Procedura din 5 octombrie 2020

ORDINUL nr. 1.874 din 5 octombrie 2020 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 920 din 9 octombrie 2020.

1.

Scopul procedurii operaționale Procedura operațională elaborată în vederea reglementării modalității de identificare, selectare și rezervare prin promisiune de închiriere a imobilelor stabilește modul de inițiere, elaborare, avizare, aprobare a acestui tip de achiziție la nivelul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor și prezintă etapele care trebuie parcurse.

2.

Domeniul de aplicare Aplicarea prezentei proceduri proprii se va face numai în cazul în care nu s-au putut identifica imobile proprietate publică sau privată a statului care să corespundă cerințelor solicitate. Aplicarea prezentei proceduri proprii se va face în scopul asigurării utilizării eficiente a fondurilor publice în procesul de atribuire, al promovării transparenței, proporționalității și concurenței dintre ofertanți, al asumării răspunderii, al garantării nediscriminării, recunoașterii reciproce și tratamentul egal al ofertanților care participă la atribuirea contractului.

3.

Documente de referință

3.1.

Reglementări internaționale

–

Bunele practici internaționale, specificate în Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI GOV 9100

3.2.

Legislație primară

–

Ordonanța Guvernului nr. 119/1999

privind controlul intern, managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

–

Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;

–

Legea nr. 98/2016 *) privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare *) Potrivit prevederilor

art. 29 alin. (1) lit. a) din

Legea nr. 98/2016 , „prezenta lege nu se aplică pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru de servicii care au ca obiect: a) cumpărarea sau închirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, clădiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;“.

3.3.

Legislație secundară

–

Hotărârea Guvernului nr. 90/2020

privind organizarea și funcționarea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor

3.4.

Alte documente, inclusiv reglementări interne

–

Regulamentul de organizare și funcționare al Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor

–

Ghidul pentru realizarea procedurilor de sistem și operaționale, elaborat de Secretariatul General al Guvernului

–

orice alte prevederi din acte normative emise de către MTIC

4.

Definiții și abrevieri

4.1.

Definiții

Nr.

crt.

Termen

Definiție

0

1

2

1.

Autoritate contractantă

Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor

2.

Ofertant

Orice persoană fizică sau juridică care a depus ofertă în termenul de depunere a ofertelor indicat în anunțul/invitația de participare

3.

Ofertă

Documentația care cuprinde propunerea tehnică, propunerea financiară și orice formulare sau documente solicitate în documentația de atribuire

4.

Procedură

Prezentare formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru (reglementate sau bazate pe buna practică) și a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii sarcinilor și atribuțiilor, în vederea asumării responsabilităților

5.

Referat de necesitate

Documentul întocmit de către GL în care se justifică necesitatea/oportunitatea pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor

6.

Caiet de sarcini

Caietul de sarcini va conține informații cu privire la obiectul contractului, specificații tehnice etc., obligațiile achizitorului și prestatorului, factori de evaluare, precum și orice alte informații relevante pentru încheierea și derularea contractului.

7.

Propunere tehnică

Document al ofertei elaborate pe baza cerințelor din caietul de sarcini stabilite de către autoritatea contractantă

8.

Zile

Zile calendaristice, în afara cazului când se menționează că sunt zile lucrătoare

9.

Promisiune de închiriere

Angajament irevocabil pentru rezervarea imobilului câștigător al selecției de oferte până la data de …

4.2.

Abrevieri

Nr.

crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

0

1

2

1.

MTIC

Ministerul Transporturilor, infrastructurii și Comunicațiilor

2.

M

Ministru

3.

SGA

Secretar general adjunct

4.

DAPADP

Direcția achiziții publice și administrarea domeniului public

5.

DAERI

Direcția afaceri europene și relații internaționale

6.

DEAS

Direcția economică și ajutor de stat

7.

DA

Direcția avizare

8.

CPV

Vocabular comun al achizițiilor publice

9.

AP

Anunț de publicitate

10.

CS

Caiet de sarcini

11.

RP

Raportul procedurii

12.

A

Aprobă

13.

AV

Avizează

14.

V

Verifică

15.

An

Analizează

16.

Md

Modifică

17.

El

Elaborează

18.

Î

Înregistrează

19.

T

Transmite

20.

S

Semnează

21.

Ah

Arhivează

22.

GL

Grupul de lucru

5.

Descrierea procedurii operaționale

5.1.

