Regulamentul din 14 noiembrie 2013

---------

ANEXA nr. 1

REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE PRIVIND PROCEDURILE DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE

ACHIZIȚIE PUBLICĂ

A.

SCOP

Regulamentul își propune să prezinte etapele și documentele necesare pentru derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică în conformitate cu prevederile

O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare, precum și etapele, activitățile și documentele necesare pentru organizarea și coordonarea procesului întocmirii și semnării contractelor din cadrul C.N.A.D.N.R. - S.A. precum și a actelor adiționale aferente, de către Serviciile de Contractare/Compartimentele de achiziții, în conformitate cu aceleași reglementări anterior menționate.

Regulamentul stabilește și metodologia de lucru și comunicare între serviciile funcționale ale Direcțiilor de Achiziții/Compartimentelor interne specializate de Achiziții – serviciile de licitații – serviciile de contractare – compartimentele de pregătire contracte indiferent de sursa de finanțare

Buget

de

Stat,

Coeziune/IFI,

FEDR/IFI

precum

și

comunicarea

cu direcții/departamente/servicii/birouri implicate în elaborarea unei Documentații de Atribuire și/sau direct sau indirect în achiziția publică propriu-zisă.

De asemenea, prezentul regulament stabilește și metodologia de comunicare între serviciile funcționale ale Direcțiilor de Achiziții/Compartimentelor interne specializate de achiziții și organismele de control ex-ante și ex-post al derulării procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică cu sursă de finanțare externă.

Scopul acestui regulament îl reprezintă transpunerea prevederilor legislative în vigoare în linii directoare pentru Direcțiile/Serviciile/Compartimentele de achiziții din cadrul C.N.A.D.N.R. -

S.A. cât și pentru membrii Comisiilor de Evaluare, pentru derularea eficientă și corectă a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, fiind completat de alte Proceduri interne specifice.

B.

DOMENIUL

DE

APLICARE

Prezentul regulament se aplică asupra tuturor procedurilor de atribuire pentru proiectele ce urmează a fi lansate de către C.N.A.D.N.R. - S.A., prin Direcțiile de Achiziții/Compartimentele interne specializate de achiziții, finanțate din Bugetul de Stat, fonduri externe (Comunitare/EX- ISPA/POS-T, IFI) sau alte surse de finanțare atunci când se solicită prin Decizia Directorului General al C.N.A.D.N.R. - S.A..

Prezentul regulament se aplică pentru procedurile de atribuire a contractelor cu finanțare de la Bugetul de Stat/fonduri externe:

ce urmează a fi lansate;

ce urmează fi semnate;

aflate in curs de implementare (respectiv pentru actele adiționale).

C.

DOCUMENTE

DE

REFERINȚĂ/LEGISLAȚIE

APLICABILĂ

-

O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare;

-

H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică prevăzute de O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările și completările ulterioare;

-

H.G. nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Ordin

nr.

122

din

14

august

2009

pentru

modificarea

Regulamentului

privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobat prin Ordinul președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice nr. 107/2009;

-

Ordinul nr. 51 din 13 martie 2009 (Ordin 51/2009) privind accelerarea procedurilor de licitație restrânsă și negociere cu publicare prealabilă a unui Anunț de Participare;

-

Ordinul nr. 1517 din 27 mai 2009 privind aprobarea Ghidului pentru implementarea proiectelor de concesiune de lucrări publice și servicii în România;

-

Ordinul nr. 107 din 6 iulie 2009 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Ordinul nr. 314 din 12 octombrie 2010 privind punerea în aplicare a certificatului de participare la licitații cu oferta independentă;

-

Interpretarea Ordinului nr. 314 din 12 octombrie 2010 privind punerea în aplicare a certificatului de participare la licitații cu oferta independentă;

-

Ordinul nr. 312 din 29 iunie 2011 pentru abrogarea Ordinului președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice nr. 301/2011 privind aprobarea Metodologiei de analiză a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii finanțate din instrumente structurale;

-

Hotărârea Guvernului nr. 801 din 4 august 2011 pentru modificarea și completarea H.G. nr. 525/2007 privind organizarea și funcționarea A.N.R.M.A.P.;

-

Ordinul

nr.

509

din

14.09.2011,

al

președintelui

Autorității

Naționale

pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice privind formularea criteriilor de calificare și selecție;

-

Ordinul

nr.

302

din

01.06.2011,

al

președintelui

Autorității

Naționale

pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice, privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor și Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Ordinul

nr.

313

din

29.06.2011,

al

președintelui

Autorității

Naționale

pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice cu privire la interpretarea anumitor dispoziții privind procedurile de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Ordinul nr. 138 din 9 aprilie 2012 al președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea

și

Monitorizarea

Achizițiilor

Publice

privind

aprobarea

modelelor

de

documentații standardizate pentru atribuirea contractelor de lucrări pentru proiectele de investiții din

domeniul

de

transport

rutier

care

utilizează

condițiile

contractuale

ale

Federației Internaționale a Inginerilor Consultanți în Domeniul Construcțiilor (FIDIC) CARTE ROȘIE și CARTE GALBENĂ;

-

Ordinul nr. 171 din 15 mai 2012 al președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice cu privire la clarificările ce vizează conținutul documentației de atribuire;

-

Ordinul nr. 170 din 15 mai 2012 al președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice privind interpretarea art. 69 indice 1 din

O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Ordinul nr. 136 din 6 aprilie 2012 al președintelui Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice, privind notificarea cu privire la încheierea contractului de achiziție publică/acordului-cadru;

-

O.U.G. nr. 30/2006 privind funcția de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contratelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii cu modificările si completările ulterioare, inclusiv O.U.G. nr. 52/2011;

-

Normele de aplicare a O.U.G. nr. 30/2006 privind funcția de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii cu modificările și completările ulterioare;

-

O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora;

-

H.G. nr. 875/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora;

-

Instrucțiuni

ale

Ministerului

Transporturilor

și

Infrastructurii

–

Autoritatea

de Management POS Transport referitoare la achiziția publică;

-

Ordinul nr. 565/27.04.2009 pentru modificarea Procedurii de organizare, desfășurare, evaluare, atribuire și monitorizare privind achizițiile publice de produse, servicii și lucrări în cadrul Ministerului Transporturilor și a unităților aflate în subordinea, sub autoritatea sau în coordonarea sa, aprobată prin Ordin al ministrului transporturilor nr. 563/2007, cu modificările și completările ulterioare;

-

Ordinul

nr.

563/02.07.2007

și

Ordinul

1505/09.12.2008

emise

de

Ministerul Transporturilor, cu modificările și completările ulterioare;

-

Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanțele publice cu modificările și completările ulterioare;

-

Hotărârea nr. 264 din 13 martie 2003 privind stabilirea acțiunilor și categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor și limitelor pentru efectuarea de plăti în avans din fonduri publice republicată, cu modificările și completările ulterioare;

-

H.G. nr. 1.405/2010 privind aprobarea utilizării unor condiții contractuale ale Federației Internaționale a Inginerilor Consultanți în Domeniul Construcțiilor (FIDIC) pentru obiective de investiții din domeniul infrastructurii de transport de interes național, finanțate din fonduri publice: Anexa 1 Condiții de Contract pentru Echipamente si Construcții inclusiv Proiectare pentru echipamente electrice și mecanice, și pentru clădiri și lucrări inginerești proiectate de către Antreprenor și Anexa 2 Condiții de Contract pentru Construcții pentru clădiri și lucrări inginerești proiectate de către Beneficiar

-

Ordinul Ministrului Transporturilor și Infrastructurii nr. 146/2011 privind aprobarea condițiilor contractuale speciale ale contractelor pentru echipamente și construcții, inclusiv proiectare, și ale contractelor pentru construcții clădiri și lucrări inginerești proiectate de către beneficiar ale Federației Internaționale a Inginerilor Consultanți în Domeniul Construcțiilor (FIDIC), pentru obiective de investiții din domeniul infrastructurii rutiere de transport de interes național, finanțate din fonduri publice: Anexa 1 – condițiile speciale ale contractului pentru echipamente și construcții, inclusiv proiectare , cu modificările și completările ulterioare,

și Anexa 2 - condițiile speciale ale contractului pentru construcții, clădiri și lucrări inginerești proiectate de către, beneficiar, cu modificările și completările ulterioare;

-

O.U.G. nr. 135 din 28/11/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea și finalizarea măsurilor ex-ISPA, cu modificările și completările ulterioare;

-

Norme din 16 martie 2011 de aplicare a art. 1 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 135/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea și finalizarea măsurilor ex-ISPA, pentru sectorul MEDIU; Norme din 16 martie 2011 de aplicare a art. 1 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 135/2007, privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea și finalizarea măsurilor ex-ISPA, pentru sectorul TRANSPORTURI;

-

Instrucțiuni pentru stabilirea procedurii privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea și finalizarea măsurilor ex-ISPA elaborate de către Ministerul Finanțelor Publice;

-

Acordul inter-instituțional pentru implementarea măsurilor ex-ISPA în domeniul transporturilor;

-

Contractele de finanțare pentru proiectele POS-T;

-

Hotărârea nr. 1037 din 12 octombrie 2011 pentru aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor ;

-

O.U.G. nr. 74 din 29 iunie 2005 privind înființarea Autorității Naționale pentru Reglementarea și Monitorizarea Achizițiilor Publice cu modificările ulterioare;

-

Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ cu modificările și completările ulterioare;

-

Legea nr. 215/2001, Legea administrației publice locale, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

-

Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale cu modificările și completările ulterioare;

-

H.G. nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică prin mijloace electronice din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii;

-

Legea nr.10/1995 privind calitatea în construcții, cu modificările ulterioare;

-

H.G. nr. 766/1997 privind obligativitatea utilizării de materiale agrementate la execuția lucrărilor;

-

H.G.

nr.

28/2008

din

9

ianuarie

2008

privind

aprobarea

conținutului-cadru

al documentației tehnico-economice aferente investițiilor publice, precum și a structurii și metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiții și lucrări de intervenții;

-

H.G. nr. 1072/2003 privind avizarea de către I.S.C. a documentațiilor tehnico-economice pentru obiectivele de investiții finanțate din fonduri publice;

-

Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției cu modificările și completările ulterioare;

-

H.G. nr. 925/1995 de aprobare a regulamentului de verificare și expertizare tehnică de calitate a proiectelor, a execuției lucrărilor și a construcțiilor;

-

Legea nr. 265/2006 privind aprobarea O.U.G. nr. 195/2005 privind protecția mediului;

-

Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executării construcțiilor și unele măsuri pentru realizarea locuințelor, cu modificările și completările ulterioare;

-

Ordinul Ministerului Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Locuințelor nr. 863/2008 pentru aprobarea "Instrucțiunilor de aplicare a unor prevederi din Hotărârea Guvernului nr. 28/2008 privind aprobarea conținutului-cadru al documentației tehnico-economice aferente investițiilor publice, precum și a structurii și metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiții și lucrări de intervenții", cu modificările ulterioare;

-

H.G. nr. 273/1994 privind aprobarea Regulamentului de recepție a lucrărilor de construcții și instalații aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare;

-

Standarde naționale și reglementări tehnice în domeniu;

-

Acordurile de finanțare încheiate cu Instituțiile Financiare Internaționale: EBRD 333.91, EIB 22.417, EIB 23.370, EIB VI, EIB 21.489, EIB 20.781, JBIC ROMP2;

-

Notificări și instrucțiuni publicate de către ANRMAP pe site-ul acesteia cu privire la modalitatea de interpretare și aplicare a prevederilor legale în materia achizițiilor publice.

D.

PREGĂTIREA

ȘI

DERULAREA

PROCEDURII

DE

ATRIBUIRE

A

CONTRACTELOR DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

1.

PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVĂZUTE ÎN REGULAMENT

1.1

Etape premergătoare inițierii unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziție publică

În vederea inițierii procedurii de atribuire a unui contract de achiziție publică, Direcțiile de Achiziții/Compartimentele interne specializate de achiziții vor primi o solicitare din partea unei Direcții (Direcția Inițiatoare)/compartiment funcțional din cadrul C.N.A.D.N.R. - S.A., însoțită de următoarele documente

transmise în original

:

Nr. crt.

EMITENT

CĂTRE

DOCUMENT

APROBARE

1.1.1

Direcția inițiatoare/compartiment funcțional

Direcția de Achiziții/Compartimentul intern specializat de achiziții

Nota de fundamentare privind oportunitatea și necesitatea demarării procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică

Director Direcția Inițiatoare, Directorul General/ Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens) și Directorul

General Adjunct Economic

1.1.2

Direcția inițiatoare/ compartiment funcțional

Direcția de Achiziții/Compartimentul intern specializat de achiziții

Nota privind justificarea valorii estimate

Director Direcția Inițiatoare, Directorul General / Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens) și Directorul General Adjunct

Economic

1.1.3

Direcția inițiatoare/ compartiment funcțional

Direcția de Achiziții/Compartimentul intern specializat de achiziții

Caiet de sarcini

/ documentație descriptivă/ documentația tehnică

Director Direcția Inițiatoare și Directorul General/ Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în

acest sens)

1.1.1

Nota privind necesitatea și oportunitatea lansării procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică

Indiferent de tipul contractului, această notă va fi întocmită de către Direcția Inițiatoare/compartiment funcțional, care solicită demararea procedurii de atribuire și va cuprinde

în mod obligatoriu

următoarele elemente :

a.

Necesitatea și oportunitatea investiției în contextul actual de dezvoltare, cu motivarea susținerii acesteia prin memorandum aprobat de Guvern, includerea în Masterplanul de Transport ca investiție prioritară sau în coridoare paneuropene prioritare, etc;

b.

Data estimată pentru inițierea procedurii de atribuire și durata contractului;

c.

Sursa de finanțare a contractului cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind investițiile din fonduri publice și încadrarea în Buget, precum și concordanța cu prevederile Cererilor de Finanțare transmise spre aprobare instituțiilor abilitate și cu Contractul de Finanțare sau

acordul de finanțare (în cazul contractelor cu finanțare externă);

d.

Persoana responsabilă pentru atribuirea contractului;

e.

Elementele și documentele justificative necesare încadrării achiziției în cazurile permise de lege, respectiv elementele de fundamentare necesare întocmirii de către Direcția de

Achiziții/compartimentul intern specializat de achiziții a notei justificative privind alegerea procedurii.

1.1.2

Nota privind determinarea valorii estimate a contractului de achiziție publică

Indiferent de tipul contractului (lucrări și/sau servicii și/sau produse), această notă va fi întocmită de către Direcția Inițiatoare/compartiment funcțional care solicită demararea procedurii de atribuire fiind elaborată în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare (art. 25 - art. 32 – Reguli de estimare a valorii contractului de achiziție publică). Valoarea estimată va conține și secțiunea de „Cheltuieli Diverse și Neprevăzute” iar în nota de estimare a valorii se va menționa, dacă este cazul, în mod distinct și achiziționarea ulterioară de produse/servicii/lucrări similare conform prevederile art. 122 litera j din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare, pentru a fi specificate în conținutul Anunțului/Invitației de Participare.

Valoarea estimată a contractului de achiziție publică, fără TVA, în lei și/sau euro, va fi determinată în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

În conformitate cu art. 26 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare, valoarea estimată a contractului de achiziție publică

trebuie să fie determinată înainte de

inițierea procedurii de atribuire

a contractului respectiv, fiind valabilă la momentul transmiterii anunțului de participare/invitației de participare.

1.1.3

Caietul

de

Sarcini/Cerințele

Beneficiarului/Documentația Descriptivă/Documentația Tehnică

Direcțiile de Proiecte/ Implementare/compartimente funcționale – Direcțiile Inițiatoare, au obligația

transmiterii

Caietului

de

Sarcini/

Cerințelor

Beneficiarului/

Documentației Descriptive și a Documentației Tehnice, acolo unde este cazul. Documentația Tehnică va cuprinde, dar nu se limitează doar la acestea, specificațiile tehnice necesare elaborării ofertelor de către posibilii participanți (liste de cantități, avize și acorduri, descrieri de prețuri, planșe și piese desenate, proiecte tehnice sau studii de fezabilitate, și alte asemenea).

Documentele transmise de către Direcțiile de Proiecte/Implementare – Direcțiile Inițiatoare care, după semnare vor implementa contractul, vor fi însoțite de liste de verificare ce conțin observații/comentarii/recomandări (dacă este cazul) și prin care se confirmă faptul că Documentația

tehnică/Caietul

de

Sarcini

a

fost

verificată

atât

de

către

persoanele responsabile de implementarea contractului cât și de cele care desfășoară activități conexe asimilate acestor proiecte/contracte (modalități de plată, avize și acorduri, exproprieri terenuri, mediu, relocări utilități etc).

Direcțiile

de

Proiecte/de

Implementare

vor

elabora

Caietul

de

Sarcini/Cerințele Beneficiarului/ Documentația Descriptivă astfel încât să se asigure tratamentul egal, nediscriminatoriu și competitiv pentru posibilii ofertanți și în strictă concordanță cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare (art. 35 – 38).

1.2

​ Etapa de verificare / solicitare de corecții cu privire la documentele primite de către

Direcția de Achiziții

În această etapă Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții vor verifica :

-

Existența tuturor documentelor de la punctul 1.1;

-

Respectarea în conținutul documentelor a condițiilor obligatorii cerute atât de lege cât și de regulamente/proceduri interne;

-

Furnizarea tuturor informațiilor necesare în vederea lansării procedurilor de atribuire.

Termen de realizare a verificărilor:

5 zile

de la data primirii documentelor în forma completă, termen care se poate prelungi în condițiile în care sunt necesare clarificări/solicitări de corecții formulate către Direcția Inițiatoare/compartimente funcționale.

1.3

Etapa

de

completare

de

către

Direcțiile

de

Achiziții/compartimentele

interne

specializate de achiziții a documentației, în vederea demarării procedurii de atribuire a

contractului de achiziție publică

În completarea documentelor de la punctul 1.1, în vederea inițierii procedurii de atribuire a unui contract de achiziție publică, Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții publice vor elabora/verifica următoarele documente:

Nr. crt.

EMITENT

CĂTRE

DOCUMENT

APROBARE

Termen

1.3.1.

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de achiziții

Departamentul de Achiziții Buget de Stat

Planul Achizițiilor Publice (PAP) a obiectivul de investiții propus a fi achiziționat - verificarea alocărilor necesare în PAP

Director General/Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens), Director General Adjunct Economic și Director

Achiziții Buget de Stat

20 de zile de la încheierea termenului de la punctul

1.2 de mai sus

1.3.2

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de achiziții

Document suport în vederea inițierii procedurii de atribuire

Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aleasă nu a fost licitație deschisă sau licitație restrânsă

Director Direcția Achiziții, Director General/Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens) și Director

Direcția Juridică

1.3.3

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de achiziții

Document suport în vederea inițierii procedurii de atribuire

Nota justificativă privind cerințele/criteriile minime de calificare/ selecție

Director Direcția Achiziții și Directorul General / Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens)

1.3.4

Direcția de Achiziții/ Compartimentul

Document suport în vederea

Nota justificativă privind criteriul de atribuire și

Director Direcția Achiziții și Directorul

intern specializat de achiziții

inițierii procedurii de atribuire

stabilirea factorilor de evaluare și ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic"

General/ Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens)

1.3.5

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de achiziții

Document suport în vederea inițierii procedurii de atribuire

Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire (dacă este cazul)

Director Directia Achiziții, Directorul General/Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest

sens) și Director Direcția Juridică

1.3.6

Direcția de Achiziții / Compartimentul intern specializat de

achiziții

Documentația de atribuire

Detaliat în tabelul de la punctul 1.3.6

1.3.7

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de

achiziții

Document suport în vederea inițierii procedurii de

atribuire

Declarația de conformitate

Directorul General

1.3.8

Direcția de Achiziții/ Compartimentul intern specializat de achiziții

Document suport în vederea inițierii procedurii de atribuire

Declarație conform art. 33 indice 1 alin.

(4) din O.U.G. nr. 34/2006 - cuprinde date de identificare ale persoanelor cu funcții de decizie în cadrul Autorității Contractante

Directorul General

1.3.1

​Planul Achizițiilor Publice (PAP)

Programul/Planul anual al achizițiilor publice pentru lucrările/serviciile/bunurile achiziționate cu finanțare

de

la

Bugetul

de

Stat

sau

din

FC,

FEDR,

măsuri

ex-ISPA,

Acorduri

de Finanțare/Împrumut BEI, BERD, BIRD, JBIC, venituri proprii sau orice alte surse se va elabora în conformitate cu alocările bugetare existente ale C.N.A.D.N.R. – S.A. dar și în conformitate cu prevederile

Cererilor

de

Finanțare

transmise

spre

aprobare

instituțiilor

abilitate

sau

a Contractului de Finanțare sau a acordurilor de finanțare, ținând cont ca valoarea estimată a procedurii de atribuire să se încadreze în valoarea estimată menționată în cererea/contractul de finanțare (în cazul contractelor cu finanțare externă).

Programul/Planul Anual al Achizițiilor Publice este aprobat de către Directorul General al C.N.A.D.N.R.

–

S.A.,

cu

avizul

Direcției

Financiare/Economice.

Direcția/Departamentul Achiziții Publice Buget de Stat, va solicita tuturor Compartimentelor funcționale informațiile necesare a fi cuprinse în acest Plan de achiziții la sfârșitul fiecărui an calendaristic. În cazul în care, pe parcursul anului în curs apar noi necesități, modificări sau completări ulterioare, acestea vor fi efectuate de către

Direcția/Departamentul Achiziții Publice Buget de Stat în Planul de Achiziții în urma solicitării scrise a respectivelor Compartimente și/sau a Direcțiilor de Achiziții.

Orientativ, principalele categorii de informații care trebuie verificate dacă sunt incluse în Programul Anual al Achizițiilor Publice, pentru anul în curs sunt:

denumirea/obiectul procedurii/contractului

codul/codurile CPV

valoarea estimată a contractului în LEI fără TVA,

valoarea estimată a contractului în EURO fără TVA,

valoarea estimată a fi decontată pentru anul în curs inclusiv TVA, atât în EURO cât și în LEI

sursa de finanțare,

persoana responsabilă de atribuirea contractului,

tipul procedurii aplicate.

După primirea tuturor informațiilor de la compartimentele interne, Serviciile Licitații și/sau Serviciile

Contractare/alte

servicii

cu

atribuții

în

acest

sens,

centralizează

și elaborează/completează/modifică

Planul

de

Achiziții

cu

avizul

Direcției/Serviciilor Financiare/Economice și promovează documentul către Direcția/Departamentul Achiziții Publice Buget de Stat pentru obținerea semnăturilor necesare în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

Dacă este cazul, Planul Anual al Achizițiilor Publice se va publica și va fi trimis, după aprobarea sa de către conducerea C.N.A.D.N.R. – S.A., si către AM ex-ISPA (pentru proiectele finanțate prin ex-ISPA) și, după caz, către AM POS T (pentru proiectele finanțate prin POST) în vederea aprobării ex-ante, în conformitate cu instrucțiunile în vigoare.

1.3.2

Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura

aplicată a fost alta decât licitația deschisă sau restrânsă

În conformitate cu prevederile art. 5 alin. (2) din cadrul H.G. nr. 925/2006, Autoritatea Contractantă are obligația de a elabora o notă justificativă în toate situațiile în care procedura de atribuire propusă pentru a fi aplicată este alta decât una dintre cele prevăzute la art. 20 alin. (1) din Ordonanța de urgență sau, în cazul atribuirii unui contract sectorial, la art. 251 alin. (1) din Ordonanța de urgență.

Totodată, în conformitate cu prevederile art. 5 alin. (2) din cadrul H.G. nr. 925/2006, Nota justificativă se aprobă de conducătorul autorității contractante, conform atribuțiilor legale ce îi revin, cu avizul Direcției Juridice, și constituie parte din Dosarul Achiziției Publice.

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, indiferent de tipul contractului (lucrări și/sau servicii și/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitația deschisă sau restrânsă care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R – S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situația în care acesta are delegate competențe în acest sens, de către conducătorii ierarhici superiori ai Direcțiilor de Achiziții și de către Directorul Direcției Juridice a C.N.AD.N.R. – S.A..

