Procedura din 27 februarie 2003

1. Prevederi generale

1.1. Prezenta procedura stabilește cadrul instituțional și regulile de procedura pentru evaluarea organismelor abilitate sa elaboreze agremente tehnice, în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 102/2003 privind stabilirea condițiilor de introducere pe piața a produselor pentru construcții și cu Regulamentul privind agrementul tehnic pentru produse, procedee și echipamente noi în construcții, cuprins în anexa nr. 5 la Hotărârea Guvernului nr. 766/1997 pentru aprobarea unor regulamente privind calitatea în construcții, modificat și completat prin Hotărârea Guvernului nr. 675/2002 . Organismele de elaborare a agrementelor tehnice de produse și organismele de elaborare a agrementelor tehnice în construcții sunt denumite în continuare organisme elaboratoare de agrement tehnic (AT).

1.2. Autoritatea competența în domeniu este Ministerul Lucrărilor Publice, Transporturilor și Locuinței, prin Consiliul Tehnic Permanent pentru Construcții, denumit în continuare CTPC.

1.3. Organismele elaboratoare de AT sunt organisme specializate, cu sediul în România, abilitate în acest scop de autoritatea competentă.

1.4. Abilitarea organismelor elaboratoare de AT se face pe baza unei evaluări specifice, în conformitate cu prevederile prezentei proceduri.

1.5. Lista organismelor abilitate sa elaboreze AT se aproba prin ordin al ministrului lucrărilor publice, transporturilor și locuinței sau, după caz, prin ordin comun al ministrului lucrărilor publice, transporturilor și locuinței și al altor autorități competente și se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

1.6. CTPC tine evidenta la zi a organismelor elaboratoare de AT, conduce și monitorizează derularea procedurilor de acordare a AT.

1.7. În cadrul organizațiilor elaboratoare de AT, constituite pe plan european sau internațional, România este reprezentată prin CTPC.

1.8. Abilitarea organismelor elaboratoare de AT are ca scop evaluarea și recunoașterea competentei acestor organisme în efectuarea de activități aferente elaborării AT, în conformitate cu criteriile specificate și pe baza unui sistem unitar de abilitare, prestabilit.

1.9. Activitatea de abilitare a organismelor elaboratoare de AT se declanseaza o dată cu solicitarea abilitarii de către organismele respective și se desfășoară pe baza prevederilor prezentei proceduri după cum urmează:

- organismul solicitant se adresează CTPC în scopul obținerii abilitarii pentru elaborarea de AT;

- CTPC numește comisia de abilitare a organismelor solicitante. Aceasta comisie are rolul de a instrumenta abilitarea organismelor elaboratoare de AT în conformitate cu prezenta procedura;

- sistemul de management al calității (SMC) al organismului elaborator de AT solicitant trebuie să fie certificat. În cazul în care organismul are SMC certificat fără segmentul de elaborare de AT, certificarea inițială va fi completată cu acest segment;

- comisia de abilitare, în urma auditului, recomanda președintelui CTPC admiterea sau respingerea abilitarii organismului solicitant. Ca urmare a recomandarii comisiei de abilitare, președintele CTPC aproba abilitarea organismului solicitant și eliberează certificatul de abilitare, valabil pe o perioadă de 5 ani, cu posibilitate de prelungire.

2. Criterii de evaluare a organismelor elaboratoare de AT în vederea abilitarii

2.1. Clasificarea criteriilor

2.1.1. Criteriile utilizate în vederea abilitarii organismelor elaboratoare de AT se clasifica în două categorii principale:

a) criterii eliminatorii;

b) criterii de evaluare.

2.1.2. Criteriile eliminatorii sunt acele criterii a căror îndeplinire de către organismele elaboratoare de AT care solicită abilitarea este o condiție obligatorie - sine qua non pentru a fi admise în continuare în acțiunea de evaluare pentru abilitare.

2.1.3. Criteriile de evaluare propriu-zise sunt acele criterii a căror apreciere (punctare) intră în calculul punctajului de evaluare luat în considerare, în vederea abilitarii organismelor elaboratoare de AT solicitante.

2.2. Criteriile eliminatorii

2.2.1. Principalele criterii eliminatorii care trebuie îndeplinite și demonstrate (documentate) de către organismele elaboratoare de AT care solicită abilitarea se referă la următoarele elemente:

a) statutul juridic;

b) obiectul de activitate;

c) organizare și funcționare;

d) capabilitate tehnica și bonitate financiară (mijloace și resurse disponibile);

e) sistemul de management al calității (SMC);

f) existenta uneia sau mai multor grupe specializate.

În funcție de situația concretă a organismelor elaboratoare de AT pot fi adoptate și criterii suplimentare.

2.2.2. Statutul juridic. Organismele elaboratoare de AT care solicită abilitarea trebuie să fie persoane juridice române sau asociații de persoane juridice române care au forma organizatorică de cercetare-învățământ-proiectare-laborator.

