Ordinul nr. 50/2004

Anexa 1 A. CERINȚELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL MEDIULUI

Sistemul de management al mediului este pus în aplicare în conformitate cu cerințele enumerate mai jos (secțiunea 4 SR EN ISO 14001:1997)*):

___________

A.1. Cerințe generale

Organizația trebuie să stabilească și să mențină un sistem de management de mediu ale cărui cerințe sunt descrise în prezenta anexă.

A.2. Politica de mediu

Conducerea organizației la cel mai înalt nivel trebuie să definească politica de mediu a organizației și să se asigure că aceasta:

a) corespunde naturii, dimensiunilor și impactului asupra mediului ale activităților, produselor sau serviciilor organizației;

b) include un angajament de îmbunătățire continuă a performanței de mediu și de prevenire a poluării;

c) include un angajament de conformitate cu legislația și reglementările de mediu, precum și cu alte cerințe pe care organizația le-a adoptat;

d) oferă cadrul pentru stabilirea și analizarea obiectivelor generale și țintelor de mediu;

e) este documentată, implementată, menținută și comunicată întregului personal;

f) este disponibilă pentru public.

A.3. Planificare

A.3.1. Aspecte de mediu

Organizația trebuie să stabilească și să mențină cel puțin o procedură de identificare a aspectelor de mediu ale activităților, produselor sau serviciilor sale, pe care le poate controla și asupra cărora se presupune că are influență, cu scopul de a le determina pe cele care au sau pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Organizația trebuie să se asigure că aspectele cu un impact semnificativ sunt luate în considerare la stabilirea obiectivelor sale de mediu.

Organizația trebuie să actualizeze aceste informații.

A.3.2. Prevederi legale și alte cerințe

Organizația trebuie să stabilească și să mențină procedura prin care să se identifice și să se permită accesul la prevederile legale și la alte cerințe, aplicabile aspectelor de mediu ale activităților, produselor și serviciilor sale.

A.3.3. Obiective generale și ținte de mediu

Organizația trebuie să stabilească și să mențină obiective generale și ținte de mediu documentate, pentru fiecare funcție și nivel relevante din cadrul organizației.

Cu ocazia stabilirii și analizării obiectivelor sale, o organizație trebuie să ia în considerare prevederile legale și alte cerințe, aspectele de mediu semnificative, opțiunile sale tehnologice și cerințele financiare, operaționale, comerciale, precum și punctele de vedere ale părților interesate.

Obiectivele generale și țintele de mediu trebuie să fie în concordanță cu politica de mediu, inclusiv cu angajamentul de prevenire a poluării.

A.3.4. Program(e) de management de mediu

Pentru atingerea obiectivelor generale și a țintelor de mediu, organizația trebuie să stabilească și să mențină unul sau mai multe programe. Programul trebuie să includă:

- desemnarea responsabilităților pentru fiecare funcție și nivel relevante ale organizației, pentru atingerea obiectivelor de mediu;

- mijloacele și termenele privind realizarea acestora.

În cazul unor proiecte care se referă la extinderi de activitate, precum și la activități, produse sau servicii noi sau modificate, programul(ele) trebuie schimbat(e) astfel încât să se asigure aplicarea managementului de mediu pentru aceste proiecte.

A.4. Implementare și operare

A.4.1. Structură și responsabilitate

Pentru a facilita eficiența managementului de mediu, atribuțiile, responsabilitățile și autoritatea trebuie să fie definite, documentate și comunicate.

Conducerea organizației trebuie să furnizeze resursele necesare pentru implementarea și controlul sistemului de management de mediu. Aceste resurse cuprind resurse umane, calificate și specializate, resurse tehnologice și resurse financiare.

Conducerea organizației la cel mai înalt nivel trebuie să numească unul sau mai mulți reprezentanți care, în afara altor responsabilități, trebuie să aibă definite atribuțiile, responsabilitățile și autoritatea pentru:

- asigurarea cerințelor referitoare la sistemul de management de mediu stabilite, implementate și menținute conform prezentei anexe;

- raportarea către conducerea organizației la cel mai înalt nivel asupra performanței sistemului de management de mediu, pentru analiză și ca bază pentru îmbunătățirea acestui sistem.

A.4.2. Instruire, conștientizare și competență

Organizația trebuie să identifice necesitățile de instruire a personalului. Întregul personal a cărui activitate poate avea un impact semnificativ asupra mediului trebuie instruit în mod corespunzător.

Trebuie să se stabilească și să se mențină proceduri pentru ca personalul sau membrii săi, de la toate nivelurile și din toate funcțiile relevante, să fie conștientizați asupra:

a) importanței conformității cu politica de mediu, cu procedurile și cerințele sistemului de management de mediu;

b) impactului semnificativ asupra mediului, real sau posibil, provenit din activitatea lor, și asupra efectelor benefice aduse mediului prin îmbunătățirea performanței lor individuale;

c) atribuțiilor și responsabilităților în realizarea conformității cu politica de mediu, cu procedurile și cerințele sistemului de management de mediu, inclusiv cu cerințele referitoare la pregătirea capacității de răspuns în cazul situațiilor de urgență;

d) consecințelor posibile ale abaterilor de la procedurile operaționale specificate.

Personalul care îndeplinește sarcini care pot avea impact semnificativ asupra mediului trebuie să aibă competența necesară fie prin educație, fie prin instruirea corespunzătoare și/sau prin experiență.

