Metodologia din 24 august 2020

Articolul 1

Prezenta metodologie reglementează procedura privind atribuirea contractelor de finanțare nerambursabilă din fondurile publice destinate activității de tineret și se aplică Concursului local de proiecte de tineret, organizat la nivel local de către direcțiile județene pentru sport și tineret respectiv Direcția pentru Sport și Tineret a Municipiului București, denumite în continuare DJST, respectiv DSTMB.

Articolul 2

Articolul 3

Definiții

În înțelesul prezentei metodologii, termenii și expresiile de mai jos au următoarea semnificație:

Solicitanții eligibili

sunt

asociațiile

și

fundațiile

care funcționează în condițiile Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 246/2005 și fundațiile județene pentru tineret și a Municipiului București care funcționează conform Legii nr. 146/2002 privind regimul juridic al fundațiilor județene pentru tineret și a Municipiului București, cu modificările și completările ulterioare .

Beneficiarul contractului

este

solicitantul

căruia i se atribuie contractul de finanțare nerambursabilă de către DJST/ DSTMB în urma aplicării procedurii de selecție publică de proiecte.

Grupul țintă al proiectului

este alcătuit majoritar din tineri cu vârsta cuprinsă între 14 și 35 de ani, persoane cărora li se adresează proiectul și care au în comun aceeași nevoie sau problemă. Aceștia reprezintă categoria (socială, economică etc) din care se selectează beneficiarii proiectului. În categoria tinerilor pot intra diferite subcategirii: studenți, elevi, tineri NEETs etc.

Beneficiarii proiectului

sunt acele persoane care provin din grupul țintă al proiectului a căror situație defavorabilă sau problemă se va ameliora, îmbunătăți sau rezolva în urma implementării proiectului. Beneficiarul este persoana în folosul căreia se realizează proiectul și se produce schimbarea dorită.

Categoria beneficiarilor poate fi clasificată în funcție de modul în care beneficiază de rezultatele proiectului, în categoria beneficiarilor direcți și categoria beneficiarilor indirecți:

Beneficiari direcți

reprezintă acele persoane sau categorii de persoane care beneficiază direct, nemijlocit de rezultatele proiectului;

Beneficiari indirecți

reprezintă acele persoane sau categorii de persoane care beneficiază indirect, mijlocit de rezultatele proiectului, ca urmare a efectului multiplicativ.

Participanții proiectului

sunt acele persoane care participă la activitățile proiectului, fie în calitate de beneficiari, fie în calitate de organizatori (membri echipă de proiect, voluntari etc), invitați (speaker, moderatori, mentori etc), jurnaliști, factori de decizie, membri ai comunității etc.

Programe în domeniul tineretului : set de acțiuni/proiecte de tineret, în realizarea obiectivelor în domeniul tineretului.

Proiecte de tineret : set de activități în implementarea programelor în domeniul tineretului.

Parteneriat : relație de cooperare/colaborare între persoane juridice, statuată prin convenție/ protocol/ contract în care se precizează responsabilitățile fiecărui partener în realizarea proiectului de tineret.

Cheltuieli eligibile

- cheltuieli care pot fi luate în considerare pentru finanțarea nerambursabilă, așa cum sunt prevăzute în Hotărârea Guvernului nr. 259/2006 privind aprobarea Normelor de cheltuieli pentru realizarea programelor Ministerului Tineretului și Sportului în domeniul activității de tineret, cu modificările și completările ulterioare, pentru cheltuielile finanțate de DJST/DSTMB.

Contract de finanțare nerambursabilă

- contract încheiat, în condițiile legii, între DJST/ DSTMB și un solicitant.

Finanțare nerambursabilă

- alocație financiară directă din fonduri publice, în vederea desfășurării de către persoane juridice fără scop patrimonial a unor activități nonprofit care să contribuie la realizarea unor acțiuni sau programe de interes public local.

Articolul 4

Priorități, măsuri indicative și activități

Prioritățile și măsurile indicative se stabilesc anual de către Ministerul Tineretului și Sportului și vizează domeniile de intervenție prevăzute în Strategia națională în domeniul politicii de tineret pentru perioada 2015 – 2020, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 24/2015 și măsurile din Programul de Guvernare .

Prioritățile și măsurile indicative sunt precizate în anunțul de participare publicat în Monitorul Oficial al României și pe site-ul DJST/ DSTMB.

În cadrul proiectelor de tineret, activitățile eligibile destinate beneficiarilor trebuie să fie încadrabile în următoarele domenii de activitate: educație nonformală, cultural - artistice, voluntariat, socio - civice, sportive, formare și inserție profesională, includere socială, promovare a unui stil de viață sanătos.

Domeniile de activitate menționate la alin. (3) se pot implementa prin următoarele tipuri de activități: stagii/cursuri, seminarii, ateliere de lucru, focus grup, școli de vară, concursuri, mese rotunde, panel de experți, dezbateri, conferințe, simpozioane, întâlniri de lucru, festivaluri, campanii de informare/promovare, schimburi de experiență, caravane,

expoziții,

târguri,

evenimente

și

competiții

sportive

și

alte

activități asemănătoare sau conexe.

