Memorandumul din 7 mai 1997

între Guvernul României, reprezentat de Ministerul Lucrărilor Publice și Amenajării Teritoriului, și Uniunea Europeană, reprezentată de Comisia Europeană în România prin șeful Delegației Comisiei Europene

Context și definiții

1. Scopul prezentului memorandum de înțelegere este de a defini precis metoda de implementare în România a Memorandumului de finanțare pentru Programul PHARE de cooperare transfrontaliera 1996 România-Ungaria, iar termenii utilizați aici au același înțeles ca în memorandumul de finanțare.

În eventualitatea unei omisiuni sau a unui dezacord între textul memorandumului de finanțare și acest memorandum de înțelegere, memorandumul de finanțare are prioritate.

Principii generale

2. S-a convenit să se implementeze Programul în conformitate cu acest memorandum de înțelegere și cu memorandumul de finanțare. În lipsa unor dispoziții contrare procedura de implementare se conformează prevederilor Manualului cuprinzând procedurile Sistemului de implementare descentralizat PHARE (SID, în cele ce urmează) și din Manualul cuprinzând regulile de contractare și de achiziții (CPR, în cele ce urmează) din cadrul Procedurilor Sistemului de implementare descentralizat PHARE.

3. Agenția Naționala pentru Dezvoltare Regionala este responsabilă cu întreaga coordonare a Programului PHARE de cooperare transfrontaliera.

4. Guvernul României a nominalizat Agenția Naționala pentru Dezvoltare Regionala drept Autoritate de implementare. Responsabilitățile sale sunt:

● sa reprezinte "canalul" oficial pentru toate legăturile cu Comisia Europeană și să asigure pentru Programul de cooperare transfrontaliera: coordonarea, procedurile standard de evidența contabilă a fondurilor, raportarea și planificarea;

● sa constituie autoritatea care garantează ca derularea licitațiilor, avizarea contractelor și plățile sunt realizate conform cerințelor PHARE;

● sa organizeze receptiile provizorii și finale ale lucrărilor, împreună cu Comisia Europeană sau cu reprezentanții nominalizați de aceasta;

● sa plătească facturile pentru contractele încheiate în cadrul prezentului memorandum de înțelegere;

● sa delege sau sa subdelege anumite responsabilități instituțiilor de implementare.

Pentru implementarea acestui Program Agenția Naționala pentru Dezvoltare Regionala va înființa o unitate de management a Programului (UMP) corespunzătoare. Autoritățile române vor desemna personalul acestei unități în concordanta cu cerințele Programului. Echipamentele achiziționate până în prezent în cadrul Programului ZZ9624 pentru Unitatea de management a Programului vor fi transferate de la Ministerul Lucrărilor Publice și Amenajării Teritoriului către Agenția Naționala pentru Dezvoltare Regionala.

Aranjamente instituționale pentru implementare

5. Pentru implementarea proiectelor Autoritatea de implementare va delega instituțiilor de implementare responsabilitățile privind gestionarea implementarii tehnice pentru fiecare proiect, după cum s-a stabilit în memorandumul de finanțare.

Fiecare instituție de implementare delegată va fi responsabilă direct față de Autoritatea de implementare pentru gestionarea aspectelor tehnice ale respectivului proiect: pregătirea Planului strategic și a Programului de lucru respective, a specificatiilor tehnice incluse în documentația de licitație, a dosarelor de licitație, evaluarea ofertelor împreună cu Autoritatea de implementare, pregătirea contractului, supervizarea lucrărilor etc., asociate la activitățile din domeniul propriu de responsabilitate.

Fiecare instituție de implementare delegată raportează lunar Autorității de implementare despre stadiul fiecărui proiect și trimestrial despre contribuția reprezentând cofinantarea, pe lângă finanțarea din fonduri PHARE. Formatele acestor rapoarte vor fi pregătite de fiecare instituție de implementare delegată și în final vor fi acceptate de Autoritatea de implementare împreună cu Comisia Europeană; rapoartele vor furniza suficiente detalii pentru a permite evaluarea progresului făcut și a activităților care mai trebuie realizate.

Fiecare instituție delegată va desemna pentru fiecare proiect o persoană oficială de contact (și un adjunct al acesteia) care va reprezenta instituția de implementare delegată în fața Autorității de implementare. Fiecare instituție de implementare delegată va desemna, de asemenea, un șef de proiect (eventual o echipa) care va lucra cu norma întreaga la implementarea proiectului.