A.4.3. Comunicare

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri referitoare la aspectele de mediu și la sistemul de management de mediu, pentru:

a) comunicarea internă între diferitele niveluri și funcții ale organizației;

b) primirea, documentarea și transmiterea răspunsurilor corespunzătoare la solicitările pertinente ale părților interesate din exterior.

Organizația trebuie să aibă în vedere procesul de comunicare externă privind aspectele semnificative de mediu și să înregistreze deciziile sale.

A.4.4. Documentația sistemului de management de mediu

Organizația trebuie să stabilească și să mențină informațiile, pe suport de hârtie sau electronic, pentru:

a) descrierea elementelor esențiale ale sistemului de management de mediu și interacțiunea lor;

b) indicarea accesului la documentația conexă.

A.4.5. Controlul documentelor

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru controlul tuturor documentelor cerute de prezenta anexă și pentru a se asigura că:

a) acestea pot fi localizate;

b) sunt analizate periodic, revizuite, atunci când este necesar, și aprobate de persoane autorizate;

c) versiunile actualizate ale documentelor sunt disponibile în toate locurile unde se efectuează operații esențiale pentru funcționarea eficientă a sistemului de management de mediu;

d) documentele depășite sunt retrase prompt din toate punctele de difuzare și utilizare sau sunt protejate în alt mod împotriva unei utilizări neintenționate;

e) orice document depășit, păstrat în scopuri juridice și/sau pentru informare, să fie ușor identificabil.

Documentația trebuie să fie lizibilă, datată (cu datele de revizuire indicate) și ușor identificabilă, menținută într-un mod ordonat și arhivată pentru o perioadă precizată. Trebuie stabilite și actualizate proceduri și responsabilități pentru crearea și modificarea diferitelor tipuri de documente.

A.4.6. Control operațional

Organizația trebuie să identifice acele operații și activități care sunt asociate aspectelor de mediu semnificative, corespunzătoare politicii, obiectivelor generale și țintelor sale.

Organizația trebuie să planifice aceste activități, inclusiv activitatea de întreținere, pentru a se asigura că acestea se realizează în condițiile specificate, prin:

a) stabilirea și menținerea procedurilor documentate, pentru a cuprinde situațiile în care absența unor astfel de proceduri ar putea conduce la abateri de la politica de mediu, obiectivele generale și țintele de mediu;

b) stipularea în proceduri a criteriilor de operare;

c) stabilirea și menținerea procedurilor referitoare la aspectele de mediu semnificative, identificabile, cu privire la bunurile și serviciile utilizate de organizație și comunicarea către furnizori și contractanți a procedurilor și cerințelor relevante.

A.4.7. Pregătirea pentru situații de urgență și capacitatea de răspuns

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru a identifica posibilele accidente și situații de urgență, pentru a răspunde unor astfel de situații și pentru a preveni și a reduce impactul asupra mediului, care poate fi asociat acestora.

Organizația trebuie să analizeze și să revizuiască, acolo unde este necesar, procedurile de pregătire pentru situații de urgență și capacitatea de răspuns, în special după producerea accidentelor sau apariția unor situații de urgență. De asemenea, organizația trebuie să testeze periodic astfel de proceduri, atunci când acest lucru este posibil.

A.5. Verificare și acțiune corectivă

A.5.1. Monitorizare și măsurare

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri documentate pentru a monitoriza și a măsura, în mod regulat, caracteristicile principale ale operațiilor și activităților sale care pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Această activitate trebuie să includă păstrarea informațiilor care permit urmărirea performanței, a controalelor operaționale relevante și a conformității cu obiectivele generale și țintele de mediu ale organizației.

Echipamentul de monitorizare trebuie etalonat și întreținut, iar înregistrările acestui proces trebuie păstrate în conformitate cu procedurile organizației.

Organizația trebuie să stabilească și să mențină o procedură documentată pentru evaluarea periodică a conformității cu reglementările și legislația de mediu în vigoare.

A.5.2. Neconformități, acțiuni corective și acțiuni preventive

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri pentru definirea responsabilităților și autorității, pentru tratarea și analizarea neconformităților, pentru adoptarea unor măsuri în vederea reducerii oricărui impact produs, inițierea și finalizarea acțiunilor corective și preventive.

Orice acțiune corectivă sau preventivă, întreprinsă pentru eliminarea cauzelor neconformităților existente sau posibile, trebuie adaptată importanței problemelor și trebuie să fie proporțională cu impactul produs asupra mediului.

Organizația trebuie să implementeze și să păstreze orice modificări apărute în procedurile documentate rezultate din acțiunile corective și preventive.

A.5.3. Înregistrări

Organizația trebuie să stabilească și să mențină proceduri de identificare, păstrare și eliminare a înregistrărilor privitoare la mediu. Aceste înregistrări trebuie să includă evidențele privind instruirea personalului, rezultatele auditurilor și ale analizelor.

Înregistrările referitoare la mediu trebuie să fie lizibile, identificabile și trebuie să permită regăsirea informațiilor privind activitatea, produsul sau serviciul implicat. Înregistrările referitoare la mediu trebuie păstrate și menținute astfel încât să poată fi regăsite cu ușurință și trebuie protejate împotriva oricărui risc de deteriorare sau pierdere. Durata lor de păstrare trebuie stabilită și înregistrată.

Înregistrările trebuie menținute într-un mod adecvat sistemului și organizației, pentru a demonstra conformitatea cu cerințele prezentei anexe.

