Strategia din 14 octombrie 2015

CUPRINS

Introducere

Informații generale relevante

Priorități, politici și cadru juridic existente

Definirea problemei

Obiective

Direcții de acțiune

Principii generale și valori

Rezultatele Strategiei

Rezultatele acțiunilor

Implicații bugetare

Implicații juridice

Procedura de monitorizare, evaluare

Etape ulterioare și instituții responsabile

Acronime utilizate:

ANR - Arhivele Naționale ale României

CIA - Consiliul Internațional al Arhivelor

EBNA - Consiliul European al Directorilor de Arhive Naționale

FAN - Fondul Arhivistic Național

ICARUS - Centrul Internațional de Cercetare Arhivistică

ICR - Institutul Cultural Român

IGJR - Inspectoratul General al Jandarmeriei Române

IGPR - Inspectoratul General al Poliției Române

IT - Tehnologia Informației

MAI - Ministerul Afacerilor Interne

MAE - Ministerul Afacerilor Externe

UE - Uniunea Europeană

UNESCO - Organizația Națiunilor Unite pentru Educație, Știință și Cultură

Introducere

"Arhivele constituie un patrimoniu unic și de neînlocuit transmis din generație în generație. Surse de informație credibilă pentru o guvernare responsabilă și transparentă, arhivele joacă un rol esențial în dezvoltarea societăților, contribuind la constituirea și salvarea memoriei individuale și colective."

Declarația universală asupra arhivelor - UNESCO, 10 noiembrie 2011

"Arhivele nu constituie niște simple depozite de acte vechi, ci instituții de cercetare științifică, tezaure prin care se legitimează poporul nostru în fața întregii lumi."

Nicolae Iorga

Arhivele Naționale ale României sunt cea mai veche instituție din sistemul administrativ românesc, funcționând neîntrerupt încă din anul 1831. Instrument al bunei guvernări și păstrător al memoriei naționale, Arhivele Naționale sunt o instituție cu vocație complexă, regăsindu-se firesc în domeniul administrației publice, unde pregătesc și selecționează cele mai importante documente, precum și în domeniul culturii, prin patrimoniul unic administrat, și în cel al științei, îndeosebi al istoriei, căreia îi oferă dovezile esențiale pentru cunoașterea trecutului. Arhivele au totodată o încărcătură educativă intrinsecă și contribuie în mod esențial la definirea identității națiunii române și a componentelor sale. Din aceste motive, Arhivele sunt un tezaur al României, unul dintre cele mai de preț, care pretinde îngrijire specială din partea celor responsabili de destinele țării.

ANR sunt instituție publică, unică autoritate de reglementare și control în domeniul evidenței și gestionării Fondului Arhivistic Național și au misiunea de a pregăti, selecționa și păstra mărturiile documentare relevante pentru memoria și identitatea națională, de a contribui la promovarea democrației și la buna funcționare a administrației publice, la dezvoltarea științei și culturii naționale, de a înlesni înțelegerea experiențelor trecutului, prin accesul liber al cetățenilor la informația de arhivă.

După schimbarea istorică din 1989, în țara noastră s-au manifestat cu putere fenomene de noutate care impuneau o nouă politică și în domeniul arhivelor. Trecerea de la totalitarism la democrație a determinat, de pildă, liberalizarea accesului la arhive, iar refacerea proprietății, restabilirea drepturilor cetățenilor și atestarea persecuțiilor din trecut au făcut din Arhive o instituție de neocolit. Pe plan extern, noile exigențe ale administrației publice în cadrul UE, revoluția în domeniul informației și apariția documentelor electronice, necesitatea conservării identității naționale într-o lume tot mai globalizată impuneau o altă abordare a sectorului arhivelor.

Cu toate acestea, principala instituție de arhivă a statului român a fost nevoită să supraviețuiască cu mijloace învechite, extrem de reduse: o concepție și o bază juridică întruchipate de

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 , republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 293 din 22 aprilie 2014, repede depășite de realitate, lipsa modernizării, în primul rând a informatizării, personal insuficient, în reducere drastică după 2008 și parțial deprofesionalizat din cauza lucrărilor de nivel inferior, un buget simbolic, de supraviețuire. A rezultat o slăbire continuă a instituției și o creștere a discrepanței dintre obligațiile legale și posibilități. Toate au culminat cu seria de măsuri din perioada 2006-2011 (obligarea prin lege de a prelua state de plată, degradarea în rang administrativ la toate nivelurile, reducerea drastică de personal, reduceri bugetare ș.a.), care au adus instituția practic în prag de colaps.

A sosit momentul să se pună capăt acestei situații. Eliminarea decalajului acumulat, nu numai față de standardele internaționale, ci chiar în raport cu instituțiile românești similare, adaptarea ANR la transformările socio-economice petrecute în societatea românească în ultimii 25 de ani, la contextul creat de necesitatea integrării practicii arhivistice românești în cadrul general al activității arhivistice din Uniunea Europeană, precum și interesul crescând al societății românești față de lărgirea accesului public la informație sunt condiționate de crearea unui nou cadru de reglementare a politicilor și practicilor arhivistice din România, de o nouă politică în domeniul arhivelor.

Strategia a fost abordată și dezbătută în mediul intern al ANR în anii 2008-2009, însă nu s-a finalizat, ca urmare a măsurilor de restructurare demarate în anul 2009, care au afectat puternic instituția. Problema a fost reluată în anul 2012, în urma schimbării managementului instituției și promovată în anul 2013 de către MAI pentru a fi dezbătută în Guvernul României. Strategia Arhivelor Naționale pentru perioada 2015-2021 a fost elaborată pe baza unei documentații care reflectă atât opiniile specialiștilor din Arhive, cât și pe cele ale unor personalități publice și științifice cu expertiză în domeniu. În elaborarea strategiei au fost utilizate documente interne ale instituției: analize, rapoarte de evaluare anuale, note și rapoarte înaintate MAI, politici publice și proiecte de acte normative, procese-verbale ale reuniunilor profesionale etc. Cu ocazia Zilei Arhivelor, la 31 octombrie 2013, s-a desfășurat dezbaterea publică "Arhivele României azi. Realități și perspective", cu participare numeroasă, unde s-au abordat problemele majore ale arhivelor și ale ANR. S-au utilizat, de asemenea, documente de politici publice și strategii ale Guvernului României, MAI și ale altor ministere, precum și documente ale UE, UNESCO, CIA, strategii ale unor Arhive naționale de peste hotare.

Strategia este planificată a fi implementată în perioada 2015-2021 de către ANR, cu sprijinul MAI și având concursul MAE pentru obiective de relații externe. În măsura în care Legea arhivelor validează vocația de autoritate națională unică de reglementare și control a ANR în domeniul arhivelor, strategia va avea efect general, în special în domeniul public, dar și în cel privat.

În acest sens, prezenta strategie își propune să acționeze într-o manieră realistă și coerentă asupra principalelor deficiențe și greutăți care împiedică ANR să își îndeplinească rolul la nivelul așteptărilor societății românești. Pentru o parte dintre acestea se are în vedere reducerea semnificativă sau rezolvarea până în anul 2021, iar pentru celelalte, crearea premiselor pentru rezolvarea lor într-un viitor apropiat. Strategia își propune să pună bazele unei politici a arhivelor în concordanță cu interesele actuale și de perspectivă medie ale societății românești și ale unei instituții a ANR capabile să gestioneze problematica arhivelor în acord cu legislația în vigoare și la nivel comparativ cu practicile din UE. Documentul urmează a fi supus periodic - anual sau în funcție de evoluțiile ulterioare - unei examinări din partea specialiștilor din ANR, cu consultarea tuturor factorilor interesați, pentru efectuarea corijărilor necesare îndeplinirii obiectivelor stabilite.

Informații generale relevante

ANR sunt o instituție publică cu personalitate juridică, organizată ca direcție în subordinea Ministerului Afacerilor Interne, și își desfășoară activitatea în baza

Legii nr. 16/1996 , republicată. Din punctul de vedere al structurii organizatorice, instituția este alcătuită din aparat propriu, incluzând Serviciul Arhivelor Naționale Istorice Centrale și 42 de structuri subordonate teritoriale (35 de servicii și 7 birouri). Directorul ANR are calitatea de ordonator terțiar de credite, iar structurile teritoriale județene depind din punct de vedere logistic și financiar de inspectoratele județene de poliție.

În conformitate cu legea, ANR au ca misiune de bază "administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României". FAN cuprinde: "documentele create de-a lungul timpului de către organismele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și către persoanele fizice", mai exact: "acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate". FAN, cu alte cuvinte, tezaurul documentar istoric al României, este în cantitate estimată de circa 913.000 metri liniari de documente, fiind distribuit în acest moment astfel: 333.000 metri liniari, grupați în 39.692 de fonduri și colecții, reprezentând 36,65%, în depozitele ANR, iar 580.000 metri liniari, adică 63,35%, diseminat la creatori și deținători publici și privați.

Atribuțiile și activitățile ANR sunt axate pe cele trei coordonate majore amintite, respectiv administrarea, supravegherea și protecția FAN. În acest scop, ANR exercită următoarele atribuții principale:

1. Gestionează fondurile și colecțiile din depozitele proprii, constituite din depunerile succesive de documente create de-a lungul timpului de instituții de drept public sau privat, precum și de persoane particulare. La nivelul ANR, administrarea se realizează pe o durată nedeterminată și constă în: asigurarea evidenței fiecărei unități arhivistice și a tuturor fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute, în ansamblul lor; asigurarea păstrării și conservării; folosirea documentelor în scopuri practice, științifice, cultural-educative și de informare.

2. Îndrumă și controlează activitatea de arhivă a creatorilor și deținătorilor de documente, circa 8.500 de instituții din sistemul public și, teoretic, totalitatea operatorilor economici și organizațiilor private. Aceștia gestionează documentele rezultate din activitatea proprie, iar la împlinirea termenului legal depun spre păstrare permanentă la ANR documentele ce fac parte din FAN.

3. Stabilește apartenența/nonapartenența oricărui document la FAN.

4. Elaborează în baza legii norme și metodologii privind activitatea de arhivă.

5. Realizează copii de securitate pentru documentele cele mai valoroase din FAN, așa-numitul "fond de asigurare".

În exercitarea atribuțiilor sale legale, ANR interacționează practic cu întreaga societate. În vederea supravegherii FAN și selecționării documentelor pentru preluare în depozitele proprii exercită controlul aplicării legii și îndrumare asupra tuturor creatorilor și deținătorilor de arhivă, publici și privați, de nivel central și local. Pe de altă parte, instituția este abordată pentru informațiile și expertiza deținute de către numeroși factori interesați - atât organizații publice sau private, cât și cetățeni -, acoperind întreg spectrul instituțional și de activitate și, de asemenea, provenind din toate mediile profesionale și sociale:

a) persoanele fizice și juridice cărora li se soluționează cererile privind eliberarea de copii, extrase și certificate de pe documentele deținute de ANR;

b) organizațiile publice sau private care depun spre păstrare permanentă documente create în timpul activității;

c) organizațiile publice sau private interesate de informații în scopul soluționării unor lucrări din sfera proprie de activitate;

d) organizațiile publice sau private care desfășoară activități de colaborare pentru valorificarea documentar-științifică și culturală a informațiilor din fondurile și colecțiile deținute;

e) cercetători, cadre didactice din învățământul superior și mediu, muzeografi, bibliotecari, juriști, economiști, funcționari, ziariști, liber-profesioniști din țară și din străinătate interesați în consultarea arhivelor ca izvoare istorice de referință, în rezolvarea unor lucrări cu caracter documentar-științific, publicistic, cultural.

