Normele nr. 35/2020
privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor ocupaționale
prezumat în vigoare
În temeiul prevederilor
art. 118
și ale
art. 152 alin. (1)
și
(5) din Legea nr. 1/2020
privind pensiile ocupaționale,
în baza prevederilor
art. 2 alin. (1) lit. c) ,
art. 3 alin. (1) lit. b) ,
art. 5 lit. c) ,
art. 6 alin. (1)
și
(2) , și
art. 7 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 93/2012
privind înființarea, organizarea și funcționarea Autorității de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări și completări prin
Legea nr. 113/2013 , cu modificările și completările ulterioare,
în urma deliberărilor Consiliului Autorității de Supraveghere Financiară din ședința din data de 19 august 2020,
Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.
Capitolul I Dispoziții generale
Articolul 1
Prezenta normă reglementează obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor ocupaționale.
Articolul 2
Prezenta normă se aplică următoarelor categorii de entități, denumite în continuare entități raportoare:
a)
administratorilor de fonduri de pensii ocupaționale;
b)
depozitarilor fondurilor de pensii ocupaționale.
Articolul 3
Termenii și expresiile utilizate în prezenta normă au semnificația prevăzută la
art. 3 din Legea nr. 1/2020
privind pensiile ocupaționale, denumită în continuare
Lege .
De asemenea, în înțelesul prezentei norme, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:
a)
format XML - format standardizat folosit de sistemul informatic de raportări pentru transferul de date, respectiv standardul formatului de raportare Extensible Markup Language;
b)
instrucțiuni tehnice de raportare - reguli prin care se stabilesc cerințele minime de raportare specifice fiecărui raport periodic;
c)
raport periodic - un set de indicatori primari solicitați de Autoritatea de Supraveghere Financiară, care se regăsesc într-un formular de raportare și au aceeași periodicitate de transmitere și același termen de raportare;
d)
SIR - sistem informatic de raportări prin care Autoritatea de Supraveghere Financiară colectează indicatori primari de la entitățile raportoare;
e)
Regulamentul 2019/2.088 - Regulamentul (UE) 2019/2.088 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 noiembrie 2019 privind informațiile privind durabilitatea în sectorul serviciilor financiare, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. 317 din 9 decembrie 2019.
Capitolul II Obligațiile entităților raportoare
Secțiunea 1
Dispoziții generale privind rapoartele periodice
Articolul 4
Rapoartele periodice se completează de către entitățile raportoare conform documentelor justificative.
Rapoartele periodice transmise trebuie să fie reale, corecte și complete.
În cazul în care nu există date, rapoartele periodice sunt completate cu zero.
Rapoartele periodice se completează în limba română.
Rapoartele periodice se completează cu respectarea standardelor prevăzute în
anexa nr. 22 .
Articolul 5
Entitățile raportoare transmit Autorității de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., toate rapoartele periodice în format electronic, cu semnătura electronică calificată a persoanei care asigură conducerea activității pentru care se întocmesc raportări sau a persoanei responsabile cu întocmirea și transmiterea rapoartelor, după caz, sau cu semnătura electronică calificată a reprezentantului legal al entității raportoare, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Entitățile raportoare au obligația să întocmească și să transmită rapoartele periodice conform instrucțiunilor tehnice de raportare, în structura și la termenele stabilite de A.S.F pentru fiecare raportare periodică în parte.
Entitățile raportoare au obligația să întocmească rapoartele periodice în formatul XML, cu excepția situațiilor în care se prevede altfel.
Fișierele transmise se denumesc cu respectarea următoarelor convenții: denumire fișiere pentru activitatea proprie: YYYYMMDD_ COD_SCURT_ COD_TRANSMITERE _EEE. RRR.p7s;
denumire fișiere pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale: YYYYMMDD_COD_SCURT_COD_TRANSMITERE _FFF_EEE. RRR.p7s;
denumire notă explicativă pentru activitatea proprie: YYYYMMDD_ COD_SCURT _5_EEE.rtf.p7s;
denumire notă explicativă pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale: YYYYMMDD_ COD_SCURT _5_FFF_EEE.rtf.p7s,
unde:
–
YYYYMMDD reprezintă data pentru care se face raportarea;
–
COD_SCURT reprezintă codul definit în
anexa nr. 23
pentru fiecare anexă în parte;
–
COD_TRANSMITERE este 1 pentru o raportare inițială sau 5 pentru o raportare rectificativă;
–
FFF reprezintă codul fondului de pensii ocupaționale înregistrat în Registrul A.S.F.;
–
EEE reprezintă codul entității raportoare înregistrat în Registrul A.S.F.;
–
RRR reprezintă formatul de raportare definit în
anexa nr. 23
pentru fiecare anexă în parte.
