Ghidul din 7 iunie 2016

Capitolul 1 INFORMAȚII DESPRE APELUL DE PROIECTE

1.1.

Axa prioritară, prioritatea de investiții, obiectiv specific

1.2.

Tipul apelului de proiecte și perioada de depunere a propunerilor de proiecte

1.3.

Acțiunile sprijinite și activități

1.4.

Tipuri de solicitanți

1.5.

Grup țintă

1.6.

Indicatori

1.7.

Alocarea stabilită pentru apelul de proiecte

1.8.

Valoarea minimă și maximă a proiectului, rata de cofinanțare

1.9.

Ajutor de stat/de minimis, după caz

1.10.

Durata de implementare a proiectelor

Capitolul 2 REGULI PENTRU ACORDAREA FINANȚĂRII

2.1.

Eligibilitatea solicitantului/partenerilor Angajamente ale solicitanților

2.2.

Eligibilitatea proiectului 2.3. Eligibilitatea cheltuielilor 2.5 Cheltuieli neeligibile

Capitolul 3 Completarea cererii de finanțare

3.1.

Înregistrarea în sistemul MySMIS 2014 a solicitantului

3.2.

Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte în sistemul electronic la MCSI-OIPSI

Capitolul 4 PROCESUL DE EVALUARE ȘI SELECȚIE

4.1.

Descriere generală

4.2.

Depunerea și soluționarea contestațiilor

4.3.

Grile de evaluare și selecție

Capitolul 6 CONTRACTAREA PROIECTELOR - DESCRIEREA PROCESULUI

Modificarea contractului de finanțare

Capitolul 7 RAMBURSAREA CHELTUIELILOR

7.1.

Mecanismul cererilor de plata

7.2.

Rambursarea cheltuielilor

7.3.

Verificarea achizițiilor publice

Capitolul 8 MONITORIZAREA ȘI CONTROLUL

Capitolul 9 INFORMARE ȘI PUBLICITATE

Capitolul 10 Glosar de termeni

Capitolul 1 Informații despre apelul de proiecte

Prezentul ghid a fost elaborat pentru solicitanții care doresc să obțină finanțare nerambursabilă pentru proiecte aferente Axei Prioritare 2 "Tehnologia Informației și Comunicațiilor (TIC) pentru o economie digitală competitivă", Obiectivului Specific 2.3 - "Creșterea utilizării sistemelor de e-guvernare".
În situația în care pe parcursul apelului de proiecte intervin modificări ale cadrului legal ori alte modificări de natură a afecta regulile și condițiile de finanțare stabilite prin prezentul Ghid, inclusiv prelungirea termenului de depunere, vor fi aduse completări sau modificări ale conținutului acestuia, prin publicarea unei versiuni revizuite.
1.1.
Axa prioritară, prioritatea de investiții, obiectiv specific
Axa Prioritară 2 - Tehnologia Informației și Comunicațiilor (TIC) pentru o economie digitală competitivă, denumită în continuare Axa prioritară 2 - TIC, contribuie direct la implementarea Strategiei Naționale Agenda Digitală pentru România 2020, aprobată prin
H.G. nr. 245/2015 .
Scopul acțiunilor din cadrul Axei 2 este de a asigura, pe de o parte, o aplicare coerentă și uniformă a instrumentelor TIC în toate sistemele publice implementate în România, precum și de comunicarea/corelarea lor cu sistemele europene relevante.
Prioritatea de investiții 2c. Consolidarea aplicațiilor TIC pentru e-guvernare, e-învățare, e-incluziune, e-cultură, e-sănătate
Obiectiv Specific OS 2.3 "Creșterea utilizării sistemelor de e-guvernare"
Vor fi implementate proiecte cu activități integrate, cu impact strategic național, care vizează un grup-țintă cât mai numeros și propun soluții care sunt mai eficient să fie aplicate la nivel sistemic, orizontal, la nivel național.
1.2.
Tipul apelului de proiecte și perioada de depunere a propunerilor de proiecte
Tipul apelului de proiecte: competitiv.
Cererile de finanțare se vor depune prin aplicația electronică MySMIS2014, și prin platforma MCSI-OIPSI (http://fonduri.mcsi.ro/) cu toate anexele solicitate prin Ghidul Solicitantului. Modalitățile de utilizare a aplicației MySMIS2014 sunt publicate pe site-ul https://2014.mysmis.ro.
Înregistrarea și transmiterea proiectelor se va face începând cu ora 9.00 a primei zile de înregistrare.
Tipul de depunere: continuă până la epuizarea bugetului alocat pentru acest apel.
1.3.
Acțiunile sprijinite și activități
POC 2014-2020 AP2, Acțiunea 2.3.1 Consolidarea și asigurarea interoperabilității sistemelor informatice dedicate serviciilor de e-guvernare tip 2.0 centrate pe evenimente din viața cetățenilor și întreprinderilor, dezvoltarea cloud computing guvernamental și a comunicării media sociale, a Open Data și Big Data sprijină domeniul I de acțiune SNADR 2014-2020, care are două obiective principale:
–
reforma modului în care Guvernul interacționează cu cetățenii/mediul de afaceri;.
–
reforma modului în care Guvernul funcționează ca instituție.;
Tipurile de intervenții în cadrul Acțiunii 2.3.1 care fac obiectul acestui apel de proiecte sunt cele care propun dezvoltarea de sisteme informatice destinate asigurării soluțiilor de BIG Data și dezvoltarea infrastructurii necesare pentru procesare la nivel optim a Big Data în cadrul instituțiilor publice.
Big Data va oferi informații relevante necesare fundamentării politicilor și strategiilor guvernamentale.
Big Data face referire la colecția de seturi de date într-atât de mari și complexe încât devin dificil de procesat folosind doar sisteme de gestiune a bazelor de date aflate la dispoziție sau aplicațiile tradiționale de procesare a datelor. Sistemele de tip Big Data pot furniza informații atât organizațiilor guvernamentale, cât și cetățenilor, provenind din diferite surse care pot fi identificate după cum urmează: document pe hârtie (mediu fizic digitalizat); documente digitale; puncte de acces la rețeaua de Internet guvernamentală; site-uri localizate pe Internet; platformele online de socializare; sisteme operaționale disponibile, având în vedere procesarea unor informații în timp real, care să contribuie la reducerea redundanței plăților în zona publică, prevenirea fraudei și abuzurilor, creșterea eficienței în domenii precum: fiscal, statistic, protecție socială, sănătate, securitate națională, agricultură, mediu, transporturi, etc. O provocare suplimentară o constituie faptul că seturile de date propuse spre analiză au o dinamică ridicată, formând un set de date "în mișcare" care se află în permanentă schimbare, de multe ori în timp real. O altă provocare este legată de formatul în care astfel de informații se găsesc și pot fi abordate, variind între formate structurate, semi-structurate și formate nestructurate.
Necesitatea implementării proiectelor de tip Big Data este determinată de nevoia de modernizare și eficientizare a activităților interne ale instituțiilor cu atribuții în prevenirea și combaterea fenomenelor de terorism, crimă organizată, corupție sau evaziune fiscală, frauda ajutor de stat-mediu concurențial, denumite în continuare instituții publice beneficiare, precum și optimizare a cooperării între acestea, în efortul comun de identificare, cunoaștere, documentare, prevenire și diminuare a situațiilor menționate mai sus.
În acest context se urmărește realizarea unor servicii/capabilități de interogare și raportare a unor volume mari de date prin intermediul unui set de instrumente software avansate de regăsire, vizualizare, analiză, colaborare, avertizare și extragere a rezultatului obținut sub formă de rapoarte concise, dar cuprinzătoare.
Analizele de date investigative îmbunătățesc procesul de evaluare a riscurilor și de detectare a fraudelor, prin valorificarea combinației între diversele surse de date și instrumentele avansate de analize de date investigative. Tehnologiile avansate de analize de date investigative, inclusiv instrumentele statistice care încorporează modelări predictive, detectări de anomalii și algoritmi de scoring de risc, pot sonda volumele de big data pentru a detecta, în timp real sau aproape real, tranzacțiile potențial frauduloase.
Aceste servicii/capabilități vor duce la îmbunătățirea proceselor decizionale în domeniul managementului de la nivelul instituțiilor publice prin dezvoltarea unui sistem informatic integrat destinat gestiunii activităților specifice acestora, ce vor permite instituțiilor publice beneficiare construirea unor procese ample de explorare, descoperire și investigare a situațiilor generatoare de fenomene de criminalitate organizată și evaziune fiscală la nivel național, precum și a faptelor asociate fenomenului de corupție și de finanțare a terorismului, a fraudei în domeniul concurențial, în vederea diminuării și prevenirii acestora și, nu în ultimul rând, vor permite creșterea rentabilității investiției în analizele de date investigative.
Proiectele de Big Data trebuie să contribuie la dezvoltarea serviciilor de e-guvernare pentru cele 36 de evenimente de viață așa cum sunt ele definite în POC 2014-2020 și Agenda Digitală. Evenimentele de viață selectate în cadrul SNADR (Anexa 4) și așa cum rezultă și din POC*1), pot fi grupate în mai multe categorii, în funcție de autoritățile implicate în desfășurarea activităților respective. Astfel, pot fi exemplificate următoarele:
1.
Ministerul Administrației și Internelor - stare civilă (naștere, căsătorie, deces, divorț)
2.
Ministerul Administrației și Internelor - drepturi și responsabilități cetățenești (înmatriculare auto, permis auto, pașaport, votare);
3.
Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice - muncă, familie și protecție socială (accidente/incapacitate de muncă, stimulent de inserție pentru revenirea mamei la locul de muncă, ajutor social minim garantat, alocație de stat pentru copii, alocație pentru susținerea familiei, căutarea unui loc muncă, indemnizație pentru creșterea copilului, indemnizație pentru persoanele cu dizabilități, pensionare, pierderea unui loc de muncă);
4.
Ministerul Afacerilor Externe - afaceri externe (ghiduri/date călătorii, obținere viză, pașaport consulate);
5.
Ministerul Justiției (Oficiul Național al Registrului Comerțului) - activitatea agenților economici (asistență redactare documente constitutive, deschidere/închidere procedură faliment, dizolvare persoane juridice, furnizare buletin proceduri de insolvență, furnizare alte informații, începere afacere, înregistrare Registrul Comerțului, înființare persoană juridică, înregistrare Persoană Fizică Autorizată și altele, lichidare persoană juridică, modificare persoană juridică, modificare Persoană Fizică Autorizată și altele, publicare buletin proceduri de insolvență, obținere informații (certificat constatator), radiere persoană juridică, radiere Persoană Fizică Autorizată, disponibilitate/rezervare denumire firmă, transfer proprietate;
6.
Ministerul Finanțelor Publice - înregistrare obligații fiscale.
7.
Ministerul Educației Naționale și Cercetării Naționale - parcursul educațional (înscriere la școala, inclusiv învățământ superior și înscrierea la bibliotecă);
Indiferent de componenta pe care solicitanții vor aplica, aceștia trebuie să descrie în cadrul cererii de finanțare (în capitolul destinat descrierii investiției) modul în care proiectul contribuie la îmbunătățirea actului guvernamental și efectele sale asupra serviciilor de e-guvernare.
Tipuri de proiecte și activități finanțabile
*Font 8*
┌───────────┬────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┬────────────────┐
│
Tipuri
│
Activități finanțabile
│
Obiective urmărite
│ Buget estimat
│
│de proiecte│
│
│(mil. euro FEDR)│
├───────────┼────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┼────────────────┤
│
Big Data │Prin componenta Big Data se finanțează: │a) modernizare și eficientizare│
40
│
│
│1. Achiziția de active corporale și
│a activităților interne pentru │
│
│
│necorporale;
│combaterea fenomenelor de
│
│
│
│2. Achiziția de servicii de informare
│terorism, crimă organizată,
│
│
│
│și publicitate;
│corupție sau evaziune fiscală, │
│
│
│3. Achiziția de servicii de consultanță,│frauda ajutor de stat-mediu
│
│
│
│avize, acorduri, autorizații;
│concurențial (și optimizarea
│
│
│
│4. Achiziția de servicii pentru
│cooperării între instituțiile
│
│
│
│instruire/formare profesională
│responsabile de aceste
│
│
│
│specifică;
│activități.
│
│
│
│5. Cheltuieli aferente echipei interne
│
│
│
│
│de proiect;
│b) Creșterea gradului de
│
│
│
│6. Achiziția de servicii pentru auditare│utilizare a serviciilor de
│
│
│
│intermediară/finală a proiectului.
│e-guvernare din prisma
│
│
│
│Proiectele trebuie să asigure simultan: │procesării și interpretării
│
│
│
│a) Asigurarea/Dezvoltarea unor
│datelor.
│
│
│
│infrastructuri/echipamente hardware
│
│
│
│
│pentru comunicații, cu software-ul
│
│
│
│
│aferent, după caz;
│
│
│
│
│b) Dezvoltarea unor aplicații software
│
│
│
│
│adecvate pentru preluarea, stocarea și
│
│
│
│
│analiza avansată a informațiilor,
│
│
│
│
│raportare, precum și pentru emiterea
│
│
│
│
│unor alerte/avertizări;
│
│
│
│
│c) Asigurarea securității la nivelul
│
│
│
│
│infrastructurilor/echipamentelor
│
│
│
│
│hardware și software și realizarea de
│
│
│
│
│back-up.
│
│
│
└───────────┴────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────┴────────────────┘
1.4.
Tipuri de solicitanți
1.
Autorități/instituții publice centrale sau structuri publice ale acestora cu personalitate juridică proprie care:
–
gestionează/coordonează servicii publice ce vizează evenimente de viață predefinite sau contribuie la dezvoltarea evenimentelor de viață,
–
gestionează/coordonează/asigură servicii sau acțiuni cu privire la susținerea activităților legate de evenimentele de viață.
2.
Parteneriate între cei menționați mai sus - în funcție de logica responsabilităților administrative și eficiența operațională.
În cazul în care se optează pentru parteneriat, liderul de parteneriat este responsabil cu depunerea proiectului, coordonarea activităților pentru implementarea proiectului, raportarea către organismul intermediar.
1.5.
Grup țintă
La nivelul proiectului, solicitantul poate completa descrierea grupului/grupurilor țintă, cuantificarea grupului țintă (cu menționarea sursei de informații), precum și informații referitoare la efectul proiectului asupra grupului țintă.
Se vor indica grupurile/entitățile care vor beneficia sau care sunt vizate de rezultatele proiectului, direct sau indirect.
1.6.
Indicatori
┌───────────────┬──────────────────────────────────┬────────────────────────┐
│Tip de proiecte│Indicatori de realizare de proiect│ Indicatori de rezultat │
│
│
│
de proiect*)
│
├───────────────┼──────────────────────────────────┼────────────────────────┤
│Big Data
│Aplicații dezvoltate folosind
│Număr de instituții care│
│
│tehnici de Big Data
│utilizează/accesează
│
│
│
│informațiile
│
└───────────────┴──────────────────────────────────┴────────────────────────┘
Alocarea stabilită pentru apelul de proiecte
Alocarea pentru acest apel - corespunzătoare secțiunii deschise este de 40 milioane euro FEDR, echivalentul în lei = 180.000.000 lei, conform unui curs valutar de 4,5 lei/euro.
1.8.
Valoarea minimă și maximă a proiectului, rata de cofinanțare
Valoarea minimă și maximă a proiectului
Valoarea minimă este de 1 milion euro (echivalentul în lei = 4.500.000 lei), valoarea maximă este de 26 milioane euro FEDR (echivalentul în lei = 117.000.000 lei).
Rata de cofinanțare:
Ajutorul se acordă beneficiarului sub formă de finanțare nerambursabilă.
a)
Pentru beneficiarii finanțați integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale și de sănătate valoarea finanțării nerambursabile este de 100% din cheltuielile eligibile
b)
Pentru celelalte categorii de solicitanți eligibili (cei finanțați atât de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale și de sănătate, cât și din fonduri proprii, precum și cei finanțați doar din fonduri proprii) valoarea finanțării nerambursabile este de 98% din cheltuielile eligibile și 2% rata de cofinanțare eligibilă a beneficiarului.
POC, AP2, Acțiunea 2.3.1 implică proiecte cu impact la nivel național care acoperă întreg teritoriul României pentru servicii imateriale de tipul serviciilor electronice în conformitate cu prevederile art. 70 alineatul (1) din Regulamentul nr. 1303/2013 privind dispozițiile comune; astfel, se aplică abordarea pro-rata la finanțarea operațiunii, prin care fiecare categorie de regiune contribuie în mod proporțional cu partea care este pusă în aplicare în zona sa de program. Pro-rata stabilită în POC, AP2 pentru Acțiunea 2.3.1 este cea raportată la populație (Regiuni mai puțin dezvoltate - 12,5% și Regiuni mai dezvoltate - 87,5%).
Solicitantul va argumenta impactul la nivel național al proiectului.
Pentru perioada 2014-2020, valoarea finanțării nerambursabile se constituie astfel:
┌────────────────────────────┬──────────────────────────────┐
│
Regiunile de dezvoltare
│TOTAL FINANȚARE NERAMBURSABILĂ│
│
├────────────┬─────────────────┤
│
│
FEDR
│
BUGET DE STAT
│
├────────────────────────────┼────────────┼─────────────────┤
│Regiuni mai dezvoltate
│
80%
│
20%
│
│(București-Ilfov,
│
│
│
│inclusiv capitala București)│
│
│
└────────────────────────────┴────────────┴─────────────────┘
1.9.
Ajutor de stat/de minimis, după caz
Nu este cazul
1.10.
Durata de implementare a proiectelor
Durata maximă de implementare a unui proiect (inclusiv realizarea cheltuielilor și depunerea cererilor de rambursare) este de cel mult 36 de luni și se stabilește de fiecare solicitant în funcție de complexitatea proiectului. Perioada de implementare a proiectului se poate majora peste durata de 36 luni, în baza unei justificări temeinice a beneficiarilor, rezultată din procesul de implementare.