În cursul anului 2014, instituția a fost frecventată de 226.648 utilizatori, din care 47.714 petenți în interes practic, 9.885 de cercetători cu 30.724 de prezențe, 169.049 de vizitatori ai paginii de internet*1), la care se adaugă 8.151 de creatori și deținători de arhivă, persoane juridice, îndrumați/controlați.

a) Situația generală a ANR în domeniul resurselor financiare, logistice și umane*)

Sub presiunea evoluției societății din ultimii 25 de ani, sarcinile ANR s-au multiplicat și au tendință de creștere în continuare. În același timp, mai ales în ultimii ani, mijloacele materiale, financiare și umane aflate la dispoziție s-au redus ori s-au degradat.

DINAMICA PERSONALULUI ȘI ALOCĂRILE BUGETARE ÎN RAPORT CU CANTITATEA DE ARHIVĂ ADMINISTRATĂ 2007-2013*)

Financiar, instituția nu are buget unitar și clar precizat. Structurile componente funcționează cu ANR ca ordonator de credite pentru aparatul central, Serviciul Municipiului București și Biroul Județean Ilfov, iar cu IGPR, prin IPJ-uri, ca ordonatori de credite pentru celelalte 40 de structuri județene. Bugetele au scăzut aproape an de an, începând cu 2008, și abia ajung pentru utilități și nevoi minime de funcționare.

Alocațiile bugetare pe titlul II, în raport cu necesarul estimat, s-au situat de la an la an la procente extrem de reduse. De pildă, pe anul 2012 s-a acordat un procent de 21,27% față de necesarul estimat, pe anul 2013 acest procent a fost de 37,90%, iar în 2014 procentul a fost de 36,37% față de necesarul estimat.

O cercetare comparativă pe execuția bugetară din anul 2012 indică faptul că bibliotecile județene aveau bugete asigurate de consiliile județene de circa 8 ori mai mari decât cele ale serviciilor teritoriale ANR. Această situație dăinuie din 1990 și explică raportul de inferioritate materială și organizațională dintre structurile noastre și cele ale bibliotecilor publice.

Alocațiile bugetare tinzând spre zero au determinat, între altele, incapacitatea de a cumpăra documente valoroase din FAN (care ajung astfel la alte instituții publice sau în colecții private) și au degradat bibliotecile documentare ale Arhivelor, care nu și-au mai putut completa colecțiile cu noile apariții din ultimele circa trei decenii, decât cu totul sporadic, mai ales prin donații.

EVOLUȚIA BUGETULUI ARHIVELOR NAȚIONALE*)

În anul 2014, Arhivele Naționale au avut alocat, în calitate de ordonator terțiar de credit, suma de 1.144 mii lei, iar serviciile și birourile județene ale Arhivelor Naționale nu au mai avut în 2014 filă proprie de buget.

Efectul negativ cel mai vizibil al reducerilor bugetare se constată tocmai în exercitarea celei mai importante atribuții legale a instituției: păstrarea și conservarea FAN. Lipsa spațiilor noi de depozitare și starea precară a majorității celor existente produc pierderi ireparabile tezaurului documentar național. ANR beneficiază în prezent de 86 de clădiri, unde sunt depozitate documente aparținând FAN.

Dintre acestea, 75 se află în administrarea Ministerului Afacerilor Interne, prin inspectoratele județene de poliție, inspectoratele județene de jandarmi sau ANR, 78% sunt construite înainte de 1989, 52% fiind construite chiar înainte de 1960. 78% din totalul clădirilor necesită reparații: capitale (37%) sau curente (41%). Numai 19 clădiri sunt corespunzătoare pentru depozitarea documentelor de arhivă. La 57 dintre clădiri acoperișul necesită reparații și mai mult de jumătate dintre locațiile Arhivelor Naționale suferă infiltrații pluviale și igrasie. O treime din totalul clădirilor nu au sisteme de încălzire.

SITUAȚIA IMOBILELOR FOLOSITE DE ARHIVELE NAȚIONALE*)

Inventarul material este învechit, uneori chiar din anii 1950, fiind procurat adesea din bunuri destinate casării de alte instituții. La fel se prezintă dotarea cu tehnică specifică: copiatoare, calculatoare, aparate de microfilmat sau de citit microfilme. Depozitele și spațiile de lucru nu sunt zugrăvite uneori de decenii, lipsesc total instalațiile de menținere a climatului, precum și cele de supraveghere și avertizare. În marea lor majoritate, spațiile ANR, fie clădiri, depozite, birouri de lucru sau spații destinate publicului, oferă imaginea încremenirii în alt timp, provocând zilnic prejudicii sănătății personalului și integrității FAN, precum și imaginii instituției în societate.

În ceea ce privește situația resurselor umane, îndeosebi în perioada 2009-2011, ANR au cunoscut multiple reorganizări, care au semnificat, în fapt, un grav regres instituțional, raportat atât la perioada imediat anterioară, cât și la perioada dinainte de 1989. Astfel, prin intrarea în vigoare a

Hotărârii Guvernului nr. 1.376/2009

privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, emisă în aplicarea

Legii nr. 329/2009

privind reorganizarea unor autorități și instituții publice, raționalizarea cheltuielilor publice, susținerea mediului de afaceri și respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeană și Fondul Monetar Internațional, instituția a suportat o primă restructurare. Cu acel prilej au fost radiate 548 de funcții vacante, astfel încât numărul maxim de posturi prevăzute a fost redus de la 1.728 la 1.180, ceea ce reprezintă un procent general de pierdere de 32%. Totodată, în aplicarea dispozițiilor

art. 1 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 , cu modificările ulterioare, ANR au fost reorganizate în mod nejustificat la nivel de direcție, după ce timp de 147 de ani instituția a funcționat neîncetat ca direcție generală, cu atribuții unice în domeniul specific de activitate. Reorganizarea la nivel de direcție a atras după sine retrogradarea de nivel a tuturor funcțiilor de conducere din subordine, aspect care influențează negativ relațiile de autoritate, de reprezentare și de control la creatorii și deținătorii de documente, în special în cazul celor 42 de structuri teritoriale.

Prin intrarea în vigoare a

Hotărârii Guvernului nr. 656/2011

pentru modificarea

Hotărârii Guvernului nr. 416/2007

privind structura organizatorică și efectivele Ministerului Afacerilor Interne, pentru modificarea și completarea

Hotărârii Guvernului nr. 1.767/2004

privind modul de organizare și funcționare a serviciilor publice comunitare regim permise de conducere și înmatriculare a vehiculelor, pentru modificarea

Hotărârii Guvernului nr. 1.380/2009

privind înființarea, organizarea, funcționarea și atribuțiile Administrației Naționale a Rezervelor de Stat și Probleme Speciale și pentru modificarea

Hotărârii Guvernului nr. 1.376/2009

privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, numărul de posturi prevăzut pentru ANR a scăzut a doua oară, de la 1.180 la 729. Din cele 451 de funcții desființate, 98 de posturi erau încadrate, fapt ce a condus la diminuarea cu 30% a structurii de funcții, pe de o parte, respectiv la disponibilizarea unui procent de cca 12% din personalul încadrat, pe de altă parte. În aplicarea prevederilor

Hotărârii Guvernului nr. 934/2013

pentru modificarea

art. 4 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009

privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale au fost dispuse măsuri pentru radierea altor 15 posturi vacante.

DINAMICA PERSONALULUI*)

În prezent, ANR funcționează cu 714 posturi, față de 1.728 de posturi prevăzute în structura organizatorică la data de 31.12.2009. În total, într-un interval de 3 ani, ca efect al reorganizărilor succesive, la nivelul instituției au fost desființate 1.013 posturi, reprezentând un procent de 59% pierderi, procent care, raportat la unitatea de timp, este probabil unul dintre cele mai ridicate din sistemul administrativ românesc.

O analiză sumară și obiectivă a necesarului de personal, raportată la criteriile de constituire a structurilor suport aplicabile în cadrul MAI, evidențiază faptul că numai pentru gestionarea celor 333.000 m.l. documente de patrimoniu aflate în păstrarea ANR ar trebui prevăzute 1.500 de posturi. Alte 150 de posturi sunt necesare pentru constituirea și funcționarea structurilor-suport din aparatul propriu, respectiv pentru efectuarea controalelor și acordarea asistenței de specialitate celor peste 8.500 de instituții din sistemul public, potrivit obligațiilor legale. De asemenea, intrarea în vigoare a

Legii nr. 138/2013 , care modifică și completează

Legea nr. 16/1996 , suplimentează în mod semnificativ numărul de sarcini instituționale ce derivă din atribuția de autorizare și de monitorizare a celor 148 de operatori economici din mediul privat, identificați până în momentul de față ca având obiect de activitate efectuarea de operațiuni arhivistice și/sau de eliberare a adeverințelor, copiilor ori extraselor de pe documentele cu caracter practic ce atestă vechimea în muncă a cetățenilor solicitanți, pentru care au fost eliberate 304 autorizații de funcționare.

Consecința directă a reducerii drastice de personal asociată cu creșterea obligațiilor profesionale de conservare a patrimoniului arhivistic și de rezolvare a cererilor cetățenilor este, în primul rând, o ruptură evidentă între nivelul sarcinilor și capacitățile de răspuns ale instituției, la care se adaugă și fenomene negative, de exemplu: scăderea capacității instituționale și a calității muncii, supraîncărcarea, deprofesionalizarea, îmbătrânirea colectivelor ș.a. În domenii vitale precum: tehnologia informației, achiziții, fonduri europene, limbi și paleografii ale documentelor ș.a., personalul calificat lipsește aproape în totalitate sau tinde să dispară, după 5 ani de blocare a angajărilor din sursă externă.

RAPORTUL DINTRE EVOLUȚIA PERSONALULUI ȘI PRINCIPALELE OBLIGAȚII ALE ARHIVELOR NAȚIONALE 2007-2014*)

b) Perspectiva cetățeanului și a mediului academic: accesul la arhive

La nivelul ANR se acordă o importanță deosebită relației cu cetățenii și cu mediul academic, în scopul asigurării accesului la informațiile solicitate, cu respectarea drepturilor constituționale. Activitatea de relații cu publicul este cea mai monitorizată din punctul de vedere al specializării lucrătorilor implicați, al respectării eticii și al conduitei profesionale. Deținătoare a unei cantități impresionante de documente, ANR eliberează copii, extrase și certificate de pe documentele deținute, în vederea atestării dreptului la proprietate, recalculării pensiilor, dovedirii statutului de refugiat ori pentru eliberarea de acte de stare civilă, acte de școlaritate etc. Atât solicitările cetățenilor, cât și cele ale mediului academic s-au menținut la nivele ridicate an de an.

Instituția a depus eforturi deosebite pentru facilitarea accesului public la informația de arhivă prin creșterea calității prestațiilor de orice fel: au fost reduse tarifele pentru cercetarea științifică și s-a asigurat posibilitatea copierii documentelor cu mijloace proprii, a fost perfecționat portalul destinat serviciilor online realizat prin proiectul cu finanțare europeană recent implementat.

ACTIVITATEA DE SOLUȚIONARE A CERERILOR*)

Prin intermediul sălilor de studiu existente la nivelul tuturor structurilor, ANR pun la dispoziția cercetătorilor interesați documente din fondurile și colecțiile arhivistice deținute. Numărul cercetătorilor care, în perioada 2007-2014, au beneficiat de serviciile sălilor de studiu ale instituției se prezintă astfel:

CERCETĂTORI CARE AU FRECVENTAT SĂLILE DE STUDIU*)

În acest moment ANR se străduiesc să ofere cele mai bune servicii cercetătorilor, în condițiile și cu dotările existente, iar accesul la documente este bazat pe bunele practici și normativele europene în domeniu. În ultima perioadă instituția a încheiat numeroase parteneriate cu instituții din cercetare, învățământ, cultură, administrație publică, cu cercetători și ONG-uri, în scopul facilitării cercetării și punerii în valoare a tezaurului arhivistic național.

