Reguli din 19 august 2016

În Ministerul Afacerilor Interne, denumit în continuare M.A.I., organizarea contabilității și ținerea evidenței contabile se efectuează cu respectarea prevederilor legale în vigoare și ale prezentelor reguli.

În M.A.I., documentele justificative și documentele contabile sunt cele reglementate de actele normative în vigoare, precum și cele prevăzute în prezentele reguli.

Forma de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare utilizate în M.A.I. este "maestru-șah simplificat", iar principalele registre și formulare care se utilizează sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2), Fișa de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22) și Balanța de verificare.

Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică, lunar, se întocmesc balanțe de verificare.

Înregistrarea în contabilitate a bunurilor se face la valoarea de intrare, denumită în continuare valoare contabilă, prin care se înțelege:

a) costul de achiziție, pentru bunurile procurate cu titlu oneros;

b) costul de producție, pentru bunurile produse în unitate;

c) valoarea justă, pentru bunurile obținute cu titlu gratuit, pentru plusuri de inventar sau bunuri rezultate cu ocazia scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, a executării lucrărilor de reparații etc.;

d) valoarea consemnată în documentele de transfer de către unitatea de la care au fost transferate bunuri, în cazul procedurilor de transfer;

e) valoarea rezultată în urma reevaluării, pentru bunurile reevaluate în baza unor dispoziții legale exprese.

Costul de achiziție al bunurilor cuprinde: prețul de cumpărare, taxele de import și alte taxe, cu excepția acelor taxe pe care unitatea le poate recupera de la autoritățile fiscale, cheltuielile de transport și manipulare, precum și alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achiziției bunurilor respective.

Costul de producție al unui bun cuprinde: costul de achiziție al materiilor prime și materialelor consumabile și cheltuielile de producție direct atribuibile bunului.

Valoarea justă a unui bun reprezintă suma pentru care un activ ar putea fi schimbat de bună voie între două părți aflate în cunoștință de cauză, în cadrul unei tranzacții cu prețul determinat obiectiv. Pentru bunurile care au valoare de piață, valoarea justă este identică cu valoarea de piață.

Cheltuielile ulterioare efectuate cu un activ fix, după achiziționarea, finalizarea sau primirea acestuia cu titlu gratuit, care au drept scop menținerea parametrilor funcționali stabiliți inițial, se înregistrează în conturile de cheltuieli atunci când sunt efectuate.

Cheltuielile ulterioare majorează costul activului fix necorporal atunci când au ca efect îmbunătățirea performanțelor față de parametrii funcționali stabiliți inițial.

Cheltuielile ulterioare majorează costul activului fix corporal atunci când au ca efect îmbunătățirea performanțelor față de parametrii funcționali stabiliți inițial (modernizări) sau mărirea duratei de viață utile (reparații capitale) și conduc la obținerea de beneficii economice viitoare.

În cazurile în care înlocuirea pieselor/subansamblurilor defecte ale unui mijloc fix sau ale unui material de natura obiectelor de inventar se face cu altele noi, mai performante datorită evoluției tehnologice, dar care nu determină o creștere a funcționalității bunurilor materiale, nu se majorează valoarea acestuia. În cazul în care se adaugă în structura/inventarul de complet al bunului material componente noi, care determină o creștere a funcționalității acestuia, se realizează majorarea valorii cu valoarea componentelor respective.

În cazul achiziționării de servicii, lucrări, materiale, piese de schimb, subansamble și altele asemenea, destinate efectuării unor operațiuni de natura modernizărilor sau care îmbunătățesc sau extind performanțele și/sau funcționalitatea unor mijloace fixe, conducând astfel, conform normelor contabile, la majorarea valorii acestora, bunurile materiale se achiziționează din fondurile prevăzute la titlul XIII "Active nefinanciare".

Unitățile care efectuează operațiuni finanțate din fonduri europene în calitate de agenții și/sau autorități de implementare sau beneficiari finali ai fondurilor respective utilizează pentru înregistrarea în contabilitate cursul INFO-euro.

În cazul proiectelor finanțate prin fonduri europene nerambursabile, elementele monetare exprimate în euro, precum disponibilități și depozite bancare, creanțe și datorii, se reevaluează, cu ocazia întocmirii situațiilor financiare, la cursul INFO-euro comunicat în penultima zi lucrătoare a lunii în care se întocmesc situațiile financiare.

Operațiunile privind încasările și plățile în valută, care nu provin din fonduri europene nerambursabile, se înregistrează în contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Națională a României.

Elementele monetare exprimate în valută care nu provin din fonduri europene nerambursabile, precum disponibilități și alte elemente asimilate, creanțe și datorii, se reevaluează la data întocmirii situațiilor financiare, la cursul comunicat de Banca Națională a României valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Contabilitatea stocurilor se organizează folosind metoda inventarului permanent, prin înregistrarea în contabilitate a tuturor operațiunilor de intrare și ieșire, astfel încât să fie cunoscute în orice moment stocurile, atât cantitativ, cât și valoric.

Stocurile se evaluează prin aplicarea metodei costului mediu ponderat (CMP), calculat la sfârșitul lunii. CMP se calculează după formula:
V(SI) + V(I)
CMP = ───────────────── ,
SI + I
unde:
CMP = costul mediu ponderat;
V(SI) = valoarea stocului inițial;
V(I) = valoarea intrărilor din cursul lunii;
SI = cantitatea din stocul inițial;
I = cantitatea intrată în cursul lunii.

Materialele de natura obiectelor de inventar se evaluează și se înregistrează în contabilitate la valoarea de intrare.

Prin excepție de la prevederile alin. (2), materialele aflate în rezerva de stat și rezerva de mobilizare, gestionată de Administrația Națională a Rezervelor de Stat și Probleme Speciale, precum și alimentele, produsele și alte materiale aflate în gestiunea popotelor se evaluează prin aplicarea metodei primul intrat-primul ieșit (F.I.F.O.).