Activitățile se pot desfășura și în mediul online.

Articolul 5

Bugetul

Fondurile publice alocate Concursului local de proiecte de tineret se aprobă anual de către DJST/ DSTMB din bugetul Programului P2, în limita de minimum 65% din bugetul alocat programului.

Fondurile publice menționate la alin. (1) se precizează în anunțul de participare, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea VI și pe site-ul DJST/ DSTMB.

DJST/ DSTMB stabilește suma maximă care poate fi solicitată din bugetul alocat concursului pentru un proiect, la maximum 30 % din valoarea bugetului; Suma maximă se precizează în anunțul de participare.

În situația în care aplicantul solicită o sumă mai mare decât cea precizată în anunț, proiectul este descalificat.

Suma nealocată la concurs se reportează pentru proiecte proprii, cu aprobarea conducerii MTS.

Articolul 8

Anunțul de participare și măsurile organizatorice

Anunțarea publică a Concursului local de proiecte de tineret, respectiv intenția de atribuire a contractelor de finanțare, se face de către DJST/DSTMB prin:

anunț în Monitorul Oficial al României, Partea VI;

anunț în două cotidiene locale;

anunț pe site-ul DJST/DSTMB;

anunț pe paginile active de interacțiune media online ale DJST/DSTMB.

Publicarea poate fi completată și prin utilizarea altor mijloace de informare.

Data apariției anunțului și afișarea pe site-ul DJST/DSTMB trebuie să fie cu minimum 30 de zile calendaristice înainte de data limită de depunere a proiectelor.

Anunțul de participare cuprinde: perioada de organizare și locul desfășurării concursului, suma alocată, bugetul maxim alocat unui proiect, numărul maxim de proiecte care poate fi depus de către un solicitant, prioritățile și măsurile indicative ale concursului, data limită de depunere a aplicațiilor, calendarul de desfășurare al concursului, site-ul instituției de unde se pot obține informații cu privire la concurs.

Metodologia de finanțare și Ghidul solicitantului se pot descărca de pe site-ul DJST/DSTMB sau obține, pe suport digital, de la sediul DJST/DSTMB.

Clarificări

privind metodologia de finanțare se pot solicita în scris sau prin poșta electronică, cu cel puțin 6 zile calendaristice înainte de data limită de depunere a proiectelor.

DJST/DSTMB are obligația de a răspunde clarificărilor solicitate prin poșta electronică, cu cel puțin 4 zile calendaristice înainte de data limită de depunere a proiectelor. Toate întrebările și răspunsurile se postează pe site-ul DJST/DSTMB sau se afișează la sediul instituției organizatoare, în situația în care site-ul acesteia nu este funcțional.

În situația în care la data limită de depunere nu există cel puțin doi solicitanți înscriși, DJST/DSTMB are obligația să repete concursul cu respectarea prevederilor alin. (1) - (7) ale prezentului articol.

Dacă și în situația prevăzută la alin. (8) se va înscrie la concurs un singur solicitant, concursul se va organiza.

Articolul 9

Depunerea dosarului de concurs

Documentele se depun în termenul stabilit prin anunțul de participare la sediul DJST/DSTMB, în plic sigilat, cu mențiunea „Pentru Concursul local de proiecte de tineret”. În cazul depunerii prin poștă/curierat, plicul va fi transmis recomandat și va avea data de trimitere cel mult termenul limită prevăzut în anunțul de participare;

Solicitanții depun următoarele documente în format fizic:

Cerere de finanțare, conform Anexa nr.1, în original, completată integral, semnată de reprezentantul legal;

Certificatul de atestare fiscală privind plata obligațiilor la bugetul de stat, în original sau în copie a formatului validat de Administrația finanțelor publice, în termen de valabilitate. În cazul în care sunt depuse mai multe proiecte, se poate depune copie conform cu originalul și se va menționa la care proiect a fost depus certificatul în original/validat.

Certificatul de atestare fiscală pentru persoane juridice privind impozitele, taxele locale și alte venituri datorate bugetului local, în original. În cazul în care sunt depuse mai multe proiecte, se poate depune copie conform cu originalul și se va menționa la care proiect a fost depus certificatul în original;

Declarația de integritate semnată de reprezentantul legal al solicitantului conform modelului din Anexa nr. 2, în original;

Declarație pe proprie răspundere privind solvabilitatea solicitantului, conform modelului din Anexa nr. 4, în original, semnată de reprezentantul legal al solicitantului;

Extrasul din Registrul special al asociațiilor și fundațiilor/ Certificatul de grefă, în termenul

de

valabilitate,

care

trebuie

să

cuprindă

date

despre

conducerea asociației/fundației, sediu și informații din care să reiasă că desfășoară activități pentru tineret. Se depune în original sau copie conform cu originalul, în cazul depunerii mai multor proiecte, cu menționarea proiectului unde a fost depus în original.

