Ordinul nr. 143/2015

Unitățile, instituțiile sau structurile MAI inițiază și derulează contacte preliminare cu parteneri străini în scopul încheierii de tratate, atunci când acest obiectiv rezultă ca urmare a evaluării propriilor activități sau ca urmare a propunerilor primite de la partenerii străini.

Cu ocazia derulării contactelor preliminare se are în vedere obținerea de informații cu privire la următoarele aspecte esențiale:

a) intenția partenerilor străini de a încheia un tratat bilateral sau multilateral;

b) elementele principale ale obiectului tratatului;

c) limba sau limbile în care ar putea fi încheiat tratatul;

d) nivelul preconizat la care să se încheie tratatul.

În cazul în care, ca urmare a contactelor preliminare, se conturează opțiunea încheierii unui tratat sau atunci când partenerul străin transmite un proiect de tratat, unitatea, instituția sau structura MAI ale cărei atribuții sunt vizate de elementele principale ale obiectului tratatului întocmește o notă de analiză care cuprinde cel puțin următoarele:

a) informațiile prevăzute la art. 12 alin. (2);

b) argumentele care susțin necesitatea, utilitatea și oportunitatea încheierii respectivului tratat;

c) descrierea principalelor efecte, inclusiv a implicațiilor financiare sau asupra legislației în vigoare, pe care le-ar produce punerea în aplicare a tratatului în raport cu activitatea curentă;

d) propuneri cu privire la unitățile, instituțiile sau structurile MAI ce trebuie implicate în elaborarea proiectului de tratat.

Nota de analiză se aprobă de către secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene, cu avizul DAERI și al Direcției generale juridice, denumită în continuare DGJ.

În cazul în care elementele principale ale obiectului tratatului vizează atribuțiile a două sau mai multe dintre unitățile, instituțiile sau structurile MAI, pe baza informațiilor furnizate de acestea, DAERI întocmește nota de analiză pe care o supune aprobării secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene, cu avizul DGJ.

§2. Elaborarea proiectului de tratat

Proiectul de tratat se elaborează cu respectarea principiilor generale și a regulilor cutumiare ale dreptului internațional public, precum și a dispozițiilor

Legii nr. 590/2003 , de către:

a) unitatea, instituția sau structura MAI ale cărei atribuții sunt vizate de elementele principale ale obiectului tratatului;

b) DAERI, în cazul în care elementele principale ale obiectului tratatului vizează atribuțiile a două sau mai multe dintre unitățile, instituțiile sau structurile MAI, pe baza propunerilor formulate de acestea.

În vederea elaborării proiectului de tratat, unitatea inițiatoare a demersului sau DAERI, după caz, solicită contribuții din partea celorlalte unități, instituții sau structuri ale MAI interesate de încheierea tratatului prin prisma atribuțiilor proprii, denumite în continuare unități MAI interesate.

Textul proiectului de tratat se redactează și se structurează potrivit dispozițiilor

Legii nr. 24/2000 , republicată, cu modificările și completările ulterioare, în măsura în care acestea nu sunt în contradicție cu solicitările partenerului străin.

Proiectul de tratat se redactează în limba română, precum și, atunci când este cazul, în limba de circulație internațională în care se propune a fi încheiat tratatul.

În cuprinsul părții protocolare a tratatului ce urmează a fi încheiat în mai multe limbi se precizează toate limbile în care se încheie tratatul, se menționează faptul că ambele sau toate textele sunt egal autentice, iar atunci când se consideră oportun se menționează și faptul că în caz de diferende de interpretare, textul dintr-o anumită limbă va prevala.

Textul tratatelor bilaterale se redactează cu respectarea regulii alternatului, care presupune ca denumirea oficială a părții, menționarea limbii oficiale a acesteia, semnătura pentru partea respectivă și orice alte referiri la parte sau la statul acesteia, existente în exemplarul ce aparține acelei părți, să ocupe întotdeauna locul de onoare, respectiv primul loc sau locul din stânga, după caz.

Pe prima pagină a proiectului de tratat bilateral elaborat în baza unui proiect de tratat transmis de partenerul străin se înscrie mențiunea "contraproiectul părții române".

Unitățile, instituțiile sau structurile MAI transmit la DAERI, în scopul obținerii aprobării negocierii, proiectul de tratat elaborat potrivit art. 14-16, nota de analiză prevăzută la art. 13 aferentă proiectului de tratat, aprobată de secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene, precum și proiectul de tratat bilateral transmis de partenerul străin, însoțit de traducerea oficială în limba română, atunci când acesta a stat la baza elaborării contraproiectului părții române.

În situația în care se preconizează ca negocierea unui tratat multilateral să pornească de la un proiect care nu a fost elaborat de partea română, unitățile, instituțiile sau structurile MAI transmit la DAERI proiectul de la care se pornește negocierea, în limba de circulație internațională în care se propune a fi încheiat tratatul, însoțit de traducerea oficială în limba română, de eventualele propuneri de modificare ale părții române și de nota de analiză prevăzută la art. 13 aferentă proiectului de tratat, aprobată de secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

DAERI transmite spre consultare documentele aferente proiectelor de tratate, primite potrivit art. 17 ori elaborate la nivelul său, unităților MAI interesate, precum și altor autorități publice centrale sau locale, dacă proiectul de tratat vizează domenii din aria de competență a acestora.

DAERI, în colaborare cu unitatea inițiatoare a demersului, cu DGJ sau cu unitățile MAI interesate, după caz, definitivează proiectul de tratat sau eventualele propuneri de modificare ale părții române, pe baza propunerilor și observațiilor rezultate din consultarea prevăzută la alin. (1).

§3. Obținerea aprobării inițierii negocierilor

DAERI întocmește proiectul de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor, potrivit

art. 5 din Legea nr. 590/2003 . Propunerea de text a părții române sau, după caz, eventualele propuneri de modificare ale părții române sunt cele rezultate ca urmare a parcurgerii procedurii prevăzute la art. 18.

În cuprinsul memorandumului prevăzut la alin. (1) se menționează că acesta este întocmit în temeiul

art. 4 din Legea nr. 590/2003 .

Proiectul de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor, inclusiv documentele anexate acestuia se prezintă ministrului afacerilor interne, în vederea semnării în calitate de inițiator sau coinițiator, după caz.

Nota de prezentare a proiectului de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor se elaborează de către DAERI și se avizează de unitatea inițiatoare a demersului, DGJ și secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DAERI poate solicita ca nota de prezentare să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

Activitățile aferente procedurilor de avizare și aprobare a proiectului de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor, prevăzute de

Legea nr. 590/2003 , se realizează prin grija DAERI.

§4. Desfășurarea negocierilor

Negocierile cu partenerii străini se realizează, în temeiul și în limitele memorandumului pentru aprobarea inițierii negocierilor, aprobat în condițiile

Legii nr. 590/2003 , sub coordonarea DAERI sau a unității, instituției sau structurii MAI desemnate în acest sens de DAERI.

DAERI desemnează unitatea, instituția sau structura MAI ale cărei atribuții sunt vizate de elementele principale ale obiectului tratatului să coordoneze negocierile numai în cazul tratatelor la nivel departamental și dacă prin aceasta se asigură un nivelul de reprezentare adecvat în raport cu partenerii străini.

Coordonarea negocierilor presupune realizarea următoarelor activități:

a) transmiterea către partenerii străini a propunerii de text a părții române sau, după caz, a eventualelor propuneri de modificare ale părții române, aprobate prin memorandumul pentru aprobarea inițierii negocierilor;

b) convenirea cu partenerii străini a modalității de negociere, respectiv prin întâlniri directe ale delegațiilor de negociatori sau prin corespondență, precum și a chestiunilor organizatorice comune aferente desfășurării negocierilor;

c) desfășurarea negocierilor în modalitatea convenită cu partenerii străini;

d) redactarea rapoartelor în cazurile prevăzute la

art. 9 și 10 din Legea nr. 590/2003 ;

Propunerea de text a părții române sau, după caz, eventualele propuneri de modificare ale părții române se transmit partenerilor străini:

a) pe canale diplomatice sau

b) direct, cu informarea ulterioară a direcției de spațiu din Ministerul Afacerilor Externe, denumit în continuare MAE.

În situația în care negocierile se desfășoară prin întâlniri directe ale delegațiilor de negociatori, DAERI, în colaborare cu celelalte structuri ale aparatului central al MAI, sau unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2), în funcție de nivelul de reprezentare, realizează următoarele demersuri:

a) obținerea aprobărilor necesare organizării sau participării reprezentanților MAI la întâlnirile directe;

b) rezolvarea chestiunilor organizatorice, inclusiv cele privind asigurarea logistică a activităților;

c) includerea în componența delegației române a unor reprezentanți ai MAE sau ai altor autorități sau instituții publice, atunci când acest lucru este necesar în raport cu elementele esențiale aferente procedurilor de negociere.

În funcție de disponibilitatea partenerilor străini, la finalul fiecărei runde de negocieri șefii delegațiilor încheie o minută.