A.5.4. Auditul sistemului de management al mediului

Organizația trebuie să stabilească și să mențină unul sau mai multe programe și proceduri pentru realizarea periodică a auditurilor sistemului de management de mediu, în vederea:

(a) determinării dacă sistemul de management de mediu:

- este conform dispozițiilor convenite pentru managementul de mediu, incluzând cerințele prezentei anexe; și

- este implementat și menținut corespunzător;

b) furnizării către conducerea organizației a informațiilor referitoare la rezultatele auditurilor.

Programul de audit al organizației, inclusiv termenele, trebuie să se bazeze pe importanța privind mediul a activității implicate și pe rezultatele auditurilor precedente. Pentru a fi complete, procedurile de audit trebuie să stabilească domeniul de aplicare, frecvența și tehnicile de audit, precum și responsabilitățile și cerințele pentru conducerea auditurilor și raportarea rezultatelor.

A.6. Analiza efectuată de conducere

Conducerea organizației la cel mai înalt nivel trebuie să analizeze sistemul de management de mediu la intervale prestabilite, pentru a se asigura că acesta este în permanență corespunzător, adecvat și eficient. Analiza efectuată de conducere trebuie să asigure că informațiile necesare sunt colectate astfel încât să permită conducerii să realizeze corespunzător această analiză. Această analiză trebuie să fie documentată.

Analiza efectuată de conducere trebuie să abordeze eventualele necesități de schimbare a politicii de mediu, a obiectivelor și a altor elemente ale sistemului de management de mediu, ca urmare a rezultatelor auditurilor sistemului, modificărilor circumstanțelor și în cadrul angajamentului de îmbunătățire continuă.

B. ASPECTE CARE TREBUIE ABORDATE DE ORGANIZAȚIILE CARE PUN ÎN APLICARE EMAS

1. Respectarea legislației

Organizațiile trebuie să demonstreze că:

a) au identificat și cunosc implicațiile întregii legislații relevante de mediu;

b) iau măsurile necesare pentru respectarea legislației de mediu; și

c) dețin proceduri care permit respectarea permanentă a acestor cerințe.

2. Performanța

Organizațiile trebuie să poată demonstra că sistemul de management și procedurile de audit se referă la actuala performanță de mediu, în raport cu aspectele identificate conform anexei nr. 6. Performanța organizației raportată la obiective și ținte trebuie să fie evaluată în cadrul procesului de analiză efectuat de conducere. Organizația se obligă, de asemenea, să îmbunătățească continuu performanța sa de mediu. În acest scop, organizația își poate baza acțiunile pe programele de mediu locale, regionale sau naționale.

Obiectivele și țintele sistemului de management nu pot fi considerate obiective de mediu. Dacă organizația deține unul sau mai multe amplasamente, fiecare dintre acestea, în care se aplică EMAS, trebuie să respecte toate cerințele EMAS, inclusiv îmbunătățirea continuă a performanței de mediu definită la art. 3 b) din ordin.

3. Relațiile și comunicarea cu exteriorul

Organizațiile trebuie să poată demonstra disponibilitatea pentru un dialog deschis cu publicul și cu alte părți interesate din exterior, inclusiv cu comunitățile locale și cu clienții, privind impactul de mediu al activităților, produselor și serviciilor lor, pentru a identifica îngrijorările publicului și ale altor părți interesate.

4. Implicarea angajaților

Pe lângă cerințele din secțiunea A, angajații trebuie să fie implicați în procesele de îmbunătățire continuă a performanței de mediu a organizației. Trebuie utilizate forme adecvate de participare, cum ar fi: caietul de sugestii, participarea la proiecte bazate pe munca în echipă și la comitete de mediu. Organizațiile trebuie să țină cont de ghidul privind cele mai bune practici în acest domeniu, elaborat de Comitetul consultativ EMAS.

Anexa 2 CERINȚE PRIVIND AUDITUL INTERN DE MEDIU

2.1. Cerințe generale

Auditurile interne verifică dacă activitățile care se desfășoară într-o organizație sunt în conformitate cu procedurile stabilite. De asemenea, auditul identifică orice probleme în procedurile existente, precum și posibilitățile de îmbunătățire ale acestor proceduri. Domeniul de aplicare a auditurilor realizate într-o organizație poate varia de la auditul unei simple proceduri până la auditarea activităților complexe. Toate activitățile unei anumite organizații sunt supuse unui audit pe o perioadă dată de timp. Perioada necesară pentru finalizarea auditării tuturor activităților se numește ciclu de audit. În cazul organizațiilor mici, cu structură simplă, se pot audita în același timp toate activitățile. Pentru aceste organizații ciclul de audit este intervalul dintre auditări.

Auditurile interne sunt efectuate de către persoane independente de activitatea auditată, pentru a se asigura o evaluare imparțială. Ele pot fi efectuate de angajați ai organizației sau de persoane din exterior (angajați ai altor organizații sau angajați ai altor departamente din cadrul aceleiași organizații ori consultanți).

2.2. Obiective

Programul de audit de mediu al organizației definește în scris obiectivele fiecărui audit sau ciclu de audit, inclusiv frecvența auditului pentru fiecare activitate.

Obiectivele se referă în special la evaluarea sistemelor de management operaționale și la determinarea conformării cu politica și programul organizației, care includ respectarea cerințelor relevante privind reglementarea de mediu.

2.3. Scop

Scopul fiecărui audit sau al fiecărei etape din ciclul de audit, după caz, trebuie să definească și să precizeze explicit:

1. domeniile acoperite;

2. activitățile de auditat;

3. criteriile de mediu care trebuie avute în vedere;

4. perioada acoperită de audit.

Auditul de mediu include analiza datelor reale necesare pentru evaluarea performanței de mediu a organizației.