6. Asistența tehnica va fi furnizată, dacă este necesar, atât Autorității de implementare, cat și instituțiilor de implementare delegate, pentru a le sprijini în managementul proiectelor și, dacă este cazul, va fi finanțată prin intermediul fondului destinat managementului, astfel definit în cadrul alocării fondurilor Programului. Termenii de referința pentru asistența tehnica trebuie aprobați de Comisia Europeană sau de cei nominalizați de către reprezentantul acesteia înainte de a selecta contractorul. Scopul asistenței tehnice acordate instituțiilor de implementare delegate va fi conform practicilor uzuale privind proiectele cu sprijin financiar extern.

7. Ministerele de resort implicate vor fi informate permanent de instituțiile de implementare delegate despre stadiul fiecărui proiect. Când un astfel de minister desemnează o persoană de contact, aceasta din urma va fi invitata de Autoritatea de implementare la toate reuniunile privind proiectul, inclusiv în Comitetul de evaluare. Ministerele de resort implicate pot sprijini instituțiile de implementare delegate din domeniul lor de responsabilitate, sprijinul fiind binevenit în special la debutul proiectelor.

8. Ori de câte ori un proiect este cofinantat de Guvernul României, pentru fiecare dintre componentele finanțării se vor încheia contracte distincte. Guvernul României se angajează prin prezentul memorandum de înțelegere sa finanteze integral componenta pe care și-a asumat-o la semnarea contractelor pentru proiecte.

9. După încheierea lucrărilor Guvernul României se angajează să asigure functionalitatea deplina a investițiilor realizate conform obiectivelor lor, în special să asigure resursele bugetare, echipamentele, personalul și instituirea practicilor eficiente de management operational, precum și armonizarea cu documentele standard internaționale. În acest scop pe parcursul implementarii proiectului se poate acorda prin Program asistența tehnica instituțiilor de implementare delegate.

10. Pentru fiecare proiect de execuție de lucrări vor fi amplasate în situ panouri, vizibile publicului larg, în limba română și în una dintre limbile de circulație ale Comunității Europene, conținând informații referitoare la descrierea lucrărilor, costul lor, precum și la faptul ca activitățile au fost finanțate cu sprijinul Uniunii Europene din fonduri PHARE.

11. Tabelul prevăzut în anexa 1 indica pentru fiecare proiect prin programele curente instituția delegată și ministerul de resort responsabil. Lista cuprinzând persoanele oficiale de contact și șefii de proiect desemnați va fi înaintată Autorității de implementare și Comisiei Europene, precum și orice modificare care intervine pe parcursul implementarii fiecărui proiect. Pentru fiecare program nou se va întocmi și se va accepta ca addendum la anexa 1 un tabel actualizat.

Licitare și contractare

Licitarea

12. Licitațiile privind contractele finanțate de Comisia Europeană vor fi publice și li se va face o publicitate corespunzătoare în România, în conformitate cu cerințele licitațiilor publice din România, atât în limba română, cat și în una dintre limbile Comunității Europene. În cazul contractelor estimate la minimum 300.000 euro, anunțarea licitațiilor se va face în același timp și în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Autoritatea de implementare va cere Comisiei Europene publicarea acestui anunț cu cel puțin 4 săptămâni înainte de data publicării efective.

Participarea va fi deschisă în mod egal tuturor persoanelor fizice sau juridice din statele membre ale Uniunii Europene, precum și celor din țările partenere PHARE.

13. Documentațiile de licitație vor fi prezentate în una dintre limbile Comunității Europene și, optional, în limba română și vor putea fi obținute exclusiv de la birourile Autorității de implementare. Pentru acoperirea costurilor documentației de licitație va putea fi solicitată o taxa.

14. Intervalul de timp permis în vederea depunerii ofertelor la licitații nu va fi mai mic de 6 săptămâni de la data publicării anunțului de licitație.

15. Aprobarea desfășurării licitației de către Comisia Europeană, direct sau prin intermediul unui reprezentant nominalizat, este necesară în funcție de valoarea contractului, asa cum este prevăzut în Manualul CRP. Documentele de licitație pentru execuție de lucrări sau pentru achiziții vor fi transmise la Comisia Europeană împreună cu criteriile de evaluare propuse și cu un tabel prezentând defalcarea costurilor estimate (pe componente tehnice majore).

Evaluarea

16. Comitetele de evaluare a ofertelor vor fi stabilite de Autoritatea de implementare, implicând toate părțile interesate în vederea selectării ofertei câștigătoare. Președintele și componenta comitetelor de evaluare se vor stabili cu acordul Comisiei Europene. Procedurile de evaluare a ofertelor vor respecta reglementările SID.

17. În vederea facilitării activității comitetelor de evaluare și a aprobării rapoartelor de evaluare de către Comisia Europeană, la deliberările comitetelor de evaluare pot participa experții tehnici și/sau un reprezentant oficial al Comisiei Europene.