Capitolul 2 Reguli pentru acordarea finanțării

Verificarea administrativă și a eligibilității cererilor de finanțare va presupune următoarele aspecte:

–

se verifică dacă propunerea de proiect a fost depusă în condițiile specificate în prezentul ghid;

–

se are în vedere existența și forma Cererii de finanțare și a anexelor, valabilitatea documentelor, precum și respectarea criteriilor de eligibilitate menționate în prezentul ghid;

–

se verifică îndeplinirea criteriilor din grila de verificare administrativă și a eligibilității Cererii de finanțare (anexă la prezentul ghid), respectiv:

–

eligibilitatea solicitantului/partenerilor/structurii instituționale - se va verifica dacă solicitantul îndeplinește criteriile prevăzute în prezentul ghid/apel de proiecte;

–

eligibilitatea proiectului - se va verifica dacă proiectul și activitățile sale îndeplinesc criteriile prevăzute în prezentul ghid/apel de proiecte.

2.1.

Eligibilitatea solicitantului/partenerilor

Pot beneficia de finanțare nerambursabilă solicitanții specificați la capitolul anterior, care au aplicat individual sau în parteneriat (în acest caz proiectul urmând a fi depus de către liderul de parteneriat), care îndeplinesc cumulativ următoarele criterii de eligibilitate:

1.

Solicitantul (și fiecare partener) se încadrează în categoriile de solicitanți eligibili, așa cum sunt aceștia definiți în prezentul Ghid al solicitantului;

2.

Solicitantul (și fiecare partener) nu înregistrează la data depunerii Cererii de finanțare și la data semnării contractului de finanțare obligații bugetare nete (diferența dintre obligațiile de plată restante la buget și sumele de recuperat de la buget):

a.

mai mari de 1/12 din obligațiile datorate în ultimele 12 luni - în cazul certificatului de atestare fiscală emis de Agenția Națională de Administrare Fiscală;

b.

mai mari de 1/6 din totalul obligațiilor datorate în ultimul semestru - în cazul certificatului de atestare fiscală emis de către autoritățile publice locale.

3.

Solicitantul (și fiecare partener) nu se află în una din situațiile incompatibile cu acordarea finanțării din fonduri publice;

4.

Solicitantul (și fiecare partener) nu au mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, în ultimele 36 de luni, sau nu derulează proiecte finanțate în prezent, parțial sau în totalitate, din alte surse publice, pentru aceleași activități, în cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul Cererii de finanțare. În acest caz, finanțarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit pe parcursul implementării, finanțarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate;

5.

Solicitantul (și fiecare partener) sunt direct responsabili de pregătirea și managementul proiectului, nu acționează ca intermediari pentru proiectul propus a fi finanțat și sunt responsabili pentru asigurarea sustenabilității rezultatelor proiectului;

6.

Solicitantul (și fiecare partener) nu face obiectul unui ordin de recuperare în urma unei decizii anterioare a Comisiei Europene, privind declararea unui ajutor ca fiind ilegal și incompatibil cu piața comună sau, în cazul în care solicitantul a făcut obiectul unei astfel de decizii, aceasta trebuie să fi fost deja executată și ajutorul integral recuperat, inclusiv dobânda de recuperare aferentă, pentru ca beneficiarul să poată fi eligibil;

7.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu a suferit condamnări definitive din cauza unei conduite profesionale îndreptate împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forță de res judicata (ex. împotriva căreia nu se poate face recurs) în ultimele 36 de luni;

8.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu a comis în conduita lor profesională greșeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractantă le poate dovedi;

9.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu a fost subiectul unei judecăți de tip res judicata pentru fraudă, corupție, implicarea în organizații criminale sau în alte activități ilegale, în detrimentul intereselor financiare ale Comunității Europene;

10.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu a fost găsit vinovat de încălcarea gravă a vreunui contract anterior, datorită nerespectării obligațiilor contractuale în urma unei proceduri de achiziție sau în urma unei proceduri de acordare a unei finanțări nerambursabile din bugetul comunitar;

11.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu este subiectul unui conflict de interese (definit conform

Legii nr. 161/2003 );

12.

Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) nu este vinovat de inducerea gravă în eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informații incorecte în cursul participării la cererea de propuneri de proiecte;

13.

Să îndeplinească și alte condiții sau cerințe specifice acțiunii pentru care este lansat apelul.

Pentru justificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate referitoare la solicitant și reprezentantul său legal, se completează Declarația de eligibilitate, prezentată în Anexa 4a.

În situația parteneriatelor, declarația de eligibilitate trebuie completată și de fiecare partener.