2.4. Organizare și resurse

Auditurile de mediu sunt efectuate de persoane sau grupuri de persoane cu experiența necesară în domeniile și sectoarele auditate, având inclusiv cunoștințele relevante și experiență în domeniul mediului, managerial, tehnic și legislativ, precum și cu pregătirea și competența necesare auditării pentru atingerea obiectivelor stabilite. Resursele și timpul alocate auditului sunt în concordanță cu scopul și obiectivele acestuia.

Conducerea organizației la cel mai înalt nivel trebuie să acorde sprijin în procesul de audit.

Auditorii trebuie să fie independenți de activitățile pe care le auditează, pentru a realiza o evaluare obiectivă și imparțială.

2.5. Planificarea și pregătirea pentru audit

Fiecare audit este planificat și pregătit, conform obiectivelor, în special pentru asigurarea:

- unei alocări corespunzătoare a resurselor;

- asumării rolului și responsabilității fiecărei persoane implicate în procesul de audit (inclusiv auditorii, conducerea și personalul).

Pregătirea pentru audit trebuie să includă familiarizarea cu activitățile organizației și cu sistemul de management de mediu instituit în cadrul organizației, precum și evaluarea rezultatelor și concluziilor auditurilor anterioare.

2.6. Activitățile de audit

Activitățile de audit trebuie să includă:

- discuții cu personalul;

- inspectarea echipamentelor și a condițiilor de operare;

- analizarea înregistrărilor, a procedurilor scrise și a altor documentații relevante, cu scopul de a evalua performanța de mediu a activității auditate și pentru a se stabili dacă:

- respectă standardele, regulamentele, obiectivele și țintele;

- sistemul existent de gestionare a responsabilităților de mediu este eficient și adecvat.

Printre altele trebuie folosite controale prin sondaj pentru verificarea respectării acestor criterii și pentru a determina eficacitatea întregului sistem de management.

Procesul de audit cuprinde cel puțin următoarele etape:

a) familiarizarea cu sistemele de management;

b) evaluarea punctelor tari și slabe ale sistemelor de management;

c) obținerea dovezilor relevante;

d) evaluarea constatărilor auditului;

e) pregătirea concluziilor auditului;

f) raportarea constatărilor și a concluziilor auditului.

2.7. Raportarea constatărilor și concluziilor auditului

La sfârșitul fiecărui audit sau ciclu de audit auditorii trebuie să întocmească un raport de audit scris, a cărui formă și conținut trebuie să asigure o prezentare integrală și oficială a tuturor constatărilor și concluziilor auditului.

Constatările și concluziile auditului sunt comunicate oficial conducerii la cel mai înalt nivel.

Obiectivele fundamentale ale unui raport de audit scris sunt:

a) susținerea prin documente a scopului auditului;

b) situația conformării la politica de mediu a organizației și progresul în domeniul mediului al organizației;

c) furnizarea de informații conducerii despre eficacitatea și acuratețea măsurilor de monitorizare a impactului de mediu al organizației;

d) susținerea prin documente a necesității acțiunilor corective, după caz.

2.8. Încheierea auditului

Procesul de audit se încheie cu pregătirea și implementarea unui plan adecvat de acțiuni corective.

Se instituie mecanisme funcționale corespunzătoare care să asigure urmărirea rezultatelor auditului.

2.9. Frecvența auditului

Auditul sau ciclul de audit se desfășoară, după caz, la intervale de cel mult 3 ani.

Frecvența cu care fiecare activitate este auditată variază în funcție de:

a) natura, dimensiunea și complexitatea activităților;

b) relevanța impacturilor de mediu asociate;

c) importanța și prioritatea problemelor constatate de auditurile precedente;

d) istoricul problemelor de mediu.

Activitățile complexe, cu impact semnificativ asupra mediului, trebuie auditate mai des.

Organizațiile își definesc propriile programe de audit și frecvența acestora luând în considerare ghidul elaborat de Comitetul consultativ EMAS.

Anexa 3 RAPORTUL DE MEDIU

3.1. Introducere

Scopul raportului de mediu este să informeze publicul și alte părți interesate din exterior despre impactul asupra mediului și performanța de mediu a organizației, precum și despre îmbunătățirea continuă a performanței de mediu. Raportul de mediu este totodată și un mijloc de a răspunde îngrijorărilor părților interesate, identificate în anexa nr. 1 secțiunea B, pct. 3 și considerate importante pentru organizație (anexa nr. 6, pct. 6.4). Informațiile de mediu trebuie prezentate într-o manieră clară și coerentă, în formă tipărită, pentru cei care nu au alte mijloace de a le obține. După prima înregistrare și la fiecare trei ani, organizația trebuie să pună la dispoziție informații detaliate, conform pct. 3.2, într-o formă tipărită unică.

3.2. Raport de mediu

După prima înregistrare, organizația furnizează informații de mediu, luând în considerare criteriile de la pct. 3.5 privind raportul de mediu și care trebuie validat de către verificatorul de mediu. După validare, informațiile sunt transmise Comitetului consultativ EMAS și sunt puse la dispoziție publicului. Raportul de mediu este un instrument de comunicare și dialog cu publicul și cu alte părți interesate din exterior, referitor la performanța de mediu. La elaborarea și redactarea raportului de mediu organizația trebuie să țină seama de necesitățile de informare a publicului și a altor părți interesate din exterior.