Contabilitatea analitică a stocurilor se ține folosind metoda cantitativ-valorică.

Prin excepție de la prevederile alin. (1), în cazul cărților și altor documente cu statut de bunuri culturale comune aflate în fondurile bibliotecilor, contabilitatea analitică se ține folosind metoda global-valorică, cu aprobarea ordonatorului de credite.

Contabilitatea analitică a produselor, alimentelor și a altor materiale din gestiunea punctelor de desfacere, organizate în baza legislației privind hrănirea efectivelor, se ține după metoda global-valorică.

Consumul materialelor de natura obiectelor de inventar se înregistrează pe cheltuieli la momentul scoaterii din folosință. Prin excepție, în cazul echipamentului și uniformelor acordate cadrelor militare și polițiștilor în cadrul normelor de echipare, înregistrarea pe cheltuieli se face la momentul distribuirii acestora, pe baza bonului de consum.

Trecerea materialelor de natura obiectelor de inventar dintr-o categorie în alta se înregistrează numai în conturile sintetice de gradul III: 303 01 00 "Materiale de natura obiectelor de inventar în magazie" și 303 02 00 "Materiale de natura obiectelor de inventar în folosință".

Verificarea exactității înregistrărilor în evidența de gestiune și în contabilitate se efectuează lunar sau ori de câte ori se impune, prin compararea cantităților operate în fișele de magazie (cod 14-3-8) cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.

Modelul fișei de cont analitic pentru valori materiale este prevăzut în anexa nr. 1.

Respectarea principiului contabilității pe bază de angajamente presupune ca efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente să fie recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit. Pentru respectarea acestui principiu, salariile, soldele și celelalte drepturi asimilate, precum și obligațiile angajatorului aferente acestora, care se plătesc în luna următoare celei la care se referă, se înregistrează în contabilitate în luna în care munca a fost prestată.

Drepturile de hrană, de echipament, ajutoarele la trecerea în rezervă/încetarea raporturilor de serviciu și alte drepturi care se plătesc pentru luna în curs sau care nu pot fi asociate unei anumite perioade se înregistrează în contabilitate în luna în care s-a emis documentul justificativ, constând în situație centralizată, stat de plată etc.

Cheltuielile cu serviciile se recunosc în perioada când serviciile au fost prestate și lucrările executate, conform următorului exemplu: facturile privind furnizarea de energie electrică, energie termică, apă, canal, salubritate, telefon etc., care reflectă consumuri aferente lunii decembrie și care au fost primite de unități până la data întocmirii bilanțului, se înregistrează în contabilitate în luna decembrie.

Toate veniturile și cheltuielile se raportează la exercițiul la care se referă, fără a se ține seama de data încasării veniturilor, respectiv data plății cheltuielilor, astfel încât pentru înregistrarea veniturilor și cheltuielilor care privesc exercițiile următoare, precum chirii, abonamente, asigurări etc., se utilizează conturile 472 "Venituri înregistrate în avans" și 471 "Cheltuieli înregistrate în avans".

Eventualele erori constatate în contabilitate, precum greșeli matematice, greșeli de aplicare a politicilor contabile, ignorarea sau interpretarea greșită a tranzacțiilor și a altor evenimente etc., după aprobarea și depunerea situațiilor financiare se corectează în anul în care se constată.

Prin corectarea erorilor aferente exercițiilor precedente, situațiile financiare aferente acelor exerciții nu se modifică.

Erorile contabile aferente exercițiilor precedente se corectează în conturile corespunzătoare de active, datorii și capitaluri, iar cele referitoare la venituri și cheltuieli se corectează pe seama rezultatului reportat. Aceste operațiuni se prezintă și se justifică în notele justificative la situațiile financiare.

Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli se face trimestrial, în vederea stabilirii rezultatului patrimonial.

Pentru asigurarea unei imagini fidele a cheltuielilor și veniturilor, în situația în care apar operațiuni ce trebuie înregistrate în debitul conturilor de venituri sau în creditul conturilor de cheltuieli, acestea se înregistrează în creditul conturilor de venituri, respectiv în debitul conturilor de cheltuieli, în roșu, cu excepția operațiunilor specifice închiderii conturilor de cheltuieli și venituri în vederea stabilirii rezultatului patrimonial.

Contul de finanțare bugetară se închide la finele anului conform

Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1.917/2005 , cu modificările și completările ulterioare.

Soldurile conturilor 481 "Decontări între instituția superioară și instituțiile subordonate" și 482 "Decontări între instituții subordonate" se închid prin intermediul contului 117 "Rezultatul reportat", atât la unitatea care a transferat bunurile, cât și la unitatea care a primit bunurile, până la finele lunii în care au avut loc transferurile.

Componenta soldului contului 481 "Decontări între instituția superioară și instituțiile subordonate", care evidențiază sumele transmise de instituția superioară către instituțiile din subordine pentru efectuarea unor cheltuieli aprobate, se închide cu suma plăților efectuate. Sumele rămase neutilizate și restituite instituției superioare se înregistrează în debitul contului 481, la instituția subordonată, și în creditul contului 481, la instituția superioară.

Prin excepție de la prevederile alin. (1) și (2), în cazul unităților care și-au schimbat subordonarea în urma unor procese de reorganizare, conturile de decontări 481 și 482 se închid la momentul întocmirii bilanțului de închidere, conform termenelor prevăzute de actele normative prin care s-au aprobat reorganizările.

