Metodologia din 19 iulie 2004

Procesul național de selecție

1. Procesul de selecție: faza de evaluare a cererilor de selecție a unităților de învățământ pentru programul PHARE 2003 și 2004-2006 - Coeziune economică și socială - componenta TVET este realizată la nivel național de un comitet național de selecție (CNS).

Comitetul menționat mai sus este format din 28 de membri și va avea următoarea structură:

● președinte - fără drept de vot - secretar de stat pentru învățământ preuniversitar în Ministerul Educației și Cercetării;

● secretar - fără drept de vot - expert din cadrul Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic;

● 8 subcomitete regionale formate fiecare din următorii membri cu drept de vot:

- un reprezentant al agenției de dezvoltare regională;

- un reprezentant al Ministerului Educației și Cercetării;

- un reprezentant al Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic.

La procesul de selecție participă ca observatori reprezentanți ai Ministerului Integrării Europene și Delegației Comisiei Europene.

2. Pentru fiecare membru cu drept de vot va fi nominalizat câte un membru supleant, cu drept de vot, care vor fi incluși în CNS numai în situația în care unul dintre membrii cu drept de vot menționați anterior se retrage.

3. Membrii votanți (inclusiv membrii supleanți) vor fi nominalizați individual, pe baza expertizei - probată prin curriculum-vitae - în următoarele domenii:

● dezvoltare instituțională în domeniul educației și formării profesionale;

● dezvoltarea resurselor umane;

● dezvoltare regională;

● dezvoltare, management și evaluare de proiecte.

4. Membrii votanți ai CNS trebuie să ia parte la toate ședințele de lucru. Fiecare absență trebuie consemnată și justificată în raportul de evaluare. În vederea finalizării în cel mai scurt timp posibil a procesului de evaluare și selecție, membrii CNS nu trebuie să fie angrenați în rezolvarea altor sarcini pe întreaga durată a procesului.

Membrii CNS au drepturi egale de vot.

5. Pe întreaga durată a procesului de evaluare numărul membrilor votanți nu poate fi schimbat. Ca urmare, fiecare membru al CNS care se retrage, indiferent de motiv, trebuie înlocuit cu unul dintre membrii supleanți desemnați. Înlocuirea se va face astfel încât membrul supleant să provină din același domeniu instituțional cu cel pe care îl înlocuiește. Noul membru votant trebuie să reia întregul proces de evaluare și să evalueze toate ofertele discutate. Evaluările făcute de membrii cu drept de vot retrași din CNS, indiferent de stadiul de evaluare, nu vor fi luate în considerare.

6. Secretariatul CNS va fi asigurat de un expert din cadrul Centrului Național de Dezvoltare a Învățământului Profesional și Tehnic, care va participa la procesul de evaluare și selecție fără a avea drept de vot.

7. Delegația Comisiei Europene și Ministerul Integrării Europene pot numi observatori care să urmărească, parțial sau în totalitate, etapele procesului de selecție.

8. Rolul observatorilor este de a urmări corectitudinea procedurală și, în special, transparența procesului de selecție.

Imparțialitate, confidențialitate și conflictul de interese

9. Fiecare membru al CNS, cu sau fără drept de vot, implicat în procesul de selecție, va semna o declarație de confidențialitate și imparțialitate, precum și o declarație privind conflictul de interese.

10. CNS, prin subcomitete, va verifica dacă plicurile în care au fost transmise dosarele înaintate de școli în vederea selecției sunt închise și sigilate și va proceda la analiză și evaluare conform procedurii și criteriilor anexate.

11. Nu pot fi făcute publice nici un fel de informații referitoare la examinare, clarificările cerute, evaluarea sau criteriile de comparație a proiectelor depuse. Orice astfel de încercare realizată prin orice mijloace (fie prin inițierea de contacte între aplicanți și membrii CNS, fie prin alte mijloace) va conduce la excluderea imediată din evaluare a dosarelor propuse.

