activităților de investiții deține nivelul necesar de conștientizare și aplică în mod corect politicile și procedurile firmei.

39.

Personalul responsabil pentru asigurarea conformității trebuie, de asemenea, să ofere asistență personalului din unitățile de activitate în activitatea economică zilnică a acestuia și să fie disponibil să răspundă la întrebările care decurg din activitatea economică de zi cu zi.

40.

Firmele trebuie să asigure faptul că funcția de asigurare a conformității este implicată în elaborarea politicilor și procedurilor relevante din cadrul firmei în domeniul serviciilor și activităților de investiții și al serviciilor auxiliare (de exemplu, politica de remunerare a firmei sau politicile și procedurile firmei în materie de guvernanță a produsului). În acest context, funcția de asigurare a conformității trebuie să aibă capacitatea, de exemplu, de a oferi expertiză și consiliere în materie de conformitate unităților de activitate, cu privire la toate deciziile strategice sau la noile modele de afaceri, sau cu privire la lansarea unei noi strategii de publicitate în domeniul serviciilor și activităților de investiții. În cazul în care recomandarea funcției de asigurare a conformității nu este respectată, funcția de asigurare a conformității trebuie să documenteze situația în consecință și să o prezinte în rapoartele sale de evaluare a conformității (eventual în rapoartele ad hoc, după caz).

41.

Firmele trebuie să se asigure că funcția de asigurare a conformității este implicată în toate modificările semnificative ale organizării firmei în domeniul serviciilor și activităților de investiții și al serviciilor auxiliare. Aceasta include procesul decizional, atunci când sunt aprobate noi ramuri de activitate sau noi produse financiare, precum și definirea politicilor de remunerare a personalului. În acest context, funcției de asigurare a conformității trebuie să i se acorde dreptul de a participa la procesul de aprobare a produselor în cazul firmelor producătoare și distribuitoare, după caz. Prin urmare, cadrele de conducere de nivel superior trebuie să încurajeze unitățile de activitate să se consulte cu funcția de asigurare a conformității în ceea ce privește operațiunile pe care le desfășoară, atunci când este cazul.

42.

Firmele trebuie să asigure faptul că funcția de asigurare a conformității este implicată în întreaga corespondență semnificativă necurentă cu autoritățile competente în domeniul serviciilor și activităților de investiții.

2.

Orientări cu privire la cerințele organizatorice ale funcției de asigurare a conformității

Orientări cu privire la eficacitatea funcției de asigurare a conformității

[articolul 21 alineatul (1) litera (d) și articolul 22 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 5

43.

Atunci când asigură alocarea unor resurse umane și de altă natură corespunzătoare pentru funcția de asigurare a conformității, firmele trebuie să ia în considerare amploarea și tipurile de servicii și activități de investiții și de servicii auxiliare furnizate de firma respectivă.

44.

Numărul de membri ai personalului necesar pentru sarcinile funcției de asigurare a conformității depinde în mare măsură de natura serviciilor și activităților de investiții și a serviciilor auxiliare, precum și de natura altor servicii furnizate de firmă. În cazul în care activitățile unei firme de investiții sunt extinse considerabil, firma trebuie să asigure faptul că funcția de asigurare a conformității este extinsă în egală măsură, în cazul în care este necesar, având în vedere modificările riscului de conformitate al firmei. Cadrele de conducere de nivel superior trebuie să monitorizeze periodic, cel puțin în regim anual, dacă numărul de membri ai personalului și expertiza acestora corespund în continuare în vederea îndeplinirii atribuțiilor funcției de asigurare a conformității.

45.

În afară de resursele umane, pentru funcția de asigurare a conformității trebuie alocate suficiente resurse informatice.

46.

În cazul în care firma stabilește bugete pentru anumite funcții sau unități de activitate, funcției de asigurare a conformității trebuie să i se aloce un buget care să corespundă nivelului de risc de conformitate la care este expusă firma. Responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie consultat înainte de stabilirea bugetului. Toate deciziile privind reduceri bugetare semnificative trebuie documentate în scris și trebuie să conțină explicații detaliate.