Condiții generale referitoare la angajamentele solicitantului (și partenerilor):
1.
Reprezentantul legal al solicitantului (și al fiecărui partener) se angajează:
1.
să asigure condițiile de desfășurare optimă a activităților proiectului și să acorde sprijin echipei de management și implementare în luarea deciziilor legate de proiect;
2.
să asigure contribuția proprie din costurile eligibile și să finanțeze costurile neeligibile aferente proiectului care îi revin;
3.
să finanțeze cheltuielile care îi revin până la rambursarea sumelor aprobate, astfel încât să se asigure implementarea optimă a proiectului;
4.
să nu încerce să obțină informații confidențiale legate de stadiul evaluării proiectului sau să influențeze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experții evaluatori în timpul procesului de evaluare și selecție.
5.
să mențină rezultatul proiectului, natura activității pentru care s-a acordat finanțarea și să asigure exploatarea și mentenanța pentru cel puțin 60 de luni după terminarea perioadei de implementare a proiectului;
6.
să asigure folosința echipamentelor și aplicațiilor pentru scopul declarat în proiect;
7.
să atașeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final realizat de un auditor extern, care certifică faptul că proiectul este implementat în locația menționată în contract, că este în stare de funcționare și că din punct de vedere tehnic și economic respectă obligațiile asumate prin contractul de finanțare - numai pentru liderul de proiect;
8.
să asigure capacitatea operațională și administrativă necesare implementării proiectului (resurse umane suficiente și resurse materiale necesare);
9.
să achiziționeze dreptul de proprietate/utilizare/licența asupra aplicației software personalizate pentru care se solicită finanțare pentru o durată de timp cel puțin egală cu perioada de sustenabilitate a proiectului. În cazul în care nu este posibilă încheierea contractului pentru această perioadă, solicitantul se angajează să prelungească perioada de valabilitate, astfel încât să se asigure sustenabilitatea proiectului;
10.
să asigure obligatoriu garanția și mentenanța rezultatului proiectului prin contractul/contractele încheiate pe perioada implementării cu diverși furnizori;
11.
să asigure funcționarea permanentă/mentenanța rezultatului proiectului în perioada de post implementare, respectiv 5 ani după finalizarea implementării proiectului, cu excepția perioadelor de mentenanță planificate;
12.
să asigure integrarea produselor/serviciilor informatice care vor fi implementate prin proiectul depus cu sistemele informatice deja existente către care se raportează periodic diverse date (sistemele implementate trebuie să fie capabile să exporte date în formatele cerute de aceste aplicații).
Pentru justificarea îndeplinirii angajamentelor solicitantului/partenerilor se completează Declarația de angajament de către solicitant/lider parteneriat și fiecare dintre parteneri (dacă proiectul se implementează în parteneriat). De asemenea, se completează Declarația pe proprie răspundere asupra locației/locațiilor unde se implementează proiectul în cazul în care aceasta/acestea nu se regăsesc în actele de înființare ale solicitantului.
Totodată, solicitantul/partenerii completează Declarația privind conflictul de interese.
┌───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Gama de produse/servicii implementate prin proiect trebuie să
│
│
│aibă asociate standarde și proceduri de securitate și
│
│
│confidențialitate a informațiilor care să asigure un grad
│
│
│ridicat de fiabilitate, disponibilitate și siguranță.
│
└───────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘
2.2.
Eligibilitatea proiectului
Tipuri de proiecte: proiectele trebuie să se încadreze în tipurile de proiecte ce se pot finanța în cadrul acestui apel.
Stadiul proiectului: nu este cazul
Evitarea dublei finanțări: se verifică faptul că proiectul pentru care se solicită finanțare să nu mai fi beneficiat de finanțare din fonduri publice în ultimii 3 ani înainte de data depunerii Cererii de finanțare pentru același proiect. În acest caz, finanțarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit pe parcursul implementării, finanțarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate.
Contribuția la obiectivul specific: solicitantul descrie în cadrul Cererii de finanțare care este contribuția proiectului pentru care solicită finanțare la realizarea obiectivului specific al programului, respectiv "Creșterea utilizării sistemelor de e-guvernare".
Criterii de eligibilitate a proiectului:
1.
Proiectul conține activități specifice și necesare pentru atingerea rezultatelor previzionate așa cum sunt acestea prezentate la punctul 1.3;
2.
Proiectul se implementează pe teritoriul României;
3.
Proiectul este fezabil, iar rezultatele implementării proiectului sunt sustenabile în conformitate cu datele și informațiile furnizate în Studiul de fezabilitate/Proiect tehnic;
4.
Proiectul va asigura respectarea standardelor de securitate și confidențialitate a informațiilor și de prelucrare a datelor cu caracter personal conform
Legii nr. 677 din 21 noiembrie 2001
pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare și conform
Legii nr. 506 din 17 noiembrie 2004
privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, cu modificările și completările ulterioare;
5.
Proiectul respectă principiul neutralității tehnologice (nu se favorizează o anumită marcă, soluție tehnologică, hardware sau software) și oferă posibilitatea unei extinderi ulterioare. (Atenție! Pentru respectarea neutralității tehnologice, este necesar ca în cadrul proiectului transmis să nu se facă referire la producători sau mărci ale echipamentelor și aplicațiilor software necesare pentru implementarea acestuia);
6.
Proiectul pentru care se solicită finanțare nu a mai beneficiat de finanțare din fonduri publice în ultimii 3 ani înainte de data depunerii cererii de finanțare pentru același proiect. În acest caz, finanțarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit pe parcursul implementării, finanțarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate;
7.
Infrastructura și terenul pe care se face investiția îndeplinesc cumulativ următoarele condiții la data depunerii Cererii de finanțare:
–
sunt disponibile pentru investiții (sunt libere de orice sarcini, în sensul că nu este afectat de limitări legale, convenționale, judiciare ale dreptului real invocat, incompatibile cu realizarea activităților proiectului);
–
nu fac obiectul unor litigii în curs de soluționare la instanțele judecătorești cu privire la situația juridică;
–
nu fac obiectul revendicărilor potrivit unor legi speciale în materie sau dreptului comun.
8.
Proiectul pentru care se solicită finanțare respectă prevederile naționale și comunitare în următoarele domenii: eligibilitatea cheltuielilor, promovarea egalității de șanse și politica nediscriminatorie, dezvoltarea durabilă, tehnologia informației, achizițiile publice, precum și orice alte prevederi legale aplicabile fondurilor europene structurale și de investiții.
Pentru justificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate ale proiectului se completează Declarația de eligibilitate.
Comitetul Tehnico-Economic pentru Societatea Informațională (CTE) din cadrul MCSI contribuie la implementarea măsurilor dedicate TIC pentru ca acestea să fie în conformitate cu obiectivele Strategiei Naționale Agenda Digitală pentru România 2020. Conform
Hotărârii Guvernului nr. 941/2013
(cu modificările și completările ulterioare) privind organizarea și funcționarea Comitetului Tehnico-Economic pentru Societatea Informațională, principalele atribuții ale CTE sunt:
–
avizează conformitatea proiectelor care implică soluții TIC cu obiectivele Strategiei Naționale Agenda Digitală pentru România 2020 și ale Strategiei Naționale de Securitate Cibernetică, inițiate de instituțiile publice (definite de
Legea nr. 500/2002
privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare);
–
contribuie la evaluarea implementării Strategiei Agenda Digitală pentru România 2020 la nivelul administrației publice;
Totodată, CTE stabilește relevanța proiectului pentru SNADR 2020 și POC, AP2.
Vor fi finanțate doar proiectele care au aviz pozitiv al CTE.
2.3.
Eligibilitatea cheltuielilor
Condiții generale de eligibilitate a cheltuielilor
Indiferent de tipul proiectelor, toate cheltuielile realizate în cadrul acestora trebuie să respecte cumulativ următoarele condiții generale de eligibilitate, conform
Hotărârii Guvernului nr. 399/2015
privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operațiunilor finanțate prin Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune 2014-2020, cu modificările și completările ulterioare:
a)
să fie angajate de către beneficiar și plătite de acesta în condițiile legii între 1 ianuarie 2014 și 31 decembrie 2023, [...],cu respectarea perioadei de implementare stabilită de către Autoritatea de Management prin contractul de finanțare;
b)
să fie însoțite de facturi emise în conformitate cu prevederile legislației naționale sau a statului în care acestea au fost emise ori de alte documente contabile pe baza cărora se înregistrează obligația de plată și de documente justificative privind efectuarea plății și realitatea cheltuielii efectuate, pe baza cărora cheltuielile să poată fi verificate/controlate/auditate;
c)
să fie în conformitate cu prevederile programului;
d)
să fie cuprinse în Contractul de finanțare, încheiat de către Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar, pentru aprobarea operațiunii cu respectarea art. 65 alin. (11), art. 70 și art. 125 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013;
e)
să fie rezonabilă și necesară realizării operațiunii;
f)
să respecte prevederile legislației comunitare și naționale aplicabile.
┌───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│> Eligibilitatea unei activități nu este echivalentă cu
│
│
│eligibilitatea tuturor cheltuielilor efectuate pentru
│
│
│realizarea acelei activități.
│
└───────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘
Condiții specifice privind investițiile:
a)
Investiția trebuie să fie menținută în regiunea beneficiară pentru minimum 5 ani după finalizarea implementării proiectului.
b)
Nu sunt permise achiziții în regim de leasing
c)
Achizițiile de echipamente second-hand nu sunt eligibile.
d)
Închirierea de active corporale nu este eligibilă pentru investiții.
e)
Activele (corporale și necorporale) sunt eligibile pentru calculul costurilor de investiții dacă îndeplinesc următoarele condiții:
–
trebuie să fie utilizate exclusiv în cadrul locației/locațiilor de implementare stabilită/stabilite prin Cererea de finanțare și pentru scopul declarat în proiect;
–
trebuie să fie amortizabile;
–
trebuie să fie achiziționate în condițiile pieței de la terți care nu au legături cu cumpărătorul.
┌───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Nu este permisă utilizarea echipamentelor achiziționate prin
│
│
│proiect de către o persoană de drept privat, indiferent de
│
│
│acționariat
│
└───────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘
Sunt eligibile acele cheltuieli care au legătură directă cu atingerea obiectivelor acțiunilor din POC pentru care a fost depus proiectul și care respectă dispozițiile regulamentelor comunitare aplicabile și dispozițiile naționale de eligibilitate.
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Cheltuieli eligibile (inclusiv TVA aferent în condițiile în care TVA nu
│
│poate fi recuperat*)
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│1. Costurile investițiilor în active corporale și necorporale:
│
│a. achiziționarea de hardware TIC și a altor dispozitive aferente (inclusiv│
│cheltuieli de instalare, configurare, punere în funcțiune), justificate din│
│punct de vedere al implementării proiectului. Sunt excluse elemente de
│
│mobilier care nu au legătură cu funcționarea produselor/aplicațiilor
│
│informatice implementate prin proiect;
│
│b. cheltuieli de amenajare a spațiilor tehnice în care se vor instala
│
│echipamentele TIC achiziționate prin proiect, dacă imobilul în care se face│
│investiția este liberă de orice sarcini sau interdicții și nu face obiectul│
│unor litigii aflate în curs de soluționare la instanțele judecătorești;
│
│c. cheltuielile pentru achiziționarea și/sau dezvoltarea aplicațiilor
│
│software/licențelor necesare implementării proiectului, configurarea și
│
│implementarea bazelor de date, migrarea și integrarea diverselor structuri │
│de date existente, achiziționarea și implementarea de soluții de semnătură │
│electronică.
│
│2. Cheltuieli de informare și publicitate - conform prevederilor Manualului│
│de Identitate Vizuală și tabelului de mai jos referitor la cheltuieli de
│
│informare și publicitate.
│
│3. Cheltuieli cu servicii de consultanță, avize, acorduri, autorizații
│
│(punctele a+b=nu mai mult de 10% din valoarea eligibilă a proiectului)
│
│a. Cheltuieli cu servicii de consultanță pentru elaborarea tuturor
│
│documentațiilor necesare depunerii proiectului (inclusiv scrierea Cererii
│
│de finanțare);
│
│b. Cheltuieli cu servicii de consultanță în domeniul managementului
│
│proiectului, inclusiv elaborarea documentațiilor necesare implementării
│
│proiectului și/sau servicii de asistență juridică pentru realizarea
│
│achizițiilor publice (elaborarea documentației de atribuire și aplicarea
│
│procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică);
│
│c. Cheltuieli pentru obținerea acordurilor, avizelor și autorizațiilor
│
│aferente activităților eligibile ale operațiunii.
│
│4. Cheltuieli pentru instruire/formare profesională specifică**)
│
│a. Cheltuieli legate de pregătirea personalului care va utiliza aplicația/ │
│serviciul software dezvoltat;
│
│b. Cheltuieli legate de pregătirea personalului care va asigura
│
│administrarea și mentenanța aplicației/serviciului software dezvoltat, dacă│
│acesta este angajat al beneficiarului/partenerilor.
│
│5. Cheltuieli aferente echipei interne de proiect**) (management intern de │
│proiect și echipa de implementare internă) - doar dacă nu au fost acoperite│
│în cadrul cheltuielilor de consultanță:
│
│a. Cheltuieli salariale pentru echipa internă de proiect - personal angajat│
│al beneficiarului finanțării (conform legislației în vigoare);
│
│b. Cheltuieli de deplasare pentru echipa internă de proiect - diurnă,
│
│cazare, transport;
│
│c. Cheltuieli cu transportul de bunuri, dacă se justifică în cadrul
│
│proiectului;
│
│d. Birotică - pentru echipa de management (conform
│
│ H.G. nr. 2139/30.11.2004 );
│
│e. Achiziția de echipamente TIC - numai pentru echipa de management;
│
│f. Cheltuieli salariale pentru personalul ce urmează a fi angajat de către │
│solicitant/parteneri, pe baza de contract individual de muncă pe durata
│
│determinată, încheiat în afara organigramei, în cadrul proiectului.
│
│6. Cheltuieli pentru auditare intermediară/finală a proiectului:
│
│a. auditare financiară (conform reglementărilor naționale);
│
│b. auditare tehnică (din perspectiva corespondenței rezultatului
│
│proiectului cu Cererea de finanțare și obiectivele POC).
│
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
O.U.G nr. 66/2011
privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare.
Următoarele cheltuieli de informare și publicitate vor fi rambursate în limitele stabilite mai jos:
*Font 9*
┌───┬────────────────────────────────────────────┬──────────────┬────────────────────────┐
│Nr.│
Activitatea de informare și publicitate
│ Nr. bucăți
│Asistență nerambursabilă│
│
│
│maxim decontat│
inclusiv TVA (lei)
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 1.│Anunț/comunicat de presă privind
│
1
│
3.000 lei/buc
│
│
│începerea proiectului - obligatoriu
│
│
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 2.│Anunț/comunicat de presă la finalizarea
│
1
│
3.000 lei/buc
│
│
│proiectului- obligatoriu
│
│
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 3.│Realizarea de panouri de informare
│
1
│
5.000 lei/buc
│
│
│(obligatoriu pentru proiectele cu o
│
│
│
│
│valoare mai mare de 500.000 Euro)
│
│
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 4.│Realizarea de etichete autocolante
│10% mai mult
│
10 lei/autocolant
│
│
│pentru echipamentele achiziționate prin
│decât nr.
│
│
│
│proiect - obligatoriu
│echipamente
│
│
│
│
│achiz. prin
│
│
│
│
│proiect
│
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 5.│Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului
│
-
│
Nu se decontează
│
│
│României și sigla Instrumentelor Structurale│
│
│
│
│în România postate pe site-ul realizat prin │
│
│
│
│proiect - obligatoriu
│
│
│
├───┼────────────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ 6.│Un link către site-ul web al Instrumentelor │
-
│
Nu se decontează
│
│
│Structurale în România, www.fonduri-ue.ro
│
│
│
│
│postat pe site-ul solicitantului -
│
│
│
│
│obligatoriu
│
│
│
└───┴────────────────────────────────────────────┴──────────────┴────────────────────────┘
┌─────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
ATENȚIE!
│1. În cazul în care valoarea reală a cheltuielilor este mai mare decât cea│
│
│aprobată, ca urmare a derulării achizițiilor aferente proiectului, atunci │
│
│beneficiarul va trebui să suporte diferența apărută.
│
│
│2. Cheltuielile eligibile efectiv realizate care se iau în considerare la │
│
│rambursare nu pot depăși sumele stabilite inițial prin contractul de
│
│
│finanțare.
│
│
│3. Cheltuielile efectuate în timpul implementării proiectului și
│
│
│considerate neeligibile la verificarea unei cereri de rambursare vor fi
│
│
│suportate de către beneficiar.
│
└─────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
ATENȚIE!
│1. Solicitantul se va angaja să asigure obligatoriu garanția și mentenanța│
│
│pentru produsul/serviciul respectiv. De asemenea, beneficiarul se va
│
│
│angaja să asigure mentenanța pentru produsul/serviciul dezvoltat și
│
│
│implementat și funcționarea permanentă a acestuia în perioada de post
│
│
│implementare, respectiv 5 ani după finalizarea implementării proiectului, │
│
│cu excepția perioadelor de mentenanță planificate.
│
│
│2. Sunt decontate numai serviciile care au legătură directă cu proiectul, │
│
│în condițiile
OUG nr. 26/2012
│
└─────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
2.5.
Cheltuieli neeligibile
Tipuri de cheltuieli neeligibile:
1.
taxa pe valoarea adăugată aferentă cheltuielilor neeligibile;
2.
cheltuieli de mentenanță;
3.
dobânzi debitoare, cu excepția celor referitoare la granturi acordate sub forma unei subvenții pentru dobândă sau a unei subvenții pentru comisioanele de garantare și alte comisioane aferente creditelor;
4.
achiziția de echipamente și autovehicule sau mijloace de transport second-hand;
5.
amenzi, penalități și cheltuieli de judecată;
6.
costurile pentru operarea investiției;
7.
sumele rezultate din diferențele de curs valutar;
8.
costuri de amortizare;
9.
contribuția în natură;
10.
cheltuieli de leasing;
11.
achiziționarea de infrastructuri, terenuri construite și terenuri neconstruite, precum și bunuri imobiliare;

