Ordinul nr. 365/2008
privind Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE și procedura de evaluare națională a aplicațiilor depuse spre finanțare din Mecanismul financiar SEE
prezumat în vigoare
Având în vedere prevederile paragrafului 2 din anexa A la Memorandumul de înțelegere dintre guvernele Islandei, Principatului de Liechtenstein și Regatului Norvegiei și Guvernul României pentru Mecanismul financiar SEE,
în temeiul
Hotărârii Guvernului nr. 386/2007
privind organizarea și funcționarea Ministerului Economiei și Finanțelor, cu modificările și completările ulterioare,
pentru buna coordonare și implementare a asistenței financiare nerambursabile acordate României de guvernele Islandei, Principatului de Liechtenstein și de Regatul Norvegiei, prin Mecanismul financiar SEE,
ministrul economiei și finanțelor emite următorul ordin:
Secțiunea I Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE
Articolul 1
Se constituie Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE, denumit în continuare CM, pe durata de implementare a acestuia, ca structură de tip partenerial, cu rol consultativ, care asistă Punctul național de contact (PNC) pentru Mecanismul financiar SEE în selectarea și monitorizarea strategică a proiectelor.
Articolul 2
CM are următoarele atribuții:
1. analizează criteriile generale și specifice de evaluare și selecție a propunerilor de proiecte depuse în vederea finanțării din Mecanismul financiar SEE și formulează recomandări către PNC, dacă este cazul;
2. realizează, la nivelul grupurilor de lucru, evaluarea propunerilor de proiecte primite de la PNC și stabilește lista ierarhizată, pe fiecare sector prioritar, a propunerilor de proiecte pe care le recomandă PNC în vederea transmiterii la Oficiul Mecanismului Financiar;
3. analizează, pe baza documentelor prezentate de PNC, progresul general și raportările financiare privind implementarea Mecanismului financiar SEE.
Articolul 3
Componența CM este formată din reprezentanți desemnați ai Ministerului Economiei și Finanțelor, ai altor ministere și instituții publice, ai partenerilor economici și sociali, ai organizațiilor neguvernamentale, ai autorităților regionale și locale și ai altor entități relevante.
Componența CM se stabilește cu respectarea principiilor parteneriatului și reprezentativității. Instituțiile administrației publice și organizațiile reprezentate în CM sunt prevăzute în anexa nr. 1.
Componența nominală a CM, precum și orice modificări aduse acesteia se stabilesc, la solicitarea președintelui CM, pe baza notificărilor transmise de conducătorii fiecărei instituții/organizații reprezentate în CM.
Articolul 4
CM este alcătuit din președinte și membri.
Președintele CM este secretarul de stat care coordonează activitatea PNC, iar supleantul său este conducătorul direcției generale în cadrul căreia funcționează PNC.
Membrii CM sunt persoanele desemnate de instituțiile cuprinse în anexa nr. 1, care participă la reuniunile CM având drept de decizie.
Membrii sunt titulari sau supleanți. Fiecare membru titular are dreptul la un singur supleant.
Membrii supleanți au drept de decizie numai atunci când participă la reuniunile CM în locul membrilor titulari.
La reuniunile CM pot participa persoanele desemnate de instituțiile cuprinse în anexa nr. 2, care participă cu rol exclusiv consultativ, fără drept de decizie. CM își desfășoară activitatea conform normelor din anexa nr. 3.
La invitația președintelui, pot participa în calitate de invitați la reuniunile CM reprezentanți ai instituțiilor administrației publice centrale și locale și ai altor organisme naționale. Aceștia pot lua cuvântul și pot face recomandări doar în legătură cu aspectele specifice pentru care au fost invitați să participe la reuniune.
Articolul 5
CM deliberează în mod valabil dacă la reuniune participă cel puțin jumătate din numărul membrilor săi.
În cazul în care nu se realizează cvorumul prevăzut la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeași agendă, și CM deliberează în mod valabil, indiferent de numărul membrilor prezenți.
Deciziile CM se iau pe bază de consens, definit în sensul prezentului ordin ca expresia acordului de voință al membrilor cu privire la problema supusă dezbaterii și la decizia propusă, considerată cea mai bună pentru gestionarea corespunzătoare a asistenței, pe baza unor argumente coerente și pragmatice, pe care CM o poate adopta la acel moment. În cazul în care nu se ajunge la consens, deciziile se iau prin votul majorității calificate (două treimi din numărul membrilor prezenți).