47.

Pentru asigurarea accesului personalului responsabil de asigurarea conformității la informațiile relevante pentru îndeplinirea sarcinilor acestora în orice moment, firmele trebuie să permită accesul la toate bazele de date și evidențele relevante (cum ar fi înregistrările convorbirilor telefonice și ale comunicațiilor electronice menționate la articolul 76 din Regulamentul delegat MiFID II). Pentru a avea în permanent o imagine de ansamblu asupra domeniilor firmei în care ar putea apărea informații sensibile sau relevante, responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să aibă acces la toate sistemele de informații relevante din cadrul firmei, precum și la orice rapoarte de audit intern sau extern sau la alte raportări către cadrele de conducere de nivel superior sau către funcția de supraveghere, dacă acestea există. Acolo unde este cazul, responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să aibă posibilitatea de a participa la reuniunile cadrelor de conducere de nivel superior sau ale funcției de supraveghere. În cazul (care ar trebui să se rezume la situații excepționale) în care acest drept nu se acordă, situația trebuie documentată și explicată în scris. Responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să dețină cunoștințe aprofundate cu privire la organizarea firmei, la cultura corporativă și la procesele decizionale, pentru a fi în măsură să identifice reuniunile la care este important să participe.

48.

În special, este important ca firma să instituie măsurile necesare pentru a asigura un schimb eficace de informații între funcția de asigurare a conformității și alte funcții de control (de exemplu, auditul intern și gestionarea riscurilor), precum și cu alți auditori interni sau externi.

Orientări cu privire la aptitudinile, cunoștințele, experiența și autoritatea funcției de asigurare a conformității

[articolul 21 alineatul (1) litera (d) și articolul 22 alineatul (3) literele (a) și (b) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 6

49.

Personalul din cadrul firmei responsabil cu asigurarea conformității dispune de aptitudinile, cunoștințele și experiența necesare pentru a-și îndeplini responsabilitățile, în temeiul articolului 21 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul delegat MiFID II. În plus, funcția de asigurare a conformității dispune de autoritatea necesară în temeiul articolului 22 alineatul (3) litera (a) din Regulamentul delegat MiFID II. În special, aceste cerințe trebuie luate în considerare de către firme atunci când acestea numesc responsabilul cu asigurarea conformității. Având în vedere funcția și sarcinile atribuite responsabilului cu asigurarea conformității, acesta trebuie să facă dovada unor standarde înalte de etică profesională și de integritate personală.

50.

Pentru a garanta faptul că funcția de asigurare a conformității dispune de autoritatea care se impune în vederea exercitării sarcinilor care îi revin, cadrele de conducere de nivel superior ale firmei trebuie să îi ofere sprijin în exercitarea sarcinilor respective. Autoritatea presupune deținerea unor competențe adecvate și a unor aptitudini personale relevante (cum ar fi, de exemplu, judecata persoanei respective), putând fi consolidată prin recunoașterea în mod explicit a autorității specifice a funcției de asigurare a conformității prin politica firmei de asigurare a conformității.

51.

În cadrul funcției de asigurare a conformității trebuie să existe cunoștințe cel puțin cu privire la MiFID II și la toate actele delegate și de punere în aplicare aferente, la legislația de punere în aplicare și reglementările naționale, precum și la toate standardele, ghidurile și alte orientări aplicabile emise de ESMA și de autoritățile competente, în măsura în care acestea sunt relevante pentru îndeplinirea sarcinilor de conformitate. Personalul responsabil cu asigurarea conformității trebuie să beneficieze de formare periodică pentru a-și menține nivelul de cunoștințe. Pentru responsabilul cu funcția de asigurare a conformității desemnat este necesar un nivel mai ridicat de competență.

52.

Responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să posede cunoștințe și o experiență suficient de vastă, precum și un nivel suficient de ridicat de competență pentru a-și putea asuma responsabilitatea pentru funcția de asigurare a conformității în ansamblu și pentru a asigura eficacitatea acesteia. Pentru a demonstra nivelul necesar de cunoștințe și/sau de competență, pot fi prevăzute diverse opțiuni la nivel național în statul membru în cauză. De exemplu, unele autorități competente autorizează sau aprobă responsabilul cu funcția de asigurare a conformității desemnat în urma evaluării calificărilor acestuia. Această evaluare poate include o analiză a CV-ului responsabilului cu funcția de asigurare a conformității, precum și un interviu cu persoana desemnată și/sau un examen care trebuie promovat. Acest tip de proces de autorizare poate contribui la consolidarea poziției funcției de asigurare a conformității în cadrul firmei și în raport cu terții. Alte abordări de reglementare încadrează obligatoriu evaluarea calificărilor responsabilului cu funcția de asigurare a conformității exclusiv în sfera de responsabilitate a cadrelor de conducere de nivel superior ale firmei. Cadrele de conducere de nivel superior evaluează calificările potențialului responsabil cu funcția de asigurare a conformității anterior numirii. Conformitatea firmei în mod corespunzător cu cerințele de la articolul 21 alineatul (1) litera (d) și articolul 22 alineatul (3) literele (a) și (b) este analizată ulterior în cadrul evaluării generale a conformității firmei cu cerințele relevante ale MiFID II.

53.

Responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să facă dovada unei experiențe profesionale suficiente, întrucât aceasta este necesară pentru a putea evalua riscurile de conformitate și conflictele de interese inerente activităților economice ale firmei. Experiența profesională necesară poate să fi fost dobândită, printre altele, în funcții operaționale, în alte funcții de control sau în funcții de reglementare. În unele jurisdicții, experiența profesională este luată în considerare doar dacă a fost dobândită în decursul unei perioade minime de timp și cu condiția să nu fie perimată.

54.

Responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să aibă cunoștințe specifice cu privire la diferitele activități furnizate de firmă. Competențele relevante impuse ar putea să fie diferite de la o firmă la alta, întrucât caracterul principalelor riscuri de conformitate cu care se confruntă firmele ar putea să difere la rândul său. Prin urmare, un responsabil cu funcția de asigurare a conformității recent angajat poate necesita cunoștințe de specialitate suplimentare axate pe modelul de afaceri specific al firmei, chiar dacă acesta a fost responsabil anterior cu funcția de asigurare a conformității în cadrul unei alte firme.

Orientări cu privire la caracterul permanent al funcției de asigurare a conformității

[articolul 22 alineatul (2) primul paragraf din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 7

55.

Articolul 22 alineatul (2) primul paragraf din Regulamentul delegat MiFID II le impune firmelor să garanteze faptul că funcția de asigurare a conformității își îndeplinește sarcinile și responsabilitățile în permanență. Prin urmare, firmele trebuie să stabilească măsuri adecvate pentru a se asigura că responsabilitățile care îi revin responsabilului cu funcția de asigurare a conformității sunt îndeplinite inclusiv în absența acestuia, precum și măsuri adecvate pentru a se asigura că responsabilitățile funcției de asigurare a conformității sunt îndeplinite în mod continu. Aceste măsuri trebuie stabilite în scris.

56.

Firma trebuie să se asigure, de exemplu, prin proceduri interne și măsuri temporare, că responsabilitățile funcției de asigurare a conformității sunt îndeplinite în mod adecvat în cursul absenței responsabilului cu funcția de asigurare a conformității.

57.

Responsabilitățile și competențele, precum și autoritatea funcției de asigurare a conformității trebuie stabilite într-o "politică de conformitate" sau în alte politici generale sau norme interne care iau în considerare domeniul de aplicare și natura serviciilor și activităților de investiții ale firmei. Aceasta trebuie să includă informații cu privire la programul de monitorizare și la obligațiile de raportare ale funcției de asigurare a conformității, precum și informații cu privire la abordarea bazată pe risc a funcției de asigurare a conformității în ceea ce privește activitățile de monitorizare. Modificările relevante ale cerințelor aplicabile trebuie să se reflecte imediat în adaptarea acestor politici/norme.

58.