Capitolul 3 Completarea cererii de finanțare

Pentru a propune un proiect în vederea finanțării, solicitantul trebuie să completeze în limba română Anexa "Formular Cerere de finanțare". Elaborarea Cererii de Finanțare și a anexelor aferente se va face conform modelelor anexate. Acestea se vor transmite atât prin sistemul informatic MySMIS 2014, cât și prin sistemul electronic pus la dispoziție de MCSI-OIPSI (http://fonduri.mcsi.ro/)
Transmiterea unei Cereri de Finanțare reprezintă un angajament oficial al solicitantului, conform căruia toate detaliile proiectului sunt corecte și reale. Totodată, reprezintă o confirmare a faptului că, dacă finanțarea se acordă, solicitantul se angajează să implementeze proiectul în condițiile descrise în Cererea de Finanțare și în concordanță cu condițiile stabilite în Contractul de Finanțare.
┌───────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│În cazul în care există diferențe între varianta de proiect
│
│
│încărcată în MySMIS și cea de pe site-ul MCIS-OIPSI, se va lua │
│
│în considerare varianta încărcată pe site-ul MCSI-OIPSI.
│
└───────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.1.
Înregistrarea în sistemul MySMIS 2014 a solicitantului
Înainte de demararea completării conținutului Cererii de finanțare, solicitanții au obligația înregistrării în sistem, conform indicațiilor furnizate pe site-ul https://2014.mysmis.ro . http://www.fonduri-ue.ro/. Odată cu înregistrarea solicitantului, este necesară completarea tuturor câmpurilor, întrucât informațiile din această secțiunea sunt esențiale pentru evaluarea eligibilității solicitantului sau pentru evaluarea tehnico-economică.
Astfel, la secțiunea solicitant se vor regăsi următoarele informații:
● Date de identificare (denumire, tip - se va selecta dintr-un nomenclator, etc);
● Reprezentant legal (funcție, nume, prenume, data nașterii, CNP, date de contact);
● Sediul social;
● Date financiare:
–
conturi bancare;
–
exerciții financiare.
● Finanțări:
–
Asistență acordată anterior, unde se completează cu informații privind proiectele derulate anterior de către solicitant, încheiate sau aflate în derulare;
–
Asistență solicitată, unde se completează cu informații privind proiectele depuse pentru obținerea de finanțare pe alte programe.
Notă: informațiile nu trebuie să se limiteze la programele/proiectele finanțate din fonduri europene structurale și de investiții, ci se vor prezenta toate tipurile de finanțări.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Solicitantul are obligația să verifice atașarea tuturor anexelor│
│
│obligatorii la Cererea de finanțare în format electronic. Dacă
│
│
│la înscrierea electronică a proiectului se constată lipsa a cel │
│
│puțin 3 documente, proiectul este respins automat, fără a se mai│
│
│solicita clarificări.
│
│
│De asemenea, solicitantul trebuie să se asigure că anexele sunt │
│
│complete, lizibile și semnate.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│1. Se va acorda atenție corelării informațiilor din Cererea de
│
│
│Finanțare care au fost preluate/extrase din documentele anexate │
│
│Cererii de Finanțare (după caz: studiu de fezabilitate, CV,
│
│
│etc.). Necorelarea acestor informații sau prezentarea unor
│
│
│informații incomplete se constituie în motive de depunctare sau │
│
│respingere a finanțării.
│
│
│2. În completarea Secțiunii "Bugetul proiectului/Surse de
│
│
│finanțare" din Cererea de finanțare, solicitantul va ține cont
│
│
│de criteriile de eligibilitate a cheltuielilor și de modalitatea│
│
│de stabilire a contribuției proprii. Bugetul trebuie să fie
│
│
│construit în mod echilibrat și să reflecte în mod realist
│
│
│costurile pentru activitățile previzionate a se realiza prin
│
│
│proiect.
│
│
│3. În documentația aferentă studiului de fezabilitate/
│
│
│proiectului tehnic, pentru respectarea principiilor de acces la │
│
│achizițiile publice, în special cele cu privire la neutralitatea│
│
│tehnologică, se vor prezenta cel puțin două referințe diferite
│
│
│din punct de vedere tehnologic, de la operatori economici
│
│
│diferiți, care pot oferi aceleași produse considerate din punct │
│
│de vedere tehnic similare cu cele cerute în documentație.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.2.
Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte în sistemul electronic la MCSI-OIPSI
Solicitantul va completa și va transmite on-line Cererea de Finanțare, la care va atașa toate documentele solicitate în prezentul ghid. Toate documentele completate de solicitant în Word sau Excel vor fi transmise cu semnătură electronică. Documentele emise de alte instituții vor fi scanate și transmise în format pdf., la o rezoluție de 300 dpi (în cazul parteneriatelor, inclusiv declarațiile partenerilor). În ceea ce privește bugetul proiectului, pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate paginile din fișierul Excel aferent trebuie să fie neprotejate la editare. Înregistrarea și transmiterea proiectelor se va face pe pagina web a MCSI-OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro.
Pașii necesari pentru înregistrarea on-line unui proiect
1.
În cazul în care nu aveți deja un cont trebuie creat un cont nou. Cu același cont se pot înregistra mai multe proiecte.
2.
Cu aceste date poate fi accesată secțiunea "Contul meu", de unde se poate schimba parola.
3.
În secțiunea "Adaugă proiect" se va înregistra proiectul/proiectele.
4.
După introducerea datelor în formularul de înregistrare se va apăsa butonul "Pasul următor".
5.
În acest moment se poate verifica/modifica pentru ultima dată datele înscrise și se poate trece la ultima etapa "Adaugă fișiere".
6.
Pentru a adăuga fișiere se apasă butonul "Browse", după care se apasă butonul "Adaugă", executând această operațiune pentru fiecare fișier în parte. După ce au fost introduse toate fișierele se apasă butonul "Pasul următor".
7.
Dacă datele introduse sunt corecte se apasă butonul "Înregistrează proiectul". În acest moment proiectul este înregistrat. După înregistrarea proiectului, acesta nu mai poate fi modificat.
8.
La secțiunea "Lista proiectelor înregistrate" din meniul principal poate fi vizualizată lista tuturor proiectelor înregistrate.
9.
În secțiunea "Proiectele mele" pot fi vizualizate proiectul/proiectele înregistrate de către solicitant
Câmpurile cu * sunt câmpuri obligatorii, necompletarea lor va conduce la o aplicație nevalidată.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Pentru a fi posibilă înregistrarea on-line, este necesar ca
│
│
│proiectul să fie transmis electronic în intervalul de timp
│
│
│menționat, nu doar să se înceapă înregistrarea acestuia.
│
│
│Furnizarea de informații false în declarațiile pe proprie
│
│
│răspundere duce la respingerea automată a proiectului și se
│
│
│pedepsește conform legilor în vigoare!
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Se va acorda atenție corelării informațiilor din Cererea de
│
│
│Finanțare care au fost preluate/extrase din documentele anexate │
│
│Cererii de Finanțare (după caz: studiu de fezabilitate, CV,
│
│
│diagrama Gantt etc.). Necorelarea acestor informații sau
│
│
│prezentarea unor informații incomplete se constituie în motive
│
│
│de depunctare sau respingere a finanțării.
│
│
│În completarea Secțiunii "Bugetul proiectului/Surse de
│
│
│finanțare" din Cererea de finanțare, solicitantul va ține cont
│
│
│de criteriile de eligibilitate a cheltuielilor și de modalitatea│
│
│de stabilire a contribuției proprii. Bugetul trebuie să fie
│
│
│construit în mod echilibrat și să reflecte în mod realist
│
│
│costurile pentru activitățile previzionate a se realiza prin
│
│
│proiect.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Lista documentelor care însoțesc Cererea de finanțare:
┌───┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
│
Denumire document
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1.│Cererea de finanțare*2) - inclusiv bugetul estimat*3) - cu semnătură
│
│
│electronică.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 2.│Actul de înființare al solicitantului (și partenerilor - dacă este
│
│
│cazul) - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 3.│Acordul de parteneriat - dacă este cazul - cu semnăturile și ștampilele │
│
│tuturor semnatarilor, semnat de liderul de proiect pe fiecare pagină -
│
│
│în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 4.│Actul de împuternicire în cazul în care Cererea de finanțare nu este
│
│
│semnată de reprezentantul legal al solicitantului, ci de o persoană
│
│
│împuternicită în acest sens. Poate fi anexat orice document
│
│
│administrativ emis de reprezentantul legal în acest sens, cu respectarea│
│
│prevederilor legale.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
│ATENȚIE! În cazul în care există un act de împuternicire, toate
│
│
│documentele din dosarul aplicației trebuie semnate de către
│
│
│împuternicit. - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 5.│Decizia de aprobare a proiectului și a cheltuielilor legate de proiect, │
│
│atât a valorii totale a proiectului, cât și a cofinanțării proprii.
│
│
│Trebuie menționată denumirea proiectului, în conformitate cu cea a
│
│
│proiectului înregistrat - pentru solicitant și parteneri - în
│
│
│format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 6.│Studiul de fezabilitate*4) - cu semnătură electronică, conform
│
│
│ H.G. nr. 28/2008 .
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 7.│Proiect tehnic*5) - cu semnătură electronică.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 8.│Declarația de eligibilitate - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 9.│Declarația de angajament - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│10.│Declarația de eligibilitate TVA - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│11.│Declarație pe propria răspundere asupra locației/locațiilor unde se
│
│
│implementează proiectul, în cazul în care aceasta/acestea nu se regăsesc│
│
│în actele de înființare ale solicitantului - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│12.│Diagrama Gantt aferentă calendarului de activități previzionate a se
│
│
│realiza în vederea implementării proiectului - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│13.│Acord scris din partea instituției/instituțiilor publice (altele decât
│
│
│solicitantul și partenerii, la care se justifică implementarea
│
│
│proiectului) prin care să se confirme implicarea în proiect, utilizarea │
│
│echipamentelor pentru scopul proiectului și punerea la dispoziție a
│
│
│spațiului necesar (adresa exactă). De asemenea, trebuie specificat dacă │
│
│imobilul/imobilele în care se amenajează spații tehnice este liber/sunt │
│
│libere de orice sarcini sau interdicții și nu face/nu fac obiectul unor │
│
│litigii aflate în curs de soluționare la instanțele judecătorești - în
│
│
│format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│14.│Avizul Comitetului Tehnico-Economic - conform
H.G. nr. 941/2013
privind │
│
│organizarea și funcționarea Comitetului Tehnico-Economic pentru
│
│
│Societatea Informațională - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│15.│În cazul în care documentele financiare sunt semnate de către altă
│
│
│persoană decât reprezentantul legal, trebuie prezentată împuternicire și│
│
│specimen de semnătură pentru persoana respectivă - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│16.│În cazul proiectelor pentru care se dorește finanțarea cheltuielilor cu │
│
│echipa internă de proiect:
│
│
│- Copie după ordinul de numire al echipei de proiect - în format *.pdf; │
│
│- CV-urile și fișele de post pe proiect ale persoanelor din echipa de
│
│
│proiect - în format *.pdf.
│
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│17.│Opis al dosarului Cererii de finanțare - în format *.pdf.
│
└───┴────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│La Cererea de Finanțare pot fi anexate orice alte documente pe
│
│
│care solicitantul le consideră utile pentru justificarea/
│
│
│argumentarea proiectului propus spre finanțare.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Dacă Studiul de fezabilitate sau Proiectul Tehnic nu sunt
│
│
│anexate în varianta integrală, proiectul este respins fără a fi │
│
│solicitate documente și informații suplimentare
│
│
│Dacă la înscrierea electronică a proiectului se constată lipsa a│
│
│cel puțin 3 documente, proiectul este respins automat fără a se │
│
│mai solicita clarificări.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Copiile scanate ale documentelor trebuie să fie semnate
│
│
│electronic de către solicitant (reprezentantul legal al
│
│
│solicitantului/persoana împuternicită), prin aceasta
│
│
│certificându-se conformitatea cu originalul a documentelor
│
│
│transmise.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Capitolul 4 Procesul de evaluare și selecție