În cazul în care șeful delegației române parafează sau semnează ad referendum textul tratatului rezultat în urma negocierilor în condițiile

art. 12 din Legea nr. 590/2003 , în minuta rundei de negocieri se menționează că textul parafat sau semnat ad referendum urmează a fi supus aprobării autorităților naționale.

Raportul prevăzut la

art. 9 alin. (1) din Legea nr. 590/2003

se întocmește de către DAERI. Dispozițiile art. 19 alin. (3)-(5) se aplică în mod corespunzător.

Raportul prevăzut la

art. 10 alin. (1) din Legea nr. 590/2003

se întocmește de către DAERI sau de către unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2), după caz. Raportul se supune aprobării ministrului afacerilor interne cu avizul DAERI, dacă nu a fost întocmit de această structură, al DGJ și al secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Raportul aprobat de ministrul afacerilor interne se transmite la MAE prin grija DAERI.

După finalizarea negocierilor, DAERI sau unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2) verifică, sub aspectul formei și conținutului, corespondența dintre textul tratatului sau traducerea acestuia în limba română și textele tratatului redactate în limbi de circulație internațională.

Unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2) transmite la DAERI, în termen de cel mult 20 de zile de la finalizarea ultimei runde de negocieri:

a) textele tratatului rezultate în urma negocierilor în limba română, în limba de circulație internațională în care a fost convenit sau adoptat, precum și, atunci când este cazul, în celelalte limbi în care urmează a fi încheiat;

b) rezultatul verificării realizate potrivit alin. (1);

c) informațiile prevăzute la

art. 15 alin. (1) din Legea nr. 590/2003 .

În situația în care se constată diferențe între variantele de text verificate potrivit alin. (1), DAERI inițiază demersurile necesare pentru corectarea acestora sau refacerea traducerii în limba română, inclusiv prin implicarea partenerilor străini.

§5. Obținerea aprobării pentru semnarea tratatului

DAERI întocmește proiectul de memorandum pentru aprobarea semnării potrivit

art. 15 din Legea nr. 590/2003 . Variantele de text verificate, corectate sau refăcute potrivit art. 24 reprezintă textul tratatului rezultat în urma negocierilor.

În cazurile prevăzute la

art. 16 din Legea nr. 590/2003 , DAERI întocmește proiectul de memorandum comun pentru aprobarea negocierii și semnării.

În cuprinsul memorandumurilor prevăzute la alin. (1) și (2) se menționează că acestea sunt întocmite în temeiul art. 13, respectiv

art. 16 din Legea nr. 590/2003 .

Dispozițiile art. 19 alin. (3)-(5) se aplică în mod corespunzător documentelor elaborate potrivit alin. (1) sau (2).

§6. Semnarea tratatului

Activitățile desfășurate la nivelul MAI în vederea semnării unui tratat se realizează sub coordonarea DAERI sau a unității, instituției sau structurii MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2).

Coordonarea activităților desfășurate la nivelul MAI în vederea semnării unui tratat presupune:

a) convenirea cu partenerii străini a detaliilor tehnice legate de pregătirea tratatului pentru semnare, precum și a chestiunilor organizatorice comune aferente semnării;

b) pregătirea tratatului pentru semnare;

c) realizarea demersurilor pentru obținerea documentului care atestă deplinele puteri, atunci când este cazul;

d) obținerea aprobărilor necesare organizării sau participării reprezentanților MAI la activitățile aferente semnării;

e) rezolvarea chestiunilor organizatorice, inclusiv cele privind asigurarea logistică a activităților aferente semnării;

În vederea pregătirii tratatului pentru semnare, DAERI sau unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2) verifică textul tratatului și îl tipărește în numărul de exemplare și în limbile convenite.

Textul tratatului se verifică în colaborare cu partenerii străini din punct de vedere al corespondenței și al corectitudinii gramaticale, în toate limbile în care acesta urmează a fi semnat. În cazul tratatelor bilaterale se verifică și respectarea regulii alternatului.

Tratatele se tipăresc pe hârtie tip A4 de calitate superioară, pe o singură față și se leagă într-o mapă specială, cu șnur sau panglică. În cazul tratatelor la nivel de stat sau guvernamental, exemplarul părții române se tipărește pe hârtie cu chenar tricolor și se leagă într-o mapă specială, cu șnur sau panglică cu tricolor.

Semnarea tratatului are loc, de regulă, în cadrul unei ceremonii la care participă delegațiile oficiale ale părților, reprezentanți ai autorităților publice locale ori centrale, invitați din MAE și din alte autorități sau instituții publice.

DAERI îndeplinește obligațiile prevăzute la

art. 38 alin. (2) din Legea nr. 590/2003

atunci când semnarea tratatelor bilaterale încheiate la nivel de stat sau la nivel guvernamental se realizează sub coordonarea sa.

§7. Proceduri în vederea ratificării sau aprobării tratatelor

Unitățile instituțiile sau structurile MAI desemnate potrivit art. 20 alin. (2) transmit la DAERI, în termen de maximum 20 de zile de la data semnării, următoarele documente:

a) originalul exemplarului părții române al tratatului bilateral la nivel departamental sau textele originale ale tratatului multilateral care prevede calitatea de depozitar a MAI;

b) traducerea oficială sau autorizată în limba română a tratatului, atunci când acesta nu a fost semnat în limba română;

c) informațiile prevăzute la

art. 23 alin. (1) din Legea nr. 590/2003 ;

d) informații privind impactul socioeconomic, impactul asupra mediului și impactul financiar asupra bugetului general consolidat determinat prin ratificarea sau aprobarea tratatului;

e) orice alte informații considerate relevante în vederea ratificării sau aprobării tratatului.

Analiza impactului socioeconomic, a impactului asupra mediului și a impactului financiar asupra bugetului general consolidat determinat prin ratificarea sau aprobarea tratatului se realizează potrivit mențiunilor explicative cuprinse în anexa la

Hotărârea Guvernului nr. 1.361/2006

privind conținutul instrumentului de prezentare și motivare a proiectelor de acte normative supuse aprobării Guvernului, cu modificările și completările ulterioare.

Copia certificată a tratatului cuprinde copia textelor aferente exemplarului părții române al tratatului bilateral sau copia textelor în toate limbile în care a fost încheiat tratatul multilateral, ce are aplicată pe fiecare pagină ștampila DAERI, iar pe ultima pagină a fiecărui text are înscrisă mențiunea "conform cu originalul", însoțită de numele, prenumele, funcția și semnătura persoanei autorizate.

Directorul și directorii adjuncți ai DAERI sunt persoanele autorizate să ateste conformitatea cu originalul a copiilor tratatelor ale căror originale se păstrează de MAI.

În cazul în care păstrează copia certificată a unui tratat multilateral, primită de MAI din partea depozitarului, DAERI transmite la DGJ o copie a acesteia, cu privire la care se aplică în mod corespunzător dispozițiile alin. (1) și (2).

Traducerea oficială în limba română a tratatului se realizează de către DAERI sau de către unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2).

Pe fiecare pagină a traducerii oficiale se aplică ștampila unității, instituției sau structurii MAI care a realizat-o, iar pe prima pagină se înscrie mențiunea "traducere oficială din limba ..... (se înscrie limba din care a fost efectuată traducerea)".

Atunci când nu dispune de specialiști pentru realizarea traducerii oficiale a unui tratat, DAERI sau unitatea, instituția sau structura MAI desemnată potrivit art. 20 alin. (2), după caz, realizează demersurile necesare pentru obținerea unei traduceri autorizate în limba română.

Fișa tratatului se întocmește de DAERI, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate de aplicarea tratatului prin prisma atribuțiilor proprii, și cuprinde mențiuni cu privire la fiecare categorie de informații dintre cele prevăzute la art. 29 alin. (1) lit. c) și d).

În cuprinsul fișei tratatului se menționează fiecare categorie de informații dintre cele prevăzute la alin. (1) și se prezintă rezultatul analizei cu privire la aceasta, argumentat în mod corespunzător. În finalul fișei pot fi prezentate orice alte informații considerate relevante în vederea ratificării sau aprobării tratatului.

În situația în care constată că documentația primită respectă dispozițiile art. 30-33, DGJ elaborează proiectul actului normativ de ratificare sau de aprobare, după caz, precum și instrumentul de prezentare și motivare aferent acestuia.

Procedurile legale la nivelul MAI și la nivelul Guvernului pentru avizarea și prezentarea proiectului actului normativ în vedere adoptării sau aprobării, după caz, se realizează prin grija DGJ.

§8. Proceduri în vederea supunerii tratatelor spre aderare sau acceptare

Unitățile, instituțiile sau structurile MAI solicită DAERI inițierea demersurilor necesare pentru supunerea spre aderare sau acceptare a unui tratat multilateral care nu a fost semnat de partea română atunci când identifică un interes strategic sau operativ în acest sens, ca urmare a evaluării propriilor activități sau ca urmare a propunerilor primite de la partenerii străini.

Solicitarea cuprinde mențiuni cu privire la elementele de identificare a tratatului, argumente care să caracterizeze, sub aspectul necesității, utilității și oportunității, interesul strategic sau operativ identificat, descrierea efectelor pe care le-ar produce punerea în aplicare a tratatului în raport cu activitatea curentă a unității, instituției sau structurii MAI solicitante, indicarea altor autorități sau instituții publice române a căror activitate ar putea fi influențată prin aplicarea tratatului, precum și orice alte informații considerate relevante pentru inițierea demersurilor.