La nivelul ordonatorilor de credite, prin grija contabilului-șef și a șefilor compartimentelor de specialitate, se întocmește Graficul de circulație al documentelor justificative, adaptat specificului de activitate al unității, care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a) categoriile de documente justificative care se utilizează;

b) responsabilitățile și termenele privind întocmirea, verificarea, certificarea, avizarea/vizarea, aprobarea, circulația și păstrarea acestora, stabilite cu respectarea normelor de utilizare prevăzute în prezentele reguli și în actele normative în vigoare;

c) după caz, numărul de exemplare în care se întocmește, circulă și se păstrează documentele, atunci când acesta diferă de cel stabilit în prezentele reguli și în actele normative în vigoare, precum și în cazul în care se utilizează alte documente în afara celor prevăzute în prezentele reguli și în actele normative în vigoare.

Graficul poate să fie însoțit și de un tabel cu specimenele de semnături ale persoanelor responsabile cu întocmirea, avizarea și aprobarea operațiunilor respective, precum și ale celor responsabili cu gestionarea/păstrarea/folosirea bunurilor materiale.

Activele fixe necorporale sunt active fără substanță fizică și care se utilizează pe o perioadă mai mare de un an.

Contabilitatea sintetică a activelor fixe necorporale se ține pe categorii, iar contabilitatea analitică pe feluri de active fixe necorporale.

Activele fixe necorporale cuprind:

a) cheltuieli de dezvoltare;

b) concesiuni, brevete, licențe, mărci comerciale, drepturi și active similare, cu excepția celor create intern de unitate;

c) înregistrări ale unor evenimente, materiale publicate sau altele asemenea, efectuate/existente pe orice fel de suport.

d) alte active fixe necorporale;

e) active fixe necorporale în curs de execuție.

În categoria activelor fixe necorporale intră și programele informatice create de instituție sau achiziționate de la terți pentru necesitățile proprii de utilizare, precum și alte active fixe necorporale.

Activul fix corporal este obiectul singular sau complexul de obiecte ce se utilizează ca atare și care trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

a) are o valoare mai mare decât limita stabilită prin

Hotărârea Guvernului nr. 72/2014

privind stabilirea valorii de intrare a activelor fixe la instituțiile publice;

b) are o durată normală de funcționare (utilizare) mai mare de un an.

Pentru bunurile folosite în loturi, complete, seturi sau care formează un singur corp, la încadrarea lor ca active fixe se are în vedere valoarea întregului lot, complet, set sau corp.

Înlocuirea componentelor unui lot, complet, set sau corp cu componente noi se face în regim de lucrări de reparații curente, dacă acestea nu modifică parametrii tehnici și funcționali ai lotului, completului setului sau corpului.

În cazul în care componentele noi modifică parametrii tehnici și funcționali, înlocuirea se execută în regim de lucrări de investiție - modernizare, care modifică valoarea contabilă a activului fix respectiv.

Contabilitatea terenurilor se ține pe două categorii: terenuri și amenajări de terenuri.

Contabilitatea sintetică a terenurilor se ține distinct în raport cu regimul juridic al proprietății, pe categoriile "terenuri aflate în domeniul public al statului" și "terenuri aflate în domeniul privat al statului/proprietatea privată a instituției publice".

În contabilitatea analitică, terenurile se evidențiază pe următoarele grupe:

a) terenuri agricole (arabile, pășuni, fânețe, vii, livezi);

b) terenuri silvice;

c) terenuri fără construcții;

d) terenuri cu zăcăminte;

e) terenuri cu construcții;

f) alte terenuri.

Investițiile efectuate pentru amenajarea terenurilor, precum și alte lucrări similare care nu se concretizează în mijloace fixe se înregistrează ca amenajări la terenuri. Acestea cuprind lucrări cum ar fi: racordarea la sistemul de alimentare cu energie electrică, lucrările de acces, împrejmuirile și altele asemenea.

Amenajările la terenuri se amortizează pe o durată de 10 ani.

Terenurile se înregistrează în contabilitate, la intrarea în patrimoniu, la valoarea stabilită potrivit

Hotărârii Guvernului nr. 746/1991

privind stabilirea valorii de patrimoniu a terenurilor agricole în vederea aplicării art. 36 și

art. 38 din Legea fondului funciar nr. 18/1991 , cu modificările ulterioare.

Contabilitatea activelor fixe neamortizabile se ține după cum acestea aparțin domeniului public al statului sau domeniului privat al statului/sunt în proprietatea privată a instituției publice.

Fac parte din domeniul public al statului bunurile de natura activelor fixe care nu se amortizează și care prin natura lor sau prin declarația legii sunt de uz sau de interes public și sunt reglementate la art. 136 din Constituția României, republicată, și la art. 3,

art. 6 și pct. I din anexa la Legea nr. 213/1998

privind bunurile proprietate publică, cu modificările și completările ulterioare.

Contabilitatea sintetică a activelor fixe care fac parte din domeniul privat al statului se ține în funcție de apartenența acestora la domeniul privat al statului sau la proprietatea privată a instituției publice, prin intermediul conturilor 102 01 01 "Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului" și 102 01 02 "Fondul bunurilor care alcătuiesc proprietatea privată a instituției publice".

Bunurile de natura activelor fixe corporale, neamortizabile, dobândite din donații sau legate, fac parte din domeniul privat al statului sau sunt în proprietatea privată a instituției publice în funcție de destinația stabilită de transmițător în actul de donație/sponsorizare, cu excepția bunurilor care prin natura lor sau prin declarația legii nu pot face parte decât din domeniul public al statului.

Activele fixe corporale neamortizabile, care nu fac parte din domeniul public al statului, achiziționate din credite bugetare, fac parte din domeniul privat al statului și se înregistrează în contul 102.01.01 "Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului". În această categorie intră, de exemplu: armamentul, tehnica de luptă, locuințele de serviciu, alte bunuri mobile sau imobile neamortizabile care nu fac parte din domeniul public al statului etc.

Încadrarea activelor fixe în domeniul privat al statului sau în proprietatea privată a instituției publice se efectuează la momentul intrării acestora în patrimoniu, la propunerea comisiilor de recepție. Cu ocazia inventarierii, dacă se constată că activele fixe existente în evidență nu sunt încadrate corect în cele două categorii sus-menționate, corecțiile se efectuează la propunerea comisiilor de inventariere.