4.1.
Descriere generală
Cererile de finanțare depuse vor parcurge un proces de evaluare și selecție, în vederea stabilirii proiectelor aprobate. Procesul de evaluare și selecție constă în parcurgerea următoarelor etape:
–
etapa de verificare a criteriilor de transmitere;
–
etapa de verificare a conformității administrative a dosarului Cererii de finanțare și a eligibilității solicitantului și a proiectului;
–
etapa de evaluare tehnico-economică a propunerii de proiect;
–
etapa de selecție a proiectelor.
Verificarea criteriilor de transmitere se realizează în conformitate cu punctele aferente din grila de verificare a conformității administrative. Răspunsurile la aceste puncte pot fi "Da" sau "Nu". Pentru a trece la următoarea fază de verificare proiectul trebuie să răspundă cu "Da" la toate punctele.
În cazul în care aceste cerințe nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere.
4.1.1.
Verificarea criteriilor de transmitere
Verificarea criteriilor de transmitere se realizează în conformitate cu punctele aferente din grila de verificare a conformității administrative. Răspunsurile la aceste puncte pot fi "Da" sau "Nu". Pentru a trece la următoarea fază de verificare proiectul trebuie să răspundă cu "Da" la toate punctele.
În cazul în care lipsesc cel puțin trei documente (Cererea de finanțare sau orice altă anexă), proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se va transmite Scrisoarea de respingere.
Dacă lipsesc mai puțin de trei documente, solicitantului i se va transmite o scrisoare de solicitare de clarificări în faza de verificare a criteriilor de transmitere, în vederea transmiterii documentelor lipsă. În cazul în care aceste cerințe nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere.
4.1.2.
Verificarea conformității administrative și a eligibilității
Pentru verificarea conformității administrative și de eligibilitate a Cererii de finanțare se utilizează un sistem de evaluare de tip DA/NU.
Dacă pentru verificarea criteriilor din etapa administrativă și a eligibilității, se constată că sunt necesare informații/documente/clarificări suplimentare față de cele depuse, acestea vor fi solicitate de către ofițerul principal OIPSI.
Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că răspunsul este înregistrat la MCSI-OIPSI în termenul prevăzut.
Dacă în 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea scrisorii de clarificări solicitantul nu răspunde, proiectul este respins.
În cazul în care răspunsul solicitantului este incomplet, va fi posibilă o singură revenire. Scrisoarea de revenire respectă principiile de întocmire și transmitere a primei scrisori de solicitare de clarificări.
Dacă în 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea revenirii solicitării de clarificări solicitantul nu răspunde, sau răspunsul este incomplet, ofițerii de proiect au obligația de a respinge proiectul.
În cazul în care solicitantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conținutul ideii de proiect și/sau a bugetului, ofițerii de proiect au obligația de a respinge proiectul.
Pentru ca un proiect să treacă în etapa de evaluare tehnico-economică, este necesar ca proiectul să obțină "DA" la toate întrebările din grila de verificare a conformității administrative și a eligibilității.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Având în vedere că depunerea cererii de finanțare se face
│
│
│electronic, procesul de clarificări se va desfășura astfel:
│
│
│● Se vor solicita maxim 2 clarificări pentru această etapă de
│
│
│evaluare;
│
│
│● Solicitantul va avea obligația să răspundă în maxim 5 zile
│
│
│lucrătoare.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4.1.3.
Evaluarea tehnico-economică
În această etapă vor fi evaluate doar acele proiecte care îndeplinesc criteriile administrative și de eligibilitate.
Pentru fiecare dintre criteriile de evaluare descrise în grilele de evaluare tehnico- economice, se va acorda un punctaj unic pe fiecare subcriteriu în parte (numere întregi, în limitele maximale prevăzute în grilele de evaluare tehnico-economică), însoțit de justificarea alegerii punctajelor acordate.
Indiferent de punctajul obținut în urma evaluării tehnico-economice, toate proiectele vor intra în Comitetul de Selecție. Acesta poate lua, pe baza rapoartelor de evaluare primite, una din următoarele decizii:
–
să aprobe proiectul fără modificarea conținutului și condițiilor definite în Cererea de finanțare și anexele acesteia;
–
să aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se întâmplă când una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanțării solicitate sau rata de cofinanțare solicitată nu se încadrează în limitele specificate pentru acest apel, însă din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. În acest caz, solicitantul poate să accepte implementarea proiectului în întregime sau să renunțe la solicitarea finanțării;
–
să respingă proiectul dacă proiectul nu îndeplinește punctajul minim necesar în conformitate cu grila de evaluare sau din alte motive legate de conținutul proiectului sau dacă pentru respectiva cerere de propuneri de proiecte au fost epuizate fondurile alocate;
–
poate solicita motivat reevaluarea proiectului.
Comitetul de selecție se va întruni periodic, ori de câte ori este necesar și va analiza rapoartele de evaluare și grilele tehnico-economice primite. Nu pot fi aprobate decât proiectele ce întrunesc condițiile spre a fi finanțate, până la concurența cu bugetul apelului.
În cadrul fiecărei linii bugetare, beneficiarii vor estima doar în lei valoarea bunurilor și serviciilor care presupun cheltuieli în valută, utilizând cursul valutar de 4,44 lei/euro, conform Comisiei Naționale de Prognoză.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Selectarea proiectului pentru finanțare este condiționată de
│
│
│următoarele elemente:
│
│
│a) punctajul obținut să fie de cel puțin 80 puncte, fără
│
│
│obținerea unui punctaj 1 la niciunul dintre criterii
│
│
│(Maturitate/Capacitate de implementare) și la subcriteriul
│
│
│neutralitate tehnologică.
│
│
│b) disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
În cazul egalității de puncte între ultimele proiecte de pe listă, se vor aplica succesiv următoarele criterii de departajare:
–
punctajul obținut la criteriul de evaluare Capacitatea de implementare a beneficiarului;
–
punctajul obținut la criteriul de evaluare Maturitate.
Solicitanții vor fi informați asupra rezultatului selecției și asupra termenului de acceptare sau de contestare a deciziei. În cazul în care solicitantul al cărui proiect a fost aprobat nu transmite acceptul de finanțare în termenul prevăzut în scrisoarea de aprobare, acesta poate fi decăzut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanțarea următorului proiect de pe listă.
Lista cu proiecte propuse spre finanțare va fi transmisă spre aprobare AM POC. După aprobare, lista finală se va publica pe website-ul AM POC și OIPSI.
În cazul în care Cererea de finanțare este respinsă, solicitantului i se va transmite o scrisoare de respingere, care va conține și motivația respingerii.
În cazul în care Cererea de finanțare este aprobată, solicitantului i se va transmite o scrisoare de aprobare, scrisoare în care sunt menționate toate informațiile și condițiile finanțării. În termen de maximum 5 zile de la primirea scrisorii de aprobare, solicitantul trebuie să transmită acceptul de finanțare. În cazul diminuării bugetului, solicitantul poate contesta diminuările printr-o scrisoare transmisă OIPSI tot în termen de 5 zile lucrătoare.
În cazul în care solicitantul amână nejustificat semnarea contractului sau depunerea documentelor solicitate la contractare, OIPSI poate decide respingerea finanțării, fără a crea nicio obligație din partea OIPSI.
4.2.
Depunerea și soluționarea contestațiilor
În situația în care solicitanții sunt nemulțumiți de respingerea proiectului în oricare dintre etape, inclusiv în etapa de contractare, aceștia au posibilitatea de a contesta acest rezultat. Contestațiile se depun în termen de 5 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatului. Soluționarea contestațiilor se va face în termen de maxim 10 de zile lucrătoare.
Pentru a putea fi luate în considerare, contestațiile trebuie să respecte următoarele cerințe:
● Identificarea contestatarului, prin: denumire solicitant, adresa, numele și funcția reprezentantului legal;
● Identificarea proiectului, prin: numărul unic de înregistrare alocat Cererii de finanțare (codul MySMIS 2014) și titlul proiectului;
● Obiectul contestației - ce se solicită prin formularea contestației. Obiectul contestației va fi strict legat de motivația prezentată în scrisoarea de informare/respingere și în conformitate cu criteriile anunțate în prezentul Ghid.
● Motivele de fapt și de drept (dispozițiile legale naționale și/sau comunitare, principiile încălcate);
● Mijloace de probă (acolo unde există);
● Ștampila și semnătura reprezentantului legal;
● Data formulării contestației.
Contestațiile sunt analizate și soluționate în termen de 10 de zile lucrătoare de la data înregistrării lor la OIPSI. În situația în care se consideră necesară o investigație mai amănunțită, care presupune depășirea termenului de 10 de zile, contestatarul va fi anunțat, în scris, asupra termenului de soluționare. Decizia privind soluționarea contestațiilor poate fi de admitere sau de respingere. Contestatarul este notificat în scris asupra deciziei.
Pe perioada evaluării contestației nu vor fi solicitate documente suplimentare.
4.3.
Grile de evaluare și selecție
4.3.1.
Grila de verificare a conformității administrative
*Font 9*
┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────┬────┬────┬────┐
│Nr. │
Documente verificate
│ DA │ NU │Obs.│
│crt.│
│
│
│
│
├────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┴────┴────┴────┤
│Verificarea criteriilor de transmitere*6)
│
├────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────┬────┬────┬────┤
│
1.│Solicitantul a atașat în format electronic toate documentele
│
│
│
│
│
│necesare, conform prevederilor Ghidului solicitantului.
│
│
│
│
│
│Nedepunerea la înscrierea electronică a proiectului a cel puțin 3│
│
│
│
│
│documente conduce la respingerea automată a proiectului.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
2.│Proiectul a fost depus în termenul menționat în Ghidul
│
│
│
│
│
│solicitantului.
│
│
│
│
├────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┴────┴────┴────┤
│Verificarea administrativă
│
├────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────┬────┬────┬────┤
│
1.│Cererea de Finanțare*7) există - inclusiv bugetul estimat*8)
│
│
│
│
│
│- pentru depunerea pe site-ul OIPSI
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
2.│Cererea de Finanțare (împreună cu anexele) respectă formatul tip │
│
│
│
│
│prevăzut, iar tipul fiecărui fișier corespunde formatului
│
│
│
│
│
│specificat în Ghidul solicitantului - pentru depunerea pe site-ul│
│
│
│
│
│OIPSI
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
3.│Cererea de Finanțare și anexele sunt complete - pentru
│
│
│
│
│
│depunerea pe site-ul OIPSI
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
4.│Actul de înființare al solicitantului (și partenerilor - dacă
│
│
│
│
│
│este cazul)
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
5.│Acordul de parteneriat - dacă este cazul - conform Anexei
│
│
│
│
│
│aferente
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