Demonstrarea statutului juridic al organismelor respective se face prin:

a) hotărârea Guvernului de înființare pentru organizațiile de cercetare autonome;

b) statutul societății sau act constitutiv, certificat de înregistrare la oficiul registrului comerțului;

c) contract de asociere în cazul persoanelor juridice asociate.

2.2.3. Obiectul de activitate al organismelor elaboratoare de AT solicitante trebuie să cuprindă domeniile corespunzătoare profilului unor grupe specializate de AT, stabilite de CTPC, pentru care solicită abilitarea. Demonstrarea obiectului de activitate trebuie să rezulte din actul constitutiv sau din statut.

2.2.4. Organizare și funcționare. Organismele elaboratoare de AT care solicită abilitarea trebuie să dispună de o conducere și o structura administrativ-organizatorică, care să confere independenta de decizie în afară oricăror interese și imparțialitate în judecarea și instrumentarea solicitărilor de AT. În cazul în care un organism elaborator de AT solicita abilitarea pentru mai multe domenii de specialitate, corespunzătoare profilului unor grupe specializate de AT, diferite, implicând și un volum mare de activitate de AT, în structura sa organizatorică trebuie să existe un compartiment sau un responsabil de AT pentru a asigura armonizarea și coordonarea procedurala, precum și lucrările de secretariat și evidenta aferente acestei activități.

Îndeplinirea acestor criterii și condiții se demonstreaza prin documentele care stabilesc funcțiile de conducere și compartimentele implicate în activitatea de AT, atribuțiile și responsabilitățile aferente, precum și relațiile dintre acestea: organigrama, regulamentul de organizare și funcționare (ROF), alte regulamente și proceduri.

2.2.5. Capabilitatea tehnica și bonitatea financiară a organismelor elaboratoare de AT trebuie demonstrata prin disponibilitatea mijloacelor tehnice și logistice, precum și a resurselor necesare pentru desfășurarea adecvată a activității de elaborare de AT în domeniile de specialitate aferente, astfel încât să se poată fundamenta conținutul AT și aprecierea aferentă, în vederea garantarii aptitudinii la utilizare în construcții a produselor și procedeelor care fac obiectul AT. Astfel:

a) capabilitatea tehnica a organismelor elaboratoare de AT se demonstreaza prin următorii indicatori:

- numărul total de personal, din care personal cu studii superioare (din care personal atestat), defalcat pe domeniile de specialitate aferente activității de AT;

- lista dotărilor tehnice (echipamente) și logistice (tehnica de calcul, software) existente, absolut necesare pentru desfășurarea activității în domeniile de specialitate respective;

- asigurarea efectuării încercărilor de laborator necesare activității de AT (laborator propriu autorizat/acreditat, asociat cu un laborator extern autorizat/acreditat) în domeniile de specialitate respective, dovedite prin contract de asociere. Pentru testele care nu pot fi realizate în laboratorul propriu sau asociat, organismul elaborator de AT poate apela la colaborarea cu un laborator de extern specializat autorizat/acreditat;

b) bonitatea financiară, menita să asigure stabilitate și suport financiar adecvat (solvabilitatea organismelor), pentru desfășurarea activității de AT fără presiuni exterioare de orice natura, se demonstreaza prin indicatorii și mijloacele financiare, rezultate din ultimul bilanț anual și din bugetul pe anul în curs (sau din alte documente în ceea ce privește: cifra de afaceri, profit sau pierderi, finanțarea activității etc.).

2.2.6. Sistemul de management al calității. Organismele elaboratoare de AT trebuie să dispună de un sistem propriu de management al calității certificat.

2.3. Criterii de evaluare

2.3.1. Principalele criterii de evaluare pentru care se acordă puncte ce intră în punctajul de evaluare, în vederea abilitarii organismelor elaboratoare de AT solicitante, se referă la următoarele elemente:

a) stadiul implementarii și aplicării SMC;

b) modul de efectuare a încercărilor de laborator aferente activității de AT;

c) criterii deontologice pentru personalul implicat în activitatea de AT;

d) nivelul de confidențialitate și securitate al activității și documentelor de AT;

e) nivelul de informare și documentare.

În funcție de situația concretă a organismelor elaboratoare de AT pot fi adoptate și criterii suplimentare.

2.3.2. Stadiul implementarii și aplicării SMC în organismele elaboratoare de AT se evalueaza pe baza următoarelor date:

a) documente SMC elaborate:

- manualul de asigurare a calității (MAC);

- proceduri ale funcțiilor de sistem (PFS) (nr. și titluri);

- proceduri administrative (PAD) (nr. și titluri);

- proceduri tehnice specifice (PTS) (nr. și titluri);

b) situația SMC:

- certificat (în copie);

- în curs de certificare (prin ce organism);

- necertificat, dar exista intenția de certificare;

- evaluat prin audit extern (prin cine);

- în curs de evaluare-auditare (prin cine);

- implementat și aplicat (nr. de audituri interne efectuate);

- documentat, în curs de implementare;

- în curs de documentare (elaborare documente);

c) nivelul de instruire AQ al cadrelor de conducere: numărul de cadre de conducere (directori și șefi de compartimente), din total, care au urmat cursuri AQ organizate de organisme specializate.