Fișierele se încarcă în SIR în folderul dedicat, prevăzut în
anexa nr. 23
pentru fiecare anexă în parte.
SIR transmite automat mesaje persoanelor responsabile, acestea având obligația de a analiza aceste mesaje în scopul soluționării eventualelor erori sau avertismente.
Orice modificare a unei raportări inițiale sau orice raport transmis după termenul stabilit de depunere se consideră raportare rectificativă.
O raportare rectificativă conține, în mod obligatoriu, două fișiere, astfel:
a)
un fișier cu valorile/conținutul corectate/corectat (rectificate), după caz;
b)
un fișier care conține o notă explicativă detaliată cu privire la valorile corectate și motivele care au generat raportarea
eronată, respectiv motivele care au generat transmiterea raportului după expirarea termenului-limită pentru depunere.
Lipsa oricărui fișier menționat la
alin. (8)
determină respingerea raportării rectificative.
Pentru transmiterea electronică, entitățile raportoare au obligația de a se înregistra ca utilizatori în aplicația SIR.
Articolul 6
La solicitarea A.S.F., entitățile raportoare:
a)
transmit rapoartele periodice pe suport hârtie, sub semnătura reprezentantului legal, respectiv a persoanei mandatate să le reprezinte în relația cu A.S.F., după caz;
b)
sunt obligate să pună la dispoziție, în forma și în termenul stabilite de A.S.F., informațiile și documentele care să evidențieze și să justifice operațiunile privind activitatea desfășurată, sub toate aspectele sale.
Secțiunea a 2-a
Obligațiile de raportare ale administratorilor
pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale
Articolul 7
Administratorul întocmește și transmite A.S.F. pentru activitatea fiecărui fond de pensii ocupaționale:
a)
anual, până la data de 31 ianuarie a fiecărui an, pentru anul precedent, raportul privind investițiile fiecărui fond, prevăzut la
art. 114 din Lege , conform
anexei nr. 5 ;
b)
anual, situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare, și de structura portofoliului de investiții, conform
anexei nr. 12 , detaliată pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii ocupaționale la data de 31 decembrie;
c)
semestrial, raportările contabile întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare, însoțite de structura portofoliului de investiții, conform
anexei nr. 12 , detaliată pentru fiecare instrument financiar și pentru fiecare emitent, cu date referitoare la valoarea actualizată în lei și ponderea deținută în activul total al fondului de pensii ocupaționale la data de 30 iunie;
d)
trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la
art. 102 din Lege , conform
anexei nr. 17 ;
e)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, soldurile conturilor individuale ale participanților pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1A ;
f)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația transferurilor de tip „IN“ pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1B ;
g)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația transferurilor de tip „OUT“ și utilizarea activului personal al participanților pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1C ;
h)
lunar, în termen de 2 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, structura numărului de participanți pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1D ;
i)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația contului colector al fondului de pensii pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1E ;
j)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, raport privind plățile eșalonate pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1F ;
k)
lunar, în termen de 7 zile lucrătoare ale lunii următoare celei pentru care se face raportarea, situația conturilor aflate în perioada de vesting pentru luna anterioară, conform
anexei nr. 1G ;
l)
lunar, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanța contabilă de verificare analitică, conform
anexei nr. 8 ;
m)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, detaliat pentru fiecare zi calendaristică a săptămânii anterioare, inclusiv pentru zilele nelucrătoare, situația activelor investite și a obligațiilor fondului de pensii ocupaționale, conform
anexei nr. 2 ;
n)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situația detaliată a investițiilor, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii anterioare, conform
anexei nr. 4 ;
o)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare celei pentru care se face raportarea, situația tranzacțiilor OTC, conform
anexei nr. 18 ;
p)
zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situația valorii activului net, conform
anexei nr. 3 .