6.│Actul de împuternicire în cazul în care Cererea de finanțare nu
│
│
│
│
│
│este semnată de reprezentantul legal al solicitantului, ci de o
│
│
│
│
│
│persoană împuternicită în acest sens. Poate fi anexat orice
│
│
│
│
│
│document administrativ emis de reprezentantul legal în acest
│
│
│
│
│
│sens, cu respectarea prevederilor legale.
│
│
│
│
│
│ATENȚIE! În cazul în care există un act de împuternicire, toate
│
│
│
│
│
│documentele din dosarul aplicației trebuie semnate de către
│
│
│
│
│
│împuternicit.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
7.│Decizia de aprobare a proiectului și a cheltuielilor legate de
│
│
│
│
│
│proiect, atât a valorii totale a proiectului, cât și a
│
│
│
│
│
│cofinanțării proprii. Trebuie menționată denumirea proiectului,
│
│
│
│
│
│în conformitate cu cea a proiectului înregistrat - pentru
│
│
│
│
│
│solicitant și parteneri
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
8.│Studiul de fezabilitate*9)
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
9.│Proiect tehnic*10)
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 10.│Declarația de eligibilitate - conform Anexei aferente
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 11.│Declarația de angajament - conform Anexei aferente
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 12.│Declarația de eligibilitate TVA - conform Anexei aferente
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 13.│Declarația privind conflictul de interese - conform Anexei
│
│
│
│
│
│aferente.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 14.│Declarație pe propria răspundere asupra locației/locațiilor unde │
│
│
│
│
│se implementează proiectul, în cazul în care aceasta/acestea nu
│
│
│
│
│
│se regăsesc în actele de înființare ale solicitantului.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 15.│Diagrama Gantt aferentă calendarului de activități previzionate
│
│
│
│
│
│a se realiza în vederea implementării proiectului.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 16.│Acord scris din partea instituției/instituțiilor publice (altele │
│
│
│
│
│decât solicitantul la care se justifică implementarea
│
│
│
│
│
│proiectului) prin care să se confirme implicarea în proiect,
│
│
│
│
│
│utilizarea echipamentelor pentru scopul proiectului și punerea la│
│
│
│
│
│dispoziție a spațiului necesar (adresa exactă). De asemenea,
│
│
│
│
│
│trebuie specificat dacă imobilul/imobilele în care se amenajează │
│
│
│
│
│spații tehnice este liber/sunt libere de orice sarcini sau
│
│
│
│
│
│interdicții și nu face/nu fac obiectul unor litigii aflate în
│
│
│
│
│
│curs de soluționare la instanțele judecătorești.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 17.│Avizul Comitetului Tehnico-Economic - conform
H.G. nr. 941/2013
│
│
│
│
│
│privind organizarea și funcționarea Comitetului Tehnico-Economic │
│
│
│
│
│pentru Societatea Informațională.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 18.│În cazul în care documentele financiare sunt semnate de către
│
│
│
│
│
│altă persoană decât reprezentantul legal, trebuie prezentată
│
│
│
│
│
│împuternicire și specimen de semnătură pentru persoana
│
│
│
│
│
│respectivă.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 19.│În cazul proiectelor pentru care se dorește finanțarea
│
│
│
│
│
│cheltuielilor cu echipa internă de proiect (management intern de │
│
│
│
│
│proiect și echipa de implementare internă):
│
│
│
│
│
│- Copie după ordinul de numire al echipei de proiect - în
│
│
│
│
│
│format *.pdf;
│
│
│
│
│
│- CV-urile și fișele de post pe proiect ale persoanelor din
│
│
│
│
│
│echipa de proiect.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 20.│Opis al dosarului Cererii de finanțare.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│ 21.│Clarificările furnizate de solicitant nu au modificat
│
│
│
│
│
│informațiile din Cererea de finanțare. Prin modificarea Cererii
│
│
│
│
│
│de finanțare se înțelege modificarea ideii de proiect, a
│
│
│
│
│
│devizului estimativ sau a soluției tehnice.
│
│
│
│
└────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┴────┴────┴────┘
Verificarea eligibilității
*Font 9*
┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────┬────┬────┬────┐
│Nr. │
Documente verificate
│ DA │ NU │Obs.│
│crt.│
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
1.│Solicitantul se încadrează în categoria solicitanților eligibili.│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
2.│Solicitantul respectă toate criteriile de eligibilitate.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
3.│Proiectul pentru care se solicită finanțare respectă toate
│
│
│
│
│
│criteriile de eligibilitate.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
4.│Proiectul conține cheltuielile de informare și publicitate
│
│
│
│
│
│obligatorii, conform ghidului.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
5.│Durata maximă de implementare a proiectului nu depășește termenul│
│
│
│
│
│prevăzut în ghid.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
6.│Suma cheltuielilor de consultanță prevăzute la punctele 3.a) și
│
│
│
│
│
│3.b) din tabelul aferent capitolului de cheltuieli eligibile din │
│
│
│
│
│ghidul solicitantului, nu depășește 10% din valoarea eligibilă a │
│
│
│
│
│proiectului.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
7.│Totalul cheltuielilor pentru instruire/formare profesională
│
│
│
│
│
│specifică și a Cheltuielilor aferente echipei interne de proiect │
│
│
│
│
│nu depășesc 10% din cheltuielile eligibile de tip FEDR.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
8.│Proiectul respectă reglementările naționale și comunitare privind│
│
│
│
│
│egalitatea de șanse, dezvoltarea durabilă, regulamentele privind │
│
│
│
│
│achizițiile publice, informarea și publicitatea.
│
│
│
│
├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼────┤
│
9.│Avizul CTE este pozitiv, respectiv proiectul este conform
│
│
│
│
│
│cu obiectivele Strategiei Naționale Agenda Digitală pentru
│
│
│
│
│
│România 2020 și cu obiectivele POC, AP2.
│
│
│
│
└────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┴────┴────┴────┘
4.3.3.
Grila de evaluare tehnico-economică
┌──────────────────────────────────────────────┬───────┬───────┬──────────────┐
│
Criterii
│Punctaj│Punctaj│
Observații
│
│
│maxim
│acordat│și justificări│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│1. MATURITATE
│
85
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│a) Rezultatele și impactul proiectului
│
15
│
│
│
│
│
│
│
│
│1 p: Proiectul nu contribuie la îmbunătățirea │
│
│
│
│eficienței și eficacității instituțiilor
│
│
│
│
│publice, nici prin simplificarea proceselor
│
│
│
│
│existente și nici prin furnizarea unor
│
│
│
│
│capabilități noi în zona de servicii de
│
│
│
│
│e-guvernare.
│
│
│
│
│7 p: Proiectul contribuie parțial la
│
│
│
│
│îmbunătățirea eficienței și eficacității
│
│
│
│
│instituțiilor publice, fie prin simplificarea │
│
│
│
│proceselor existente, fie prin furnizarea unor│
│
│
│
│capabilități noi în zona de servicii de
│
│
│
│
│e-guvernare.
│
│
│
│
│Max. 15 p: Proiectul contribuie la
│
│
│
│
│îmbunătățirea eficienței și eficacității
│
│
│
│
│instituțiilor publice, prin simplificarea
│
│
│
│
│proceselor existente și prin furnizarea unor
│
│
│
│
│capabilități noi în zona de servicii de
│
│
│
│
│e-guvernare.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│b) Indicatorii proiectului
│
15
│
│
│
│
│
│
│
│
│1 p: Indicatorii obligatorii nu au valori
│
│
│
│
│realiste în raport cu rezultatele propuse;
│
│
│
│
│7 p: Indicatorii obligatorii au valori parțial│
│
│
│
│realiste în raport cu rezultatele propuse;
│
│
│
│
│Max. 15 p: Indicatorii obligatorii au valori
│
│
│
│
│realiste în raport cu rezultatele propuse.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│c) Fezabilitate tehnică
│
15
│
│
│
│Propunerea de proiect, în raport cu
│
│
│
│
│obiectivele propuse și termenele de realizare,│
│
│
│
│este:
│
│
│
│
│1 p: Neclară, incoerentă, nerealistă și
│
│
│
│
│nefezabilă;
│
│
│
│
│7p: Parțial clară, coerentă, realistă și
│
│
│
│
│fezabilă;
│
│
│
│
│Max 15 p: Clară, coerentă, realistă și
│
│
│
│
│fezabilă.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│d) Neutralitate tehnologică
│
15
│
│
│
│Proiectul respectă principiul neutralității
│
│
│
│
│tehnologice (nu se favorizează o anumită
│
│
│
│
│marcă, soluție tehnologică, hardware sau
│
│
│
│
│software) și oferă posibilitatea unei
│
│
│
│
│extinderi ulterioare
│
│
│
│
│1 p: Nu
│
│
│
│
│15 p: Da
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│e) Propunerea de buget
│
15
│
│
│
│Propunerea de buget, în raport cu activitățile│
│
│
│
│și obiectivele propuse, este:
│
│
│
│
│1 p: Necorelată, nerezonabilă și nefezabilă;
│
│
│
│
│7 p: Parțial corelată, rezonabilă și fezabilă;│
│
│
│
│Max 15 p: Corelată, rezonabilă și fezabilă.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│f) Analiza riscurilor
│
10
│
│
│
│1 p: Riscurile nu sunt evaluate complet și
│
│
│
│
│corect.
│
│
│
│
│Procesul de management al riscurilor nu este
│
│
│
│
│eficace.
│
│
│
│
│Măsurile de reducere sau atenuare a riscurilor│
│
│
│
│nu conduc la rezultate eficiente.
│
│
│
│
│5 p: Riscurile sunt parțial evaluate. Procesul│
│
│
│
│de management al riscurilor este parțial
│
│
│
│
│dezvoltat. Măsurile de reducere sau atenuare a│
│
│
│
│riscurilor sunt insuficient dezvoltate.
│
│
│
│
│Max 10 p: Riscurile sunt evaluate în mod
│
│
│
│
│corect. Procesul de management al riscurilor
│
│
│
│
│este eficace. Măsurile de reducere sau
│
│
│
│
│atenuare a riscurilor sunt eficiente.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│2. CAPACITATEA DE IMPLEMENTARE
│
15
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│a) Experiența anterioară a solicitantului în
│
5
│
│
│
│domeniul managementului de proiecte finanțate │
│
│
│
│din surse atrase
│
│
│
│
│1 p: Solicitantul nu are experiență în
│
│
│
│
│domeniul managementului de proiecte finanțate │
│
│
│
│din surse atrase.
│
│
│
│
│2 p: Solicitantul are experiență în
│
│
│
│
│managementul proiectelor, dar nu în domeniul
│
│
│
│
│relevant pentru apelul lansat.
│
│
│
│
│Max. 5 p: Solicitantul are experiență
│
│
│
│
│demonstrabilă (prin documente relevante) în
│
│
│
│
│managementul proiectelor finanțate din alte
│
│
│
│
│surse în domeniul relevant pentru apelul
│
│
│
│
│lansat.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│b) Capacitatea operațională și de management a│
10
│
│
│
│solicitantului
│
│
│
│
│1 p: Solicitantul demonstrează o capacitate
│
│
│
│
│operațională și de management (resurse
│
│
│
│
│financiare, tehnice și umane) scăzută care nu │
│
│
│
│garantează finalizarea cu succes a proiectului│
│
│
│
│în raport cu gradul ridicat de complexitate al│
│
│
│
│acestuia.
│
│
│
│
│5 p: Solicitantul demonstrează o capacitate
│
│
│
│
│operațională și de management (resurse
│
│
│
│
│financiare, tehnice și umane) limitată pentru │
│
│
│
│finalizarea cu succes a proiectului în raport │
│
│
│
│cu gradul ridicat de complexitate al acestuia.│
│
│
│
│Max. 10 p: Solicitantul demonstrează o
│
│
│
│
│capacitate operațională și de management
│
│
│
│
│(resurse financiare, tehnice și umane)
│
│
│
│
│adecvată finalizării cu succes a proiectului
│
│
│
│
│cu grad ridicat de complexitate.
│
│
│
│
├──────────────────────────────────────────────┼───────┼───────┼──────────────┤
│TOTAL
│
100
│
│
│
└──────────────────────────────────────────────┴───────┴───────┴──────────────┘

