Regulamentul nr. 9/2008

Prezentul regulament se aplică instituțiilor de credit, persoane juridice române, și instituțiilor financiare nebancare, persoane juridice române, înscrise în Registrul special ținut de Banca Națională a României, și reglementează standardele minime pentru elaborarea de către acestea a normelor de cunoaștere a clientelei ca parte esențială a administrării riscului de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și aspecte legate de implementarea acestora.

Prezentul regulament se aplică în mod corespunzător, în scopul prevăzut la alin. (1), și sucursalelor din România ale instituțiilor de credit, persoane juridice străine, și sucursalelor din România ale instituțiilor financiare nebancare, persoane juridice străine, înscrise în Registrul special ținut de Banca Națională a României.

În scopul prezentului regulament, entitățile prevăzute la alin. (1) și (2) sunt denumite în continuare instituții.

Instituțiile stabilesc prin normele de cunoaștere a clientelei mecanisme și măsuri ce trebuie implementate pentru respectarea

Legii nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, a

Hotărârii Guvernului nr. 594/2008

și a prezentului regulament, astfel încât să poată face dovada Băncii Naționale a României că administrează în mod eficient riscul de spălare a banilor și de finanțare a terorismului.

În scopul alin. (1), normele de cunoaștere a clientelei trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:

a) o politică de acceptare a clienților, prin care să se stabilească cel puțin categoriile de clientelă pe care instituția își propune să le atragă, procedurile graduale de acceptare și nivelul ierarhic de aprobare a acceptării clienților în funcție de gradul de risc asociat categoriei în care sunt încadrați, tipurile de produse și servicii care pot fi furnizate fiecărei categorii de clientelă;

b) proceduri de identificare și de monitorizare permanentă a clienților pentru încadrarea acestora în categoria de clientelă corespunzătoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientelă în alta;

c) conținutul măsurilor-standard, măsurilor simplificate și măsurilor suplimentare de cunoaștere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientelă și de produse ori tranzacții supuse acestor măsuri;

d) proceduri de monitorizare permanentă a operațiunilor derulate de clienți în scopul detectării tranzacțiilor neobișnuite și tranzacțiilor suspecte;

e) modalități de abordare a tranzacțiilor și a clienților în și/sau din jurisdicțiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoaștere a clientelei și de păstrare a evidențelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevăzute în

Legea nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, și în

Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 , și în care aplicarea acestora nu este supravegheată de o manieră echivalentă celei reglementate prin legislația precizată;

f) modalități de întocmire și păstrare a evidențelor corespunzătoare, precum și stabilirea accesului la acestea;

g) proceduri și măsuri de verificare a modului de implementare a normelor elaborate și de evaluare a eficienței acestora, inclusiv prin intermediul auditului extern;

h) standardele pentru angajare și programe de pregătire a personalului în domeniul cunoașterii clientelei;

i) procedurile de raportare internă și către autoritățile competente.

Normele de cunoaștere a clientelei trebuie să fie aprobate la nivelul organelor de conducere ale instituției și supuse revizuirii ori de câte ori este necesar, dar cel puțin anual.

Normele de cunoaștere a clientelei trebuie să fie cunoscute de întregul personal cu responsabilități în domeniul cunoașterii clientelei, în scopul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului.

Identificarea clienților persoane fizice are în vedere obținerea cel puțin a următoarelor informații:

a) numele și prenumele și, după caz, pseudonimul;

b) data și locul nașterii;

c) codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul și, dacă este cazul, reședința;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poștă electronică, după caz;

f) naționalitatea;

g) ocupația și, după caz, numele angajatorului ori natura activității proprii;

h) funcția publică importantă deținută, dacă este cazul;

i) numele beneficiarului real.

Verificarea identității clientului se realizează pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obținut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului.

Verificarea informațiilor prevăzute la alin. (1), care nu se pot proba cu documentele prevăzute la alin. (2), se va realiza prin orice metodă corespunzătoare, ca de exemplu prin observarea directă a locației la adresa indicată, prin schimb de corespondență și/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client, prin verificarea informațiilor furnizate de client cu cele înscrise pe diverse facturi remise la plată clientului, fișe fiscale ori extrase de cont sau prin accesarea informațiilor publice.

În situația în care un client este reprezentat în relația cu instituția de o altă persoană, care acționează ca împuternicit, curator, tutore sau în orice altă calitate, instituția trebuie să obțină și să verifice și informațiile și documentele corespunzătoare cu privire la identitatea reprezentantului, precum și, după caz, cele referitoare la natura și limitele împuternicirii.

Identificarea clienților entități persoane juridice sau fără personalitate juridică are în vedere obținerea cel puțin a următoarelor informații:

a) denumirea;

b) forma juridică;

c) sediul social și, dacă este cazul, sediul unde se situează centrul de conducere și de gestiune a activității statutare;

d) numărul de telefon, fax, adresa de poștă electronică, după caz;

e) tipul și natura activității desfășurate;

f) identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive și/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competența de a conduce și reprezenta entitatea, precum și puterile acestora de angajare a entității;

g) numele beneficiarului real sau, în situația prevăzută la

art. 2^2 alin. (2) lit. b) pct. 2 din Legea nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, informații despre grupul de persoane care constituie beneficiarul real;

h) identitatea persoanei care acționează în numele clientului, precum și informații pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.