2.3.3. Modul de efectuare a încercărilor de laborator aferente activității de AT se evalueaza în funcție de numărul de AT efectuate, bazate pe încercări efectuate în următoarele situații:

a) efectuarea încercărilor prin laboratorul propriu sau asociat:

- autorizat;

- acreditat;

b) efectuarea încercărilor prin subcontractare cu un laborator extern independent:

- autorizat;

- acreditat.

2.3.4. Criterii deontologice pentru personalul implicat în activitatea de AT. Se iau în considerare următoarele subcriterii:

a) asigurarea obiectivitatii și imparțialității în executarea activității de AT;

b) păstrarea secretului profesional;

c) asigurarea independentei personalului în instrumentarea AT și luarea deciziilor aferente;

d) asigurarea interdicției de a se acordă consultanța agenților economici pentru care se instrumenteaza AT și de a accepta avantaje materiale de la aceștia.

Evaluarea acestor criterii se face pe baza prevederilor din documentele interne ale organismelor elaboratoare de AT.

2.3.5. Nivelul de confidențialitate și securitate al activității și documentelor de AT se evalueaza pe baza următoarelor subcriterii:

a) asigurarea confidențialității informațiilor vehiculate în cadrul desfășurării activității de AT și a celor cuprinse în documentele elaborate și arhivate;

b) limitarea accesului la documentele din arhiva prin dispoziții scrise ale conducerii organismului elaborator de AT;

c) luarea de măsuri pentru ca personalul implicat în activitatea de AT sa nu aibă acces la elementele de secret profesional care nu îl privesc;

d) limitarea prin măsuri specifice a difuzării elementelor confidențiale către întreaga masa a personalului din organismul elaborator de AT;

e) luarea de măsuri pentru păstrarea în siguranța a documentelor privind activitatea de AT.

Evaluarea acestor criterii se face baza prevederilor din documentele interne ale organismelor elaboratoare de AT.

2.3.6. Nivelul de informare și documentare al organismului elaborator de AT se evalueaza prin natura și volumul surselor respective în domeniile de specialitate aferente AT:

a) bănci de date existente în organism;

b) posibilități de acces la rețele de bănci de date:

- interne;

- internaționale;

c) numărul de titluri de documentații existente în biblioteca:

- cărți:

- românești;

- străine;

- reviste:

- românești;

- străine,

din care intrate în ultimii 3 ani:

- cărți:

- românești;

- străine;

- reviste:

- românești;

- străine.

2.3.7. Evidentierea îndeplinirii criteriilor de evaluare a organismelor elaboratoare de AT rezultă din chestionarul de autoevaluare completat de organismele respective și din celelalte documente depuse de acestea o dată cu solicitarea abilitarii, iar verificarea îndeplinirii criteriilor de evaluare se certifica prin raportul comisiei de abilitare.

2.3.8. Punctarea criteriilor de evaluare se face pe baza indicațiilor din anexa nr. 6.

3. Pregătirea procesului de evaluare și abilitare a organismelor elaboratoare de AT

3.1. Pregătirea procesului de abilitare a organismelor elaboratoare de AT comporta următoarele acțiuni:

a) stabilirea listei actualizate a domeniilor de specialitate pentru care se organizează grupe specializate de AT;

b) înființarea comisiei de abilitare a organismelor elaboratoare de AT;

c) înregistrarea organismelor elaboratoare de AT care urmează a fi abilitate.

3.2. Lista actualizată a domeniilor de specialitate pentru care se organizează grupe specializate de AT se stabilește de către CTPC prin reanalizarea domeniilor în care funcționează grupele specializate existente, ținând seama de activitatea desfășurată de aceste grupe, de la înființarea lor până în prezent, sub aspectele: volumului de activitate pe fiecare domeniu (nr. de AT), rezultatelor obținute, calității și eficientei AT instrumentate și acordate. Aceasta lista se transmite organismelor care își anunta intenția de a obține abilitarea.

3.3. Comisia de abilitare a organismelor elaboratoare de AT se înființează în cadrul CTPC, având ca atribuție principala instrumentarea abilitarii organismelor elaboratoare de AT, în conformitate cu prevederile prezentei proceduri.

În etapa de pregătire a procesului de evaluare și abilitare, comisia de abilitare planifica desfășurarea procesului de abilitare aferent, pe măsura primirii solicitărilor de la organismele elaboratoare de AT.

3.4. Organismele elaboratoare de AT care urmează a fi abilitate se înregistrează de către Secretariatul CTPC, pe baza anunțării de către aceste organisme a intentiei de a se supune abilitarii și a indicarii domeniilor de specialitate pentru care optează în vederea abilitarii.