Cu toate acestea, o cantitate importantă din FAN rămâne inaccesibilă în depozitele noastre din lipsă de personal specializat și mijloace materiale, dar și ca urmare a insuficientei informatizări. O cantitate și mai mare este total inaccesibilă la creatorii importanți de documente, care nu au între prioritățile instituționale facilitarea cercetării științifice. Din cauza insuficienței spațiilor de depozitare, ANR nu pot prelua aceste documente pentru a le pune la dispoziția publicului.

În vederea realizării evidenței fondurilor și colecțiilor deținute - operațiune prealabilă indispensabilă asigurării accesului public la documente - ANR desfășoară activități de prelucrare arhivistică. În acest context sunt efectuate operațiuni de fondare, ordonare, inventariere, verificare a existentului de documente cu instrumentele de evidență, selecționare a documentelor lipsite de valoare istorică. De asemenea, conservarea și restaurarea documentelor, respectiv pregătirea pentru microfilmarea de asigurare și microfilmarea sunt operațiuni complementare care asigură accesul pe termen lung al cetățenilor la documentele din FAN. Activitățile de prelucrare a fondului arhivistic aflat în depozitele ANR au manifestat o tendință de scădere constantă în ultimii ani, din cauza solicitărilor ridicate ale publicului, coroborate cu scăderea de personal.

ACTIVITATEA DE PRELUCRARE ARHIVISTICĂ*)

RESTAURAREA DOCUMENTELOR DEȚINUTE DE ARHIVELE NAȚIONALE*)

Microfilmarea de asigurare a documentelor deținute de ANR se realizează în scopul asigurării conținutului lor, al protejării împotriva pierderilor sau deteriorărilor cauzate de manipularea frecventă. Operațiunea este în reducere constantă, din motive logistice și financiare. Ea nu poate fi substituită integral prin digitalizare, care nu este acreditată ca formulă de asigurare pe durată lungă.

MICROFILMAREA DE ASIGURARE A DOCUMENTELOR ÎN PERIOADA 2007-2014*)

c) Perspectiva ministerelor, autorităților centrale și locale

ANR sunt o structură subordonată în cadrul Ministerului Afacerilor Interne. Ea cooperează atât cu structurile aparatului central al ministerului, cât și cu alte structuri subordonate, în sensul consilierii pe problemele de specialitate. Totodată, în scopul supravegherii și protejării FAN, ANR desfășoară o activitate interministerială, relaționând în activități de control, îndrumare și colaborare cu toate instituțiile centrale ale statului, inclusiv cu acele instituții care, potrivit

Legii nr. 16/1996 , republicată, își pot păstra propriile arhive în condiții specifice (Ministerul Apărării Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informații, Serviciul de Informații Externe, Serviciul de Protecție și Pază, Academia Română), precum și cu Consiliul Național de Studiere a Arhivelor Securității.

Poziția pe care ANR o are în societate conduce la necesitatea stabilirii raporturilor de colaborare cu Ministerul Culturii și cu instituții de cultură și cercetare, prin prisma valorificării documentelor cu valoare istorică administrate și a protejării/conservării patrimoniului arhivistic.

Interacțiunea ANR cu ministerele și cu celelalte autorități ale administrației centrale și locale se desfășoară pe următoarele paliere principale:

a) efectuarea de controale pentru monitorizarea respectării legislației arhivistice în vigoare;

b) asigurarea asistenței de specialitate la creatorii și deținătorii de documente, în vederea colectării, păstrării și predării corespunzătoare a documentelor care fac parte din FAN;

c) întocmirea și eliberarea de documentații, certificate, copii și extrase de pe documente pentru soluționarea unor probleme curente;

d) colaborarea și sprijinirea autorităților centrale și locale la realizarea de acțiuni culturale, educative și de promovare a memoriei, cu impact național și local.

Funcția de supraveghere a FAN se realizează de către ANR prin controlul activității de arhivă. Controalele efectuate de ANR la sediul creatorilor și deținătorilor de documente vizează modul de respectare a îndatoririlor legale referitoare la supravegherea FAN. Conform prevederilor legislației în vigoare, ANR sunt autoritatea care exercită controlul de specialitate la nivelul tuturor instituțiilor creatoare sau deținătoare de arhivă, indiferent de perioada în care au fost create documentele. În domeniul asigurării asistenței de specialitate sunt verificate anual, în medie, aproximativ 2.000 de nomenclatoare arhivistice și circa 3.000 de lucrări de selecționare. Acestora li se adaugă acțiuni de instruire a personalului de arhivă de la creatorii și deținătorii de documente, precum și elaborarea de instrucțiuni, informări și puncte de vedere referitoare la aplicarea legislației arhivistice.

ACȚIUNILE DE CONTROL ȘI ÎNDRUMARE*)

În ceea ce privește implicarea ANR în acțiunile științifice și cultural-educative cu impact asupra comunităților locale, numai în anul 2014, la nivelul structurilor teritoriale au fost organizate 106 expoziții din domeniul învățământului, istoriei, administrației, s-a elaborat un număr de 346 de articole, studii și recenzii, care au fost publicate în reviste de specialitate sau în cotidiene locale, au fost organizate 32 de manifestări culturale (sesiuni științifice, mese rotunde și simpozioane). În domeniile cercetării științifice, al culturii și educației, al cultivării memoriei și identității naționale, ANR dispun de un potențial care este departe de a fi exploatat suficient în situația actuală.

d) Perspectiva operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice

În anul 2013 a intrat în vigoare

Legea nr. 138/2013

pentru modificarea și completarea

Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 , prin care s-a creat cadrul legislativ necesar pentru ca activitățile de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică să poată fi desfășurate de operatori economici prestatori de servicii arhivistice, în baza unei autorizații de funcționare eliberate în acest sens de către ANR. Actul normativ a fost adoptat din necesitatea de rezolvare a unei situații juridice confuze, generată de

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 39/2006

pentru modificarea și completarea

Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 , aprobată cu modificări prin

Legea nr. 474/2006 .

Legea nr. 138/2013

stabilește mecanisme de preluare de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice a documentelor cu valoare practică de la creatorii și deținătorii de documente care intră în faliment, se desființează sau se dizolvă, a celor aflate în păstrarea caselor de pensii, precum și a persoanelor juridice care își încetează activitatea în condițiile legii.

Pentru aplicarea prevederilor legale a fost deschis Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice în care sunt consemnate firmele ce au fost autorizate în vederea desfășurării activităților de prelucrare, depozitare, legătorie, restaurare și folosire a documentelor.

Toate structurile ANR sunt implicate în aplicarea prevederilor

Legii nr. 138/2013 , de la colectarea datelor necesare de către structurile teritoriale și până la eliberarea autorizației de către structura centrală a ANR. Modificarea legislativă a creat baza legală pentru funcționarea unui sector privat în domeniul administrării arhivelor în România și a generat, totodată, o nouă provocare pentru ANR.

e) Interacțiunea cu mediul profesional internațional

Activitatea de reprezentare externă constituie un areal profesional important întrucât, pe lângă dialog interprofesional și schimb de experiență, creează posibilitatea completării tezaurului arhivistic național cu copii de pe documente păstrate în arhivele altor țări. Un program național demarat în anii 1960, prin care ANR au adus în copii sute de mii de documente relevante pentru istoria României, a fost abandonat după 1990 din lipsă de fonduri și de interes.

ANR sunt membre ale celor mai importante organisme internaționale de profil (CIA - Consiliul Internațional al Arhivelor, EURBICA - ramura europeană a CIA, AIAF - Asociația Internațională a Arhivelor Francofone, ICARUS, EBNA) și derulează acorduri bilaterale de colaborare cu administrații de arhivă din alte state (Albania, Austria, Azerbaidjan, Bulgaria, Cehia, China, Franța, Georgia, Germania, Italia, Moldova, Polonia, Rusia, Turcia, Ucraina, Ungaria) și un acord de colaborare cu Muzeul Memorial al Holocaustului din Statele Unite ale Americii.

În același timp, instituția este reprezentată, de regulă, la reuniunile din Europa ale organismelor internaționale la care este membră, iar un număr redus de specialiști participă individual la activitatea unor organisme permanente de specialitate sau la sesiuni științifice internaționale.

f) Atragerea de fonduri europene

Atragerea de fonduri europene în scopul îmbunătățirii condițiilor de păstrare a FAN și al modernizării instituției în general constituie de mai mulți ani o preocupare importantă a ANR. Serviciul Județean Cluj a beneficiat în anii 2009-2011 de un proiect cu finanțare de la guvernul federal german, prin Arhivele Statului din landul Baden-Wurttemberg și Institutul de Istoria și Geografia Șvabilor Dunăreni din Tubingen, în valoare de 130.000 de euro, prin care s-a realizat un laborator modern de restaurare și au fost puse în mijloace adecvate de protecție circa 1.000 metri liniari de arhivă.

Recent, ANR a implementat proiectul "Sistem informatic integrat pentru gestiunea serviciilor oferite clienților Arhivelor Naționale", SMIS 14180, în cadrul apelului de proiecte deschis în anul 2009 - axa III "Tehnologia informației și comunicațiilor pentru sectoarele privat și public", domeniul major de intervenție 2 "Dezvoltarea și creșterea eficienței serviciilor publice electronice moderne", operațiunea 1 "Susținerea implementării de soluții de e-guvernare și asigurarea conexiunii la broadband, acolo unde este necesar".

Proiectul a avut perioada de implementare 23 iunie 2011-22 iunie 2014, în baza Contractului de finanțare nr. 307/321 din 23 iunie 2011, încheiat cu Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale în calitate de Organism intermediar pentru promovarea societății informaționale. Valoarea totală a proiectului care a făcut obiectul finanțării nerambursabile a fost de 26.658.760,00 lei, din care:

a) valoare totală eligibilă în sumă de 21.474.000,00 lei:

- valoare eligibilă nerambursabilă acordată din FEDR este de 17.527.078,80 lei;

- valoare eligibilă nerambursabilă acordată din bugetul național este de 3.946.921,20 lei;

b) valoare neeligibilă în sumă de 5.184.760,00 lei.

Proiectul a fost implementat în structurile ANR din București și din județele: Brașov, Cluj, Iași, Timiș, Bacău, Bihor, Bistrița-Năsăud, Botoșani, Brăila, Călărași, Caraș-Severin, Constanța, Dolj, Galați, Ilfov, Mureș, Neamț, Olt, Prahova, Satu Mare, Sibiu, Suceava, Vâlcea, pe o durată de 36 luni.

Obiectivul general al proiectului a constat în administrarea centralizată informatizată a serviciilor oferite de ANR către cetățeni, cercetători și instituții. Scopul proiectului a prevăzut realizarea unei platforme informatice integrate care să asigure gestiunea centralizată a serviciilor oferite de ANR către cetățeni, cercetători și instituții, inclusiv cele generatoare de arhivă - respectiv "clienții" instituției, precum și gestiunea tuturor tipurilor de documente aflate în păstrarea și administrarea ANR. În scopul accesibilizării și maximizării audienței pentru aceste servicii, platforma permite punerea acestora la dispoziția publicului atât într-un mediu colaborativ online, cât și prin contact direct la sediile instituției, în conformitate cu legislația în vigoare.