Funcția de asigurare a conformității trebuie să își desfășoare activitățile în permanență și nu doar în anumite situații speciale. Aceasta necesită monitorizare periodică pe baza unui program de monitorizare. Activitățile de monitorizare trebuie să vizeze în mod regulat toate domeniile-cheie de servicii și activități de investiții furnizate de firmă, luând în considerare riscul de conformitate asociat domeniilor de activitate economică. Funcția de asigurare a conformității trebuie să poată răspunde rapid la evenimente neprevăzute, schimbând astfel accentul activităților sale într-un interval scurt de timp, dacă acest lucru este necesar.

Orientări cu privire la caracterul independent al funcției de asigurare a conformității

[articolul 22 alineatul (3) literele (b), (d) și (e) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 8

59.

Firmele trebuie să garanteze faptul că funcția de asigurare a conformității deține în structura organizatorică o poziție care asigură faptul că responsabilul cu funcția de asigurare a conformității și alți membri ai personalului responsabil pentru asigurarea conformității acționează independent atunci când își îndeplinesc sarcinile care le revin.

60.

În timp ce cadrele de conducere de nivel superior sunt responsabile pentru stabilirea unei organizări corespunzătoare a conformității și pentru monitorizarea eficienței organizării implementate, sarcinile îndeplinite de funcția de asigurare a conformității trebuie să fie desfășurate în mod independent față de personalul de conducere de nivel superior și de alte unități de activitate ale firmei. În special, organizarea firmei trebuie să asigure faptul că alte unități de activitate nu pot emite instrucțiuni sau influența în alt mod personalul responsabil pentru asigurarea conformității și activitățile acestuia și trebuie implementat, de asemenea, un proces adecvat de escaladare de la funcția de asigurare a conformității către cadrele de conducere de nivel superior.

61.

În cazul în care cadrele de conducere de nivel superior se abat de la recomandări sau evaluări importante emise de funcția de asigurare a conformității, responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să documenteze situația în consecință și să o prezinte în rapoartele de conformitate.

Orientări referitoare la proporționalitate în ceea ce privește eficacitatea funcției de asigurare a conformității

[articolul 22 alineatul (4) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 9

62.

Firmele trebuie să decidă asupra celor mai potrivite măsuri, inclusiv măsuri de ordin organizatoric, precum și asupra nivelului resurselor, pentru a asigura eficacitatea funcției de asigurare a conformității în situația specifică în care se găsește firma.

63.

Atunci când decid dacă cerințele de la articolul 22 alineatul (3) literele (d) și (e) din Regulamentul delegat MiFID II sunt sau nu proporționale, precum și dacă funcția acestora de asigurare a conformității continuă să fie eficace, firmele trebuie să ia în considerare cel puțin următoarele criterii:

a)

tipurile de servicii și activități de investiții și de servicii auxiliare, precum și alte activități comerciale furnizate de firmă (inclusiv cele care nu au legătură cu serviciile și activitățile de investiții și cu serviciile auxiliare);

b)

interacțiunea între serviciile și activitățile de investiții și serviciile auxiliare și alte activități comerciale desfășurate de firmă;

c)

domeniul de aplicare și volumul serviciilor și activităților de investiții și al serviciilor auxiliare desfășurate (valori absolute și relative față de alte activități comerciale), totalul bilanțului și veniturile firmei din comisioane și tarife și alte venituri, în contextul furnizării de servicii și activități de investiții și de servicii auxiliare;

d)

tipurile de instrumente financiare oferite clienților;

e)

tipurile de clienți vizați de firmă (profesionali, de retail, contrapărți eligibile);

f)

numărul de angajați;

g)

dacă firma face sau nu parte dintr-un grup economic în sensul articolului 2 punctul 11 din CRD;

h)

serviciile furnizate prin intermediul unei rețele comerciale, cum ar fi agenții delegați sau sucursalele;

i)

activități transfrontaliere furnizate de firmă; și

j)

organizarea și complexitatea sistemelor informatice.

64.

Autoritățile competente pot considera aceste criterii utile, de asemenea, pentru a stabili tipurile de firme care pot beneficia de derogarea în baza principiului proporționalității, în conformitate cu articolul 22 alineatul (4) din Regulamentul delegat MiFID II.