Instituțiile au obligația de a verifica existența legală a entității, respectiv dacă aceasta este înregistrată în registrul comerțului sau, după caz, într-un alt registru public, precum și informațiile și documentele corespunzătoare cu privire la identitatea persoanei care acționează în numele clientului și cele referitoare la natura și limitele împuternicirii.

Verificarea informațiilor furnizate de client se va realiza prin orice metodă corespunzătoare, astfel încât instituția să se asigure de veridicitatea acestor informații, ca de exemplu prin obținerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza înmatriculării ori înregistrării acestora și a unui extras la zi din acel registru, prin obținerea unei copii a ultimei situații financiare auditate, prin consultarea unor surse publice specializate sau cabinete de avocatură ori societăți de audit, prin observarea directă a locației la adresa de sediu indicată, prin schimb de corespondență și/sau accesarea numărului de telefon furnizat de client, prin obținerea de referințe de la o altă instituție.

În cazul absenței unei cerințe de înregistrare, verificarea informațiilor prevăzute la alin. (1) se va realiza pe baza documentelor de constituire și, după caz, a autorizațiilor de funcționare și/sau a rapoartelor de audit, precum și prin alte metode de tipul celor prevăzute la alin. (3).

Măsurile simplificate de cunoaștere a clientelei sunt stabilite de instituții pe bază de risc, astfel încât să le permită acestora respectarea tuturor prevederilor

Legii nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, ale

Hotărârii Guvernului nr. 594/2008

și ale prezentului regulament.

Măsurile simplificate de cunoaștere a clientelei trebuie să includă obținerea de suficiente informații despre clienți, care să asigure instituției legitimitatea încadrării clienților în categoria de clientelă cu grad scăzut de risc de spălare a banilor și finanțare a terorismului conform legislației, monitorizarea operațiunilor acestora pentru detectarea tranzacțiilor suspecte și stabilirea unei proceduri care să permită actualizarea și adecvarea informațiilor deținute despre clienți astfel încât instituția să se asigure că aceștia se mențin în respectiva categorie de clientelă.

Pentru toate tranzacțiile, indiferent de încadrarea în categoriile de risc, instituțiile trebuie să aibă în funcțiune sisteme de detectare a tranzacțiilor suspecte și a tranzacțiilor neobișnuite din punctul de vedere al complexității sau al încadrării în tiparele uzuale, inclusiv în ceea ce privește volumul ori frecvența acestora.

Sistemele de detectare prevăzute la alin. (1) pot fi concepute prin stabilirea unor parametri și tipologii în interiorul cărora se situează tranzacțiile obișnuite derulate, cum ar fi: limite valorice pe categorie de client, produs sau tranzacție, categorii de tranzacții derulate în relația cu diferitele categorii de clientelă și, în cazul persoanelor juridice și al altor entități, domeniul de activitate.

În aplicarea dispozițiilor

art. 13 alin. (1) din Legea nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, instituțiile au obligația de a păstra cel puțin copii ale documentelor de identitate ale clienților persoane fizice și copii ale documentelor de constituire în cazul clienților persoane juridice ori entități fără personalitate juridică, ca de exemplu actul constitutiv și certificatul de înmatriculare ori înregistrare.

Instituțiile au obligația ca, la solicitarea expresă a Băncii Naționale a României sau a altor autorități conform legii, să păstreze, într-o formă corespunzătoare pentru a putea fi folosite ca mijloace de probă în justiție, datele de identificare a clientului, evidențele secundare sau operative și înregistrările tuturor operațiunilor financiare ce decurg din derularea unei relații de afaceri, pentru o perioadă mai mare de 5 ani de la încheierea relației de afaceri cu clientul. Solicitarea autorității va indica în mod clar tranzacțiile și/sau clienții, precum și perioada suplimentară pentru care instituțiile au obligația de a păstra informațiile și documentele necesare.

Instituțiile trebuie să impună standarde ridicate la angajarea personalului, inclusiv referitoare la reputație și onorabilitate, și să verifice informațiile puse la dispoziție de candidați.

Instituțiile trebuie să asigure pregătirea continuă a personalului, astfel încât persoanele cu responsabilități în domeniul cunoașterii clientelei în scopul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului să fie pregătite în mod adecvat. Programul de pregătire va cuprinde informații legate de cerințele legislației în acest domeniu, precum și de aspectele practice distinctive, în special pentru a permite personalului recunoașterea tranzacțiilor suspecte de a fi în legătură cu operațiuni de spălare a banilor și finanțare a terorismului, precum și întreprinderea de măsuri adecvate. Personalul va fi instruit și verificat periodic pentru a se asigura faptul că acesta cunoaște responsabilitățile care îi revin și pentru a fi informat în legătură cu noutățile în domeniu.

Încălcarea dispozițiilor prezentului regulament și nerespectarea măsurilor dispuse de Banca Națională a României constituie contravenții și se sancționează cu amendă prevăzută la

art. 22 alin. (2) ultima teză din Legea nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare.

Dispozițiile

art. 22 alin. (3)-(5) din Legea nr. 656/2002 , cu modificările și completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător.

Măsurile stabilite la art. 25 pot fi aplicate separat sau concomitent cu sancțiunile la care fac referire alin. (1) și (2).