Generalități

(1)

Această procedură operațională reglementează identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor destinate ca sediu potențial al unei entități române sau străine de interes național.

(2)

Principiile care stau la bază pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor:

a)

nediscriminarea;

b)

tratamentul egal;

c)

recunoașterea reciprocă;

d)

transparența;

e)

proporționalitatea;

f)

asumarea răspunderii.

5.2.

Documente utilizate

5.2.1.

Lista, proveniența, conținutul și rolul documentelor În cazul PO-19-01, sunt utilizate următoarele formulare specifice:

Codul

Denumirea documentului

Emitent

F-PO-19-01-01

Referat de necesitate

GL

F-PO-19-01-02

Caiet de sarcini

DAPADP și GL

F-PO-19-01-03

Proces-verbal de evaluare a ofertelor

Comisia de evaluare

F-PO–19-01-04

Raportul procedurii

Comisia de evaluare

F-PO-19-01-05

Promisiune de închiriere

DAPADP

a)

Referat de necesitate - prezintă necesitatea și oportunitatea aplicării procedurii;

b)

Specificații tehnice - vor cuprinde, în mod obligatoriu: cerințe, prescripții, caracteristici, condiții de participare și factori de evaluare, semnate de conducătorul structurii organizatorice care derulează contractul;

c)

Caiet de sarcini - caietul de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și constituie ansamblul cerințelor minimale obligatorii pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică;

d)

Procesul-verbal de evaluare a ofertelor depuse și selecția ofertei/ofertelor câștigătoare;

e)

Raportul procedurii - va conține denumirea ofertantului/ofertanților declarat/declarați câștigător/câștigători;

f)

Promisiune de rezervare - angajamentul ferm al ofertantului de a rezerva imobilul în vederea închirierii până la data convenită între ofertant și MTIC.

5.2.2.

Circuitul documentelor

Nr. crt.

Responsabilitate

Documentul

Acțiunea/Operațiunea

Termen:

zile lucrătoare

Formular

1.

GL

Specificații tehnice

Sunt acele descrieri calificative ale obiectului procedurii de achiziție publică și cuprind, în mod obligatoriu: cerințe, prescripții, caracteristici, condiții de participare, factori de evaluare, descrise în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesitații autorității contractante.

2.

GL

Referat de necesitate

DAPADP este informat despre achiziție printr-un Referat de necesitate întocmit și transmis de GL, conținând necesitatea/oportunitatea achiziției.

F-PO-19-01-01

3.

Responsabil lucrare DAPADP

Elaborare caiet de sarcini

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică. Caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice. El va fi semnat de către directorii GL și DAPADP.

1

F-PO-19-01-02

4.

Responsabil lucrare DAPADP

Elaborare anunț de publicitate pe site-ul MTIC, într-un cotidian central

Are rolul de a invita potențialii ofertanți pentru depunerea ofertelor, respectându-se principiile din lege.

1 zi

5.

Responsabil lucrare DAPADP

Ordin comisie de evaluare

Întocmește și promovează ordinul privind componența comisiei de evaluare a ofertelor. Comisia va fi formată din 7 membri de la direcțiile: DAERI (1), DAPADP (1), DEAS (1), DA (1), DRPSPC (1), DRTACM (2 persoane)

6.

Responsabil lucrare DAPADP

Oferte

Primește și înregistrează ofertele.

1 zi

7.

Comisia de evaluare

Proces-verbal de evaluare oferte

Întocmirea procesului-verbal de evaluare a ofertelor depuse și selecția ofertei/ofertelor câștigătoare

5 zile

F-PO-19-01-03

8.

Comisia de evaluare

Raportul procedurii

Raportul procedurii stabilește oferta/ofertele câștigătoare, respectiv numele ofertantului/ ofertanților

1 zi

F-PO-19-01-04

9.

Responsabil lucrare DAPADP

Promisiune de rezervare

Întocmire

1 zi

F-PO-19-01-05

10.

DAPADP

Promisiune de rezervare

Avizare

1 zi

11.

GL

Promisiune de rezervare

Avizare

1 zi

12.

DA

Promisiune de rezervare

Avizare

2 zile

13.

Ministru

Promisiune de rezervare

Aprobă.

2 zile

14.

Ofertant/Ofertanți

Promisiune de rezervare

Semnează.

2 zile

5.3.