Activele fixe de natura tehnicii de luptă și armamentul se încadrează în grupa 3, subgrupa 3.5 "Alte active corporale specifice Ministerului Afacerilor Interne", potrivit Ordinului ministrului administrației și internelor nr. 572/2005*) pentru stabilirea unor măsuri în vederea aplicării prevederilor
Hotărârii Guvernului nr. 2.139/2004
pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe.
Notă
──────────
*) Ordinul ministrului administrației și internelor nr. 572/2005 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
──────────

Tehnica de luptă și armamentul cu valoarea de intrare mai mică decât limita stabilită prin

Hotărârea Guvernului nr. 72/2014

se achiziționează din fondurile aprobate la titlul II "Bunuri și servicii", articolul 20.15 "Muniție, furnituri și armament de natura activelor fixe pentru armată", se înregistrează în contabilitate ca materiale de natura obiectelor de inventar, se înscriu individual cu serii, se evidențiază ca obiecte de inventar în evidența tehnic-operativă și urmează regimul mijloacelor fixe în ceea ce privește păstrarea, utilizarea și scoaterea din funcțiune.

Nu sunt considerate mijloace fixe:

a) sculele, instrumentele și dispozitivele speciale ce se folosesc fie la fabricarea anumitor produse în serie, fie la executarea unei anumite comenzi, indiferent de valoarea și durata lor de funcționare normală;

b) echipamentul de protecție și de lucru, echipamentul și uniformele de serviciu, echipamentul și materialul sportiv, îmbrăcămintea specială, precum și accesoriile de pat, indiferent de valoarea și durata lor de utilizare;

c) motoarele, aparatele și alte subansambluri ale mijloacelor fixe, procurate în scopul înlocuirii componentelor uzate, cu ocazia reparațiilor de orice fel care nu modifică parametrii tehnici inițiali ai mijlocului fix;

d) munițiile de orice fel, inclusiv bombele, rachetele și torpilele;

e) construcțiile și instalațiile provizorii;

f) animalele tinere și la îngrășat, precum și cele care nu au îndeplinit condițiile pentru a fi trecute la animale adulte;

g) prototipurile, atât timp cât servesc ca model la executarea producției în serie, inclusiv seria 0, sau sunt supuse încercărilor în vederea omologării;

h) pădurile;

i) fondurile bibliotecilor, muzeelor și arhivelor care au statut de bunuri culturale comune.

Bunurile materiale prevăzute la alin. (1) lit. a), b), e) și i) se înregistrează ca materiale de natura obiectelor de inventar, cele de la lit. c) și d) ca materiale, cele de la lit. g) ca produse, iar cele de la lit. f) ca animale tinere și la îngrășat.

Pentru bunurile materiale prevăzute la alin. (1) lit. h) se ține doar o evidență tehnic-operativă în cadrul compartimentelor logistice.

În situația în care valoarea de înregistrare actualizată a unor active fixe corporale este mai mică decât limita stabilită prin

Hotărârea Guvernului nr. 72/2014 , activele fixe corporale se mențin în continuare în evidența contabilă în aceleași conturi, în analitice distincte, iar valoarea rămasă neamortizată se recuperează prin includerea integrală în cheltuielile instituției publice sau prin includerea în cheltuielile acesteia într-o perioadă stabilită de către o comisie tehnică, cu aprobarea ordonatorului de credite.

Activele fixe corporale prevăzute la alin. (1) urmează regimul de scoatere din funcțiune al activelor fixe corporale.

Activele fixe corporale amortizate integral care aparțin domeniului privat al statului, precum și cele care aparțin proprietății private a instituțiilor publice și care au o valoare mai mică decât limita stabilită prin

Hotărârea Guvernului nr. 72/2014

se trec la categoria materialelor de natura obiectelor de inventar.

Nu se trec în categoria materialelor de natura obiectelor de inventar activele fixe corporale care nu au însușiri comune materialelor de natura obiectelor de inventar, cum ar fi: construcții, amenajări la terenuri, mijloace de transport, alte vehicule motorizate, nave, aeronave, animale și plantații.

În sensul prevederilor alin. (2), prin mijloace de transport se înțelege autovehicule, autospeciale, autoutilitare, remorci și semiremorci.

Bunurile cu caracter specific M.A.I. din categoria activelor fixe corporale, care au însușiri comune materialelor de natura obiectelor de inventar și care se trec în categoria acestora, se stabilesc prin grija Direcției generale financiare, Direcției generale logistice, Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației și a Direcției medicale din cadrul Ministerului Afacerilor Interne.

Pe baza propunerilor comunicate de ordonatorii secundari și terțiari de credite din M.A.I., Direcția generală financiară întocmește o listă a bunurilor prevăzute la alin. (4), pe care o definitivează cu avizul Direcției generale logistice, Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației și al Direcției medicale din cadrul M.A.I.

Lista definitivată se aprobă prin dispoziție a secretarului general al M.A.I.

Lista aprobată se comunică ordonatorilor de credite din Ministerul Afacerilor Interne, prin grija Direcției generale financiare. Lista se actualizează prin grija aceleiași direcții, până la finele fiecărui trimestru, dispozițiile alin. (5) și (6) aplicându-se în mod corespunzător.

Evidența contabilă a activelor fixe se ține cu ajutorul următoarelor documente de înregistrare contabilă:

a) Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) - document de atribuire a numerelor de inventar la toate activele fixe existente în unitate;

b) Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) - document pentru ținerea contabilității analitice a mijloacelor fixe, cantitativ și valoric;

c) Fișa de cont pentru operații diverse (cod 14-6-22) - document contabil de înregistrare în evidența sintetică în cadrul formei de înregistrare contabilă "maestru-șah simplificat".