Instituția a pregătit proiectul "Dezvoltarea și extinderea sistemului informatic integrat pentru gestiunea serviciilor oferite clienților Arhivelor Naționale", care vizează în principal extinderea proiectului la nivelul tuturor structurilor instituționale ANR, urmând a fi depus la prima ocazie.

Totodată, în calitate de partener al Universității din București, al Universității "Babeș-Bolyai" din Cluj-Napoca și al Arhivelor Naționale ale Norvegiei, ANR au primit finanțare din granturi SEE, pentru proiectul "Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naționale". Scopul proiectului îl reprezintă crearea unei baze de date formată din 32.000 de unități arhivistice, accesibilă online, gratuit. În plus, pentru șapte structuri teritoriale ale ANR se va crea câte un portal, în cadrul căruia va exista o secțiune dedicată unui muzeu virtual.

În acest moment, accesarea altor fonduri europene este periclitată de lipsa personalului specializat, de încărcarea angajaților cu sarcini de plan și de lipsa cointeresării materiale a echipelor de proiect.

──────────
*1) www.arhivelenationale.ro
──────────

──────────
*) Diagramele prezentate în cadrul Strategiei sunt reproduse în facsimil.
──────────

Priorități, politici și cadru juridic existente

Documentele programatice ale organizațiilor europene subliniază importanța arhivelor în cunoașterea istoriei și culturii Europei, precum și în funcționarea democratică a societății.

Comitetul de Miniștri al Consiliului Europei a emis Recomandarea 2000/13 privind o politică europeană în materie de acces în arhive, care recomandă guvernelor țărilor membre să accepte și să pună în practică principiile democratice, pe care le detaliază, privind accesul la arhivele publice. Un proces de monitorizare a implementării Recomandării nr. 13 în țările membre s-a desfășurat în perioada următoare, concluziile acestuia fiind publicate și în limba română.

Consiliul Europei a adoptat de-a lungul timpului și alte documente cu referire directă sau indirectă la arhive: Rezoluția 2001/6 asupra accesului la documentele Consiliului Europei; Recomandarea 2002/2 privind accesul la documentele publice; Recomandarea 2001/15 privind învățământul istoriei în Europa secolului XXI.

În baza Rezoluției Consiliului UE 2003/C113/02 asupra arhivelor din statele membre, un grup de experți din mai multe state europene a elaborat, în anul 2005, Raportul asupra arhivelor în Uniunea Europeană lărgită, document care realizează o "radiografie" a sistemelor arhivistice din cele 25 de state membre (la acea dată) în privința teoriei și practicii arhivistice, stipulează principii de păstrare a arhivelor, de informatizare a documentelor și propune implementarea unui set de bune practici la nivelul sistemelor arhivistice ale statelor membre referitoare la legislație, managementul arhivelor și accesul la documente. Se recomandă, totodată, adoptarea de măsuri concrete pentru conservarea și prevenirea deteriorării arhivelor în Europa, precum și adoptarea de măsuri pentru prevenirea furtului de documente arhivistice.

Comisia Europeană a adoptat, în data de 27 octombrie 2011, Recomandarea 2011/711/UE privind digitizarea și accesibilitatea on-line a materialului arhivistic, prin care a solicitat statelor membre participarea la proiectul "Europeana Library"*2), stabilind obiective indicative pentru fiecare stat membru în ceea ce privește conținutul minim de indicatori incluși în implementarea proiectului. ANR au semnat documentul de aderare la componenta arhivistică a Europeana Library, APEx, în luna septembrie 2013.

Concomitent cu aderarea României la Uniunea Europeană în anul 2007, ANR au devenit membru în cadrul European Board of Național Archivists (Consiliul European al Directorilor Serviciilor Naționale de Arhive), participând activ la reuniunile periodice ale organizației, în care au fost abordate teme referitoare la strategiile legate de administrarea arhivelor electronice, protecția datelor cu caracter personal, digitalizarea arhivelor, prevenirea furturilor și distrugerilor de documente.

Acordul de Parteneriat al Guvernului României cu Uniunea Europeană pentru perioada 2014-2020 vizează domeniile cercetare, dezvoltare tehnologică și inovare în domeniul tehnologiei informațiilor și comunicații, cu scopul de a contribui la Strategia Uniunii Europene pentru o creștere inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii, luând în considerare obiectivele și prioritățile specifice tematice, selectate în funcție de nevoile naționale, regionale și locale. În acest context a fost elaborat Proiectul Programului operațional Competitivitate 2014-2020, care cuprinde ca obiective digitizarea arhivelor României și promovarea creării de conținut digital original, precum și îmbunătățirea interacțiunii furnizor de conținut - individ, prin intermediul resurselor specifice domeniului tehnologiei informațiilor și comunicațiilor.

În Programul de guvernare pentru perioada 2013-2016, respectiv în Programul asupra căruia Guvernul și-a asumat răspunderea în temeiul art. 114 alin. (1) din Constituția României în ședința comună a Camerei Deputaților și Senatului din 11 martie 2015, sunt prevăzute obiective precum adoptarea și implementarea rapidă a măsurilor aferente domeniului tehnologiei informației și comunicațiilor din Agenda 2020 a Uniunii Europene, concretizată prin elaborarea și punerea în practică a "Strategiei naționale privind Agenda Digitală pentru România".

De asemenea sunt prevăzute publicarea și diseminarea patrimoniului cultural digital al României.

Strategia Națională privind Agenda Digitală vizează intervenția componentei privind tehnologia informației și comunicațiilor la nivel sectorial, susținând, în cadrul domeniului nr. 2 de acțiune, dezvoltarea arhivelor digitale ale României, precum și aportul la Platforma de comunicare arhivistică "Europeana" și promovarea creării de conținut digital original specific comunităților din România.

Legile care au incidență ridicată asupra ANR, altele decât

Legea nr. 16/1996 , republicată, sunt:

Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare,

Legea nr. 135/2007

privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată,

Legea nr. 677/2001

pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare, prin prevederile

art. 5 alin. (2) lit. g), Legea nr. 119/1996

privind actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare,

Legea nr. 182/2000

privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, republicată.

Legea nr. 544/2001 , cu modificările și completările ulterioare, are incidență asupra activității ANR atât ca instituție publică, cât și ca instituție deținătoare a FAN depus de creatorii și deținătorii de documente. În practica arhivistică internațională și în recomandările Uniunii Europene, documentele care s-au aflat în acces public la creatori și deținători rămân în cercetare și după predarea lor la instituțiile naționale de arhivă. Deși în România se aplică în practică această recomandare,

Legea nr. 16/1996 , republicată, nu conține nicio prevedere explicită în acest sens.

Legea nr. 677/2001 , cu modificările și completările ulterioare, prevede că datele personale pot fi folosite în scopuri istorice sau științifice, conform art. 5 alin. (2) lit. g), după anonimizare. Menționăm că prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestora sunt în dezbatere la nivelul Uniunii Europene, iar în funcție de documentele normative ce vor rezulta va putea fi modificată și legislația românească incidentă asupra arhivelor.

Legea nr. 135/2007 , republicată, a produs și produce unele dificultăți în desfășurarea activităților ANR, în domeniul evidenței, prelucrării, folosirii și păstrării documentelor electronice. De aceea apreciem ca necesară armonizarea prevederilor celor două legi.

Legea nr. 119/ 1996 , cu modificările și completările ulterioare, prevede obligativitatea predării registrelor de stare civilă la structurile ANR după 100 de ani de la completarea lor. ANR au obligația de a elibera extrase de pe aceste documente la solicitarea cetățenilor și de a efectua mențiunile necesare la solicitarea autorităților competente.

Legea nr. 182/2000 , republicată, stipulează la art. 6 alin (2) că ANR asigură administrarea și protecția FAN, în conformitate cu prevederile

Legii nr. 16/1996 , republicată. Incidența prevederilor acestei legi asupra arhivelor tratate ca bunuri de patrimoniu cultural național mobil interferează cu prevederile

Legii nr. 16/1996 , republicată, și este necesară o clarificare/ armonizare a prevederilor celor două legi referitoare la normele de clasare, scoaterea peste graniță și tratamentul juridic al documentelor din FAN aflate în proprietate privată.

Principalele acte normative care reglementează organizarea și funcționarea ANR sunt:

● Constituția României, republicată;

●

Legea privind Arhivele Naționale nr. 16/1996 , republicată;

●

Ordinul ministrului administrației și internelor nr. 1.319/2006

pentru aprobarea formularului-tip al procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor în domeniul arhivistic, precum și a modelului de legitimație a persoanelor împuternicite să folosească modelul de proces-verbal, cu modificările ulterioare;

●

Hotărârea Guvernului nr. 416/2007

privind structura organizatorică și efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare;

● Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea ANR prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;

●

Legea nr. 111/1995

privind Depozitul legal de documente, republicată;

●

Legea nr. 182/2000

privind protejarea patrimoniului cultural național mobil, republicată;

●

Legea nr. 286/2009

privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare;

●

Legea nr. 188/1999

privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

●

Legea nr. 7/2004

privind Codul de conduită a funcționarilor publici, republicată;

●

Legea nr. 477/2004

privind Codul de conduită a personalului contractual din autoritățile și instituțiile publice;

●

Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 56/2004

privind crearea statutului special al funcționarului public denumit manager public, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 452/2004 , cu modificările și completările ulterioare;

●

Legea nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;

●

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002

pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a

Legii nr. 544/2001

privind liberul acces la informațiile de interes public;

●

Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004

privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocrației în activitatea de relații cu publicul, cu modificările ulterioare;

●

Legea nr. 52/2003

privind transparența decizională în administrația publică, republicată;

●

Legea nr. 161/2003

privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare;

●

Legea nr. 182/2002

privind protecția informațiilor clasificate, cu modificările și completările ulterioare;

●

Hotărârea Guvernului nr. 781/2002

privind protecția informațiilor secrete de serviciu;

●

Hotărârea Guvernului nr. 1.349/2002

privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția, pe teritoriul României, a corespondenței clasificate, cu modificările și completările ulterioare;

●

Ordonanța Guvernului nr. 27/2002

privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, aprobată cu modificări și completări prin

Legea nr. 223/2002 ;

●

Ordonanța Guvernului nr. 33/2002

privind reglementarea eliberării certificatelor și adeverințelor de către autoritățile publice centrale și locale, aprobată cu modificări prin

Legea nr. 223/2002 ;

●

Legea nr. 119/1996

privind actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

●

Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009

privind înființarea, organizarea și funcționarea Arhivelor Naționale, cu modificările ulterioare;

●

Legea nr. 677/2001

pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare.

──────────
*2) Europeana este un portal pe care acționează ca interfață a paginilor internet și obiectelor digitizate din domeniul culturii, artei și literaturii din Europa: cărți, picturi, filme, piese de muzeu și documente de arhivă. http://www.europeana.eu/ APEx - the Archives Portal Europe network of excellence - s-a alăturat recent la Europeana - este cadrul prin care colaborează Arhivele europene pentru o accesibilitate mai largă și consolidată a documentelor lor pe internet. ANR a aderat recent la aceste organisme.
──────────

Definirea problemei

Problema generală identificată este capacitatea funcțională redusă a ANR de a-și îndeplini atribuțiile privind administrarea, supravegherea și protecția specială a FAN.

În perioada 2006-2011, ANR au fost afectate de o serie de măsuri de natură legislativă, organizatorică și financiară, care le-au amputat în modul cel mai primejdios capacitatea de funcționare în parametri impuși de legea organică de funcționare. Aceste probleme neașteptate, amplificate în ultimii ani de efectele crizei, s-au adăugat unor situații negative devenite cronice, acumulate în ultimul deceniu al perioadei comuniste și continuate în relativa stagnare de după 1989.