DAERI evaluează necesitatea, utilitatea și oportunitatea supunerii spre aderare sau acceptare a unui tratat multilateral care nu a fost semnat de partea română, în cooperare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate, cu MAE și cu alte autorități sau instituții publice române.

În cazul în care constată că există un interes strategic sau operativ pentru supunerea spre aderare sau acceptare a tratatului multilateral, DAERI întocmește o analiză de impact care cuprinde:

a) informațiile prevăzute la

art. 23 alin. (1) lit. f)-j) din Legea nr. 590/2003 ;

b) informații cu privire la depozitar și descrierea procedurii de aderare sau acceptare cuprinsă în tratat sau în alte documente conexe;

c) argumentele care caracterizează, sub aspectul necesității, utilității și oportunității, interesul strategic sau operativ al părții române de a deveni parte la respectivul tratat;

d) descrierea efectelor pe care le-ar produce punerea în aplicare a tratatului în raport cu activitatea curentă a instituțiilor sau autorităților române;

e) informații privind impactul socioeconomic, impactul asupra mediului și impactul financiar asupra bugetului general consolidat determinat prin aderare sau acceptare.

Analiza de impact prevăzută la alin. (2) se aprobă de către ministrul afacerilor interne, cu avizul DGJ și al secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DAERI poate solicita ca analiza de impact să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

În situația în care constată că documentația primită respectă dispozițiile art. 38, DGJ elaborează proiectul actului normativ de aderare sau acceptare, după caz, precum și instrumentul de prezentare și motivare aferent acestuia.

Procedurile legale la nivelul MAI și la nivelul Guvernului pentru avizarea și prezentarea proiectului actului normativ în vederea aderării sau acceptării, după caz, se realizează prin grija DGJ.

§9. Publicarea tratatelor care intră în vigoare de la data semnării sau care se aplică cu titlu provizoriu de la data semnării

În vederea elaborării și promovării unui proiect de ordin al ministrului afacerilor interne în temeiul

art. 28 alin. (2) din Legea nr. 590/2003 , DAERI transmite la DGJ documentele prevăzute la art. 30 lit. a)-d). Dispozițiile art. 31 și 32 se aplică în mod corespunzător.

În situația în care constată că documentația primită respectă dispozițiile alin. (1), DGJ elaborează proiectul de ordin al ministrului afacerilor interne și referatul de aprobare aferent acestuia.

Procedurile legale pentru avizarea și prezentarea proiectului de ordin în vederea semnării de către ministrul afacerilor interne, precum și pentru transmiterea ordinului la Monitorul Oficial al României, Partea I, în vederea publicării, se realizează prin grija DGJ.

§10. Intrarea în vigoare a tratatelor

Unitatea, instituția sau structura MAI cu personalitate juridică ce intenționează să încheie, în nume propriu, un acord administrativ cu parteneri străini, transmite la DAERI textul proiectului acordului administrativ însoțit de o notă de analiză care cuprinde cel puțin următoarele:

a) informații cu privire la intenția partenerilor străini de a încheia un acord administrativ;

b) descrierea elementelor principale ale obiectului acordului administrativ;

c) argumentele care susțin necesitatea, utilitatea și oportunitatea încheierii respectivului acord administrativ;

d) descrierea principalelor efecte, inclusiv a implicațiilor financiare, pe care le-ar produce punerea în aplicare a acordului administrativ în raport cu activitatea curentă;

În cazul în care se intenționează încheierea unui acord administrativ în numele MAI, textul acestuia și nota de analiză prevăzută la alin. (1) se întocmesc de către DAERI, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate.

În textul acordurilor administrative se menționează în mod expres că răspunderea juridică este limitată exclusiv la nivelul MAI, respectiv al unității, instituției sau structurii MAI care le încheie, precum și că partea română cooperează în limitele atribuțiilor pe care le are potrivit legislației române.

DAERI transmite textul proiectului acordului administrativ și nota de analiză aferentă către MAE și solicită emiterea unui punct de vedere asupra caracterului de tratat al acestuia, potrivit

art. 35 alin. (3) din Legea nr. 590/2003 .

În cazul în care MAE comunică faptul că documentul are caracterul unui tratat pentru încheierea căruia sunt incidente dispozițiile

Legii nr. 590/2003 , procedura de încheiere a documentului de cooperare internațională se reia, cu aplicarea secțiunii 1 din prezentul capitol.

§2. Aprobarea negocierii unui acord administrativ

Textul proiectului acordului administrativ, nota de analiză aferentă acestuia și punctul de vedere al MAE obținut potrivit art. 43 alin. (1) se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea aprobării inițierii negocierii.

Nota pentru aprobarea inițierii negocierii acordului administrativ se întocmește de către DAERI și se avizează de unitatea, instituția sau structura MAI cu personalitate juridică ce intenționează să încheie acordul administrativ în nume propriu, în cazul prevăzut la art. 42 alin. (1), precum și de DGJ și de secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DAERI poate solicita ca nota să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

Nota pentru aprobarea inițierii negocierii acordului administrativ cuprinde elemente concrete de mandat al părții române, ce urmează a fi promovate în cadrul negocierilor, inclusiv variantele de acțiune, dacă este cazul.

§3. Desfășurarea negocierilor

Negocierile cu partenerii străini se realizează de către DAERI, în cazul în care se intenționează încheierea acordului administrativ în numele MAI, sau de către unitatea, instituția sau structura MAI ce intenționează să încheie acordul administrativ în nume propriu, prin corespondență sau prin întâlniri directe ale reprezentanților părților.

Negocierile au ca scop convenirea textului acordului administrativ și a aspectelor organizatorice comune privind semnarea acestuia.

În cazul în care acordul administrativ urmează a fi încheiat în mai multe limbi, după finalizarea negocierilor, DAERI, în cazul în care se intenționează încheierea acordului administrativ în numele MAI, sau unitatea, instituția sau structura MAI ce intenționează să încheie acordul administrativ în nume propriu verifică, sub aspectul formei și conținutului, corespondența dintre textul acordului administrativ sau traducerea acestuia în limba română și textele acestuia redactate în celelalte limbi.

În situația în care se constată diferențe între variantele de text verificate potrivit alin. (1), se inițiază demersurile necesare pentru corectarea acestora sau refacerea traducerii în limba română, inclusiv prin implicarea partenerilor străini.

§4. Semnarea acordului administrativ

În cazul în care acordul administrativ urmează a fi încheiat în numele MAI, textul acordului administrativ rezultat în urma negocierilor se prezintă ministrului afacerilor interne, însoțit de propuneri privind stabilirea aspectelor organizatorice legate de semnarea acestuia.

În cazul în care acordul administrativ urmează a fi încheiat de către o unitate, instituție sau structură a MAI în nume propriu, textul acordului administrativ rezultat în urma negocierilor se prezintă ministrului afacerilor interne, în vederea aprobării semnării acestuia.

Notele de prezentare aferente situațiilor prevăzute la alin. (1) și (2) cuprind mențiuni cu privire la istoricul negocierilor, cu indicarea în mod concret a modificărilor efectuate asupra textului inițial, și propuneri cu privire la semnarea acordului administrativ, potrivit celor convenite cu partenerii străini.

Dispozițiile art. 44 alin. (2) se aplică în mod corespunzător.

În vederea pregătirii acordului administrativ pentru semnare, DAERI verifică textul acestuia și îl tipărește în numărul de exemplare și în limbile convenite.

Textul acordului administrativ se verifică în colaborare cu partenerii străini din punct de vedere al corespondenței și al corectitudinii gramaticale, în toate limbile în care acesta urmează a fi semnat.

Acordurile administrative se semnează de către:

a) ministrul afacerilor interne sau persoana desemnată de acesta, atunci când se încheie în numele MAI;

b) conducătorul unității, instituției sau structurii MAI cu personalitate juridică ori persoana desemnată de acesta, atunci când se încheie în nume propriu de către unitatea, instituția sau structura MAI interesată.

Semnarea se realizează în cadrul unei întâlniri cu reprezentanții partenerilor străini sau prin corespondență.

Unitățile, instituțiile sau structurile MAI care au încheiat în nume propriu acorduri administrative, transmit originalul acestora la DAERI, în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data semnării.

Instituțiile din sistemul de apărare, ordine publică și securitate națională aflate în subordinea MAI încheie, în nume propriu, înțelegeri tehnice în domeniul cooperării cu forțele armate străine, denumite în continuare înțelegeri, potrivit dispozițiilor care stabilesc procedura și competențele de încheiere a înțelegerilor, în situația prevăzută la art. 3 alin. (1) combinat cu

art. 19 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 .

Conducătorii instituțiilor prevăzute la alin. (1) stabilesc procedurile administrative proprii aferente încheierii înțelegerilor.

Instituțiile din sistemul de apărare, ordine publică și securitate națională aflate în subordinea MAI care au încheiat în nume propriu înțelegeri transmit originalul acestora la DAERI, în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data semnării.