Pentru categoriile de tehnică militară de același fel, precum armament, aparatură artileristică etc., se atribuie un singur număr de inventar. În cadrul acestui număr, evidența se ține în funcție de seriile poansonate pe fiecare armă. Pe activele fixe înseriate nu se mai înscrie numărul de inventar, identificarea acestora realizându-se prin înscrierea seriei respective în registrul numerelor de inventar la rubrica "Alte mențiuni".

Înscrierea numerelor de inventar în cazul animalelor de serviciu se face conform precizărilor structurilor de specialitate din M.A.I.

Fișa mijlocului fix se întocmește într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de același fel și de aceeași valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună, și se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislației în vigoare. În cadrul grupelor de mijloace fixe, fișele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosință.

Documentele justificative de înregistrare în contabilitate a intrărilor de active fixe sunt:

a) Procesul-verbal de recepție a mijlocului fix, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 3, pentru intrările de mijloace fixe din dotări, donații, sponsorizări, transferuri de la alte unități ale M.A.I., aprovizionări centralizate, modernizări, operațiuni de distribuire/retragere de bunuri materiale în/din inventarul completului;

b) Procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5), pentru intrările de mijloace fixe de natura obiectivelor de investiții, inclusiv pentru reparații capitale și modernizări;

c) Procesul-verbal de recepție provizorie (cod 14-2-5/a), întocmit pentru utilajele care necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice, precum și pentru clădirile sau construcțiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, considerate ca puse în funcțiune la data terminării montajului, respectiv data terminării construcției;

d) Procesul-verbal de punere în funcțiune (cod 14-2-5/b), întocmit pentru utilajele și instalațiile care necesită montaj și probe tehnologice, precum și pentru clădirile și construcțiile speciale care deservesc procese tehnologice, considerate ca puse în funcțiune la terminarea probelor tehnologice.

Procesul-verbal de recepție a mijlocului fix prevăzut la alin. (1) lit. a) se întocmește pe baza:

a) unei facturi sau a altui document legal cu funcție similară, prevăzut de legislația statului în care are loc achiziția, pentru intrările de mijloace fixe din achiziții proprii;

b) Avizului de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A), pentru intrările de mijloace fixe primite prin transfer;

c) Procesului-verbal de transformare, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4, întocmit de către comisia numită pentru verificarea operațiunilor respective și recepția bunurilor rezultate, pentru intrările de active fixe obținute în urma unui proces de transformare sau pentru modernizări;

d) Procesului-verbal de predare-preluare, însoțit, după caz, de Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6/A) și Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2), pentru activele fixe primite prin transfer cu titlu gratuit de la alte instituții publice, sau de Procesul-verbal de inventariere și de Listele de inventariere (cod 14-3-12), pentru mijloacele fixe intrate ca urmare a comasării sau desființării unor unități, în cazul în care nu are loc o dislocare a bunurilor respective;

e) Procesului-verbal de scoatere din funcțiune și casare a mijloacelor fixe/de declasare și casare a unor bunuri materiale prevăzut de Instrucțiunile viceprim-ministrului, ministrul administrației și internelor, nr. 167/2009 privind scoaterea din funcțiune, valorificarea și casarea bunurilor în unitățile Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare, care se întocmește pentru activele fixe rezultate în urma dezmembrării altor active fixe;

f) Procesului-verbal de inventariere, pentru activele fixe constatate plus la inventariere, însoțit de Procesul-verbal de evaluare pentru înregistrarea în evidența contabilă a activelor fixe constatate plus la inventariere și de Listele de inventariere (cod 14-3-12);

g) Actului de mutație a animalelor, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 5, pentru animalele tinere trecute în categoria animalelor de muncă sau de serviciu.

Înregistrarea în contabilitate în afara bilanțului a activelor fixe utilizate în baza unui contract de închiriere și a celor primite în custodie sau comodat se face pe baza contractelor și a proceselor-verbale de predare-primire încheiate/întocmite în acest scop.

Documentele justificative de înregistrare în contabilitate a ieșirilor de mijloace fixe sunt:

a)factura;

b) Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A), pentru ieșirile de mijloace fixe, inclusiv cele de natura armamentului, prin transfer cu titlu gratuit către alte unități sau către unitățile M.A.I., precum și cele distribuite din aprovizionări centralizate sau descentralizate;

c) Procesul-verbal de scoatere din funcțiune și casare a mijloacelor fixe/de declasare și casare a unor bunuri materiale, conform modelului stabilit prin Instrucțiunile viceprim-ministrului, ministrul administrației și internelor, nr. 167/2009, cu modificările și completările ulterioare, pentru scoaterea din funcțiune și casarea activelor fixe;

d) Procesul-verbal de inventariere pentru activele fixe constatate lipsă la inventariere, la care se anexează Lista de inventariere (cod 14-3-12).

Pentru mijloacele fixe transmise fără plată către alte instituții publice, la Avizul de însoțire a mărfii se anexează Procesul-verbal de predare-preluare, întocmit conform modelului prevăzut de Instrucțiunile viceprim-ministrului, ministrul administrației și internelor, nr. 167/2009, cu modificările și completările ulterioare. Unitatea predătoare are obligația de a urmări și solicita instituției primitoare exemplarul 2 al avizului de însoțire a mărfii cu mențiunea "Recepționat integral mijlocul fix", pentru înregistrarea în contabilitate a ieșirii mijlocului fix.

În cazul transmiterii fără plată a mijloacelor fixe amortizabile către alte unități ale M.A.I., la Avizul de însoțire al mărfii (cod 14-3-6A) se anexează Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2), în vederea asigurării informațiilor necesare pentru calculul și evidențierea amortizării de către unitatea primitoare. Unitatea predătoare are obligația de a urmări și solicita unității primitoare exemplarul 2 din avizul de însoțire a mărfii cu mențiunea "Recepționat integral mijlocul fix", pentru înregistrarea în contabilitate a ieșirii mijlocului fix.