12. Activitatea CNS, de la deschiderea dosarelor și până la finalizarea selecției, se desfășoară cu ușile închise și este confidențială. Nu pot fi făcute vizite în teren în scopul verificării corectitudinii datelor menționate. Comunicarea cu solicitanții se va face în scris (prin fax sau scrisori semnate de către președinte și secretarul CNS). Corespondența purtată trebuie păstrată la loc sigur. Dacă nu există nici o altă modalitate de comunicare cu școlile, inspectoratul școlar județean respectiv va acționa ca intermediar.

13. În vederea păstrării confidențialității lucrărilor, participarea la ședințele CNS va fi limitată strict la membrii comitetului și la observatori.

14. Propunerile (în copie și original) nu trebuie să părăsească încăperea/clădirea în care au loc ședințele CNS înainte de finalizarea procesului de selecție. Ele trebuie păstrate la loc sigur atunci când nu se lucrează cu ele. De asemenea, toate materialele legate de procesul de evaluare (grile de evaluare, notițe) trebuie păstrate în spații care asigură condiții adecvate pentru confidențialitate și arhivare.

Responsabilitățile membrilor CNS

15. Președintele răspunde de coordonarea procesului de selecție și de asigurarea imparțialității și transparenței acestui proces. De asemenea, președintele se va asigura că nici un moment în sala de ședințe în care se desfășoară sesiunile de evaluare nu va rămâne doar o singură persoană (evaluator sau observator).

16. Membrii cu drept de vot ai CNS au responsabilitate colectivă pentru deciziile adoptate de comitet.

17. Secretarul CNS răspunde de desfășurarea tuturor sarcinilor administrative pe parcursul desfășurării procesului de evaluare. Acestea vor include:

● distribuirea și colectarea declarațiilor de imparțialitate și confidențialitate;

● punerea la dispoziție membrilor votanți ai subcomitetelor a grilelor de evaluare și a copiilor complete ale documentațiilor depuse de școlile aplicante;

● colectarea zilnică a grilelor de evaluare de la fiecare membru;

● elaborarea și păstrarea minutelor sesiunilor de evaluare și a altor documente solicitate și menționate în prezentul material;

● consemnarea zilnică, pe bază de semnătură, a prezenței la sesiuni, precum și redactarea raportului de evaluare și a anexelor acestuia.

Reuniunile de lucru ale CNS

18. Președintele CNS va convoca reuniunea pregătitoare de lucru a CNS, în termen de 3 zile lucrătoare de la expirarea termenului limită pentru depunerea dosarelor, prin scrisoare recomandată sau fax adresat/adresată tuturor membrilor și supleanților acestora, precum și observatorilor. În notificarea scrisă se vor preciza exact locul, data și ora primei reuniuni. Toți membrii CNS (inclusiv supleanții) trebuie să confirme primirea notificării și participarea la reuniune cu cel puțin o zi înainte de data planificată.

19. Acest procedeu de comunicare rămâne valabil și pentru organizarea ședințelor ulterioare de evaluare, dacă nu se convine altfel. În cazul în care unul sau mai mulți membri activi ai CNS nu este disponibil/nu sunt disponibili, președintele va informa în timp util supleanții despre acest lucru și le va comunică locul de desfășurare a lucrărilor.

Procesul de selecție

20. La primirea dosarelor secretarul le va înregistra și va furniza o confirmare de primire. Propunerile trebuie înregistrate, la sosire, cu următoarele date:

● numărul de înregistrare;

● data și ora sosirii;

● numele și adresa solicitantului (dacă sunt menționate pe plic);

● conformitatea plicului (sigilat/nesigilat).

21. Toate dosarele vor fi grupate pe regiuni.

22. Dosarele sigilate, grupate pe regiuni, vor fi înaintate fiecărui subcomitet în vederea verificării conformității administrative. În urma verificării conformității administrative, în cazul documentelor incomplete sau al necompletării unor rubrici ale documentației, membrii CNS vor cere solicitantului să facă respectivele completări în termen de două zile lucrătoare de la primirea notificării. Orice solicitare de clarificare ce presupune contactarea solicitanților în timpul procesului de selecție trebuie efectuată în scris (prin fax sau scrisoare transmis/transmisă direct școlilor sau, în cazuri excepționale, inspectoratelor școlare) și semnată atât de președintele, cât și de secretarul CNS. Copii ale respectivelor comunicări vor fi anexate la raportul de evaluare.