Notă justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitația deschisă sau restrânsă se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare și va preciza în mod obligatoriu motivele alegerii procedurii de atribuire, temeiul

și încadrarea legală.

1.3.3

Nota justificativă privind cerințele/criteriile minime de calificare/selecție

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, indiferent de tipul contractului (lucrări și/sau servicii și/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind cerințele/criteriile minime de calificare/selecție care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. - S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situația în care acesta are delegate competențe în acest sens, și de către conducătorii ierarhici superiori din cadrul Direcțiilor de Achiziții/compartimentelor interne specializate de achiziții.

Nota justificativă privind cerințele/criteriile minime de calificare/selecție va cuprinde, în detaliu:

-

Denumirea/identificare criteriului menționat în Fișa de Date a Achiziției,

-

Modalitatea de îndeplinire a criteriului menționat în Fișa de Date a Achiziției,

-

Justificarea introducerii fiecărui criteriu/cerințe minime de calificare/selecție,

-

Justificarea corespunzătoare a nivelului minim stabilit pentru fiecare criteriu minim de calificare,

-

Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. - S.A prin utilizarea acestor criterii/cerințe,

-

Demonstrarea încadrării criteriilor/cerințelor minime de calificare în prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice,

-

Baza legală ce a fost folosită la introducerea acestora în condițiile în care există normative tehnice/ordine, hotărâri de guvern, legislație în construcție sau alte asemenea (legislație suplimentară O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006).

Nota justificativă privind cerințele/criteriile minime de calificare/selecție se va elabora în original și în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare.

1.3.4

Nota justificativă privind criteriul de atribuire și stabilirea factorilor de evaluare și

ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul „oferta cea mai avantajoasă din

punct de vedere economic”

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, indiferent de tipul contractului (lucrări și/sau servicii și/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind criteriul de atribuire și stabilirea factorilor de evaluare și ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul

„oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. – S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situația în care acesta are delegate competențe în acest sens, și de către conducătorii ierarhici superiori din cadrul Direcțiilor de Achiziții/compartimentelor interne specializate de achiziții.

Nota justificativă privind criteriul de atribuire și stabilire a factorilor de evaluare și ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul

„oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”

va cuprinde, în detaliu:

a)

Denumirea/identificarea criteriului de atribuire menționat în Fișa de Date a Achiziției,

b)

Modalitatea de aplicare a criteriului de atribuire menționat în Fișa de Date a Achiziției,

c)

Justificarea alegerii criteriului de atribuire prețul cel mai scăzut sau, după caz, Justificarea corespunzătoare a alegerii criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”,

d)

Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. – S.A. prin utilizarea criteriului de atribuire prețul cel mai scăzut sau, după caz, Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. – S.A. prin utilizarea criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”,

e)

Denumirea/identificarea factorilor de evaluare menționați în Fișa de Date a Achiziției,

f)

Justificarea corespunzătoare a alegerii fiecărui factor de evaluare menționat în Fișa de Date a Achiziției,

g)

Ponderea fiecărui factor de evaluare (propunere tehnică; propunere financiară),

h)

Justificarea corespunzătoare a ponderii și a nivelului fiecărui factor de evaluare,

i)

Scopul urmărit de C.N.A.D.N.R. – S.A. prin utilizarea acestor factori de evaluare,

j)

Definirea algoritmului de calcul sau metodologia concretă de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice și financiare,

k)

Justificarea alegerii algoritmului de calcul sau justificarea avantajelor obținute,

l)

Modalitatea de cuantificare,

m)

Explicitarea algoritmului de calcul – modalitatea de acordare a punctajelor pentru factorii de evaluare cu respectarea principiului proporționalității,

n)

Demonstrarea încadrării factorilor de evaluare în prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice.

Nota justificativă privind criteriul de atribuire și stabilirea factorilor de evaluare și ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul „prețul cel mai scăzut” sau „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare.

Nota justificativă privind criteriul de atribuire și stabilirea factorilor de evaluare și ponderii acestora în condițiile în care este utilizat criteriul „prețul cel mai scăzut” sau „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” va face parte integrantă a Dosarului Achiziției Publice.

1.3.5

Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire (dacă este cazul)

În conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 în situația în care se aplică procedura accelerată, Autoritatea Contractantă are obligația de elabora nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, care se aprobă de conducătorul autorității contractante conform atribuțiilor legale ce îi revin, cu avizul compartimentului juridic și constituie parte din Dosarul Achiziției Publice.

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, indiferent de tipul contractului (lucrări și/sau servicii și/sau produse), vor elabora Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, care va fi aprobată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. – S.A. sau de către Directorul General Adjunct, în situația în care acesta are delegate competențe în acest sens, de către conducătorii ierarhici superiori ai Direcțiilor de Achiziții/compartimentelor

interne

specializate

și

de

către

Directorul Compartimentului/Departamentului Juridic al C.N.A.D.N.R. – S.A..

Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire se va elabora în original în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare și va preciza în mod obligatoriu motivele de urgență care impun accelerarea procedurii de atribuire precum și justificarea imposibilității Autorității Contractante de a respecta termenele prevăzute la art. 83 alin. (1); art. 89 alin. (1); art. 113 alin. (1) din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare.

1.3.6

​Documentația de Atribuire

Documentația de atribuire, elaborată în conformitate atât cu prevederile legale în vigoare (Secțiunea 3, art. 33 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare), cât și cu ordinele, instrucțiunile și notificările emise de către Autoritatea Națională

pentru

Reglementarea

și

Monitorizarea

Achizițiilor

Publice,

conține

minim următoarele documente/capitole/secțiuni:

1.

Fișa de Date a Achiziției,

2.

Formularele.

3.

Caietul de Sarcini/Cerințele Beneficiarului/ Documentația Descriptivă,

4.

Contractul,

5.

Documentația Tehnică (dacă este cazul).

Nr. crt.

EMITENT

DOCUMENT

APROBARE

1 și 2

Direcțiile de Achiziții/ compartimentele interne specializate de achiziții

Fișa de date a achiziției și formularele aferente

Director Direcția Achiziții/compartiment intern specializat și Directorul General/ Director General Adjunct

(în funcție de competențele delegate în acest sens)

3

Direcție Inițiatoare/compartiment funcțional

Caiet

de

Sarcini/Cerințele Beneficiarului/ Documentația Descriptivă/ Documentația Tehnică (dacă este cazul)

Director Direcție Inițiatoare și Directorul General /Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens)

4

Direcțiile de Achiziții/ compartimentele interne specializate de achiziții

Informații referitoare la clauzele contractuale obligatorii/contractul

Director Direcția Achiziții/compartiment intern specializat, Directorul General/Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens) și Director Direcția Juridică

1. Fișa de Date a Achiziției este întocmită de Direcțiile Achiziții și cuprinde în mod obligatoriu:

criterii/cerințe minime de calificare care nu vor excede prevederilor legale în vigoare și care nu vor conduce la restricționarea participării ofertanților la procedura de atribuire. În stabilirea criteriilor minime de calificare se va lua în calcul atât experiența anterioară a C.N.A.D.N.R. – S.A. cât și, pe cât posibil, evitarea depunerii de contestații care să conducă la o eventuală anulare de procedură de atribuire.

informații privind conflictul de interese pentru a se evita concurența neloială și/sau apariția unor nereguli și/sau apariția unor posibili indicatori de fraudă.

informații cu privire la documentele necesare pentru îndeplinirea criteriilor/cerințelor minime de calificare prin care să nu fie alterate principiile de achiziție publică prevăzute la art. 2 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare.

În conformitate cu art. 6 din H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare, Autoritatea Contractantă are dreptul de a iniția aplicarea unei procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică

numai după ce a fost elaborată documentația de atribuire sau,

după caz documentația de concurs .

1.3.7

​Declarație de conformitate

Documentația de atribuire va fi însoțită de o declarație pe propria răspundere a reprezentantului legal al Autorității Contractante care atestă faptul ca documentația de atribuire este în conformitate cu legislația în vigoare cu privire la materia achizițiilor publice.

1.3.8

Declarație conform art. 33 1

din O.U.G. nr. 34/2006

Documentația de Atribuire se transmite spre publicare împreună cu o declarație pe propria răspundere a reprezentantului legal al Autorității Contractante, elaborată în conformitate cu prevederile art. 33 (indice 1), alin. (4) din O.U.G nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare. Declarația pe propria răspundere va conține datele de identificare ale persoanelor ce dețin funcții de deciziei în cadrul Autorității Contractante și va fi semnată de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. – S.A..

2.

CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

ETAPELE

DERULĂRII

PROCEDURILOR

DE

ATRIBUIRE

A

Cronologic, etapele principale în ceea ce privește derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică sunt următoarele:

Nr. crt.

EMITENT

CĂTRE

DOCUMENT

APROBARE

Termen

2.1

Direcția Achiziții / compartime nt intern specializat

SEAP/

eventual JOUE

Publicarea Anunțului de Intenție (dacă este cazul)

Cât mai curând posibil după data începerii anului bugetar

2.2

Direcția Achiziții / compartime nt intern specializat

SEAP/JOU E

Publicarea Documentației de Atribuire și publicarea Anunțului de Participare/Invitației de participare

ANRMAP

Maxim 21 zile de la data primirii documentației în SEAP (conform explicațiilor de la

punctul 2.2 de mai jos)

2.3

Agenți economici interesați (ofertanți)

C.N.A.D.N. R. S.A.

Depunerea/Deschiderea ofertelor

-

Minim 52 zile de la data publicării anunțului de participare în SEAP/JOUE până la data depunerii ofertelor, cu posibilitatea prelungirii acestuia

în funcție de clarificările primite, de complexitatea procedurii și de eventualele contestații/măsuri de remediere sau modificări ale

Documentației de Atribuire

2.4

Direcția Achiziții/ compartime nt intern specializat

Direcția Inițiatoare, Direcția Juridică, Direcția Tehnică sau alte compartime nte ale C.N.A.D.N.

R. – S.A.

Răspunsuri la eventualele clarificări transmise de către operatorii economici interesați să participe la procedura de atribuire (Perioada de la publicarea în SEAP a Anunțului/Invitației de Participare până la termenul limită de depunere al ofertelor)

Director Direcția Inițiatoare/Direc tor General/Directo r General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest sens)

Maxim 3 zile de la solicitarea de clarificare transmisă de operatorul economic

2.5

Comisia de Evaluare

Ofertanți dacă este cazul

Evaluarea Ofertelor, solicitări de clarificări către ofertanți

Comisia de Evaluare, Președintele Comisiei de Evaluare

Maxim 25 de zile de la deschiderea/depun erea ofertelor, cu posibilitatea prelungirii acestuia o singură dată cu maxim 25 de zile, în funcție de complexitatea procedurii, numărul ridicat de ofertanți, cererile ofertanților de prelungire a termenului de răspuns la solicitările de clarificări ale Comisie de Evaluare precum și de eventualele contestații/decizii C.N.S.C./Instanța de re-evaluare.

2.6

Comisia de Evaluare

Director General/ U.C.V.A.P.

în vederea aprobării/

Aprobarea Raportului de Atribuire/Evaluare

Director General/ Director General Adjunct (în funcție de

Maxim 10 zile de la evaluarea ofertelor, cu posibilitatea

observații

competențele delegate în acest sens)/ U.C.V.A.P.

prelungirii acestuia în funcție de eventuală respingere a acestuia de către U.C.V.A.P./

Conducătorul Autorității contractante

2.7

Comisia de Evaluare

Ofertanții participanți

Comunicarea rezultatului către ofertanții participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică

Directorul General/ Director General Adjunct (în funcție de competențele delegate în acest

sens)

Maxim 3 zile de la aprobarea raportului de Atribuire/Evaluare

2.8

Ofertanții

C.N.S.C./

Instanțe

Perioada de contestații

Minim 10 zile de la comunicarea rezultatelor către ofertanții participanți

la

procedura de atribuire

2.9

Direcția Achiziții/ compartime nt intern specializat

Direcțiile din cadrul C.N.A.D.N.

R. – S.A.

Semnarea contractului

Director General, Director General Adjunct, Director General Adjunct Economic, Director Juridic, Șef Serviciu Juridic Contracte, Șef Serviciu CFP, Director Direcție Inițiatoare, Șef Proiect Direcție Inițiatoare, Șef serviciu contracte, etc

11 zile de la data transmiterii comunicării rezultatelor către ofertanții participanți, cu posibilitatea prelungirii acestuia în

funcție

de

depunerea de contestații și de soluționarea acestora la C.N.S.C./Instanțel e superioare, sau în funcție

de

prezentarea

cu

întârziere a documentelor în vederea semnării contractului de către ofertantul câștigător și/sau de neprezentarea acestuia la semnare

contractului

2.1

0

Direcția Achiziții/ compartime nt intern specializat

SEAP/JOU E

Elaborarea și Publicarea Anunțului de Atribuire

-

48 de zile după finalizarea procedurii de atribuire

2.1

1

Direcția Achiziții/ compartime nt intern specializat

Întocmirea Dosarului de Achiziție Publică și transmiterea către MTI – AM POST

2.1 ELABORAREA ANUNȚULUI DE INTENȚIE (DACĂ ESTE CAZUL) ÎN CONFORMITATE CU PREVEDERILE ORDINULUI NR. 509/2011 AL A.N.R.M.A.P.

Publicarea Anunțului de intenție în SEAP (dacă este cazul) și dovada publicării;

Anunțul de intenție va fi elaborat numai în baza unei solicitări scrise a Compartimentelor funcționale care doresc lansarea unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziție publică. Solicitarea va conține cel puțin următoarele elemente:

Tipul de contract (lucrări/servicii/produse),

Denumirea contractului,

Obiectul și descrierea contractului,

Valoarea estimată, fără TVA (dacă se cunoaște) sau Interval de valori,

Sursa de finanțare (dacă se cunoaște),

Durata contractului,

Data estimativă de publicare a anunțului de participare.

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate elaborează Anunțul de Intenție, în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 509/2011 al A.N.R.M.A.P. și cu prevederile legale în vigoare O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare, care va conține cel puțin următoarele informații

(în condițiile în care aplicația SEAP permite introducerea lor):

Tipul de contract (lucrări/servicii/produse),

Tipul de procedura de atribuire,

Datele de contact ale Autorității Contractante,

Dacă se dorește publicarea în JOUE,

Denumirea contractului,

Obiectul și descrierea contractului,

Valoarea estimată, fără TVA (dacă se cunoaște) sau Interval de valori,

Sursa de finanțare (dacă se cunoaște),

Durata contractului,

Data estimativă de publicare a anunțului de participare,

Criteriile minime de calificare sau selecție,

Criteriul de atribuire,

Factorii de evaluare în condițiile în care se utilizează criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” în măsura în care aceștia se cunosc la momentul elaborării anunțului de intenție și pe care îl transmite spre aprobare Directorului General al C.N.A.D.N.R. – S.A..

Pentru a beneficia de reducerea termenului limită pentru depunerea ofertelor se vor menționa în conținutul Anunțului de Intenție elementele care vor trebui să se regăsească și în Anunțul de Participare și anume: criteriile minime de calificare sau de selecție și criteriul de atribuire. Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate vor transmite spre publicare Anunțul de Intenție în SEAP, iar documentul va fi parte integrantă a Dosarului Achiziției Publice.

2.2 PUBLICAREA DOCUMENTAȚIEI DE ATRIBUIRE ȘI PUBLICAREA ANUNȚULUI DE PARTICIPARE/INVITAȚIEI DE PARTICIPARE

Documentația de Atribuire și notele justificative întocmite de serviciile de specialitate din cadrul Direcțiilor de Achiziții/compartimentelor interne specializate de achiziții sunt supuse aprobării conducătorilor

ierarhici

superiori

și

Directorului

General,

în

vederea

transmiterii

la A.N.R.M.A.P. pentru evaluarea conformității cu legislația aplicabilă în domeniul achizițiilor publice.

Documentația de Atribuire și celelalte documente - anexa sunt încărcate în SEAP și sunt transmise pentru validare de către A.N.R.M.A.P.. În cazul respingerii Documentației de Atribuire de

către

A.N.R.M.A.P.,

sunt

implementate

recomandările/măsurile

dispuse

de

către A.N.R.M.A.P., după o analiză prealabilă.

Documentația de Atribuire modificată conform recomandărilor A.N.R.M.A.P. este retransmisă către validare după obținerea tuturor aprobărilor de la conducătorii ierarhici superiori și de la Directorul General al C.N.A.D.N.R. – S.A.

Documentația de Atribuire, în special Fișa de date a achiziției, în cazul contractelor cu finanțare externă va fi transmisă Autorității de Management pentru Programul Operațional Sectorial Transport pentru verificarea ex-ante și eventuala aprobare a criteriilor de calificare și/sau selecție, precum și a factorilor de evaluare, dacă este cazul.

Transmitere spre aprobare la A.N.R.M.A.P. a Documentației de Atribuire –

maxim 2 zile.

Aprobarea și publicarea Documentației de Atribuire în SEAP –

maxim 14 zile , cu posibilitatea prelungirii acestui interval în funcție de respingerea sau nu a documentației de către A.N.R.M.A.P..

Elaborarea și publicarea Anunțului de Participare/Invitației de participare –

maxim 5 zile , cu posibilitatea prelungirii acestui interval în funcție de respingerea sau nu a Anunțului de Participare de către A.N.R.M.A.P..

Publicarea Anunțului de Participare/Invitației de participare

Anunțul de participare/invitația de participare este elaborat/ă ulterior obținerii aprobării A.N.R.M.A.P. cu privire la Documentația de Atribuire, utilizând șablonul pus la dispoziție de Sistemul Electronic al Achizițiilor Publice.

Anunțul de participare/invitația de participare se transmite spre validare A.N.R.M.A.P., operând, dacă este cazul, modificările/recomandările comunicate de A.N.R.M.A.P..

Anunțul de participare/Invitația de participare va fi verificat/ă, aprobat/ă și ulterior publicat/ă în SEAP și JOUE (dacă este cazul) pentru proiectele a căror achiziție este reglementată de O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările și completările ulterioare.

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții vor efectua demersurile necesare pentru publicarea anunțurilor/invitațiilor de participare în publicațiile specifice instituțiilor financiare internaționale și în publicații naționale de largă circulație pentru procedurile derulate în conformitate cu ghidurile băncilor finanțatoare.

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții vor face demersurile necesare pentru publicarea anunțurilor/invitațiilor de participare și a Documentațiilor de Atribuire pe pagina de web a C.N.A.D.N.R. (www.cnadnr.ro).

Informarea Unității de Coordonare și Verificare a Achizițiilor Publice (UCVAP) cu privire la demararea procedurilor de atribuire a contractului de achiziție publică în vederea desemnării de observatori.

2.3

DEPUNEREA/DESCHIDEREA

OFERTELOR

În conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare Autoritatea Contractantă deschide ofertele la data, ora și adresa indicate în anunțul de participare sau în erată.

2.4 RĂSPUNSURI

CĂTRE OPERATORII ECONOMICI INTERESAȚI SĂ PARTICIPE LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ (PERIOADA DE LA PUBLICAREA ÎN SEAP A ANUNȚULUI/INVITAȚIEI DE PARTICIPARE PÂNĂ LA TERMENUL LIMITĂ DE DEPUNERE AL OFERTELOR)

LA EVENTUALELE CLARIFICĂRI TRANSMISE DE

În perioada cuprinsă între publicarea Anunțului de Participare/Invitației de Participare în SEAP și data depunerii/deschiderii ofertelor, serviciile de specialitate din cadrul Direcțiilor de Achiziții/compartimentelor interne specializate de achiziții care derulează procedurile de atribuire au următoarele atribuții:

Întocmirea completărilor/lămuririlor la documentația de atribuire și emiterea Scrisorilor de clarificare ce vor fi publicate, ținând cont de respectarea termenului specificat în legislația achizițiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare sau ghidurile de achiziții ale instituțiilor finanțatoare internaționale) și anume, de regulă 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorilor economici. Se va urmări optimizarea timpului de răspuns la clarificări în special în situația

în

care

solicitările

de

clarificare

ale

operatorilor

economici

vizează documentația tehnică și presupun răspunsuri complexe și elaborate, asociate cu completări ale Caietului de Sarcini sau ale Documentației tehnice.

Elaborarea

și

transmiterea

spre

publicare

a

eratelor

la

Anunțurile

de participare/Invitațiile de Participare, atunci când este necesar.

Stabilirea componenței Comisiei de Evaluare în baza deciziei aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. sau de Directorii Generali Adjuncți, în situația în care aceștia au delegate competențe în acest sens și care va include reprezentați ai C.N.A.D.N.R. și dacă este cazul experți cooptați independenți. La numirea membrilor Comisiei de Evaluare, Autoritatea Contractantă va acorda o atenție deosebită unor aspecte precum:

i) cunoașterea legislației; ii) lipsa conflictului de interese al membrilor Comisiei atât inițial, în raport cu Autoritatea Contractantă, cât și pe durata derulării procedurii, în raport cu ofertanții ale căror oferte au fost deschise și reținute pentru evaluare; iii) disponibilitatea fiecărui membru al Comisiei de Evaluare de a începe, continuă fără

întreruperi nejustificate și finaliza procesul de evaluare; iv) pregătirea și experiența; v) confidențialitatea informațiilor referitoare la procedura de atribuire, inclusiv a celor obținute de către membrii Comisiei pe durata derulării procedurii; vi) în derularea procesului

de

verificare/evaluare

Comisia

de

Evaluare

va

asigura

respectarea principiilor

de

bază

ale

achizițiilor

publice:

nediscriminarea,

tratamentul

egal, recunoașterea reciprocă, proporționalitate, eficienta utilizării fondurilor, asumarea răspunderii.

Primirea ofertelor depuse pentru procedurile de licitații și înregistrarea acestora.

Organizarea ședinței pregătitoarea cu membrii Comisiei de Evaluare pentru punerea la dispoziție a tuturor documentelor și informațiilor necesare evaluării.

2.5

EVALUAREA

OFERTELOR

2.5.1

Ședința de deschidere a ofertelor

Ofertele sunt deschise la data, ora și locul indicate în Anunțul de Participare/Invitația de Participare, cu respectarea următorilor pași:

- verificarea condițiilor care determină admiterea sau respingerea ofertelor:

depunerea ofertelor în termenul specificat în Documentația de Atribuire, și

existența Garanției de Participare în cuantumul, forma și având perioada de valabilitate solicitate în Documentația de Atribuire,

înregistrarea informațiilor de bază ale ofertanților și ofertelor într-un proces-verbal al ședinței de deschidere elaborat în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302 al A.N.R.M.A.P.

Procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor va fi semnat de toți membrii comisiei de evaluare, de observatorii desemnați de U.C.V.A.P., dacă este cazul, precum și de reprezentații ofertanților împuterniciți să participe la ședința de deschidere a ofertelor, urmând a fi transmis și tuturor acelor ofertanți care nu au fost prezenți la ședința.

Procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor în cazul procedurilor de atribuire a unui contract de achiziție publică care are finanțare externă, este transmis către Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial Transport, conform Instrucțiunii nr. 2/21.02.2013.

Procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor este publicat în SEAP în conformitate cu prevederile legale în vigoare [art. 69 (indice 2) alin. 2 din O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare].

2.5.2

Procesul de evaluare a ofertelor depuse

Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, organizează din punct de vedere administrativ procesul de evaluare a ofertelor în conformitate cu procedurile impuse de instituțiile finanțatoare internaționale sau în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006 și

H.G.

nr.

925/2006

cu

modificările

și

completările

ulterioare.

Direcțiile

de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții vor face demersurile necesare pentru a pune la dispoziția Comisiei de Evaluare documentele și logistică de care are nevoie pe parcursul evaluării ofertelor (documentație de atribuire, grile de evaluare, Decizie Comisie de Evaluare, spațiu, echipament de calcul, facilitate de comunicare: telefon, fax).

2.5.3

Modul de lucru al Comisiei de Evaluare

Modalitatea practică de lucru a Comisiei de Evaluare este stabilită de către comisia însăși și anume de către președinte și membrii comisiei (H.G. nr. 925/2006, art. 76 alin. (1)).