Din grupa materialelor de natura obiectelor de inventar fac parte sau sunt asimilate acestora următoarele categorii de bunuri materiale, indiferent de durata de folosință și valoarea lor:

a) scule, dispozitive, verificatoare, aparate de măsură și control;

b) echipament de protecție și de lucru, echipament și uniforme de serviciu, echipament și material sportiv, echipament alpin, echipament militar ce se acordă elevilor și studenților din unitățile de învățământ din M.A.I., lenjerie și accesorii de pat, precum și construcții și instalații provizorii executate din fondurile de investiții;

c) ambalaje de natura obiectelor de inventar care se utilizează în interiorul unității;

d) accesorii armament și aparatură artileristică, complete pentru reparat tehnică militară;

e) hărți topogeodezice;

f) fondul bibliotecilor, muzeelor și arhivelor, care au statut de bunuri culturale comune.

Baracamentele și amenajările provizorii sunt bunuri achiziționate sau construite de unități pentru executarea lucrărilor de construcții.

Colecțiile bibliotecilor cuprind cărți, publicații, seriale, manuscrise, microformate, documente cartografice, documente de muzică tipărite, documente audiovizuale, documente grafice, documente electronice, documente fotografice sau multiplicate prin prelucrări fizico-chimice, documente arhivistice, alte categorii de documente, indiferent de suportul material. Colecțiile pot cuprinde și alte documente, nespecifice bibliotecilor, istoricește constituite sau provenite din donații sau sponsorizări.

Bunurile materiale de natura obiectelor de inventar, care se folosesc împreună pentru executarea unei anumite activități (truse de scule, truse criminalistice etc.), formează un complet și se înregistrează ca atare în contabilitate.

Evidența analitică a cărților și publicațiilor ținute de bibliotecile unităților M.A.I. se ține de bibliotecar sau de persoana desemnată cu responsabilități în acest sens, cu ajutorul Registrului inventar cărți, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 6.

Evidența intrărilor și ieșirilor de cărți și publicații în și din biblioteci în expresie valorică se ține cu ajutorul Registrului de mișcare a fondurilor, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 7. Registrul se completează în două exemplare de către bibliotecar sau persoana desemnată cu responsabilități în acest sens. Pe baza exemplarului nr. 1, la sfârșitul lunii, valoarea de inventar a bibliotecii se recalculează prin însumarea valorii cărților intrate (partea I) și scăderea din aceasta a valorii cărților ieșite (partea II).

Prevederile alin. (1) și (2) pot fi aplicate și în cazul punctelor documentare sau al altor astfel de organizări, în care numărul mare al cărților reprezintă un impediment în ținerea evidenței analitice a acestora pe fiecare obiect sau titlu în parte.

Contabilitatea sintetică a materialelor de natura obiectelor de inventar se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22), în cadrul formei de înregistrare contabilă "maestru-șah simplificat".

Evidența contabilă analitică a materialelor de natura obiectelor de inventar se ține cu ajutorul Fișei de cont analitic pentru valori materiale, deschisă separat pentru materialele de natura obiectelor de inventar aflate în magazie și separat pentru cele în folosință.

Documentele justificative privind intrările materialelor de natura obiectelor de inventar în gestiune sunt:

a) Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A);

b) Procesul-verbal de transformare, întocmit de către comisia numită pentru verificarea operațiunilor respective și recepția bunurilor rezultate, pentru intrările de materiale de natura obiectelor de inventar obținute din producție proprie sau rezultate în urma unui proces de prelucrare sau asamblare în unitate;

c) Procesul-verbal de predare-preluare, pentru materialele de natura obiectelor de inventar intrate ca urmare a comasării sau desființării unor unități, în cazul în care nu are loc o dislocare a bunurilor respective, însoțit de Procesul-verbal de inventariere și de Listele de inventariere (cod 14-3-12);

d) Bonul de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A ), pentru înregistrarea în contabilitate a materialelor de natura obiectelor de inventar rezultate ca urmare a înlocuirilor de componente de această natură, uzate, din inventarul de complet al unui mijloc fix;

e) Procesul-verbal de scoatere din funcțiune și casare a mijloacelor fixe/de declasare și casare a unor bunuri materiale, prevăzut de Instrucțiunile viceprim-ministrului, ministrul administrației și internelor, nr. 167/2009, cu modificările și completările ulterioare, care se întocmește pentru materialele de natura obiectelor de inventar rezultate în urma dezmembrării unor active fixe sau materiale de natura obiectelor de inventar;

f) Procesul-verbal de inventariere, pentru materialele de natura obiectelor de inventar constatate plus la inventariere, însoțit de Listele de inventariere (cod 14-3-12).

Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A) este însoțită de următoarele documente:

a) factura sau alt document legal cu funcție similară, prevăzut de legislația statului în care are loc achiziția, pentru intrările de materiale de natura obiectelor de inventar din achiziții proprii;

b) Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A), pentru intrările din donații, sponsorizări, primiri prin transfer cu titlu gratuit și din aprovizionări centralizate; în cazul transferului cu titlu gratuit de la alte instituții publice, la avizul de însoțire a mărfii se anexează și Procesul-verbal de predare-preluare.

Prin bunuri materiale, altele decât activele fixe și materialele de natura obiectelor de inventar, se înțelege: materiile prime, materialele consumabile, produsele, animalele, mărfurile, ambalajele, materialele rezervă de stat și rezervă de mobilizare.

Rezerva de stat cuprinde bunuri din proprietatea privată a statului care se constituie în scopul de a interveni operativ pentru protecția populației, a economiei și pentru apărarea țării, în situații excepționale determinate de calamități naturale, epidemii, epizootii, accidente industriale sau nucleare, fenomene sociale sau economice, conjuncturi externe sau în caz de război.