S-a ajuns astfel în situația ca în acest moment instituția să nu poată face față mulțumitor niciuneia dintre misiunile ei sociale. Mai mult, ANR înregistrează fenomene de extremă gravitate, precum:

a) incapacitatea de salvare a FAN;

b) distrugerea de documente în propriile depozite din cauza condițiilor improprii de păstrare;

c) pierderi de documente din FAN în favoarea altor agenți, publici și privați (Academia Română, biblioteci, firmele private de arhivare);

d) incapacitatea de a controla și gestiona documentele electronice;

e) tendința unor instituții publice de a-și transfera responsabilități către ANR sau de externalizare a obligațiilor legale privind propriile arhive etc.

Cadrul normativ actual, bazat pe

Legea nr. 16/1996 , republicată, este de mult depășit, cel puțin din următoarele considerente:

a) obligă statul la sarcini imposibil de rezolvat;

b) perpetuează concepte și practici învechite;

c) menține neclarități în problema proprietății asupra arhivelor;

d) ignoră problematica arhivelor electronice ș.a.

Unica problemă soluționată recent, prin

Legea nr. 138/2013 , este cea a prestatorilor privați de servicii arhivistice. Cea mai vizibilă carență constă în faptul că ANR nu dispun de resurse umane și logistice suficiente în vederea îndeplinirii în bune condiții a obligațiilor legale de autoritate unică în domeniul administrării, supravegherii și protecției speciale a documentelor din FAN.

Problemei generale identificate i se circumscriu următoarele probleme specifice:

I. Actualul statut nu mai corespunde misiunii ANR în societatea românească, în contextul creat de consecințele revoluției informaționale și de necesitatea integrării practicii arhivistice românești în cadrul general al practicii arhivistice din Uniunea Europeană.

Cadrul legal existent, reprezentat de

Legea nr. 16/1996 , republicată, a marcat, în momentul adoptării, un prim progres în privința activității de protejare a arhivelor românești, în sensul reglementării statutului documentelor provenind de la fostele întreprinderi și unități socialiste, al creării unui suport juridic incipient pentru constituirea și gestionarea arhivelor private și al asigurării unui acces echitabil la informație. Merită să amintim faptul că inițiatorii legii din 1996 au încercat - fără a reuși - să ridice ANR la rang de departament, cu buget propriu, încă de la începutul anilor 1990. Realitățile din ultima perioadă au evidențiat o serie de disfuncționalități care derivă din statutul inferior și din lipsa de adaptare a instituției ANR la organizarea unei societăți democratice moderne și la funcționarea economiei de piață.

ANR au statut de simplă direcție, coborâtă în 2009 de la cel de direcție generală, în cadrul MAI, încadrată greșit între structurile-"suport" ale ministerului: resurse umane, finanțe, logistică, juridic etc. Acest statut inferior influențează negativ, între altele, capacitatea de exercitare a celor două atribuții legale fundamentale: administrarea FAN sub raport material și controlul aplicării legislației arhivistice la instituțiile superioare ale administrației publice și în mediul privat.

Organizatoric, instituția este centralizată, la fel și resursele umane. În schimb, în domeniile esențiale de logistică și finanțare instituția este fragmentată, serviciile județene depinzând de inspectoratele de poliție județene, iar aparatul propriu, Serviciul Municipiului București al Arhivelor Naționale și Biroul Județean al Arhivelor Naționale Ilfov, de ANR.

Această situație nefirească face imposibil un management eficient în domeniul esențial pentru Arhive al administrării FAN din depozitele proprii. Mai mult, aducerea patrimoniului arhivistic în concurență bugetară cu ordinea publică explică, între altele, subfinanțarea cronică de decenii și situația precară a ANR în ansamblul lor. În anul 2013, de pildă, bugetul ANR (salarii + bunuri și servicii) a reprezentat 0,34% din bugetul MAI.

Legislația actuală nu oferă ANR posibilitatea monitorizării adecvate a documentelor de patrimoniu și nici nu definește soluții pertinente pentru constituirea unei evidențe riguroase a acestora, pentru păstrarea și utilizarea lor ori pentru administrarea fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute în depozitele proprii. De asemenea, cadrul normativ nu constituie un instrument eficient prin care ANR să poată prelua de la creatorii și deținătorii de arhive documentele care fac parte din FAN, în condițiile și la termenele stabilite de lege, întrucât nu prevede un raport între volumul de documente ce urmează a fi preluat și capacitățile administrative, logistice și tehnico-materiale de care dispune instituția. Din cauza creșterii fără precedent a cantității de documente create de instituțiile de drept public sau privat, pe fondul stagnării investițiilor în spații de depozitare, ANR se află practic în imposibilitatea de a prelua arhivele în cauză.

Actuala structură organizatorică și de personal nu corespunde rolului ANR de autoritate de reglementare și control în domeniul administrării documentelor care fac parte din FAN.

Situația din prezent este rezultatul reorganizărilor succesive care au survenit în intervalul 2010-2013. Conform criteriilor aplicabile, față de necesarul optim (pe care îl apreciem la 1.650 de funcții încadrate), instituția își desfășoară activitatea cu 714 posturi prevăzute - ocupate 634, la 31 decembrie 2014, ceea ce înseamnă că funcționalitatea organizațională este asigurată în procent de 43%, conform raportului dintre necesarul și existentul funcțiilor prevăzute. Coborârea structurilor județene la statutul de servicii și birouri a determinat reducerea personalului care, în multe cazuri, numără 7-10 angajați. Acest fapt, alături de pierderile de personal necompensate, a determinat modificări structurale consecutive, care au slăbit în mod progresiv capacitatea administrativă a instituției.

Totodată, ANR nu pot susține efortul de perfecționare a personalului de specialitate pentru a face față atât cerințelor profesiei, cât și celorlalte activități conexe specifice sistemului administrativ românesc.

Experiența recentă dovedește faptul că statul singur, prin ANR, nu își mai poate asuma exclusiv administrarea întregului patrimoniu arhivistic și că este necesară găsirea unor soluții de natură legislativă și practică pentru antrenarea tuturor factorilor implicați, atât în elaborarea politicilor, cât și în susținerea financiară a conservării și valorificării FAN.

II. Capacitatea restrânsă a ANR de a răspunde solicitărilor persoanelor fizice și juridice, de a asigura controlul și asistența de specialitate la creatorii și deținătorii de documente și de valorificare a informației din documente

Prevederea legislativă prin care ANR acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente nu se poate realiza în plan concret, având în vedere capacitatea instituțională redusă. Deși FAN concentrat în instituțiile administrației publice centrale și locale este cel care necesită monitorizare și protecție specială, instituția este obligată să execute controlul și îndrumarea tuturor persoanelor juridice din România, fără distincție. În același timp, ANR, prin mijloacele de care dispun în prezent, nu pot să sprijine în mod eficient și să controleze activitatea desfășurată de operatorii economici privați autorizați să desfășoare activități arhivistice.

În ceea ce privește accesul public la documentele deținute de ANR, precum și la cele gestionate de creatorii și deținătorii de documente, acesta se realizează cu dificultate, deși politica ANR în această privință s-a liberalizat în ultimii ani. Limitările la ANR țin mai degrabă de lipsa forței de muncă și de lipsuri materiale, pe când ceilalți deținători neglijează în general să asigure cercetarea documentelor FAN, în așteptarea preluării lor de către ANR, prejudiciindu-se astfel interesele cercetării istorice naționale. Un nou cadru normativ trebuie să reglementeze, în mod ferm, obligația asigurării de către instituțiile publice locale și centrale a accesului la arhiva cu valoare practică și documentar-istorică, arhivă care, din diverse motive, nu se regăsește în depozitele ANR. De asemenea, dreptul unor instituții de a-și păstra documentele după expirarea termenelor de depunere la ANR trebuie condiționat de obligația asigurării accesului public la acestea.

Condițiile de cercetare din sălile de studiu ale instituției nu corespund exigențelor actuale, iar prevederile legale incidente accesului sunt de multe ori contradictorii, determinând o încetinire a ritmului în care documentele sunt puse la dispoziția utilizatorilor. În plus, fondurile și colecțiile deținute de ANR conțin o cantitate importantă de documente cu marcaje de clasificare care, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, nu pot fi accesibile cercetătorilor prin intermediul sălilor de studiu. În acest context este necesară promovarea unor acte normative de declasificare.

În condițiile unui acces larg la informare, cercetătorii au posibilități sporite de studiu și de copiere a documentelor, fotografiilor, manuscriselor, sigiliilor, stampelor, registrelor, planurilor etc. prin diverse mijloace tehnice, respectiv: fotocopiere, xerocopiere și scanare, fără ca, pe lângă plata acestor servicii, să existe obligația de a promova deținătorul. Noul cadru legal trebuie să conțină reglementări clare privind situația copyright-ului la nivelul ANR. În prezent, cercetătorii au doar obligații deontologice, morale sau reglementate prin metodologii interne de lucru, elaborate la nivelul ANR.

Imaginea publicului despre Arhive și despre patrimoniul documentar păstrat în depozitele proprii este fragmentară și incompletă. La această stare de fapt a contribuit și desființarea Muzeului Arhivelor, odată cu mutarea în actualul sediu, compartiment care a reprezentat decenii la rând un important factor de promovare a tezaurului arhivistic românesc, precum și a rolului fundamental al instituției, acela de păstrător al mărturiilor privind identitatea națională.

Trebuie arătat, de asemenea, că fondul de carte de specialitate din bibliotecile documentare ale ANR este învechit, iar publicațiile periodice de specialitate sunt descompletate pe câteva decenii, în timp ce fondurile alocate pentru abonamente sunt aproape la zero. A scăzut constant în ultimii ani ritmul de publicare a propriilor ediții, albume și cataloage de documente etc., generând limitarea accesului public la instrumente de lucru necesare cercetării istoriografice și arhivistice și la cunoașterea istorică în general. Însăși Revista Arhivelor a apărut, în anul 2013, abia cu numerele de pe anul 2010, iar în cursul anului 2014 nu s-a reușit finalizarea niciunui număr.

În fine, lipsește un cadru juridic adecvat privind implicarea ANR la nivel central și local în activitățile publice cu caracter aniversar și cultural, pentru care instituția este abilitată prin însuși tezaurul informativ administrat.

III. Spații și dotări insuficiente pentru preluarea și conservarea documentelor aflate atât în depozitele creatorilor și deținătorilor, cât și în cele ale ANR

ANR nu au și nici nu au avut de la momentul promulgării Legii Arhivelor Naționale, în termeni reali, capacitatea logistică de a prelua de la creatori și deținători documentele care fac parte din FAN, în condițiile și la termenele prevăzute de lege.

CANTITATEA DE DOCUMENTE DIN FONDUL ARHIVISTIC NAȚIONAL LA CREATORI ȘI DEȚINĂTORI ȘI LA ARHIVELE NAȚIONALE*)

Este de la sine înțeles că procentul de 63,35% de documente nepreluate încă de structurile centrale și teritoriale, exprimând deficitul de cca 580.000 m.l. poliță/raft existent la nivelul instituției, reflectă practic blocarea acestei activități. Cum ritmul anual de preluare din ultimii ani este de circa 3.000 m.l./an, în acest moment problema preluărilor de documente nu mai are nicio perspectivă.