65.

De exemplu, o firmă poate fi eligibilă pentru derogarea în baza principiului proporționalității în cazul în care îndeplinirea sarcinilor de conformitate necesare nu necesită o funcție cu normă întreagă, având în vedere natura, amploarea și complexitatea activității economice a firmei, precum și natura și gama de servicii și activități de investiții și de servicii auxiliare furnizate.

66.

Deși responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie întotdeauna numit, în cazul unor firme, în funcție de context ( de exemplu, firmele mici cu activități restrânse și non-complexe și/sau cu volume limitate), poate fi disproporționată numirea unui responsabil distinct cu funcția de asigurare a conformității, care să nu efectueze nicio altă funcție. În cazul în care o firmă face uz de derogare (care trebuie evaluată și motivată de la caz la caz), conflictele de interese între sarcinile îndeplinite de persoanele relevante trebuie reduse cât mai mult posibil.

67.

O firmă care nu este obligată să îndeplinească toate cerințele prevăzute la articolul 22 alineatul (3) din Regulamentul delegat MiFID II în baza principiului proporționalității poate combina funcția juridică și funcția de asigurare a conformității. Cu toate acestea, o firmă cu activități mai complexe sau de dimensiuni mai mari trebuie să evite o astfel de combinație, dacă aceasta ar putea submina eficacitatea funcției de asigurare a conformității.

68.

În cazul în care o firmă face uz de derogarea în baza principiului proporționalității, aceasta trebuie să consemneze justificarea acestui fapt, astfel încât autoritatea competentă să o poată evalua.

Orientări privind combinarea funcției de asigurare a conformității cu alte funcții de control intern

[articolul 22 alineatul (3) litera (d) din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 10

69.

O firmă trebuie să prefere o organizare în cadrul căreia funcțiile de control sunt separate în mod corespunzător. Combinarea funcției de asigurare a conformității cu alte funcții de control poate fi acceptabilă în cazul în care aceasta nu compromite eficiența și independența funcției de asigurare a conformității. Orice astfel de combinație trebuie documentată, inclusiv cu motivarea acesteia, astfel încât autoritățile competente să poată fi în măsură să evalueze caracterul adecvat al combinării funcțiilor în contextele respective. Cu toate acestea, în cazul în care a fost instituită o funcție de audit intern, iar aceasta este menținută în cadrul firmei de investiții în temeiul articolului 24 din Regulamentul delegat MiFID II, o astfel de funcție nu poate fi combinată cu alte funcții de control, precum funcția de asigurare a conformității, în temeiul articolului 24.

70.

Personalul responsabil cu asigurarea conformității nu trebuie, în general, să se implice în activitățile pe care le monitorizează. Cu toate acestea, se poate accepta o combinație între funcția de asigurare a conformității și alte atribuții de control de la același nivel (cum ar fi prevenirea spălării de bani) în cazul în care aceasta nu generează conflicte de interese sau nu compromite eficacitatea funcției de asigurare a conformității.

71.

Faptul că personalul din alte funcții de control îndeplinește inclusiv sarcini de asigurare a conformității trebuie, de asemenea, să reprezinte un considerent relevant în stabilirea numărului de membri ai personalului relevant pentru funcția de asigurare a conformității.

72.

Indiferent dacă funcția de asigurare a conformității este sau nu combinată cu alte funcții de control, funcția de asigurare a conformității trebuie să își coordoneze activitățile cu activitățile de control de nivelul II desfășurate de alte departamente responsabile de alte funcții de control.

73.

În cazul în care responsabilul cu funcția de asigurare a conformității nu este numit în calitate de responsabil unic menționat la articolul 7 din Directiva delegată MiFID II, atât responsabilul menționat la articolul 7 din Directiva delegată MiFID II, cât și responsabilul cu funcția de asigurare a conformității trebuie să acționeze independent, iar responsabilul cu funcția de asigurare a conformității nu trebuie să îl supravegheze și/sau să îi dea instrucțiuni responsabilului unic menționat la articolul 7 din Directiva delegată MiFID II.