§2. Obținerea aprobării inițierii negocierii înțelegerilor ce se încheie de către MAI

În cazul în care se intenționează încheierea unei înțelegeri de către MAI, în nume propriu, potrivit

art. 3 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , textul acesteia se întocmește de către Direcția generală management operațional, denumită în continuare DGMO, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate, și se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea aprobării inițierii negocierilor.

Nota pentru aprobarea inițierii negocierii unei înțelegeri se elaborează de către DGMO și se avizează de DGJ, secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și de secretarul de stat pentru ordine publică. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DGMO poate solicita ca nota să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

Nota pentru aprobarea inițierii negocierii unei înțelegeri cuprinde elemente concrete de mandat al părții române, ce urmează a fi promovate în cadrul negocierilor, inclusiv variantele de acțiune, dacă este cazul.

În cazul în care se intenționează încheierea unei înțelegeri de către MAI, în numele Guvernului României, potrivit

art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , textul acesteia și proiectul de memorandum prevăzut la art. 5 din același act normativ se întocmesc de către DGMO, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate.

Proiectul de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor, inclusiv documentele anexate acestuia se prezintă ministrului afacerilor interne, în vederea semnării în calitate de inițiator sau coinițiator, după caz.

Nota de prezentare a proiectului de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor se avizează de DGJ, DAERI, secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și de secretarul de stat pentru ordine publică. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DGMO poate solicita ca nota de prezentare să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

Activitățile aferente procedurilor de avizare și aprobare a proiectului de memorandum pentru aprobarea inițierii negocierilor, prevăzute de

Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , se realizează prin grija DGMO.

§3. Desfășurarea negocierilor înțelegerilor ce se încheie de către MAI

În cazurile prevăzute la art. 51 și 52, negocierile cu partenerii străini se realizează sub coordonarea DGMO.

Coordonarea negocierilor presupune realizarea următoarelor activități:

a) stabilirea, împreună cu partenerii străini, a modalității de desfășurare a negocierilor, respectiv prin întâlniri directe sau prin corespondență, precum și a chestiunilor organizatorice;

b) formularea de propuneri către ministrul afacerilor interne cu privire la componența delegației de negociatori a părții române, atunci când este cazul;

c) elaborarea și prezentarea spre aprobare a rapoartelor aferente fiecărei runde de negociere, potrivit

art. 8 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 ;

d) realizarea demersurilor necesare pentru modificarea sau completarea elementelor principale de mandat ale părții române, potrivit

art. 9 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , atunci când este cazul.

În cazul în care înțelegerea se încheie de către MAI, în nume propriu, DGMO prezintă ministrului afacerilor interne textul rezultat în urma negocierilor, însoțit de propuneri privind semnarea acestuia, potrivit

art. 12 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 .

În cazul în care înțelegerea se încheie de către MAI, în numele Guvernului României, DGMO întocmește documentele necesare pentru obținerea aprobării prevăzute la

art. 12 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , pe care le prezintă, în vederea semnării, ministrului afacerilor interne. Textul înțelegerii rezultat în urma negocierilor se atașează acestor documente.

După obținerea aprobării prevăzute la

art. 12 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 , DGMO prezintă ministrului afacerilor interne textul rezultat în urma negocierilor, însoțit de propuneri privind semnarea acestuia, potrivit

art. 12 din Hotărârea Guvernului nr. 1.374/2004 .

Notele de prezentare întocmite în condițiile alin. (1)-(3) se avizează de DGJ, DAERI, secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și de secretarul de stat pentru ordine publică. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DGMO poate solicita ca nota de prezentare să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de către alte persoane din conducerea MAI.

DGMO transmite la DAERI originalul înțelegerilor încheiate de către MAI în nume propriu sau în numele Guvernului României, în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data semnării.

Pentru dezvoltarea cooperării cu partenerii străini, MAI și unitățile, instituțiile sau structurile sale încheie documente de cooperare internațională fără caracter juridic.

În textul documentelor de cooperare fără caracter juridic se menționează în mod expres că nu se acționează în scopul de a crea, de a modifica ori de a stinge drepturi și obligații juridice sau de altă natură.

Unitățile, instituțiile și structurile MAI încheie, în nume propriu și în limitele atribuțiilor pe care le au potrivit legislației române, documente de cooperare internațională fără caracter juridic, cu avizul prealabil al DAERI.

În vederea obținerii avizului prealabil prevăzut la alin. (1), unitatea, instituția sau structura MAI interesată transmite la DAERI, cu cel puțin 7 zile înainte de data semnării, textul documentului de cooperare internațională fără caracter juridic, însoțit de:

a) informații cu privire la intenția partenerilor străini de a încheia un asemenea document;

b) argumentele care susțin necesitatea, utilitatea și oportunitatea încheierii acestuia.

În vederea emiterii avizului prealabil, DAERI poate solicita DGJ emiterea unui punct de vedere cu privire la încadrarea documentului ce se intenționează a fi încheiat în categoria documentelor de cooperare internațională fără caracter juridic.

În cazul în care se intenționează încheierea unui document de cooperare internațională fără caracter juridic în numele MAI, textul acestuia se întocmește de către DAERI, în colaborare cu DGJ, cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate și cu partenerii străini și se prezintă ministrului afacerilor interne însoțit de informațiile prevăzute la art. 57 alin. (2), precum și de propuneri privind stabilirea aspectelor organizatorice legate de semnarea acestuia.

Nota de prezentare întocmită de DAERI în condițiile alin. (1) se avizează de unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate de încheierea documentului prin prisma atribuțiilor proprii și de secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, DAERI poate solicita ca nota de prezentare să fie avizată și de către alte persoane din conducerea MAI.

Documentele de cooperare fără caracter juridic se semnează de către:

a) ministrul afacerilor interne sau persoanele desemnate de acesta, atunci când documentul se încheie în numele MAI;

b) conducătorul unității, instituției sau structurii MAI ori persoana desemnată de acesta, atunci când documentul se încheie de către unitatea, instituția sau structura MAI interesată, în nume propriu și în limitele atribuțiilor pe care le are potrivit legislației române.

Semnarea se realizează în cadrul unei întâlniri cu reprezentanții partenerilor străini sau prin corespondență.

Unitățile, instituțiile și structurile MAI transmit la DAERI originalul documentelor de cooperare internațională fără caracter juridic încheiate în nume propriu, în termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data semnării.

Documentele aflate în legătură directă cu activitățile concrete de cooperare cu partenerii străini, realizate în temeiul tratatelor, acordurilor administrative sau înțelegerilor tehnice din domeniile aflate în competența MAI sau a unităților, instituțiilor sau structurilor sale se încheie de către personalul cu funcții de conducere sau de execuție în exercitarea atribuțiilor de serviciu, potrivit procedurilor de lucru aplicabile.

Sunt considerate în categoria prevăzută la alin. (1) documente precum planurile de activități încheiate de șefii structurilor MAI, planurile de intervenție la situații de urgență survenite în zona de frontieră, procesele-verbale încheiate între participanții la activitățile comune de cooperare, documentele încheiate de împuterniciții de frontieră sau cele încheiate în cadrul comisiilor mixte de frontieră și altele asemenea.

Pentru realizarea evidenței documentelor de cooperare internațională DAERI are următoarele atribuții:

a) ține evidența documentelor de cooperare internațională aflate în procedura de încheiere la nivelul MAI sau al unităților, instituțiilor sau structurilor sale, cu excepția celor prevăzute la art. 50-52 și art. 60;

b) păstrează în original exemplarul părții române al tratatelor bilaterale, precum și celelalte documentele de cooperare internațională încheiate de MAI sau de unitățile, instituțiile sau structurile sale, cu excepția celor prevăzute la art. 60;

c) îndeplinește funcțiile ce revin MAI în calitate de depozitar al tratatelor multilaterale încheiate de MAI sau de unitățile, instituțiile sau structurile sale;

d) păstrează copii certificate ale tratatelor încheiate la nivel departamental, altele decât cele prevăzute la lit. b), guvernamental sau de stat în domeniile aflate în competența MAI sau a unităților, instituțiilor sau structurilor sale.

La solicitarea motivată a unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, DAERI pune la dispoziție copii certificate ale documentelor pe care le păstrează potrivit alin. (1) lit. b)-d).

În cuprinsul documentelor prin care se solicită aprobarea participării la activitățile de relații internaționale sunt incluse, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate, elementele concrete ale mandatului.

Elementele mandatului se referă cel puțin la:

a) sarcinile și responsabilitățile personalului unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, denumit în continuare personal MAI, participant la misiune;

b) rezultatele propuse a fi realizate prin desfășurarea misiunii.

Atingerea rezultatelor propuse a fi realizate reprezintă o obligație de diligență a personalului MAI participant la misiune.

Structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte un subiect aflat în dezbatere la orice nivel de negociere în cadrul Uniunii Europene, pentru care MAI sau o unitate, instituție sau structură a MAI are calitatea de minister, respectiv organ de specialitate responsabil, desemnează o unitate, instituție sau structură a MAI, denumită în continuare structura MAI responsabilă principal, să elaboreze anteproiectul de mandat sau mandat general în legătură cu respectivul subiect, inclusiv elementele de detaliere a acestuia.