La Ședințele Comisiei de Evaluare participă numai membrii și președintele Comisiei de Evaluare, iar dacă este cazul experții cooptați și observatorii desemnați de către U.C.V.A.P..

Deși în același spațiu, membrii Comisiei de Evaluare vor lucra independent. Înainte de ședința de deschidere a ofertelor și la încheierea fiecărei etape a procesului de evaluare, precum și oricând este considerat necesar de către președintele Comisiei sau la solicitarea majorității membrilor, Comisia se va întruni în plen (în integralitate) pentru analizarea unor aspecte critice sau pentru luarea unor decizii.

În urma fiecărei întruniri în plen, prin grija președintelui se va încheia un Proces-Verbal în care vor fi consemnate minim următoarele informații:

subiectele discutate,

clarificarea solicitată/primită - dacă este cazul,

decizia luată – daca este cazul.

Comisia de Evaluare va analiza în plen discrepanțele/neconcordanțele constatate în documentele prezentate în oferte și va decide clarificările care trebuie solicitate.

Similar, Comisia de Evaluare va analiza în comun răspunsurile primite de la ofertanți și va decide asupra consecințelor pe care aceste răspunsuri le au asupra ofertelor respective.

Membrii Comisiei de Evaluare vor depune toate eforturile să ajungă la consens în luarea deciziilor, în special al celor referitoare la respingerea unor oferte și la stabilirea ofertei câștigătoare. În cazul în care, în pofida eforturilor, unii membri ai Comisiei își păstrează opinia divergentă, acesta/aceștia va/vor întocmi o notă în care explică punctul de vedere propriu, cu argumente detaliate. Aceste note vor fi incluse în raportul procedurii.

În cazul în care majoritatea membrilor Comisiei de Evaluare consideră necesar, Comisia poate solicita:

suport tehnic - din partea Autorității Contractante - pentru clarificarea unor aspecte tehnice, juridice sau economice, sau dacă este cazul,

punct de vedere/îndrumări - din partea A.N.R.M.A.P. - asupra unor aspecte specifice legate de prevederile legislației pentru achiziții publice.

Orice decizie a Comisiei de Evaluare trebuie să întrunească votul a cel puțin 2/3 din membrii săi. În cazul în care se ajunge în situația de a nu se întruni majoritatea de 2/3 datorită unor eventuale divergențe de păreri între membrii comisiei de evaluare, conducătorul autorității contractante sau, după caz președintele comisiei de evaluare va solicita reanalizarea punctelor de divergență. În cazul în care comisia va ajunge la un nou acord, decizia finală se adopta cu votul majorității membrilor săi.

Durata procesului de verificare/evaluare se va stabili în așa fel încât să permită Autorității Contractante să stabilească oferta câștigătoare în cel mult 25 zile de la deschiderea ofertelor, cu posibilitatea prelungirii acestei perioade, o singură dată, cu cel mult 25 de zile, în condițiile prevăzute de lege.

Autoritatea Contractantă va aloca Comisiei de Evaluare un spațiu adecvat, securizat și privat, astfel încât membrii Comisiei să nu fie deranjați de factori externi.

Solicitările de clarificări vor fi emise în numele Comisiei și vor fi semnate de către Președintele Comisiei de Evaluare, iar în condițiile în care acest lucru nu este posibil, solicitările de clarificări vor fi semnate de către toți membrii evaluatori (să fie minim 2/3 din membrii evaluatori).

De asemenea, în cadrul acelor proceduri de atribuire pentru care Ministerul de Finanțe Publice, prin intermediul Unității de Coordonare și Verificare a Achizițiilor Publice, a desemnat

observatori care să monitorizeze și să verifice procesul de atribuire a contractului ce face obiectul achiziției, Comisia de Evaluare are responsabilitatea punerii la dispoziția verificatorilor documentele solicitate de aceștia și emise în perioada evaluării, precum și de a le comunica observatorilor calendarul ședințelor de evaluare și eventualele modificări ale datelor/orelor de întrunire.

În plus, înainte de transmiterea spre aprobare a Raportului Procedurii de Atribuire, daca legea prevede acest lucru, Comisia de Evaluare are obligația transmiterii acestuia pentru observații către U.C.V.A.P. și de a implementa, dacă este cazul, observațiile specificate de către aceștia, in măsura in care acest lucru este necesar.

2.5.4

Evaluarea ofertelor

Procesul de evaluare al ofertelor începe după finalizarea ședinței de deschidere a ofertelor și se termină odată cu aprobarea raportului de atribuire/evaluare de către conducătorul autorității contractante (Directorul General sau persoanele împuternicite de acesta).

Evaluarea ofertelor constă în parcurgerea următoarelor

ETAPE:

a.

verificarea îndeplinirii cerințelor pentru întocmirea și prezentarea documentelor/ formularelor și evaluarea documentelor de calificare - verificarea îndeplinirii criteriilor/cerințelor minime de calificare,

b.

Evaluarea Propunerilor Tehnice - verificarea ofertelor din punct de vedere tehnic, dacă acestea îndeplinesc în mod corespunzător cerințele caietului de sarcini și a documentației tehnice,

c.

Evaluarea Propunerilor Financiare - verificarea ofertelor din punct de vedere financiar (preț aparent neobișnuit de scăzut, erori aritmetice, vicii de formă);

În

urma

parcurgerii

fiecărei

etape,

Comisia

de

Evaluare

va

întocmi

lista

ofertelor excluse/acceptabile/conforme/admisibile

pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare.

În fiecare etapă, procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse și care sunt considerate

acceptabile/conforme/admisibile

în etapa anterioară.

După parcurgerea tuturor etapelor, în condițiile în care au mai rămas ofertanți în competiție, Comisia de Evaluare va aplica

criteriul de atribuire.

Determinarea de către Comisia de Evaluare a conformității/acceptabilității/admisibilității ofertelor se va baza pe conținutul acestora, așa cum este specificat în secțiunea „Documente care trebuie incluse în Ofertă" a Fișei de Date a Achiziției.

O ofertă conformă/admisibilă/acceptabilă îndeplinește toate cerințele/criteriile specificate în Documentația de Atribuire fără nici o neconformitate sau omisiune.

Neconformitate sau omisiune reprezintă o abatere de la prevederile Documentației de Atribuire care, dacă ar fi acceptată:

a)

ar afecta scopul, calitatea, sau funcționarea obiectului Contractului, sau

b)

ar limita, drepturile Autorității Contractante sau obligațiile contractantului în Contractul propus.

Dacă o ofertă nu este conformă/acceptabilă/admisibilă cu cerințele/criteriile/specificațiile Documentației de Atribuire, va fi respinsă în conformitate cu prevederile legale în materia achizițiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare).

La sfârșitul fiecărei etape de evaluare, membrii comisiei de evaluare vor elabora și semna un proces verbal de ședință, indiferent dacă au întocmit sau nu procese verbale anterioare (solicitări de clarificări/răspunsuri) în care se va menționa decizia luată cu privire la ofertele depuse.

2.5.5

Solicitările de clarificare

Comisia de Evaluare are obligația de a stabili care sunt clarificările și completările formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei oferte.

În solicitarea de clarificări adresată ofertanților, Comisia de Evaluare va asigura:

(i)

tratamentul egal al tuturor ofertanților (rămași în competiție după fiecare etapă) și

(ii)

timpul suficient pentru răspuns din partea ofertantului/ofertanților în cauză.

Termenul acordat ofertanților pentru a răspunde la clarificări nu va fi mai mic de 3 zile lucrătoare, iar pentru același tip de clarificări va acorda același termen tuturor ofertanților.

Tuturor ofertanților li se acordă același termen de depunere a răspunsurilor la clarificări.

Răspunsurile la clarificări trebuie să fie trimise numai în original, la sediul Autorității Contractante - Registratura pentru a evita eventualele probleme (disfuncționalități ale aparatelor de fax, ale conexiunii internet etc).

În situația în care se solicită din partea ofertanților un timp mai mare pentru transmiterea răspunsurilor la solicitările de clarificări, comisia de evaluare trebuie să acorde aceste extensii de timp numai în condițiile următoare:

1.

dacă extensia a fost solicitată doar de către un ofertant, trebuie ca termenul să fie extins la toți (și la cei care nu au solicitat) tocmai pentru a se asigura neîncălcarea principiului tratamentului egal;

2.

se va face numai în baza unei solicitări scrise din partea ofertantului;

3.

trebuie analizate motivele pentru care acesta solicită extensie de timp (dacă în prezentarea răspunsului acesta trebuie să își obțină documente justificative de la terțe instituții sau alte asemenea). Extensia este acordată numai în cazuri bine justificate;

4.

trebuie să fie elaborat un proces verbal prin care să se decidă dacă se acordă sau nu extensia de timp semnat de Comisia de Evaluare;

5.

Răspunsul Comisiei de Evaluare prin care aprobă extensia de termen trebuie să fie făcute cunoscute tuturor ofertanților care au beneficiat de solicitări de clarificare.

În condițiile în care motivele transmise de către cel care a solicitat extinderea termenului de răspuns la clarificări nu sunt bine justificate, Comisia de Evaluare nu are obligația de a extinde termenul și nici nu trebuie să facă vreun demers în acest sens de a le aduce la cunoștință ofertanților această decizie, termenul curgând normal iar ofertanții vor trebui să transmită răspunsurile în conformitate cu termenul inițial din clarificare.

Solicitările de clarificare către ofertanți vor fi formulate în termeni clari, preciși iar Comisia de Evaluare va prezenta în mod explicit și suficient de detaliat solicitarea.

În formularea solicitărilor, Comisia de Evaluare se va asigura că acestea să reprezinte în mod efectiv solicitări de clarificare și nu întrebări „capcană", nici întrebări „închise", care să ghideze ofertantul către un răspuns anume.

Comisia de Evaluare va solicita clarificări numai atunci când este strict necesar. Comisia de Evaluare nu va solicita clarificări inutile ofertanților.

Comisia de Evaluare nu va respinge/exclude niciun ofertant fără ca acesta să beneficieze de solicitare/solicitări de clarificare/clarificări.

Comisia va evita ca prin clarificările solicitate să determine apariția unui avantaj evident pentru un ofertant.

Toate solicitările de clarificare elaborate vor fi menționate în cadrul unui proces verbal întocmit de membrii comisiei de evaluare, și în care se analizează în mod detaliat motivele pentru care au fost solicitate clarificări, precum și termenul de răspuns oferit.

De asemenea, răspunsurile transmise de ofertanți vor fi menționate într-un proces verbal distinct întocmit la data primirii răspunsurilor la solicitările de clarificare, în care se consemnează data și ora răspunsurilor, numerele de depunere, dacă au fost depuse în termen și faptul că urmează a se analiza aceste răspunsuri.

În situația în care ofertantul nu răspunde în termen la solicitarea de clarificare a comisiei de evaluare sau în situația în care explicațiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta va fi respinsă ca neconformă, în temeiul art. 79 din H.G. 925/2006.

În cazul în care, prin răspunsurile pe care le prezintă, ofertantul modifică propunerea tehnică sau financiară, oferta sa va fi considerată neconformă. Se acceptă modificări ale propunerii tehnice și/sau financiare numai în cazul viciilor de formă, corectării unor abateri tehnice minore sau erorilor aritmetice sau corectării unor abateri tehnice minore.

Definire Erori aritmetice:

a)

dacă există o discrepanță între prețul unitar și prețul total, trebuie luat în considerare prețul unitar, iar prețul total va fi corectat corespunzător;

b)

dacă există o discrepanță între litere și cifre, trebuie luată în considerare valoarea exprimată în litere, iar valoarea exprimată în cifre va fi corectată corespunzător.

Definire Vicii de Formă:

Viciile de formă reprezintă acele erori sau omisiuni din cadrul unui document a căror corectare/completare este susținută în mod neechivoc de sensul și de conținutul altor informații existente inițial în alte documente prezentate de ofertant sau a căror corectare/completare are rol de clarificare sau de confirmare, nefiind susceptibile de a produce un avantaj incorect în raport cu ceilalți participanți la procedura de atribuire.

2.5.6

Verificarea ofertelor

Verificarea ofertelor se va face în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice și anume:

(i)

O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare;

(ii)

H.G. nr. 925/2006 cu modificările și completările ulterioare;

(iii)

Ordinul 509/2011 al A.N.R.M.A.P.;

(iv)

Orice alte notificări, instrucțiuni, puncte de vedere/îndrumări publicate de către A.N.R.M.A.P.;

(v)

Documentația de Atribuire;

(vi)

Respectarea

principiilor

de

achiziție

publică

(nediscriminarea,

tratamentul

egal, recunoașterea reciprocă, proporționalitate, eficiență utilizării fondurilor, asumarea răspunderii);

(vii)

Respectarea principiilor prevăzute la art. 3 alin (3) din O.U.G. nr. 66/2011 și anume buna gestiune financiară (economicitate, eficacitate și eficiență) și libera concurență;

Membrii Comisiei de Evaluare vor analiza în mod individual conținutul ofertelor iar fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală (Anexa nr. 2 - 5) în care să se regăsească modul concret de îndeplinire a cerințelor/criteriilor minime de calificare pentru fiecare ofertant.

În ședință comună, comisia de evaluare va analiza discrepanțele constatate în oferte de fiecare membru evaluator și va decide clarificările care trebuie solicitate.

Similar, Comisia de Evaluare va analiza în comun răspunsurile primite de la ofertanți și va decide consecința răspunsurilor asupra ofertelor respective.

2.5.7

Verificarea îndeplinirii cerințelor pentru întocmirea și prezentarea documentelor

În această etapă membrii Comisiei de Evaluare vor verifica corectitudinea prezentării ofertelor și anume:

(i)

existența tuturor documentelor solicitate,

(ii)

respectarea formatului solicitat pentru fiecare document,

(iii)

existența formularelor sau a declarației pe propria răspundere,

(iv)

furnizarea informațiilor solicitate,

(v)

existența traducerilor corespunzătoare, acolo unde este cazul.

În această etapă nu se vor analiza documentele din punct de vedere al conținutului acestora.

Cu excepția cazului în care ofertantul a depus o declarație pe proprie răspundere că îndeplinește cerințele minime de calificare, în cazul în care un document solicitat nu poate fi identificat în ofertă (de exemplu nu este în limba română), ofertantului i se va solicita să indice numărul paginii/paginilor relevante unde acesta se regăsește.

Comisia de Evaluare, în condițiile în care se constată lipsa unui document din ofertă, va solicita clarificări ofertantului astfel încât prin transmiterea acestui document să nu se încalce principiile de achiziție publică și să nu se creeze un avantaj ofertantului/ofertanților în cauză.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

2.5.8

Verificarea îndeplinirii criteriilor/cerințelor minime de calificare/selecție

În această etapă membrii Comisiei de Evaluare vor verifica îndeplinirea criteriilor/cerințelor minime de calificare specificate în Fișa de Date a Achiziției.

Procesul de evaluare se bazează pe criteriile de calificare așa cum acestea au fost publicate. Nu sunt admise „interpretări" ale criteriilor existente sau introducerea de criterii suplimentare de către Comisia de Evaluare.

Stabilirea acceptabilității ofertelor din punct de vedere al criteriilor/cerințelor de calificare se va face în condițiile legii, așa cum se stipulează în art. 36, alin. (1) din H.G. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare.

Ofertele care nu îndeplinesc unul sau mai multe dintre criteriile/cerințele minime de calificare prevăzute în Fișa de date a achiziției vor fi considerate inacceptabile și prin urmare vor fi respinse în conformitate cu prevederile art. 81 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare.

Vor fi respinse ca inacceptabile ofertele depuse de ofertanți care au optat pentru prezentarea unei declarații pe proprie răspundere pentru demonstrarea îndeplinirii cerințelor de calificare din Fișa de date a achiziției și care, la solicitarea comisiei de evaluare, nu au prezentat/completat certificatele/documentele

edificatoare

care

probează/confirmă

îndeplinirea

cerințelor

de calificare în termenul stabilit de membrii comisiei de evaluare.

A)

Situația personală a ofertantului

Documentele prezentate trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite și după caz legalizate notarial. În funcție de valoarea contractului, pot fi cerute documente suport.

Se vor verifica și situațiile privind conflictul de interese.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

B)

Capacitatea de exercitare a activității profesionale

Se vor verifica Certificatul de Înregistrare, Certificatul Constatator, Statutul, sau documente similare care pot demonstra înregistrarea și domeniul de activitate. Domeniul de activitate trebuie să fie relevant pentru obiectul contractului.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

C)

Capacitatea economică și financiară

Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica și dacă ofertantul a respectat cerințele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim).

De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor și prin terți susținători, conform Ordinului 509/2011 al A.N.R.M.A.P.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

D)

Capacitatea tehnică și profesională - experiența similară

Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica și dacă ofertantul a respectat cerințele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim).

Se vor verifica proiectele de referință pe care Ofertanții le-au indicat în ofertele depuse pentru demonstrarea capacității tehnice și profesionale. Comisia de Evaluare va analiza sarcinile efectiv îndeplinite de ofertant în proiectele respective, mai ales în cazul proiectelor executate în asociere.

Dacă informațiile furnizate nu sunt suficient de clare sau din documentele depuse reiese cu certitudine îndeplinirea criteriului, ofertantului i se va solicita să furnizeze clarificările necesare/documentele suport.

Să

permită

luarea

în

considerare

a

contractelor

aflate

în

derulare

dar

pentru

care serviciile/lucrările/produsele au fost prestate/executate/furnizate.

În cazul asocierilor, capacitatea tehnică se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor partenerilor.

De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor și prin terți susținători conform Ordinului 509/2011 al A.N.R.M.A.P.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

E)

Capacitatea tehnică și profesională - experți cheie

Membrii Comisiei de Evaluare vor verifica și dacă ofertantul a respectat cerințele privind modalitatea de îndeplinire a criteriilor (documentele suport care atestă îndeplinirea criteriului minim).

Se vor verifica informațiile privind calificarea și experiența experților cheie propuși în cadrul ofertelor.

În condițiile în care se solicită număr de ani, experiența profesionala se determină prin însumarea perioadelor de participare în proiectele de referință indicate în C.V. Pentru aceasta este important ca Curriculum Vitae să fie prezentat în format

„lună-an”.

Este de asemenea important să se analizeze cu acuratețe cerința așa cum a fost formulată în Documentația de Atribuire, uneori ea reprezentând o însumare a mai multor cerințe care trebuie îndeplinite simultan.

Certificatele/referințele furnizate pentru susținerea experienței profesionale trebuie verificate în raport cu perioadele de participare în proiectele specificate în CV.

În formularea cerinței privind experiența profesională, Autoritatea Contractantă trebuie să ia în considerare relevanța sporită a experienței practice acumulate în fața tipului studiilor.

În cazul asocierilor, capacitatea profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor partenerilor.

De asemenea se acceptă demonstrarea criteriilor și prin terți susținători conform Ordinului 509/2011 al A.N.R.M.A.P.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

F)

Analiza documentelor pentru terțul susținător

În cazul în care ofertantul apelează la susținerea acordată de către o altă persoană în demonstrarea situației economice și financiare sau pentru demonstrarea capacității tehnice și profesionale, membrii Comisiei de Evaluare vor verifica minim următoarele elemente:

a.

terțul susținător să nu se afle în situația care determină excluderea din procedura de atribuire;

b.

a prezentat declarația 180;

c.

a prezentat declarația 181 pentru punctele a, c1 și d;

d.

angajamentul ferm este în forma autentică;

e.

documentele care atestă demonstrarea îndeplinirii cerințelor/criteriilor pentru care se acordă susținerea.

f.

a prezentat declarația privind neîncadrarea în prevederile art. 69 (indice 1) din O.U.G. nr. 34/2006;

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

În urma finalizării etape de calificare, Comisia de Evaluare va întocmi

lista ofertelor excluse/acceptabile/conforme

pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare.

2.5.9

Evaluarea Propunerilor Tehnice

acceptabile/conforme/admisibile

Procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse și care sunt

considerate

în etapa anterioară.

Etapa de evaluare a propunerilor tehnice se referă la verificarea ofertelor din punct de vedere tehnic și dacă acestea îndeplinesc în mod corespunzător cerințele caietului de sarcini și a documentației tehnice. Ofertele care nu îndeplinesc aceste cerințe vor fi considerate neconforme și prin urmare vor fi respinse potrivit prevederilor art. 81 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare.

Evaluarea tehnică privește evaluarea informațiilor incluse în ofertă, referitoare la modul în care ofertantul înțelege proiectul, sarcinile pe care le are de îndeplinit și riscurile care pot afecta buna derulare a contractului, respectiv modul în care propune să abordeze aceste aspecte și activitățile pe care le propune pentru finalizarea cu succes a contractului în durata și la parametrii specificați în Documentația de Atribuire.

Evaluarea tehnică se va face numai pentru ofertele acceptabile și care îndeplinesc criteriile de calificare.

În această etapă, Comisia de Evaluare va analiza minim următoarele aspecte:

fiecare Propunere Tehnică va fi evaluată de către Comisia de Evaluare pentru a determina dacă răspunde cerințelor specificate în Documentația de Atribuire. Oferta răspunde cerințelor dacă este în conformitate cu termenii, condițiile și specificațiile Documentației de Atribuire.

În evaluarea Propunerilor Tehnice, Comisia de Evaluare va lua în considerare și cerințele tehnice ale echipamentelor propuse.

Modalitatea de implementare/realizare a contractului în perioada propusă prin Documentația de Atribuire.

Încadrarea ofertelor în cerințele Caietului de Sarcini.

În cazul în care, prin răspunsurile la clarificări, ofertantul modifică Propunerea tehnică, oferta sa va fi respinsă ca neconformă, cu următoarele excepții:

a)

Modificările se încadrează în categoria viciilor de formă sau erorilor aritmetice sau

b)

Reprezintă corectări ale unor abateri tehnice minore, iar o eventuală modificare a prețului, indusă de aceste corectări, nu ar conduce la modificarea clasamentului;

Oferta va fi respinsă ca inacceptabilă în situația în care oferta constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, care nu poate fi luată în considerare deoarece :

a)

Nu este precizată posibilitatea de a prezenta oferta alternativă în anunțul de participare;

b)

Respectiva ofertă alternativă nu respectă cerințele minime prevăzute de caietul de sarcini. Fiecare membru își va completa și semna propria grila de evaluare individuală.

conforme/admisibile

În

urma

finalizării

acestei

etape,

Comisia

de

Evaluare

va

întocmi

lista

ofertelor

pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare.

2.5.10. Evaluarea Propunerilor Financiare

Etapa de evaluare a propunerilor financiare se referă la verificarea ofertelor din punct de vedere financiar (preț aparent neobișnuit de scăzut, erori aritmetice, vicii de formă).

acceptabile/conforme/admisibile

Procedura de verificare/evaluare se va aplica ofertelor care nu au fost excluse și care sunt

considerate

în etapa anterioară.

Comisia de Evaluare va verifica încadrarea în valoarea estimată a contractului, acordându-se o atenție deosebită prețurilor aparent neobișnuit de scăzute, așa cum sunt acestea interpretate în legislația privind achizițiile publice, respectiv Comisia de Evaluare va solicita clarificarea prețului neobișnuit de scăzut atunci când se află într-una dintre următoarele situații:

a.

prețul ofertat, fără TVA, reprezintă mai puțin de 70% din valoarea estimată a contractului respectiv;

b.

în cazul în care în procedura de atribuire sunt cel puțin 5 oferte care nu sunt considerate inacceptabile și/sau neconforme, atunci când prețul ofertat reprezintă mai puțin de 85% din media aritmetică a ofertelor calculată fără a se avea în vedere propunerea financiară cea mai mică și propunerea financiară cea mai mare;

Pentru solicitarea de clarificări privind prețul aparent neobișnuit de scăzut, membrii Comisiei de Evaluare vor respecta normele interne care li s-au pus la dispoziție în cadrul ședinței pregătitoare.

Dacă urmare a verificărilor și clarificărilor efectuate de comisia de evaluare se constată că prețurile aparent neobișnuit de scăzute nu sunt rezultatul liberei concurențe, neputându-se asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi și calitativi solicitați prin caietul de sarcini, ofertele cu preț neobișnuit de scăzut vor fi respinse ca neconforme.