Cerințele minime pentru aceste informații sunt:

a) descrierea clară și univocă a organizației care se înregistrează în cadrul EMAS și un sumar al activităților, produselor și serviciilor sale, precum și un sumar al relațiilor cu organizația-mamă (acolo unde este cazul);

b) prezentarea politicii de mediu și descrierea succintă a sistemului de management de mediu al organizației;

c) descrierea tuturor aspectelor de mediu semnificative, directe și indirecte, din care rezultă un impact semnificativ asupra mediului, precum și explicarea naturii impactului în raport cu aceste aspecte, conform anexei nr. 6;

d) descrierea obiectivelor generale și a țintelor în raport cu aspectele de mediu semnificative și impactul de mediu;

e) sinteza datelor existente despre performanța organizației în raport cu obiectivele generale și țintele, precum și cu impactul semnificativ asupra mediului. Sinteza poate include valori ale emisiilor de poluanți, producerii de deșeuri, consumului de materie primă, consumului de energie și apă, nivelurilor de zgomot și alte aspecte indicate în anexa nr. 6. Datele trebuie să permită compararea anuală pentru a evalua evoluția performanței de mediu a organizației;

f) prezentarea factorilor privind performanța de mediu, inclusiv performanța față de respectarea prevederilor legale, precum și performanța în raport cu impactul semnificativ asupra mediului;

g) menționarea numelui și numărului de acreditare ale verificatorului de mediu și data validării.

3.3. Criterii de raportare a performanței de mediu

Pentru a demonstra performanța de mediu a organizației, datele primare furnizate de un sistem de management de mediu sunt folosite în mai multe moduri. În acest scop, organizația poate folosi indicatori relevanți existenți ai performanței de mediu, asigurându-se că aceștia:

a) oferă o evaluare exactă a performanței organizației;

b) sunt ușor de înțeles și nu sunt ambigui;

c) permit comparația anuală pentru a evalua performanța de mediu a organizației;

d) permit comparația cu indicii de activitate sectoriali, naționali sau regionali;

e) permit comparația cu condițiile de reglementare, după caz.

3.4. Păstrarea informațiilor disponibile publicului

Organizația actualizează informațiile detaliate la pct. 3.2, iar în cazul schimbării acestora este necesară validarea cel puțin anuală de către verificatorul de mediu.

Abaterile de la frecvența de actualizare variază conform ghidului elaborat de Comitetul consultativ EMAS. După validare, schimbările sunt transmise Comitetului consultativ EMAS și sunt puse la dispoziție publicului.

3.5. Publicarea informațiilor

Organizațiile pot furniza diverselor segmente de public sau părți interesate informații despre sistemul de management de mediu și informații selectate din raportul de mediu.

Orice informație de mediu publicată de o organizație poate purta marca EMAS, cu condiția de a fi validată de un verificator de mediu și să facă referire la ultimul raport de mediu al organizației, din care a fost extrasă, precum și să fie:

a) exactă și să nu dezinformeze;

b) argumentată și verificabilă;

c) relevantă și folosită într-un context adecvat sau într-o situație specifică;

d) reprezentativă pentru întreaga performanță de mediu a organizației;

e) fără riscul de a fi interpretată greșit;

f) semnificativă în raport cu întregul impact asupra mediului.

3.6. Accesul publicului la informațiile disponibile

Informațiile descrise la pct. 3.2 lit. a)-g), care constituie raportul de mediu al unei organizații, și informațiile actualizate, menționate la pct. 3.4, sunt disponibile publicului și altor părți interesate. Raportul de mediu trebuie să fie accesibil publicului. În acest scop, organizațiile ar trebui să folosească orice mijloace existente (publicații electronice, biblioteci etc.). Organizația trebuie să fie capabilă să demonstreze verificatorului de mediu că orice persoană interesată de performanța organizației are acces ușor și liber la informațiile cerute la pct. 3.2 lit. a)-g) și pct. 3.4.

3.7. Responsabilitatea privind diferitele amplasamente locale

Organizațiile care se înregistrează în cadrul EMAS pot opta să redacteze un raport de mediu care să acopere un număr de locații geografice diferite. Intenția EMAS este de a asigura responsabilitatea locală și, astfel, organizațiile trebuie să se asigure că impactul semnificativ asupra mediului al fiecărui amplasament este clar identificat și documentat în raportul de mediu al organizației.

Anexa 4 Ambele versiuni ale mărcii sunt însoțite întotdeauna de numărul de înregistrare al organizației.

Marca este folosită numai:

- în trei culori (Pantone nr. 355 verde; Pantone nr. 109 galben; Pantone nr. 286 albastru);

- negru pe alb sau alb pe negru.

Anexa 5 ACREDITAREA, SUPRAVEGHEREA ȘI ATRIBUȚIILE VERIFICATORILOR DE MEDIU

5.1. Generalități

Acreditarea verificatorilor de mediu se bazează pe principiile generale de competență stabilite în prezenta anexă. Organismele de acreditare pot acredita ca verificatori de mediu persoane, organizații sau combinații ale acestora. Cerințele procedurale și criteriile detaliate pentru acreditarea verificatorilor de mediu sunt definite conform art. 11 din ordin și stabilite de organismul de acreditare, în conformitate cu principiile generale de competență.