Regulamentul intern de organizare și funcționare, în cazul fundațiilor județene pentru tineret și a Municipiului București, în copie conform cu originalul;

Solicitanții depun următoarele documente pe CD/DVD/memory stick:

Cererea de finanțare depusă pe CD/DVD/memory stick, în format word, conform Anexei nr. 1;

Acordul de parteneriat, dacă este cazul, conform Anexa nr. 3, scanat în format pdf;

CV-urile membrilor echipei de proiect din care să reiasă experiența specifică tipului de proiect depus, scanate în format pdf.

Articolul 10

Comisia de evaluare și de contestații

Comisia de evaluare și atribuțiile acesteia se stabilesc prin decizia directorului executiv/ directorului executiv adjunct al DJST/DSTMB, după caz.

Comisia de contestații și atribuțiile acesteia se stabilesc prin ordin al ministrului tineretului și sportului.

La finalul fiecărei etape, comisiile întocmesc rapoarte cu rezultatele semnate de către membrii comisiei care afișează pe site-ul DJST/DSTMB.

Articolul 11

Comisia de evaluare

Verificarea, evaluarea și selecția proiectelor se realizează în două etape, de către comisia de evaluare, după cum urmează:

Etapa de verificare a conformității administrative și a eligibilității solicitantului, partenerului și a proiectului– în această etapă se verifică conformitatea documentelor depuse, astfel cum au fost solicitate la art. 9 al prezentei metodologii. În această etapă nu se acordă punctaj și este eliminatorie. Această etapă se va realiza pe formularul prevăzut în Anexa nr.5.

Etapa de evaluare tehnică și financiară a proiectelor - în această etapă participă doar proiectele care au fost admise după etapa de verificare a conformității administrative și a eligibilității. În cadrul acestei etape proiectele primesc punctaj conform Anexei nr. 6.

Articolul 12

Etapa de verificare a conformității administrative și a eligibilității solicitantului, partenerului și a proiectului

În cadrul etapei de verificare a conformității administrative și a eligibilității solicitantului, partenerului și a proiectului, comisia de evaluare verifică dacă:

solicitanții au depus la dosar documentele prevăzute care respectă prevederile impuse la art. 9, alin. (1), alin.(2) și alin.(3);

documentele sunt depuse în termenul stabilit respectând prevederile art. 9, alin. (1);

proiectul și solicitantul respectă prevederile art. 6 și art. 7. Formularul de conformitate si eligibilitate este prevăzut în Anexa nr. 5.

După verificarea administrativă a documentelor și a eligibilității proiectului și a solicitatului, comisia de evaluare are obligația de a realiza un raport preliminar și să publice pe site-ul DJST/DSTMB rezultatele etapei.

În termen de 5 zile lucrătoare de la data publicării rezultatelor etapei, solicitanții ale căror proiecte îndeplinesc criteriile de eligibilitate, dar ale căror documente au fost declarate incomplete, au posibilitatea de a face completări/clarificări.

Completările solicitate pot viza doar documentele prevăzute la art. 9, alin. (2), lit. b), c), f), g), și alin. (3), lit.b) și se transmit în original, copie conform cu originalul, CD/DVD/memory stick ,după caz, în funcție de documentul solicitat.

Se iau în considerare modificările/completările depuse sau transmise și înregistrate la DJST/DSTMB în perioada precizată în anunțul de participare. Modificările/completările depuse/transmise în afara perioadei din anunțul de participare nu se iau în considerare, fapt care duce la respingerea proiectului de tineret.

După verificarea documentelor, comisia de evaluare are obligația de a întocmi un raport cu rezultatul final al etapei de verificare administrativă și a eligibilității solicitantului, partenerului și a proiectului și a publica pe site-ul DJST/DSTMB, pe paginile active de interacțiune media online ale DJST/DSTMB rezultatele finale ale etapei.

Solicitanții

care

nu

îndeplinesc

condițiile

administrative

după

completarea documentelor, sunt eliminați din concurs.

Proiectele de tineret, care îndeplinesc condițiile etapei de verificare a conformității administrative și de eligibilitate a solicitantului, partenerului și a proiectului, trec în etapa de evaluare tehnică și financiară.

Articolul 13

Etapa de evaluare tehnică și financiară, pe bază de punctaj

Membrii comisiei de evaluare acordă punctaj pentru criteriile și subcriteriile prevăzute în Formularul de evaluare din Anexa nr. 6. Punctajul proiectului este dat de suma punctajelor pentru toate criteriile din grila de evaluare. Punctajul final al proiectului de tineret se calculează ca medie aritmetică a punctajelor acordate de către membrii comisiei de evaluare.

Nu pot exista diferențe mai mari de 10 puncte între punctajele totale acordate de către fiecare evaluator ; în această situație membrii comisiei de evaluare vor realiza o reconciliere pe baza motivelor de acordare a punctajelor și vor proceda la reevaluare.

Dacă în urma reconcilierii, diferențele se mențin peste limitele menționate la aliniatul anterior, proiectul este reevaluat de către membrii comisiei în ședință comună, care stabilesc punctajul final.