La inițiativa președintelui, membrii CM pot fi consultați și în scris. În spiritul respectării principiului parteneriatului, consultările scrise se vor aplica doar în cazuri excepționale, justificate corespunzător.
În cazul consultării scrise, Secretariatul permanent transmite în scris membrilor CM problemele apărute, inclusiv factorii care necesită luarea unei decizii în regim de urgență și soluțiile identificate.
Dacă în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii Secretariatul permanent primește obiecții scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit președintelui, care procedează la discutarea acestora cu membrii care au formulat obiecții. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor CM pentru consultare.
În lipsa unui răspuns scris din partea membrilor, trimis Secretariatului permanent în termen de 10 zile lucrătoare de la data retransmiterii, documentele se consideră adoptate. În cazul în care există obiecții, acestea vor fi examinate în cadrul unei reuniuni a CM.
Secretariatul permanent transmite membrilor CM varianta finală a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor prevăzute la alin. (6) și (7).
Articolul 6
Președintele conduce activitatea CM astfel:
a) convoacă reuniunile CM și conduce dezbaterile;
b) propune agenda și stabilește lista invitaților la reuniunile CM;
c) reprezintă CM în relațiile cu terții.
În cazul în care nu poate participa la o reuniune, președintele deleagă atribuțiile sale, prin mandat scris, conducătorului direcției generale în cadrul căreia funcționează PNC.
Articolul 7
Membrii CM au următoarele atribuții:
a) participă la reuniunile CM și la procesul de adoptare a deciziilor;
b) aduc în discuție aspecte relevante legate de implementarea Mecanismului financiar SEE;
c) urmăresc ducerea la îndeplinire a deciziilor CM.
Desemnarea și înlocuirea membrilor (titulari și supleanți) se fac de către conducătorul instituției/organizației reprezentate în CM, prin notificare transmisă Secretariatului permanent al CM.
Calitatea de membru titular sau supleant încetează când persoana nominalizată în CM se află în una dintre următoarele situații:
a) își încetează activitatea în autoritatea publică, instituția sau organismul pe care îl reprezintă în CM;
b) CM a recomandat revocarea calității de membru pentru încălcarea prevederilor Codului de conduită sau pentru absențe nemotivate. În acest caz, Secretariatul permanent va notifica instituția vizată și va solicita o nouă nominalizare.
Membrii CM nu sunt remunerați pentru activitatea desfășurată în cadrul acestuia.
Articolul 8
CM se va reuni, de regulă, o dată la 3 luni.
Convocarea reuniunilor și transmiterea invitațiilor și a agendei preliminare către membri și invitați se realizează de Secretariatul permanent cu cel puțin 15 zile lucrătoare înaintea datei reuniunii.
Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adresează Secretariatului permanent în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii acesteia. Agenda finală împreună cu documentele suport se transmit membrilor și observatorilor cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.
Secretariatul permanent va furniza membrilor și observatorilor în CM, până în preziua reuniunii sau chiar în cadrul reuniunii, alte informații relevante cu privire la ordinea de zi, astfel încât aceștia să aibă la dispoziție cele mai recente informații cu privire la subiectele aflate pe agendă.
Convocarea reuniunilor CM se face întotdeauna în scris, invitațiile fiind transmise prin poștă, curier, fax sau e-mail.
La începutul fiecărei reuniuni, se adoptă agenda și se discută și se aprobă minuta precedentei reuniuni a CM.
La sfârșitul fiecărei reuniuni se stabilește data orientativă a următoarei reuniuni a CM.
Reuniunile CM nu au caracter public.
Deciziile adoptate în cadrul reuniunii CM sunt rezumate într-un document denumit "Sinteza deciziilor". Acest document se elaborează de Secretariatul permanent și se transmite tuturor membrilor CM, precum și altor responsabili, pentru îndeplinirea deciziilor, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data reuniunii. Ulterior, acest document se anexează la minuta reuniunii.
Minuta reuniunii, întocmită de Secretariatul permanent, se transmite membrilor CM și celorlalți participanți la reuniunea CM în termen de 20 de zile lucrătoare de la data reuniunii.
Observațiile asupra minutei pot fi trimise Secretariatului permanent în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la transmiterea acesteia. Observațiile sunt consemnate în anexa la minută și sunt avute în vedere de Secretariatul permanent la întocmirea textului final al minutei. Documentul final și anexele sunt transmise membrilor și celorlalți participanți la reuniunea CM cel mai târziu în 30 de zile lucrătoare de la data reuniunii.
