Acordul din 24 mai 2016
încheiat prin schimb de note verbale
prezumat în vigoare
────────── Organizația Mondială a Turismului RPEU/250/2016 Notă verbală Secretariatul Organizației Mondiale a Turismului (OMT), agenție specializată a Națiunilor Unite cu sediul în Spania, prezintă complimentele sale Ministerului Afacerilor Externe al României și are onoarea de a propune încheierea unui Acord între OMT și Guvernul României pentru organizarea unei conferințe OMT privind managementul integrat al calității în destinații turistice: o cheie pentru competitivitate (București, România, 23 iunie 2016). Dacă această propunere este acceptabilă pentru Guvernul României, această notă și răspunsul afirmativ al Ministerului Afacerilor Externe vor constitui un acord care va intra în vigoare la data la care Ministerul Afacerilor Externe al României notifică Organizația Mondială a Turismului printr-o Notă verbală. Acordul propus este atașat Notei verbale. Secretariatul Organizației Mondiale a Turismului folosește acest prilej pentru a reînnoi Ministerului Afacerilor Externe al României asigurarea înaltei sale considerații. Madrid, 4 mai 2016 Ministerului Afacerilor Externe al României PROTOCOL DE COLABORARE între Organizația Mondială a Turismului (OMT) și Guvernul României pentru organizarea unei conferințe OMT privind managementul integrat al calității în destinații turistice: o cheie pentru competitivitate Având în vedere organizarea/găzduirea, de către Guvernul României, a "Conferinței OMT privind managementul integrat al calității în destinații turistice: o cheie pentru competitivitate" (denumită în continuare "conferința") în București, România, pe 23 iunie 2016, întrucât Organizația Mondială a Turismului (denumită în continuare "OMT" sau "Organizația"), reprezentată de secretarul general, domnul Taleb Rifai, este o agenție specializată a Națiunilor Unite și liderul organizațiilor publice internaționale în domeniul turismului, care cuprinde 163 de țări și teritorii membre și mai mult de 480 de membri afiliați reprezentanți ai sectorului privat, instituții de învățământ, asociații de turism și autorități locale din turism, întrucât Guvernul României (denumit în continuare "Guvernul"), reprezentat de Autoritatea Națională pentru Turism, întrucât OMT dorește să organizeze o "Conferință a OMT privind managementul integrat al calității în destinații turistice: o cheie pentru competitivitate", cu scopul de a explora modul în care accentul pe calitate poate spori competitivitatea și durabilitatea destinațiilor turistice și Guvernul este dispus și capabil să o găzduiască, în consecință, OMT și Guvernul României (denumite în continuare "părți") convin următoarele: I Privilegii, imunități și facilități 1. Prezentul acord se bazează pe art. 32 din Statutul Organizației Mondiale a Turismului, care prevede: "Organizația se bucură pe teritoriile statelor sale membre de privilegiile și imunitățile necesare pentru exercitarea funcțiilor sale. Privilegiile și imunitățile pot fi definite prin acorduri încheiate de Organizație", și pe Rezoluția 662 (XXI) emisă la cea de-a douăzeci și una Adunare generală a OMT. 2. Convenția privind privilegiile și imunitățile agențiilor specializate (New York, 21 noiembrie 1947) la care România a aderat la 15 septembrie 1970 și anexa XVIII (denumită în continuare "Convenția"), adoptată de a șaptesprezecea Adunare generală prin Rezoluția 545 (XVII), se vor aplica în ceea ce privește conferința. 3. Participanții se vor bucura de privilegiile și imunitățile acordate delegaților la conferințe ale agențiilor specializate ale Națiunilor Unite, astfel cum se prevede la articolul V din Convenție. 4. Guvernul va lua măsurile necesare pentru a facilita intrarea, șederea și ieșirea de pe teritoriul său a participanților, indiferent de naționalitatea lor. Guvernul, ca un gest de bunăvoință față de OMT și membrii săi, va depune toate eforturile pentru emiterea fără întârziere a vizelor. Atunci când va fi necesar, cererile de viză vor fi depuse în conformitate cu procedurile Guvernului. 5. Secretarului general al Organizației i se acordă privilegiile și imunitățile, scutirile și facilitățile acordate șefilor misiunilor diplomatice, astfel cum este prevăzut în art. VI din Convenție. 6. Oficialii Organizației se vor bucura, de asemenea, de privilegiile și imunitățile acordate pentru conferințele agențiilor specializate ale Națiunilor Unite, astfel cum se prevede la articolele VI și VIII din Convenție. 