Contractarea

18. Contractele, după avizarea lor de către persoana oficială de contact (sau de adjunctul acesteia) din instituția de implementare delegată, vor fi încheiate de Autoritatea de implementare cu câștigătorul licitației, pe baza specificatiilor cuprinse în documentele de licitație și în oferta primită. Contractul va fi redactat în una dintre limbile Comunității și, optional, în limba română.

19. În conformitate cu Manualul CRP, înaintea semnării contractele încheiate în cadrul prezentului Program vor fi avizate de Comisia Europeană sau de reprezentanții săi desemnați.

Raportare

20. Autoritatea de implementare va raporta informațiile financiare prin sistemul de raportare financiar PHARE (PHACSY/PERSEUS). Comisia Europeană poate solicita periodic din partea Autorității de implementare rapoarte de sinteza într-un format prestabilit.

Supervizarea, inspecția lucrărilor, recepția provizorie și finala

21. Instituțiile de implementare delegate și Autoritatea de implementare vor superviza implementarea lucrărilor aflate în responsabilitatea lor și vor organiza recepția provizorie și finala, în conformitate cu clauzele contractuale. Instituțiile de implementare delegate sunt responsabile (eventual împreună cu un specialist angajat în acest scop) sa certifice conformitatea calității și cantității lucrărilor sau a echipamentelor procurate de la furnizor cu clauzele contractuale. Toate facturile legate de proiect sunt certificate de persoana oficială de contact (sau de adjunctul acesteia) din instituția de implementare delegată, înainte de a fi plătite de Autoritatea de implementare.

În cazul contractelor FIDIC inginerul va fi numit (eventual finanțat din Program) înainte de încheierea contractelor. 22. Receptiile provizorii și finale trebuie avizate fie direct de Comisia Europeană, fie de un expert independent nominalizat de aceasta.

Reglementări financiare

23. Reglementările financiare generale sunt definite de memorandumul de finanțare, în special în ceea ce privește deschiderea contului bancar, plata preliminară în avans și următoarele plati în avans.

Diferite documente*1) sunt necesare Comisiei pentru a putea face plati în avans, conform următoarelor liste de verificare:

-------------

*1) Autoritatea de implementare va folosi formate PHARE standard, după caz, conform SID, incluzând planurile strategice și programele de lucru.

Plata preliminară în avans va fi facuta pe baza:

● semnării memorandumului de finanțare;

● semnării memorandumului de înțelegere;

● primirii unei cereri oficiale, care indica Responsabilul autorizat al Programului (RAP) și detaliile privind contul bancar al Programului, incluzând specimenele de semnatura ale persoanelor autorizate sa opereze contul;

● unei justificări a avansului, incluzând contractele și plățile ce se intenționează a fi făcute din plata preliminară în avans, în conformitate cu prevederile Manualului SID.

Plățile următoare în avans se fac pe baza unei cereri și:

● a unui plan strategic actualizat, a unui program de lucru și a unui raport de monitorizare și evaluare;

● a unui extras de cont bancar ce dovedește toate plățile făcute deja, dobânda acumulată și disponibilul în cont;

● a copiilor de pe contractele semnate anterior.

Plățile din contul Autorității de implementare se vor face pe baza facturilor referitoare la contractele semnate de aceasta autoritate sau pe baza graficelor de plati înaintate spre aprobare de către instituțiile de implementare delegate.

Audit și monitorizare

24. Operațiunile finanțate prin acest Program vor face obiectul unor inspecții ale serviciilor specializate ale Comisiei și ale Curții de Audit, după cum se specifică în memorandumul de finanțare.

În completare, după terminarea implementarii Programului se va putea realiza o evaluare în comun sau separat de către Comisie sau/și de către autoritățile române, evaluare ce va fi finanțată din fondurile Programului.

Auditul și monitorizarea vor fi finanțate din Program.

Clauze finale

25. Anexa 1 reprezintă parte integrantă a memorandumului de înțelegere.

26. Prezentul memorandum de înțelegere este exhaustiv. Orice amendamente sau modificări trebuie confirmate de către semnatari în scris.

Modalitățile practice de implementare a prezentului memorandum de înțelegere vor fi decise împreună de către A.N.D.R. și Comisia Europeană.

Toate modificările datorate transferului coordonării Programului vor fi realizate în conformitate cu documentele relevante referitoare la implementarea Programului.

27. Comunicările oficiale privind prezentul memorandum de înțelegere vor fi transmise prin Delegația Comisiei Europene în România.

Semnat la București la 7 mai 1997.

Din partea Guvernului României,

Nicolae Noica,

ministrul lucrărilor publice

și amenajării teritoriului

Din partea Comisiei Europene,

Karen Fogg,

șeful Delegației Comisiei

Europene în România