Criteriile din 6 iulie 2026

DISPOZIȚIA nr. I/105 din 6 iulie 2026 , publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 572 din 13 iulie 2026.

I.

Evaluarea creatorului de arhivă Evaluarea creatorului de arhivă se realizează prin analiza următoarelor criterii:

I.1.

activitatea de bază - se identifică domeniul de activitate, locul creatorului în piramida organizațională și obiectul principal al activității desfășurate;

I.2.

forma de proprietate - se stabilește dacă creatorul este instituție publică, organizație privată cu mandat public, organizație privată fostă de stat sau organizație privată;

I.3.

reprezentativitate sectorială - se analizează funcțiile, atribuțiile și ocupațiile principale ale creatorului (scopul înființării, sediul, politici, programe, proceduri de lucru), din care să rezulte dacă creatorul este unic în domeniu, reprezentativ sau unul dintre alți creatori cu obiect similar de activitate, la nivel național, regional sau local;

I.4.

relevanța teritorială - se determină dacă importanța creatorului se manifestă la nivel național, regional, județean sau local;

I.5.

relevanța istorică - se au în vedere vechimea organizației (sub 10 ani, între 10 și 50 de ani sau peste 50 de ani), evoluția acesteia și realizările marcante;

I.6.

impactul activității - se evaluează în ce măsură creatorul influențează prin rezultatele activității sale comunități largi, medii, mici sau specifice (profesii, activități etc.), precum și modul de desfășurare a activităților, rezultatele obținute și evenimentele asociate;

I.7.

organizarea - se stabilește dacă creatorul de arhivă este autonom și poate lua decizii privind activitatea proprie sau este subordonat unui for ierarhic de la care emană deciziile principale.

II.

Evaluarea documentelor Evaluarea documentelor se realizează prin analiza următoarelor criterii:

II.1.

Valoarea de mărturie asupra activității creatorului de arhivă - se referă la capacitatea documentelor de a furniza informații privind originea, organizarea, funcționarea creatorului de arhivă, funcțiile și activitățile desfășurate și impactul acestora în societate. Categoriile de documente permanente ale unei organizații trebuie să fie în principal rezultate din exercitarea funcțiilor de bază și să ofere mărturie pentru acestea.

II.1.1.

Identificarea categoriilor cu valoare de mărturie se realizează prin evaluarea funcțiilor și activităților creatorului, avându-se în vedere:

a)

funcțiile de bază (specifice organizației și misiunii sale) și funcțiile de sprijin (care asigură suportul necesar);

b)

structurile organizaționale care au îndeplinit funcții de bază și de sprijin;

c)

activitățile de conducere și execuție implicate în desfășurarea fiecărei funcții;

d)

structurile cu responsabilitate principală pentru decizii privind organizarea, programele, politicile și procedurile;

e)

categoriile de documente esențiale pentru a caracteriza exercitarea funcțiilor de bază și pentru a documenta procesul decizional;

f)

documentele care sintetizează activitățile din cadrul unei funcții și cele care ilustrează desfășurarea proceselor de muncă la nivelele inferioare ale organizației.

II.2.

Valoarea informațională - se referă la utilitatea sau semnificația pe termen lung a documentelor, privite exclusiv din perspectiva informațiilor conținute despre persoane, lucruri sau fenomene. Această valoare se analizează prin prisma următoarelor criterii:

a)

unicitatea - se au în vedere unicitatea informațiilor din documente (informațiile nu mai pot fi găsite în alte surse într-o formă la fel de completă) și unicitatea documentelor care le conțin (documentele nu sunt duplicate în cadrul fondului; în general, se evită păstrarea de duplicate și se păstrează exemplare la nivelul ierarhic cel mai înalt);

b)

nivelul de concentrare al informației - se optează pentru păstrarea documentelor care concentrează cât mai multe informații relevante pe un volum al suportului cât mai redus, indiferent dacă informația este extensivă (puțină despre multe subiecte), intensivă (multă despre puține subiecte) sau diversificată;

c)

utilizabilitatea - se vor păstra categoriile de documente care au cel mai înalt grad de utilizabilitate, avându-se în vedere gradul de prelucrare și acces la informație, starea fizică a documentelor și caracterul complet al acestora;

d)

importanța informației - se vor păstra documentele care prezintă o importanță deosebită din prisma scopului pentru care au fost întocmite, cu relevanță pentru comunități cât mai ample și cu utilizare cât mai diversă, luând în considerare interesele instituționale ale statului, interesele de cercetare și interesele unui număr cât mai mare de utilizatori.

II.3.

Valoarea intrinsecă - se referă la semnificația pe care oamenii o atribuie unui document ca obiect, artefact sau simbol, păstrarea acestora ca originale fiind singura formă acceptabilă. Se vor reține pentru păstrare permanentă documentele cu valoare intrinsecă ridicată, analizând:

a)

forma fizică, dacă documentele furnizează exemple semnificative ale formei sau ale evoluției tehnologice;

b)

calitățile estetice, artistice, culturale sau afective deosebite (fotografii speciale, schițe, desene etc.);

c)

caracteristicile fizice unice sau de curiozitate - se poate realiza eșantionare în cazul unor cantități mari;

d)

vechimea absolută sau relativă a documentului, care îi conferă calitatea de unicat sau exemplar rar;

e)

valoarea expozițională - documente care prin aspect și sintetizarea informației au impact deosebit ca originale în expoziții;

f)

interesul public general și substanțial, datorită asocierii directe cu oameni, locuri, probleme sau evenimente celebre ori semnificative istoric;

g)

semnificația ca documentație a bazei juridice de înființare sau continuitate a unei organizații ori a formulării unor politici cu efect larg.

II.4.

Valoarea contextuală - reprezintă importanța pe termen lung pe care anumite documente o pot căpăta doar în prezența unor condiții specifice. Se vor păstra permanent documentele și ansamblurile de documente cu valoare contextuală ridicată, avându-se în vedere:

a)

raritatea unui anumit document în anumite perioade sau în cadrul unui ansamblu documentar - atunci când există cantități mici de documente dintr-o anumită perioadă se pot păstra permanent documente care, în mod normal, ar fi avut termen de păstrare limitat;

b)

caracteristicile tehnice - se păstrează componentele sau mecanismele de funcționare fără de care proprietăți esențiale ale documentelor sunt pierdute;

c)

relațiile cu alte documente - lipsa unor registre de evidență, de exemplu, ar îngreuna accesul la anumite serii de documente.