PRELUĂRILE DE ARHIVĂ*)

O explicație constă în lipsa unui program ritmic de construcție de spații de depozitare, pe măsura creșterii FAN. Comparativ, în perioada 1966-1989 s-au construit 24 de sedii de arhivă, iar în perioada 1990-2014 doar 6. Instituția nu dispune nici de un sediu central adecvat sau măcar de o clădire adusă la standarde actuale în capitala țării.

Pe cale de consecință s-a creat situația în care unele documente aparținând FAN, preluate de la creatorii de nivel central, sunt păstrate de structurile teritoriale care dispuneau de spații libere de depozitare în momentul preluării. Procedura, care s-a vrut temporară, s-a permanentizat din necesitate, astfel încât serviciile județene în cauză se află în prezent în imposibilitatea de a prelua documentele din raza de competență, importante pentru istoria locală.

Lipsa acută a finanțării pentru lucrări de reparații și investiții și pentru aprovizionarea cu materiale necesare funcționării instituției la parametri normali a creat dificultăți în administrarea eficientă a fondurilor și colecțiilor arhivistice deținute.

În ceea ce privește dotarea spațiilor de păstrare a documentelor, acestea nu sunt prevăzute cu sisteme de avertizare și de stingere a incendiilor, cu sisteme de supraveghere video, de alarmare antiefracție ori cu instalații de climatizare. Apreciem ca edificator faptul că cea mai importantă instituție de arhivă a țării nu dispune nici măcar de un singur depozit modern, climatizat sau dotat cu rafturi mobile. Echipamentele și utilajele din dotarea depozitelor, laboratoarelor și atelierelor sunt insuficiente, uzate, supraexploatate și cu perioada de folosire expirată. Dar nici măcar spațiile existente nu pot fi folosite la maximum pentru depozitare, deficitul de rafturi pentru depozitarea arhivei fiind de circa 46.000 metri liniari pentru spațiile actuale.

Pe lângă condițiile precare de păstrare, capacitatea restrânsă de restaurare și recondiționare a documentelor care au fost preluate într-o stare necorespunzătoare de conservare, pe de o parte, respectiv a documentelor care s-au degradat din cauza depozitării în condiții improprii, pe de altă parte, a condus la creșterea semnificativă a numărului de documente care necesită intervenții urgente de restaurare.

ANR întâmpină dificultăți majore și în ceea ce privește îndeplinirea obligației legale de asigurare pe bază de microfilm a documentelor deținute în depozitele proprii. Activitatea de microfilmare a fost restrânsă în ultimii ani, în principal din cauza lipsei mijloacelor financiare necesare achiziționării materialelor și aparaturii specifice. De asemenea, folosirea microfilmelor existente în fondul de asigurare este extrem de limitată, în condițiile în care echipamentele de utilizare sunt nefuncționale ori depășite fizic și moral. Timp de 35 de ani, de când funcționează acest program, procentul de documente din FAN care dispun de copii de asigurare este sub 5%.

Paza și securitatea sediilor ale ANR se realizează cu efective ale IGJR; în schimb, lipsesc investițiile minime în mijloace electronice de pază și alarmare. Planurile de intervenție în caz de calamitate sunt învechite, fiind necesară elaborarea unora noi, fezabile și adecvate specificului arhivelor, după model european.

IV. ANR nu au în prezent capacitatea de a controla și de a administra documentele pe suport electronic din FAN

În contextul inițiativelor prezente în mediul societății informaționale, în primul rând la nivelul Uniunii Europene, digitizarea resurselor culturale este considerată un factor-cheie ce contribuie la îmbunătățirea accesului și a fluxului nefragmentat de informații într-o economie a cunoașterii. În același timp crește exponențial, an de an, numărul documentelor existente exclusiv pe suport electronic, din rândul cărora trebuie selectate cele aparținând FAN.

ANR nu au în acest moment capacitatea de a administra documentele în format electronic și nu pot realiza o digitizare a arhivelor deținute, întrucât nu dispun de echipamente și de produse software destinate preluării, stocării și utilizării formatelor electronice a documentelor și nu dețin un sistem de recuperare integrală a datelor în caz de calamitate sau dezastru.

Pe de altă parte, accesul publicului la documentele în format electronic este îngreunat de capacitatea limitată a instituției de a furniza și utiliza această categorie de documente. Cu toate că ANR păstrează cea mai mare cantitate de date cu caracter unic dintre instituțiile statului român, absența echipamentelor logistice pentru prelucrarea automată a informațiilor deținute nu permite satisfacerea nevoilor de informare a utilizatorilor în timp real.

Proiectul informatic finalizat în anul 2014 suplinește parțial aceste carențe, dar 18 structuri județene necuprinse în proiect au rămas în continuare în situația anterioară. Instituția este lipsită total de personal de specialitate IT, ceea ce primejduiește prezentul și viitorul ei.

Situația gravă în care se află ANR se cere grabnic remediată, în condițiile în care în Uniunea Europeană Arhivele sunt direct implicate în toate politicile naționale de implementare și gestionare a informației din mediul digital.

V. Limitarea accesului la informațiile care privesc istoria românilor aflate în arhivele altor state și o prezență modestă pe plan profesional internațional

În ultima perioadă de timp, prezența instituției în viața arhivistică internațională continuă să fie modestă. O cauză importantă a acestei situații o constituie lipsa susținerii financiare, a mijloacelor tehnice, în special a celor care facilitează un acces direct online la portalul unor organisme de specialitate internaționale. Acest fapt a întârziat implementarea recomandărilor Uniunii Europene în domeniul arhivistic. Totodată, nu au putut fi dezvoltate în mod corespunzător relațiile cu instituțiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce.

În acest context, de circa 15 ani s-a renunțat treptat la deplasările de identificare, depistare și aducere în țară de documente, pe suport clasic sau electronic, pentru completarea FAN. Cum ANR sunt singura instituție publică abilitată prin lege să desfășoare asemenea activitate, blocarea ei s-a făcut în prejudiciul evident al cunoașterii istoriei românești și al instituțiilor care beneficiază de activitatea sa.

Prezența ANR la activitatea unor organisme internaționale de profil, comitete și comisii de lucru, precum și participarea la manifestări științifice internaționale se realizează în mod sporadic, fapt ce conduce la pierderea contactului cu teoria și practica internațională în domeniul de competență. Este de menționat faptul că țara noastră n-a fost reprezentată la ultimele două congrese internaționale ale Arhivelor (2008, 2012).

În momentul de față, ANR nu se pot poziționa pe o platformă digitală accesibilă prin internet și nu pot participa eficient în spațiul comunitar cu produse și servicii în domeniul promovării patrimoniului cultural și arhivistic.

Obiective

Obiectivul general al prezentei strategii este restabilirea capacității funcționale a ANR de administrare, supraveghere și asigurare a protecției speciale a documentelor care fac parte din FAN.

Mai exact, ANR vor deveni o instituție modernă, la exigențele secolului XXI, actorul principal în administrarea memoriei naționale păstrate în arhive, o instituție proactivă, implicată în activitatea tuturor instituțiilor publice și private deținătoare de patrimoniu arhivistic, în viața cultural-științifică a țării și a unui număr crescând de cetățeni.

Realizarea acestui obiectiv general presupune realizarea următoarelor ținte sau obiective specifice:

I. Consolidarea statutului ANR de autoritate națională în domeniul arhivelor și gestionării informației

II. Optimizarea prestației ANR în raporturile cu cetățenii și cu creatorii și deținătorii de arhive publici și privați

III. Realizarea colectării, conservării și prelucrării FAN în parametrii prevăzuți de lege

IV. Asigurarea capacității ANR de a controla și administra patrimoniul arhivistic digital al României

V. Consolidarea prezenței ANR în viața internațională a arhivelor.

Direcții de acțiune

Îndeplinirea obiectivelor specifice definite mai sus se realizează prin următoarele direcții de acțiune:

I. 1. Modificarea statutului ANR

Se are în vedere crearea unei Agenții Naționale a arhivelor apropiate de actul de guvernare, capabile să facă față tuturor obligațiilor sale legale, schimbărilor rapide din societate și să satisfacă tot mai bine interesele publice și private. Se urmărește recunoașterea caracterului complex - științific, cultural și administrativ - al pregătirii necesare personalului de specialitate din ANR.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. inițierea și promovarea unui proiect de lege a arhivelor [care să stabilească statut de Agenție națională, buget distinct, stabilirea unei structuri eficiente la nivel central, (regional) și județene, statutul specific al personalului arhivelor, soluții de finanțare diversificată etc.];

1.2. crearea unui Consiliu Național al Arhivelor, cu caracter interministerial pentru elaborarea politicilor arhivistice cu impact național.

II.1. Specializarea și concentrarea activității de control și îndrumare la creatori și deținători

Direcția de acțiune vizează eliminarea ineficienței generate de încărcarea personalului de specialitate cu atribuții foarte diferite, cum ar fi inspecția arhivelor din teritoriu și activitatea cu documentele din depozitele proprii; de asemenea, eficientizarea activității prin concentrarea activității pe instituțiile publice - principalele creatoare de documente FAN - și limitarea intervenției asupra arhivelor private.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. reorganizarea activității la nivel central și local pe principiul specializării personalului pe principalele direcții de activitate;

1.2. concentrarea activității ANR pe îndrumarea și controlul creatorilor și deținătorilor de arhivă din sectorul public.

II.2. Îmbunătățirea accesului la cercetarea documentelor

Lărgirea permanentă a accesului public la informația din arhive constituie un obiectiv fundamental și o finalitate a întregii activități arhivistice. Ea definește, totodată, gradul de dezvoltare a democrației în țara noastră. Este obligația noastră de a reduce și elimina toate piedicile materiale, normative, organizatorice etc. care mai limitează accesul public la arhivele românești. În același timp, pentru ocolirea utilizării abuzive a documentului de arhivă sunt necesare clarificarea și reglementarea aplicării copyright-ului în arhive.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

2.1. inițierea și promovarea unui proiect de act normativ pentru asigurarea accesului la cercetare, în condiții unitare, la toți creatorii și deținătorii de documente din domeniul public;

2.2. amenajarea adecvată a sălilor de studiu și a birourilor de relații cu publicul de la sediile ANR;

2.3. inițierea și promovarea unor proiecte de acte normative privind declasificarea documentelor aflate în depozitele ANR;

2.4. refacerea și dotarea bibliotecilor documentare la toate structurile ANR și angajarea/prevederea lor cu personal de specialitate;

2.5. reglementarea copyright-ului în domeniul arhivelor și efectuarea demersurilor pentru elaborarea sau completarea actelor normative în acest sens.

II.3. Valorificarea informațiilor din documente în scopuri științifice și educative

ANR au obligația legală de a face publice informațiile din documente, de a valorifica tezaurul arhivistic național prin formule cât mai variate, cu eficiență la publicul larg. De asemenea ANR dorește să susțină mai eficient autoritățile publice în organizarea acțiunilor lor de natură culturală și aniversară.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

3.1. organizarea unui compartiment specializat pentru realizarea de expoziții care să pună în valoare tezaurul documentar și tradiția practicii arhivistice românești;

3.2. organizarea unui compartiment de editură pentru asigurarea publicării ritmice a Revistei Arhivelor, a Buletinului de informare și documentare arhivistică, a anuarelor structurilor teritoriale și a altor publicații de specialitate;

3.3. încheierea de parteneriate cu instituții din mediul științific, cultural, administrativ, mass-media, în scopul promovării instituției și punerii în valoare a tezaurului arhivistic;

3.4. construirea unor site-uri web pentru fiecare structură teritorială a ANR;

3.5. elaborarea de documentații și organizarea de acțiuni în sprijinul autorităților publice în vederea organizării aniversărilor naționale și locale;

3.6. constituirea unui compartiment educativ și de promovare;

3.7. constituirea unui compartiment de cercetare și metodologii arhivistice.