În situația în care prețul ofertat, fără TVA, este mai mare decât valoarea estimată a contractului și nu există posibilitatea disponibilizării de fonduri suplimentare pentru îndeplinirea contractului, oferta va fi respinsă ca inacceptabilă/neconformă.

De asemenea, o ofertă va fi respinsă ca inacceptabilă de către membrii comisiei de evaluare în situația în care prețul ofertat fără TVA depășește valoarea estimată a contractului, și deși există fonduri suplimentare care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului, se constată existența a cel puțin uneia dintre următoarele situații:

a.

prețul este cu mai mult de 10% mai mare decât valoarea estimată a contractului;

b.

încheierea contractului la prețul respectiv ar conduce la eludarea aplicării prevederilor

O.U.G. 34/2006, referitoare la obligația autorității contractante în raport cu anumite praguri valorice.

Comisia de Evaluare are obligația de a identifica erorile aritmetice și/sau viciile de formă ale propunerilor financiare și de a solicita ofertanților acceptul în privința corectării celor constatate.

În condițiile în care ofertanții nu vor accepta aceste corecturi, oferta va fi considerată neconformă și va fi respinsă.

Erorile aritmetice și viciile de formă sunt definite/enunțate în articolul 80 din H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare.

A)

Contract pentru execuția Lucrărilor

Partea substanțială a evaluării financiare constă în verificarea listelor de cantități/graficului de prețuri, conform procedurii descrise în Documentația de Atribuire.

Pentru facilitarea și scurtarea duratei de verificare, este de preferat ca listele de cantități să fie furnizate în cadrul ofertei și în format electronic, prin completarea electronică a formatului pus la dispoziție de către Autoritatea Contractantă.

Odată cu verificarea aritmetică a listelor de cantități/graficului de preturi, membrii Comisiei de Evaluare vor acorda atenție identificării indiciilor de distorsionare a prețului ofertelor și a rezultatelor procedurii în ansamblu, prin analiză comparativă a ofertelor cu informații din piață și din experiența anterioară, urmărind printre altele, fără a se limita la acestea:

1.

prețuri neobișnuit și nejustificat de mici ,

2.

„corelări" între oferte,

3.

diferențe foarte mari între prețurile acelorași articole,

4.

diferențe foarte mari în analizele de preț, etc,

Comisia are dreptul de a corecta erorile aritmetice sau viciile de formă numai cu acceptul ofertantului. În cazul în care ofertantul nu acceptă corecția propusă, oferta sa va fi considerată neconformă. În corectarea erorilor aritmetice identificate în listele de cantități, se va ține seama că (i) prețul unitar prevalează în fața valorii articolului, și (ii) valoarea scrisă în litere prevalează în fața valorii scrise în cifre.

B)

Contract pentru furnizare de Servicii sau de Bunuri

Se va verifica gradul în care propunerea financiară a fiecărei oferte corespunde cu propunerea tehnică a acelei oferte.

Se va verifica corectitudinea prețului ofertei în raport cu elementele componente ale acesteia.

Atât pentru contractele de Lucrări cât și pentru cele de Servicii și Bunuri, ofertele ale căror propuneri financiare depășesc limita fondurilor pentru execuția contractului specificate în Documentația de Atribuire, vor fi considerate neadmisibile, chiar dacă au fost considerate acceptabile și conforme, din punct de vedere al criteriilor de calificare și al cerințelor tehnice.

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală.

În

urma

finalizării

acestei

etape,

Comisia

de

Evaluare

va

întocmi

lista

ofertelor conforme/admisibile

pentru a trece la următoarea etapă a procesului de evaluare.

2.5.11 Aplicarea criteriului de atribuire

În cazul aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere

economic” - Contract pentru execuția Lucrărilor și/sau furnizare și/sau Servicii

După ce s-a finalizat evaluarea tehnică și financiară, Comisia de Evaluare va aplica criteriul de atribuire asupra ofertelor rămase în competiție, oferte care sunt considerate admisibile.

Scorul financiar al fiecărei oferte evaluate, se calculează în raport de valoarea ofertei fără TVA. În stabilirea

scorului financiar

al ofertelor se va proceda după cum urmează:

Ofertei cu cel mai mic preț i se vor atribui 100 de puncte. Pentru celelalte oferte, Scorul financiar al ofertei „X" = (Valoarea ofertei „X" / Valoarea ofertei cu cel mai mic preț) x 100;

Acestui scor i se va aplica ponderea menționată în Documentația de Atribuire la Factorul de Evaluare PREȚ;

În stabilirea

scorului tehnic

al ofertelor se va proceda după cum urmează;

Ofertei tehnice celei mai bune i se va acorda punctaj maxim. Pentru restul ofertelor se va acorda punctaj în funcție de algoritmul/metodologia descrisă în Documentația de Atribuire. Acestui scor i se va aplica ponderea menționată în Documentația de Atribuire la Factorul de Evaluare TEHNIC;

Scorul total al fiecărei oferte se obține prin însumarea scorurilor - tehnic și financiar - ponderate.

Comisia de Evaluare va întocmi clasamentul punctajelor/scorurilor totale obținute de ofertanți în ordine descrescătoare.

Va fi declarată câștigătoare oferta care obține scorul total cel mai mare.

În cazul aplicării criteriului de atribuire „prețul cel mai scăzut” - Contract pentru execuția

Lucrărilor și/sau furnizare și/sau Servicii

Fiecare membru își va completa și semna propria grilă de evaluare individuală atât pentru calculul scorului financiar cât și pentru calculul punctajului privind propunerea tehnică. În acest din urmă caz, membrii comisiei de evaluare au obligația de a menționa modalitatea de acordare a punctajului pentru fiecare ofertant în parte, detaliind motivele care au condus la acordarea unui anumit punctaj.

Dacă atribuirea se face pe baza criteriului prețul cel mai scăzut, desemnarea ofertei câștigătoare se realizează numai prin compararea prețurilor fiecărei oferte admisibile în parte și prin întocmirea, în ordine crescătoare a prețurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabilește oferta câștigătoare, fără să fie cuantificate alte elemente de natură tehnică sau alte avantaje care rezultă din modul de îndeplinire a contractului de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire.

Compararea prețurilor prevăzute în propunerile financiare ale ofertanților se realizează la valoarea fără TVA.

Va fi declarată câștigătoare oferta care are prețul cel mai scăzut.

În

conformitate

cu

Manualul

operațional

pentru

atribuirea

contractelor

de

achiziție

al A.N.R.M.A.P., în cazul în care două sau mai multe oferte ocupă primul loc cu același preț, modalitatea de departajare este următoarea: Ofertanților care au prezentat același preț li se va solicita transmiterea unei noi propuneri financiare în plic închis.

Contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă Propunere Financiara are prețul cel mai scăzut. Oferta cu prețul cel mai scăzut va fi desemnată câștigătoare, cu condiția ca aceasta să îndeplinească specificațiile tehnice solicitate în Documentația de Atribuire.

2.5.12 Desemnarea câștigătorului

Pentru desemnarea câștigătorului, în conformitate cu modalitatea prezentată mai sus, membrii comisiei de evaluare au obligația de a redacta și semna procesul verbal final în

care aceștia hotărăsc cui i se atribuie contractual.

2.6

RAPORTUL DE EVALUARE/RAPORTUL PROCEDURII DE ATRIBUIRE

După finalizarea evaluării și desemnarea ofertantului câștigător, sub coordonarea președintelui, membrii Comisiei de Evaluare vor întocmi Raportul Procedurii de Atribuire pe baza modelului anexat la Ordinul ANRMAP 302/2011.

Raportul va descrie în mod sintetic

-

informațiile de identificare a procedurii,

-

informațiile relevante ale obiectului procedurii,

-

desfășurarea procesului de evaluare, cu trimiteri la documentele care au stat la baza procedurii și la cele emise și/sau primite în cursul desfășurării procedurii,

-

rezultatele fiecărei etape a procedurii, cu prezentarea detaliată a argumentelor care au stat la baza deciziilor luate cu privire la respingerea, descalificarea și stabilirea ofertei câștigătoare;

Raportul va avea anexat următoarele documente:

1.

Declarațiile de confidențialitate ale membrilor evaluatori, președintelui, personalului suport, experților cooptați (dacă este cazul);

2.

Declarațiile privind conflictul de interese conform Instrucțiunii nr. 6 a AM POST;

3.

Scrisorile de înaintare a ofertelor;

4.

Împuternicirile de participare la ședința de deschidere a ofertelor și actele de identitate;

5.

Tabelul cu datele de contact ale ofertanților/subcontractanților/terților susținători;

6.

Decizia de numire a comisiei de evaluare;

7.

Decizia de numire a experților cooptați (dacă este cazul);

8.

Tabelul cu înregistrarea ofertelor - numele ofertanților, numărul de înregistrare, data și ora depunerii ofertei;

9.

Procesul verbal al ședinței de deschidere a ofertelor plus anexele acestuia;

10.

Garanțiile de participare în copie plus procesul verbal de predare primire la casierie a garanțiilor în original;

11.

Evaluarea administrativă și a criteriilor minime de calificare;

11.1

Procese verbale ședință de evaluare;

11.2

Solicitările de clarificare;

11.3

Răspunsurile ofertanților la solicitările de clarificare;

11.4

Eventualele extensii de timp acordate (proces verbal, solicitare, răspuns);

11.5

Procesul verbal final pentru etapa administrativă și de calificare și în care să se regăsească decizia finală care să cuprindă obligatoriu:

11.5.1.

Grilele pentru partea administrativă/calificare per ofertant și per membru evaluator (grile individuale);

11.5.2

Grilele pentru capacitatea economico-financiară per ofertant și per membru evaluator (grile individuale);

11.5.3

Grilele pentru criteriul capacitatea tehnică per ofertant și per membru evaluator (grile individuale);

11.5.4

Grilele pentru criteriul capacitatea profesională per ofertant și per membru evaluator și per fiecare expert cheie evaluat (grile individuale).

12.

Evaluarea propunerii tehnice

12.2

Procese-verbale ședințe de evaluare;

12.3

Solicitările de clarificare;

12.4

Răspunsurile ofertanților la solicitările de clarificare;

12.5

Eventualele extensii de timp acordate (proces-verbal, solicitare, răspuns);

12.6

Procesul-verbal final al evaluării propunerilor tehnice și în care să se regăsească decizia finală și care cuprinde în mod obligatoriu anexat grilele de evaluare pentru Propunerile Tehnice, semnate de fiecare membru evaluator în parte și întocmite pentru fiecare ofertant în parte;

13.

Evaluarea propunerii financiare

13.1

Procese-verbale ședințe de evaluare;

13.2

Solicitările de clarificare;

13.2.1

pentru eventualele corecții (erori/vicii de formă);

13.2.2

pentru

preț aparent neobișnuit de scăzut;

13.3

Răspunsurile ofertanților la solicitările de clarificare;

13.4

Eventualele extensii de timp acordate (proces-verbal, solicitare, răspuns);

13.5

Procesul-verbal final al evaluării propunerilor financiare și în care să se regăsească decizia finală și care cuprinde în mod obligatoriu anexat grilele de evaluare pentru Propunerile Financiare semnate de fiecare membru evaluator în parte și întocmite pentru fiecare ofertant în parte.

14.

Procesul-verbal final prin care se aplică criteriul de atribuire și care cuprinde anexat, numai în condițiile în care se utilizează „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” grilele care atestă modalitatea de acordare a punctajului semnate de fiecare membru evaluator în parte și întocmite pentru fiecare ofertant în parte.

15.

Procesul-verbal final prin care se desemnează ofertantul câștigător.

16.

Raportul de specialitate al experților cooptați dacă aceștia au fost desemnați în cadrul procedurii.

17.

Raport de prelungire a duratei procesului de evaluare al ofertelor (peste cele 25 de zile).

18.

Solicitările comisiei de evaluare pentru prelungirea valabilității ofertelor în cazul în care se depășește termenul de 90 de zile.

19.

Răspunsurile ofertanților cu privire la prelungirea valabilității ofertelor.

20.

Solicitările comisiei de evaluare la diferite instituții sau la diferite departamente/servicii din cadrul Autorității Contractante.

21.

Răspunsurile instituțiilor și departamentelor/serviciilor.

22.

Corespondența cu U.C.V.A.P. – Ministerul Finanțelor Publice.

23.

Corespondența cu A.N.R.M.A.P. (dacă este cazul).

24.

Altă corespondența (de exemplu, există ofertanți care își schimbă datele de contact sau numărul de fax și trimit adresa de notificare în acest sens).

Raportul de evaluare/raportul procedurii de atribuire, în forma în care a fost prezentat mai sus este predat spre aprobare de către Președintele Comisiei de Evaluare conducătorului Autorității

Contractante, dar nu înainte de a fi transmis pentru observații către U.C.V.A.P., în cazul în care procedura beneficiază de verificare din partea MFP/U.C.V.A.P.

Finalizarea activității comisie de evaluare

Activitatea

Comisiei

de

Evaluare

încetează

în

momentul

aprobării

raportului

de evaluare/atribuire

de

către

conducătorul

Autorității

Contractante

(Directorul

General

al C.N.A.D.N.R. – S.A.) și transmiterii acestuia împreună cu documentele/anexele mai sus menționate la punctele 1-24 către Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții din cadrul C.N.AD.N.R. – S.A..

De asemenea, în situația în care prin Decizii ale Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor sau prin hotărâri/sentințe ale instanței de judecată competentă, ca urmare a contestațiilor formulate de ofertanți cu privire la rezultatul procedurii de atribuire, se dispune re- evaluarea uneia, mai multor sau a tuturor ofertelor, ori modificarea în parte/totalitate a unuia sau a mai multor documente emise pe parcursul procesului de evaluare,

membrii evaluatori își vor

relua

activitatea

în

cadrul

comisiei

pentru

punerea

în

aplicare

a

dispozițiilor

C.N.S.C./instanței de judecată.

În plus, în situația contestării rezultatului procedurii de atribuire în condițiile prevăzute de

O.U.G. nr. 34/2006 cu modificările și completările ulterioare, la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor sau, mai departe la instanța de judecată competentă, comisia de evaluare va acorda asistența serviciilor interne de achiziții publice în formularea de puncte de vedere pentru soluționarea litigiilor.

Alte informații

În situații excepționale/cazuri temeinic motivate în care evaluarea ofertelor nu se pot realiza/finaliza în termenul de 25 de zile prevăzut de art. 200, alin (1), Comisia de Evaluare va elabora o Nota de prelungire a perioadei de evaluare, conform art. 200, alin (3).

În situația în care este prelungită perioada de evaluare a ofertelor, Comisia de evaluare trebuie să aibă în vedere și prelungirea valabilității ofertelor și, după caz, a garanțiilor de participare, în conformitate cu art. 6 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006.

În cazuri justificate, conform prevederilor art. 209 din O.U.G. nr. 34/2006, și anume:



toate ofertele sunt considerate neconforme/inacceptabile;



nu s-au depus deloc oferte pentru procedura de atribuire;



au fost depuse oferte care nu pot fi comparate din cauza modului neuniform de abordare a soluțiilor tehnice/financiare;



au fost constatate, pe parcursul evaluării, abateri grave de la prevederile legislative, care afectează procedura de atribuire,

Comisia de Evaluare propune anularea procedurii de atribuire și elaborează un raport de anulare a procedurii pe care îl supune aprobării Directorului General/Conducătorului Autorității Contractante.

Aprobarea Raportului de Atribuire/Evaluare

Primirea, în baza unui proces-verbal de predare – primire, de la Comisia de Evaluare a Rapoartelor de recalificare și/sau Evaluare și/sau Atribuire (în integralitate) împreună cu toate documentele relevante (candidaturi/oferte depuse în format hârtie și electronic, copii ale garanțiilor de participare predate în casierie etc.) pentru toate categoriile de licitații, are loc ulterior aprobării rapoartelor de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. S.A., incluzând viza

U.C.V.A.P. în cazul în care pentru procedura de atribuire au fost desemnați observatori U.C.V.A.P.;

2.7 COMUNICAREA REZULTATULUI CĂTRE OFERTANȚII PARTICIPANȚI LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

2.8 PERIOADA

ATRIBUIRE/CLARIFICĂRI/ PROCESUL DE EVALUARE)

DE

CONTESTAȚII

(DOCUMENTAȚIA

DE

După aprobarea Rapoartelor Procedurii de Atribuire de către conducătorii ierarhici superiori, și transmiterea acestora către Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții, acestea sunt responsabile de a transmite comunicările privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanți/aplicanți, după obținerea aprobării acestora de către Directorul General al C.N.A.D.N.R. sau Directorul General Adjunct, în situația în care acesta are delegate competențe în acest sens.

În cazul formulării de contestații, Direcțiile de Achiziții/compartimentele interne specializate de achiziții

vor

asigura

informarea,

atât

a

ofertanților,

în vederea

respectării

principiului transparenței și a legislației în vigoare, cât și a instituțiilor abilitate cu verificarea achizițiilor publice.

Elaborarea răspunsurilor la eventualele contestații formulate în cadrul procedurii de atribuire, dacă este cazul, cu sprijinul membrilor comisiei de evaluare, a departamentelor tehnice și de implementare și a Departamentului Juridic din cadrul C.N.A.D.N.R..

În cazul formulării de contestații, asigură transmiterea punctelor de vedere ale C.N.AD.N.R. cu privire la contestație către ofertantul/candidatul care a formulat contestația și/sau către instituțiile abilitate în acest sens (C.N.S.C. sau instanța de judecată).

Publicarea Deciziei C.N.S.C. sau a instanței de judecată în SEAP și transmiterea acesteia către A.N.R.M.A.P..

2.9

ELABORAREA

ȘI

SEMNAREA

CONTRACTULUI

2.9.1

Întocmirea condițiilor contractuale din documentația de atribuire

La solicitarea

serviciului/departamentului care inițiază procedura de licitație

și în baza documentelor relevante,

Compartimentele Pregătire Contracte

din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor elabora Condițiile contractuale care urmează a fi incluse în Documentația de Atribuire (Acordul Contractual/Condițiile Particulare/Condițiile Generale de Contract), în colaborare cu unitatea de implementare a contractului care inițiază procedura de licitație.

Condițiile contractuale vor fi transmise spre avizare către:

Direcția Juridică;

Unitatea de Implementare/Departament Concesiuni;

Serviciul Control Financiar Preventiv și Avizare Contracte.

După obținerea vizei de la Direcția Juridică, Unitatea de Implementare, Serviciul Control Financiar Preventiv și Avizare Contracte, Compartimentele Pregătire Contracte vor asigura transmiterea condițiilor contractuale cu Nota de Transmitere și/sau prin email, Serviciilor de Licitații din cadrul Direcțiilor de Achiziții, care vor derula procedura de atribuire, în vederea includerii acestora în Documentația de Atribuire.

2.9.2

Pregătirea semnării contractului

a)

După aprobarea Raportului de Evaluare de către persoanele autorizate din cadrul C.N.A.D.N.R. (Directorul General, respectiv persoana împuternicită de către acesta),

Serviciile de Licitații

care au derulat procedura de atribuire vor transmite către Serviciile de contractare

din cadrul Direcțiilor de Achiziții ,

după expirarea perioadei de contestație (sau după finalizarea contestației), cu adresa de înaintare/proces verbal, următoarele documente:



Raportul de Evaluare aprobat de către persoanele autorizate din cadrul C.N.A.D.N.R. - original;



Oferta declarată câștigătoare – în original;



Scrisorile de comunicare a rezultatului procedurii – copie;



Decizia

Consiliului

Național

de

Soluționare

a

Contestațiilor/Decizia

Curții

de Apel/Certificatul de grefă cu soluția pronunțată (după caz);



Documente justificative privind valabilitatea ofertei.

b)

Contractul de achiziție publică se va semna după o perioada de așteptare, așa cum este prevăzut la art. 205 din O.U.G. 34/2006.

c)

În conformitate cu prevederile legislației în vigoare (respectiv art. 93 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare), Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor finaliza procesul de semnare a contractului de achiziție publică. În cazul în care, din motive neimputabile Autorității Contractante (contestații, fonduri bugetare indisponibile, transmiterea cu întârziere de către ofertantul câștigător a documentelor solicitate în vederea încheierii contractului etc.), termenul prevăzut la art. 93 alin. (2) din H.G. nr. 925/2006 nu poate fi respectat, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor elabora și transmite spre aprobare Directorului General, un raport pentru justificarea depășirii termenului legal.

d)

În cazul depunerii de contestații de către ofertanți, semnarea contractului va fi amânată până la soluționarea contestațiilor, conform prevederilor legale.

După primirea Raportului de Evaluare și până la semnarea contractului, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor colabora, cu

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare,

în vederea extinderii valabilității ofertelor, extinderii Garanțiilor de participare la licitație etc.

e)

Dacă sunt îndeplinite condițiile pentru semnarea contractului, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor iniția o scrisoare către ofertantul desemnat câștigător, prin care se solicită documentele/informațiile necesare elaborării contractului.

f)

Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții nu vor modifica clauzele contractuale între data aprobării Raportului de atribuire a procedurii și data semnării contractului de achiziție publică.

2.9.3

Structura contractelor

Structura contractelor de execuție lucrări/servicii este prezentată detaliat în Manualul privind derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, în conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 95/2006, cu modificările și completările ulterioare.

2.9.4

Pregătirea documentelor din structura contractului

Modalitatea de pregătire a documentelor din structura contractului de către salariații Serviciilor de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții este prezentată detaliat în Manualul privind derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică, în conformitate cu O.U.G. nr. 34/2006 și H.G. nr. 95/2006, cu modificările și completările ulterioare.

2.9.5

Avizarea și semnarea contractului

2.9.5.1

La nivelul serviciilor/structurilor C.N.A.D.N.R.

Ulterior pregătirii documentelor din structura contractului, responsabilul de contract din cadrul Serviciilor de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții va transmite cele 3 exemplare originale ale Acordului Contractul către:

Șeful Serviciului de contractare din cadrul Direcției de Achiziții;

Directorul Adjunct al Direcției Achiziții;

Directorul Direcției Achiziții;

Directorul General Adjunct.

Toate cele 3 exemplare în original, semnate conform alineatului anterior, sunt înaintate cu Notă de Transmitere către Directia Juridică (sau către oricare altă persoană desemnată prin Decizie a Directorului General al C.N.A.D.N.R.), în scopul acordării vizei de legalitate. Viza se aplică pe “pagina cu semnături” a fiecăruia dintre cele 3 exemplare ale Acordului contractual.

În cazul în care Direcția Juridică nu acordă viză de legalitate, se va solicita decizia Directorului General al C.N.A.D.N.R. cu privire la continuarea procesului de semnare a contractului.

Urmare obținerii vizei de legalitate, contractul se înaintează, cu Notă de Transmitere, către Directorul Unității de Implementare Proiecte aferente, către Controlorul Financiar Preventiv Propriu și Avizare Contracte, în vederea verificării și acordării vizei pe “pagina cu semnături” a contractului, precum și către Directorul General Adjunct Economic.

După obținerea semnăturilor și vizelor anterioare, contractul este înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. în vederea semnării.

După semnarea de către Directorul General al C.N.A.D.N.R., salariatul din cadrul Serviciilor de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții va înregistra contractul în

Registrul de evidență a contractelor .

2.9.5.2

Semnarea contractului de către ofertantul declarat câștigător

După

obținerea

tuturor

vizelor

necesare

și

semnarea

de

către

Directorul

General

al C.N.A.D.N.R., ofertantul declarat câștigător va fi invitat pentru semnarea contractului.

După semnarea de către ofertantul declarat câștigător, exemplarul nr. 3 va fi înmânat Contractantului, iar exemplarele nr. 1 si 2 sunt păstrate de C.N.A.D.N.R., astfel:

-

Exemplarul 1 de către Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții, prin grija salariatului din cadrul serviciului în vederea arhivării;

-

Exemplarul 2 de către Direcția care a inițiat procedura de atribuire a contractului de achiziție publică în vederea implementării.