74.

În cazul în care funcția de asigurare a conformității este combinată cu alte funcții de control, astfel cum este precizat la punctul 69 sau în cazul în care aceasta este responsabilă și de alte sarcini (de exemplu, în scopul combaterii spălării de bani), firma trebuie să se asigure că alocă întotdeauna suficiente resurse în vederea asigurării respectării MiFID.

Orientări cu privire la externalizarea funcției de asigurare a conformității

[articolele 22 și 31 din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 11

75.

Firmele trebuie să asigure îndeplinirea în continuare a tuturor cerințelor aplicabile privind funcția de asigurare a conformității în cazul în care funcția de asigurare a conformității este externalizată integral sau parțial.

76.

Cerințele privind externalizarea funcțiilor critice sau importante prevăzute la articolul 16 alineatul (5) din MiFID II și la articolul 31 din Regulamentul delegat al Comisiei privind MiFID II se aplică integral în cazul externalizării funcției de asigurare a conformității.

77.

Firmele pot externaliza doar sarcini, nu și responsabilități: firmele care doresc să practice externalizarea rămân pe deplin responsabile de sarcinile externalizate. Cu alte cuvinte, astfel cum se prevede la articolul 31 alineatul (2) litera (e) din Regulamentul delegat MiFID II, capacitatea de a controla sarcinile externalizate și de a gestiona riscurile asociate externalizării trebuie să îi revină mereu firmei care inițiază externalizarea.

78.

Firma trebuie să efectueze o evaluare în temeiul obligației de diligență înainte de a alege un furnizor de servicii, pentru a se asigura că sunt îndeplinite cerințele prevăzute la articolele 22 și 31 din Regulamentul delegat MiFID II. Firma trebuie să se asigure că furnizorul de servicii are autoritatea, resursele și experiența necesară, precum și acces la toate informațiile relevante pentru îndeplinirea în mod efectiv a sarcinilor externalizate aferente funcției de asigurare a conformității. Nivelul evaluării în temeiul obligației de diligență depinde de natura, amploarea, complexitatea și riscul sarcinilor și proceselor aferente funcției de asigurare a conformității care sunt externalizate.

79.

Firmele trebuie să se asigure, de asemenea, că funcția de asigurare a conformității își păstrează caracterul permanent atunci când este externalizată parțial sau integral, și anume furnizorul de servicii trebuie să poată îndeplini funcția în mod continuu și nu doar în anumite situații specifice.

80.

Firmele trebuie să monitorizeze dacă furnizorul de servicii își îndeplinește sarcinile în mod adecvat, ceea ce include monitorizarea calității și a cantității serviciilor furnizate. Cadrele de conducere de nivel superior sunt responsabile în permanență de supravegherea și monitorizarea sarcinilor externalizate și trebuie să dispună de resursele și competența necesare pentru a putea îndeplini această responsabilitate. Cadrele de conducere de nivel superior pot desemna o anumită persoană pentru supravegherea și monitorizarea funcției externalizate în numele lor.

81.

Externalizarea sarcinilor aferente funcției de asigurare a conformității în cadrul unui grup nu conduce la o scădere a nivelului de responsabilitate al cadrelor de conducere de nivel superior ale fiecăreia dintre firmele din cadrul grupului. Cu toate acestea, o funcție de asigurare a conformității centralizată la nivelul grupului poate oferi, în unele cazuri, un acces mai bun la informații responsabilului cu funcția de asigurare a conformității, conducând la creșterea eficienței funcției, în special în cazul în care entitățile au același sediu.

82.

În conformitate cu principiul proporționalității prevăzut la articolul 22 alineatul (4) din Regulamentul delegat MiFID, în cazul în care o firmă, din cauza caracterului, a domeniului de aplicare și a complexității activităților sale economice și a caracterului și gamei serviciilor și activităților de investiții, nu respectă articolul 22 alineatul (3) litera (d) din Regulamentul delegat MiFID II (și anume personalul său responsabil de asigurarea conformității este implicat, de asemenea, în desfășurarea serviciilor sau a activităților pe care le monitorizează), atunci respectiva firmă poate avea în vedere faptul că externalizarea sarcinilor aferente funcției de asigurare a conformității este probabil să constituie o abordare adecvată.