Membrii comisiei de evaluare au dreptul de a opera corecții sau modificări în bugetul proiectului de tineret.

Evaluatorii pot aplica corecții/ajustări bugetare în situația în care consideră că o informație lipsește sau nu este suficient de clară pentru a permite înțelegerea proiectului, împiedicând astfel obiectivitatea procesului de evaluare. În cazul în care corecțiile/ ajustările bugetare depășesc 25% din valoarea totală eligibilă a proiectului, cererea de finanțare este respinsă.

Evaluatorii pot opera modificarea bugetului proiectului în sensul reducerii cheltuielilor eligibile astfel:

cu valoarea cheltuielilor neeligibile pe care solicitantul le-a încadrat greșit ca eligibile;

cu valoarea cheltuielilor eligibile, dar care fie nu au legătură directă cu activitățile propuse, fie nu sunt necesare pentru implementarea proiectului;

cu valoarea considerată excedentară a cheltuielilor sau disproporționată în raport cu obiectivul proiectului.

Comisia de evaluare întocmește raportul etapei de evaluare tehnică și financiară în baza punctajelor acordate și publică rezultatele etapei.

Articolul 14

Selecția proiectelor

Pentru a fi selectat în vederea finanțării, proiectul trebuie să obțină un punctaj total de minimum 60 de puncte, un punctaj de minimum 30 puncte la criteriul C1 și un punctaj de minimum 10 puncte la criteriul C3 din Anexa nr.6.

Proiectele de tineret admise primesc finanțare în ordine descrescătoare a punctajului obținut, în limita sumei alocate pentru concursuri.

În situația în care două sau mai multe proiecte sunt pe ultimul loc, la punctaj egal, este finanțat proiectul care are punctajul cel mai mare la criteriul C1.

Dacă și în situația prevăzută la alin. (3) se mențin la punctaj egal două sau mai multe proiecte, este finanțat proiectul care are punctajul cel mai mare la criteriul C3.

Dacă și în situația prevăzută la alin. (3) și (4) se mențin la punctaj egal două sau mai multe proiecte aflate pe ultimul loc, este finanțat proiectul care are contribuția proprie și/sau atrasă cea mai mare.

Proiectele care nu au fost respinse conform criteriilor de la alin. (1) al prezentului articol, dar pentru care, în urma ordonării după punctaj, nu sunt fonduri disponibile, sunt plasate pe o listă de rezervă. În cazul în care nu se mai poate încheia contractul de finanțare pentru oricare dintre proiectele selectate, proiectele de pe lista de rezervă vor fi contractate în ordinea descrescătoare a punctajelor obținute.

Articolul 15

Afișarea rezultatelor

Rezultatele concursului se afișează în conformitate cu anunțul de participare, pe site- ul DJST/DSTMB și la sediul acesteia.

Articolul 16

Contestații

Rezultatele concursului pot fi contestate în termen de 2 zile lucrătoare de la data afișării rezultatelor

etapei

de

verificare

a

conformității

administrative

și

a

eligibilității solicitantului cât și a etapei de evaluare tehnică și financiară, pe bază de punctaj.

Contestațiile se depun la sediul MTS, Registratură, strada Vasile Conta nr. 16, sector 2, fie se transmit pe adresa de e-mail:

concurs.proiecte@mts.ro . Contestațiile depuse în afara perioadei de contestații precizată în anunțul de participare și/sau transmise prin alte modalități, în afara celor menționate, nu sunt luate în considerare.

Contestațiile sunt analizate de către comisia constituită la nivelul MTS în acest scop.

Rezultatele contestațiilor se afișează la data prevăzută în anunțul de participare, pe site-ul MTS și al DJST/DSTMB.

După afișarea rezultatelor la contestații se afișează rezultatele finale ale concursurilor, pe site-ul DJST/DSTMB și la sediul acesteia.

Articolul 17

Contractarea

După afișarea rezultatelor finale, DJST/DSTMB transmite, prin email, către solicitanții declarați câștigători, o notificare prin care li se solicită acordul cu privire la termenii finanțării. În situația în care un solicitant nu acceptă termenii finanțării și/sau nu transmite acordul în termen de maximum 3 zile lucrătoare, contractul de finanțare nerambursabilă nu se încheie, urmând a fi contactați solicitanții de pe lista de rezerve, în ordinea descrescătoare a punctajului.

Proiectele de tineret selectate la concurs vor face obiectul unui contract de finanțare nerambursabilă, conform modelului prevăzut în Anexa nr. 7, încheiat între solicitant și DJST/DSTMB. Termenul limită de semnare a contractelor nu poate fi mai mare de 10 zile calendaristice de la data afișării rezultatelor finale, după soluționarea contestațiilor, dar nici mai mic de 2 zile calendaristice față de începerea proiectului de tineret.

După semnarea contractului, solicitanții ale căror proiecte sunt finanțate devin beneficiari.