2.9.6

Activități post-contractuale

2.9.6.1

Transmitere exemplare contract

După semnare, responsabilul de contract va transmite, prin adresa/PV de predare primire, un exemplar al contractului către:

Direcția Proiecte (Managerul de Proiect) – exemplarul original nr. 2;

serviciul responsabil cu gestionarea fondurilor (ex: Serviciul Gestionare Fonduri Nerambursabile/ Rambursabile/Autostrăzi) - acordul contractual (copie);

Serviciul de licitații care a derulat procedura de atribuire – 1 copie ștampilată “conform cu originalul” (exemplarul va fi transmis la Ministerul Transporturilor pentru controlul ex-post în cazul contractelor cu finanțare externă);

Unitatea de Coordonare și Verificare a Achizițiilor Publice (U.C.V.A.P.) din cadrul Ministerului Finanțelor Publice – copie ștampilată “conform cu originalul”, în

3 zile lucrătoare

de la semnare (conform Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 30/12.04.2006) – după caz.

2.9.6.2

Transmitere informare

Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor transmite informațiile relevante privind semnarea contractului, prin e-mail sau scrisoare, către:

serviciul de presă din cadrul C.N.A.D.N.R.;

Serviciul garanții și instrumente bancare din cadrul C.N.A.D.N.R.;

Serviciul responsabil cu gestionarea fondurilor;

Serviciile de implementare a contractelor, în conformitate cu O.U.G. nr. 66/2011;

A.N.R.M.A.P. - în termen de 48 de ore de la semnarea contractului, prin mijloace electronice, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor transmite o notificare referitoare la semnarea contractului de achiziție publică (conform art. 93 alin.

(6) din H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare);

A.N.R.M.A.P., în cazul achizițiilor directe a căror valoare depășește echivalentul în lei al sumei de 5.000 Euro fără TVA (conform art. 191 din O.U.G. nr. 34/2006), Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor transmite o notificare în SEAP, în cel mult 10 zile de la semnarea contractului;

Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții elaborează documentele necesare pentru informarea A.N.A.F. în ceea ce privește semnarea contractelor de către persoanele juridice străine în conformitate cu prevederile Ordinului A.N.A.F./M.F.P. nr. 1400/2011 și transmiterea acestora către Direcțiile Economice/Financiare din cadrul C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea depunerii acestora la ANAF.

2.10

ANUNȚUL DE ATRIBUIRE

Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții elaborează Anunțul de Atribuire a contractului și îl supune spre aprobare Directorului General al C.N.A.D.N.R., în termen de 48 de zile calendaristice de la finalizarea procedurii de atribuire. După aprobarea Anunțului de Atribuire de către Directorul General, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor transmite Anunțul de Atribuire în SEAP spre publicare (conform art. 56 alin. (1) din O.U.G. 34/2006, cu modificările și completările ulterioare).

2.10.1

Semnarea Listei de verificare a contractului

În

maxim 3 zile

lucrătoare de la transmiterea Anunțului de Atribuire către Serviciul de Licitații, responsabilul de contract va înainta șefului Serviciului de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții

Lista de verificare contract

,

completată, datată și semnată corespunzător, în vederea inițializării acesteia prin semnare pe fiecare pagină.

2.10.2

Finalizarea contractului

La inițiativa responsabilului de contract, Serviciile de contractare din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor informa, în timp util, Direcția Proiecte din cadrul C.N.A.D.N.R. cu privire la expirarea contractului în cauză.

2.11 ÎNTOCMIREA DOSARULUI DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ



Se va asigura îndosarierea, în ordine cronologică, a documentelor aferente activității Direcției Achiziții, separat pentru fiecare procedura de atribuire, precum și pentru orice alt tip de corespondență primită/transmisă de serviciile funcționale ale Direcției de Achiziții;



Arhivarea tuturor documentelor aferente procedurilor de atribuire derulate în cadrul Direcțiilor de Achiziții, precum și a celorlalte dosare de corespondență primită/transmisă de serviciile funcționale ale Direcțiilor de Achiziții, în conformitate cu normele de arhivare aplicabile la nivelul Companiei, prin asigurarea unui termen suficient de păstrare și a unor locații adecvate, care să permită accesul facil și rapid și consultarea neîngrădită

a documentelor la solicitarea organismelor de control. Procedura de arhivare a documentelor se regăsește în anexa la prezentul manual de proceduri.

Transmiterea către MT-AM POST (în cazul contractelor cu finanțare externă) a documentelor menționate în instrucțiunile emise și anume Dosarul achiziției publice, elaborat în conformitate cu art. 213 din O.U.G. nr. 34/2006 inclusiv Raportul procedurii de atribuire și contractul semnat.

2.12 ELABORAREA ȘI PUBLICAREA ANUNȚULUI DE ATRIBUIRE

Elaborarea anunțului de atribuire în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice și publicarea acestuia în SEAP .

E. MODIFICAREA CLAUZELOR CONTRACTUALE PRIN ACTE ADIȚIONALE AFERENTE CONTRACTELOR DE ACHIZIȚIE PUBLICĂ

3. ADIȚIONAREA/MODIFICAREA CONTRACTULUI

Elaborarea și semnarea actelor adiționale fără suplimentarea valorii aferente contractelor de achiziție publică –

maxim 20 zile , cu posibilitatea prelungirii acestuia în funcție de justificările/aprobările/clarificările primite/cerute de la terți și de complexitatea aspectelor incluse în actul adițional.

3.1

Actele adiționale pentru care nu este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire - negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare

3.1.1

Inițierea procedurii de semnare a actului adițional:

În vederea amendării unui contract,

Departamentele/Unitățile/Direcțiile de Implementare

din cadrul C.N.A.D.N.R. vor iniția procedura de semnare a actului adițional, prin întocmirea și transmiterea către

Direcțiile de Achiziții – Serviciile Contractare

a următoarelor documente:

1.

Nota de fundamentare/explicativă aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. în care este prezentată situația existentă pe contract și motivele care conduc la o amendare contractuală;

2.

Corespondența relevantă (documente suport);

3.

Minute de întâlnire/negociere etc. (dacă este cazul).

3.1.2

Demararea procedurii de semnare a actului adițional:

Direcțiile de Achiziții prin Serviciile Contractare vor analiza documentele și informațiile primite de la Departamentele/Unitățile/Direcțiile de Implementare din cadrul C.N.A.D.N.R. care au inițiat procedura.

În situația în care aceste documente sunt complete, conforme și conțin toate informațiile solicitate,

Serviciile

Contractare

vor

întocmi

Actul

Adițional

și

îl

vor

trimite

spre semnare/avizare în baza unor Note de Transmitere directorilor:



Direcției/direcțiilor responsabilă/responsabile pentru derularea contractelor;



Direcției Juridice;



Serviciului Control Financiar Preventiv și Avizare Contracte;



Direcției Financiare/Economice;



precum și altor direcții/servicii/compartimente care au atribuții în acest sens (dacă este cazul).

După avizarea/semnarea actului adițional de către toate direcțiile mai sus menționate, actul adițional va fi înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea semnării de către acesta.

În urma semnării Actului Adițional de către toți reprezentanții C.N.A.D.N.R., Serviciile Contractare vor întocmi și transmite prin fax către Antreprenor/Consultant/Prestator/Furnizor invitația de semnare a actului adițional.

3.1.3

Finalizarea procedurii de semnare a actului adițional:

După semnarea Actului Adițional de către ambele părți, Serviciile Contractare vor înmâna:

un

exemplar

original

Antreprenorului/Consultantului/Prestatorului/Furnizorului,

cu semnătura de primire;

un exemplar original Direcției responsabile de derularea/implementarea contractului, printr-o Notă de Transmitere;

o copie a Actului Adițional către Serviciul Garanții și Instrumente Bancare, printr-o Notă de Transmitere;

în conformitate cu prevederile legale în vigoare și altor instituții care solicită verificarea/analizarea actului adițional (dacă este cazul).

Procedura de semnare a actului adițional se va finaliza prin întocmirea și semnarea de către responsabilul de contract din cadrul Serviciilor Contractare a Listei de verificare a actului adițional, care va fi avizată la final de către Șeful de Serviciu.

3.2

Actele adiționale pentru care este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire - negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare

3.2.1

Inițierea procedurii de semnare a actului adițional:

În vederea amendării unui contract pentru care este necesară utilizarea unei proceduri de atribuire

de

negociere

fără

publicarea

prealabilă

a

unui

anunț

de

participare, Departamentele/Unitățile/Direcțiile

de

Implementare

din

cadrul

C.N.A.D.N.R.

vor

iniția procedura de semnare a unui act adițional, prin întocmirea și transmiterea către Direcțiile Achiziții– Serviciile Licitații a următoarelor documente:

1.

Nota de fundamentare privind necesitatea și oportunitatea unor lucrări suplimentare, aprobată de Directorul General al C.N.A.D.N.R. și de Directorul General Adjunct Economic în care este prezentată situația existentă pe contract și motivele care conduc la lucrări suplimentare;

2.

Nota justificativă privind valoarea estimată;

3.

Corespondența relevantă (documente suport);

4.

Analiza caracterului de imprevizibilitate.

3.2.2

Demararea procedurii de semnare a actului adițional:

Serviciile responsabile pentru derularea procedurilor de atribuire din cadrul Direcțiilor de Achiziții vor derula procedura de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare, iar în urma finalizării acesteia vor transmite către Serviciile Contractare următoarele documente necesare pentru semnarea actului adițional:

a)

Raportul de evaluare;

b)

Oferta ofertantului câștigător;

c)

Dosarul achiziție publice în conformitate cu prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice al procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare din care să rezulte elementele necesare semnării actului adițional.

În urma primirii documentelor menționate mai sus, Serviciile Contractare vor întocmi Actul Adițional și îl vor trimite spre semnare/avizare în baza unor Note de Transmitere directorilor:



Direcției/direcțiilor responsabilă/responsabile pentru derularea contractelor;



Direcției Juridice;



Director General Adjunct Proiecte;



Serviciului Control Financiar Preventiv și Avizare Contracte;



Direcției Financiare/Economice;



precum și altor direcții/servicii/compartimente care au atribuții în acest sens (dacă este cazul).

După avizarea/semnarea actului adițional de către toate direcțiile mai sus menționate, actul adițional va fi înaintat Directorului General al C.N.A.D.N.R. S.A. în vederea semnării de către acesta.

În urma semnării Actului Adițional de către toți reprezentanții C.N.A.D.N.R., Serviciile Contractare vor întocmi și transmite prin fax către Antreprenor/Consultant/Prestator/Furnizor invitația de semnare a actului adițional.

3.2.3

Finalizarea procedurii de semnare a actului adițional:

După semnarea Actului Adițional de către ambele părți, Serviciile Contractare vor înmâna:

un

exemplar

original

Antreprenorului/Consultantului/Prestatorului/Furnizorului,

cu semnătură de primire;

un exemplar original Direcției responsabile de derularea/implementarea contractului, printr-o Notă de Transmitere;

o copie a Actului Adițional către Serviciul Garanții și Instrumente Bancare, printr-o Notă de Transmitere;

o copie a Actului adițional către Serviciul de Licitații, care a derulat procedura de negociere fără publicare, prin Proces Verbal;

în conformitate cu prevederile legale în vigoare și altor instituții care solicită verificarea/analizarea actului adițional (dacă este cazul).

Procedura de semnare a actului adițional se va finaliza prin întocmirea și semnarea de către responsabilul de contract din cadrul Serviciilor Contractare a Listei de verificare a actului adițional, care va fi avizată la final de către Șeful de Serviciu.

În elaborarea și semnarea actelor adiționale, Direcțiile de Achiziții vor respecta termenele impuse atât prin legislația în materia achizițiilor publice și anume O.U.G. nr. 34/2006 și respectiv

H.G. nr. 925/2006, cu modificările și completările ulterioare, precum și termenele impuse de către instituțiile abilitate în reglementarea, monitorizarea, verificarea și controlul achizițiilor publice, respectiv:



A.N.R.M.A.P.

- în maxim

48 de ore

de la semnarea actului adițional (în cazul procedurii de atribuire de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare);



U.C.V.A.P.

– în maxim

3 zile calendaristice

de la semnarea actului adițional (doar în cazul în care procedura de atribuire de negociere fără publicarea prealabila a unui anunț de participare a fost verificată de observatori desemnați U.C.V.A.P.);



Autoritatea de Audit – Curtea de Conturi a României

– în conformitate cu termenele solicitate;



A.N.A.F.

– în maxim

30 de zile

de la semnarea actului adițional – Declarația de înregistrare a contractelor/documentelor care justifică prestările efective de servicii pe teritoriul României, inițiale/adiționale (conexe), încheiate cu persoane juridice străine sau persoane fizice nerezidente;



SEAP

–

48 de zile

de la semnarea actului adițional – Anunțul de Atribuire (în cazul procedurii de atribuire de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare);



AMPOST

– în conformitate cu termenele solicitate, în cazul contractelor cu finanțare externă.

ANEXA NR. 2

REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE PRIVIND MONITORIZAREA ȘI EXECUȚIA CONTRACTELOR DE ASISTENȚĂ TEHNICĂ, SERVICII DE CONSULTANȚĂ ȘI CONTRACTE DE LUCRĂRI ÎN BAZA CONDIȚIILOR GENERALE DE CONTRACT DE CONSTRUCȚIE DE LUCRĂRI DE INGINERIE ȘI CLĂDIRI PROIECTATE DE CĂTRE BENEFICIAR (FIDIC ROȘU - ED.

1999)

1.

PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVAZUTE ÎN REGULAMENT

1.1.

CONTRACTE EXECUȚIE LUCRĂRI

1.1.1.

Activități în perioada de pre-construcție

a)

Data de Începere a Lucrărilor

Termenul conform Condiții Generale/Speciale FIDIC Cartea Roșie 1999 –

42 de zile

(notificarea se transmite „ cu cel puțin 42 zile înainte ” de Data de Începere)

b)

Posesia Șantierului

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – conform Anexei la Oferta din cadrul fiecărui Contract (in general 28 zile de la Data de Începere, sau în situația predării etapizate a amplasamentului nu se vor depăși 365 zile);

Termenul propus – depinde de data la care va fi emisa Decizia de expropriere

c)

Polițe de Asigurare (medicala, securitatea muncii, și responsabilitate, etc.)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – conform Anexei la Oferta

Aceasta activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligația contractuala de a transmite spre verificare Inginerului (Consultantului).

d)

Programul de execuție

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 –

28 de zile

de la Data de Începere

Aceasta activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligația contractuala de a transmite spre verificare și aprobare Inginerului (Consultantului) în termenul prevăzut în cadrul Contractului.

e)

Graficul de Plăti (Fluxul de Numerar)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 –

28 de zile

de la Data de Începere.

Antreprenorul și Inginerul au obligația ca până la data de 5 a fiecărei luni să transmită fluxul de numerar actualizat către Beneficiar (CNADNR SA).

1.1.2.

Activități în perioada de construcție

a)

Întâlnirile de Progres

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

Termenul conform Cerințelor Beneficiarului – în fiecare luna pe perioada de Execuție a Contractului

b)

Monitorizarea și evaluarea progresului lucrărilor

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

In conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referință (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmărește îndeplinirea acestora în termenele contractuale.

c)

Rapoarte Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Execuție Lucrări

Termenul de verificare al CNADNR conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

Termenul de verificare al CNADNR conform prevederilor Contractului încheiat cu Inginerul –

45 de zile

de la data transmiterii de către Inginer a Raportului Termenul propus de verificare de către CNADNR –

15 zile

d)

Modificări și Variații - Elaborarea și Verificarea Modificărilor (Ordinelor de Variație)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Raportului privind modificarea propusa.

e)

Personalul Antreprenorului și Subantreprenori

Înlocuire personal cheie

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

In cazul în care Inginerul solicita un punct de vedere al Beneficiarului, acesta va transmite un răspuns în

maxim 15 zile.

Subantreprenori

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

Beneficiarul va transmite acceptul/refuzul în maxim 15 zile de la transmiterea de către Inginer a documentației.

f)

Inspecții și verificări pe teren

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual Beneficiarul va efectua inspecții și verificări pe teren ori de cate ori este necesar.

g)

Recepția la terminarea lucrărilor

Recepția la terminarea lucrărilor se efectuează în conformitate cu prevederile legale și contractuale.

h)

Recepția Finală

Recepția finala este convocata de investitor în conformitate cu prevederile HG 273/1994 – Regulament de recepție a lucrărilor de construcții și instalații aferente acestora, în cel mult

15 zile

după expirarea perioadei de garanție.

Perioada de garanție este cea prevăzută în Contract.

1.1.3.

Aspecte financiare și plăți - Garanții

a)

Garanția de Bună Execuție

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 –

28 de zile

de la data primirii Scrisorii de Acceptare, Antreprenorul trebuie să transmită Garanția de Buna Execuție Beneficiarului.

b)

Garanția pentru acordarea Avansului

Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanția pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans;

c)

Garanția pentru Sume reținute

In cazul în care Antreprenorul solicita constituirea unei Garanții pentru cuantumul sumelor Reținute din cadrul Certificatelor Interimare de Plata în conformitate cu Anexa la Oferta, va înainta către Beneficiar (CNADNR SA) Garanția în vederea verificării și aprobării acesteia.

1.1.4.

Plăti către antreprenor

Beneficiarul trebuie sa plătească Antreprenorului:

a)

Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans,

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – 28 de zile Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

b)

Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – 28 de zile Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

c)

Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – 28 de zile Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

1.1.5.

Modificarea și prelungirea contractului

Daca

pe

parcursul

implementării

contractului

apar

circumstanțe

de

natură

să

afecteze implementarea contractului și care conduc la necesitatea adoptării unor modificări fată de prevederile Contractului inițial, UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativa/Fundamentare în maxim 15 zile de la apariția circumstanței și o va transmite împreună cu informațiile și documentele necesare către Directia Achiziții cu Finanțare Externă care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigura elaborarea și încheierea actului Adițional.

1.1.6.

Rezilierea contractului

Rezilierea poate fi solicitata de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale.

1.2.

CONTRACTE

DE

ASISTENTA

TEHNICA

a)

Întâlnirea de început

– 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înțelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiții optime de implementare;

b)

Asigurarea Condițiilor de intrare în vigoare a contractului

– 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuție și Asigurări);

c)

Notificarea Datei de Începere a activităților

- conform contract și după intrarea în vigoare a acestuia;

d)

Mobilizare/organizare/program/aprobare personal

– conform prevederilor contractuale: 20 zile;

e)

Verificări

documentații

tehnice

–

termen

propus

CNADNR:

21

zile,

funcție

de complexitatea proiectului, primirea recomandărilor de la direcțiile de specialitate din cadrul CNADNR pe specificul activităților verificate de către acestea, etc.; acest termen poate fi depășit în cazul proiectelor majore, a căror documentație este verificată și de către experții JASPERS;

f)

Avizare CTE -CNADNR, CTE-DPIIS, CI -

g)

Verificări/aprobări rapoarte

– 15 zile;

h)

Verificări certificate de plata

– 15 zile;

i)

Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate și conformitate

– 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013);

j)

Verificare facturi

– 1 zi;

k)

Întocmirea solicitării de plata și avizarea acesteia

– 2 zile;

l)

Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv

– 5 zile;

m)

Urmărirea circuitului de plata , conform regulamentului Direcției financiare din cadrul CNADNR

1.3.

CONTRACTE

DE

SUPERVIZARE

EXECUȚIE

LUCRARI

a)

Întâlnirea de început

– termen propus CNADNR: 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înțelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiții optime de implementare;

b)

Asigurarea Condițiilor de intrare în vigoare a contractului

– 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuție și Asigurări);

c)

Notificarea Datei de Începere a activităților

- conform contract și după intrarea în vigoare a acestuia;

d)

Mobilizare/organizare/program/aprobare personal

– conform prevederilor contractuale: 20 zile;

e)

Urmărirea activităților prestate , conform prevederilor Caietului de Sarcini și în termenele precizate în contract – pe toata perioada de derulare a contractului;

f)

Verificări/aprobări rapoarte

– 15 zile;

g)

Verificări certificate de plata

– 15 zile;

h)

Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate și conformitate

– 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013);

i)

Verificare facturi – 1 zi;

j)

Întocmirea solicitării de plată și avizarea acesteia

– 2 zile;

k)

Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv

– 5 zile;

l)

Urmărirea circuitului de plata , conform regulamentului Direcției financiare din cadrul CNADNR.

NOTA 1: Termenele menționate mai sus se aplica în cazul în care documentele sunt complete și corecte. în caz contrar, termenul va fi recalculat de la data transmiterii documentelor în forma completa și corecta.

NOTA 2: în cazul în care mai multe activități se vor suprapune pe aceeași perioada de timp acestea vor fi decalate în funcție de prioritizarea și necesitatea acestora de la momentul respectiv.

2.

ACTIVITATI INTERNE DE IMPLEMENTARE A CONTRACTELOR

2.1.

CONTRACTE DE ASISTENTA TEHNICA

1.

Înregistrarea Contractului semnat și înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP;

2.

Se trece la verificarea Condițiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanției de Buna Execuție și Asigurările prevăzute în cadrul contractului, și se asigura ca aceste Condiții sunt îndeplinite în termenele precizate în contract;

3.

Constituirea Scrisorii de Garanție de Buna Execuție – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

4.

Constituirea Scrisorii de Garanție pentru plata Avansului (după caz) – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

5.

Constituirea Polițelor de asigurări (20 zile) - verificarea și aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația constatată - corespondența cu prevederile contractuale și legale;

6.

In situația îndeplinirii Condițiilor de intrare în vigoare a contractului se notifica Data de Începere a serviciilor;

7.

Se urmărește înaintarea Programului propus pentru mobilizarea personalului, mobilizarea personalului în termenul prevăzut în contract, se analizează propunerile de mobilizare a personalului care trebuie sa corespunda Condițiilor din Documentația de Atribuire, respectiv Caietul de Sarcini/Contract. în situația în care apare imposibilitatea mobilizării unor experți propuși în cadrul ofertei, funcție de situațiile prevăzute în cadrul contractului, vor fi aplicate penalitățile aferente;

8.

Se urmărește înaintarea Raportului de Început la termenul precizat în contract (in cadrul acestui raport va fi cuprins Sistemul de Management al Calității); acesta se verifica în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini, și cu obiectivele contractului, se solicita modificări/completări funcție de caz, și se aproba (în cazul în care este specificat în contract);

9.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor de Progres lunare (în cazul în care este specificat în contract), în termenele precizate în contract;

10.

Se urmărește înaintarea Raportului Preliminar și a documentației tehnice preliminare, conform H.G. 28/ 2008 în termenul stabilit prin contract:

In cadrul UIP, se verifica componenta și conținutul documentației și a Raportului Preliminar, în raport cu cerințele caietului de sarcini, Condițiilor de contract;

Se înaintează spre analiză serviciilor suport, în funcție de specificul activității lor (Directia Tehnica, Directia Achiziții Terenuri, Serviciul Contracte de Finanțare, Serviciul Avize și Acorduri, Serviciul Protecția Mediului, etc.);

Se urmărește ca serviciile suport să transmită observații/modificări/recomandări pentru capitolele specifice activității acestora, în termenul solicitat de către UIP;

UIP centralizează și transmite întregul ansamblu de observații către Prestator, astfel încât documentația să fie revizuită și să poată fi respectate termenele prevăzute în contract

In urma revizuirii documentației de către Prestator și predate Beneficiarului, volumele care înglobează observațiile serviciilor suport vor fi transmise fiecărui compartiment în parte pentru a verifica corectitudinea răspunsului la observațiile făcute;

După verificarea în cadrul UIP, a faptului ca s-a ținut cont de observațiile și recomandările formulate pentru documentația preliminara, Studiul de Fezabilitate cu întreaga documentație tehnica revizuita și nota tehnica de prezentare, vor fi înaintate către C.T.E.-CNADNR pentru avizarea documentației, respectiv varianta de traseu optima din punct de vedere tehnico-economic;

Odată aprobata varianta de traseu optima, se aproba și Raportul Preliminar, și se urmărește obținerea tuturor avizelor necesare(inclusiv obținerea Acordului de Mediu, în baza Studiu de Evaluare Adecvata);

După avizarea CTE-CNADNR, documentația se transmite spre analiza JASPERS, în vederea Verificării îndeplinirii Condițiilor de eligibilitate/rentabilitate ale proiectului propus, și de asemenea, este transmisa spre avizare Consiliului Tehnico-Economic al Ordonatorului Principal de Credite, și la Consiliul Interministerial;

Se întocmește nota de fundamentare pentru promovare H.G. indicatori tehnico- economici și se înaintează pe circuitul de avizare;

11.