III. 1. Creșterea capacității de depozitare a ANR

Reducerea cantității de documente din FAN diseminate la mii de deținători publici și privați este un obiectiv fundamental. Activitatea de selecționare și colectare a acestor documente urmează să fie adusă la dimensiuni clare și predictibile. Un sediu central demn de ANR ar urma să marcheze simbolic inaugurarea noii politici a arhivelor în țara noastră.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. elaborarea unui studiu privind introducerea unor criterii riguroase pentru stabilirea apartenenței documentelor la FAN;

1.2. întocmirea unei metodologii în vederea stabilirii și actualizării periodice a raportului dintre cantitatea de documente de la creatori și spațiul disponibil din depozitele ANR;

1.3. construirea/amenajarea de noi depozite ale ANR, în ordinea priorităților, și finalizarea investițiilor aflate în derulare;

1.4. construirea sediului central al ANR.

III.2. Îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din depozitele ANR

Depozitele ANR trebuie să asigure conservarea pe termen nelimitat a FAN și să devină etalon în domeniu. Pentru aceasta ele trebuie aduse la nivelul secolului XXI, astfel încât să asigure păstrarea și conservarea documentelor identitare ale națiunii pentru secolele următoare.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

2.1. reparații capitale și lucrări de modernizare pentru toate imobilele ANR, în ordinea priorităților;

2.2. amenajarea de spații și dotări speciale pentru arhivele tehnice și de înregistrare.

III.3. Aducerea documentelor în stare corespunzătoare de conservare

Un procent semnificativ din documentele păstrate de ANR necesită recondiționare și restaurare cu tehnici și materiale speciale moderne. Totodată, restauratorii, asemenea medicilor, răspund și de activitățile de prevenire a deteriorării și distrugerii de arhivă.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

3.1. înființarea de laboratoare de restaurare la nivelul structurilor ANR și încadrarea lor cu personal de specialitate;

3.2. dotarea cu echipamente specifice a laboratoarelor existente.

III.4. Asigurarea documentelor din FAN pe bază de microfilme

Toate statele civilizate își asigură tezaurul arhivistic prin copii durabile, pentru eventualitatea unui dezastru. Microfilmul este în continuare acreditat de specialiști ca cel mai economic suport durabil în acest scop.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

4.1. actualizarea Programului național de microfilmare de asigurare;

4.2. înființarea de laboratoare zonale de microfilmare de asigurare;

4.3. dotarea cu echipamente specifice a laboratoarelor existente.

III.5. Protecția specială a documentelor din FAN

Tezaurul arhivistic din depozitele ANR necesită, de asemenea, măsuri speciale de pază și protecție contra distrugerilor, sustragerii și de intervenție în situații de calamități.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

5.1. dotarea tuturor spațiilor ANR cu instalații de supraveghere și antiefracție;

5.2. dotarea depozitelor cu sisteme de alarmare și stingere automată a incendiilor;

5.3. asigurarea permanentă a pazei militarizate a obiectivelor;

5.4. întocmirea de planuri de intervenție la dezastre și de evacuare realiste, adecvate arhivelor și după modele europene.

IV.1. Gestionarea documentelor pe suport electronic din FAN

Atribuțiile legale ale ANR se extind și asupra documentelor create în mediul exclusiv digital, tot mai prezente în activitatea organizațiilor de orice fel. Instituția urmează să fie capabilizată în cel mai scurt timp pentru a face față acestei provocări. Altfel, ar rămâne inaptă de a gestiona FAN digital, preluat aleatoriu de către sectorul privat, iar arhivele viitorului vor fi private de informații cu valoare istorică extrem de importante. Abilitând ANR pe această direcție, statul își va păstra astfel rolul firesc în gestionarea memoriei naționale și în epoca informației digitale.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. întocmirea unui program pentru administrarea și gestionarea documentelor pe suport electronic din FAN;

1.2. perfecționarea pregătirii personalului ANR pentru utilizarea aplicațiilor IT;

1.3. asigurarea cu personal de specialitate și dotarea cu echipamente specifice IT a structurilor ANR;

1.4. constituirea infrastructurii administrative și tehnice necesare pentru ca ANR să poată funcționa ca agregator național în domeniul arhivistic al programului "Europeana" (prin APEx);

1.5. elaborarea și punerea în practică Programului de digitizare al ANR.

V.1. Completarea FAN cu informații referitoare la istoria românilor din documente aflate în arhivele altor state

Preocupările în această direcție sunt intrinseci instituției ANR, încă de la înființare, din 1831. Este o obligație legală a instituției care trebuie reluată și executată programatic, la inițiativa instituției noastre și cu cooperarea instituțiilor de relații externe.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

1.1. întocmirea unui Program național de completare a informațiilor privind istoria românilor cu documente din arhive străine;

1.2. încheierea unui parteneriat cu Ministerul Afacerilor Externe/Institutul Cultural Român în vederea creării de misiuni arhivistice permanente în centrele arhivistice de interes;

1.3. colectarea informațiilor și punerea lor în circuitul științific.

V.2. Ridicarea gradului de participare a ANR la activitățile organismelor internaționale de profil

Cooperarea internațională este extrem de utilă pentru ANR, ea a contribuit și contribuie la informarea și dobândirea de bune practici, la cunoașterea domeniilor de pionierat ale profesiunii, la schimbul de documente, la consolidarea integrării României în viața internațională și la creșterea prestigiului instituției și al țării.

Această direcție de acțiune se realizează prin următoarele acțiuni:

2.1. asigurarea calității de membru permanent în organismele europene și internaționale de profil: Consiliul Internațional al Arhivelor (CIA), Ramura Europeană a CIA (EURBICA), Comisia Directorilor de Arhive Naționale din UE (EBNA), Forumul DLM (Data Lifecycle Management Forum), Asociația Internațională a Arhivelor Francofone (AIAF), ICARUS.

2.2. ridicarea gradului de participare a arhiviștilor români la manifestări internaționale și în paginile publicațiilor de peste hotare;

2.3. întocmirea și difuzarea de materiale de informare privind problemele actuale ale arhivisticii internaționale.

Principii generale și valori

În exercitarea misiunii sale sociale, având ca obiectiv ultim și unic conservarea memoriei naționale, precum și în efortul de implementare a prezentei strategii, instituția ANR și angajații săi împărtășesc o sumă de principii și valori profesionale, cetățenești și general umane, dintre care cele mai definitorii le socotim a fi următoarele:

1. profesionalismul;

2. responsabilitatea;

3. orientarea spre cetățean;

4. transparența,

5. integritatea;

6. patriotismul și

7. dăruirea profesională.

Rezultatele strategiei

Aplicarea strategiei va determina o îmbunătățire radicală a calității prestațiilor sociale ale ANR, cu impact general în societate, de la cetățeanul simplu, interesat, de pildă, de genealogie sau dreptul de proprietate, până la Guvernul României, care va beneficia de mai buna gestionare a informației în sectorul public și de un coordonator competent al marilor aniversări naționale.

Sintetic, aplicarea strategiei va produce următoarele rezultate, cu impact general:

1. Acces lărgit al cetățenilor la informația din arhive

Principalul rezultat al strategiei va fi realizarea unui acces îmbunătățit al cetățenilor la informație, educație și cultură, în acord cu exigențele societății informaționale și cu nevoile sociale exprimate de către organizațiile civile, profesionale și ale minorităților. O instituție de arhive puternică, bine organizată și eficientă va asigura îndeplinirea în mod satisfăcător a obligației statului român de a pune la dispoziția cetățenilor săi servicii de calitate în privința: reconstituirii drepturilor de proprietate și a altor drepturi civile, a prezervării adecvate a memoriei indivizilor, familiilor și comunităților locale, a promovării sentimentului de apartenență națională în rândul cetățenilor statului, a promovării culturii și civilizației românești în lume.

Eficientizarea și modernizarea serviciilor oferite cetățenilor prin intermediul ANR vor permite un acces mai facil al cetățeanului la documentele din FAN, realizând astfel o interfață prietenoasă a acestuia cu o structură importantă a administrației, atât la nivel național, cât și la nivel local.

Dinamizarea activității de publicații, cercetare științifică și celebrări naționale va facilita accesul egal și direct al cetățenilor la valorile fundamentale ale culturii naționale, precum și exercitarea dreptului la memorie al comunităților locale și al celorlalte componente ale corpului național.

2. Sprijin crescut pentru activitatea autorităților administrației centrale și locale

Buna organizare a ANR, redimensionarea și eficientizarea activităților de control și asistență de specialitate desfășurate de instituție pe tot parcursul ciclului de viață al documentelor vor permite ministerelor, celorlalte autorități ale administrației centrale și locale să își eficientizeze, la rândul lor, activitatea, respectiv să își optimizeze costurile de gestionare a informației și punere în acces public a propriilor documente.

Crearea unui consiliu interministerial care să reglementeze politicile arhivistice la nivel național va permite Guvernului României să estimeze, să coordoneze și, atunci când se impune, să optimizeze costurile gestionării informației arhivate, inclusiv a celei în format electronic, pe termen scurt, mediu și lung, prin utilizarea resurselor și competențelor specifice ale ANR în activitatea de planificare și monitorizare a acestora.

Existența, la nivelul ANR, a unor structuri eficiente de îndrumare profesională va permite ministerelor să își elaboreze politici și strategii proprii coerente de gestionare a documentelor, pe care să le poată ulterior folosi ca resurse în beneficiul bunei guvernări.

Autoritățile locale vor avea în structurile teritoriale ale ANR un partener credibil și fiabil în efortul de colectare, prezervare și punere în circulație a valorilor culturale împărtășite de comunitățile locale respective. Funcționarea în parametri optimi a arhivelor județene va permite îmbunătățirea de ansamblu a serviciilor publice oferite comunității și cetățenilor, exercitarea cu mai multă eficiență a actului de guvernare locală, îmbunătățirea activității de identificare și valorificare a resurselor culturale și materiale de care dispun comunitățile locale, elaborarea și punerea în practică a politicilor de conservare, protecție și promovare a patrimoniului local. De asemenea, colectarea adecvată și prezervarea în bune condiții a patrimoniului arhivistic local vor face posibilă realizarea unor servicii publice de calitate pentru cetățeni și pentru comunitățile locale, precum și accesul îmbunătățit al cetățenilor la resursele locale. Pentru marile aniversări naționale și pentru cele de anvergură locală, autoritățile publice vor avea în ANR un partener constant.

3. Sprijinirea mediului privat

Atât pentru instituțiile publice, cât și pentru operatorii economici, arhivele reprezintă o resursă materială indispensabilă managementului eficient. Creșterea capacității de asistență și control a ANR și limitarea intervenției statului în administrarea arhivelor private vor avea drept rezultat îmbunătățirea organizării arhivelor instituțiilor și operatorilor economici, ceea ce va permite acestora o gestionare mai eficientă a resurselor umane și a patrimoniilor proprii. De asemenea, îmbunătățirea prezenței ANR în mediul economic va permite valorificarea patrimoniilor operatorilor economici ca resursă culturală și de marketing, cu rezultate pozitive în domeniul promovării acestora pe piața internă și pe piețele internaționale. Limitarea intervenției statului, prin ANR, în mediul privat, va permite acestuia să dezvolte o gestiune a documentelor bazată pe profit și eficiență și dezvoltarea unei rețele eficiente de prestatori privați de servicii arhivistice. ANR vor interveni doar în cazul documentelor aparținând FAN și al arhivelor publice și de interes public aflate în diferite formule de administrare privată.