Orice modificare a proiectului de tineret trebuie adusă la cunoștință, în scris, cu cel puțin 7 zile lucrătoare înainte de producerea acesteia. Modificările nu pot afecta scopul, obiectivele, activitățile și indicatorii proiectului.

Se pot modifica locul de desfășurare și calendarul de activități ale proiectului, fără a se modifica perioada de implementare stipulată în contract, în baza unei notificări aprobate de către ordonatorul terțiar de credite.

Modificarea bugetului, doar în cadrul aceleași categorii de cheltuieli, se poate realiza prin act adițional, în urma aprobării unui memoriu justificativ întocmit de beneficiar și aprobat de către ordonatorul terțiar de credite.

Modificarea perioadei de desfășurare a proiectului cuprinsă în contract se poate realiza prin act adițional, în urma aprobării unui memoriu justificativ de către ordonatorul terțiar de credite, cu condiția încadrării acesteia în anunțul de participare

Răspunsul DJST/DSTMB cu privire la modificările menționate la alin.(5) - (7) se va comunica solicitantului în maximum 3 zile după data primirii solicitării.

Articolul 18

Dosarul proiectului

În vederea finanțării unui proiect de tineret, DJST/DSTMB întocmește dosarul proiectului, care va cuprinde:

documentele menționate la Art. 9 alin. (2) și (3) ;

referat;

propunere de angajare și angajament bugetar;

contract de finanțare.

Proiectele sunt repartizate salariatulului/ salariaților DJST/DSTMB cu atribuții în domeniul activității de tineret, care va/vor întocmi documentația necesară finanțării proiectului, menționată la alin. (1) lit. b), c) și d), și va/vor gestiona relația cu beneficiarul pe perioada proiectului.

Articolul 19

Derularea proiectelor

Proiectele de tineret se desfășoară în perioada precizată în anunțul de participare publicat de DJST/DSTMB. Perioada de desfășurare a unui proiect cuprinde pregătirea, derularea și evaluarea.

Proiectele finanțate se încheie cel târziu la data prevăzută în contractul de finanțare, fără a se depăși termenul limită prevăzut în anunțul de participare.

Articolul 20

Monitorizarea proiectelor

DJST/DSTMB are dreptul de a monitoriza modul de derulare a proiectelor de tineret prin efectuarea de vizite de monitorizare la sediul beneficiarului sau la locul/locurile de desfășurare a activităților proiectelor.

Monitorizarea menționată la alin. (1) se realizează de către persoane sau comisii; componența și atribuțiile acestora se stabilesc printr-o notă aprobată de către ordonatorul terțiar de credite.

În timpul monitorizării se pot solicita beneficiarului acele documente care demonstrează realizarea activităților și a cheltuielilor proiectului, pe care beneficiarii sunt obligați să le prezinte.

În urma monitorizării se întocmește un raport, care se atașează la dosarul proiectului, de care se va ține cont la evaluarea finală a implementării proiectului. O copie a raportului se transmite beneficiarului, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la realizarea acestuia.

În cazul în care se constată neîndeplinirea obligațiilor contractuale, DJST/DSTMB poate rezilia contractul de finanțare.

Articolul 21

Condiții de decontare

Documentația completă pentru decontarea cheltuielilor se transmite finanțatorului de către beneficiar în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la terminarea proiectului de tineret. În cazul în care beneficiarul depune documentația incompletă, DJST/DSTMB va notifica, o singură dată, în scris, beneficiarul, care are obligația de a aduce completările solicitate în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data primirii notificării. În caz contrar, DJST/DSTMB sistează acordarea finanțării proiectului de tineret .

Se acceptă spre decontare numai cheltuielile efectuate în perioada stabilită prin contractul de finanțare.

Se acceptă spre decontare numai cheltuielile efectuate conform prezentei metodologii și a procedurilor prezentate în Ghidul Solicitantului, aprobat prin ordin al ministrului tineretului și sportului.

Articolul 22

Decontul parțial

Pentru realizarea proiectului de tineret se poate face decontare parțială, în baza documentelor justificative legal întocmite, de până la 70% din valoarea contractului de finanțare, în timpul desfășurării activităților proiectului și în condițiile în care acesta are o durată mai mare de 45 de zile calendaristice.

Solicitarea pentru decontarea parțială se transmite odată cu acordul de finanțare a proiectului. Decontarea parțială este stipulată în contractul de finanțare nerambursabilă încheiat între părți.

Beneficiarii pot solicita cel mult o decontare parțială în perioada de implementare a proiectului.

Pentru realizarea unei decontări parțiale, beneficiarul transmite o cerere de decont și un raport intermediar de implementare, însoțite de documente justificative; raportul intermediar se realizează după aceeași structură ca și raportul final de implementare, conform Anexei 8.1.

Cererea de decont parțial este verificată în termen de 3 zile lucrătoare, perioadă în care se pot cere, în scris, clarificări și completări, pe care beneficiarul este obligat să le transmită în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării. În cazul în care completările solicitate nu sunt conforme, beneficiarul pierde dreptul la decontarea parțială.