Se urmărește înaintarea Raportului privind Proiectul tehnic pentru relocarea/protejarea de utilități la nivel de detalii de Execuție însoțite de aprobările proprietarilor de utilități, în termenul stabilit prin contract:

12.

Se urmărește și se verifică îndeplinirea cerințelor din avizele emise de proprietarii de utilități, zonele de influență cu risc asupra proiectului;

13.

Se transmit observații la Proiectant, și se urmărește revizuirea documentației conform observațiilor;

14.

Se urmărește înaintarea Raportului Preliminar privind Proiectul Tehnic la nivel de DDE, în termenul stabilit prin contract:

În cadrul UIP, se verifică componența și conținutul documentației și a Raportului Preliminar, în raport cu cerințele caietului de sarcini, Condițiilor de contract;

Se verifică respectarea în elaborarea/verificarea PT-ului a cerințelor și specificațiilor tehnice cuprinse în Acordul de Mediu;

Se verifica respectarea în elaborarea PT-ului a cerințelor și specificațiilor tehnice cuprinse în avizele/acordurile emise;

Se urmărește verificarea PT-ului de către verificatori atestați;

Se urmărește elaborarea/verificarea DTAC în conformitate cu legea 50/1991;

Documentele tehnico-economice, sunt transmise spre verificare serviciilor suport, care completează lista de verificare conform specificului activității verificate, și precizează eventuale observații/recomandări.

Observațiile/recomandările sunt transmise Proiectantului în vederea revizuirii documentației și a Raportului Preliminar;

Se urmărește în cazul în care exista observații, Prestatorul va trebui să răspundă în termenul prevăzut în contract;

15.

Se urmărește înaintarea Raportului Final în termenul stabilit prin contract, însoțit de Documentația Tehnică revizuită conform observațiilor/recomandărilor;

16.

Se verifica daca Raportul și Documentația Tehnica sunt revizuite conform observațiilor;

17.

In cazul în care nu exista observații Raportul Final este aprobat.

2.2.

Contracte

de

Servicii

1.

Înregistrarea Contractului semnat și înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP;

2.

Se trece la verificarea Condițiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanției de Buna Execuție și Asigurările prevăzute în cadrul contractului, și se asigură că aceste Condiții sunt îndeplinite în termenele precizate în contract;

3.

Constituirea Scrisorii de Garanție de Buna Execuție – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

4.

Constituirea Scrisorii de Garanție pentru

plata Avansului (după caz) – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

5.

Constituirea Polițelor de asigurări (20 zile) - verificarea și aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația constatată - corespondența cu prevederile contractuale și legale;

6.

În situația îndeplinirii Condițiilor de intrare în vigoare a contractului se notifică Data de Începere a serviciilor;

7.

UIP organizează Întâlnirea de început, la care participă echipa de proiect și reprezentanții Consultantului; la aceasta întâlnire se trec în revista obligațiile și termenele contractuale, se discută riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc masuri astfel încât să fie evitate eventuale blocaje;

8.

In baza notificării emise de către Beneficiar, se urmărește mobilizarea personalului și a echipamentelor necesare implementării contractului, aprobarea și mobilizarea personalului non-cheie, în termenul specificat în contract;

9.

Se urmărește înaintarea Raportului Inițial în termenul specificat în contract, care se verifica în conformitate cu cerințele precizate în contract, se transmit Consultantului observațiile și

se urmărește înaintarea Raportului în forma finala, astfel încât acesta să fie aprobat în termenul precizat în contract;

10.

Se urmărește îndeplinirea activităților conform prevederilor contractuale:

Activități de pre-construcție;

Activități de construcție;

Activități de post-construcție.

11.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor lunare de Progres în termenele precizate în contract, se verifica conținutul și completarea informațiilor prezentate conform cerințelor, se transmit observații, se urmărește înaintarea formei revizuite și se aproba conform procedura, în termenul precizat în contract;

12.

Ori de cate ori se constata necesitatea unui Raport Special pentru diverse situații constatate în derularea contractului de lucrări, acesta se solicita Consultantului, intr-un termen definit, și se urmărește înaintarea acestuia conform solicitărilor;

13.

Se urmărește raportarea evenimentelor din Șantier către Beneficiar;

14.

Se urmărește asigurarea serviciilor de supervizare conform cerințelor Caietului de Sarcini, în vederea realizării lucrărilor conform Proiectului Tehnic;

15.

Se urmărește înregistrarea unui eveniment pentru care sunt stabilite Condiții de aplicare a penalităților (înlocuire personal, nerespectarea termenelor pentru transmiterea rapoartelor, etc.), urmându-se procedura de aplicare a penalităților, conform prevederilor contractuale și a legislației în vigoare;

16.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor Financiare (trimestriale), care se verifica și se aproba conform procedura, în termenul stabilit în contract;

17.

Se urmărește înaintarea Raportului la Terminarea Lucrărilor, fiind necesar a fi prezentat în forma completa cu istoricul Execuției lucrărilor, la momentul Recepției la Terminarea Lucrărilor;

18.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor pe perioada de notificarea a defecțiunilor; în situația în care sunt constatate defecte, Inginerul va notifica Antreprenorul pentru a lua masurile necesare de remediere;

19.

Se urmărește înaintarea Raportului la sfârșitul perioadei de notificare, și se verifica din punct de vedere al prezentării comportamentului lucrărilor executate în timpul perioadei de garanție, intervențiile realizate de către Antreprenor, recomandări pentru întreținere, etc.;

20.

Se urmărește propunerea de organizare sesiuni de instruire pentru personalul Beneficiarului, în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini;

2.3.

Contracte

de

Lucrări

1.

Garanția de buna Execuție – Antreprenorul transmite Garanția de Buna Execuție Beneficiarului - în termenul specificat în Contract - de la Data semnării Acordului Contractual.

Garanția de Bună Execuție va fi emisă de o entitate și dintr-o țară (sau altă jurisdicție) aprobate de către Beneficiar, și având conținutul formularului anexat Condițiilor Speciale sau un alt format acceptat de Beneficiar.

Antreprenorul se va asigura că Garanția de Bună Execuție este valabilă și în vigoare până la execuția și terminarea Lucrărilor de către Antreprenor și remedierea oricăror defecțiuni.

In cazul în care Antreprenorul nu prezintă, în termenul specificat în contract o Garanție de Buna Execuție valabila, Beneficiarul este îndreptățit să rezilieze contractul.

2.

UIP organizează Întâlnirea de început, la care participa echipa de proiect a Beneficiarului, echipa de supervizare a Consultantului, reprezentanții locali ai Beneficiarului (DRDP); la aceasta întâlnire se trec în revista obligațiile și termenele contractuale, se discuta riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc masuri astfel încât să fie evitate eventuale blocaje;

3.

In termenul specificat în contract, Inginerul va informa Antreprenorul, cu privire la data de Începere a lucrărilor;

4.

Beneficiarul va preda Antreprenorului Posesia șantierului (predare borne , coordonate, drum

- (in termenul specificat în Anexa la Oferta)) de la Data de Începere a Lucrărilor;

5.

După emiterea ordinului de Începere, Inginerul va organiza ședințele lunare de management la care va participa și Beneficiarul;

6.

In termenul specificat în contract Antreprenorul va instala panourile pentru promovarea lucrărilor;

7.

Antreprenorul va prezenta Inginerului programul de Execuție în termenul menționat în contract de la data ordinului de Începere;

8.

După aprobarea programului de Execuție, Inginerul împreună cu Antreprenorul vor defini complet indicatorii punctelor de referința, menționate în contract și vor stabili datele de îndeplinire ale acestora;

9.

In cazul în care Antreprenorul nu îndepline ș te, unul sau mai mulți indicatori ai unui punct de referința, la termenul stabilit anterior, Beneficiarul este îndreptățit să dispună sistarea plăților până la îndeplinirea tuturor indicatorilor aferenți punctului de referința sau notificarea aplicării penalităților, după cum este prevăzut în cadrul contractului.

10.

Se

vor

urmări

situațiile

aferente

înlocuirii

personalului

cheie

al

Antreprenorului, neprezentarea programului de lucrări în termenul stabilit de Inginer, sau nerespectarea Planului de Management al Traficului, în vederea notificării, determinării și aplicării penalităților precizate în contract – Anexa la Oferta, pentru fiecare eveniment de acest tip sesizat;

11.

Antreprenorul va întocmi și înainta, către Inginer raportul de progres lunar.

12.

Antreprenorul va elabora și transmite Inginerului, lunar, Situația Interimara de Lucrări, însoțita de documente justificative (procese verbale de recepție calitativa și cantitativa, măsurători, etc.)

13.

Inginerul va verifica daca articolele furnizate sau lucrarea realizată de Antreprenor este conform contractului și Proiectului Tehnic de Execuție aprobat și va determina suma datorată Contractorului. Verificările efectuate vizează: corelarea dintre cantitățile cuprinse în situațiile de lucrări, proiectele tehnice de Execuție aprobate, preturile cuprinse în situațiile de lucrări prezentate spre decontare în concordanta cu listele de cantități; documentele de calitate prezentate de către Antreprenor, materialele în Șantier și documentele suport aferente, etc.;

De asemenea, se calculează și certifica ajustarea preturilor, se verifica Rambursarea Plății în Avans, se verifica și certifica Reținerile și efectuează eventualele corecturi sau modificări care în mod normal ar fi trebuit să fie aplicate unui Certificat de Plată anterior;

In cazul în care valoarea Certificatului Interimare de Plata este mai mica decât valoarea menționată

în

cadrul

Anexei

la

Oferta, atunci

Inginerul

nu

va

emite

certificatul Beneficiarului;

14.

Beneficiarul, va analiza Certificatul Interimar de Plata și documentele justificative aferente acestuia;

In anumite, situații, atunci când Beneficiarul considera necesar, se vor efectua inspecții și vizite pe teren, pentru verificarea lucrărilor certificate.

In cazul în care pe circuitul de verificare se constata neconformități, certificatul se respinge, procedura fiind reluata ulterior revizuirii și remedierii neconformităților;

15.

Dacă Certificatul Interimar de Plata este întocmit conform prevederilor contractuale, este inițializat pentru verificare (Responsabilul de Contract), este vizat cu „Viza de legalitate, regularitate și conformitate” (Sef Proiect) și aprobat (Director);

16.

Se notifica Antreprenorul/Inginerul cu privire la acceptarea totala sau parțială sau returnarea Certificatului Interimar de Plata conform Condiții Generale de Contract și Condiții Speciale de Contract;

17.

După aprobarea Certificatului Interimar de Plată, Beneficiarul informează în scris Părțile, solicitând Antreprenorului emiterea facturii corespunzătoare Certificatului Interimar de Plată.

18.

Când lucrările sunt substanțial finalizate și îndeplinite Condițiile pentru Recepția la Terminarea lucrărilor, Antreprenorul va notifica Beneficiarul cu privire la acest lucru;

19.

Beneficiarul are obligația, conform legii, ca în termen de 15 zile de la data notificării să întocmească o comisie de recepție la terminarea lucrărilor;

20.

In urma unei inspecții în șantier, comisia numita va propune admiterea/respingerea recepției la terminarea lucrărilor.

21.

In cazul în care comisia va propune respingerea recepției la terminarea lucrărilor, i se va acorda Antreprenorului o perioada rezonabila de timp în vederea finalizării lucrărilor.

22.

Daca se propune admiterea recepției la terminarea lucrărilor, va fi întocmit Procesul Verbal de Recepție la Terminarea Lucrărilor și înaintat spre aprobare reprezentantului legal al Beneficiarului;

23.

In situația în care se propune respingerea Recepției la Terminarea Lucrărilor și perioada de Execuție contractuala este depășită, Beneficiarul va emite o notificare de Revendicare cu privire la penalitățile de întârziere aferente prelungirii perioadei de Execuție.

Inginerul, după admiterea Recepției la Terminarea Lucrărilor, va emite o determinare cu valoarea penalităților de întârziere la care este îndreptățit Beneficiarul, în conformitate cu prevederile contractule

24.

In situația aprobării Procesului Verbal de Recepție la Terminarea Lucrărilor, Inginerul va emite Certificatul de Recepție la Terminarea Lucrărilor, având atașate și eventualele anexe care cuprind lucrările ramase de finalizat, respectiv lucrările ce vor fi ținute sub observație pe perioada de Garanție.

25.

In baza Certificatului de Recepție la Terminarea Lucrărilor, la solicitarea Antreprenorului, se va putea elibera jumătate din suma reținuta din Reținerile Monetare (conform procentului specificat în cadrul Anexei la Oferta), sau se va diminua la jumătate valoarea aferenta scrisorii de Garanție bancara, după caz;

26.

Antreprenorul va elabora și transmite Inginerului, Situația de Plata la Terminarea Lucrărilor, însoțita de documente justificative (procese verbale de Recepție calitativa și cantitativa, măsurători, etc.)

27.

Inginerul va verifica Situația de Plata la Terminarea Lucrărilor. Verificările efectuate vizează: corelarea dintre cantitățile cuprinse în situațiile de lucrări, proiectele tehnice și detaliile de Execuție aprobate, preturile cuprinse în situațiile de lucrări prezentate spre decontare în concordanta cu listele de cantități; documentele de calitate prezentate de către Antreprenor, materialele în Șantier și documentele suport aferente, etc.;

De asemenea, se calculează și certifica ajustarea preturilor, se verifica Rambursarea Plății în Avans, se verifica și certifica Reținerile și efectuează eventualele corecturi sau modificări care în mod normal ar fi trebuit să fie aplicate unui Certificat de Plată anterior;

28.

Beneficiarul, va analiza Certificatul de Plata la Terminarea Lucrărilor și documentele justificative aferente acestuia, identic cu pașii prezentați la pct. 12-16;

29.

In termen de 15 zile înainte de expirarea perioadei de Garanție, Beneficiarul are obligația, conform legii, să întocmească o comisie de Recepție finala;

30.

In urma unei inspecții în șantier, comisia numita va propune admiterea/ respingerea Recepției finale a lucrărilor.

31.

In cazul în care comisia va propune respingerea Recepției finale, i se va acorda Antreprenorului o perioada rezonabila de timp în vederea finalizării/remedierii lucrărilor.

32.

Daca se propune admiterea recepției finale a lucrărilor, Beneficiarul va aproba Procesul Verbal de Recepție Finala;

33.

După aprobarea Procesului Verbal de Recepție Finala, Inginerul va emite Certificatul de Performanta acesta fiind documentul care atesta finalizarea și acceptarea lucrărilor în conformitate cu prevederile contractuale;

34.

Antreprenorul va elabora și transmite Inginerului, Situația Finala de Plata, însoțită de documente justificative (procese verbale de Recepție calitativa și cantitativa, măsurători, etc.)

35.

Inginerul va verifica Situația Finala de Plata și o va înainta spre analiza la Beneficiar, urmându-se pașii precizați la pct. 12-16;

36.

In termenul precizat în contract, și după emiterea Certificatului de Performanta, Beneficiarul va elibera Garanția de Buna Execuție a Antreprenorului.

2.4.

Plata

și

Rambursarea

Certificatul pentru avans/intermediar/final de lucrări/eliberarea reținerilor, certificatul de supervizare este aprobat de către serviciile de implementare

1.

Factura emisa de către Consultant/Antreprenor este verificata din punct de vedere financiar precum și a existentei Garanțiilor de avans, rețineri si/sau buna Execuție, atunci când este cazul

1.1)

Daca

factura

este

incorecta,

se

returnează

pentru

modificare

la Consultant/Constructor

1.2)

Daca

factura

este

corect

întocmită,

se

înaintează

la

serviciul

de implementare pentru viza de realitate și bun de plata

2.

Factura este verificata de către Unitatea de Implementare pentru concordanta cu certificatul de plata:

2.1)

Daca exista neconcordante aceasta se returnează pentru modificare la Consultant/Constructor

2.2)

Daca factura este corect întocmită, aceasta este vizata, i se acorda bun de plata și este înaintată cu documentele suport la serviciul gestionare fonduri

3.

Serviciul Gestionare fonduri întocmește solicitarea de plata și după semnarea acesteia de către toate persoanele factura este înaintată pentru viza CFP

4.

După acordarea vizei CFP factura este înaintată pentru a fi luata în evidentele contabile și apoi transmisa la Directia Financiara pentru solicitarea deschiderilor de credite bugetare

5.

După ce a fost efectuata plata către Consultant/Antreprenor, în baza extraselor de cont și a documentelor justificative, Serviciul Gestionare Fonduri întocmește, lunar, cererea de rambursare aferenta proiectului

6.

Cererea de rambursare este apoi supusa vizei CFP

7.

Împreună cu documentele justificative (raportul de progres, extrasele de cont etc.) cererea de rambursare este transmisa către Ministerul Transporturilor

2.5.

Asigurarea

Fondurilor

pentru

contractele

aflate

în

implementare

1.

In vederea întocmirii proiectului de buget pentru anul n+1, în cursul anului n, la solicitarea MFP este întocmit necesarul de fonduri în baza:

Stadiului actual al proiectului;

Termenul de finalizare al proiectului;

Plăților efectuate pana la aceea data;

Cash-flow-ului actualizat primit de la Consultant;

Alte documente/situații relevante.

2.

In cursul anului bugetar n+1, conform legii bugetului de stat, serviciul gestionare fonduri va monitoriza existenta creditelor bugetare pentru acoperirea plaților contractuale

3.

In cazul în care creditul bugetar devine insuficient pentru efectuarea plăților, serviciul gestionare fonduri va lua toate masurile pentru găsirea resurselor necesare, astfel:

a)

Prin realocări intre proiecte pe parcursul întregului an bugetar

b)

Prin realocări intre proiecte sau suplimentari de la MFP cu ocazia rectificărilor bugetare.

ANEXA NR. 3

REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE PRIVIND MONITORIZAREA ȘI EXECUȚIA CONTRACTELOR DE ASISTENȚĂ TEHNICĂ, SERVICII DE CONSULTANȚĂ ȘI CONTRACTE DE LUCRĂRI ÎN BAZA CONDIȚIILOR GENERALE DE CONTRACT DE CONSTRUCȚIE- PROIECTARE ȘI ECHIPAMENTE (FIDIC GALBEN - ED. 1999)

1.

PREAMBUL: TERMENE INTERNE PREVĂZUTE ÎN REGULAMENT

1.1.

CONTRACTE EXECUTIE LUCRARI

1.1.1.

Activități în perioada de pre-construcție

a)

Data de Începere a Lucrărilor

Termenul conform Condiții

Generale

FIDIC Cartea Galbena 1999 –

42 de zile

(cu mențiunea ca acesta poate fi mai scurt în funcție de decizia Beneficiarului (CNADNR SA) în Condițiile în care Antreprenorul a prezentat toate documentele necesare;

b)

Posesia Șantierului

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – conform Anexei la Oferta din cadrul fiecărui Contract;

Termenul propus – depinde de data la care va fi emisa Decizia de expropriere

c)

Polițe de Asigurare (medicala, securitatea muncii, și responsabilitate, etc.)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – conform Anexei la Oferta

Aceasta activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligația contractuala de a transmite spre verificare Inginerului (Consultantului).

d)

Programul de execuție

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

28 de zile

de la Data de Începere

Aceasta activitate este în sarcina Antreprenorului, acesta având obligația contractuala de a transmite spre verificare și aprobare Inginerului (Consultantului) în termenul prevăzut în cadrul Contractului.

e)

Graficul de Plăti (Fluxul de Numerar)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

42 de zile

de la Data de Începere, în cazul în care în Contract nu este inclus un Grafic de Plați.

Antreprenorul și Inginerul au obligația ca pana la data de 5 a fiecărei luni sa transmită fluxul de numerar actualizat către Beneficiar (CNADNR SA).

f)

Proiectarea realizata de Antreprenor - Realizarea proiectării de către Antreprenor

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – conform Anexei la Oferta;

Termenul propus – poate varia intre

120 și 180 de zile

în funcție de prevederile fiecărui Contract. Antreprenorul va finaliza activitatea privind proiectarea în perioada specificata.

1.1.2.

Activități în perioada de construcție

a)

Întâlnirile de Progres

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual

Termenul conform Cerințelor CNADNR SA – în fiecare luna pe perioada de execuție a Contractului

b)

Monitorizarea și evaluarea progresului lucrărilor

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual

In conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referință (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmărește îndeplinirea acestora în termenele contractuale.

c)

Rapoarte - Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Proiectare și Execuție Lucrări

Termenul de verificare al CNADNR conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual

Termenul de verificare al CNADNR conform prevederilor Contractului încheiat cu Inginerul –

45 de zile

de la data transmiterii de către Inginer a Raportului Termenul propus de verificare de către CNADNR –

15 zile

d)

Modificări și Variații - Elaborarea și Verificarea Modificărilor (Ordinelor de Variație)

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Roșie 1999 – nu exista termen contractual

Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Raportului privind modificarea propusa.

e)

Personalul Antreprenorului și Subantreprenori

Înlocuire personal cheie

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual

In cazul în care Inginerul solicita un punct de vedere al Beneficiarului, acesta va transmite un răspuns în

maxim 15 zile.

Subantreprenori

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual

Beneficiarul va transmite acceptul/refuzul în maxim 15 zile de la transmiterea de către Inginer a documentației.

f)

Inspecții și verificări pe teren

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 – nu exista termen contractual Beneficiarul va efectua inspecții și verificări pe teren ori de cate ori este necesar.

g)

Recepția la terminarea lucrărilor

Recepția la terminarea lucrărilor se efectuează în conformitate cu prevederile legale și contractuale.

h)

Recepția Finala

Recepția finala este convocata de investitor în conformitate cu prevederile HG 273/1994 – Regulament de recepție a lucrărilor de construcții și instalații aferente acestora, în cel mult

15 zile

după expirarea perioadei de garanție.

Perioada de garanție este cea prevăzuta în Contract.

1.1.3.

Aspecte financiare și plăți Garanții

a)

Garanția de Bună Execuție

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

28 de zile

de la data primirii Scrisorii de Acceptare, Antreprenorul trebuie să transmită Garanția de Buna Execuție Beneficiarului.

b)

Garanția pentru acordarea Avansului

Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanția pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans;

c)

Garanția pentru Sume reținute

In cazul în care Antreprenorul solicita constituirea unei Garanții pentru cuantumul sumelor Reținute din cadrul Certificatelor Interimare de Plata în conformitate cu Anexa la Oferta, va înainta către Beneficiar (CNADNR SA) Garanția în vederea verificării și aprobării acesteia.

1.1.4.

Plăti către Antreprenor

Beneficiarul trebuie sa plătească Antreprenorului:

a)

Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans,

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

28 de zile

Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

b)

Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

28 de zile

Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

c)

Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată

Termenul conform Condiții Generale FIDIC Cartea Galbena 1999 –

28 de zile

Termenul propus -

15 zile

de la transmiterea de către Inginer a Certificatului

1.1.5.

Modificarea și prelungirea contractului

Daca

pe

parcursul

implementării

contractului

apar

circumstanțe

de

natură

să

afecteze implementarea contractului și care conduc la necesitatea adoptării unor modificări fată de prevederile Contractului inițial, UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativa/Fundamentare în

maxim 15 zile

de la apariția circumstanței și o va transmite împreună cu informațiile și documentele necesare către Directia Achiziții cu Finanțare Externa care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigura elaborarea și încheierea actului Adițional.

1.1.6.

Rezilierea contractului

Rezilierea poate fi solicitata de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale.

1.2.