Capitolul 6 Contractarea proiectelor - descrierea procesului

Solicitanții ale căror proiecte au fost selectate pentru finanțare vor primi contractul de finanțare, în vederea completării acestuia cu informațiile solicitate. OIPSI își rezervă dreptul de a opera modificări la formatul contractului de finanțare până la data semnării acestuia. Forma de contract de finanțare transmisă de OIPSI solicitantului nu poate fi modificată de către acesta, cu excepția datelor de identificare ale solicitantului și ale proiectului în cazul în care sunt completate eronat.
Contractul va fi verificat și listat de către OIPSI, iar solicitanții vor primi ulterior o scrisoare de invitare la semnarea contractului la sediul MCSI/OIPSI.
La semnarea contractului, solicitantul este obligat să prezinte două copii ale dosarului Cererii de finanțare și documentele menționate mai jos. Nedepunerea în forma și/sau la termenul prevăzute, a oricărui document dintre cele solicitate, poate atrage respingerea finanțării (după o prealabilă notificare a solicitantului) fără a crea nicio obligație din partea MCSI/OIPSI.
În cazul în care solicitantul nu răspunde în termenul de 10 zile lucrătoare, OIPSI poate decide retragerea finanțării pentru acesta și finanțarea următorului proiect de pe listă.
Contractul de finanțare va fi apoi semnat la nivelul MCSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului. Prin data semnării contractului se înțelege data contractului înscrisă pe prima pagină.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Cererea de finanțare depusă de solicitant, cu eventualele
│
│
│modificări și completări efectuate pe parcursul procedurii de
│
│
│evaluare, selecție, contractare, devine obligatorie pentru
│
│
│beneficiar, fiind anexă la contractul de finanțare, deci parte
│
│
│integrantă a acestuia.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Lista documentelor necesare la semnarea contractului de finanțare.
┌────┬───────────────────────────────────────────────────────────────┬───────┐
│Nr. │
Documente verificate
│
Obs. │
│crt.│
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
1.│Certificatul de atestare fiscală privind debitele restante la
│
│
│
│bugetul de stat
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
2.│Certificatul de atestare fiscală privind debitele restante la
│
│
│
│bugetul local la zi (în cazul în care proiectul se
│
│
│
│implementează în mai multe locații, trebuie depus Certificatul │
│
│
│de atestare fiscală privind debitele restante la bugetul local │
│
│
│pentru fiecare locație).
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
3.│Bugetul aprobat al proiectului, semnat și ștampilat pe fiecare │
│
│
│pagină.
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
4.│Declarație pe proprie răspundere privind eligibilitatea
│
│
│
│solicitantului (semnată de reprezentantul legal și ștampilată).│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
5.│În cazul în care documentele financiare sunt semnate de către
│
│
│
│altă persoană decât reprezentantul legal, trebuie prezentată
│
│
│
│împuternicire și specimen de semnătură pentru persoana
│
│
│
│respectivă.
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
6.│Formular de identificare financiară pentru contul în care se va│
│
│
│face rambursarea cheltuielilor.
│
│
├────┼───────────────────────────────────────────────────────────────┼───────┤
│
7.│Formularul cod 1 - Fișa de fundamentare proiect propus la
│
│
│
│finanțare/finanțat din fonduri europene
│
│
│
│(conform
H.G. nr. 93/2016 ).
│
│
└────┴───────────────────────────────────────────────────────────────┴───────┘

Modificarea Contractului de finanțare se poate face în următoarele condiții:
(1)
Orice modificare și completare a Contractului sau a anexelor sale se va face cu acordul ambelor părți printr-un act adițional.
(2)
Actul adițional nu poate să vizeze o modificare substanțială a proiectului așa cum este definită aceasta în Contract.
(3)
Beneficiarul poate solicita în scris, modificarea contractului, în baza unei notificări, pentru motive întemeiate și probate prin documente justificative anexate.
(4)
Prin excepție de la punctul (1), modificarea contractului se face prin notificare în următoarele cazuri și condiții:
a)
pentru modificările aduse anexelor contractului (I, II, III, IV, VI, VII) și a modificărilor determinate de schimbări în legislația națională și europeană - nu este necesară notificarea beneficiarului;
b)
pentru modificarea adresei sediului social, a contului de trezorerie, a locației de implementare a Proiectului notificarea trebuie realizată în cel mult 5 zile de la data intervenirii modificărilor respective și va constitui anexă la Contract. În cazul modificării locației de implementare a Proiectului, aceasta va intra în vigoare numai după aprobarea de către OI/AM.
c)
pentru înlocuirea reprezentantului legal, a managerului de proiect sau a membrilor echipei de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operațiunile financiare notificarea trebuie transmisă de Beneficiar către OI în termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data operării modificării, iar în cazul înlocuirii persoanei responsabile cu operațiunile financiare trebuie însoțită și de anexa cu împuternicire și specimen de semnătură.
d)
În cazul modificărilor calendarului de implementare fără depășirea sau prelungirea perioadei de implementare, Beneficiarul are obligația de a solicita în mod justificat aprobarea OI asupra acestuia, cu cel puțin 5 zile înainte de data de la care dorește să intre în vigoare modificările. Calendarul de implementare aprobat va constitui anexa la Contract. În același mod pot fi modificate și celelalte termene de implementare stabilite prin proiect care derivă din modificarea calendarului de implementare.
e)
Modificarea graficului de rambursare a cheltuielilor, cu respectarea condițiilor stabilite prin dispozițiile specifice din prezentul Contract și ale
H.G. nr. 218/2012 . Ultima cerere de rambursare va putea fi depusă cel târziu la 30 de zile după finalizarea proiectului. Graficul de rambursare aprobat va constitui anexă la Contract.
f)
Pentru schimbarea contului și/sau a băncii creditoare, dacă Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanțarea Proiectului. Notificarea va fi însoțită de contractul scris cu noua bancă creditoare și transmisă în cel mult 5 zile de la data încheierii contractului cu banca creditoare.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Nerespectarea termenelor prevăzute mai sus conduce la nulitatea │
│
│solicitării și respingerea ei.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
(5)
Modificarea perioadei de implementare a proiectului poate fi solicitată o singură dată și se poate realiza prin act adițional numai în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiții:
a)
Beneficiarul a informat OI/AM despre orice situație care poate determina întârzierea executării contractului în termen de 10 zile calendaristice de la data luării la cunoștință despre aceasta.
b)
Beneficiarul a formulat cererea de modificare a perioadei de implementare a proiectului cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de sfârșitul perioadei de implementare a Proiectului.
c)
Perioada de implementare a proiectului modificată conform solicitării nu depășește perioada maximă de implementare prevăzută în ghidul solicitantului specific apelului de proiecte.
d)
Beneficiarul transmite cererea însoțită de documente justificative.
e)
Motivele care determină modificarea perioadei de implementare nu sunt imputabile beneficiarului sau nu sunt rezultatul unui management defectuos al proiectului.
(6)
Contractul poate fi modificat în perioada de implementare prevăzută în cererea de finanțare. Prin excepție, Contractul poate fi modificat și în perioada sa de valabilitate, pentru aspecte ce nu influențează în mod direct implementarea proiectului și pentru schimbarea sau completarea locației de implementare.
(7)
Un act adițional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în Contract, care ar pune în discuție decizia de acordare a finanțării nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanților.
(8)
Modificărilor determinate de schimbări în legislația națională și/sau europeană vor intra în vigoare la data menționată în actul normativ respectiv, fără a fi necesar în prealabil acordul Beneficiarului.
Principiile generale care stau la baza modificării contractului de finanțare sunt următoarele:
–
Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adițional nu va fi acceptată în mod automat de către OIPSI, ci trebuie să existe motive întemeiate pentru această modificare. OIPSI examinează motivele date și respinge cererile care prezintă justificări nefundamentate sau care nu respectă prevederile ghidului și/sau a legislației naționale și comunitare relevante;
–
Modificările solicitate la contractul de finanțare nu vor afecta funcționalitatea și viabilitatea economică a proiectului și vor respecta criteriile de eligibilitate și selecție;
–
Un act adițional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în discuție decizia de acordare a finanțării nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanților. Suma maximă a finanțării nerambursabile menționată în contract nu poate fi majorată.

Capitolul 7 Rambursarea cheltuielilor

Condițiile de implementare sunt în strictă conformitate cu prevederile contractului de finanțare.
7.1.
Mecanismul cererilor de plata
Mecanismul decontării cererilor de plată se aplică beneficiarilor care implementează proiecte în cadrul acestei acțiuni, conform
art. 20 din OUG nr. 40/2015
privind gestionarea financiară a fondurilor europene pentru perioada de programare 2014-2020.
Beneficiarii pot depune cereri de plata sau cereri de rambursare, astfel încât numărul total cumulat al acestora să nu depășească numărul cererilor de rambursare previzionate în contractul de finanțare, cu excepția ultimei cereri care nu poate fi decât de rambursare.
7.2.
Rambursarea cheltuielilor
Rambursarea cheltuielilor se face în conformitate cu prevederile contractului de finanțare și cu graficul de rambursare a cheltuielilor.
Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de către beneficiar, acesta va transmite cererile de plată/rambursare împreună cu documentele justificative și rapoartele de progres la OIPSI la intervalele de timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de Rambursare.
Numărul total de cereri de rambursare/plata este de maxim 4 în 12 luni.
OIPSI va verifica dacă cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizării obiectivelor proiectului, dacă sunt legale, eligibile, înregistrate în contabilitate și justificate de documente.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Toate plățile aferente proiectului, solicitate pentru
│
│
│rambursare, trebuie să fie efectuate în perioada de implementare│
│
│(cu excepția cheltuielilor de consultanță pentru elaborarea
│
│
│documentațiilor necesare depunerii ATENȚIE! proiectului)!
│
│
│Plățile efectuate după perioada de implementare vor deveni
│
│
│automat neeligibile!
│
│
│Cererea finală nu poate fi decât de rambursare! Nu se acceptă
│
│
│cerere de plată la finalul implementării proiectului!
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile, următoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalentă):
–
Cerere de rambursare - 4 exemplare, în original, semnate și ștampilate de persoanele autorizate;
–
Opisul documentelor depuse cu precizarea numărului de pagina din dosar. Opisul va fi editat în word.
–
Raport de progres (un exemplar în original). Un alt exemplar original al aceluiași raport de progres se va transmite la Direcția de Monitorizare înainte de depunerea cererii de rambursare;
–
Copii certificate, ce vor conține mențiunea "conform cu originalul", ștampila beneficiarului și semnătura reprezentantului legal al acestuia, după următoarele documente: facturi, documente de plată, extrase bancare, contracte de achiziții, alte documente justificative;
–
Pentru procedura de achiziții publice: vezi punctul "Verificarea achizițiilor publice"
–
Pentru informare și publicitate: copii după caz pentru broșuri, pliante, anunțuri, comunicate, etichete autocolante, etc;
–
Pentru achiziții de bunuri: copie certificată NIR (NRCD), copie certificată după procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau după procesul verbal de punere în funcțiune (după caz);
–
Pentru prestări servicii: proces verbal de recepție pentru documentele remise în cadrul consultanței, foi de prezență la cursuri, fișe de evaluare întocmite de către participanții la cursuri, diplome/certificate de participare, certificatul constatator al furnizorului din care să reiasă specializarea pe serviciile respective;
–
Pentru salarii: centralizator cu plata salariilor; situație recapitulativă privind plata salariilor pentru fiecare lună și pentru fiecare component al echipei de implementare a proiectului; state de plată; foaie de prezență/pontaj; rapoarte de activitate; fișe de post; contracte individuale de muncă;
–
Pentru contabilitatea proiectului: balanțe de verificare lunare.; fișe de cont pentru conturile analitice utilizate în evidența contabilă distinctă a proiectului;
–
Alte documente relevante.
La data depunerii ultimei cereri de rambursare, (care nu poate fi cerere de plată) proiectul trebuie să fie finalizat. Se consideră că proiectul este finalizat dacă este funcțional, dacă sunt îndeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanțare și beneficiarul a încheiat efectuarea tuturor plăților.
Beneficiarii tuturor proiectelor care obțin finanțare sunt obligați să solicite, la finalizarea proiectului, auditarea acestuia de către un auditor extern independent, care este contractat direct de către beneficiar.
Odată cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune obligatoriu și:
–
Rapoartele de audit financiar și tehnic realizate de auditori externi, care certifică faptul că proiectul este implementat în locația/locațiile menționată/menționate în contract, că este în stare de funcționare și că din punct de vedere tehnic și economic respectă obligațiile asumate prin contractul de finanțare. Rapoartele de audit tehnic trebuie să conțină și auditarea securității rețelei și/sau aplicației informatice. Pentru auditorul tehnic și de securitate a rețelei/aplicației informatice se solicită transmiterea, în copie certificată, a documentelor relevante din care să rezulte competențele sale în domeniu (diplomă licență, certificate, etc.). De asemenea, pentru serviciul de audit financiar se solicită transmiterea documentelor justificative (Autorizație CAFR a firmei prestatoare, legitimația CAFR avizată pe anul în curs, a persoanei care a întocmit raportul de audit financiar și diplomă care atestă calitatea de auditor financiar a proiectelor finanțate din fonduri europene).
–
copia contractului pentru mentenanța proiectului (sau descrierea modului de realizare a mentenanței proiectului/angajamentul solicitantului privind realizarea mentenanței proiectului - după caz);
–
alte documente solicitate de OIPSI.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│O primă condiție care trebuie îndeplinită de către auditorul
│
│
│extern este ca acesta să fie o persoană distinctă de beneficiar │
│
│- externă acestuia - și totodată, să nu se afle într-o relație
│
│
│de subordonare/incompatibilitate față de acesta.
│
│
│O a doua condiție care trebuie îndeplinită de către auditorul
│
│
│extern este ca acesta, în vederea asigurării independenței
│
│
│opiniei pe care o furnizează, să fie o persoană distinctă de
│
│
│prestatorii/furnizorii serviciilor/produselor cu privire la care│
│
│urmează să desfășoare activitatea de audit și totodată, să nu se│
│
│afle într-o relație de subordonare/incompatibilitate față de
│
│
│aceștia.
│
│
│O a treia condiție care trebuie îndeplinită de către auditorul
│
│
│extern este ca acesta să dețină toate autorizările necesare
│
│
│impuse de legislația în vigoare privind protecția informațiilor │
│
│clasificate - dacă este cazul.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Facturile trebuie să menționeze detaliat bunul achiziționat, serviciul prestat sau lucrarea efectuată, iar în cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziție separată pe factură. Pentru evitarea dublei finanțări, pe toate facturile originale se va menționa, sub stampila și semnătura reprezentantului legal al beneficiarului, numărul contractului de finanțare, codul MySMIS și programul prin care este finanțat (POC-A2). Pe facturile incluse în cereri de plată se va menționa "Factura a fost inclusă în Cererea de plată nr. .../ ".
Cererea de rambursare/de plată se poate depune, pentru fiecare achiziție de bunuri, numai după punerea lor în funcțiune sau întocmirea procesului verbal de predare-primire, iar în cazul prestărilor de servicii, după acceptarea rezultatelor acestora de către beneficiar. AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluționarea eventualelor neclarități.
Înainte de solicitarea rambursării, cheltuielile respective trebuie să fie efectuate și plătite. Data plății se consideră data efectuării transferului bancar din contul Beneficiarului în contul furnizorului sau data înregistrată pe chitanța fiscală.
Cererea de rambursare trebuie să fie transmisă conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanțării.
Rambursarea se va efectua de către Unitatea de Plată din cadrul Ministerului Fondurilor Europene, pe baza cererii de rambursare înaintate de către Beneficiar la OIPSI,
Verificarea cererilor de rambursare se face de către OIPSI iar autorizarea/plata lor se face de Autoritatea de Management, în termen de maximum 20 zile de la data depunerii acestora. Autoritatea de management virează beneficiarului valoarea cheltuielilor rambursabile, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul de la care aceasta dispune de resurse în conturile sale, într-un cont distinct de disponibil, deschis pe numele beneficiarului. Beneficiarii vor fi informați cu privire la sumele autorizate la plată.
AM/OIPSI poate prelungi termenul, în situații justificate legate de solicitarea de documente și clarificări, precum și în situația organizării unor misiuni de control anterioare autorizării plății.
Returnarea finanțării nerambursabile se va realiza de către Beneficiar, în următoarele situații:
–
în cazul în care beneficiarul dă o declarație falsă privind condițiile de realizare a proiectului;
–
lipsa justificării efectuării corecte/reale a cheltuielilor;
–
în cazul nerespectării principiilor unui management financiar riguros (nerezonabilitatea costurilor)
–
nerespectarea prevederilor contractului privind informarea și publicitatea;
–
refuzul monitorizării;
–
localizarea investiției în afara României, în mai puțin de 5 ani de la încheierea proiectului
–
menținerea investiției mai puțin de 5 ani de la data finalizării proiectului (înstrăinarea, vânzarea sau gajarea activelor achiziționate prin proiect);
–
neatingerea obiectivelor menționate în cererea de finanțare (proporțional);
–
nerealizarea activităților/proiectului menționate în Cererea de finanțare;
–
alte cazuri prevăzute în contractul de finanțare sau în prezentul ghid.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Se va realiza monitorizarea achizițiilor prin raportare lunară
│
│
│către OIPSI a stadiului acestora, inclusiv a actelor adiționale │
│
│aferente încheiate. Actele adiționale aferente contractelor de
│
│
│achiziție se vor transmite la OIPSI în termen de maxim 5 zile de│
│
│la semnarea acestora.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7.3.
Verificarea achizițiilor publice
În cazul achizițiilor directe se vor prezenta următoarele documente:
–
Nota justificativă privind valoarea estimată și alegerea procedurii;
–
Contractul de achiziție/comanda fermă/factură fiscală - după caz;
–
Nota privind analiza ofertelor /pieței - după caz.
În cazul verificărilor asupra procedurilor de achiziție derulate de Beneficiari, OIPSI solicită prezentarea tuturor documentelor privind achizițiile desfășurate, în scopul întocmirii Listelor unitare de verificare a achizițiilor pentru beneficiarii privați/publici.
Documentele vor fi transmise ca fotocopii scanate (pe CD - care va fi etichetat cu nr. MySMIS) ale dosarelor achizițiilor. Denumirea fișierelor respective trebuie să reflecte conținutul fișierelor, respectiv denumirea documentului original.
Menționăm că fotocopiile scanate se vor efectua după toate documentele originale aflate în dosarele respective, iar prin transmitere beneficiarul își asumă răspunderea pentru conformitate cu originalul și integralitatea conținutului dosarului respectiv.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Întreg dosarul achiziției (indiferent de tipul acesteia) se va
│
│
│scana pe CD (pe foldere separate) și se va transmite la OIPSI
│
│
│înainte de depunerea cererii de rambursare/cererii de plată,
│
│
│către Compartimentul Verificare Achiziții.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Capitolul 8