Cererea de decont se plătește în maximum 30 de zile calendaristice de la înregistrare; în cazul în care se solicită clarificări și completări, termenul de plată se prelungește proporțional cu numărul de zile de la primirea solicitării.

Articolul 23

Documente necesare pentru decontul de cheltuieli

Pentru justificarea cheltuielilor în cadrul proiectelor de tineret, beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

Cererea de decont de cheltuieli, în original, care se completează conform modelului din Anexa nr. 8 la prezenta metodologie.

Raportul de implementare și Lista de indicatori, în original, semnate de către reprezentantul legal sau desemnat al beneficiarului, care se realizează conform modelului din Anexa nr. 8.1 și Anexa nr. 8.2.

Împuternicirea reprezentantului desemnat al beneficiarului pentru decontarea cheltuielilor, în original, atunci când acesta nu este reprezentantul legal al beneficiarului.

Declarație implementare proiect, în original, conform modelului din Anexa nr. 9.

Factura beneficiarului, în original, conform legii finanțelor publice și normelor de aplicare a acesteia, cu modificările și completările în vigoare. Acest document trebuie să menționeze explicit toate datele de identificare ale beneficiarului, numele proiectului și numărul contractului de finanțare nerambursabilă, respectând prevederile art. 319 din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal cu modificările și completările ulterioare.

Lista de participanți, în original, este obligatorie pentru toate proiectele de tineret, trebuie să cuprindă toate persoanele pentru care se fac cheltuieli și se întocmește conform modelului din Anexa nr. 10. În cazul în care activitatea se desfășoară în mediul online, lista nu va fi semnată de participanții la proiect, dar va fi asumată de către echipa de proiect și de către prestatorul de servicii, după caz. Lista de participanți va fi însoțită de livrabile care să ateste desfășurarea activității respective: înregistrarea audio, video etc.

Lista de participanți este însoțită obligatoriu de Tabelul centralizator cu participanții la proiect prevăzut la Anexa nr. 10.1, întocmit de către solicitant, în baza Declarațiilor de consimțământ prevăzute la Anexa nr. 10.2. Declarațiile se colectează de către Beneficiar care are obligația să le gestioneze, pe propria răspundere, în condițiile legii.

În cazul activităților care se desfășoară în mediul online, beneficiarii activității vor semna o Declarația pe propria răspundere privind participarea la activitate, conform modelului din Anexa nr. 10.4. Declarațiile se colectează de către Beneficiar care are obligația să le gestioneze, pe propria răspundere, în condițiile legii.

Solicitantul are obligația de a transmite informații privind beneficiarii la proiect, în format editabil, conform Anexei nr. 10.3, Tabel centralizator beneficiari.

Documentele justificative necesare pentru fiecare categorie de cheltuieli sunt menționate la Art. 24-34.

Documentele justificative, în copie, care au stat la baza cererii de decont înaintată către DJST/DSTMB, certificate de către reprezentantul legal sau desemnat al beneficiarului, cu mențiunea „ Copie conform cu originalul ”;

Beneficiarul păstrează pentru control și audit toate documentele justificative pentru cheltuielile solicitate la decontare purtând inscripția „ Plătit de

DJST/DSTMB

cu suma de … contract nr.

”;

În cazul în care proiectul beneficiază și de o altă finanțare, care nu intră sub incidența prevederilor referitoare la dubla finanțare, se menționează „ Plătit de

DJST/DSTMB , contract nr. ... ”, iar suma acoperită dintr-o altă sursă este menționată conform instrucțiunilor finanțatorului respectiv.

CD/

DVD/

USB

cu

imagini

din

timpul

derulării

proiectului

de

tineret:

Se vor prezenta fotografii de grup sau print screen (în cazul activităților online) din care să reiasă numărul total de participanți, implicarea acestora în activitățile proiectului, locația în care s-a desfășurat proiectul, spațiul unde s-au desfășurat activitățile, spațiul de cazare și de servire a mesei, după caz;

pentru tipărituri: imagini din care să rezulte în clar numele proiectului, perioada de derulare, locația, imagini cu sigla finanțatorului și a beneficiarului;

pentru materiale promoționale: imagini din care să rezulte în clar cel puțin denumirea proiectului și sigla finanțatorului;

imaginile de la lit. b) și c) vor fi realizate înainte și în timpul distribuirii;

alte imagini considerate sugestive, din timpul derulării proiectului.

Articolul 24

Decontare cheltuieli cazare

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind cazarea:

contract/notă de comandă pentru serviciile de cazare ;

factura fiscală detaliată, conform contractului/notei de comandă;

diagrama de cazare, în original, conform modelului prezentat în Anexa nr. 11, semnată de unitatea prestatoare;

proces verbal de recepție a serviciilor de cazare;

la stabilirea cheltuielilor de cazare care se decontează se iau în considerare taxa de parcare hotelieră, taxa de stațiune și alte taxe prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Articolul 25

Decontare cheltuieli alocație masă

Alocația de masă poate fi decontată ca masă servită sau alimente.