CONTRACTE

DE

ASISTENTA

TEHNICA

a)

Întâlnirea de început

– 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înțelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiții optime de implementare;

b)

Asigurarea Condițiilor de intrare în vigoare a contractului

– 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuție și Asigurări);

c)

Notificarea Datei de Începere a Activităților

- conform contract și după intrarea în vigoare a acestuia;

d)

Mobilizare/organizare/program/aprobare personal

– conform prevederilor contractuale: 20 zile;

e)

Verificări

documentații

tehnice

–

termen

propus

CNADNR:

21

zile,

funcție

de complexitatea proiectului, primirea recomandărilor de la direcțiile de specialitate din cadrul CNADNR pe specificul Activităților verificate de către acestea, etc.; acest termen poate fi depășit în cazul proiectelor majore, a căror documentație este verificata și de către experții JASPERS;

f)

Avizare CTE -CNADNR, CTE-DPIIS, CI -

g)

Verificări/aprobări rapoarte

– 15 zile;

h)

Verificări certificate de plata

– 15 zile;

i)

Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate și conformitate

– 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013);

j)

Verificare facturi

– 1 zi;

k)

Întocmirea solicitării de plata și avizarea acesteia

– 2 zile;

l)

Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv

– 5 zile;

m)

Urmărirea circuitului de plata , conform regulamentului Direcției financiare din cadrul CNADNR

1.3.

CONTRACTE

DE

SUPERVIZARE

EXECUTIE

LUCRARI

a)

Întâlnirea de început

– termen propus CNADNR: 3 zile de la semnarea contractului în vederea asigurării înțelegerii prevederilor contractuale, pentru asigurarea unor Condiții optime de implementare;

b)

Asigurarea Condițiilor de intrare în vigoare a contractului

– 15 zile (conform contract: prezentarea Scrisorii Bancare pentru Buna Execuție și Asigurări);

c)

Notificarea Datei de Începere a Activităților

- conform contract și după intrarea în vigoare a acestuia;

d)

Mobilizare/organizare/program/aprobare personal

– conform prevederilor contractuale: 20 zile;

e)

Urmărirea Activităților prestate , conform prevederilor Caietului de Sarcini și în termenele precizate în contract – pe toata perioada de derulare a contractului;

f)

Verificări/aprobări rapoarte

– 15 zile;

g)

Verificări certificate de plata

– 15 zile;

h)

Verificare documente în vederea acordării vizei de legalitate, realitate și conformitate

– 4 zile (Decizia CNADNR nr. 687/04.06.2013);

i)

Verificare facturi – 1 zi;

j)

Întocmirea solicitării de plata și avizarea acesteia

– 2 zile;

k)

Verificarea documentelor în vederea acordării vizei de control financiar preventiv

– 5 zile;

l)

Urmărirea circuitului de plata , conform regulamentului Direcției financiare din cadrul CNADNR

NOTA 1: Termenele menționate mai sus se aplica în cazul în care documentele sunt complete și corecte. în caz contrar, termenul va fi recalculat de la data transmiterii documentelor în forma completa și corecta.

NOTA 2: în cazul în care mai multe Activități se vor suprapune pe aceeași perioada de timp acestea vor fi decalate în funcție de prioritizarea și necesitatea acestora de la momentul respectiv.

2.

ACTIVITĂȚI INTERNE DE IMPLEMENTARE A CONTRACTELOR

2.1.

CONTRACTE DE ASISTENTA TEHNICA

1.

Înregistrarea Contractului semnat și înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP;

2.

Se trece la verificarea Condițiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanției de Buna Execuție și Asigurările prevăzute în cadrul contractului, și se asigura ca aceste Condiții sunt îndeplinite în termenele precizate în contract;

3.

Constituirea Scrisorii de Garanție de Buna Execuție – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

4.

Constituirea Scrisorii de Garanție pentru plata Avansului (după caz) – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

5.

Constituirea Polițelor de asigurări (20 zile) - verificarea și aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația constatată- corespondența cu prevederile contractuale și legale;

6.

In situația îndeplinirii Condițiilor de intrare în vigoare a contractului se notifica Data de începere a serviciilor;

7.

Se urmărește înaintarea Programului propus pentru mobilizarea personalului, mobilizarea personalului în termenul prevăzut în contract, se analizează propunerile de mobilizare a

personalului care trebuie sa corespunda Condițiilor din Documentația de Atribuire, respectiv Caietul de Sarcini/Contract. în situația în care apare imposibilitatea mobilizării unor experți propuși în cadrul ofertei, funcție de situațiile prevăzute în cadrul contractului, vor fi aplicate penalitățile aferente;

8.

Se urmărește înaintarea Raportului de Început la termenul precizat în contract (in cadrul acestui raport va fi cuprins Sistemul de Management al Calității); acesta se verifica în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini, și cu obiectivele contractului, se solicita modificări/completări funcție de caz, și se aproba (in cazul în care este specificat în contract);

9.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor de Progres lunare (in cazul în care este specificat în contract), în termenele precizate în contract;

10.

Se urmărește înaintarea Raportului Preliminar și a documentației tehnice preliminare, conform H.G. 28/ 2008 în termenul stabilit prin contract:

In cadrul UIP, se verifica componenta și conținutul documentației și a Raportului Preliminar, în raport cu cerințele caietului de sarcini, Condițiilor de contract;

Se înaintează spre analiza serviciilor suport, în funcție de specificul Activității lor (Directia Tehnica, Directia Achiziții Terenuri, Serviciul Contracte de Finanțare, Serviciul Avize și Acorduri, Serviciul Protecția Mediului, etc.);

Se urmărește ca serviciile suport sa transmită observații/modificări/recomandări pentru capitolele specifice Activității acestora, în termenul solicitat de către UIP;

UIP centralizează și transmite întregul ansamblu de observații către Prestator, astfel încât documentația sa fie revizuita și sa poată fi respectate termenele prevăzute în contract

In urma revizuirii documentației de către Prestator și predate Beneficiarului, volumele care înglobează observațiile serviciilor suport vor fi transmise fiecărui compartiment în parte pentru a verifica corectitudinea răspunsului la observațiile făcute;

După verificarea în cadrul UIP, a faptului ca s-a ținut cont de observațiile și recomandările formulate pentru documentația preliminara, Studiul de Fezabilitate cu întreaga documentație tehnica revizuita și nota tehnica de prezentare, vor fi înaintate către C.T.E.-CNADNR pentru avizarea documentației, respectiv varianta de traseu optima din punct de vedere tehnico-economic;

Odată aprobata varianta de traseu optima, se aproba și Raportul Preliminar, și se urmărește obținerea tuturor avizelor necesare(inclusiv obținerea Acordului de Mediu, în baza Studiu de Evaluare Adecvata);

După avizarea CTE-CNADNR, documentația se transmite spre analiza JASPERS, în vederea Verificării îndeplinirii Condițiilor de eligibilitate/rentabilitate ale proiectului propus, și de asemenea, este transmisa spre avizare Consiliului Tehnico-Economic al Ordonatorului Principal de Credite, și la Consiliul Interministerial;

Se întocmește nota de fundamentare pentru promovare H.G. indicatori tehnico- economici și se înaintează pe circuitul de avizare;

11.

Se urmărește înaintarea Raportului privind Proiectul tehnic pentru relocarea/protejarea de utilități la nivel de detalii de execuție însoțite de aprobările proprietarilor de utilități, în termenul stabilit prin contract:

12.

Se urmărește și se verifica îndeplinirea cerințelor din avizele emise de proprietarii de utilități, zonele de influenta cu risc asupra proiectului;

13.

Se transmit observații la Proiectant, și se urmărește revizuirea documentației conform observațiilor;

14.

Se urmărește înaintarea Raportului Preliminar privind Proiectul Tehnic la nivel de DDE, în termenul stabilit prin contract:

In cadrul UIP, se verifica componenta și conținutul documentației și a Raportului Preliminar, în raport cu cerințele caietului de sarcini, Condițiilor de contract;

Se verifica respectarea în elaborarea/verificarea PT-ului a cerințelor și specificațiilor tehnice cuprinse în Acordul de Mediu;

Se verifica respectarea în elaborarea PT-ului a cerințelor și specificațiilor tehnice cuprinse în avizele/acordurile emise;

Se urmărește verificarea PT-ului de către verificatori atestați;

Se urmărește elaborarea/verificarea DTAC în conformitate cu legea 50/1991;

Documentele tehnico-economice, sunt transmise spre verificare serviciilor suport, care completează lista de verificare conform specificului Activității verificate, și precizează eventuale observații/recomandări.

Observațiile/recomandările sunt transmise Proiectantului în vederea revizuirii documentației și a Raportului Preliminar;

Se urmărește in cazul în care exista observații, Prestatorul va trebui să răspundă în termenul prevăzut în contract;

15.

Se urmărește înaintarea Raportului Final în termenul stabilit prin contract, însoțit de Documentația Tehnica revizuita conform observațiilor/recomandărilor;

16.

Se verifica daca Raportul și Documentația Tehnica sunt revizuite conform observațiilor;

17.

In cazul în care nu exista observații Raportul Final este aprobat.

2.2.

Contracte

de

Servicii

1.

Înregistrarea Contractului semnat și înaintat de către Serviciul Contractare, în cadrul UIP;

2.

Se trece la verificarea Condițiilor ce trebuiesc îndeplinite, pentru intrarea în vigoare a contractului, respectiv prezentarea Garanției de Buna Execuție și Asigurările prevăzute în cadrul contractului, și se asigura ca aceste Condiții sunt îndeplinite în termenele precizate în contract;

3.

Constituirea Scrisorii de Garanție de Buna Execuție – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

4.

Constituirea Scrisorii de Garanție pentru

plata Avansului (după caz) – verificarea și aprobarea acesteia se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația aprobării;

5.

Constituirea Polițelor de asigurări (20 zile) - verificarea și aprobarea acestora se realizează de către Serviciul Garanții Bancare, care informează UIP, despre situația constatata- corespondența cu prevederile contractuale și legale;

6.

In situația îndeplinirii Condițiilor de intrare în vigoare a contractului se notifica Data de începere a serviciilor;

7.

UIP organizează Întâlnirea de început, la care participa echipa de proiect și reprezentanții Consultantului; la aceasta întâlnire se trec în revista obligațiile și termenele contractuale, se discuta riscurile identificate asupra proiectului, se stabilesc masuri astfel încât sa fie evitate eventuale blocaje;

8.

In baza notificării emise de către Beneficiar, se urmărește mobilizarea personalului și a echipamentelor necesare implementării contractului, aprobarea și mobilizarea personalului non-cheie, în termenul specificat în contract;

9.

Se urmărește înaintarea Raportului Inițial în termenul specificat în contract, care se verifica în conformitate cu cerințele precizate în contract, se transmit Consultantului observațiile și se urmărește înaintarea Raportului în forma finala, astfel încât aceasta sa fie aprobat în termenul precizat în contract;

10.

Se urmărește îndeplinirea Activităților conform prevederilor contractuale:

Activități de pre-construcție;

Activități de construcție;

Activități de post-construcție.

11.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor lunare de Progres în termenele precizate în contract, se verifica conținutul și completarea informațiilor prezentate conform cerințelor, se transmit observații, se urmărește înaintarea formei revizuite și se aproba conform procedura, în termenul precizat în contract;

12.

Ori de cate ori se constata necesitatea unui Raport Special pentru diverse situații constatate în derularea contractului de lucrări, acesta se solicita Consultantului, intr-un termen definit, și se urmărește înaintarea acestuia conform solicitărilor;

13.

Se urmărește raportarea evenimentelor din Șantier către Beneficiar;

14.

Se urmărește asigurarea serviciilor de supervizare conform cerințelor Caietului de Sarcini, în vederea realizării lucrărilor conform Proiectului Tehnic;

15.

Se urmărește Înregistrarea unui eveniment pentru care sunt stabilite Condiții de aplicare a penalităților (înlocuire personal, nerespectarea termenelor pentru transmiterea rapoartelor, etc.), urmându-se procedura de aplicare a penalităților, conform prevederilor contractuale și a legislației în vigoare;

16.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor Financiare (trimestriale), care se verifica și se aproba conform procedura, în termenul stabilit în contract;

17.

Se urmărește înaintarea Raportului la Terminarea Lucrărilor, fiind necesar a fi prezentat în forma completa cu istoricul execuției lucrărilor, la momentul Recepției la Terminarea Lucrărilor;

18.

Se urmărește înaintarea Rapoartelor pe perioada de notificarea a defecțiunilor; în situația în care sunt constatate defecte, Inginerul va notifica Antreprenorul pentru a lua masurile necesare de remediere;

19.

Se urmărește înaintarea Raportului la sfârșitul perioadei de notificare, și se verifica din punct de vedere al prezentării comportamentului lucrărilor executate în timpul perioadei de garanție, intervențiile realizate de către Antreprenor, recomandări pentru întreținere, etc.;

20.

Se urmărește propunerea de organizare sesiuni de instruire pentru personalul Beneficiarului, în conformitate cu cerințele Caietului de Sarcini;

2.3.

CONTRACTE

DE

LUCRARI

2.3.1.

Semnarea Contractului

După semnarea contractului de proiectare și execuție lucrări, o copie a contractului este transmisa de către Directia Achiziții cu Finanțare Externa (DAFE) către Directia Proiecte Autostrăzi Fonduri Externe (DPAFE).

In conformitate cu prevederile contractuale, Unitatea de Implementare (UIP) din cadrul DPAFin cadrul căreia se derulează respectivul contract va desemna un Responsabil de Contract care va asigura cunoașterea prevederilor contractuale si implementarea corespunzătoare a acestuia;

Corespondenta și documentele interne vor fi elaborate de UIP, semnate, avizate și aprobate conform prevederilor contractuale și circuitului CNADNR.

2.3.2.

Activități în perioada de pre-construcție

După primirea contractului de execuție lucrări semnat, UIP comunică în scris Antreprenorului detaliile cu privire la numele reprezentanților CNADNR desemnați pentru administrarea contractului, datele de contact, adresa și alte coordonate în scopul realizării comunicării și transmiterii corespondentei legate de contract și va solicita aceleași informații din partea Antreprenorului.

De asemenea, UIP comunică în scris Antreprenorului detaliile cu privire la numele, adresa și datele de contact ale Inginerului, în situația în care acestea nu sunt specificate în Anexa la Ofertă.

Inginerul va notifica de asemenea în scris CNADNR și Antreprenorul asupra numelui și datelor de contact ale persoanei desemnată ca Reprezentant al Inginerului în scopul contractului și de asemenea, asupra responsabilităților și atribuțiilor delegate de acesta asistenților săi (în conformitate cu prevederile Condițiilor contractuale).

2.3.2.1.

Întâlniri de Început

După primirea contractului de execuție lucrări semnat, UIP, în colaborare cu Inginerul organizează la sediul CNADNR o Întâlnire de Început. La întâlnirea de început vor fi invitați să participe reprezentanți ai tuturor pârtilor implicate în realizarea proiectului (CNADNR, Inginer, Proiectant, Antreprenor, reprezentanți DPIIS, MT, MFP, etc.).

2.3.2.2.

Data de Începere a Lucrărilor

Data de Începere a Lucrărilor va fi stabilită de către UIP prin consultare cu Inginerul în termenul specificat în contract și va fi notificată de către Inginer, Antreprenorului, potrivit prevederilor contractului (ex. după constituirea Garanției de buna execuție, prezentarea Polițelor de asigurare, etc.),

Durata de Execuție și Perioada de Notificare a Defecțiunilor precum și după caz alte termene prevăzute în contract vor fi calculate fată de Data de Începere a Lucrărilor.

După stabilirea datei de începere a Activităților, precum și a termenelor contractuale, UIP, va informa Direcțiile tehnice din cadrul CNADNR, precum și DRDP aferent zonei de execuție a lucrărilor, cu privire la începerea Activităților și va furniza acestora documentații referitoare la contract (ex: o copie a contractului și o copie a proiectului de execuție etc.).

2.3.2.3.

Posesia Șantierului

Posesia Șantierului va fi dată Antreprenorului de către CNADNR;

Directia Achiziții Terenuri va comunica UIP finalizarea procesului de obținere a terenurilor afectate de construcția obiectivului, sau va comunica informații privind suprafețele obținute precum și cele care din diverse motive nu pot fi predate Antreprenorului.

Pe baza informațiilor furnizate, UIP va convoca prin notificare scrisă, o întâlnire în șantier împreună cu reprezentanți ai CNADNR SA, DRDP, Inginerului Consultant, Antreprenorului și ai Proiectantului, pentru predarea către Antreprenor a Șantierului în limitele definite prin proiect (borne, semnalizări, etc.).

Predarea

posesiei

Șantierului

se

consemnează

într-un

Proces

Verbal

de

Predare

a Amplasamentului, în care se vor specifica detalii de identificare a suprafeței predate, precum și data predării acesteia;

Atunci când datorita unor modificări ale proiectului sau alte situații care conduc la necesitatea achiziționării de suprafețe de teren, UIP va notifica în scris Directia Achiziții Terenuri furnizând detaliile necesare puse la dispoziție de Antreprenor pentru inițierea procesului de achiziționare (pentru contracte în care Antreprenorul este responsabil de achiziția de teren).

Directia Achiziții Terenuri

va realiza Activitățile specifice de obținere a terenurilor, conform legislației în vigoare; După obținerea terenului necesar de către Directia Achiziții Terenuri, UIP va organiza predarea suprafețelor respective, către Antreprenor conform procedurii descrise mai sus.

2.3.2.4.

Polițe de Asigurare (medicala, securitatea muncii, și responsabilitate, etc.)

Prin

intermediul

contractului

de

servicii,

CNADNR

a

delegat

Inginerului autoritatea/responsabilitatea de a verifica și aproba Polițele de asigurare ale Antreprenorului;

Antreprenorul va transmite către Inginer spre aprobare, polițele de asigurare, potrivit prevederilor contractului;

Inginerul verifică conformitatea polițelor de asigurare cu prevederile contractului și comunică Antreprenorului aprobarea pentru acestea sau eventuale comentarii în cazul în care acestea nu sunt corespunzătoare.

Atunci când polițele de asigurare sunt conforme Inginerul transmite o copie a acestora către Beneficiar.

Inginerul monitorizează permanent situația polițelor de asigurare și solicită Antreprenorului prelungirea sau actualizarea condițiilor din acestea atunci când devine necesar.

2.3.2.5.

Programul de execuție

Programul de execuție va fi furnizat de către Antreprenor la faza de licitație și va fi parte integrantă a Contractului de execuție Lucrări;

În perioada specificată conform prevederilor contractuale, Antreprenorul va transmite către Inginer prima versiune actualizata a Programului de execuție.

Programul de execuție inițial și cel actualizat transmis de către Antreprenor vor fi prezentate detaliat la nivel de activități și sub-activități și vor indica resursele alocate și nivelul ratelor de productivitate estimate în mod rezonabil de către Antreprenor, arătând și Condițiile precedente pentru realizarea fiecărei obligații a Antreprenorului, inclusiv perioadele de timp anticipate pentru obținerea de instrucțiuni, aprobări, permise și alte asemenea.

Inginerul va verifica programul de lucrări. Dacă în termenul menționat în cadrul contractului Inginerul nu transmite nici o înștiințare către Antreprenor, în care să menționeze că programul nu corespunde prevederilor Contractului, programul de execuție se consideră aprobat;

Atunci când Inginerul are observații/comentarii la programul de execuție, acestea vor fi comunicate

Antreprenorului

prin

înștiințarea

transmisă

și

Antreprenorul

va

trebui

să revizuiască/retransmită programul;

După aprobarea programului de lucrări, Inginerul îl va transmite CNADNR pentru informare;

2.3.2.6.

Graficul de Plăți (Flux de Numerar)

Graficul de Plăti (Flux de Numerar) va fi prezentat în faza de Licitare și va face parte integrantă din contract. Acesta va fi corelat cu Programul de execuție propus în ofertă;

După semnarea contractului, Antreprenorul va transmite Inginerului, spre informare, un grafic de plăți (Flux de Numerar) actualizat corespunzător Programului de execuție actualizat, funcție de Condițiile de contract;

Ulterior semnării contractului Antreprenorul va furniza periodic, de regulă lunar, versiuni actualizate ale Graficului de Plăți (Fluxului de Numerar) în funcție de progresul Lucrărilor, funcție de Condițiile de contract;

Inginerul verifica graficul de plăti (fluxului de numerar) împreună cu programul de lucrări;

După primirea unei versiuni actualizate a Graficului de Plăți (fluxului de numerar) UIP transmite o copie a acestuia către Serviciile de Gestionare Fonduri din cadrul direcției care implementează Contractul în vederea asigurării bugetului necesar;

Serviciile de Gestionare Fonduri din cadrul direcției care implementează Contractul va face demersurile necesare pentru asigurarea sumelor respective, (solicitări fonduri, realocări intre proiecte etc.).

2.3.2.7.

Proiectarea realizata de Antreprenor

Pe baza Proiectului Ilustrativ și a altor informații conținute în Contract, Antreprenorul va elabora proiectul, în conformitate cu Cerințele Beneficiarului și a legislației în vigoare.

Înainte de demararea Activității de proiectare detaliata a oricărui element al Lucrării, Antreprenorul trebuie sa stabilească un set de criterii de proiectare care se fie adoptat și convenit cu Inginerul. în acest sens, Antreprenorul va prezenta Inginerului o Declarație de proiectare spre analiza în perioada de timp stipulata în Contract și va obține avizul Inginerului pentru prezentarea acestuia în cadrul CTE al CNANDR.

UIP primește Declarația de proiectare acceptata de Inginer și o înaintează CTE al CNADNR.

Antreprenorul va întocmi DTAC-ul conform legislației în vigoare și o va transmite către CNADNR însoțita de avizul Inginerului, iar Responsabilul de contract din cadrul UIP împreuna cu Serviciul de specialitate cu obținerea avizelor din cadrul CNANDR vor întreprinde demersurile necesare pentru emiterea autorizației de construire.

In conformitate cu prevederile contractului de proiectare și execuție lucrări, Inginerul și CNADNR au la dispoziție o perioada de timp pentru verificarea documentației/revizuirea acesteia atunci când este cazul.

Inginerul va analiza documentele de proiectare și si va exprima consimțământul prin aplicarea mențiunii „bun de execuție” pe baza cărora Antreprenorul va începe execuția lucrărilor.

In conformitate cu prevederile contractuale, Antreprenorul va pregăti și transmite către CNADNR, proiectul tehnic și detaliile de execuție în termenul prevăzut în contract prin aplicarea mențiunii „bun de execuție”.

2.3.3.

Activități în perioada de construcție

2.3.3.1.

Întâlnirile de Progres

Întâlnirile de Progres sunt organizate în scopul analizării progresului înregistrat în execuția lucrărilor și a respectării termenelor stabilite, astfel încât obiectivele contractului să fie îndeplinite.

La Întâlnirile de Progres participă reprezentanții ai CNADNR, Inginerului și Antreprenorului, precum și alți factori implicați în implementarea proiectului.

În urma Întâlnirilor de Progres Inginerul va elabora în timpul specificat de contract, minuta întâlnirii și o va transmite tuturor participanților pentru comentarii/observații;

2.3.3.2.

Monitorizarea și evaluarea progresului lucrărilor

In conformitate cu prevederile contractuale, monitorizarea progresului lucrărilor se efectuează prin Puncte de Referință (milestones) pentru care au fost stabilite termene de îndeplinire. Responsabilul de contract urmărește îndeplinirea acestora în termenele contractuale.

2.3.3.3.

Rapoarte

- Rapoartele Inginerului în legătură cu Contractul de Proiectare și Execuție Lucrări

Consultantul supervizor care îndeplinește și rolul de Inginer, întocmește o serie de rapoarte în legătură cu contractul de proiectare și execuție lucrări, potrivit sarcinilor atribuite prin contractul de servicii de supervizare, după cum este evidențiat în secțiunea corespunzătoare.

Inginerul este responsabil pentru corectitudinea informațiilor cuprinse în cadrul rapoartelor.

Pe lângă verificările cu caracter formal efectuate de către UIP în vederea aprobării rapoartelor conform procedurii definite în secțiunea corespunzătoare serviciilor de supervizare., informațiile și recomandările cuprinse în cadrul rapoartelor sunt analizate de către UIP

în scopul monitorizării activității Antreprenorului și a Inginerului în raport cu obligațiile contractuale ale contractorilor, și a adoptării măsurilor ce se impun atunci când performanta acestora este necorespunzătoare sau atunci când sunt necesare acțiuni din partea CNADNR.