Beneficiarul are obligația să furnizeze orice informații de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanțate din instrumente structurale.
Beneficiarul trebuie să țină o evidență contabilă distinctă, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect.
Monitorizarea proiectelor se face de către OIPSI, în vederea urmăririi îndeplinirii indicatorilor stabiliți prin contract pentru măsurarea obținerii rezultatelor prevăzute.
Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la față locului realizarea fizică a unui proiect și de a permite echipei de monitorizare să colecteze unele date suplimentare față de cele cuprinse în rapoartele de progres, în vederea aprecierii valorii indicatorilor față de țintele propuse și a acurateței informației furnizate de beneficiar.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Beneficiarii trebuie să respecte indicatorii asumați prin
│
│
│Cererea de finanțare.
│
│
│Neîndeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea
│
│
│finanțării acordate sau retragerea proporțională cu gradul de
│
│
│neîndeplinire.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Procesul de monitorizare începe din momentul semnării contractului de finanțare și se termină la 60 luni după finalizarea proiectului.
Beneficiarul trebuie să transmită OIPSI, pe toată durata de implementare a proiectului, rapoarte trimestriale de progres, rapoarte de progres care însoțesc cererea de rambursare, iar timp de 60 luni după finalizarea activităților proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiției, rapoarte completate în conformitate cu formatele standard prevăzute în anexa la contractul de finanțare.
Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectelor, OIPSI va desfășura următoarele activități:
–
verificarea conținutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate și transmise de către beneficiar privind activitățile desfășurate/progresul fizic);
–
vizite de monitorizare care își propun verificarea stadiului fizic al implementării proiectului la fața locului/sediul beneficiarului (anunțate și ad-hoc).

Autoritatea de Management a POC, OIPSI și alte structuri cu atribuții de control/verificare/audit a finanțărilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanțare, cât și până la expirarea termenului de 5 ani de la terminarea proiectului și 10 ani de la data închiderii oficiale a POC.
Beneficiarul trebuie să țină o evidență contabilă distinctă a proiectului și să asigure înregistrări contabile separate și transparente ale implementării proiectului. Beneficiarul trebuie să păstreze toate înregistrările/registrele timp de 10 ani de la data închiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligația de a păstra și de a pune la dispoziția organismelor abilitate, după finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobândite prin Instrumentele Structurale, pe o perioadă de 10 ani de la data închiderii oficiale a POC.
Beneficiarul are obligația să furnizeze orice informații de natură tehnică sau financiară legate de proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plată/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanțate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligația de a asigura disponibilitatea și prezența personalului implicat în implementarea proiectului pe întreaga durată a verificărilor.
Beneficiarul are obligația să acorde dreptul de acces la locurile și spațiile unde se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum și la toate documentele și fișierele informatice privind gestiunea tehnică și financiară a proiectului. Documentele trebuie să fie ușor accesibile și arhivate, astfel încât să permită verificarea lor.
În cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizează conform prevederilor prevederilor legale în domeniu.
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ATENȚIE!
│Beneficiarul trebuie să păstreze timp de minim 3 ani de la data │
│
│închiderii oficiale a POC toate documentele referitoare la
│
│
│finanțarea primită.
│
│
│Această evidență trebuie să conțină informațiile necesare pentru│
│
│a demonstra respectarea tuturor condițiilor impuse prin actul de│
│
│acordare, cum sunt: datele de identificare a beneficiarului,
│
│
│durata, cheltuielile eligibile, valoarea, momentul și
│
│
│modalitatea acordării ajutorului, originea acestuia, durata,
│
│
│metoda de calcul a ajutoarelor acordate.
│
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Capitolul 9 Informare și publicitate

În concordanță cu prevederile Regulamentelor în vigoare, scopul acțiunilor de informare și publicitate, este de a realiza informarea și publicitatea programului și a proiectelor co-finanțate, atât pentru publicul general, cât și pentru beneficiarii potențiali, astfel încât să se sublinieze rolul Comunității Europene și transparența oportunităților de finanțare.

Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activităților de informare și publicitate în legătură cu asistența financiară nerambursabilă obținută prin POC, în conformitate cu cele declarate în Cererea de finanțare și cu cele specificate în MANUALUL DE IDENTITATE VIZUALĂ, publicat pe site-ul Ministerului Fondurilor Europene (http://www.fonduri-ue.ro/transparenta/comunicare). Neîndeplinirea acestor obligații are drept consecință efectuarea unor corecții financiare.

Informații suplimentare privind activitatea de informare și publicitate care intră în obligațiile beneficiarului sunt prezentate în anexa aferentă din contractul de finanțare.

Eventualele întrebări pot fi trimise la:

email: fonduri.oipsi@msinf.ro fax: 021 311 39 19

prin poștă la adresa: B-dul Libertății nr. 14, sector 5, București

Capitolul 10 Glosar de termeni

*Font 9*
┌────────────┬─────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┐
│API
│Application Programming Interface│
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Big Data
│
│Concept ce reprezintă instrumentele și
│
│
│
│modalitățile de procesare a seturilor de │
│
│
│date complexe ce nu permit o abordare
│
│
│
│tradițională
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Broadband
│Comunicații de bandă largă
│În sistemele de transmisie broadband,
│
│
│
│semnalele multiple (voce, date, semnal
│
│
│
│video) sunt transmise simultan pe același│
│
│
│suport fizic folosindu-se tehnica de
│
│
│
│multiplexare în frecvență. O conexiune
│
│
│
│broadband este un tip de acces la
│
│
│
│Internet de viteză mare (minim
│
│
│
│128kb/sec).
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│CTE
│Comitetul Tehnico-Economic pentru│Organism inter-instituțional, fără
│
│
│Societatea Informațională
│personalitate juridică care asistă MSI în│
│
│
│relația cu autoritățile publice în
│
│
│
│vederea realizării coerenței politicilor │
│
│
│și implementării strategiilor
│
│
│
│guvernamentale privind dezvoltarea
│
│
│
│Societății Informaționale.
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│eGovernment │eGuvernare/Guvernare electronică │Conceptul definește generic utilizarea
│
│
│
│noilor tehnologii de comunicare și a
│
│
│
│aplicațiilor informatice de către
│
│
│
│administrația publică centrală și locală │
│
│
│în scopul eficientizării activității
│
│
│
│aparatului administrativ și a creșterii
│
│
│
│calității serviciilor publice.
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Indicator de│
│Indicatorii de rezultat se monitorizează/│
│rezultat:
│
│raportează la sfârșitul perioadei de
│
│
│
│menținere obligatorie a investiție
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Indicator de│
│Indicatorii de realizare se monitorizează│
│realizare:
│
│/raportează la sfârșitul perioadei de
│
│
│
│implementare
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│FTP
│File transfer protocol (Protocol │Protocol (set de reguli) utilizat pentru │
│
│al transferului de fișiere)
│accesul la fișiere aflate pe servere din │
│
│
│rețele de calculatoare particulare sau
│
│
│
│din Internet.
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Grad de
│Grad de sofisticare
│La nivel European există 5 grade de
│
│sofisticare │
│sofisticare a serviciilor electronice:
│
│
│
│informarea, interacțiunea, interacțiunea │
│
│
│bidirecțional, tranzacționarea și
│
│
│
│personalizarea.
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Life Events │Evenimente de viață
│Servicii compuse de obicei din servicii
│
│
│
│inter-instituționale care servesc unui
│
│
│
│eveniment major al interacțiunii
│
│
│
│cetățenilor și mediului de afaceri cu
│
│
│
│administrația publică din România
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│MCSI
│Ministerul Comunicațiilor și
│
│
│
│pentru Societatea Informațională │
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│POC
│Programul Operațional
│
│
│
│Competitivitate
│
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│SNADR
│Strategia Națională privind
│Aprobată prin Hotărârea Guvernului
│
│
│Agenda Digitală pentru România
│ nr. 245/2015
│
│
│2020
│
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│TIC
│Tehnologia Informației și a
│
│
│
│Comunicațiilor
│
│
├────────────┼─────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│UE
│Uniunea Europeană
│
│
└────────────┴─────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────┘