5.2. Cerințe pentru acreditarea verificatorilor de mediu

5.2.1. Următoarele competențe constituie cerințele minime pe care trebuie să le îndeplinească un verificator de mediu:

a) cunoașterea și înțelegerea prezentului ordin, a funcționării generale a sistemelor de management de mediu, a standardelor relevante și a ghidurilor emise de Comitetul consultativ EMAS și de organismul de acreditare, conform art. 11 din ordin;

b) cunoașterea și înțelegerea cerințelor legislative, de reglementare și administrative, relevante pentru activitatea care face obiectul verificării;

c) cunoașterea și înțelegerea problemelor de mediu, inclusiv a dimensiunii acestora în contextul dezvoltării durabile;

d) cunoașterea și înțelegerea aspectelor tehnice relevante pentru problemele de mediu ale activității care face obiectul verificării;

e) înțelegerea funcționării generale a activității care face obiectul verificării, pentru a evalua dacă sistemul de management este corespunzător;

f) cunoașterea și înțelegerea cerințelor și metodologiei de audit de mediu;

g) deținerea de cunoștințe despre auditul informațiilor conform raportului de mediu.

Fiecare candidat trebuie să facă dovada, către organismul de acreditare, privind cunoștințele, experiența sa relevantă și capacitățile sale tehnice în domeniile sus-menționate.

În plus, verificatorul de mediu trebuie să fie independent, mai ales față de auditorul sau consultantul organizației, și să fie obiectiv și imparțial în desfășurarea activităților sale.

Fiecare verificator de mediu sau organizație de verificare trebuie să se asigure că:

- organizația, precum și personalul său nu sunt supuse nici unei constrângeri financiare, comerciale sau de altă natură, care le-ar putea influența evaluarea sau ar putea prejudicia încrederea în independența lor de evaluare și integritatea în relația cu activitățile lor, și

- respectă toate normele aplicabile în acest domeniu.

Verificatorul de mediu trebuie să dispună de proceduri și metodologii documentate, inclusiv de mecanismele de control al calității și de prevederi de confidențialitate pentru cerințele de verificare din prezentul ordin.

În cazul în care verificatorul de mediu este o organizație, aceasta trebuie să dețină și să pună la dispoziție, la cerere, o organigramă a structurilor și responsabilităților din organizație, precum și o declarație a statutului juridic, a proprietarilor și surselor de finanțare.

5.2.2. Domeniul de acreditare

Domeniul de acreditare a verificatorilor de mediu este definit în conformitate cu clasificarea activităților economice (cod CAEN). Domeniul de acreditare este limitat de competența verificatorului de mediu și ia în considerare amploarea și complexitatea activității, după caz, aceasta realizându-se în timpul supravegherii.

5.2.3. Cerințe suplimentare pentru acreditarea verificatorilor de mediu individuali care desfășoară verificări pe cont propriu

Verificatorii de mediu individuali care desfășoară verificări pe cont propriu, în afara respectării cerințelor de la pct. 5.2.1 și 5.2.2, trebuie să aibă:

- întreaga competență necesară pentru a executa verificările în domeniile acreditate;

- un domeniu limitat de aplicare al acreditării, în funcție de competența lor personală.

Respectarea acestor cerințe este asigurată prin evaluarea efectuată înainte de acreditare și prin supravegherea verificatorului de către organismul de acreditare.

5.3. Supravegherea verificatorilor de mediu

5.3.1. Supravegherea verificatorilor de mediu efectuată de organismul care a acordat acreditarea

Verificatorul de mediu informează imediat organismul de acreditare despre orice schimbare care are influență asupra acreditării sau domeniului de acreditare.

Se instituie modalități de supraveghere, la intervale regulate, dar nu mai mari de 24 de luni, pentru asigurarea respectării continue a cerințelor de acreditare ale verificatorului de mediu și pentru a se monitoriza calitatea verificărilor efectuate. Supravegherea constă în audituri administrative, audieri la nivelul organizațiilor, chestionare, evaluări ale rapoartelor de mediu aferente organizațiilor, validate de verificatorii de mediu, și ale rapoartelor de verificare elaborate de verificatori. Supravegherea trebuie să fie în concordanță cu activitatea desfășurată de verificatorul de mediu.

Decizia organismului de acreditare de a suspenda sau retrage acreditarea sau de a restrânge domeniul de acreditare se ia numai după ce verificatorul de mediu este audiat.

5.3.2. Supravegherea verificatorilor de mediu acreditați într-un stat membru care desfășoară activități de verificare pe teritoriul României

Înainte de a desfășura activități de verificare pe teritoriul României, verificatorii de mediu acreditați într-un stat membru sau într-un stat cu legislația armonizată cu legislația Uniunii Europene notifică, cu cel puțin 4 săptămâni înainte, organismul de acreditare din România, privind:

- detaliile de acreditare, competența și componența echipei, după caz;

- locul și perioada de desfășurare a verificării, adresa și coordonatele organizației, măsurile luate pentru soluționarea problemelor legate de aspectele legale și de limbă, după caz.

Organismul de acreditare are dreptul să ceară orice clarificări suplimentare privind aspectele sus-menționate.

Această notificare este comunicată înaintea fiecărei verificări.

Organismul de acreditare nu solicită alte condiții care să aducă atingere dreptului verificatorului de mediu de a presta servicii într-un alt stat decât cel în care i s-a acordat acreditarea. În special, nu se aplică tarife discriminatorii de notificare. Organismul de acreditare nu trebuie să folosească procedura de notificare pentru a întârzia sosirea verificatorului de mediu. Orice dificultate survenită în supravegherea verificatorului de mediu, la data comunicată, trebuie justificată în mod corespunzător. Dacă survin costuri suplimentare de supraveghere, organismul de acreditare are dreptul să perceapă tarifele corespunzătoare pentru acestea.

Dacă organismul de acreditare care supraveghează activitatea verificatorului de mediu nu este satisfăcut de activitatea acestuia, raportul de supraveghere trebuie să fie înaintat către:

- verificatorul de mediu în cauză;

- organismul care i-a acordat acreditarea;

- Comitetul consultativ EMAS; și

- forul organismelor de acreditare, în cazul oricărui litigiu care decurge din această situație.