3.5. Pentru instrumentarea evaluării organismelor elaboratoare de AT solicitante, comisia de abilitare trebuie să dispună de următoarele date și elemente:

a) documentația depusa de solicitantul abilitarii, conținând: datele, informațiile și formularele completate conform cererii de abilitare (anexa nr. 1), chestionarului de informare și autoevaluare preliminară a organismului elaborator de AT (anexa nr. 2) și documentelor sistemului de management al calității (SMC) al organismelor elaboratoare de AT (anexa nr. 3);

b) documentele întocmite de organismele abilitate pentru evaluarea și auditarea organismelor elaboratoare de AT (anexa nr. 4);

c) indicații privind punctarea criteriilor de evaluare a organismelor elaboratoare de AT în vederea abilitarii (anexa nr. 5);

d) documente interne ale organismelor solicitante privitoare la desfășurarea procesului de instrumentare și eliberare a AT pentru agenți economici (anexa nr. 7).

3.6. Secretariatul CTPC - care funcționează și ca secretariat al comisiei de abilitare - deschide pentru fiecare organism elaborator de AT solicitant un dosar de abilitare, care conține toate datele, informațiile și documentele furnizate de solicitant și care se completează în cursul instrumentarii abilitarii cu documentele și rapoartele întocmite de comisia de abilitare și de organismele implicate în acțiunea de evaluare și auditare, precum și cu toată corespondenta (anexa nr. 6).

4. Fazele de evaluare a organismelor abilitate sa elaboreze AT

4.1. Fazele procesului de abilitare

4.1.1. Procesul de abilitare a organismelor elaboratoare de AT cuprinde următoarele faze:

a) faza 0: Informarea și autoevaluarea preliminară. Solicitarea abilitarii;

b) faza 1: Verificarea criteriilor eliminatorii. Contractarea abilitarii;

c) faza 2: Depunerea și analizarea documentației. Inițierea auditului de abilitare;

d) faza 3: Auditul de abilitare;

e) faza 4: Evaluarea finala și decizia de abilitare;

f) faza 5: Supravegherea organismelor elaboratoare de AT abilitate.

4.2. Faza 0: Informarea și autoevaluarea preliminară. Solicitarea abilitarii

4.2.1. În urma comunicării de către CTPC a listei de actualizare a domeniilor de specialitate de AT, organismele elaboratoare de AT prezintă la Secretariatul CTPC cererea de abilitare, indicând domeniile de specialitate pentru care optează și chestionarul de informare și autoevaluare, completate, precum și documentele de identificare.

4.3. Faza 1: Verificarea criteriilor eliminatorii. Contractarea abilitarii

4.3.1. Secretariatul CTPC înregistrează cererea de abilitare și documentele primite de la fiecare organism elaborator de AT în registrul special de evidenta pentru abilitare și trimite dosarul fiecărui organism solicitant la comisia de abilitare.

4.3.2. Comisia de abilitare verifica îndeplinirea criteriilor eliminatorii (pct. 2.2) de către organismele elaboratoare de AT, pe baza raspunsurilor din chestionarul de autoevaluare. În cazul organismelor elaboratoare de AT care nu îndeplinesc criteriile eliminatorii, acțiunea de evaluare-abilitare se stopeaza. Ele pot face contestație în termen de 15 zile calendaristice de la primirea comunicării.

Organismele elaboratoare de AT care îndeplinesc criteriile eliminatorii încheie cu CTPC contractul privind abilitarea acestora.

4.3.3. Comisia de abilitare întocmește programul acțiunii de evaluare-auditare de comun acord cu organismul elaborator de AT solicitant.

4.3.4. Organismul elaborator de AT solicitant al abilitarii trebuie să dețină sistemul calității certificat de un organism de certificare acreditat în România, certificat care va fi anexat la chestionarul de informare și autoevaluare preliminară. În cazul în care organismul elaborator de AT solicitant al abilitarii are sistemul calității certificat fără segmentul de elaborare de AT, va completa acest segment printr-un audit suplimentar. Secretariatul CTPC retine dosarul organismului elaborator de AT respectiv, urmând ca acesta sa completeze toate documentele conform prezentei proceduri, cu excepția documentelor auditului de abilitare care se va înlocui cu copia ultimului audit de supraveghere sau certificare, emise de organismul de certificare. Dosarul astfel constituit se supune evaluării de către comisia de abilitare.

4.4. Faza 2: Depunerea și analizarea documentației. Inițierea auditului de abilitare

4.4.1. În urma semnării contractului cu CTPC, organismul elaborator de AT depune la Secretariatul CTPC documentația cu privire la asigurarea calității (AQ) (a se vedea anexa nr. 7). Aceasta documentație trebuie să cuprindă:

- documentele SMC propriu (MAC + proceduri) sau documentul de certificare al SMC (după caz);

- documentele de abilitare/acreditare a laboratorului propriu sau asociat ori documentul și procedura de subcontractare a lucrărilor necesare AT cu un alt laborator autorizat/acreditat;

- procedurile de instrumentare a cererilor de AT ale agenților economici.

4.4.2. Comisia de abilitare efectuează analizarea preliminară a documentației depuse de organismul elaborator de AT solicitant. Dacă documentația nu este completa sau sunt necesare informații suplimentare, comisia de abilitare înapoiază documentația pentru completare sau solicita efectuarea completării/corectării (în cazul unor omisiuni mai puțin importante) și obținerea unor informații suplimentare.