Diseminarea și gestionarea informațiilor necesare pregătirii proiectelor de mandat sau mandat general ori a elementelor de detaliere a acestora, precum și a reprezentării MAI în cadrul grupurilor de lucru ale Consiliului Uniunii Europene și ale Comisiei Europene se realizează potrivit procedurii stabilite prin dispoziția secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

Anteproiectul de mandat sau mandat general ori elementele de detaliere a acestuia se elaborează pe baza elementelor tehnice de mandat și a elementelor de poziție, astfel cum rezultă acestea din analiza efectuată la nivelul structurii MAI responsabilă principal, precum și la nivelul celorlalte unități, instituții sau structuri MAI al căror domeniu de competență este afectat de subiectul aflat în dezbatere la nivelul Uniunii Europene.

Elementele tehnice de mandat cuprind rezultatul evaluării efectuate de către o unitate, instituție sau structură MAI cu privire la impactul pe care îl pot avea măsurile ce compun subiectul aflat în dezbatere la nivelul Uniunii Europene asupra domeniului său de competență.

Elementele de poziție privesc obiectivele ce trebuie urmărite în cadrul dezbaterilor de la nivelul Uniunii Europene cu privire la subiectul respectiv, inclusiv variantele alternative ce ar putea fi acceptate în cadrul negocierilor.

Structura MAI responsabilă principal solicită unităților, instituțiilor sau structurilor MAI al căror domeniu de competență este afectat de subiectul aflat în dezbatere la nivelul Uniunii Europene elemente tehnice de mandat și elemente de poziție, stabilind termenul-limită până la care acestea pot fi primite și integrate în anteproiectul de mandat sau mandat general ori în elementele de detaliere a acestuia.

Structura MAI responsabilă principal transmite structurii de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv anteproiectul de mandat sau mandat general ori elementele de detaliere a acestora cu maximă operativitate după emiterea agendei reuniunii ce are ca temă de discuție subiectul respectiv.

Proiectul de mandat sau mandat general ori elementele de detaliere a acestuia se definitivează de către structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv pe baza anteproiectului sau a elementelor de detaliere primite de la structura MAI responsabilă principal.

În scopul definitivării unui proiect de mandat sau mandat general ori a elementelor de detaliere a acestuia, structura de coordonare poate solicita puncte de vedere din partea oricărei unități, instituții sau structuri MAI și poate organiza reuniuni de lucru cu specialiști din cadrul sau din afara MAI.

Proiectul de mandat sau mandat general în legătură cu un proiect de act legislativ al Uniunii Europene sau elementele de detaliere a acestuia se întocmesc de către structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte respectivul proiect, pe baza evaluării de impact.

Evaluarea de impact a proiectelor de acte legislative ale Uniunii Europene se realizează potrivit procedurii stabilite prin dispoziția secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

Proiectele de mandat sau mandat general în legătură cu un proiect de act legislativ al Uniunii Europene ori elementele de detaliere a acestora se prezintă conducerii ministerului însoțite de evaluarea de impact.

Proiectul de mandat sau mandat general pentru care este necesară aprobarea prim-ministrului se prezintă ministrului afacerilor interne printr-o notă pentru inițierea procedurilor de aprobare, însoțită de documentele necesare parcurgerii procedurilor prevăzute de

Hotărârea Guvernului nr. 379/2013 .

Nota pentru inițierea procedurilor de aprobare de către prim-ministru a unui proiect de mandat sau mandat general se întocmește de structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv și se avizează de structura MAI responsabilă principal și de secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, structura de coordonare poate solicita ca nota să fie avizată și de alte unități, instituții sau structuri ale MAI sau de alte persoane din conducerea MAI.

Elementele de detaliere a mandatelor sau mandatelor generale aprobate de prim-ministru se transmit Reprezentanței Permanente a României pe lângă Uniunea Europeană de către structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv, cu aprobarea ministrului afacerilor interne. Prevederile alin. (2) se aplică în mod corespunzător.

Mandatele prevăzute la

art. 9 alin. (3) și (4) din Hotărârea Guvernului nr. 379/2013

sunt asumate de către secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

Proiectele mandatelor prevăzute la alin. (1) se prezintă secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene printr-o notă, însoțită de documentele necesare parcurgerii procedurilor prevăzute de

Hotărârea Guvernului nr. 379/2013 .

Nota pentru asumarea mandatelor prevăzute la alin. (1) se întocmește de către structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv. Atunci când consideră necesar în raport cu elementele esențiale ale demersului, structura de coordonare poate solicita ca nota să fie avizată de oricare dintre unitățile, instituțiile sau structurile MAI sau de oricare dintre persoanele din conducerea MAI.

Elementele de detaliere a mandatelor asumate potrivit alin. (1) se transmit Reprezentanței Permanente a României pe lângă Uniunea Europeană de către structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv, numai cu aprobarea secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene. Prevederile alin. (3) se aplică în mod corespunzător.

Mandatele prevăzute la

art. 9 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 379/2013

sunt asumate de către conducătorul structurii de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv.

Elementele de detaliere a mandatelor asumate potrivit alin. (5) se transmit Reprezentanței Permanente a României pe lângă Uniunea Europeană sub semnătura conducătorului structurii de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte subiectul respectiv.

Ministrul afacerilor interne aprobă în fiecare lună programul activităților de relații internaționale și de afaceri europene la care urmează să participe personalul MAI în luna calendaristică următoare, cu excepția activităților de cooperare operativă.

Programul prevăzut la alin. (1) se prezintă ministrului afacerilor interne cu avizul secretarilor de stat și al secretarului general.

Programul prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele elemente în raport cu fiecare activitate:

a) descrierea activității, inclusiv mențiuni cu privire la durata misiunii, locul și perioada în care se preconizează desfășurarea acesteia;

b) nominalizarea personalului MAI participant la activitate sau variante alternative de nominalizare, atunci când stabilirea în concret a personalului participant este o consecință directă a unor aspecte organizatorice necunoscute la momentul întocmirii programului.

Programul prevăzut la alin. (1) se întocmește de către DAERI, până în ultima zi lucrătoare anterioară datei de 20 a fiecărei luni, pe baza informațiilor proprii, precum și a celor primite de la:

a) Direcția secretariat general și protocol, denumită în continuare DSGP, cu privire la participarea secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți sau a personalului din cabinetele demnitarilor din cadrul MAI la activități de relații internaționale sau de afaceri europene;

b) unitățile, instituțiile și structurile MAI, cu excepția instituțiilor prefectului, cu privire la participarea personalului propriu la activitățile de relații internaționale și de afaceri europene;

c) instituțiile prefectului, cu privire la participarea prefecților sau subprefecților la activități de relații internaționale.

Unitățile, instituțiile și structurile MAI comunică DAERI, potrivit alin. (4), informațiile necesare întocmirii programului prevăzut la alin. (1), până în ultima zi lucrătoare anterioară datei de 15 a fiecărei luni.

În situația în care mai multe activități de relații internaționale sau de afaceri europene nu au fost incluse în programul aferent unei luni calendaristice pentru că informațiile organizatorice nu au fost disponibile în termenele prevăzute la art. 69, DAERI întocmește, în colaborare cu unitățile, instituțiile sau structurile MAI interesate, un program suplimentar, până cel mai târziu în a treia zi lucrătoare a lunii respective. Prevederile art. 69 alin. (3) se aplică în mod corespunzător.

Programul suplimentar se aprobă de către ministrul afacerilor interne. Prevederile art. 69 alin. (2) se aplică în mod corespunzător.

§.2 Aprobarea participării la fiecare activitate de relații internaționale sau de afaceri europene

Secretarii de stat și secretarul general aprobă participarea personalului unităților, instituțiilor sau structurilor MAI pe care le coordonează sau le conduc, după caz, la activitățile de relații internaționale sau de afaceri europene incluse în programul sau în programul suplimentar aferent unei luni calendaristice, aprobat de ministrul afacerilor interne potrivit art. 69 sau 70, dacă sunt respectate condițiile stabilite în respectivul program.

Secretarii de stat aprobă participarea personalului din cabinetele proprii la activitățile de relații internaționale sau de afaceri europene incluse în programul sau în programul suplimentar aferent unei luni calendaristice, aprobat de ministrul afacerilor interne potrivit art. 69 sau 70, dacă sunt respectate condițiile stabilite în respectivul program.

Secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene aprobă participarea personalului unităților, instituțiilor sau structurilor MAI aflate în coordonarea ministrului afacerilor interne care nu intră sub incidența alin. (1), precum și participarea personalului din cabinetul ministrului afacerilor interne la activitățile de relații internaționale sau de afaceri europene incluse în programul sau în programul suplimentar aferent unei luni calendaristice, aprobat de ministrul afacerilor interne potrivit art. 69 sau 70, dacă sunt respectate condițiile stabilite în respectivul program.