Reuniunile CM se desfășoară în limba română. Secretariatul permanent asigură servicii de traducere a documentelor și de interpretare în și din limba engleză pe parcursul reuniunilor CM, atunci când este necesar.
Articolul 9
Activitatea CM și a grupurilor tehnice de lucru ale acestuia este asistată de un secretariat permanent, asigurat de PNC și coordonat de președintele CM.
Secretariatul permanent funcționează pe baza unei proceduri interne și are următoarele atribuții principale:
a) asigură pregătirea logistică și transmiterea invitațiilor de participare la reuniunea CM;
b) primește și, după caz, întocmește și integrează documentele-suport relevante desfășurării reuniunilor CM și asigură transmiterea acestora către membrii CM;
c) monitorizează implementarea deciziilor CM și asigură schimbul de informații referitor la acestea între părțile implicate;
d) primește și asigură soluționarea corespondenței legate de activitatea CM;
e) asigură păstrarea și arhivarea, în format electronic și pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile CM;
f) asigură publicarea pe pagina de internet a PNC a informațiilor privitoare la activitatea CM;
g) pune la dispoziția membrilor grupurilor de lucru ale CM, stabilite conform art. 10, în vederea evaluării, documentele aferente aplicațiilor depuse spre finanțare;
h) centralizează punctajele acordate aplicațiilor de membrii fiecărui grup de lucru și realizează lista ierarhizată a propunerilor de proiecte pentru fiecare sector prioritar în parte, pe care o comunică membrilor CM.
Orice solicitare de informații cu privire la activitatea CM se adresează Secretariatului permanent, fie pe cale electronică, fie pe suport hârtie.
Articolul 10
Se înființează grupuri de lucru pentru a asista CM în îndeplinirea atribuțiilor sale, în special în ceea ce privește selectarea și ierarhizarea proiectelor.
În conformitate cu sectoarele și domeniile prioritare stabilite în cadrul Mecanismului financiar SEE, se definesc următoarele grupuri de lucru:
a) grup de lucru pentru sectorul "Protecția mediului";
b) grup de lucru pentru domeniul "Dezvoltarea capacității administrative";
c) grup de lucru pentru domeniul "Dezvoltarea resurselor umane";
d) grup de lucru pentru sectorul "Sănătatea și protecția copilului";
e) grup de lucru pentru sectorul "Conservarea patrimoniului cultural european".
Grupurile de lucru se întrunesc ori de câte ori este necesar, în funcție de solicitarea transmisă în acest sens de către PNC.
Grupurile de lucru sunt compuse din reprezentanții instituțiilor și organizațiilor având calitatea de membru CM, desemnați în acest sens, la solicitarea președintelui CM, prin notificări transmise de conducătorii fiecărei instituții/organizații reprezentate în CM.
Componența instituțională a grupurilor de lucru se stabilește de PNC, cu consultarea CM.
Articolul 11
Membrii grupurilor de lucru au următoarele atribuții principale:
- primesc de la Secretariatul permanent al CM documentele aferente aplicațiilor depuse spre finanțare pe domeniul de competență al grupului de lucru pentru care au fost desemnați;
- analizează aplicațiile pe baza criteriilor stabilite de PNC și acordă punctaje fiecărei aplicații.
Articolul 12
Toți membrii desemnați în cadrul CM și în grupurile de lucru, precum și invitații semnează o declarație de imparțialitate și confidențialitate.
Secțiunea II Procedura de evaluare națională a aplicațiilor depuse spre finanțare din Mecanismul financiar SEE
Articolul 13
Criteriile generale și specifice de conformitate administrativă, eligibilitate, evaluare și selecție se stabilesc de PNC, cu consultarea CM.
Articolul 14
În vederea evaluării naționale a aplicațiilor depuse spre finanțare din Mecanismul financiar SEE și a transmiterii lor la Oficiul Mecanismului Financiar, denumit în continuare OMF, se stabilesc următoarele etape procedurale:
1. PNC înregistrează aplicațiile primite din partea solicitanților.
2. PNC realizează o analiză preliminară care vizează conformitatea administrativă și eligibilitatea aplicației și a solicitantului.