83.

În toate cazurile, externalizarea funcției de asigurare a conformității nu trebuie să (i) îi submineze calitatea și independența, (ii) creeze riscuri operaționale suplimentare nejustificate, (iii) afecteze activitățile desfășurate de controalele interne sau (iv) afecteze capacitatea firmei și a autorității competente relevante de a supraveghea respectarea cerințelor aplicabile.

84.

Externalizarea tuturor sarcinilor aferente funcției de asigurare a conformității sau a unor părți ale acestora către entități din afara UE ar putea îngreuna suplimentar monitorizarea și supravegherea funcției de asigurare a conformității, prin urmare, aceasta trebuie să facă obiectul unei monitorizări mai îndeaproape.

85.

În cazul în care acordul de externalizare aferent funcției de asigurare a conformității încetează, firmele trebuie să garanteze continuitatea funcției de asigurare a conformității fie prin transferarea acesteia înapoi către firmă, fie prin externalizarea sa către un alt furnizor.

3.

Evaluarea funcției de asigurare a conformității de către autoritatea competentă

Orientări cu privire la evaluarea funcției de asigurare a conformității de către autoritățile competente

[articolul 7 din MiFID II și articolul 22 din Regulamentul delegat MiFID II]

Orientarea 12

86.

Autoritățile competente trebuie să evalueze modul în care firmele intenționează să îndeplinească, să pună în aplicare și să mențină cerințele aplicabile privind funcția de asigurare a conformității. Acest lucru trebuie să se aplice în cadrul procesului de autorizare, precum și, în urma unei abordări bazate pe risc, în decursul supravegherii continue.

87.

Articolul 7 din MiFID II prevede că "autoritatea competentă nu acordă autorizația (unei firme) înainte de a se asigura pe deplin că solicitantul îndeplinește toate cerințele prevăzute de dispozițiile adoptate în temeiul prezentei directive (MiFID II)". În consecință, autoritatea competentă trebuie să evalueze dacă funcția de asigurare a conformității a unei firme dispune sau nu de resursele corespunzătoare și dacă aceasta este sau nu organizată în mod adecvat, precum și dacă au fost stabilite liniile de raportare corespunzătoare. Drept condiție pentru autorizare, aceasta trebuie să solicite realizarea modificărilor necesare ale funcției de asigurare a conformității.

88.

În plus, în cadrul procesului de supraveghere continuă, o autoritate competentă trebuie să evalueze - în urma unei abordări bazate pe risc - dacă măsurile puse în aplicare de către firmă pentru funcția de asigurare a conformității sunt adecvate sau nu, precum și dacă funcția de asigurare a conformității își îndeplinește în mod corespunzător responsabilitățile. Firmele au responsabilitatea de a stabili dacă sunt necesare modificări ale resurselor și organizării funcției de asigurare a conformității ca urmare a modificării modelului de afaceri al firmei. De asemenea, autoritățile competente trebuie să evalueze și să monitorizeze, după caz, în cadrul supravegherii continue pe care o desfășoară și în urma unei abordări bazate pe risc, măsura în care astfel de modificări sunt necesare și au fost puse în aplicare. Autoritatea competentă trebuie să ofere firmei un termen rezonabil pentru realizarea modificărilor. Cu toate acestea, modificările în cadrul firmelor nu fac neapărat obiectul aprobării autorităților competente.

89.

De exemplu, astfel cum se precizează la punctul 52 de mai sus, unele autorități competente autorizează sau aprobă responsabilul cu funcția de asigurare a conformității desemnat în urma evaluării calificărilor acestuia.

90.