Rezerva de mobilizare cuprinde bunuri din proprietatea publică a statului, și anume:

a) în industrie: materii prime, materiale, semifabricate, subansambluri și elemente de completare, utilaje strict specializate, scule, dispozitive, verificatoare;

b) în comunicații și transporturi: materiale destinate restabilirii și menținerii în stare de funcționare a capacităților de transport și telecomunicații necesare asigurării nevoilor forțelor sistemului național de apărare;

c) în sănătate: materiale sanitar-farmaceutice consumabile, materii prime și materiale necesare fabricării produselor farmaceutice, aparatură, instrumentar medical;

d) în comerț: produse alimentare și industriale necesare asigurării cererilor unităților militare, solicitate pe plan local, la mobilizare.

Ambalajele din rezerva de stat și de mobilizare cuprind ambalajele aferente bunurilor ce se constituie în rezerva de stat și de mobilizare.

Contabilitatea sintetică a materialelor se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22), în cadrul formei de înregistrare "maestru-șah simplificat".

Contabilitatea analitică a materialelor se ține cu ajutorul Fișei de cont analitic pentru valori materiale, deschisă separat pe fiecare fel de material.

La ieșirea din gestiune, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează în contabilitate prin aplicarea metodei costului mediu ponderat (CMP), cu excepția prevăzută la art. 6 alin. (4).

Toate ieșirile din cursul unei luni se înregistrează în contabilitate la valoarea stocului inițial, calculată prin metoda costului mediu ponderat la sfârșitul lunii precedente. Consemnarea în documentele justificative privind ieșirile de bunuri materiale a valorii unitare a acestora se face de persoanele din compartimentele logistice, pe baza datelor puse la dispoziție de compartimentele financiar-contabile.

La sfârșitul lunii, pe baza costului mediu ponderat calculat pentru luna încheiată, se efectuează regularizarea soldului astfel:

a) stocul final se înmulțește cu costul mediu ponderat calculat la sfârșitul lunii, obținându-se valoarea stocului final (valoarea stocului inițial al lunii următoare);

b) se stabilește diferența față de valoarea stocului final existentă în contabilitate înainte de regularizare și se înregistrează în contabilitate pe cheltuieli.

În cazul în care ieșirile de materiale nu sunt înregistrate zilnic, se întocmește în acest scop, pe gestiuni, o situație centralizatoare, în cuprinsul căreia consumurile sunt grupate pe subdiviziunile cadrului comun al clasificației bugetare, separat pe surse de finanțare.

Înregistrările se fac potrivit înregistrării cronologice și sistematice și pe baza documentelor justificative primite în conformitate cu Graficul privind circuitul documentelor justificative.

Operațiunile de același fel și pentru aceleași categorii de materiale pot fi grupate în documente cumulative sau situații centralizatoare de consum.

Înregistrarea în evidența contabilă a aprovizionării cu Bonuri de valoare pentru carburanți auto se realizează pe baza facturii și a Notei de recepție și constatare diferențe (cod 14-3-1A).

Costul imprimatelor Bonuri de valoare pentru carburanți auto se înregistrează direct pe cheltuieli, la prețul de achiziție, pe baza documentului de livrare emis de furnizor.

Scăderea din evidența contabilă a Bonurilor de valoare pentru carburanți auto consumate și înregistrarea în evidența contabilă a carburanților lichizi astfel rezultați se fac cu ajutorul Procesului-verbal de transformare, întocmit pe baza documentelor de evidență tehnic-operativă.

Înregistrarea în contabilitate a intrărilor de carburanți achiziționați pe bază de carduri se efectuează pe baza Notei de recepție și constatare diferențe (cod 14-3-1A), întocmită pe baza facturii și a desfășurătorului sau a altui document similar, eliberate de furnizor, în condițiile contractului încheiat între părți.

Conducătorii auto au obligația să atașeze la foile de parcurs predate bonurile de casă emise de furnizorii de carburanți odată cu alimentarea pe bază de Bonuri de valoare pentru carburanți auto sau pe bază de card.

Scăderea din contabilitate a carburanților lichizi și a lubrifianților pentru completare se face cu ajutorul Bonului de consum (cod 14-3-4A)/Bon de consum (colectiv) (cod 14-3-4/aA), care se întocmește, după caz, pe baza Centralizatorului privind consumurile, intrările și ieșirile de carburanți și lubrifianți, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 10, a Dării de seamă centralizatoare privind consumul lunar de carburanți și lubrifianți la nave, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 11, respectiv a Dării de seamă asupra consumului orar de carburanți și lubrifianți la aeronave, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 12.

Scăderea din contabilitate a lubrifianților auto eliberați din gestiune către atelierul de reparații autovehicule se face pe baza Bonului de consum (colectiv) (cod 14-3-4/aA), împreună cu celelalte materiale înlocuite/consumate, la finalizarea lucrării de mentenanță.

Scăderea din contabilitate a muniției consumate la tragere se face pe baza Bonului de consum (cod 14-3-4A).

Restituirea la magazie a muniției neconsumate și a materialelor rezultate în urma tragerii se face pe baza Bonului de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A).

Pentru subunitățile dislocate de la sediul unității, mijloacele de marcare a focului se distribuie din depozitul unității cu Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A), în cantitățile cuprinse în normele de consum pentru o perioadă mai lungă de timp, încărcându-se gestiunea subunității. La terminarea acțiunii/dislocării se efectuează scăderea muniției consumate din gestiunea subunității în baza Bonului de consum (cod 14-3-4A), iar muniția neconsumată și deșeurile rezultate se predau la depozitul unității cu Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A).

În contul 302 08 "Alte materiale consumabile" se înregistrează materialele procurate pentru lucrări de întreținere și reparații curente executate în regie proprie la clădiri, drumuri, poduri, instalații și mobilier, materiale procurate pentru reparații capitale executate în regie, publicațiile destinate pentru bibliotecă sau pentru vânzare, ambalajele facturate distinct de către furnizori, refolosibile, ambalajele incluse în costul materialelor achiziționate care nu sunt de natura obiectelor de inventar și care se pot valorifica, ambalajele care se valorifică numai ca deșeuri, materialele rezultate din scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe și alte materiale care nu se încadrează în categoriile enumerate în prezenta secțiune.