7. Toți participanții și toate persoanele care vor îndeplini activități în legătură cu Întâlnirea, cu excepția cetățenilor români desemnați de Guvern pentru Întâlnire, se vor bucura de privilegiile și imunitățile necesare pentru exercitarea independentă a activităților lor în legătură cu Întâlnirea, în conformitate cu prevederile Convenției. II Condiții pentru organizarea conferinței 1. Conferința va fi organizată la Palatul Parlamentului, București, România, pe 23 iunie 2016. 2. Participanții vor fi invitați de către secretarul general al Organizației pentru a lua parte la conferință. Secretariatul va furniza, în timp util, autorităților desemnate în mod corespunzător în acest scop de către Guvern numele celor care acceptă această invitație, astfel încât călătoria și șederea lor în țară să poată fi pregătite în cele mai bune condiții. 3. Guvernul va asigura Organizației, pentru această conferință, personal, birouri, echipamente de interpretare, mobilier de birou și echipamente de reproducere a documentelor necesare în timpul conferinței, astfel cum sunt enumerate în anexa I, care face parte integrantă din prezentul acord. 4. Guvernul va despăgubi și exonera Organizația cu privire la orice acțiune, pretenție sau cerere pentru orice prejudiciu sau daună care ar putea afecta persoanele sau facilitățile oferite de Guvern, cu excepția cazurilor în care prejudiciul sau deteriorarea este cauzată de neglijență gravă ori conduită ilicită intenționată a Organizației sau a oficialilor ei. 5. Sala de conferințe, birourile și celelalte spații puse la dispoziție de către Guvern constituie zona de conferință și sunt considerate ca fiind sedii ale OMT pe durata conferinței și pe durata oricărei perioade suplimentare necesare pentru a pregăti și finaliza organizarea acesteia. 6. Având în vedere standardele de securitate obligatorii cerute de Departamentul Națiunilor Unite pentru Siguranță și Securitate (UNDSS), Guvernul trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura siguranța și securitatea delegaților, personalului și vizitatorilor care participă la eveniment. Guvernul va asigura protecția în scopul desfășurării evenimentului într-o atmosferă de siguranță și liniște, liberă de orice perturbare de securitate, incluzând următoarele proceduri: ● verificarea locațiilor evenimentului (hotel/cazare și locația conferinței) și perimetrului aferent, verificarea aparaturii de securitate și buna ei funcționare, precum și verificarea personalului necesar pentru elaborarea unui plan de securitate; ● verificarea faptului că toate măsurile de securitate împotriva focului, ieșirile de urgență etc. sunt funcționale în incinta locației conferinței și în perimetrul acesteia; ● desemnarea unui responsabil cu securitatea, pentru a putea fi permanent în contact cu Departamentul de securitate al OMT; ● luarea tuturor măsurilor necesare pentru securitatea permanentă a participanților, în special în cazul VIP-urilor (pickup, transferuri și plasare); ● aplicarea unui sistem de acces corect pentru locația evenimentului; distribuirea informațiilor de securitate relevante pentru participanți. Aceste informații ar trebui să acopere normele de siguranță de bază care trebuie urmate în caz de urgență (plan de evacuare), indicând rutele de urgență și ieșirile, localizarea facilităților medicale, numere de urgență relevante și altele. În cazul în care cerințele de securitate stabilite de UNDSS conduc către semnarea unui memorandum de înțelegere, un astfel de memorandum se va atașa ca anexă la prezentul acord, fiind acceptat de ambele părți. 7. Orice utilizare a numelui și/sau emblemei, pavilionului sau abrevierii numelui Organizației în legătură cu conferința va face obiectul unei cereri anterioare înaintate organizației, autorizată în scris de Secretariat, care include termenii și condițiile de utilizare a însemnelor OMT. III Clauze finale 1. Orice amendament adus prezentului acord sau oricărei anexe a acestuia se efectuează prin acordul părților, consimțit printr-un schimb de scrisori. 2. Orice litigiu, controversă sau revendicare rezultată din sau în legătură cu prezentul acord sau orice încălcare a prevederilor acestuia care nu se soluționează prin negociere directă se va soluționa prin arbitraj, în conformitate cu Regulile de arbitraj UNCITRAL. Părțile sunt de acord să fie legate de orice decizie arbitrală pronunțată în conformitate cu această dispoziție, având valoare de decizie definitivă. 3. Nimic din/în legătură cu prezentul acord nu reprezintă o renunțare la privilegiile și imunitățile OMT. 4. Acest acord este încheiat în engleză și română, toate textele fiind egal autentice. În cazul unei divergențe de interpretare textul în limba engleză va prevala.