Administratorul întocmește și transmite A.S.F raportarea prevăzută la
alin. (1) lit. n)
și pentru ultima zi calendaristică a lunii, în termen de 2 zile lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea.
Secțiunea a 3-a
Obligațiile de raportare ale administratorilor
pentru activitatea proprie
Articolul 8
Administratorul întocmește și transmite A.S.F. pentru activitatea proprie:
a)
anual, până la data de 31 mai a fiecărui an, raportul pentru activitatea desfășurată în anul calendaristic precedent, prevăzut la
art. 113 din Lege , conform
anexei nr. 6 ;
b)
anual, situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit, conform reglementărilor contabile în vigoare;
c)
anual, până la data de 31 ianuarie a anului următor celui pentru care se face raportarea, raportul actuarial, doar în cazul în care prospectul prevede acoperirea riscurilor biometrice și/sau garantează rata de rentabilitate a investițiilor sau un anumit nivel al garanțiilor, conform
anexei nr. 11 ;
d)
anual, până la data de 31 ianuarie, planul de audit intern pentru anul în curs, conform
anexei nr. 13 ;
e)
anual, până la data de 31 ianuarie, planul de administrare a riscurilor pentru anul în curs, conform
anexei nr. 20 ;
f)
anual, până la data de 31 ianuarie, planul de control intern pentru anul în curs, conform
anexei nr. 21 ;
g)
semestrial, raportările contabile, întocmite conform reglementărilor contabile în vigoare;
h)
semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de audit intern, cuprinzând misiunile de audit intern desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform
anexei nr. 14 ;
i)
semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, raportul de control intern, cuprinzând acțiunile de control intern desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform
anexei nr. 15 ;
j)
semestrial, până la finalul lunii august a anului în curs pentru raportarea aferentă semestrului I, respectiv până la finalul lunii februarie a anului următor pentru raportarea aferentă semestrului II, sau fără întârziere după orice modificare importantă a profilului de risc, raportul privind evaluarea internă a riscurilor prevăzut la
art. 115 din Lege , cuprinzând activitățile de administrare a riscurilor desfășurate la nivelul administratorului și la nivelul fiecărui fond de pensii ocupaționale, conform
anexei nr. 16 ;
k)
semestrial, în termen de 7 zile lucrătoare ale semestrului următor celui pentru care se face raportarea, raportul privind situația salariaților, conform
anexei nr. 19 ;
l)
pentru lunile iunie și decembrie, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea, balanța contabilă de verificare analitică, în formatul prevăzut la
anexa nr. 8 ;
m)
după orice modificare, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare apariției unor modificări în conținutul formularului de nominalizare pentru persoanele responsabile și pentru cele care dețin funcții-cheie, conform
anexei nr. 7 .
Secțiunea a 4-a
Obligațiile de raportare ale depozitarilor
fondurilor de pensii ocupaționale
Articolul 9
Depozitarul întocmește și transmite A.S.F.:
a)
lunar, în prima zi lucrătoare a fiecărei luni, pentru ultima zi calendaristică a lunii anterioare, situația activelor care acoperă provizionul tehnic, conform
anexei nr. 9 ;
b)
zilnic, până la ora 15,30 a zilei lucrătoare următoare celei pentru care se face raportarea, raportul privind situația valorii activului net pentru fiecare fond de pensii ocupaționale, conform
anexei nr. 3 .
Capitolul III Obligațiile de informare și transparență
Secțiunea 1
Dispoziții generale privind obligațiile de informare
și transparență
Articolul 10
Informațiile și datele publicate pe pagina proprie de internet a administratorului trebuie să fie:
a)
structurate, vizibile și ușor accesibile;
b)
salvate în format arhivat și rămân publicate pe o perioadă de 5 ani din momentul publicării pe pagina de internet.