4.5. Faza 3: Auditul de abilitare

4.5.1. Programul de auditare cuprinde aprecierea, în cadrul auditului de abilitare, a îndeplinirii criteriilor de evaluare propriu-zise, specificate la pct. 2.3. Aceasta evaluare se efectuează prin analizarea și verificarea datelor și documentației transmise de organismul elaborator de AT solicitant (inclusiv prin inspecții sau examinari în cadrul organismului), precum și prin evaluarea SMC atât sub aspectul conformitatii documentelor sistemului cu modelul de referința adoptat, cat și sub aspectul implementarii și aplicării efective a sistemului.

4.5.2. Auditul de abilitare se încheie cu un raport de audit la care se anexează toate documentele aferente, inclusiv descrierea neconformitatilor (dacă este cazul). Toate aceste documente se transmit de către organismul de auditare organismelor elaboratoare de AT respective, iar un exemplar se depune la dosarul de abilitare.

În raportul de audit vor fi prezentate în mod explicit modul și gradul de îndeplinire a criteriilor de evaluare, stabilite în vederea abilitarii, și punctul de vedere al comisiei de abilitare cu privire la îndeplinirea acestor condiții de către organismul auditat.

4.5.3. Criterii de evaluare a grupelor specializate de AT

4.5.3.1. Grupele specializate se evalueaza concomitent, în cadrul acțiunii de abilitare a organismului elaborator de AT. Principalele criterii de evaluare care trebuie îndeplinite și demonstrate (prin documente) de către grupele specializate de AT, în vederea abilitarii organismului, se referă la următoarele elemente ale acestor grupe:

a) conducerea, organizarea și funcționarea;

b) componenta;

c) calitatea membrilor;

d) realizari în materie de AT.

4.5.3.2. Conducerea, organizarea și funcționarea grupelor specializate de AT se demonstreaza prin următoarele documente:

a) documentele de desemnare (numire) a conducerii grupei, emise de conducerea organismului elaborator de AT, și anume:

- pentru președintele grupei;

- pentru raportorul grupei;

b) regulamentul de organizare și funcționare a grupei specializate;

c) registrul special de procese-verbale ale ședințelor de lucru ale grupei specializate.

4.5.3.3. Componenta grupelor specializate de AT se demonstreaza printr-un document de informare preliminară, semnat de președintele grupei, care cuprinde lista nominală a membrilor grupei, cu specificarea următoarelor date:

- numele și prenumele;

- profesiunea;

- organismul elaborator de AT (instituția) unde lucrează;

- categoria profesională pe care o reprezintă.

4.5.3.4. Calitatea membrilor grupei se demonstreaza printr-un document semnat de președintele grupei, specificand următoarele date și informații:

- pregătirea de specialitate (diplome de studii sau cursuri de specialitate, titluri științifice etc.);

- experienta practica în domeniu (vechime în specialitate);

- caracterizare privind respectarea criteriilor deontologice.

La aceasta situație se va anexa curriculum vitae pentru președinte și raportori.

4.5.4. Procedura de evaluare a grupelor specializate de AT

4.5.4.1. Pentru evaluarea grupelor specializate de AT, comisia de abilitare aplica următoarele procedee:

a) analizarea documentelor prezentate de președintele grupei;

b) audierea președintelui și a raportorului grupei specializate;

c) interviuri prin sondaj cu membri ai grupei (după caz);

d) analizarea prin sondaj a unor AT eliberate de grupa.

4.5.4.2. Analizarea documentelor prezentate de președintele grupei specializate are în vedere toate documentele specificate în criteriile de evaluare. Aceasta analiza se referă la următoarele aspecte: legalitatea, forma de prezentare, conținutul și veridicitatea documentelor respective și va cuprinde aprecieri asupra: calității, completării și corectitudinii datelor și informațiilor cuprinse în documente; respectării prevederilor din reglementările aplicabile.

Analizarea documentelor se încheie cu concluzii și propuneri scrise, prezentate de membrii comisiei de abilitare care au efectuat analiza.

4.5.4.3. Audierea președintelui și a raportorului grupei specializate se desfășoară la sediul CTPC sau la sediul organismului elaborator de AT, într-o ședința a comisiei de abilitare, și consta în întrebări puse de membrii comisiei în scopul obținerii de informații suplimentare cu privire la modul de funcționare și activitatea desfășurată de grupa specializată, rezultatele obținute.

Rezultatul audierii se consemnează într-un proces-verbal.

4.5.4.4. Interviurile cu membri ai grupei specializate se efectuează la aprecierea comisiei de abilitare cu un număr de 1-3 membri. Interviurile sunt luate de către președintele comisiei de abilitare, asistat de cel puțin încă un membru al comisiei, și se referă la identificarea și verificarea datelor personale, precum și la cunoașterea modului de lucru al grupei cuprinse în documentele primite de la președintele grupei.

Rezultatele interviurilor sunt consemnate în proceseleverbale.

4.5.4.5. În afară de procedeele de evaluare din prezenta procedura, comisia de abilitare poate aplica și alte procedee, în funcție de situația fiecărei grupe specializate.