Alte abordări de reglementare încadrează obligatoriu evaluarea calificărilor responsabilului cu funcția de asigurare a conformității exclusiv în sfera de responsabilitate a cadrelor de conducere de nivel superior ale firmei. Unele state membre solicită firmelor să informeze autoritățile competente cu privire la numirea și înlocuirea responsabilului cu funcția de asigurare a conformității. În unele jurisdicții, notificarea respectivă trebuie, de asemenea, să fie însoțită de o declarație detaliată privind motivele înlocuirii. Aceasta poate ajuta autoritățile competente să obțină informații despre posibile tensiuni între responsabilul cu funcția de asigurare a conformității și cadrele de conducere de nivel superior, fapt ce ar putea indica deficiențe în ceea ce privește independența funcției de asigurare a conformității.

91.

Unele state membre solicită responsabilului cu funcția de asigurare a conformității să completeze un chestionar anual pentru a colecta informații cu privire la conformitatea firmei. Chestionarul constă într-o grilă de evaluare cu privire la modul în care firma intenționează să își desfășoare și să își monitorizeze activitatea economică. Grila de evaluare respectivă include întrebări privind toate serviciile de investiții pe care firma este autorizată să le desfășoare. Unele întrebări se referă, de asemenea, la monitorizarea și controlul activității care urmează a fi desfășurate de firmă. (de exemplu, modul în care sunt organizate funcțiile de control, cui îi raportează acestea, dacă unele funcții sunt sau nu externalizate etc., precum și o serie de câmpuri deschise în care firmei i se solicită să descrie orice modificări și evoluții relevante în raport cu anii trecuți). Răspunsurile ar putea fi validate de cadrele de conducere de nivel superior ale firmei, apoi trimise autorității competente. Acest chestionar ar putea constitui un raport standardizat într-un format prelucrabil automat pentru a permite extragerea datelor, incluzând indicatori calitativi și semnalând anomaliile într-o manieră eficientă din punct de vedere al utilizării resurselor. Chestionarul ar putea fi utilizat de autoritățile competente pentru a monitoriza firma și a-i impune adoptarea unui plan de acțiune menit să remedieze problemele, precum și pentru a stabili prioritățile supravegherii autorității competente și pentru a-și calibra abordarea bazată pe riscuri.

92.

Practicile menționate mai sus ar putea fi utile pentru alte autorități competente.

VI.

Tabel de corespondență între ghidul din 2020 și ghidul din 2012

Ghidul din 2020

Ghidul din 2012

Responsabilitățile funcției de asigurare a conformității

Evaluarea riscului de asigurare a conformității

Orientarea 1

Evaluarea riscului de asigurare a conformității

Orientarea generală 1

Obligațiile de monitorizare ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea 2

Obligațiile de monitorizare ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 2

Obligațiile de raportare ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea 3

Obligațiile de raportare ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 3

Obligațiile de acordare de consultanță și de asistență ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea 4

Obligațiile de acordare de consultanță ale funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 4

Cerințele organizatorice ale funcției de asigurare a conformității

Eficacitatea funcției de asigurare a conformității

Orientarea 5

Eficacitatea funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 5

Aptitudinile, cunoștințele, experiența și autoritatea funcției de asigurare a conformității

Orientarea 6

Caracterul permanent al funcției de asigurare a conformității

Orientarea 7

Caracterul permanent al funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 6

Caracterul independent al funcției de asigurare a conformității

Orientarea 8

Caracterul independent al funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 7

Ghidul din 2020

Ghidul din 2012

Proporționalitatea în ceea ce privește eficacitatea funcției de asigurare a conformității

Orientarea 9

Derogari

Orientarea generală 8

Combinarea funcției de asigurare a conformității cu alte funcții de control intern

Orientarea 10

Combinarea funcției de asigurare a conformității cu alte funcții de control intern

Orientarea generală 9

Externalizarea funcției de asigurare a conformității

Orientarea 11

Externalizarea funcției de asigurare a conformității

Orientarea generală 10

Evaluarea funcției de asigurare a conformității de către

autoritatea competenta

Evaluarea funcției de asigurare a conformității de către

autoritațile competente

Orientarea 12

Evaluarea funcției de asigurare a conformității de către

autoritațile competente

Orientarea generală 11