4. Creșterea calității cercetării științifice

Mediul științific și academic reprezintă beneficiarul tradițional al serviciilor ANR. Dotarea sălilor de studiu ale ANR cu facilități moderne, creșterea capacității acestora de a găzdui și servi un număr crescut de cercetători, îmbunătățirea condițiilor de colectare și păstrare a documentelor, adoptarea și punerea în aplicare a unei politici susținute și coerente de digitizare a FAN vor avea rezultate benefice asupra creșterii calității cercetării științifice în România. Îmbunătățirea pregătirii profesionale a resurselor umane de care dispun ANR va determina o mai adecvată relaționare a instituției cu mediul științific și academic, o capacitate mai mare a acesteia de a oferi expertiza și susținerea profesională de care au nevoie cercetătorii și institutele de cercetare în realizarea obiectivelor lor.

Reorganizarea ANR, pe criteriul separării activităților specifice de asistență și control, de prelucrare a documentelor și de cercetare-documentare va permite o mai adecvată focalizare pe satisfacerea nevoilor mediului științific și academic, pe rezolvarea cât mai rapidă a solicitărilor acestuia, astfel încât ANR să poată acționa ca un actor benefic al cercetării științifice din România.

Nu în ultimul rând, strategia își propune ca ANR însele, prin specialiștii lor, să își sporească aportul la producția științifică și culturală a țării.

Rezultatele acțiunilor

Pe domeniile de acțiune detaliate mai sus, rezultatele acțiunilor vor viza:

a) consolidarea statutului juridic-instituțional al ANR;

b) îmbunătățirea accesului la informație și cultură pentru toate categoriile de utilizatori ai documentelor deținute de ANR;

c) eficientizarea și creșterea calitativă a serviciilor publice oferite de ANR;

d) îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din FAN;

e) creșterea vizibilității instituționale a ANR în ansamblul instituțiilor administrației publice și în societatea românească;

f) consolidarea poziției ANR în parteneriatele internaționale.

În vederea consolidării statutului juridic-instituțional al ANR se vor elabora:

1. un proiect de lege a arhivelor, inițiat și promovat de Arhivele Naționale, prin Ministerul Afacerilor Interne;

2. un proiect de act normativ privind structura organizatorică a Arhivelor Naționale, inițiat și promovat de Arhivele Naționale, prin Ministerul Afacerilor Interne, în care va fi prevăzută, între altele, constituirea următoarelor structuri specializate:

- o structură specializată pe accesarea fondurilor europene;

- o structură specializată de documentare și organizare a aniversărilor naționale și locale;

- structuri IT, la nivel central și local, inclusiv în vederea exercitării rolului de agregator național pentru componenta arhivistică a Europeana;

- structuri distincte de asistență și analiză, respectiv de control;

- structuri de preluare, prelucrare și conservare a FAN individualizate în schema de organizare a ANR;

- o structură de cercetare științifică și metodologie în domeniul arhivistic și al științelor conexe;

- structură de educație și promovare a imaginii instituției;

- o structură internă de perfecționare profesională a personalului de specialitate din ANR constituită;

3. un proiect de act normativ privind statutul personalului de specialitate din Arhivele Naționale, inițiat și promovat de Arhivele Naționale, prin Ministerul Afacerilor Interne;

4. un proiect de act normativ pentru constituirea Consiliului Național al Arhivelor;

5. un proiect de act normativ intern privind separarea atribuțiilor personalului pe principalele direcții de activitate;

6. un proiect de act normativ privind îndrumarea și controlul activității creatorilor și deținătorilor de arhivă din domeniul public;

7. un proiect de act normativ privind asigurarea accesului unitar la cercetare tuturor creatorilor și deținătorilor din domeniul public.

În vederea îmbunătățirii accesului la informație și cultură pentru toate categoriile de utilizatori ai documentelor deținute de ANR se va proceda la:

a) redactarea și promovarea unui/unor proiect/proiecte de act/acte normativ/normative privind declasificarea documentelor din FAN;

b) îmbunătățirea serviciilor de informare pentru personalul Arhivelor și utilizatorii serviciilor ANR;

c) realizarea unui studiu privind specificul copyrightului în arhive;

d) inițierea și promovarea unui proiect de act normativ pentru completarea legislației actuale cu prevederi privind copyrightul documentelor de arhivă;

e) organizarea unui compartiment de editură;

f) redactarea și promovarea unui plan de acțiune privind activitatea ANR în domeniul sprijinirii autorităților publice în vederea organizării aniversărilor naționale și locale.

Eficientizarea și creșterea calitativă a serviciilor publice oferite de ANR se vor realiza prin:

a) elaborarea unei analize privind raportul dintre cantitatea de documente de la creatori și spațiul disponibil din depozitele ANR;

b) stabilirea criteriilor privind apartenența documentelor la FAN;

c) redactarea și aprobarea unui program pentru administrarea documentelor pe suport electronic din FAN;

d) redactarea și promovarea unui program de pregătire a personalului ANR pentru utilizarea aplicațiilor IT;

e) întărirea capacităților materiale și organizatorice ale ANR de a controla, prelua de la creatori/deținători și de a gestiona ulterior documentele electronice care fac parte din FAN;

f) redactarea și promovarea programului ANR de digitizare;

g) îmbunătățirea accesului la informația cu relevanță națională, pentru specialiști și alți utilizatori.

Îmbunătățirea condițiilor de păstrare și conservare a documentelor din FAN se va realiza prin:

1. construirea unui depozit central al ANR, cu dotări moderne;

2. repararea capitală și modernizarea imobilelor ANR;

3. amenajarea și dotarea unor noi spații de păstrare a documentelor;

4. realizarea de dotări speciale, specifice arhivelor tehnice și de înregistrare;

5. înființarea, la nivelul structurilor ANR, a unor laboratoare de restaurare;

6. achiziționarea de echipamente specifice pentru restaurarea-conservarea documentelor;

7. redactarea și aprobarea Programului național de microfilmare de asigurare;

8. înființarea unor laboratoare zonale de microfilmare a documentelor;

9. asigurarea de echipamente specifice pentru laboratoarele de microfilmare;

10. achiziționarea și instalarea unor sisteme de supraveghere și antiefracție;

11. achiziționarea și instalarea unor sisteme de alarmare și stingere automată a incendiilor;

12. aprobarea și aplicarea, în colaborare cu IGJR, a planurilor de pază militarizată a depozitelor;

13. redactarea, aprobarea și aplicarea, în colaborare cu Inspectoratul General pentru Situații de Urgență, a Planului național de intervenție la dezastru și de evacuare a documentelor de arhivă.

Creșterea vizibilității instituționale a ANR în ansamblul instituțiilor administrației publice și în societatea românească se va realiza prin:

1. crearea capacităților tehnice care să permită ANR să administreze aplicații informatice cu specific arhivistic;

2. crearea și punerea în funcțiune a unei infrastructuri administrative și tehnice care să permită ANR să își asume rolul de agregator național pentru Europeana-APEx.

Consolidarea poziției ANR în parteneriatele internaționale se va realiza prin:

1. redactarea și promovarea unui program național de completare a informațiilor privind istoria românilor cu documente din arhivele străine, respectiv de punere a lor în circuitul științific;

2. corelarea practicii și științei arhivistice românești cu cele internaționale, îndeosebi cele din interiorul Uniunii Europene;

3. facilitarea procesului de participare a ANR la deciziile arhivistice europene cu impact asupra mediului socio-economic intern;

4. redactarea și difuzarea unor materiale de informare privind problemele actuale ale arhivisticii internaționale.

Implicații bugetare

Strategia Arhivelor Naționale 2015-2021 implică activități ce vor fi realizate din sume alocate de la bugetul de stat, din fonduri externe nerambursabile, precum și din alte surse legal constituite, cu încadrarea în bugetul anual aprobat Arhivelor Naționale, potrivit legii.
Obiectivele propuse și bugetul aferent atingerii lor au caracterul de măsuri reparatorii, de recuperare a gravelor întârzieri în dezvoltarea ANR ca instituție de arhivă europeană, cauzate de cei 35 de ani de austeritate bugetară la care au fost supuse Arhivele românești de la începutul anilor 1980 până în prezent.
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┬────────┐
│
Costuri
│
│
│
(mii lei)/an
│ TOTAL
│
├─────────┬─────────┬─────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┤
│
│
2015
│
2016
│
2017
│
2018
│
2019
│
2020
│
2021
│
│
├─────────┼─────────┼─────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┼────────┤
│
0 │ 109.976 │ 139.733 │145.376 │ 169.761 │179.761 │ 168.635 │913.241 │
└─────────┴─────────┴─────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┴────────┘

Implicații juridice

În plan legislativ se impune inițierea și promovarea unei noi legi a Arhivelor Naționale, precum și a unui statut al personalului de specialitate al ANR, care să răspundă în mod realist și eficient necesității de modernizare a instituției și a domeniului său de competență, în conformitate cu actele comunitare aferente.

Totodată, se impune armonizarea prevederilor actelor normative, respectiv de emitere a unora noi în privința reglementării activității de administrare a documentelor aparținând Fondului Arhivistic Național al României, indiferent de suportul pe care au fost create, respectiv de nivelul de clasificare al acestora. De asemenea va fi necesară modificarea/completarea legislației privitoare la documentele pe suport electronic, la documentele conținând informații din categoria datelor personale etc.

Inițiativele legislative de modificare și/sau completare a unor acte normative de nivel superior (legi, ordonanțe ale Guvernului) și a celor de nivel inferior (hotărâri ale Guvernului, precum și ordine ale ministrului afacerilor interne) se vor realiza conform planurilor legislative anuale, fundamentate pe baza noilor oportunități reieșite din strategie.

Proceduri de monitorizare și evaluare

În vederea obținerii de informații privind modul de implementare a strategiei, precum și a rezultatelor pe care implementarea obiectivelor acesteia le va produce la nivel național, activitățile de monitorizare vor urmări două direcții:

a) monitorizarea implementării strategiei, proces care va furniza informații privind modul de implementare a acțiunilor stabilite. În acest sens, Arhivele Naționale vor elabora rapoarte de monitorizare anuale;

b) monitorizarea atingerii obiectivelor se va realiza pas cu pas, pe parcursul implementării strategiei, pentru că unele activități produc rezultate care ar putea să conducă la modificări ale modului în care au fost concepute activitățile. În aceste situații pot fi formulate recomandări privind îmbunătățirea activităților, astfel încât să conducă la creșterea performanței în atingerea obiectivelor strategiei.

Evaluarea va constitui un instrument important pentru planificarea viitoare și se va realiza pe baza următoarelor criterii:

a) eficacitatea și eficiența măsurilor și acțiunilor întreprinse pentru realizarea obiectivelor în termeni de performanță și de rezultate;

b) relevanța obiectivelor, direcțiilor de acțiune și acțiunilor propuse pentru îndeplinirea acestora;

c) impactul social și economic al rezultatelor obținute și a modalităților propuse pentru atingerea acestora;

d) sustenabilitatea rezultatelor pe termen mediu și lung.

Etape ulterioare și instituții responsabile

În conformitate cu prevederile

Hotărârii Guvernului nr. 870/2006

privind aprobarea Strategiei pentru îmbunătățirea sistemului de elaborare, coordonare și planificare a politicilor publice la nivelul administrației publice centrale a fost elaborat Planul de acțiuni al Strategiei Arhivelor Naționale 2015-2021 ce cuprinde direcțiile de acțiune, termenele de realizare aferente fiecărui obiectiv strategic, inclusiv sarcinile instituțiilor implicate în procesul de implementare, respectiv ale Ministerului Afacerilor Interne și ale Arhivelor Naționale ale României.