Documentele justificative pentru masă servită:

contract/notă de comandă pentru serviciile de masă;

factura fiscală detaliată, conform contractului/notei de comandă, pentru masă servită;

pontaj de masă, în original, întocmit conform Anexei nr. 12, semnat de unitatea prestatoare;

proces verbal de recepție a serviciilor de masă;

Documentele justificative pentru alimente achiziționate:

facturi sau bonuri fiscale până la valoarea stabilită de lege;

NIR și bon de consum;

pontaj de masă, în original, întocmit conform Anexei nr. 12 (fără semnătura unității prestatoare).

Articolul 26

Decontare cheltuieli de transport

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind transportul sunt:

bilete de tren pentru transportul pe calea ferată, în condițiile prevăzute de dispozițiile legale, fără a putea depăși drepturile de această natură care se pot acorda salariaților instituțiilor

publice

și

tabel

cu

participanții,

în

original,

care

au

beneficiat

de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr.13;

bilete pentru transportul cu mijloace de transport auto în comun, la tarifele stabilite pentru aceste mijloace și tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr. 13;

bilete și tichete de îmbarcare pentru transportul cu avionul și bilete pentru transportul pe căile de navigație fluvială, transport efectuat cu aprobarea prealabilă a ordonatorului terțiar de credite, potrivit dispozițiilor legale și tabel cu participanții care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform Anexei nr. 13;

factura fiscală detaliată, notă de comandă sau contract și foaia de parcurs/scrisoarea de transport în copie (cu mențiunea „copie conform cu originalul”) pentru transportul cu mijloace de transport auto închiriate, potrivit dispozițiilor legale;

bonuri fiscale de combustibil pentru transportul cu autoturismul proprietate personală, cu aprobarea în prealabil a ordonatorului terțiar de credite, în condiții similare celor prevăzute de dispozițiile legale pentru salariații instituțiilor publice și tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea transportului, întocmit conform Anexei nr.

13. Bonul fiscal va avea o dată de emitere din perioada desfășurării activității, dar nu mai devreme de 2 zile calendaristice înainte de începerea acesteia.

Se decontează suplimentar drept cheltuieli de transport:

taxele pentru trecerea podurilor;

taxele de traversare cu bacul;

alte taxe privind circulația pe drumurile publice, prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Toate documentele menționate la art. 26, alin. (1) lit. a) - c) și alin. (2) vor fi centralizate în cadrul aceluiași tabel, întocmit conform modelului din Anexa nr. 13.

Articolul 27

Decontare cheltuieli închiriere de bunuri și servicii

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind închirierea de bunuri și servicii sunt:

contract de închiriere de bunuri și servicii;

factura fiscală ori alte documente justificative;

proces verbal de predare-primire a bunurilor și serviciilor închiriate.

Articolul 28

Decontare cheltuieli prestări servicii de formare

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor pentru servicii de formare efectuate în cadrul proiectelor de tineret, prestate de persoane fizice, persoane fizice autorizate și persoane juridice, sunt:

contractul de prestări servicii;

factură fiscală detaliată, pentru persoane fizice autorizate și persoane juridice; ștat de plată/fișa contului și pontaj pentru persoanele fizice;

raportul de activitate al serviciilor prestate și livrabile, după caz;

proces verbal de recepție a serviciilor;

pentru cursurile acreditate se va depune copie după catalogul absolvenților semnat de către comisia de evaluare;

diploma de formator, în cazul cursurilor acreditate;

în cazul contractelor de cesiune de drepturi de autor: notă justificativă privind caracterul independent al activității conform Legii 227/2015 privind Codul Fiscal cu modificările și completările ulterioare.

Articolul 29

Decontare cheltuieli realizare de tipărituri, multiplicări, inscripționări și altele asemenea

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor pentru realizarea de tipărituri, multiplicări, inscripționări și altele asemenea sunt:

contract prestări servicii sau notă de comandă;

factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

proces verbal de recepție a produselor pentru tipărituri, inscripționări;

un exemplar din materialul multiplicat/imprimat, dacă este posibil. În caz contrar se atașează imagini cu acesta;

notă de recepție și constatare de diferențe, a bunurilor intrate în gestiune;

bonul de consum cu explicația destinației pentru proiectul decontat.

Articolul 30

Decontare cheltuieli activități social – culturale

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor pentru activități social – culturale sunt: factură fiscală, bon fiscal sau alte documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

Articolul 31

Decontare cheltuieli pentru realizarea materialelor audio-video, traduceri oficiale

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind realizarea materialelor audio-video și traduceri oficiale, sunt:

contract prestări servicii sau contract de cesiune de drepturi de autor; în cazul contractelor de cesiune de drepturi de autor: notă justificativă privind caracterul independent al activității conform Legii 227/2015 privind Codul Fiscal cu modificările și completările ulterioare;

factură fiscală sau ștatul de plată/fișă de cont în cazul contractelor de cesiune de drepturi de autor;

o copie pe suport electronic CD/DVD/USB a rezultatului contractat.