────────── *) Aprobat prin Ordinul Ministrului Afacerilor Externe nr. 809 din 2 iunie 2016 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 438 din 13 iunie 2016.
Anexa I A. Facilități și servicii furnizate de guvern
I. Spații și echipamente
1. Guvernul asigură următoarele spații, facilități și echipamente:
a) o sală de conferințe pentru conferință, cu aceleași condiții, după cum urmează:
O sală de conferințe situată convenabil, cu o capacitate de aproximativ 200 de persoane așezate în fotolii, echipată cu următoarele:
- prezidiu cu 5 fotolii și cu mese laterale corespunzătoare;
- un pupitru cu microfon și un laptop pentru prezentări PowerPoint;
- proiector pentru prezentări PowerPoint;
- ecran de dimensiuni mari;
- 3 cabine duble pentru interpretare simultană și căști pentru participanți. O cabină pentru fiecare limbă de interpretare: engleză, franceză și rusă, în conformitate cu specificațiile pentru echipamentele de interpretare și cabine ale Asociației Internaționale a Interpreților de Conferințe (AIIC): http://aiic.net/;
- număr suficient de microfoane (pentru moderator, vorbitori și invitați);
- de preferință, echipament necesar pentru web-streaming: o cameră de filmat HD, laptop potrivit (capabil de editare video), conexiune la internet de mare viteză pentru a asigura o bună funcționare pentru web-streaming;
- conferința va fi echipată cu un sistem digital de înregistrare dublă a procedurilor (din sală, precum și din cabina de interpretare în engleză);
- banner (design furnizat de OMT), care urmează să fie instalat în spatele prezidiului, indicând numele și data conferinței;
- kit pentru participanți (care include hârtii, creioane și materiale promoționale, dacă sunt necesare);
- servicii de apă potabilă în toate zilele conferinței, precum și pauză de cafea/ceai;
- WiFi gratuit în sala de conferințe;
- steagurile României, OMT și al Organizației Națiunilor Unite trebuie să fie plasate lângă sau în spatele scenei (dimensiuni standard: 1.83 x 1.22);
b) ecusoane pentru participanți (design-ul, culoarea și categoriile de participanți vor fi furnizate de către Secretariatul OMT) și suficiente huse de plastic cu șnururi;
c) călăreți pentru prezidiu, indicând numele și țara sau organizația reprezentată, în conformitate cu programul;
d) producerea de hârtie și materiale pentru conferință, inclusiv programul tipărit;
e) un birou pentru secretarul general, echipat după cum urmează:
- un birou cu un scaun și materiale de birou;
- un computer cu acces la internet și o imprimantă;
- masă rotundă pentru 6 persoane cu scaune;
f) un birou pentru Secretariatul OMT, cu:
- trei mese cu un scaun fiecare;
- trei calculatoare cu acces la internet, conectate la un fotocopiator și imprimantă duplex de mare viteză;
- cantitate suficientă de hârtie A4.
Biroul va fi pus la dispoziția funcționarilor OMT în perioada 22-24 iunie.
Doi asistenți vorbitori de limbă engleză pot fi desemnați pentru a oferi asistență biroului Secretariatului OMT în perioada 22-24 iunie 2016.
II. Personal local responsabil în fața OMT
Guvernul va asigura următorul personal local:
a) tehnician responsabil în orice moment pentru echipamentele audiovizuale în sala de conferințe și pentru înregistrarea procedurilor, cu o bună cunoaștere a limbii engleze. Cel puțin un tehnician ar trebui să fie în sala de ședință, în orice moment;
b) tehnician responsabil pentru echipamentul de interpretare simultană, cu o bună cunoaștere a limbii engleze;
c) un număr suficient de hostess/mesageri care pot oferi asistență în limbile oficiale ale conferinței, precum și alte categorii de personal de sprijin.