4.5.4.6. Rezultatele obținute în urma operațiilor de evaluare efectuate conform procedeelor menționate se concretizează în rapoartele de sinteza privind evaluarea fiecărei grupe specializate de AT, care se dezbat într-o ședința finala a comisiei de abilitare, încheiată cu un proces-verbal cu propuneri referitoare la:

a) acceptarea fiecărei grupe specializate apreciate ca îndeplinește în mod corespunzător criteriile de evaluare;

b) amânarea acceptării grupelor specializate apreciate că nu îndeplinesc în mod corespunzător unele dintre condițiile de evaluare;

c) reorganizarea grupelor specializate care nu îndeplinesc majoritatea criteriilor de evaluare.

4.5.4.7. Procesul-verbal care încheie acțiunea de evaluare a grupelor specializate de AT se supune aprobării președintelui CTPC.

4.5.4.8. Secretariatul CTPC transmite organismului elaborator de AT solicitant decizia de acceptare a grupelor specializate care îndeplinesc în mod corespunzător criteriile de evaluare specificate.

4.5.4.9. Activitatea de evaluare a grupelor specializate este o activitate curenta a CTPC, pentru situațiile în care apar modificări privind componenta sau domeniul de specialitate al acestora.

4.6. Faza 4: Evaluarea finala și decizia de abilitare

4.6.1. După încheierea auditului de urmărire, comisia de abilitare completează conținutul dosarului de abilitare al organismului elaborator de AT respectiv cu toate documentele întocmite și trece la evaluarea finala a organismelor elaboratoare de AT solicitante, conform criteriilor de evaluare prezentate la pct. 2.3.

4.6.2. În judecarea îndeplinirii criteriilor de evaluare menționate, comisia de abilitare acorda punctaje de evaluare pe baza analizarii modului de îndeplinire a acestor criterii de către organismele auditate.

Pentru acordarea punctelor aferente diferitelor criterii se aplică indicațiile din anexa nr. 5.

4.6.3. Pe baza indicațiilor din anexa nr. 5, membrii comisiei de abilitare acorda, în mod individual, note (puncte) fiecărui criteriu, fiind necesar ca fiecare organism elaborator de AT să fie evaluat prin punctare de minimum 3 membri ai comisiei. În urma notarii, fiecare membru evaluator întocmește o fișa de evaluare conform modelului din anexa nr. 5 - tabelul nr. 2.

4.6.4. Baremele de punctare în vederea abilitarii sunt următoarele:

a) punctajul maxim total care se poate acorda unui organism elaborator de AT este de 100 de puncte;

a) punctajul maxim total care se poate acorda unui organism elaborator de AT este de 100 de puncte;

4.6.5. Punctajul final acordat unui organism elaborator de AT rezultă ca medie a punctajelor acordate de fiecare evaluator, conform fișelor de evaluare.

4.6.6. Rezultatele consemnate în fișele de evaluare ale fiecărui organism elaborator de AT sunt dezbătute de către comisia de abilitare, pe baza analizarii dosarelor de abilitare respective, intocmindu-se procese-verbale de evaluare finala pentru fiecare dosar, cu propunere de admitere/respingere a abilitarii, în funcție de punctajele totale obținute la îndeplinirea criteriilor de evaluare.

4.6.7. Procesele-verbale de evaluare finala întocmite de comisia de abilitare, conținând propuneri de admitere/respingere a abilitarii, împreună cu dosarele de abilitare ale organismelor elaboratoare de AT respective, completate cu toate documentele aferente, conform anexei nr. 6, se înaintează la Secretariatul CTPC pentru a fi supuse aprobării președintelui CTPC.

4.6.8. În cursul evaluării finale, comisia de abilitare și președintele CTPC pot solicita lămuriri suplimentare de la organismul elaborator de AT solicitant.

Aceste lămuriri se pot referi atât la datele și documentele cuprinse în dosarele de abilitare, cat și la o serie de aspecte care ar putea contribui la formarea unei impresii cat mai exacte a stadiului în care se afla organismele elaboratoare de AT solicitante.

4.6.9. În urma aprobării de către președintele CTPC a propunerii de admitere a abilitarii, Secretariatul CTPC completează formularul certificatului de abilitare (anexa nr. 8) pentru organismul elaborator de AT abilitat, care se semnează în doua exemplare de președintele CTPC. Un exemplar se remite organismului elaborator de AT solicitant, iar celălalt se introduce în dosarul de abilitare al organismului respectiv, rămas în arhiva CTPC. Lista organismelor elaboratoare de AT abilitate se aproba prin ordin al ministrului lucrărilor publice, transporturilor și locuinței și se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Certificatele de abilitare au valabilitate 5 ani.

4.6.10. Respingerea abilitarii unui organism elaborator de AT, cu motivarea deciziei, se notifica organismului respectiv.

4.7. Faza 5: Monitorizarea organismelor elaboratoare de AT abilitate

4.7.1. În perioada de valabilitate a abilitarii se efectuează audituri anuale de supraveghere la 6, 18, 30, 42 și 54 de luni de la abilitare.