Articolul 32

Decontare cheltuieli tratații

Documentele justificative privind decontarea cheltuielilor pentru tratații (cafea, ceai, apă minerală, băuturi răcoritoare etc.):

Factură fiscală, chitanță, bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege; tratațiile se acordă în limita a 6,5 lei/persoană/zi;

NIR și bon de consum, în cazul achiziționării directe de produse.

Articolul 33

Decontare cheltuieli achiziții de servicii, lucrări și produse

Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind achiziția de servicii, lucrări și produse (altele decât cele menționate anterior) sunt:

contract prestări servicii sau notă de comandă;

factura fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

proces verbal de recepție a serviciilor, lucrărilor și produselor, după caz ;

nota de intrare recepție și constatare de diferențe a produselor intrate în gestiunea beneficiarului, după caz;

bonul de consum pentru produsele ieșite din gestiunea beneficiarului și destinate proiectului.

Articolul 34

Decontare alte cheltuieli

Decontarea cheltuielilor privind: poșta, telecomunicațiile, internet, cărți, publicații și materiale pe suport magnetic precum și a altor cheltuieli, prevăzute în Normele de cheltuieli pentru realizarea programelor Ministerului Tineretului și Sportului în domeniul activității de tineret aprobate prin HG

nr.259/2006, cu modificările și completările ulterioare, se face prin documente justificative, potrivit prevederilor legale în vigoare.

Articolul 35

Dovada cheltuielii privind contribuția proprie și/sau atrasă

Documentele justificative pentru contribuția proprie și/sau atrasă se transmit în copie, semnate cu mențiunea „ conform cu originalul ”, după cum urmează:

pentru muncă valorizată: contract de voluntariat, însoțit de fișa voluntarului, care să cuprindă activitățile din proiect;

salarizare echipă de management: contract individual de muncă (CIM), fișa de post, pontaj, ștat de plată;

contribuție în natură: documente doveditoare sau declarație pe propria răspundere privind deținerea spațiului, echipamentelor și obiectelor de inventar utilizate în timpul proiectului, după caz;

contribuție atrasă: protocol/contract de sponsorizare/contract de colaborare, în condițiile legii;

contribuție în bani: se depun aceleași documente solicitate pentru decontarea cheltuielilor solicitate de la DJST/DSTMB.

Articolul 36

. Achizițiile publice

Achizițiile publice se efectuează în condițiile art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu completările ulterioare și ale Hotărârii Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.

Beneficiarii au obligația de a achiziționa bunurile și serviciile cu respectarea principiilor prevăzute în legislația în vigoare privind atribuirea contractelor de achiziție publică.

Achizițiile publice respectă calendarul de activități al proiectului.

Articolul 37

Nedecontarea cheltuielilor

DJST/DSTMB nu va deconta cheltuielile pentru proiectele de tineret care nu respectă prevederile contractului de finanțare și/ sau cheltuielile efectuate cu încălcarea dispozițiilor legale cu incidență în derularea contractului.

Cheltuielile considerate eligibile se vor deconta conform prevederilor legale în vigoare, cu condiția ca proiectul să își atingă scopul.

Articolul 38

Modalitate de plată

Cererea de decont este verificată în termen de 10 zile lucrătoare. Se pot cere clarificări și completări, o singură dată, pe care beneficiarul este obligat să le transmită în termen de maximum 5 zile lucrătoare, de la primirea solicitării. În cazul în care completările solicitate nu sunt conforme, beneficiarul pierde dreptul la decontare, prin aplicarea art. 37.

Proiectul se decontează în maximum 30 de zile calendaristice de la înregistrarea cererii de decont, cu excluderea termenelor la dispoziția beneficiarului pentru aducerea de clarificări și completări.

Articolul 39

Dovezile efectuării plăților

Beneficiarul contractului de finanțare nerambursabilă are obligația de a depune la DJST/DSTMB, în format electronic, în cel mult 10 zile lucrătoare de la data primirii banilor, documentele justificative ale efectuării plăților: chitanțe, ordine de plată, stat de plată etc., după caz.

În cazul în care nu se depun documentele justificative în termenul stabilit, DJST/DSTMB întocmește și transmite beneficiarului o notă de debit prin care Beneficiarul contractului este obligat să returneze sumele primite.

În cazul în care, în urma verificării documentelor de plată sau a verificărilor suplimentare ale proiectului, se constată că la decontul parțial și final s-au plătit beneficiarului sume mai mari decât cele cheltuite pentru activitățile proiectului, DJST/DSTMB întocmește și transmite beneficiarului o notă de debit. Beneficiarul contractului este obligat să returneze sumele primite suplimentar, în maximum 5 zile lucrătoare de la primirea notei de debit.

Articolul 40

Raport Concurs

DJST/DSTMB întocmește anual un raport al concursurilor în care se precizează cel puțin numărul total de solicitări de finanțare primite, numărul total de proiecte finanțate, absorbția realizată, valoarea planificată și realizată a indicatorilor standard.

Articolul 41

Anexe