III. Servicii ce vor fi oferite tuturor participanților și personalului OMT
Guvernul va furniza următoarele servicii pentru toți participanții și oficialii OMT:
a) transport internațional (bilete de avion, incluzând un bilet business class pentru secretarul general al OMT) și cazare cu mic dejun inclus pentru patru funcționari OMT și șapte vorbitori internaționali (selectați de către organizație pentru conferință);
b) servicii de interpretare simultană pentru conferință (engleză, franceză și rusă), selectate de comun acord între Guvern și Organizație. În conformitate cu regulile Asociației Internaționale a Interpreților de Conferință (AIIC), serviciul PAT al plăților va acoperi, în cazul interpreților care nu sunt recrutați la nivel local, cheltuielile aferente contractelor în vederea călătoriei de întoarcere (pierderea de venituri), în plus față de indemnizațiile de subzistență (în moneda locală) se plătesc în temeiul grilei Organizației Națiunilor Unite, redusă cu 50%, deoarece cazarea și micul dejun vor fi asigurate prin PAT. Indemnizații de deplasare, de asemenea, ar trebui să fie plătite, dacă este cazul. Plata biletelor de avion internaționale și de cazare;
c) asigurarea pentru spațiul de conferință cu semne multilingve, bannere ale conferinței și standuri de informare;
d) birouri pentru înregistrare și informații cu 4 asistenți vorbitori de limba engleză care vor fi responsabili pentru înregistrarea participanților sub supravegherea funcționarilor OMT. În plus, se furnizează materiale promoționale despre obiectivele turistice de interes în oraș și regiune;
e) recepție și transfer între aeroport și hoteluri (și retur) pentru patru oficiali OMT și șapte vorbitori internaționali și altor participanți de nivel înalt, dacă este necesar. Se recomandă să se organizeze serviciul de transfer cu autobuzul între hotelurile selectate și locul de desfășurare a conferinței pentru înregistrare, către conferință și pentru evenimente sociale și vizite tehnice.
IV. Alte servicii
Guvernul trebuie să furnizeze în mod direct următoarele servicii:
a) ospitalitate și program social:
- cocktail de primire pentru participanții în prima seară, 22.06.2016, cu tartine și băuturi. La cocktail participă secretarul general al UNWTO și președintele Autorității Naționale pentru Turism;
- masă de prânz tip bufet, o cină de gală și o pauză de cafea pentru participanții la conferință pe 23 iunie 2016;
b) camere de hotel: rezervarea unui număr suficient de camere pentru participanți la hotelul principal al conferinței (dacă se va ține într-un hotel) și, de asemenea, în hoteluri alternative din apropiere;
c) o vizită tehnică pe 24 iunie;
d) fotograf: pentru ceremonia de deschidere și pe durata desfășurării conferinței. Fotografiile vor fi transmise OMT cât mai curând posibil;
e) invitarea mass-mediei și presei naționale și locale la conferința de presă care va fi organizată pe 23 iunie 2016;
f) promovarea conferinței pentru părțile interesate și mass-media națională și tipărirea de materiale promoționale (pliante, buletine informative etc.).
B. Servicii furnizate de OMT
I. Participarea la conferință
1. Organizația va trimite invitații în toate limbile oficiale la destinatarii oficiali OMT, precum și adrese de revenire corespunzătoare, pentru a asigura cel mai înalt nivel posibil de participare.
2. Organizația diseminează în rândul participanților oficiali informațiile necesare cu privire la locul de desfășurare, pentru a facilita participarea lor în condiții optime.
3. Organizația gestionează și efectuează follow-up privind înregistrarea participanților care sunt invitați în mod oficial de către secretarul general.
4. Organizația trebuie să asigure furnizarea în timp util a materialelor în format electronic necesare pentru tipărirea și distribuirea ulterioară către participanți.
II. Logistica necesară conferinței
1. Organizația pune în aplicare un plan de comunicare și promovare a conferinței bazat pe propriile resurse, prin intermediul site-ului său și platformelor de social media, precum și activități specifice de presă OMT.
2. Organizația comunică în mod regulat și corespunzător autorităților desemnate de către Guvern numele și datele de contact ale participanților înregistrați și coordonează, în general, toate aspectele logistice ale conferinței, alături de țara gazdă.
3. Organizația transmite participanților toate informațiile logistice referitoare conferinței și șederii (programe, transferuri, evenimente sociale etc.).
4. Toate fotografiile și/sau filmările făcute în timpul conferinței vor fi proprietatea exclusivă a organizației și vor fi utilizate de aceasta în scopuri oficiale.
III. Conținut
1. Organizația structurează agenda conferinței.
2. Organizația selectează și invită vorbitorii și experții internaționali la conferință și răspunde de debriefing-ul lor.