Auditul de supraveghere efectuat de comisia de abilitare are ca scop verificarea menținerii în continuare a îndeplinirii condițiilor și criteriilor pe baza cărora s-a acordat abilitarea. Raportul auditului de supraveghere se transmite de către comisia de abilitare la organismul elaborator de AT și la Secretariatul CTPC, pentru depunerea la dosarul de abilitare respectiv.

4.7.2. Auditul de supraveghere se efectuează în același mod ca și auditul de abilitare, dar cu simplificarea și restrangerea chestionarului de audit, în funcție de situația reală a fiecărui organism elaborator de AT abilitat.

4.7.3. În cazul în care în raportul auditului de supraveghere sunt menționate neconformități, președintele CTPC desemnează un membru al comisiei care analizează situația și face propuneri scrise pentru menținerea condiționată sau suspendarea abilitarii. Președintele CTPC decide menținerea condiționată sau suspendarea abilitarii, informand CTPC la prima ședința.

4.7.4. Organismele elaboratoare de AT vor transmite rapoartele auditurilor de supraveghere ale SMC, elaborate de organismul certificator, la Secretariatul CTPC.

4.8. Contestații

4.8.1. Organismele elaboratoare de AT pot face contestații la orice decizie a comisiei de abilitare cu privire la acțiunea de abilitare, în termen de 15 zile lucrătoare de la data comunicării.

4.8.2. În vederea soluționării contestațiilor primite și înregistrate la secretariat, președintele CTPC desemnează un membru al CTPC pentru efectuarea în termen de 30 de zile a unei anchete, în condiții de etica profesională și confidențialitate, cu privire la obiectul contestației.

4.8.3. În urma anchetei efectuate, membrul CTPC însărcinat cu aceasta întocmește un raport cu propuneri de soluționare pe care îl susține în prima ședința a CTPC.

4.8.4. CTPC analizează raportul și dispune secretariatului emiterea răspunsului către solicitant și demararea eventualelor acțiuni necesare.

4.8.5. În cazul în care organismul ce face contestația nu este satisfăcut de răspunsul CTPC, se poate adresa Ministerului Lucrărilor Publice, Transporturilor și Locuinței în vederea soluționării de către acesta a contestației sale.

5. Prelungirea valabilității abilitarii organismelor elaboratoare de AT

5.1. Cu 3 luni înainte de expirarea perioadei de abilitare de 5 ani, organismele elaboratoare de AT pot solicita prelungirea abilitarii, depunând la Secretariatul CTPC cererea de prelungire și o informare cu privire la elementele care au suferit modificări față de cele depuse la abilitarea anterioară.

Dosarele de prelungire a valabilității abilitarii organismelor elaboratoare de AT sunt transmise de Secretariatul CTPC la comisia de abilitare.

5.2. Secretariatul CTPC declanseaza procedura de prelungire a abilitarii organismelor elaboratoare de AT prin informarea comisiei de abilitare a organismelor elaboratoare de AT cu privire la solicitare.

În cazul în care organismul elaborator de AT a fost supus auditului de supraveghere anual, în cel de-al 5-lea audit va include și verificările necesare prelungirii abilitarii de elaborare de AT.

Organismele elaboratoare de AT care nu au fost supuse auditului anual de supraveghere, în vederea prelungirii abilitarii, vor urma procedura de abilitare inițială.

5.3. Comisia de abilitare analizează documentele și în completare audiaza președinții și raportorii grupelor specializate care nu au avut activitate în aceasta calitate în cursul abilitarii anterioare.

5.4. În urma analizei documentelor de audit și a audierii președinților și raportorilor grupelor specializate, comisia de abilitare recomanda președintelui CTPC prelungirea abilitarii organismelor elaboratoare de AT.

5.5. Președintele CTPC aproba prelungirea abilitarii organismului solicitant.

5.6. Prelungirea se menționează în certificatul de abilitare al organismului elaborator de AT.

6. Atribuții și responsabilități

6.1. Consiliul Tehnic Permanent pentru Construcții

6.1.1. CTPC stabilește lista actualizată a domeniilor de specialitate pentru care se organizează grupe specializate de AT.

6.1.2. CTPC numește comisia de abilitare a organismelor elaboratoare de AT, conform pct. 1.9.

6.1.3. Președintele CTPC:

a) aproba propunerile de admitere/respingere a abilitarii, prezentate de comisia de abilitare, dispune eliberarea certificatelor de abilitare pentru organismele elaboratoare de AT admise și semnează certificatele respective;

b) asigura rezolvarea contestațiilor depuse de organismele elaboratoare de AT sau de grupele specializate la deciziile privind desfășurarea abilitarii, conform pct. 4.8.