3. PNC transmite pachetele de aplicații fiecărui grup de lucru, în funcție de specificul sectorului pe care s-a aplicat.
4. Grupurile de lucru realizează o evaluare tehnică și financiară a aplicațiilor, utilizând în acest sens grilele specifice de evaluare, și stabilesc pe baza punctajelor acordate lista ierarhizată a propunerilor de proiecte, pe fiecare sector în parte.
5. Listele ierarhizate elaborate de grupurile de lucru sunt supuse validării CM.
6. CM transmite PNC o opinie consolidată referitoare la aplicațiile propuse spre transmitere la OMF.
7. PNC primește și analizează opinia consolidată a CM și listele ierarhizate de propuneri de proiecte.
8. Cu luarea în considerare a opiniei CM, PNC stabilește lista finală a aplicațiilor propuse spre transmitere la OMF. Lista se structurează pe sectoare prioritare, iar valoarea propunerilor aferente fiecărui sector va fi, de regulă, maximum dublul alocării orientative la nivel de sector prioritar stabilite prin cererea de propuneri de proiecte.
9. PNC transmite lista finală a propunerilor de proiecte către OMF.
Prevederi finale
Articolul 15
Cheltuielile PNC legate de desfășurarea activităților aferente implementării Mecanismului financiar SEE, inclusiv cele privind organizarea reuniunilor CM și a grupurilor de lucru, se suportă din bugetul Ministerului Economiei și Finanțelor.
Articolul 16
Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin.
Articolul 17
Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
p. Ministrul economiei și finanțelor, Alice Cezarina Bîtu, secretar de stat București, 8 februarie 2008. Nr. 365.
Anexa 1 LISTA
autorităților publice, instituțiilor și organismelor ai căror reprezentanți au statut de membru titular și supleant în Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE
1. Ministerul Economiei și Finanțelor - Punctul național de contact
2. Ministerul Mediului și Dezvoltării Durabile
3. Ministerul Internelor și Reformei Administrative
4. Ministerul Muncii, Familiei și Egalității de Șanse
5. Ministerul Justiției
6. Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului
7. Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Locuințelor
8. Ministerul Sănătății Publice
9. Ministerul Culturii și Cultelor
10. Ministerul Economiei și Finanțelor - Direcția generală politică energetică
11. Autoritatea Națională pentru Protecția Drepturilor Copilului
12. Agenția Română pentru Conservarea Energiei
13. Federația Autorităților Locale din România
14. Consiliul Economic și Social
15. Centrul de Asistență pentru Organizații Neguvernamentale - CENTRAS
16. Asociația Agențiilor de Dezvoltare Regională
17. Organizație neguvernamentală relevantă cu activitate în domeniul protecției mediului
18. Organizație neguvernamentală relevantă cu activitate în domeniul educației și formării profesionale
19. Organizație neguvernamentală relevantă cu activitate în domeniul sănătății
Anexa 2 LISTA
instituțiilor și organismelor ai căror reprezentanți participă cu rol consultativ la Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE
1. Oficiul Mecanismului Financiar
2. Innovation Norway
Anexa 3 CODUL DE CONDUITĂ
Membrii CM au obligația de a respecta următoarele reguli de conduită:
1. să acționeze în interesul implementării Mecanismului financiar SEE, în concordanță cu scopul și obiectivele stabilite;
2. să ia decizii în interes public și să nu acționeze în scopul obținerii de avantaje financiare sau alte beneficii pentru ei sau pentru alții;
3. să declare președintelui, la începutul oricărei reuniuni sau pe parcursul acesteia, orice situație de conflict de interese în care s-ar putea afla în legătură cu un anumit subiect dezbătut. În acest caz, membrul se va abține de la exprimarea unei poziții cu privire la punctul sau punctele respective de pe agendă și de la exercitarea dreptului de vot;
4. să informeze, după încheierea reuniunilor, autoritatea publică, instituția sau organismul pe care îl reprezintă în legătură cu principalele chestiuni discutate și deciziile luate;
5. să păstreze confidențialitatea informațiilor prin a căror divulgare s-ar putea leza interesul legitim al oricărei instituții, organizații sau persoane, ori prin a căror utilizare privilegiată s-ar putea crea avantaje nelegitime;
6. să se supună deciziilor adoptate de CM.
------
Textul este prelucrat automat din sursa indicată; numerotarea și legăturile pot conține erori. Referințele subliniate duc la actele citate, așa cum au fost identificate de noi.