Ambalajele urmează regimul evidenței de gestiune a materialelor. Cele incluse în costul materialelor și care nu sunt recuperabile nu se înregistrează distinct în gestiune și în contabilitate. Ambalajele incluse în costul materialelor, dar care sunt supuse regimului de recuperare-valorificare ca atare sau ca deșeuri, se înregistrează în evidența de gestiune și în contabilitate în momentul consumului materialelor pe care le conțin, pe baza Notei de recepție și constatare de diferențe.

Ambalajele care se valorifică la terți ca deșeuri, precum și cele care se includ în costul bunurilor materiale valorificate se înregistrează în contabilitate la valoarea justă.

Tipăriturile și publicațiile editate de unitățile M.A.I. beneficiare și tipărite de către operatori economici sau alte unități pe bază de comandă sau contract de prestări servicii se înregistrează în gestiune pe baza Notei de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A), întocmită de comisia de recepție din unitate, însoțită de factură și de Avizul de însoțire a mărfii, emise de către furnizor, la prețul facturat și se predau la locurile de depozitare sau la bibliotecă, după caz.

Tipăriturile și publicațiile realizate în regie proprie și pentru nevoi proprii se înregistrează în contabilitate și în gestiune la costul de producție, pe baza Procesului-verbal de transformare, urmând a fi transferate, după caz, la bibliotecă sau la gestiune, pe bază de Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A).

Ziarele, revistele și broșurile primite pe bază de abonamente, destinate informării sau compartimentelor interesate în anumite domenii, se înregistrează direct în conturile de cheltuieli.

Rechizitele de birou, imprimatele și alte materiale consumabile aprovizionate în cantități mici, pentru nevoi curente, pot fi trecute direct pe cheltuieli, cu excepția formularelor cu regim special, care se gestionează potrivit reglementărilor legale în vigoare.

Trecerea pe cheltuieli se face în baza Bonului de consum (cod 14-3-4A), întocmit concomitent cu Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A).

În cazul predării materialelor pentru prelucrare în unitate, compartimentul de specialitate întocmește Bonul de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A). Bunurile rezultate din prelucrare se înregistrează în evidența de gestiune și în contabilitate pe baza Procesului-verbal de transformare. Materialele rămase, precum și cele recuperate se restituie la gestiune pe baza Bonului de predare, transfer, restituire (cod 143-3A).

Predarea materialelor pentru prelucrare la unități specializate ale M.A.I. sau la terți se face cu Aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A), pe care se înscrie mențiunea "pentru prelucrare la terți". Primirea bunurilor materiale rezultate din prelucrare se înregistrează în evidența de gestiune și în contabilitate cu ajutorul Notei de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A), întocmită pe baza Avizului de însoțire a mărfii și/sau a facturii.

Mijloacele fixe se introduc în atelierul de reparații cu Bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A), iar materialele și materialele de natura obiectelor de inventar cu Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A).

În urma stabilirii necesarului de materiale și piese de schimb pentru reparații, persoana desemnată din cadrul compartimentului în care are loc reparația lansează Comanda de lucru. În baza Comenzii de lucru se întocmește Bonul de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A), ca document justificativ pentru înregistrarea mișcării materialelor necesare reparațiilor de la depozit la atelier.

La terminarea reparației, comisia numită prin dispoziție zilnică/ordin de zi pe unitate execută recepția calitativă a bunurilor reparate și întocmește Procesul-verbal de recepție în cazul lucrărilor de reparații, conform modelului prevăzut în anexa nr. 14, sau, după caz, conform modelului stabilit prin metodologii/proceduri interne. După aprobarea de către șeful unității, Procesul-verbal de recepție în cazul lucrărilor de reparații rămâne la organul de specialitate, ca document de justificare a consumurilor de materiale.

Procesul-verbal de recepție în cazul lucrărilor de reparații poate fi folosit și în cazul înlocuirii elementelor componente ale unui mijloc fix sau material de natura obiectelor de inventar, caz în care se face mențiunea corespunzătoare în conținutul acestuia.

Bunurile materiale rezultate din înlocuire în procesul de reparare, precum ansambluri, piese de schimb etc., se retrag în depozit, după închiderea comenzii de lucru, pe baza Bonului de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A) ca bunuri uzate sau deșeuri, după caz. Cele de natura obiectelor de inventar constatate nereparabile se înregistrează ca deșeuri și se depozitează în locuri special amenajate, până la întocmirea documentelor de declasare și/sau casare, respectiv predarea către operatorii economici autorizați pentru colectarea deșeurilor, conform prevederilor legale. Se retrag în gestiune, cu Bon de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A), toate piesele de schimb și materialele noi, eliberate și neutilizate în procesul de reparare.

În cazul reparațiilor efectuate în atelierele unităților specializate ale M.A.I., bunurile se predau pe baza Avizului de însoțire a mărfii, pe care se înscrie mențiunea "pentru reparații", fără a se scoate din patrimoniu.

La terminarea reparație se întocmește Bonul de consum (cod 14-3-4A) pentru trecerea pe cheltuieli a materialelor și pieselor de schimb menționate în coloana "Consum" a Comenzii de lucru, la care se anexează exemplarul 1 al Procesului-verbal de recepție în cazul lucrărilor de reparații.

Primirea de la terți a bunurilor materiale de natura obiectelor de inventar reparate/recondiționate se înregistrează în evidența contabilă și de gestiune cu ajutorul Notei de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A), întocmită pe baza facturii sau Avizului de însoțire a mărfii și Certificatului de calitate - garanție, emise de furnizor.