Secțiunea a 2-a
Obligațiile de transparență ale administratorului
pentru activitatea fondurilor de pensii ocupaționale
Articolul 11
Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru fiecare fond de pensii ocupaționale:
a)
anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit;
b)
anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale;
c)
trimestrial, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru, rata de rentabilitate prevăzută la
art. 102 din Lege ;
d)
lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, numărul total de participanți ai fondului de pensii facultative și structura acestora pe grupe de sex și vârste, respectiv: până la 19 ani, între 20 și 24 de ani, între 25 și 29 de ani, între 30 și 34 de ani, între 35 și 39 de ani, între 40 și 44 de ani, între 45 și 49 de ani, între 50 și 54 de ani, între 55 și 59 de ani, 60-64 de ani și peste 65 de ani;
e)
lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, valoarea contribuțiilor încasate de fondul de pensii ocupaționale;
f)
lunar, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea lunii, structura portofoliului de investiții, conform
anexei nr. 12 ;
g)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului total;
h)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea activului net;
i)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, numărul total de unități de fond;
j)
săptămânal, în termen de 2 zile lucrătoare ale săptămânii următoare, pentru ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente, valoarea unitară a activului net;
k)
în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, declarația privind politica de investiții a fondului;
l)
în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informațiile prevăzute la art. 10 din Regulamentul 2019/2.088, după caz.
Secțiunea a 3-a
Obligațiile de transparență ale administratorului pentru activitatea proprie
Articolul 12
Administratorul publică pe pagina proprie de internet, pentru activitatea proprie:
a)
anual, până la data de 31 mai, raportul prevăzut la
art. 113 din Lege ;
b)
anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., situațiile financiare anuale însoțite de raportul de audit;
c)
anual, în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea lor către A.S.F., raportările contabile semestriale;
d)
în termen de o zi lucrătoare după orice modificare, informațiile prevăzute la art. 3-5 din Regulamentul 2019/2.088.
Secțiunea a 4-a
Obligațiile de informare
Articolul 13
Administratorul transmite anual fiecărui participant un document intitulat „Informare privind drepturile de pensie“, gratuit, conform
art. 116 din Lege , până la data de 31 mai a fiecărui an, pentru anul calendaristic anterior, conform
anexei nr. 10 .
Administratorul are obligația de a verifica motivele pentru care documentele prevăzute la
alin. (1)
sunt returnate, de a corecta, după caz, informațiile eronate din evidențele proprii și de a retransmite documentele acolo unde constată că au fost transmise la o adresă eronată.
Articolul 14
Cuantumul tarifului perceput de administrator pentru informațiile suplimentare solicitate de participant, prevăzute la
art. 116 alin. (2) lit. i) din Lege , nu poate depăși costul efectiv al punerii la dispoziție a informațiilor.
Capitolul IV Dispoziții finale
Articolul 15
Administratorul asigură reprezentanților A.S.F. accesul nelimitat la sistemul informatic de gestiune a operațiunilor fondului de pensii ocupaționale la sediul administratorului, precum și la toate sistemele informatice utilizate în vederea ducerii la îndeplinire a obiectului de activitate.
A.S.F. poate solicita entităților raportoare, angajatorului și auditorului financiar să furnizeze informații privind toate aspectele activității desfășurate, inclusiv orice detalii, clarificări și explicații, precum și să pună la dispoziție toate documentele aferente acesteia, conform actelor normative aplicabile.
Rapoartele și informațiile prevăzute la
alin. (1)
și
(2)
se transmit de către persoanele responsabile conform
art. 5
și se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată.
Articolul 16
Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se prelungesc până în următoarea zi lucrătoare.
Articolul 17
Nerespectarea dispozițiilor cuprinse în prezenta normă se sancționează în conformitate cu prevederile
cap. XIV din Lege .
Articolul 18
Anexele nr. 1A-1G ,
2-23 *) fac parte integrantă din prezenta normă. *) Anexele nr. 1A-1G, 2-23 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 805 bis, care se poate achiziționa de la Centrul pentru relații cu publicul al Regiei Autonome „Monitorul Oficial“, București, șos. Panduri nr. 1.
Articolul 19
Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, și intră în vigoare la data publicării.
Președintele Autorității de Supraveghere Financiară, Nicu Marcu București, 20 august 2020. Nr. 35.
Anexa
ANEXE privind obligațiile de raportare și transparență în sistemul pensiilor ocupaționale
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.