23. Dosarele corespunzătoare fiecărei regiuni vor fi apoi verificate din punct de vedere al eligibilității de către membrii subcomitetului regiunii respective. Vor fi supuse etapelor următoare ale evaluării numai dosarele școlilor care nu au fost respinse în faza de eligibilitate.

Calitatea tuturor propunerilor pentru o regiune va fi evaluată de fiecare membru al subcomitetului CNS, pe baza grilelor de evaluare. Fiecare evaluator va acorda un punctaj pentru fiecare subsecțiune. CNS va lua decizia finală după ce au fost examinate toate propunerile. Toate deciziile trebuie înregistrate și justificate în raportul de evaluare. CNS va întocmi în final o listă de școli propuse pentru cuprinderea în proiectele PHARE, menționând și punctajul acordat. Propunerile vor fi plasate în ordinea descrescătoare a punctajului, la nivel regional.

24. Întreaga procedură de evaluare se va consemna în raportul de evaluare, care trebuie semnat de președinte, secretar și de toți membrii cu drept de vot ai CNS. Raportul de evaluare va conține, de asemenea, grilele de evaluare și minutele sesiunilor de evaluare și trebuie să precizeze:

- data, ora și locul sesiunii;

- persoanele prezente;

- lista școlilor propuse pentru cuprinderea în proiectele PHARE, cu menționarea punctajelor;

- lista școlilor ce nu au fost selectate și motivele neselectării lor.

Raportul de evaluare

25. În termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea evaluării următoarele documente vor fi înaintate Ministerului Educației și Cercetării:

- raportul de evaluare;

- grilele de evaluare completate și semnate de către membrii CNS;

- lista școlilor propuse pentru a fi cuprinse în proiectele PHARE 2003 și PHARE 2004-2006.

26. Ministrul educației și cercetării va aproba prin ordin lista celor 50 de școli pentru programul PHARE 2003 din mediul rural, precum și a celor 100 de școli pentru programul PHARE 2004-2006 din mediul rural și urban - localități mici și mijlocii.

27. Raportul de evaluare va fi transmis Ministerului Integrării Europene și delegației Comisiei Europene pentru informare.

28. Rezultatele selecției vor fi anunțate public, prin afișare la sediul Ministerului Educației și Cercetării și prin informarea scrisă a școlilor solicitante.

29. Școlile neselectate vor fi informate asupra motivului respingerii (răspunsul către școli trebuie să precizeze criteriile administrative sau de eligibilitate care nu au fost îndeplinite), după caz:

● cererea a fost primită după data de închidere a licitației;

● dosarul de cerere este incomplet sau nu este conform condițiilor de eligibilitate prestabilite;

● cererea nu a fost completată conform precizărilor din prezentul ghid;

● cererea a fost scrisă de mână;

● solicitantul este neeligibil;

● documentația prezentată nu a întrunit punctajul care să îi permită încadrarea în numărul de școli stabilit pentru fiecare regiune de dezvoltare.

30. Evaluarea aplicațiilor depuse de școlile din mediul rural și de cele din localități mici și mijlocii va fi efectuată separat, în conformitate cu criteriile de eligibilitate și evaluare respective.

APENDICE:

1. Ghidul de selecție a unităților de învățământ care vor fi incluse în proiectele PHARE RO 2003 și PHARE RO 2004-2006

2. Grila de conformitate administrativă (vezi anexa)

3. Grilele de evaluare a unităților de învățământ (pentru unități care aplică în programul PHARE TVET 2003 și pentru unități care aplică în programele PHARE 2004-2006)

4. Cerere de participare la selecție - formular

5. Lista școlilor eligibile din mediul rural aprobate de Ministerul Educației și Cercetării

6. Lista județelor, a localităților urbane mici și mijlocii.