Pentru aplicarea alin. (1)-(3) se consideră că sunt respectate condițiile stabilite în programul sau în programul suplimentar aprobat de ministrul afacerilor interne și atunci când misiunea are o durată mai mică decât cea menționată în program sau în programul suplimentar ori la activitate participă numai unele dintre persoanele nominalizate în program sau în programul suplimentar.

Prevederile alin. (1)-(4) se aplică și în raport cu programul aprobat potrivit art. 100.

Prevederile alin. (1) și (3) nu se aplică în cazurile în care sunt incidente dispozițiile

art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 .

Secretarul de stat, șef al Departamentului pentru Situații de Urgență, aprobă participarea personalului MAI la activitățile de cooperare operativă desfășurate în exercitarea atribuțiilor unităților, instituțiilor sau structurilor MAI privind acordarea de asistență la dezastre, intervenția transfrontalieră în situații de urgență/dezastre, realizarea misiunilor SMURD, de transplant/prelevare de organe, umanitare sau de căutare/salvare, indiferent dacă sunt sau nu prevăzute în PRIAE.

Conducătorii unităților, instituțiilor sau structurilor MAI care au calitatea de ordonator de credite aprobă participarea personalului propriu la următoarele activități:

a) activitățile de cooperare operativă prevăzute în PRIAE aferent, cu excepția celor prevăzute la alin. (1);

b) activitățile de cooperare operativă neprevăzute în PRIAE aferent care au o durată de maximum 3 zile, cu excepția celor prevăzute la alin. (1).

Conducătorii unităților, instituțiilor sau structurilor MAI informează ministrul afacerilor interne, în scris și cu avizul secretarului de stat sau secretarului general în coordonarea căruia se află, imediat după aprobarea unei activități operative potrivit alin. (2) lit. b).

Memorandumul prevăzut la

art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001

se întocmește de către DSGP, în situațiile în care se solicită aprobarea deplasării în străinătate în interes de serviciu a ministrului afacerilor interne, secretarilor sau subsecretarilor de stat din cadrul MAI.

Memorandumul se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea semnării în calitate de inițiator, atunci când competența de aprobare aparține prim-ministrului.

Memorandumul, însoțit de un extras din programul sau programul suplimentar aprobat potrivit art. 69 sau 70, se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea aprobării realizării procedurilor aferente obținerii avizului prealabil al MAE potrivit

art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 , atunci când competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne. După obținerea avizului prealabil al MAE, memorandumul se prezintă ministrului afacerilor interne spre aprobare.

Nota de prezentare a memorandumului și documentele necesare parcurgerii procedurilor prevăzute de

Hotărârea Guvernului nr. 189/2001

se întocmesc de către DSGP.

Pentru obținerea aprobării participării personalului MAI la activități de relații internaționale sau de afaceri europene în străinătate, în situațiile în care nu sunt aplicabile dispozițiile

Hotărârii Guvernului nr. 189/2001 , se întocmește o notă privind participarea în străinătate la activitatea de referință, denumită în continuare notă privind participarea, de către:

a) unitatea, instituția sau structura MAI al cărei personal participă la activitatea de referință, în cazurile în care competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne potrivit art. 72, secretarilor de stat sau secretarului general potrivit art. 73 ori secretarului de stat, șef al Departamentului pentru Situații de Urgență potrivit art. 74 alin. (1);

b) DSGP, în cazurile în care la activitățile de relații internaționale sau de afaceri europene participă persoane care ocupă în cadrul MAI funcția de secretar general sau secretar general adjunct ori personalul din cabinetele demnitarilor din cadrul MAI;

c) structurile specializate pentru cooperarea internațională și afaceri europene sau persoanele desemnate să îndeplinească atribuții specifice activităților de cooperare internațională și afaceri europene din cadrul unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, în cazurile în care competența de aprobare aparține conducătorilor acestora potrivit art. 74 alin. (2).

Nota privind participarea cuprinde următoarele:

a) temeiul în baza căruia se întocmește, prin raportare la dispozițiile alin. (1);

b) descrierea activității de referință, fundamentarea participării la aceasta și mențiuni cu privire la participarea altor unități, instituții sau structuri MAI, cu indicarea numărului de persoane din MAI care participă;

c) calificarea misiunii cu caracter temporar prin raportare la dispozițiile

Hotărârii Guvernului nr. 518/1995 , cu modificările și completările ulterioare;

d) nominalizarea personalului MAI participant la activitatea de referință, cu indicarea șefului delegației MAI atunci când aceasta este formată din mai multe persoane;

e) elementele de mandat elaborate potrivit art. 62 sau mențiuni cu privire la stadiul elaborării mandatului ori mandatului general potrivit secțiunii a 2-a din cap. V;

f) tipul de cheltuieli care se suportă de către MAI sau unitățile, instituțiile ori structurile sale, inclusiv cele necesare pentru emiterea pașapoartelor de serviciu, atunci când este cazul;

g) dacă activitatea este prevăzută sau nu în PRIAE aferent, cu indicarea poziției din PRIAE pe care o ocupă, respectiv a modalității de asigurare a cheltuielilor pentru activitățile neprevăzute în PRIAE;

h) alte informații de interes pentru desfășurarea în condiții optime a activității;

i) solicitarea aprobării participării la activitatea de referință, cu indicarea competenței de aprobare potrivit art. 72-74.

Nota privind participarea este însoțită de următoarele:
a) invitația partenerului extern, programul activității și traducerea acestora în limba română;
b) atunci când este cazul, documentul în baza căruia se realizează activitatea, dacă nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, și traducerea acestuia în limba română;
c) baza de calcul estimativ;
d) documente din care să rezulte respectarea procedurilor prevăzute de Ordinul ministrului de interne nr. 340/2002*) privind donațiile și sponsorizările în Ministerul Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare, în cazul în care cheltuielile aferente deplasării în străinătate sunt suportate total sau parțial din donații ori sponsorizări;
Notă
──────────
*) Ordinul ministrului de interne nr. 340/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
──────────
e) alte documente din care rezultă necesitatea, utilitatea sau oportunitatea realizării activității;
f) extras din programul sau programul suplimentar aprobat potrivit art. 69 sau 70, atunci când se solicită aprobarea participării la activitatea de referință potrivit art. 73.

Nota privind participarea se întocmește cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de începerea misiunii, excepțiile fiind motivate corespunzător.

§.3 Nota privind organizarea în România a activităților de relații internaționale sau de afaceri europene

Pentru aprobarea organizării în România a activităților de relații internaționale sau de afaceri europene se întocmește o notă privind organizarea activității de referință, denumită în continuare notă privind organizarea activității, de către:

a) unitatea, instituția sau structura MAI al cărei personal participă la activitatea de referință, în cazurile în care competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne potrivit art. 72, secretarilor de stat sau secretarului general potrivit art. 73, ori secretarului de stat, șef al Departamentului pentru Situații de Urgență potrivit art. 74 alin. (1);

b) DSGP, în cazul în care activitatea de referință este organizată ca urmare a invitării în România a unor demnitari sau funcționari guvernamentali străini de către ministrul afacerilor interne, secretari de stat, subsecretari de stat, secretarul general sau secretarii generali adjuncți din cadrul MAI;

c) structurile specializate pentru cooperarea internațională și afaceri europene sau persoanele desemnate să îndeplinească atribuții specifice activităților de cooperare internațională și afaceri europene din cadrul unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, în cazurile în care competența de aprobare aparține conducătorilor acestora potrivit art. 74 alin. (2).

Nota privind organizarea activității cuprinde cel puțin următoarele informații:

a) temeiul în baza căruia se elaborează, prin raportare la dispozițiile alin. (1);

b) descrierea activității și fundamentarea organizării acesteia;

c) nominalizarea personalului MAI participant la activitatea de referință, cu indicarea șefului delegației MAI atunci când aceasta este formată din mai multe persoane;

d) elementele de mandat al reprezentanților MAI, elaborate potrivit art. 62 sau mențiuni cu privire la mandatul ori mandatul general elaborat potrivit secțiunii a 2-a din cap. V;

e) tipul de cheltuieli ce se suportă de către MAI sau unitățile, instituțiile sau structurile sale:

f) dacă activitatea este prevăzută sau nu în PRIAE aferent, cu indicarea poziției din PRIAE pe care o ocupă, respectiv a modalității de asigurare a cheltuielilor pentru activitățile neprevăzute;

g) alte informații de interes pentru desfășurarea în condiții optime a activității;

h) solicitarea aprobării participării la activitatea de referință, cu indicarea competenței de aprobare potrivit art. 72-74.

Nota privind organizarea activității este însoțită cel puțin de următoarele:

a) programul activității;

b) atunci când este cazul, documentul în baza căruia se realizează activitatea, dacă nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, și traducerea acestuia în limba română;

c) baza de calcul estimativ;

d) alte documente din care rezultă necesitatea, utilitatea sau oportunitatea realizării activității;

e) extras din programul sau programul suplimentar aprobat potrivit art. 69 sau 70, atunci când se solicită aprobarea participării la activitatea de referință potrivit art. 73.

Dispozițiile art. 77 alin. (4) se aplică în mod corespunzător.