3. Organizația se asigură că desfășurarea conferinței se va face în condiții de înaltă conduită și etică.
4. Organizația este responsabilă pentru publicarea pe site-ul său a prezentărilor vorbitorilor, precum și a documentului final care cuprinde concluziile.
5. La finalizarea conferinței, organizația transmite chestionarul de evaluare participanților.
Anexa II Donații nonfinanciare
Următorul tabel arată donațiile nonfinanciare furnizate pentru conferință de către Organizație și Guvern, indicând totodată valoarea lor justă la data încheierii acestui acord. Conversia euro/RON s-a făcut la cursul B.N.R. din 12 aprilie 2016. *Font 7* ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Donații nonfinanciare furnizate proiectului de către (acronimul) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Descriere Nr. de Output Activitate Valoare Data De unități justă livrării returnat (monedă) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── a) Imobilizări corporale 0 0 0 0 0 0 0 Subtotal 0 b) Active necorporale 0 0 0 0 0 0 0 Subtotal 0 725,35 euro/bilet c) Cheltuieli de călătorie 10+1 1.797,26 euro/bilet Bilete avion 7.542,312 euro 22-24 iunie 2016 0 Bilete de avion 40.428 RON/9.050,77 euro Cazare hotel 11 545,72 euro/ Cazare 6.002,96 euro 22-24 iunie 2016 0 26.814 RON/6.002,96 euro persoană Alte cheltuieli de călătorie 13,77 euro/ Transferuri 2.754,19 euro 22-24 iunie 2016 12.302,4 RON/2.754,19 euro persoană Subtotal 79.544,4 RON/ 17.807,92 euro 200 0 d) Dreptul de utilizare săli/locații 3 3.451,24 euro/ Săli 10.353,72 euro 22-24 iunie 2016 0 46.248 RON/10.353,72 euro locație eveniment Subtotal 46.248 RON/10.353,72 euro Cheltuieli cu masa, coffee break, cina, realizare materiale promoționale, cazare și transport jurnaliști, traducere simultană, ghid turistic, hostess, închiriere costume, intrări obiective turistice, alte servicii e) Alte bunuri și servicii 1 37.252,90 euro alte servicii 37.252,90 euro 22-24 iunie 2016 0 Subtotal 166.401,29 RON/ 37.252,90 euro ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Total 292.193,69 RON/ 65.414,545 euro ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Donații nonfinanciare furnizate proiectului de către OMT ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Descriere Nr. de Output Activitate Valoare Data De unități justă livrării returnat (monedă) ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── a) Imobilizări corporale xxx Subtotal b) Active necorporale xxx Subtotal c) Cheltuieli de călătorie Bilete de avion Cazare hotel și alte cheltuieli de călătorie Subtotal d) Dreptul de utilizare săli/locații xxx Subtotal e) Alte bunuri și servicii xxx Subtotal ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Total ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Ministerul Afacerilor Externe Nr. 2.429 Ministerul Afacerilor Externe al României prezintă complimentele sale Secretariatului Organizației Mondiale a Turismului și are onoarea de a confirma primirea Notei verbale din data de 4 mai 2016 cu următorul conținut: "Secretariatul Organizației Mondiale a Turismului (OMT), agenție specializată a Națiunilor Unite cu sediul în Spania, prezintă complimentele sale Ministerului Afacerilor Externe al României și are onoarea de a propune încheierea unui Acord între OMT și Guvernul României pentru organizarea unei conferințe OMT privind managementul integrat al calității în destinații turistice: o cheie pentru competitivitate (București, România, 23 iunie 2016). Dacă această propunere este acceptabilă pentru Guvernul României, această notă și răspunsul afirmativ al Ministerului Afacerilor Externe vor constitui un acord care va intra în vigoare la data la care Ministerul Afacerilor Externe al României notifică Organizația Mondială a Turismului printr-o Notă verbală. Acordul propus este atașat Notei verbale. Secretariatul Organizației Mondiale a Turismului folosește acest prilej pentru a reînnoi Ministerului Afacerilor Externe al României asigurarea înaltei sale considerații." Ministerul Afacerilor Externe al României are onoarea de a confirma că această propunere este acceptabilă pentru Guvernul României și că Nota Secretariatului și acest răspuns afirmativ vor constitui un acord care va intra în vigoare la data acestei Note verbale de răspuns. Ministerul Afacerilor Externe al României folosește acest prilej pentru a reînnoi Secretariatului Organizației Mondiale a Turismului asigurarea înaltei sale considerații. București, 24 mai 2016 Secretariatului Organizației Mondiale a Turismului ----
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.