6.1.4. Secretariatul CTPC:

a) asigura secretariatul comisiei de abilitare;

b) completează și păstrează registrul de abilitare, în care sunt înregistrate cererile de abilitare/menținere a abilitarii ale organismelor elaboratoare de AT solicitante; deschide, gestionează și arhiveaza dosarele de abilitare ale acestora, în care se depun documentația și corespondenta aferentă procesului abilitarii;

c) asigura legătură dintre CTPC cu celelalte părți implicate în procesul de abilitare (comisia de abilitare, organisme elaboratoare de AT etc.);

d) primește și înregistrează contestațiile și transmite modul de rezolvare a acestora de către cei interesați.

6.2. Comisia de abilitare

6.2.1. Asigura instrumentarea abilitarii organismelor elaboratoare de AT, în conformitate cu prezenta procedura, pe baza documentelor depuse de organismele elaboratoare de AT solicitante.

6.2.2. Verifica îndeplinirea de către organismele elaboratoare de AT solicitante a criteriilor eliminatorii pentru abilitare.

6.2.3. Stabilește împreună cu organismul elaborator de AT solicitant programul de evaluare.

6.2.4. Efectuează evaluarea finala a organismelor elaboratoare de AT solicitante, pe baza datelor și elementelor cuprinse în documentele de abilitare completate la zi, în conformitate cu criteriile de evaluare și cu metodologia de punctare indicată la pct. 4.7 și în anexa nr. 5.

6.2.5. Propune președintelui CTPC admiterea sau respingerea abilitarii organismelor elaboratoare de AT, în funcție de punctajele totale obținute la îndeplinirea criteriilor de evaluare.

6.2.6. Efectuează evaluarea grupelor specializate de AT, în vederea abilitarii organismului pe baza criteriilor de evaluare (pct. 4.5.3).

6.3. Organismele elaboratoare de AT solicitante

6.3.1. Depun la Secretariatul CTPC cererea de intenție pentru abilitare, indicând domeniile de specialitate pentru care optează.

6.3.2. Depun la Secretariatul CTPC cererea de abilitare și chestionarul de informare-autoevaluare preliminară completate, precum și documentația pentru abilitare pentru organismele elaboratoare de AT.

6.3.3. Încheie cu CTPC contractele de abilitare.

6.3.4. Asigura cadrul și condițiile necesare pentru desfășurarea auditurilor de abilitare, urmărire (după caz) și supraveghere.

6.3.5. Întreprind acțiunile corective necesare pentru eliminarea neconformitatilor constatate prin rapoartele de audit.

6.3.6. Asigura respectarea cerințelor stabilite prin documentele aferente procedurii de abilitare și își asuma responsabilitatea pentru întocmirea corecta și completa a tuturor documentelor depuse în vederea abilitarii.

6.3.7. Depun contestații, după caz, la deciziile CTPC privind desfășurarea procesului de abilitare.

7. Prevederi finale

7.1. În vederea abilitarii, organismele elaboratoare de AT solicitante vor contracta cu CTPC efectuarea abilitarii, suportand toate cheltuielile aferente acesteia.

7.2. Organismele elaboratoare de AT abilitate vor respecta atribuțiile, obligațiile și răspunderile stabilite prin prezenta procedura.

7.3. Abilitarea organismelor elaboratoare de AT se acordă pe o perioadă de 5 ani, interval în care se vor efectua audituri de supraveghere, conform prevederilor din prezenta procedura. Costul acestor audituri se vor include în contractul încheiat cu CTPC, prevăzându-se recalcularea cheltuielilor în funcție de rata inflației.

7.4. Până la constituirea CTPC, atribuțiile acestuia în domeniul abilitarii organismelor elaboratoare de AT sunt realizate de Comisia Naționala de Agrement Tehnic în Construcții (CNATC) din cadrul Ministerului Lucrărilor Publice, Transporturilor și Locuinței. Până la aceeași dată atribuțiile comisiei de abilitare a organismelor elaboratoare de AT sunt îndeplinite de către Inspectoratul de Stat în Construcții, care pentru plata activității de abilitare a acestor organisme încheie contracte cu organismele respective.

7.5. Organismele care la data prezentei proceduri elaborează AT în construcții, ca urmare abilitarii provizorii acordate de CNATC, vor fi abilitate conform prevederilor pct. 5.

7.6. După acordarea abilitarii pot interveni următoarele schimbări ale acesteia:

a) prelungirea valabilității la cererea organismului elaborator de AT;

b) suspendarea abilitarii, care poate interveni în cazul în care se constata abateri de la criteriile ce trebuie îndeplinite de către organismul elaborator de AT abilitat, la propunerea factorilor implicați; suspendarea se notifica în scris organismului elaborator de AT, care poate supune CTPC, după eliminarea cauzelor de suspendare, o cerere de reexaminare a cazului, care să conducă la revizuirea deciziei de suspendare;

c) retragerea abilitarii în cazul în care, cu ocazia revizuirii sau reexaminarii după suspendare, se constata situații care conduc la aceasta decizie;

d) anularea abilitarii în cazul în care organismul elaborator de AT își încetează activitatea.

7.7. Acordarea, prelungirea, suspendarea, retragerea și anularea abilitarii se efectuează de către CTPC.

7.8. Anexele nr. 1-8 fac parte integrantă din prezenta procedura.