Organizațiile nu trebuie să refuze organismelor de acreditare dreptul de a supraveghea verificatorii de mediu prin evaluarea audierilor în timpul desfășurării procesului de verificare.

5.4. Atribuțiile verificatorilor de mediu

5.4.1. Funcția verificatorilor de mediu este de a verifica, fără a aduce atingere drepturilor de punere în aplicare a condițiilor de reglementare:

- respectarea tuturor prevederilor prezentului ordin: analiza de mediu inițială, dacă este cazul, sistemul de management de mediu, auditul de mediu și rezultatele acestuia, raportul de mediu;

- acuratețea, credibilitatea și corectitudinea datelor și informațiilor din:

- raportul de mediu (anexa nr. 3, pct. 3.2 și 3.3);

- informațiile de mediu care necesită validare (anexa nr. 3, pct. 3.5).

Verificatorul de mediu verifică profesional validitatea tehnică a analizei de mediu, a auditului sau a altor proceduri aplicate de organizație anterior, pentru a se evita suprapunerile inutile. Printre altele, verificatorul de mediu folosește controale prin sondaj pentru a stabili dacă rezultatele auditului intern sunt de încredere.

5.4.2. La prima verificare, verificatorul de mediu controlează dacă organizația respectă următoarele cerințe:

- un sistem de management de mediu complet operațional, în conformitate cu anexa nr. 1;

- un program de audit planificat în totalitate, deja pus în practică, conform anexei nr. 2, astfel încât să fie acoperite zonele cu cel mai mare impact semnificativ de mediu;

- efectuarea unei analize de către conducere;

- pregătirea unui raport de mediu, în conformitate cu anexa nr. 3, pct. 3.2.

5.4.3. Respectarea legislației

Verificatorul de mediu se asigură că organizația a stabilit proceduri de control al acelor aspecte ale activităților desfășurate de organizație, care intră sub incidența legislației naționale relevante, și că aceste proceduri asigură conformarea cu acesta.

Verificările efectuate în cadrul auditului furnizează dovezi, în special despre capacitatea procedurilor existente de a asigura respectarea legislației.

Verificatorul de mediu nu validează raportul de mediu dacă în timpul procesului de verificare constată (de exemplu, prin realizarea de controale prin sondaj) că organizația nu se conformează prevederilor legislației.

5.4.4. Structura organizației

În timpul verificării sistemului de management de mediu și al validării raportului de mediu, verificatorul de mediu se asigură că părțile componente ale organizației sunt delimitate clar și corespund diviziunii reale a activităților. Conținutul raportului de mediu trebuie să acopere diferitele părți ale organizației la care se aplică EMAS.

5.5. Condiții pentru verificatorul de mediu în vederea îndeplinirii atribuțiilor

5.5.1. Verificatorul de mediu își desfășoară activitatea, în cadrul domeniului său de acreditare, pe baza unui acord scris cu organizația, prin care:

- se definește domeniul de activitate, astfel încât verificatorul să activeze într-o manieră profesională și independentă; și

- organizația se obligă să coopereze corespunzător.

5.5.2. Verificarea implică examinarea documentației și vizitarea organizației, care presupune, în principal, intervievarea personalului, pregătirea raportului către conducerea organizației și analizarea soluțiilor propuse de organizație pentru problemele ridicate în raportul de mediu.

5.5.3. Documentația verificată înainte de vizită include informații elementare despre:

- organizație și activitățile sale;

- politica și programul de mediu;

- descrierea sistemului de management de mediu operațional;

- detaliile privind analiza de mediu și/sau auditurile efectuate anterior;

- raportul analizei de mediu și/sau al auditurilor și orice acțiune de corecție adoptată;

- proiectul de raport de mediu.

5.5.4. Verificatorul de mediu trebuie să pregătească un raport către conducerea organizației, care conține:

a) toate problemele relevante ale activității desfășurate de verificatorul de mediu;

b) situația inițială a organizației față de implementarea sistemului de management de mediu;

c) în general, constatările situațiilor de neconformitate cu prevederile prezentului ordin și, în special:

- imperfecțiunile tehnice ale analizei de mediu sau ale metodei de audit, ale sistemului de management de mediu sau ale oricărui proces relevant;

- neconcordanțele cu proiectul de raport de mediu, împreună cu detaliile amendamentelor sau cu completările care trebuie aduse raportului de mediu;

d) comparația cu rapoartele precedente și evaluarea performanței organizației.

5.6. Frecvența verificărilor

În urma consultării cu organizația, verificatorul de mediu stabilește un program pentru a se asigura că toate elementele necesare înregistrării în cadrul EMAS sunt verificate pe o perioadă nu mai mare de 36 de luni. În plus, verificatorul de mediu validează, la intervale nu mai mari de 12 luni, orice informații actualizate din raportul de mediu. Abaterile de la frecvența de efectuare a actualizărilor sunt permise în condițiile prevăzute în ghidul elaborat de Comisia consultativă EMAS.

Anexa 6 ASPECTE DE MEDIU

6.1. Generalități

Organizația trebuie să aibă în vedere toate aspectele de mediu ale activităților, produselor sau serviciilor sale și să decidă, pe baza criteriilor prevăzute în legislația națională, care dintre acestea au un impact semnificativ asupra mediului, ca bază de stabilire a obiectivelor și țintelor de mediu. Aceste criterii trebuie să fie puse la dispoziție publicului.