§.4 Dispoziții aplicabile pentru avizarea notei privind participarea, a notei privind organizarea activității și a notei de prezentare a memorandumului prevăzut la

art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001

Nota privind participarea și nota privind organizarea activității se avizează în prealabil de către:

a) secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și de secretarul de stat sau secretarul general coordonator al activității unităților, instituțiilor sau structurilor MAI din care face parte personalul participant, în cazul în care competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne potrivit art. 72;

b) structurile de coordonare, din punctul de vedere al oportunității desfășurării activității, potrivit atribuțiilor stabilite prin regulamentele de organizare și funcționare proprii;

c) structurile care au competențe în domenii precum financiar, logistic, comunicații, managementul resurselor umane în funcție de măsurile necesar a fi realizate pentru desfășurarea activității de referință;

d) unitățile, instituțiile sau structurile MAI care au reprezentanți în delegație.

Nota privind participarea și nota privind organizarea activităților de cooperare operativă ori activităților sportive, culturale sau cu caracter comercial nu se supun avizului structurilor de coordonare.

Dispozițiile alin. (1) lit. b)-d) se aplică și în cazul notei de prezentare a memorandumului prevăzut la

art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 .

La momentul avizării notei privind participarea, DAERI informează unitățile, instituțiile sau structurile MAI care participă la activitatea de referință cu privire la poziții ce trebuie respectate în legătură cu anumite state, entități statale ori problematici, în funcție de obiectul activității, partenerii străini participanți sau aspectele comunicate de către MAE.

În cazul în care structurile de coordonare avizează negativ nota privind participarea sau nota privind organizarea activității, unitatea, instituția sau structura MAI interesată are obligația să o refacă, în termen de două zile lucrătoare de la restituire, ținând cont de argumentele care însoțesc avizul.

Nota privind participarea se avizează de către Departamentul de informații și protecție internă, denumit în continuare DIPI, în următoarele situații:

a) durata activității de referință depășește 20 de zile;

b) la activitatea de referință participă un număr de peste 10 persoane din MAI;

c) activitatea de referință implică scoaterea din țară a unor documente de uz intern, de tehnică de calcul și tehnică specială;

d) partenerul străin solicită clauze de confidențialitate;

e) membrii delegației române urmează să se deplaseze în zone cu risc ridicat;

f) activitățile de relații internaționale sunt finanțate de către companii sau societăți comerciale private, altele decât cele care sunt în relații contractuale/parteneriale cu MAI, potrivit legislației în vigoare sau parteneriatelor/contractelor anterior încheiate.

În situația în care la activitățile de relații internaționale sau de afaceri europene desfășurate în străinătate participă un număr de peste 10 persoane din MAI sau membrii delegației române urmează să se deplaseze în zone cu risc ridicat, DIPI analizează oportunitatea participării unui reprezentant al său la activitatea de referință. În cazul în care consideră oportună participarea unui reprezentant, DIPI suportă cheltuielile necesare efectuării deplasării acestuia în străinătate.

Unitatea, instituția și structura MAI care coordonează sau organizează activitatea în condițiile alin. (2) informează DIPI în legătură cu intenția de desfășurare a acesteia, astfel încât DIPI, în măsura posibilului, să prevadă activitatea în PRIAE aferent.

În situația organizării activităților de relații internaționale sau de afaceri europene în România, cu cel puțin 5 zile înainte de data desfășurării acestora, unitățile, instituțiile sau structurile MAI transmit DIPI date privind identitatea membrilor delegației străine care se deplasează în România, perioada de desfășurare a vizitei și structura din care fac parte, componența delegației române și elementele de mandat, precum și descrierea și programul activităților organizate.

Conducătorul unității, instituției sau structurii MAI avizatoare stabilește termen de soluționare a lucrării prin raportare, în principal, la perioada de timp rămasă până la momentul începerii misiunii și complexitatea documentației prezentate pentru avizare.

Unitatea, instituția sau structura MAI inițiatoare ia măsurile necesare astfel încât nota privind participarea să fie aprobată cu cel puțin două zile lucrătoare anterioare începerii activității. În cazul unităților, instituțiilor sau structurilor MAI din aparatul central și cele ai căror conducători nu au calitatea de ordonator de credite, termenul este de 4 zile lucrătoare.

În situația în care nota privind participarea nu se aprobă în termenele stabilite la alin. (2), Direcția generală logistică din cadrul MAI, respectiv structurile logistice din cadrul unităților, instituțiilor sau structurilor ai căror conducători au calitatea de ordonator de credite, după caz, nu sunt obligate să pună la dispoziție biletele de avion necesare deplasării.

Dacă nota privind participarea nu se aprobă cel târziu în preziua plecării, activitatea de referință nu se execută.

Prin excepție de la dispozițiile alin. (4), activitatea de referință se execută dacă aprobarea a fost obținută în timpul programului de lucru din ziua plecării, iar ora de plecare este după încheierea programului de lucru.

Nota privind participarea, respectiv nota privind organizarea activității, aprobată, în original, și documentația aferentă se păstrează la organul financiar al ordonatorului de credite care finanțează activitatea. Dacă activitatea a fost finanțată de mai mulți ordonatori de credite, nota în original se păstrează la organul financiar al unității, instituției sau structurii MAI inițiatoare, celelalte structuri urmând a primi o copie a notei și, în original, baza de calcul estimativ proprie.

Unitatea, instituția sau structura MAI inițiatoare transmite în copie nota aprobată către unitățile, instituțiile și structurile MAI interesate.

§.5 Participarea la activități de relații internaționale a prefecților, subprefecților și a personalului din cadrul instituțiilor prefectului

Formalitățile administrative pentru aprobarea deplasării în străinătate în interes de serviciu a prefecților și subprefecților, precum și pentru invitarea în România, de către aceste persoane, a unor demnitari sau funcționari guvernamentali străini se efectuează de către DAERI, la solicitarea acestora.

Solicitarea transmisă DAERI este însoțită, după caz, de următoarele documente:

a) invitația primită de la partenerul extern;

b) proiectul de mandat.

Cheltuielile aferente deplasărilor în străinătate se suportă din bugetul instituției prefectului trimițătoare.

Primirea de către prefect sau subprefect a reprezentanților misiunilor diplomatice acreditate în România, a unor delegații formate din reprezentanți ai autorităților centrale și locale străine, ai mediului de afaceri, ai organizațiilor nonguvernamentale din alte state sau alte asemenea delegații se realizează cu obținerea, în prealabil, a avizului DAERI.

Deplasarea în străinătate a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul instituțiilor prefectului se aprobă de către prefect, în limita fondurilor alocate în bugetul instituției pentru activități de relații internaționale, cu informarea DAERI.

Pregătirea contrainformativă a personalului care participă la activități de relații internaționale sau de afaceri europene este asigurată de către DIPI, la solicitarea conducătorilor unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, ori din proprie inițiativă, în funcție de particularitățile activităților ce urmează a fi derulate.

În cazul unor probleme sensibile, conducătorii unităților, instituțiilor și structurilor MAI pot organiza ședințe cu personalul nominalizat să participe la activitatea de referință înainte de începerea acesteia, în vederea instruirii cu privire la conținutul mandatului.

Conducerea unităților, instituțiilor și structurilor MAI răspunde de realizarea activităților de relații internaționale și afaceri europene pe care le desfășoară.

Membrii delegațiilor MAI sunt obligați să respecte mandatul aprobat pentru activitatea la care participă, precum și normele de conduită stabilite prin dispoziția secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

Personalul MAI care participă la activități de relații internaționale și de afaceri europene este obligat să informeze în cel mai scurt timp conducerea unității, instituției sau structurii MAI din care face parte cu privire la producerea unor evenimente de natură să afecteze misiunile, patrimoniul, personalul și informațiile clasificate ale MAI.

Unitatea, instituția sau structura MAI vizată la alin. (3) asigură de îndată informarea persoanei care a aprobat activitatea de referință, potrivit normelor de competență prevăzute la art. 72, 73 și 74 alin. (1), precum și a DIPI și a DAERI.

Personalul MAI care a participat la activități de relații internaționale sau de afaceri europene în străinătate are următoarele obligații la întoarcerea în țară:

a) să justifice avansul pentru cheltuieli de deplasare în interesul serviciului și să depună la casierie sumele necheltuite din avansurile acordate, cel mai târziu în cursul zilei lucrătoare următoare întoarcerii din misiune. În situația în care nu este necesară depunerea la casierie a unor sume necheltuite, justificarea avansului se face în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la întoarcerea din misiune, exclusiv ziua sosirii;

b) să predea pașaportul de serviciu la DSGP în termen de 5 zile de la întoarcerea dintr-o misiune în care a fost necesară utilizarea acestuia.

În cazul acțiunilor care se derulează succesiv, fără prezentarea la locul de muncă, obligațiile stabilite la alin. (1) se execută în prima zi lucrătoare ulterioară încheierii activităților respective.

În situația participării la activități de relații internaționale sau de afaceri europene în străinătate care presupun desfășurarea în mod neîntreruptă a mai multor zile de misiuni sau acțiuni, personalului MAI i se asigură o zi de odihnă pentru fiecare 3 zile efectuate, la care se adaugă numărul zilelor de odihnă legale neefectuate în perioada desfășurării activității. Zilele de odihnă pot fi efectuate imediat după încheierea activității sau ulterior, pe baza unui raport scris, aprobat de conducătorul unității din care face parte persoana în cauză.