2.3.3.4.

Aspecte privind Proiectarea Standarde și reglementări tehnice

Proiectul, Documentele Antreprenorului, execuția și Lucrările finalizate vor îndeplini standardele tehnice, legislația în domeniul clădirilor, construcțiilor și mediului, legea aplicabilă produsului ce rezultă din execuția Lucrărilor, și alte standarde specificate în Specificații, aplicabile Lucrărilor, și în conformitate cu legislația în vigoare.

Dacă, după Data de Bază, au intrat în vigoare standarde modificate sau noi, Antreprenorul va înștiința Inginerul și (dacă este cazul) va înainta propuneri pentru conformitate. În cazul în care:

a)

Inginerul stabilește că este necesară conformitatea, și

b)

Propunerile pentru conformitate constituie o modificare,

atunci Inginerul va iniția o Modificare potrivit prevederilor Clauzei 13 [Modificări și Actualizări].

2.3.3.5.

Aspecte privind siguranța circulației

Proiectantul prin UIP va transmite Documentația tehnica referitoare la modificările de soluție ce vizează aspecte privind siguranța circulației, către compartimentelor de specialitate pentru analiza specifica (Directia Întreținere și Siguranța Circulației) și respectiv obținerea avizului CTE Restrâns;

Procedura de avizare respecta regulamentul CTE Restrâns;

2.3.3.6.

Modificări

și

Variații

-

Elaborarea

și

Verificarea

Modificărilor (Ordinelor de Variație)

Inginerul va întocmi un raport pentru justificarea necesității instrucției unei modificări, precum și pentru analizarea tuturor implicațiilor tehnice și financiare a modificării propuse și formularea de recomandări pentru Beneficiar în legătură cu modificarea.

Modificarea (Ordinul de Variație) va fi prezentat Beneficiarului în varianta preliminară și va fi fundamentat în funcție de natura modificării cu documente justificative, calcule, planșe modificatoare, etc.

UIP prin Responsabilul de contract analizează Documentația înaintată de către Inginer, în vederea aprobării;

In urma Verificării Modificării (Ordinului de Variație) de către UIP și a recomandărilor Inginerului, UIP va propune conducerii CNADNR aprobarea modificării propuse prin semnarea Ordinului de Variație; în acest sens se va elabora o Nota ce va fi aprobata de către Directorul General al CNADNR și avizata de către Directorul General Adjunct Economic.

Modificările (Ordinele de variație) pot fi elaborate și aprobate pana la emiterea Certificatului Final de Plata.

2.3.3.7.

Personalul Antreprenorului și Subantreprenori Personalul Antreprenorului - Înlocuire personal cheie

Conform prevederilor contractului, Antreprenorul poate transmite Inginerului o solicitare de înlocuire a personalului cheie al Antreprenorului din motive întemeiate sau atunci când este necesara înlocuirea din alte motive care nu țin de voința Antreprenorului (ex. boala, deces, etc.).

Inginerul poate solicita Beneficiarului un punct de vedere pe personalul cheie înlocuit de către Antreprenor.

Daca în urma verificării se constată că cererea nu este suficient de justificată, sau expertul cheie propus nu corespunde cerințelor se poate solicita Inginerului, instructarea Antreprenorului de transmitere de informații și documente suplimentare, sau poate solicita propunerea unui alt expert cheie corespunzător;

UIP va transmite punctul de vedere către Inginer/Consultant.

Subcontractori

Antreprenorul nu poate subcontracta în totalitate Lucrările, iar limitele de subcontractare (dacă există) sunt prevăzute în cadrul Contractului.

Antreprenorul va fi responsabil pentru acțiunile sau erorile Subantreprenorilor, ca și cum acestea ar fi acțiunile sau erorile Antreprenorului.

Inginerul, potrivit prevederilor contractuale, nu poate confirma consimțământul sau privind aprobarea Subantreprenorilor fără acordul CNADNR.

Antreprenorul transmite Inginerului propunerea sa pentru subcontractare, însoțită de o listă a activităților pe care intenționează să le subcontracteze.

Inginerul va analiza propunerea Antreprenorului și documentele furnizate și va înainta CNADNR punctul sau de vedere cu privire la propunerea Antreprenorului formulând recomandări pentru aprobarea/respingerea propunerii Antreprenorului.

UIP va analiza documentele furnizate de către Inginer și va transmite punctul sau de vedere către Inginer cu privire la propunerea de aprobare/respingere.

2.3.3.8.

Inspecții și Verificări pe teren

Beneficiarul efectuează prin reprezentanții săi inspecții regulate în șantier pentru verificarea activității Antreprenorului și a Inginerului și analizarea progresului înregistrat în execuția lucrărilor în raport cu termenele stabilite, precum

și pentru verificarea nivelului calitativ al lucrărilor executate

Inspecțiile sunt efectuate de regulă de către UIP prin Seful de Proiect, Responsabilul de Contract sau adjunctul acestuia, și după caz de către reprezentanți ai departamentelor de specialitate din cadrul CNADNR (Directia Calitate și Tehnic) dar și de către conducerea CNADNR (Director General Adjunct Proiecte, Director General).

Beneficiarul asigură de asemenea inspectarea Șantierului prin reprezentanții săi locali desemnați la nivelul Direcțiilor Regionale de Drumuri și Poduri.

Caracterul inspecțiilor precum și frecventa acestora sunt stabilite în funcție de logistica și resursele de personal disponibile.

Inspecții similare pot fi efectuate și de către instituțiile coordonatoare DPIIS, MT și MFP implicate în implementarea proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile.

2.3.4.

Activități în perioada de Garanție

2.3.4.1

Recepția la terminarea lucrărilor

In conformitate cu prevederile HG 273/94 – Regulament de recepție a lucrărilor de construcții și instalații aferente acestora, executantul (Antreprenorul) trebuie sa comunice investitorului (CNADNR) data terminării tuturor lucrărilor prevăzute în contract, printr-un document scris confirmat de către Investitor. O copie a comunicării va fi transmisa de executant și reprezentatului investitorului pe șantier (Inginerului).

In cazul în care se constata ca lucrările în cauza nu pot fi recepționate, Inginerul va respinge solicitarea, prezentând motivația și specificând lucrările pe care să le realizeze Antreprenorul pentru a face posibilă admiterea recepției. Antreprenorul va finaliza lucrările, înainte de a transmite o nouă înștiințare potrivit prevederilor contractuale

In cazul în care se constata ca lucrările în cauza pot fi recepționate, Inginerul va solicita CNADNR nominalizarea unei comisii de recepție a Lucrărilor care, la terminarea Lucrărilor, va întocmi și semna Procesul Verbal de Recepție la Terminarea Lucrărilor în conformitate cu Legile în vigoare.

2.3.4.2

Urmărirea lucrărilor pe perioada de Garanție

Pentru ca Lucrările și Documentele Antreprenorului și fiecare Sector de lucrări să corespundă prevederilor Contractului înainte de expirarea Perioadei de Notificare a Defecțiunilor sau cât mai curând posibil, Antreprenorul:

-

va finaliza orice lucrare rămasă neterminată la data emiterii Certificatului de Recepție la Terminarea Lucrărilor, într-o perioadă rezonabilă menționată de către Inginer și Beneficiar, și

-

va executa toate lucrările necesare pentru remedierea defectelor, fie ele aparente sau ascunse, sau degradărilor, conform solicitărilor CNADNR (sau în numele acestuia), până la sau înainte de data de expirare a Perioadei de Notificare a Defecțiunilor pentru Lucrări sau Sectoare de Lucrări (după caz).

Dacă se produc defecțiuni sau degradări, Antreprenorul va fi instructat în consecință de către Inginer.

În Perioada de Notificare a Defecțiunilor, Inginerul va emite trimestrial Rapoarte Interimare în Perioada de Notificare a Defecțiunilor cu privire la comportarea lucrărilor, soluționarea neconformităților constatate, finalizarea lucrărilor rămase de finalizat și remedierea defectelor.

În cazul în care sunt raportate Defecțiuni sau comportarea necorespunzătoare a lucrărilor rapoartele vor fi transmise de către UP, spre analiză și direcțiilor de profil din cadrul CNADNR (departamentele tehnic, calitate, protecția mediului, siguranța circulației , întreținere) în vederea emiterii unui punct de vedere cu privire la adoptarea măsurilor ce se impun, daca este cazul.

2.3.4.3

Recepția Finala

Recepția finala este convocata de investitor în conformitate cu prevederile HG 273/94 – Regulament de recepție a lucrărilor de construcții și instalații aferente acestora, în cel mult 15 zile după expirarea perioadei de Garanție.

Perioada de Garanție este cea prevăzuta în Contract.

2.3.5.

Aspecte financiare și Plați

2.3.5.1.

Garanții Garanția de Bună Execuție

Antreprenorul va obține Garanția de Bună Execuție aferenta contractului de supervizare, în termenul, cuantumul și formatul prevăzut în contract;

Garanția se va preda în original Serviciului Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR care gestionează Garanțiile si/sau Instrumentele Bancare;

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR va transmite UIP, copii ale Garanției de buna execuție și amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii;

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va realiza demersurile necesare pentru verificarea și aprobarea Garanției și va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare);

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR va urmări valabilitatea, validitatea și conformitatea Garanției.

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va face demersuri în vederea modificării/ prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului și va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea și conformitatea Garanției.

UIP va furniza Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR, la cerere, informațiile necesare pentru aprobarea/ modificarea / prelungirea / executarea / returnarea Garanției.

Beneficiarul poate utiliza Garanția de Bună Execuție sau sumele rezultate din executarea acesteia pentru a recupera orice daună sau pierdere provocată de performanta necorespunzătoare a Inginerului.

Garanția pentru acordarea Avansului

Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării unui avans, Antreprenorul va transmite CNADNR Garanția pentru acordarea Avansului, pentru toată suma solicitată ca avans;

Garanția se va preda în original serviciului Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR care gestionează Garanțiile si/sau Instrumentele Bancare;

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR va transmite UIP, copii ale Garanției de avans și amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii;

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va realiza demersurile necesare pentru verificarea și aprobarea Garanției și va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare);

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR va urmări valabilitatea, validitatea și conformitatea Garanției.

Serviciul Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR va face demersuri în vederea modificării/ prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului și va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea și conformitatea Garanției.

UIP va furniza la cererea Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR informațiile necesare pentru aprobarea / modificarea / prelungirea / executarea / returnarea Garanției.

UIP are obligația de a se informa permanent privind valabilitatea, validitatea și conformitatea Garanției;

Atunci când este necesară executarea Garanției pentru acordarea Avansului, Serviciul Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR asigură întocmirea și transmiterea către emitent a solicitării de executare și va întreprinde toate demersurile pentru recuperarea avansului. Serviciul Garanții și Instrumente Bancare informează în scris UIP atunci când avansul a fost recuperat în urma executării Garanției.

UIP va furniza Serviciului Garanții și Instrumente Bancare

din cadrul CNADNR informații privind recuperarea avansului acordat, prin plățile intermediare efectuate către Antreprenor.

În urma recuperării integrale a avansului acordat, prin plățile intermediare efectuate către Inginer, UIP informează în scris Serviciul Garanții și Instrumente Bancare din cadrul CNADNR, în vederea eliberării Garanției pentru acordarea Avansului.

Garanția pentru Sume reținute

Antreprenorul va obține Garanția pentru sume reținute, în termenul, cuantumul și formatul prevăzut în contract;

Garanția se va preda în original serviciului de specialitate din cadrul CNADNR care gestionează Garanțiile si/sau Instrumentele Bancare;

Serviciul de specialitate va transmite UIP, copii ale Garanției pentru sume reținute și amendamentelor existente pe care UIP le va păstra în evidentele proprii.

serviciul de specialitate va realiza demersurile necesare pentru verificarea și aprobarea Garanției și va notifica în scris UIP privind aprobarea acesteia (copie adresa de aprobare);

Serviciul de specialitate va urmări valabilitatea, validitatea și conformitatea Garanției.

Serviciul de specialitate va face demersuri în vederea modificării/ prelungirii/executării/returnării acesteia conform prevederilor contractului și va informa permanent UIP privind valabilitate, validitatea și conformitatea Garanției.

UIP va furniza serviciului de specialitate informațiile necesare pentru aprobarea/ modificarea / prelungirea / executarea / returnarea Garanției.

2.3.5.2.

Plăți către Antreprenor

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția de Bună Execuție în termenul și pentru valoarea specificată în contract, Garanția pentru plata Avansului, Garanția Bancara pentru Plata reținerilor

(unde este cazul). Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca Garanția de Buna Execuție să fie verificată și aprobată de către Beneficiar prin Serviciul GIB;

Beneficiarul trebuie sa plătească Antreprenorului:



Suma certificată de Inginer pentru plata în Avans , în termenul prevăzut în contract, cu condiția furnizării de către Antreprenor și aprobării de către Beneficiar a Garanției de Buna Execuție și a Garanției Bancare pentru plata Avansului.



Suma certificată de Inginer în fiecare Certificat Interimar de Plată , în termenul prevăzut în contract.



Suma certificată de Inginer în Certificatul Final de Plată , în termenul prevăzut în contract.

Plățile vor fi făcute în moneda specificată în contract și în conturile bancare comunicate de către Antreprenor

A)

Plata Avansului

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția de Bună Execuție în termenul și pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanție să fie aprobată de către CNADNR.

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția pentru Plata Avansului în termenul și pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanție să fie aprobată de către CNADNR.

Dacă în cadrul contractului este prevăzută posibilitatea acordării avansului și Garanția pentru acordarea Avansului este aprobată de către CNADNR, Inginerul va emite Certificatul pentru plata Avansului;

Responsabilul de Contract va verifica certificatul în vederea respectării prevederilor contractuale

Dacă certificatul este conform prevederilor contractuale, Responsabilul de Contract înscrie pe acesta mențiunea Verificat, Numele, Prenumele, semnează că a efectuat verificările necesare, și îl înaintează împreună cu lista de verificare completată cu propunerea de aprobare, către superiorul ierarhic pentru acordarea vizei de realitate, regularitate și legalitate.

Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare,acordă viza de realitate, regularitate și legalitate, completează și înaintează Certificatul către Directorul Direcției pentru aprobare sau după caz îl respinge în cazul constatării unor neconformități.

După aprobare, UIP informează Inginerul solicitând emiterea facturilor corespunzătoare certificatului de avans (în moneda contractului).

După emiterea facturilor, acestea sunt preluate de către Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor și verificate din punct de vedere contabil și formal și ulterior le transmite către UIP.

Responsabilul de Contract verifică factura daca este întocmita conform certificatului pentru plata Avansului și în acest caz, și înscrie pe aceasta ”Bun de Plată” pentru suma aprobata, semnează că a efectuat verificările necesare și o înaintează către superiorul direct pentru acordarea vizei de realitate, regularitate și legalitate.

Atunci când unul din documentele amintite mai sus este respins în urma verificărilor efectuate, UIP informează în scris Inginerul asupra motivelor respingerii și solicită refacerea documentului conform observațiilor/ comentariilor;

UIP transmite factura și certificatul aprobate către Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor în vederea întocmirii Solicitării de Plata.

Serviciile de gestionare din punct de vedere financiar a proiectelor înaintează solicitarea de plata UIP în vederea avizării; Responsabilul de Contract și superiorul direct verifică din punct de vedere formal Solicitarea de Plată, o avizează și o retransmite SGF pentru înaintarea pe circuitul de plata;

Originalul facturilor va fi păstrat de către Directia Financiara iar UIP/Responsabilul de Contract păstrează o copie a facturilor și a Listelor de Verificare.

Recuperarea Avansului se face conform prevederilor contractuale sau a altor prevederi aplicabile, iar Inginerul va evidenția distinct în cadrul fiecărui certificat interimar precum și în cadrul facturilor valoarea recuperată din avansul acordat.

B)

Plata Certificatelor Interimare de Plată

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția de Bună Execuție în termenul și pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanție să fie verificată și aprobată de către CNADNR;

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția pentru plata avansului în termenul și pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanție să fie verificată și aprobată de către CNADNR;

Antreprenorul va transmite Situațiile Interimare de Lucrări, în numărul corespunzător de exemplare, către Inginer la sfârșitul fiecărei perioada de plata stabilita în contract, într-un format aprobat de către Inginer. Situația de Lucrări va cuprinde, în detaliu, sumele la care Antreprenorul se consideră îndreptățit sa le primească, împreună cu documentele justificative (procese verbale de recepție calitativă și cantitativă, măsurători, etc.), inclusiv raportul privind evoluția Lucrărilor pentru perioada de referință.

În termen de 28 de zile de la transmiterea de către Antreprenor a Situației de Lucrări și a documentelor justificative, Inginerul va emite Certificatul Interimar de Plata în care va include suma de plată stabilită în mod echitabil de către Inginer și documentele justificative aferente.

Aprobarea Certificatului presupune realizarea de Verificări de ordin tehnic, efectuate de către UIP.

După primirea Certificatului Interimar de Plată, Responsabilul de Contract efectuează verificările necesare.

Dacă certificatul este întocmit conform prevederilor contractuale, Responsabilul de Contract înscrie pe acesta mențiunea Verificat, Numele, Prenumele, semnează că a efectuat verificările necesare, și îl înaintează cu propunerea de aprobare, către superiorul ierarhic.

Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare, avizează certificatul (înscriind mențiunea Avizat Nume Prenume, sau acordă viza de realitate, regularitate și legalitate după caz), și îl înaintează către Directorul Direcției pentru aprobare sau după caz îl respinge în cazul constatării unor neconformități.

După aprobarea Certificatului Interimar de Plată de către Directorul de Proiect, UIP informează în scris Inginerul solicitând acestuia notificarea Antreprenorului pentru emiterea facturii corespunzătoare Certificatului Interimar de Plată.

Serviciile responsabile cu gestionarea din punct de vedere financiar a proiectelor întocmește Solicitarea de plată și o înaintează împreună cu factura aferentă și Lista de Verificare către UIP în vederea avizării. Responsabilul de Contract verifică factura conform și dacă este conforma

înscrie pe aceasta ”Bun de Plată” pentru suma corespunzătoare, semnează că a efectuat verificările necesare și le înaintează cu propunerea de aprobare, către superiorul direct pentru acordarea vizei de realitate, regularitate și legalitate;

Superiorul ierarhic, efectuează verificările necesare, acordă viza de realitate, regularitate și legalitate, și o înaintează către Directorul Direcției pentru aprobare sau după caz le respinge în cazul constatării unor neconformități;

De asemenea, Responsabilul de Contract și superiorul direct verifică din punct de vedere formal Solicitarea de Plată, o avizează și o returnează Serviciului responsabil cu gestionarea din punct de vedere financiar a proiectelor pentru înaintarea pe circuitul de aprobare;

Originalul facturii va fi păstrat de către Directia Contabilitate iar UIP păstrează o copie a facturii și a listei de verificare proprie.

C)

Plata Certificatelor Finale de Plată

Antreprenorul trebuie să prezinte Garanția de Bună Execuție în termenul și pentru valoarea specificată în contract. Nici o suma nu va fi certificată la plată sau plătită, înainte ca această Garanție să fie verificată și aprobată de către CNADNR;

Procedura descrisă anterior pentru verificarea de către UIP/Responsabilul de Contract a Certificatelor Interimare de Plată și a facturilor aferente se aplică și în cazul Certificatelor Finale de Plată, cu excepția posibilității de aprobare a Certificatului de Plată cu observații și remedierea erorilor constatate în următorul Certificat.

Antreprenorul va transmite către Inginer în termenul specificat în contract și în numărul corespunzător de exemplare Situația Finală de Lucrări, însoțită de documentele justificative, într- un format aprobat de către Inginer. Situația Finală de Lucrări va cuprinde, în detaliu:

Valoarea tuturor lucrărilor executate conform prevederilor contractului, si

Orice alte sume la care Antreprenorul se consideră îndreptățit conform prevederilor Contractului, sau în alt fel.

În cazul în care pentru emiterea Certificatului Final de Plată Inginerul nu este de acord sau nu poate verifica o parte a Situației Finale de Lucrări a Antreprenorului, Inginerul va emite un Certificat Interimar de Plată pentru pârtile din situația finală asupra cărora s-a căzut de acord.

In termen de 28 de zile de la transmiterea de către Antreprenor a Situației Finale de Lucrări și a scrisorii de descărcare, Inginerul va emite CNADNR Certificatul final de Plată.

D)

Plata Sumelor Reținute

"Sume Reținute" înseamnă valoarea cumulată a sumelor reținute de către Beneficiar din valoarea lucrărilor certificată în Certificatele Interimare de Plată, în limita menționată în Anexa la Ofertă;

Imediat după emiterea Procesului Verbal de Recepție la Terminarea Lucrărilor, Inginerul va certifica plata către Antreprenor pentru jumătate din Sumele Reținute, sau după caz pentru un procent din acestea potrivit prevederilor contractului.

Imediat după expirarea ultimului termen al Perioadei de Notificare a Defecțiunilor Inginerul va certifica plata către Antreprenor pentru restul rămas de plătit din Sumele Reținute, potrivit prevederilor contractului.

Atunci când în urma verificărilor efectuate asupra documentelor pentru plata Sumelor Reținute sunt

De asemenea, în cazul în care Condițiile contractuale prevăd acest lucru, sumele reținute pot fi eliberate către Antreprenor pe toata perioada de valabilitate a contractului (urmând aceeași procedura descrisa mai sus) în schimbul unei Garanții bancare.

2.3.6.

Modificarea și prelungirea contractului

Daca pe parcursul implementării contractului apar circumstanțe de natură să afecteze implementarea contractului și care conduc la necesitatea adoptării unor modificări fată de prevederile Contractului inițial.

UIP va întocmi Nota Justificativă/Explicativa/Fundamentare și o va transmite împreună cu informațiile și documentele necesare către Directia Achiziții cu Finanțare Externa care prin intermediul Serviciului Contractare Fonduri Externe asigura elaborarea și încheierea actului Adițional

După semnarea Actului Adițional, Directia Achiziții cu Finanțare Externa prin SCFE va transmite UIP un exemplar al Actului Adițional.

Perioada de valabilitate a Contractului, așa cum este prevăzută în Contract, respectiv în Actele Adiționale aferente Contractului, va fi urmărită de către UIP și Directia Achiziții cu Finanțare Externa; În cazul în care este necesară extinderea Perioadei de Valabilitate a Contractului, UIP va furniza Nota Justificativă / Explicativa/ Fundamentare precum și documentele și informațiile necesare întocmirii Actului Adițional.

După semnarea Actului Adițional, Directia Achiziții cu Finanțare Externa prin SCFE va transmite UIP un exemplar al Actului Adițional.

2.3.7.

Rezilierea contractului

Rezilierea poate fi solicitata de către Beneficiar, Antreprenor, sau poate fi de comun acord cu respectarea prevederilor contractuale.

2.3.8.

Revendicări Inițiate

Antreprenorul/Beneficiarul înaintează notificarea de revendicare în conformitate cu Sub-Clauza 20.1, către Inginer și în copie către CNADNR/Antreprenor.

Inginerul analizează în conformitate cu prevederile contractuale și înaintează punctul sau de vedere către Antreprenor/Beneficiar și în copie către CNANDR/Antreprenor.

Daca Revendicarea Antreprenorului

este respinsa de către Inginer, ca fiind nefondata – în aceasta situație, Beneficiarul nu are nevoie de implicare;

Daca Revendicarea Antreprenorului este acceptata de către Inginer și se solicita documente suport – în aceasta situație, documentele înaintate de către Antreprenor către Inginer și în copie către Beneficiar.

In urma analizării documentelor, Inginerul (Consultantul) emite, în conformitate cu prevederile contractuale, Determinarea Inginerului.

Procedurile CAD și eventualele proceduri ulterioare de natura litigioasa, vor fi gestionate de către Compartimentele Juridice de Specialitate, direct, sau prin consultanta specializata angajata în acest sens.

UIP va notifica Compartimentele Juridice de Specialitate

privind inițierea procedurilor respective de către consultanți, și va pune la dispoziție documentele și informațiile necesare susținerii cauzei CNADNR oferind expertiza tehnica pe perioada derulării procedurilor.