Resurse necesare

a)

Resurse financiare Nu au fost necesare resurse financiare suplimentare pentru elaborarea acestei proceduri operaționale.

b)

Resurse materiale:

–

echipamente IT;

–

internet, intranet;

–

birotică, consumabile.

c)

Resurse umane: consilieri din cadrul compartimentului de achiziții publice.

5.4.

Modul de lucru

5.4.1.

Planificarea activității Se respectă termenele indicate la circuitul documentelor.

5.4.2.

Derularea activității Procesul de identificare, selectare și rezervare a unui imobil se inițiază prin elaborarea „Referatului de necesitate“. Referatul de necesitate, conform modelului prevăzut în

anexa nr. 2 , va fi întocmit de către Grupul de lucru numit prin ordin al MTIC. El va fi aprobat de ministru.

Referatul de necesitate și specificațiile tehnice se înaintează Direcției achiziții publice și administrarea domeniului public (DAPADP) pentru inițierea procedurii.

Directorul DAPADP repartizează documentele unui responsabil de lucrare pentru derularea și finalizarea procedurii.

Caietul de sarcini, conform modelului prevăzut în

anexa nr. 3 , este întocmit de către responsabilul de lucrare în baza Specificațiilor tehnice elaborate și însușite de către GL și conține cerințe, prescripții, caracteristici ce sunt descrise în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesității autorității contractante, astfel:

a)

condiții de participare a ofertanților;

b)

factorii de evaluare a ofertelor;

c)

cerințele și condițiile definesc, după caz și fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță;

d)

cerințele și condițiile de participare trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziție și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între ofertanți;

e)

se interzice definirea unor cerințe și condiții care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.

Caietul de sarcini va fi semnat de către DAPADP și GL.

5.4.2.1.

Efectuarea procesului de identificare, selectare și rezervare a unui imobil: se inițiază prin publicarea pe site-ul MTIC, precum și minimum într-un ziar cotidian central a unui „Anunț de publicitate“, în care documentația de atribuire conține cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare a ofertelor. Procesul de atribuire se desfășoară astfel:

a)

în termen de 3 zile lucrătoare, responsabilul de lucrare procedează la elaborarea documentației de atribuire (cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare) și postează anunțul. Răspunsurile la clarificări sunt transmise pe adresa de e-mail a ofertanților, dar și publicate pe site-ul MTIC. În urma anunțului de publicitate se procedează la primirea și înregistrarea ofertelor depuse;

b)

în vederea evaluării ofertelor depuse se constituie prin ordin al ministrului o comisie de evaluare alcătuită din câte un specialist din partea DAPADP, DAERI, DA, DEAS, Direcția reglementare, politici, strategii și proiecte în comunicații și 2 de la Direcția reglementări tehnice, autorizații de construire și mediu;

c)

Comisia de evaluare analizează ofertele depuse, condițiile de participare și face calculul punctajului ofertanților în baza algoritmului de evaluare;

d)

Comisia de evaluare întocmește procesul-verbal de evaluare a ofertelor, conform modelului prevăzut în

anexa nr. 4 , în care stabilește ofertele admisibile, ofertele respinse ca neconforme sau inacceptabile;

e)

Comisia de evaluare întocmește clasamentul ofertanților în ordinea descrescătoare a punctajului obținut;

f)

în baza procesului-verbal de evaluare a ofertelor se întocmește raportul procedurii, prin care se stabilește/se stabilesc oferta/ofertele câștigătoare și se înaintează spre aprobare ministrului;

g)

deciziile Comisiei de evaluare privind procesul de evaluare a ofertelor depuse se iau cu votul majorității din numărul membrilor săi cu drept de vot.

5.4.2.2.

Etape finale ale procedurii:

a)

după aprobarea Raportului procedurii, responsabilul de lucrare comunică ofertanților rezultatul evaluării și decizia privind oferta câștigătoare;

b)

responsabilul de lucrare întocmește proiectul de promisiune de închiriere, conform modelului prevăzut în

anexa nr. 5 , cu ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători;

c)

înaintarea promisiunii de închiriere, în copie, în vederea derulării, către GL;

d)

schema logică a operațiunilor și acțiunilor desfășurate în scopul elaborării PO-19-01 este prevăzută în

anexa nr. 1 . Activitatea se derulează în conformitate cu prevederile și termenii legali de către persoanele desemnate de directorul direcției, care are obligația de a utiliza toate resursele umane.

6.

Responsabilități

Nr.

crt.

Structura organizatorică (postul)/acțiunea (operațiunea)

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1.