În termen de 5 zile lucrătoare de la încheierea activității de referință se întocmește raportul privind rezultatele activității, denumit în continuare raport, care se supune aprobării potrivit normelor de competență prevăzute la art. 72-74, aplicate notei prin care s-a aprobat organizarea sau participarea la activitatea de referință, de către:

a) unitatea, instituția sau structura MAI al cărei personal a participat la activitatea de referință, în cazurile în care competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne potrivit art. 72, secretarilor de stat sau secretarului general potrivit art. 73 ori secretarului de stat, șef al Departamentului pentru Situații de Urgență potrivit art. 74 alin. (1);

b) DAERI, în cazul în care la activitatea de referință a participat secretarul general sau secretarii generali adjuncți din MAI;

c) personalul din cabinetele demnitarilor din cadrul MAI care a participat la activitatea de referință;

d) structurile specializate pentru cooperarea internațională și afaceri europene sau persoanele desemnate să îndeplinească atribuții specifice activităților de cooperare internațională și afaceri europene din cadrul unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, în cazurile în care competența de aprobare aparține conducătorilor acestora potrivit art. 74 alin. (2).

Raportul cuprinde în mod sintetic următoarele:

a) descrierea activităților realizate;

b) prezentarea contactelor stabilite și reacțiile partenerilor;

c) rezultatele concrete obținute;

d) aspectele cu impact asupra activității propriei unități, instituții sau structuri, inclusiv inventarul documentației obținute;

e) concluzii și propuneri de valorificare a rezultatelor acțiunii, cu indicarea responsabilităților și a termenelor de realizare a măsurilor propuse.

În situații deosebite, aspectele de interes se prezintă pe larg în anexe la raport, care fac parte integrantă din acesta.

La raport se anexează, în mod obligatoriu, o copie a notei privind participarea sau a notei privind organizarea activității, după caz, aprobată.

Raportul se avizează de către:

a) secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și de secretarul de stat sau secretarul general coordonator al activității unităților, instituțiilor sau structurilor MAI din care face parte personalul participant, în cazul în care competența de aprobare aparține ministrului afacerilor interne potrivit art. 72;

b) structura de coordonare în competența căreia se află domeniul din care face parte activitatea de referință;

c) alte unități, instituții sau structuri MAI în cazul în care realizarea măsurilor propuse în raport implică participarea acestora.

Rapoartele referitoare la activitățile de cooperare operativă sau la activitățile sportive, culturale sau cu caracter comercial nu se supun avizului structurilor de coordonare.

În cazul în care structurile de coordonare avizează negativ raportul, unitatea, instituția sau structura MAI interesată are obligația să îl refacă, în termen de două zile lucrătoare de la restituire, ținând cont de argumentele care însoțesc avizul.

Formalitățile administrative pentru aprobarea rezultatelor deplasării în străinătate în interes de serviciu a prefecților și subprefecților, precum și ale activităților organizate ca urmare a invitării în România, de către aceste persoane, a unor demnitari sau funcționari guvernamentali străini se efectuează de către DAERI, la solicitarea acestora.

Solicitarea transmisă DAERI este însoțită de informațiile prevăzute la art. 90 alin. (2).

Rezultatele deplasării în străinătate a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul instituțiilor prefectului se aprobă de către prefect.

Semestrial, instituțiile prefectului transmit la DAERI informări cu privire la activitățile de relații internaționale desfășurate.

Prevederile cuprinse în secțiunile 1, 2 și 6 ale prezentului capitol nu se aplică pentru realizarea, la sediul unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, a unor întâlniri profesionale cu diplomați, atașați de afaceri interne, ofițeri de legătură sau alți delegați străini acreditați în România, precum și cu membrii unei delegații străine care se află în România la invitația altei instituții sau autorități publice.

Primirea la sediul unităților, instituțiilor și structurilor MAI a atașaților de afaceri interne, ofițerilor de legătură sau altor delegați străini acreditați în România, cu excepția celor prevăzuți la alin. (3), se aprobă și se realizează potrivit procedurilor stabilite la nivelul fiecărei unități, instituții sau structuri a MAI.

Primirea șefului misiunii diplomatice sau similare la nivelul unităților, instituțiilor și structurilor MAI, respectiv la nivelul conducerii MAI, precum și a delegațiilor străine invitate în România de alte instituții ale administrației publice centrale de specialitate, pentru care s-a convenit includerea în programul vizitei a unor întâlniri cu reprezentanți ai MAI, se aprobă de ministrul afacerilor interne, cu avizul secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și cu avizul DAERI.

Nota pentru aprobarea primirii potrivit alin. (2) se întocmește de către unitatea, instituția sau structura MAI interesată, iar în cazul primirii la nivelul conducerii MAI de către DSGP.

Unitatea, instituția sau structura MAI competentă potrivit alin. (4) să întocmească nota pentru aprobarea primirii informează DIPI cu privire la activitatea ce urmează a fi desfășurată, cu cel puțin 5 zile înainte de data desfășurării acesteia sau în cel mai scurt timp, atunci când necesitatea desfășurării activității a survenit într-un interval mai scurt.

În cazul primirii unor diplomați, atașați de afaceri interne, ofițeri de legătură sau alți delegați străini acreditați în România, precum a membrilor unei delegații străine care se află în România la invitația altei instituții sau autorități publice, potrivit art. 94, precum și după realizarea oricărui contact profesional relevant cu aceștia, șeful delegației MAI sau reprezentantul unității, instituției ori structurii MAI care a primit delegația sau a realizat contactul redactează o notă de convorbiri în termen de 3 zile lucrătoare.

Pentru situațiile prevăzute la art. 94 alin. (2), nota de convorbiri se prezintă, cu avizul DAERI, secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și a secretarului de stat sau al secretarului general coordonator al activității unității, instituției sau structurii respective.

Pentru situațiile prevăzute la art. 94 alin. (3), nota de convorbiri se prezintă ministrului afacerilor interne, cu avizul secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene și al secretarului de stat sau al secretarului general coordonator al activității unității, instituției sau structurii respective și cu avizul DAERI.

În situația realizării unor contacte în contextul activităților de cooperare operativă sunt aplicabile procedurile de raportare specifice activității desfășurate.

Participarea la activitățile protocolare organizate de reprezentanțe diplomatice acreditate în România se face pe baza invitațiilor primite prin DSGP sau direct.

În cazul în care invitațiile au fost primite direct de personalul MAI, cu excepția conducerii ministerului, participarea la activitatea protocolară se aprobă de către șeful direct.

Pentru conducătorii unităților, instituțiilor sau structurilor MAI, participarea la activitatea protocolară se aprobă de către secretarul de stat sau secretarul general coordonator.

MAI asigură reprezentarea la activități de afaceri europene, în domeniul propriu de competență, potrivit calendarului Președinției Consiliului Uniunii Europene și convocărilor primite.

Participarea la activitățile prevăzute la alin. (1) este coordonată la nivelul MAI de către structurile de coordonare, potrivit atribuțiilor stabilite prin regulamentele de organizare și funcționare ale acestora, cu implicarea unităților, instituțiilor și structurilor MAI cu atribuții directe asupra problematicii acoperite de respectivul grup sau comitet.

Fiecare grup de lucru la nivel tehnic este în responsabilitatea unei unități, instituții sau structuri MAI cu atribuții în domeniul care face obiectul dezbaterii sau negocierii, desemnate prin dispoziție a secretarului de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene.

Raportul cu rezultatele activităților prevăzute la alin. (3) și minuta aferentă se întocmesc de către participant în două zile lucrătoare de la întoarcerea din misiune, iar dacă participantul nu este reprezentant al structurii de coordonare, raportul și minuta se elaborează și se transmit către aceasta în același termen.

Reprezentanții MAI în cadrul comitetelor strategice, respectiv în cadrul consiliilor de conducere ale agențiilor europene sunt desemnați după cum urmează:

a) de către ministrul afacerilor interne în cazul secretarilor de stat;

b) de către secretarul de stat coordonator al activității de relații internaționale și afaceri europene în cazul altor persoane.

Raportul cu rezultatele activităților realizate în cadrul comitetelor și consiliilor prevăzute la alin. (5) și minuta aferentă se întocmesc de către participant în două zile lucrătoare de la întoarcerea din misiune, iar, dacă participantul nu este reprezentant al structurii de coordonare, raportul și minuta se elaborează și se transmit către aceasta în același termen.

Structurile de coordonare stabilesc oportunitatea participării și numărul reprezentanților unităților, instituțiilor și structurilor MAI la activități de afaceri europene, în funcție de agenda acestora și de elementele de intervenție propuse prin proiectul de mandat, raportat la obiectivele și interesele României cu privire la respectivul dosar sau problematica supusă evaluărilor și discuțiilor la nivelul Uniunii Europene.

Structurile de coordonare remit minuta către coordonatorul național pe problematica afacerilor europene.