Organizația trebuie să ia în considerare atât aspectele de mediu directe, cât și cele indirecte ale activităților, produselor sau serviciilor sale.

6.2. Aspecte de mediu directe

Aspectele de mediu directe se referă la activitățile unei organizații asupra cărora aceasta are control managerial și pot include, dar nu se limitează la:

a) emisiile în aer;

b) deversările în apă;

c) evitarea, reciclarea, reutilizarea, transportul și eliminarea deșeurilor solide sau de alt tip, în special a deșeurilor periculoase;

d) utilizarea și contaminarea terenului;

e) utilizarea resurselor naturale și a materiilor prime (inclusiv a energiei);

f) probleme locale (zgomot, vibrații, mirosuri, praf, alte probleme care pot fi percepute vizual etc.);

g) probleme de transport (atât al bunurilor și al serviciilor, cât și al angajaților);

h) riscurile de accidente de mediu și impactul, care rezultă sau pot rezultă în urma incidentelor, accidentelor sau posibilelor situații de urgență;

i) efectele asupra biodiversității.

6.3. Aspecte de mediu indirecte

Aspectele de mediu indirecte se referă la activitățile, produsele și serviciile unei organizații, din care rezultă aspecte de mediu semnificative, asupra cărora organizația nu are întregul control, și pot include, dar nu se limitează la:

a) probleme legate de produse (design, dezvoltare, ambalaj, transport, utilizare și recuperare/eliminare a deșeurilor);

b) investiții de capital, acordarea de împrumuturi și servicii de asigurări;

c) noi piețe;

d) alegerea serviciilor și natura acestora (de exemplu, activități de transport sau de catering);

e) decizii administrative și de planificare;

f) compoziția gamei de produse;

g) performanța de mediu și practicile contractanților, subcontractanților și furnizorilor.

Organizațiile trebuie să demonstreze că aspectele de mediu semnificative asociate cu procedurile de achiziții publice au fost identificate și că impactul semnificativ asociat cu aceste aspecte este gestionat în cadrul sistemului de management de mediu. Organizația trebuie să depună toate eforturile pentru ca furnizorii și cei care acționează în numele său să respecte politica sa de mediu în cadrul activităților prevăzute în contract.

În cazul aspectelor de mediu indirecte, organizația trebuie să aibă în vedere influența pe care o poate avea asupra acestor aspecte, precum și măsurile pe care le poate lua pentru a le diminua impactul.

6.4. Ierarhizarea aspectelor de mediu

Organizația are responsabilitatea de a defini criteriile de evaluare pentru ierarhizarea aspectelor de mediu ale activităților, produselor și serviciilor sale și de a determina care dintre acestea au impact de mediu semnificativ. Criteriile elaborate de către o organizație trebuie să fie cuprinzătoare, să poată fi verificate independent și reproduse cu ușurință, precum și accesibile publicului.

În vederea stabilirii criteriilor de evaluare a importanței aspectelor de mediu ale organizației, se iau în considerare, dar nu se limitează la:

a) informații despre condițiile de mediu, pentru identificarea activităților, produselor sau serviciilor care pot avea impact asupra mediului;

b) datele existente privind riscurile asociate consumului de materiale și energie, deversărilor, deșeurilor și emisiilor;

c) punctele de vedere ale părților interesate;

d) activitățile de mediu reglementate;

e) activitățile de achiziții publice;

f) proiectarea, dezvoltarea, producția, distribuția, service-ul, utilizarea, reutilizarea, reciclarea și depozitarea produselor organizației;

g) acele activități ale organizației care implică cele mai mari costuri și beneficii de mediu.

În evaluarea importanței impactului activităților organizației asupra mediului se iau în considerare atât condițiile normale de operare, cât și cele de punere în funcțiune sau de încetare a activităților, precum și situațiile de urgență previzibile. Se iau, de asemenea, în considerare activitățile trecute, prezente și cele planificate.

Anexa 7 ANALIZA DE MEDIU

7.1. Generalități

Organizația care nu a furnizat informațiile necesare pentru identificarea și evaluarea aspectelor de mediu semnificative, conform anexei nr. 6, trebuie să își stabilească, printr-o analiză, poziția referitoare la mediu. Scopul acestei analize constă în evaluarea tuturor aspectelor de mediu ale organizației, ca bază pentru stabilirea unui sistem de management de mediu.

7.2. Cerințe

Analiza trebuie să acopere cinci domenii-cheie:

a) cerințe legislative, de reglementare și de altă natură, la care se supune organizația;

b) identificarea tuturor aspectelor de mediu cu impact semnificativ, în conformitate cu anexa nr. 6, clasificate și cuantificate în mod corespunzător, precum și redactarea unui registru al aspectelor de mediu cu impact semnificativ;

c) descrierea criteriilor de evaluare a ierarhizării aspectelor de mediu cu impact semnificativ, în conformitate cu anexa nr. 6, pct. 6.4;

d) examinarea tuturor practicilor și procedurilor existente de management de mediu;

e) evaluarea rezultatelor investigării incidentelor anterioare.

Anexa 8 DATELE DE ÎNREGISTRARE

Cerințe minime
Numele organizației:
Adresa organizației:
Persoana de contact:
Cod CAEN al activității:
Numărul de angajați:
Numele verificatorului de mediu:
Numărul acreditării:
Domeniul de acreditare:
Data următorului raport asupra mediului:
Numele și coordonatele de contact ale autorității competente
de aplicare sau ale altor autorități relevante pentru
organizație:
Întocmit la .................. în ...................
Semnătura reprezentantului organizației ..................
..........................................................
──────────────────